コーチングのリマインドメール｜送る時機と文面の組み立て方

コーチングのリマインドメールを、日時を念押しするための連絡だと考えていると、文面はいつも同じ3行になります。「明日21時からセッションです。よろしくお願いします」。これでも忘れ防止にはなりますが、コーチングのリマインドが本当に運ぶべきものは、ほかに2つあります。オンラインの入室先を、使う瞬間に見つかる形で渡すこと。そして、前回のセッションからの時間を、クライアントが短く振り返るきっかけを渡すことです。

この記事では、コーチングのリマインドメールを送る時機を、セッションの間隔ごとに決める方法から始めます。続けて、件名に中身を書かない理由、文面に入れる要素の順番と例文、体験と継続での書き分け、対面のセッションの案内、講座の案内を混ぜない注意点、届いているかの確かめ方までを順に整理します。

コーチングのリマインドは、入室先と振り返りの2つを運ぶ

美容室や整体院のリマインドの役目は、来店を忘れさせないことにほぼ尽きます。店に来てしまえば、あとは施術が進むからです。

コーチングは、2つの点で事情が違います。

1つ目は、多くのセッションがオンラインで行われることです。クライアントは、開始の時刻にビデオ会議の入室先を探します。予約の確認のメールは数週間前に届いていて、仕事のメールに埋もれています。忘れていなくても、入室先が見つからなければ、そのセッションは遅れて始まるか、始まりません。

2つ目は、セッションの中身が、クライアントの頭の中の準備に左右されることです。コーチングでは、前回のセッションで決めた行動や、その後に起きた出来事を材料に対話が進みます。クライアントが前回のことを何も思い出さないまま入室すると、最初の15分ほどが「前回は何の話をしましたっけ」という確認に使われます。60分のセッションの4分の1です。

だから、コーチングのリマインドには、日時の確認に加えて、入室先と、振り返りを促す一言を入れます。この2つを入れるかどうかで、同じ1通の価値が大きく変わります。

送る時機は、セッションの間隔で決める

リマインドを「前日の同じ時刻に一律で送る」と決めているコーチは多いですが、コーチングはクライアントによってセッションの間隔が違います。毎週の人、隔週の人、月に1回の人。間隔によって、忘れる度合いも、振り返りに要る時間も違います。

毎週のクライアントは、前回からの日数が短いので、日時を忘れることはあまりありません。前日のリマインドは省き、当日に入室先を送る1通だけで足ります。毎週届く前日のリマインドは、読まれないまま流されるようになります。

隔週のクライアントは、2週間の間に仕事の予定が入り、日時の記憶が薄れます。前日に1通、日時と振り返りの一言を送り、当日に入室先を送る2通の形が基本になります。

月に1回のクライアントは、前回のことをかなり忘れています。3日前に1通送って、日時の確認と、この1か月を振り返る時間を作ってもらいます。そのうえで、当日に入室先を送ります。前日だけだと、振り返りの時間が取れません。

どの間隔でも、キャンセルの期限を設けているなら、日時の確認の1通はその期限より前に届くように組んでください。期限が開始の24時間前なら、隔週の人への前日のリマインドは、セッションの時刻より早い時刻に送る必要があります。夜21時のセッションなら、前日の夕方18時ごろです。

入室先は、開始の直前に届く1通がいちばん使われる

オンラインのセッションの入室先は、前日のリマインドにも入れますが、それとは別に、開始の直前に届く1通を用意すると、実際に使われる率が上がります。

クライアントが入室先を探すのは、開始の数分前です。そのとき、メールの受信箱のいちばん上に、入室先だけが書かれた短いメールがあれば、探さずに入れます。前日のリマインドは、1日分のメールの下に沈んでいます。

直前の1通を送る時刻は、開始の1時間前が目安です。30分前だと、会議や移動の最中で気づかないことがあります。2時間以上前だと、また受信箱の下に沈みます。

この1通は、短くするほど使われます。

・件名：「本日21時のご予約：入室のご案内」 ・本文の1行目：ビデオ会議の入室先のURL ・2行目：パスコードがある場合はその番号 ・3行目：つながらないときの連絡先

これ以外のことは書きません。振り返りの一言や、変更の方法は、前日の1通に任せます。直前の1通に情報を詰め込むと、URLがどこにあるのか分からなくなり、1通を分けた意味がなくなります。

