学習塾の予約台帳を紙からやめる｜移し替える順番と、残す情報

学習塾の予約台帳を紙からやめたい、という話になったとき、最初に確かめるべきは「いま何冊あるか」です。塾の台帳は1冊ではありません。在籍名簿があり、時間割のホワイトボードがあり、振替の残り回数を書いたノートがあり、面談の内容を書いた個人ファイルがあります。それぞれ別の人が別の場所で更新していて、互いに一致していません。この状態のまま一部だけを画面に移すと、紙と画面のどちらが正しいか分からない期間が生まれ、二重予約が起きます。ここでは、塾に絞って移し替える順番と、その過程で決めておくべきことを整理します。

塾の台帳は、1冊ではなく4冊ある

まず、いま何がどこにあるかを書き出してください。多くの教室では、次の4つが別々に存在しています。

・在籍名簿。生徒の氏名、学年、学校名、保護者の連絡先、受講コース ・時間割。曜日と時間帯ごとに、誰がどのブースで、どの講師に付くか ・振替の記録。欠席した回と、消化した回、残っている回数 ・面談と連絡の記録。三者面談の内容、保護者からの相談、成績の推移

この4つは更新する人が違います。名簿は事務、時間割は教室長、振替はその場で対応した人、面談の記録は担当した人。更新のたびに他の3つへ反映する決まりがないので、時間が経つほどずれていきます。

紙をやめるという話は、実際には「この4つをどう束ねるか」という話です。順番を間違えると、途中で止まります。

どれが正本かを、誰も宣言していない

ずれが起きる根本の原因はここにあります。

たとえば、火曜19時の枠に生徒が1人増えたとき、ホワイトボードには書かれるが、名簿の受講曜日は先月のままになっている。逆に、コースを変更した生徒の情報は名簿では更新されたが、ホワイトボードは前のままになっている。

どちらが正しいのかを尋ねると、教室長は「ホワイトボードが正しい」と答え、事務は「名簿が正しい」と答えます。どちらも間違っていません。宣言されていないだけです。

移行の前に、この宣言をしてください。いま現在、どの帳簿が正本なのか。1つに決めたうえで、他を合わせます。合わせる作業は、移行そのものより時間がかかります。生徒数100名の教室で、2日から3日は見ておいてください。

ホワイトボードの時間割が壊れる瞬間

紙とホワイトボードで運用している教室で、実際に困る場面は決まっています。

1つ目は、教室長が不在の日です。ホワイトボードは見れば分かりますが、そこに書かれていない事情、たとえば「この生徒は来週から時間が変わる」という約束は、教室長の頭の中にしかありません。

2つ目は、講習期間です。通常の時間割とは別の日程が走るので、ホワイトボードを書き換えるか、別のボードを立てることになります。2つのボードが並ぶと、どちらを見ればよいかが分からなくなります。

3つ目は、書き換えの途中です。年度替わりに時間割を組み直すとき、数日間はボードが未完成のまま置かれます。その間に問い合わせが来ると、答えられません。

4つ目は、記録が残らないことです。先月の火曜19時に誰がいたかは、書き換えた瞬間に消えます。後から振り返る手段がありません。

講師のシフト表が、別の紙で動いている

塾に特有の事情がここです。時間割は生徒の予定表ですが、同時に講師の予定表でもあります。しかし多くの教室で、この2つは別々の紙になっています。

講師のシフトは、月ごとに希望を集めて組みます。大学生の講師が中心の教室では、試験期間や就職活動で希望が大きく変わるため、月によって出勤できる曜日が動きます。

生徒の時間割が固定で、講師のシフトが変動する。この組み合わせは、毎月どこかで衝突します。衝突に気づくのが前月の末なら組み替えられますが、当月に入ってから気づくと、家庭に日程変更を頼むことになります。

移し替えるときは、生徒の予定と講師の予定が同じ画面で重ねて見えることを条件にしてください。別々のままなら、紙を画面に置き換えただけで、手数は減りません。

残り回数が、教室長の頭の中にある

振替の残り回数は、塾の台帳の中で最も管理が難しい情報です。

理由は、更新される場面が多いからです。欠席したときに1回増え、振替を実施したときに1回減り、期限を過ぎたときに消え、教室都合の休講があればまた増えます。しかも更新の起点は、その場で対応した人です。

ノートに書いている教室もありますが、書き忘れが起きます。書き忘れると、学期末に家庭から「あと2回残っているはずです」と言われ、教室側に反証する材料がありません。この場面では、たいてい教室が折れます。

残り回数は、欠席の記録と振替の記録から自動的に計算される形にするのが本来です。数を直接書き換える運用にしていると、書き換え忘れが必ず紛れ込みます。移行のときに、この作りにできるかどうかを確かめてください。

塾が持つ情報には、扱いに注意が要るものが混ざる

塾の台帳には、他の業種の顧客台帳より踏み込んだ情報が入ります。

・生徒の通う学校名と学年 ・定期テストの点数、模試の偏差値、志望校 ・家庭の事情。ひとり親であること、転勤の予定、きょうだいの状況 ・健康に関わる情報。持病、アレルギー、通院

3つ目と4つ目は、面談で聞き取った内容がそのまま個人ファイルに書かれていることがあります。紙のファイルが職員室の棚に置かれていて、アルバイトの講師も手に取れる状態になっている教室は少なくありません。

移し替えを機に、誰がどこまで見られるかを決めてください。講師が授業のために知る必要があるのは、担当科目と進度と、注意すべき事情の要約です。家庭の事情の詳細まで全員が見る必要はありません。

利用目的についても整理が要ります。個人情報の保護に関する法律第二十一条は、契約書その他の書面に記載された本人の個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明示しなければならないと定めています。入塾の申込書に利用目的の記載があるかどうか、この機会に確かめてください。

年度替わりで学年が一斉に上がる

塾のデータ設計で、最初に決めるべき点がこれです。

生徒の情報に「学年」を項目として持つと、毎年4月に全員分を書き換えることになります。生徒数150名の教室なら150件です。書き換え漏れが出ると、中学3年生のはずの生徒が中学2年生のまま残ります。

代わりに、生年月日か、入学した年度を持ってください。そこから学年は計算できます。計算で出せるものを手で持たないのが原則です。

同じ話が、コースの学年別の名称にも当てはまります。「中2数学」というコース名で時間割を組んでいると、年度が変わるたびにコースを作り直すことになります。コースは学年ではなく内容で名付け、学年は生徒の側から計算するほうが、年度替わりの作業が軽くなります。

年度をまたいで残したい記録もあります。昨年度の出席状況、昨年度の面談の内容。学年で管理していると、これらが辿れなくなります。

兄弟姉妹を、どう紐付けるか

塾では、1つの家庭から2人以上が通うことが珍しくありません。この構造をどう持つかで、後の運用が変わります。

紙の名簿では、生徒ごとに1枚のカードを作り、保護者の連絡先をそれぞれに書き写している教室が多いようです。この形だと、保護者の電話番号が変わったときに2枚直す必要があり、片方だけ直ることが起きます。

移し替えるときは、家庭を1つの単位として持ち、その下に生徒をぶら下げる形にしてください。連絡先は家庭に付き、受講の記録は生徒に付きます。

請求も同様です。月謝は家庭単位でまとめて請求し、授業の記録は生徒単位で残る。きょうだい割引がある教室では、この構造になっていないと割引の計算が手作業になります。

連絡の宛先も、家庭に1つでよい場合と、生徒ごとに必要な場合があります。どちらに送るかを情報の種類ごとに決めておいてください。

在籍の状態を、入塾と退塾の2つで済ませない

紙の名簿では、生徒は「いる」か「いない」かのどちらかです。退塾した生徒のカードは別の箱に移され、まだ入塾していない家庭のカードは作られません。画面に移すときは、この二択をやめて、状態を段階で持ってください。

学習塾の生徒には、少なくとも次の状態があります。

・問い合わせ。資料を請求した、電話で聞いてきた ・体験済み。体験授業を受けたが、まだ入塾していない ・在籍。通常授業に通っている ・休塾。部活の大会、学校行事、病気などで一時的に休んでいる ・退塾。途中でやめた ・卒塾。受験を終えて、または最終学年を終えて卒業した

このうち、紙の名簿で最も扱いが崩れるのが休塾です。中学3年生が夏の大会まで部活に専念するので3か月休む、高校生が学校行事の期間だけ休む。紙では在籍のカードに「休み中」と書き込むか、退塾の箱に一時的に移すかのどちらかになり、どちらを選ぶかは書いた人によって変わります。結果として、在籍数を数えるたびに数字が変わります。

状態を段階で持つと、在籍数、休塾から戻る予定の生徒、体験を受けたまま入塾していない家庭が、それぞれ数えられるようになります。体験済みの家庭は、次の学期の案内を送る相手でもあります。紙では、この層は体験の申込書と一緒に引き出しに眠っています。