件名と差出人の名前に、コーチングの中身を書かない

コーチングのリマインドで、見落とされやすいのが件名です。

「【キャリアコーチング】転職の相談セッションのお知らせ」という件名は、分かりやすいように見えます。しかし、このメールは、クライアントの職場のパソコンに届くかもしれません。スマートフォンのロック画面に、件名と本文の冒頭が表示されるかもしれません。家族と共有しているタブレットで、同じメールアプリを開いているかもしれません。

転職を考えていることは、クライアントが職場にも家族にも話していないことの代表です。件名にそれが書かれていれば、本人が隠していた事情が、通知1つで周りに伝わります。

件名には、日時と予約であることだけを書きます。

・よい例：「9月20日（土）21時のご予約について」 ・避けたい例：「転職相談コーチングのリマインド」「〇〇さん、明日は昇進の悩みのセッションです」

差出人の名前も、同じ理由で確かめてください。「転職成功コーチ 〇〇」のように、提供しているサービスの中身が分かる名前にしていると、件名を工夫しても差出人で伝わります。コーチの名前や、事業の屋号だけにしておくほうが安全です。

本文の冒頭の1〜2行も、通知の画面に表示されることがあります。冒頭は「〇〇様　ご予約の日時のご案内です」のように、中身に触れない文から始めます。

振り返りの一言は、問いを1つだけ、返信を求めずに置く

前日のリマインドに入れる振り返りの一言は、書き方によっては、クライアントに負担をかけます。

避けたいのは、前回のセッションで決めた行動を、そのまま書き写す形です。「前回決めた『毎朝30分、転職サイトを見る』は進みましたか」。これは、進んでいない人には責められているように読めます。前の節で書いたように、通知の画面に行動の中身が出てしまう問題もあります。

もう1つ避けたいのは、問いを並べて、返信を求める形です。「次の3つにお答えのうえ、ご返信ください」。セッションの前に宿題が1つ増える形になり、答えられない人はセッションそのものを後ろにずらしたくなります。

振り返りの一言は、次の条件で書きます。

・問いは1つだけにする ・前回の中身を具体的に書かない ・答えを返信させず、「思い出しておいてください」で止める

たとえば、次のような一文です。

・「前回からの2週間で、印象に残った出来事を1つ思い浮かべておいていただくと、当日のお話が始めやすくなります」 ・「この1か月で、気持ちや状況が変わったことがあれば、当日お聞かせください」

問いの形は、毎回同じでも構いません。同じ問いが毎回届くと、クライアントは前日にそれを思い浮かべることを習慣にしていきます。

前日の文面は、上から順に6つの要素で組む

前日のリマインドに入れる要素と、その順番を決めておくと、毎回の文面を考える手間がなくなります。コーチングでは、次の6つを、この順番で並べます。

1. 日時と所要の時間。 「9月20日（土）21時から22時まで（60分）」のように、終わりの時刻まで書きます。クライアントがその後の予定を組めます。海外に住むクライアントがいるなら、「日本時間」と添えます。

2. 形式と入室先。 オンラインならURL、対面なら場所。当日にも入室先を送る場合は、「当日1時間前にも、入室先をお送りします」と一言添えます。

3. 振り返りの一言。 前の節で書いた、問い1つです。

4. 準備が要らないこと。 「特別なご準備は不要です。そのままご参加ください」。振り返りの一言だけだと、準備をしなければならないと受け取る人がいます。

5. 日程の変更と取り消しの方法と期限。 変更できるリンクと、期限の日時を書きます。

6. 署名。 コーチの名前と、返信で連絡してよいかどうか。

例文にすると、次のようになります。

〇〇様

ご予約の日時のご案内です。

・日時：9月20日（土）21時から22時まで（60分） ・形式：オンライン（入室先は下記です。当日20時にもお送りします） ・入室先：（ビデオ会議のURL）

前回からの2週間で、印象に残った出来事を1つ思い浮かべておいていただくと、当日のお話が始めやすくなります。特別なご準備は不要ですので、そのままご参加ください。

日程の変更とお取り消しは、9月19日（金）21時まで、こちらのページから承ります。（予約の変更のページのURL）

（コーチの名前）

この形で、画面を1回スクロールする程度の長さに収まります。これより長くなるなら、どこかに不要な情報が混ざっています。

体験セッションの人には、初めてならではの不安に答える

体験セッションの人に送るリマインドは、継続のクライアントと同じ文面では足りません。初めての人は、当日に何が起きるのかが分からないことに不安を感じています。

体験の人向けの前日のリマインドには、前の節の6つに加えて、次の内容を足します。

コーチの自己紹介を1行。 申し込んだときに見たページの記憶は、当日には薄れています。「キャリアの転機にある方のお話を伺っている〇〇です」程度の1行で足ります。

当日の流れ。 「最初の10分でご相談の内容を伺い、その後40分ほどお話しし、最後の10分で今後の進め方をお伝えします」のように、時間の配分を書きます。最後に何かを申し込まされるのではないか、と身構えている人には、「最後の10分」が何をする時間なのかを具体的に書くと、不安が和らぎます。