休塾には、戻る予定の月を必ず持たせてください。予定の月を過ぎても連絡がない生徒を拾えるようにしておくと、そのまま退塾に流れていくのを防げます。

季節講習だけ来る生徒を、名簿のどこに置くか

夏期講習と冬期講習には、通常授業に在籍していない生徒が来ます。講習だけを受ける外部の生徒です。この生徒を台帳のどこに置くかで、講習が終わった後の名簿の状態が変わります。

紙で運用している教室では、講習の申込書を束ねたファイルが別にあることが多く、講習が終わるとそのまま棚に置かれます。講習で手応えのあった生徒に入塾を案内したくても、ファイルを開いて1枚ずつ連絡先を拾うことになります。

移し替えるときは、講習だけの生徒も名簿に入れ、状態で分けてください。在籍の生徒と同じ一覧に入れつつ、講習生であることが分かるようにします。こうしておくと、講習の後に入塾した場合も、名簿を作り直さずに状態を変えるだけで済みます。

講習の日程は、通常の時間割と別の層で持つのが扱いやすくなります。講習の期間だけ日付ごとのコマの割り当てが走り、期間が終わると閉じる。通常の時間割に講習のコマを上書きしてしまうと、講習が終わった後に元の時間割へ戻す作業が発生し、戻し忘れた生徒の枠が空いたままになります。

講習で申し込んだコマ数と、実際に受けたコマ数も分けて記録してください。申し込んだが部活で来られなかったコマをどう扱うかは、講習の料金と返金の話につながります。どちらの数も残っていれば、家庭から問い合わせがあったときに記録で答えられます。

小学生の帰り方を、台帳に持っておく

小学生を受け入れている教室には、中学生以上とは違う情報が要ります。授業が終わった後、その子がどうやって帰るかです。

帰り方は家庭ごとに違います。保護者が車で迎えに来る、祖父母が歩いて迎えに来る、自転車で1人で帰る、きょうだいと一緒に帰る。しかも曜日によって変わることがあります。火曜は母親の迎え、木曜は1人で帰る、といった形です。

紙の教室では、この情報は教室長の記憶か、名簿の備考欄の走り書きにあります。困るのは、教室長が不在の日と、迎えが遅れた日です。迎えに来るはずの家庭の子を1人で帰してしまう、あるいは1人で帰ってよい子を迎えが来るまで引き止めて、家庭を心配させる。どちらも、情報が残った人に見えていないことが原因です。

移し替えるときは、生徒ごとに曜日別の帰り方と、迎えに来る人の名前を持たせてください。迎えが来ないまま一定の時間が過ぎたときに誰へ連絡するかも、同じ場所に書いておきます。授業の終わりにその日の帰り方が一覧で見えれば、講師が教室長に確認しなくても送り出せます。

帰り方が変わったという連絡は、保護者から当日に入ることが多い情報です。受けた人がその場で台帳を直せるように、この項目は講師にも書き換えられる範囲に入れておきます。

月謝の記録は、台帳にどこまで入れるか

塾の台帳を移すとき、月謝の記録をどこまで一緒に扱うかも決めておく必要があります。

月謝を口座振替で集めている教室では、引き落としの処理は金融機関や収納代行の側で動いています。台帳の側で持つべきなのは、口座の情報そのものではなく、引き落としの結果です。今月引き落とせなかった家庭がどこか、翌月にまとめて引き落とす予定か、振込で払ってもらうことになったか。

口座番号や届出印の情報を台帳に写す必要はありません。写さないほうが安全です。講師が触れる画面に口座の情報が紛れ込む事故を、そもそも起こさずに済みます。口座振替の申込書は、紙のまま鍵のかかる場所に保管するか、収納代行の側に預ける形で足ります。

一方で、引き落としの結果は台帳にあると役に立ちます。未納が2か月続いている家庭に、教室長が面談の前に気づけるからです。事務だけが知っていて教室長が知らないと、面談で次の講習を勧めた後に未納の話が出るという、気まずい順番になります。未納の詳細まで教室長に見せる必要はなく、確認が要る家庭だという印が見えれば足ります。

きょうだい割引や講習の一時金も、この層で持ちます。家庭を単位にした台帳であれば、請求の額を家庭ごとにまとめて確かめられます。

卒塾した生徒の情報を、いつまで持つか

移し替えを機に、必ず決めておくべきことです。

個人情報の保護に関する法律には、次の定めがあります。

個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

努力義務として書かれた条文ですが、塾の場合は現実的な理由からも整理が要ります。卒塾生の情報を持ち続けると、名簿が実態より大きくなり、連絡の対象が膨らみます。一斉配信の費用にも効いてきます。