カメラの扱い。 オンラインのセッションで、顔を映す必要があるのかどうかは、初めての人が気にする点です。「カメラはオンでもオフでも構いません」と書くのか、「お顔を拝見しながらお話ししたいので、可能であればカメラをオンにしてください」と書くのか、方針を決めて書いておきます。

接続の確かめ方。 ビデオ会議を使い慣れていない人には、「開始の5分前から入室できますので、音声が聞こえるかを確かめられます」と書いておくと、当日の最初の数分を接続の確認に使わずに済みます。

対面のセッションは、場所の案内を毎回書き直す

オンラインが中心のコーチングでも、対面でセッションを行うコーチはいます。この場合、リマインドの中で重要になるのは、場所の案内です。

コーチングの対面のセッションは、自前の部屋を持たずに、貸し会議室やレンタルスペースを予約して行うことがよくあります。すると、セッションのたびに場所が変わることがあります。同じ建物でも部屋の番号が違う、いつもの会場が取れずに近くの別の会場になった、といったことです。

前回と同じ場所だろうとクライアントが思い込んでいると、違う建物に行ってしまいます。貸し会議室は、受付の無い建物も多く、間違えたことに気づくのが遅れます。

場所の案内は、毎回、次の項目を省かずに書きます。

・建物の名前と住所 ・階と部屋の番号、または部屋の名前 ・前回と場所が違う場合は、そのことを冒頭に「今回は会場が異なります」と書く ・建物の入り方（オートロックの呼び出し方、受付の有無） ・迷ったときの連絡先

カフェやホテルのラウンジで行う場合は、店の名前に加えて、席の目印や、コーチが先に着いて待っている場所を書きます。周りに人がいる場所で行うことについて、クライアントが話しにくさを感じていないかは、初回の前に確かめておいてください。リマインドの段階で場所を知って、話しにくい内容を控えようとする人もいます。

日程を動かしたあとのリマインドは、変更後の日時を先頭に書く

クライアントかコーチのどちらかの都合で日程を動かしたあとのリマインドは、いつもの文面のままでは足りません。

日程を変えると、クライアントの手元には古い日時の情報が残ります。最初に届いた予約の確認のメール、自分のカレンダーに入れた予定、メッセージのやり取りの中の日時。前日のリマインドがいつもと同じ文面で届くと、クライアントは本文をよく読まず、手元のカレンダーに残っている古い日時のほうを信じることがあります。

とくに起きやすいのは、同じ週の中で曜日だけを動かした場合です。「火曜の21時」を「木曜の21時」に変えたのに、火曜の21時に入室を待ち、木曜は予定を入れてしまう。コーチの側からは、木曜のセッションの無断の不参加に見えます。

変更したあとの最初のリマインドは、次の形にします。

・件名に「日程変更後のご予約」と入れる ・本文の1行目に「ご予約の日時が変更になっています」と書き、変更前と変更後の日時を並べる ・「お手元のカレンダーに変更前の予定が残っていましたら、削除をお願いします」と添える

コーチの側の都合で動かした場合は、この1通にお詫びの一言を入れ、変更後の日時で問題がないかをもう一度確かめます。変更を受けてくれたクライアントほど、無理をして日程を空けていることがあるからです。

間隔が空いたクライアントには、1週間前にも一度知らせる

コーチングでは、通常の間隔から外れて、次のセッションまでが大きく空くことがあります。本業の繁忙期のあいだ休んでいた、長期の出張から戻ってくる、コースの途中でしばらく間を置いた、といった場合です。次回までが1か月以上空くと、セッションの予定そのものが、クライアントの意識から抜けています。

この場合、前日のリマインドだけでは間に合いません。前日に思い出しても、その日の夜にはすでに別の予定を入れていることがあるからです。

間隔が空いたクライアントには、1週間前に、日時の確認だけの短い1通を送ります。「来週9月27日（土）21時に、久しぶりのご予約をいただいています」。この時点なら、予定が重なっていても、落ち着いて日程を変える余裕があります。