一方で、すぐに消せない事情もあります。合格実績の集計、卒塾生からの問い合わせ、高校生向けのコースへの案内。何年か残す必要があるものがあります。

決めるのは、次の3点です。どの情報を、いつまで、どこに残すか。たとえば、氏名と合格先だけを5年、成績と面談の記録は卒塾の1年後に削除する、といった形です。決めたら、削除する作業を年度末の予定に入れてください。予定に入っていない作業は実行されません。

移し替える順番は、4段階に分ける

一度に全部を移すと現場が止まります。塾で実行しやすい順番があります。

第1段階は、在籍名簿です。生徒と家庭の基本情報を移します。ここは他の3つの土台になるので、最初に片付ける必要があります。移す前に、退塾した生徒が混ざっていないか、連絡先が古くないかを確かめてください。

第2段階は、時間割です。通常授業の枠を移します。この時点で、講師のシフトも同じ場所に入れられるかを確かめます。

第3段階は、振替と欠席の記録です。過去の分をすべて移す必要はありません。いま残っている残り回数だけを、開始時点の数として持たせます。

第4段階は、面談と連絡の記録です。過去の記録を全部入力するのは現実的ではないので、移行後に発生した分から書き始めます。過去の紙は紙のまま保管し、参照の必要が出たときだけ見ます。

この順番で進めると、第2段階が終わった時点で日々の運用は画面に移ります。第3段階と第4段階は、動かしながら埋められます。

紙と並行させる期間は、2週間で区切る

移行でいちばん危険なのが、紙と画面を同時に使い続ける期間です。

両方を更新する運用にすると、必ず片方が漏れます。漏れた側を見た人が間違った予定を伝え、二重予約になります。塾の場合、二重予約はブースの奪い合いとして当日に表面化します。

並行の期間は2週間を上限にしてください。それ以上続けると、どちらが正しいかを確かめる手間が日常になり、移行そのものが失敗したと判断されます。

期間中は、紙を参照専用にします。書き込みは画面だけ。ホワイトボードを残すなら、画面から印刷したものを貼るか、その日の分だけを写す形にします。ボードに直接書き込む運用を残すと、そこが正本に戻ります。

期間が終わったら、ホワイトボードの時間割は消してください。残っていると、忙しい日に誰かが書き込みます。

移し替えるときに、捨ててよい情報

紙をそのまま画面に写そうとすると、量に圧倒されます。捨ててよいものを先に決めてください。

・3年以上前に退塾した生徒の記録。合格実績に必要な部分を除く ・すでに使っていないコースの受講履歴 ・連絡が取れないことが確定している連絡先 ・その場限りのメモ。「今日は遅れて来た」といった、後から使わない記録

反対に、絶対に捨ててはいけないものが1つあります。手書きの備考欄です。

手書きの備考欄に、いちばん価値がある

塾の名簿の隅には、たいてい手書きの書き込みがあります。「弟も来年から」「母親は日中連絡不可」「英語だけ苦手意識が強い」「サッカー部、大会前は休みがち」。

これらは、どの項目にも収まらない情報です。移行のときに、収まらないからという理由で落とされます。しかし、教室の運営で実際に効いているのはこの部分です。

移し替えるときは、自由に書ける欄を必ず用意し、この書き込みを優先して移してください。項目が整った名簿より、備考が引き継がれた名簿のほうが、現場では役に立ちます。

ただし、書き込んでよい内容の線引きは決めてください。家庭の事情に関わる記述は、誰が見られるかを考えたうえで書く場所を分ける必要があります。

入力する人が増えないと、画面はすぐ嘘になる

移行が失敗する最大の原因は、入力する人が教室長1人のままであることです。

紙の時代は、その場にいた人がその場で書いていました。画面になると、操作を覚えている人しか触れなくなり、他の人はメモを渡すようになります。教室長が後から入力する形になり、入力が溜まり、溜まった状態で誰かが古い画面を見て、間違った予定を伝えます。

対策は2つです。1つは、入力の範囲を役割ごとに分け、それぞれが自分の分だけ入れられるようにすること。事務は名簿、講師は出欠、教室長は時間割、という分け方です。

もう1つは、入力の操作を、紙に書くより速くすることです。紙より遅い操作は定着しません。出欠のように毎日発生する入力は、数回の操作で終わる形になっている必要があります。

講師が触れる範囲を決める

大学生のアルバイトが中心の教室では、権限の設計が欠かせません。

紙の時代は、職員室の棚にファイルがあり、事実上誰でも見られました。画面に移すときは、この状態をそのまま再現しないでください。

分け方の目安は次の通りです。

・講師。自分が担当する生徒の、担当科目と進度、注意事項の要約、当日の出欠 ・教室長。全生徒の情報、時間割、振替の管理、面談の記録 ・事務。名簿、連絡先、請求に関わる情報

講師が全生徒の連絡先を見られる必要は、通常ありません。退職する講師が出ることを考えれば、見られる範囲は狭いほうが安全です。

紙をやめても、紙が必要な場面は残る

全部を画面にできるわけではありません。塾では、次の場面で紙が残ります。

・入塾の契約書。署名と押印を求める形を続ける教室が多くあります ・保護者面談で使う資料。画面を一緒に見るより、手元に配るほうが伝わります ・生徒に渡す振替の控え。中学生は口頭では覚えません ・災害時の連絡網。通信が使えない場面を想定した紙の一覧

このうち4つ目は、画面に移した後で忘れられがちです。年に1回、紙に印刷して教室に置いてください。印刷した日付を書いておけば、古いものが混ざりません。

移す時期は、年度で選ぶ

塾には明確な区切りがあります。この区切りを使ってください。

避けるべきなのは、2月から3月です。新年度の手続き、受験の対応、時間割の組み直しが同時に走ります。ここに移行を重ねると、全部が中途半端になります。

向いているのは、次の2つです。1つは、4月の時間割が固まった直後。新しい時間割を最初から画面で組めば、紙から写す作業が不要になります。もう1つは、9月から10月です。夏期講習が終わり、冬期講習の準備が始まる前の、年間で最も落ち着いた時期です。

どちらを選ぶにせよ、移行の作業に2週間から1か月は見てください。数日で終わる規模ではありません。

つまずく4つの型

・全部を一度に移そうとする。名簿と時間割と振替と面談を同時に扱い、どれも中途半端になります ・紙を参照専用にしないまま並行させる。ボードに書き込む人が出て、正本が2つになります ・入力を教室長1人に集める。溜まった入力が、古い画面を作ります ・手書きの備考を落とす。項目は揃うが、現場で使えない名簿になります

4つ目は、移行の直後には気づきません。気づくのは、その生徒への対応で何かを見落としたときです。移す前に、備考欄を書き写す時間を確保してください。

移す前に、確かめておく場所

台帳を移す判断は、入力の画面の使いやすさだけでは決まりません。名簿と時間割と振替と連絡の記録が1か所に集まるか、年度をまたいで壊れないか、権限を分けられるか。この3つが揃っているかどうかで、移した後の手数が決まります。

他の予約サービスとの違いを確かめるなら、他社との比較に、それぞれが得意とする領域と引き受けない領域が並べて整理されています。いまの仕組みのままでよい場合も書かれているので、先に読むと判断が早くなります。

受付の後ろで何が動くのかは、できることで確かめられます。予約を受けた後、確認の連絡から次の予定までがどう繋がるかが、台帳を1か所に集める価値の中身です。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているという考え方は、月謝で運営し、通い続けてもらうことが前提の塾と重なります。

費用は生徒数と連絡の量で変わります。料金で、教室の規模だとどの段階になるかを確かめてください。

業態によって、台帳に載せるべき情報は違います。業種ごとの使い方に業態別の整理があり、デモを見るから実際の入力の手数を確かめられます。移行の前に出る疑問は、よくある質問にまとまっています。

塾の台帳を移すとき、最後に効くのは機能の数ではありません。教室長が不在の日に、残った人だけで今日の運用が回るかどうか。それが、紙をやめる目的そのものです。

Q1. 紙の台帳から移すとき、どこから手を付けるべきですか？

在籍名簿が最初です。他のすべての土台になるからです。次に時間割、次に振替の残り回数、最後に面談と連絡の記録という順番になります。過去の面談記録をすべて入力する必要はなく、移行後に発生した分から書き始めれば足ります。

Q2. 生徒の学年は、どう持てばよいですか？

学年を直接持つと、毎年4月に全員分を書き換えることになり、漏れが出ます。生年月日か入学した年度を持ち、学年はそこから計算する形にしてください。コース名も学年ではなく内容で名付けると、年度替わりの作り直しが不要になります。

Q3. 紙と画面を並行して使う期間は、どのくらいが適切ですか？

2週間を上限にしてください。それ以上続けると、どちらが正しいかを確かめる手間が日常になります。期間中は紙を参照専用にし、書き込みは画面だけに限定します。ホワイトボードに直接書き込む運用を残すと、そこが正本に戻ってしまいます。

Q4. 卒塾した生徒の情報は、いつまで残すべきですか？

何をいつまでどこに残すかを、情報の種類ごとに決めてください。氏名と合格先は数年、成績や面談の記録は卒塾から一定期間で削除する、といった形が現実的です。個人情報の保護に関する法律には、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努める旨の定めがあります。