1週間前の1通には、「前回からの期間が空いていますので、この間の出来事を当日ゆっくり伺えればと思います」と添えておくと、空いた期間に行動が進んでいなかった人も、気まずさを感じずに戻ってきやすくなります。

残りの回数を添えても、更新の話はリマインドに入れない

継続のコースのクライアントに送るリマインドに、「今回は全6回のうち4回目です」と、今が何回目なのかを添えるコーチもいます。これは役に立つ情報です。クライアントは、コースの残りを意識しながら、今回のセッションで何を扱うかを考えられます。

ただし、残りの回数が少なくなってきたときに、リマインドの中で次のコースや更新の案内を始めるのは避けてください。リマインドは、予約した本人に日時と入室先を伝えるための事務の連絡です。そこに更新の案内が入ると、クライアントは「リマインドのたびに売り込まれる」と感じるようになり、リマインドそのものを読まなくなります。読まれないリマインドは、入室先を渡すという本来の役目も果たせません。

更新や次のコースの話は、セッションの中で直接話すか、リマインドとは別の連絡として送ります。リマインドに書いてよいのは、「今回は全6回のうち5回目です」という事実までです。

講座や新しいサービスの案内を、リマインドに混ぜない

同じことは、講座やイベント、新しいサービスの案内にも言えます。リマインドの末尾に「来月、キャリアの講座を開きます。詳しくはこちら」と足したくなる場面は多いはずです。

ここには、読まれなくなる問題に加えて、法律の問題もあります。特定電子メール法は、広告や宣伝のためのメールについて、送る相手の同意などのルールを定めています。対象になるメールは、次のように定義されています。

送信者が自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信をする電子メールをいう。 出典: laws.e-gov.go.jp

予約の日時を伝えるだけのリマインドは、広告や宣伝のためのメールではありません。しかし、そこに講座の案内を足していくと、そのメールがどちらにあたるのかの判断が必要になります。どこからが対象になるのかの具体的な判断は、総務省や消費者庁が案内しているガイドラインで確かめてください。

コーチの側で運用を分けておくのが確実です。リマインドは予約の事務だけにする。講座やサービスの案内は、受け取ることに同意した人にだけ、別のメールとして送る。予約フォームで、案内のメールを受け取るかどうかを選べるようにしておくと、この分け方がそのまま運用に乗ります。

メールか、メッセージアプリか

リマインドをメールで送るか、普段使いのメッセージアプリで送るかは、クライアントがその時刻にどちらを見ているかで決めます。

コーチングのクライアントが多い会社員は、日中は仕事のメールを見ていますが、夜になると個人のメールをあまり開かない人もいます。夜のセッションの入室先を、夕方以降にメールで送っても、気づかれないことがあります。一方、メッセージアプリは夜でも見られていることが多く、直前の1通には向いています。

ただし、メッセージアプリには、コーチ個人のアカウントとクライアントがつながることになる、という問題があります。個人のアカウントでつながると、セッションの外の時間にも気軽にメッセージが届くようになり、仕事と私生活の境目が曖昧になります。事業用のアカウントを分けて使うか、メールに寄せるかを、先に決めておいてください。

1つの方法は、日時の確認と変更の方法を含む前日の1通はメールで送り、記録に残す。入室先だけの直前の1通は、クライアントが希望した手段で送る、という使い分けです。メールで送る場合は、差出人のアドレスを事業の独自のドメインにして、送信の認証の設定をしておくと、会社のメールの厳しい振り分けで迷惑メールに入る可能性を減らせます。

手で送り続けると、忙しい週から抜けていく

リマインドを手で送っているコーチは、次のような1日を過ごしています。朝、その日と翌日のセッションを確かめ、それぞれのクライアントの前日のリマインドを書く。夕方、その夜のセッションの入室先を送る。

クライアントが数人のうちはこれで回ります。しかし、送る作業は、コーチ自身の予定が詰まった日にこそ抜けます。研修の登壇が1日入った日、本業の出張の日、体調を崩した日。その日に限って、送るはずのリマインドが送られず、クライアントは入室先を探すことになります。

手で送る場合のもう1つの問題は、送る時刻がコーチの都合に引きずられることです。朝にまとめて書くと、隔週のクライアントへの前日のリマインドが、キャンセルの期限を過ぎてから届く形になりがちです。

月に20回のセッションに、前日と直前の2通ずつを送れば、月に40通です。1通に3分かかっても、月に2時間を超えます。この時間と抜けたときの影響を考えると、クライアントが増えてきた時点で、リマインドは自動で送る形に移すほうが、コーチの時間をセッションそのものに回せます。

届いて、読まれているかを確かめる

リマインドを送る形を整えたら、それが実際に届き、読まれているかを確かめます。

いちばん手軽なのは、初回のセッションの最後に「リマインドのメールは届いていましたか」と聞くことです。迷惑メールのフォルダに入っていた、会社のメールで受け取れなかった、といったことは、聞かないと分かりません。

もう1つは、メールの開封を計測できる仕組みを使うことです。前日のリマインドが開かれていないクライアントには、当日の直前の1通を、メールではなくメッセージで送る。こうした使い分けが、開封の記録があればできます。開封の計測は、受け取る側のメールの設定によっては正しく記録されないことがあるので、「開かれていない」という記録は、目安として扱ってください。

入室の遅れも、見ておくべき数字です。入室が開始の時刻より遅れるセッションが続くなら、直前の1通の時刻や、入室先の書き方を見直す合図です。

予約の仕組みの公開情報から見る、リマインドを自動にするときの確認点

リマインドを自動で送る形に移すなら、この記事で挙げた内容が、その仕組みで組めるかどうかを確かめます。ここでは、ある予約システムの公開情報に沿って、確かめる観点を挙げます。

できることのページには、予約完了、リマインダー、御礼の自動メールがあり、文面を編集でき、お名前や日時を差し込む変数を使えることが挙げられています。Zoomなどのオンライン面談のURLをメールに差し込む機能と、送信の状況と開封を計測できるメールの配信履歴も一覧にあります。独自のドメインで予約のページを公開する機能もあります。この一覧から、セッションの間隔ごとに送る時機を変えたり、開始の1時間前に入室先だけの1通を送ったりできるかまでは読み取れないので、細かい時機の設定は、実際の管理画面で確かめる必要があります。

よくある質問には、自動で送られるメールの文面を管理画面で変えられること、送信状況と開封を管理画面で確認できること、スタッフごとにオンライン面談のURLを登録すると予約完了のメールとリマインダーに自動で差し込まれることが書かれています。

費用の面では、料金のページで、リマインダーを含む自動メールが月50件までの無料のプランから使えることと、オンライン面談のURLの差し込みが月額7,700円のプランに含まれることが示されています（税込、月払い、2026年9月時点）。オンラインのセッションが中心なら、どのプランが必要になるかを先に確かめてください。

他の仕組みと比べるときは、他社との比較で、各社の公式の料金ページの内容を2026年8月17日時点で並べた表を見られます。コーチングや相談の業態での使い方の例は業種ごとの使い方にあり、デモを見るから管理画面を触って、自動メールの文面の編集画面で、この記事の例文の6つの要素が並べられるかを確かめてみてください。

Q1. コーチングのリマインドメールは、何日前に送るのがよいですか？

セッションの間隔で変えるのがおすすめです。毎週のクライアントには当日に入室先を送る1通だけ、隔週なら前日と当日の2通、月に1回なら3日前と当日の2通が目安です。キャンセルの期限を設けているなら、日時の確認の1通は、その期限より前に届くように時刻を組んでください。

Q2. リマインドの件名には、何を書けばよいですか？

日時と予約であることだけを書きます。転職や昇進など相談の中身が件名にあると、職場のパソコンやスマートフォンの通知で、本人が隠している事情が周りに伝わるおそれがあります。差出人の名前もサービスの中身が分からない名前にし、本文の冒頭も中身に触れない文から始めてください。

Q3. 前回決めた行動の進み具合を、リマインドで確認してもよいですか？

行動の中身をそのまま書いて進み具合を尋ねる形は避けたほうがよいです。進んでいない人には責められているように読め、通知の画面に中身が出る問題もあります。前回からの出来事を1つ思い浮かべておいてほしい、という問いを1つだけ置き、返信は求めない形にしてください。

Q4. リマインドの最後に、講座の案内を付けてもよいですか？

付けないほうが安全です。予約の事務の連絡に広告や宣伝が混ざると、特定電子メール法の対象になるかの判断が必要になり、リマインドそのものも読まれにくくなります。講座の案内は、受け取ることに同意した人にだけ、別のメールとして送る運用に分けてください。