エアリザーブのログインで詰まる7か所｜IDと店舗の切り分け

エアリザーブ ログインで検索する場面は、だいたい2つに分かれます。朝、店を開ける前に管理画面が開かなくて焦っているか、スタッフに新しいIDを渡したいのに手順が分からないかです。前者の多くはパスワードの問題ではなく、IDの持ち主と店舗の関係で止まっています。仕組みを一度理解しておけば、次に同じ画面が出ても数十秒で抜けられます。公開されている情報をもとに、確かめる順番を作ります。

ログインに使っているのは、サービス専用のIDではない

最初に押さえるべき前提がここです。この予約システムにログインするときに入れているIDは、この予約システムだけのものではありません。同じ提供元の各サービスに共通するアカウントで、公式にはこう説明されています。

AirIDとは、無料で登録でき、さまざまな業務・経営支援サービスがご利用いただけるアカウントIDです。 出典: faq.airid.airregi.jp

同じ説明ページには、1つのIDでさまざまなサービスが使えること、そして1つのIDで複数の店舗とユーザーを管理できることが並んで書かれています。ここが理解の分かれ目です。ID、サービス、店舗、ユーザー。この4つが別々の概念として存在していて、ログインできない状況の大半は、この4つのどれかがずれていることで起きています。

具体的には次のような構造です。

・ID。人に紐づくもの。メールアドレスとパスワードの組み合わせ ・サービス。予約システム、レジ、決済など、そのIDで使える道具の種類 ・店舗。1つのIDに複数ぶら下げられる。1つの店舗に複数のIDをぶら下げることもできる ・権限。そのIDが、その店舗で何をしてよいか

同じ会社の別のサービスで使っているIDと同じものが、この予約システムでも使えます。逆に言えば、レジのアプリでは開けるのに予約システムでは開けない、という状態は起こり得ます。IDが間違っているのではなく、そのIDにその店舗のそのサービスが結び付いていないからです。この見分けが付くだけで、問い合わせる前に自分で解決できる範囲が一気に広がります。

開かないときに、上から順に確かめる7か所

原因を当てにいくと遠回りになります。起きる頻度が高い順に、上から潰していくのが速いです。

1つ目は、開いている画面が本当に管理画面のログインかどうかです。予約を受ける側が使う管理画面と、ヘルプページ、そしてお客様が予約するページは別物です。検索から来たときは、いま開いているページが何なのかを一度確認してください。ヘルプセンターの画面でIDを入れても、当然ながら管理画面には入れません。

2つ目は、メールアドレスの打ち間違いです。特に多いのが、ハイフンとアンダースコアの取り違え、大文字小文字、そして携帯会社のアドレスとフリーメールの混同です。ブラウザに保存された古いアドレスが自動で入っていることもあります。一度すべて消して、手で入れ直してください。

3つ目は、ブラウザに保存された古いパスワードです。変更したのにブラウザ側が古い値を覚えていると、押した瞬間に弾かれます。保存された候補を選ばずに、手で入力して試します。

4つ目が、パスワードの再設定です。ここまでで入れなければ、再設定の案内に進みます。再設定のメールは、登録しているアドレスに届きます。届かない場合は、迷惑メールに振り分けられていないか、そのアドレスがいま受信できる状態かを確かめてください。数年前に登録したまま使っていないアドレスが登録されている例は珍しくありません。

5つ目は、ブラウザそのものの状態です。拡張機能、古いキャッシュ、プライベートウインドウの設定が邪魔をしていることがあります。別のブラウザ、または別の端末で試すと切り分けが付きます。スマートフォンで入れるならパソコン側の問題です。

6つ目は、サービスの側で起きている事象です。ヘルプセンターにはメンテナンスや不具合の告知が掲載されます。自分の操作を疑う前に、告知を一度見にいくと無駄な作業を減らせます。

この6つを試すときは、1つずつ結果を口に出して記録してください。同時にいくつも変えると、直ったときに何が効いたのか分からなくなります。特に複数人で対応していると、片方がパスワードを再設定している最中にもう片方が試して弾かれる、という無駄が起きます。触る人を1人に決めるのが先です。

7つ目が、この記事でいちばん伝えたい型です。IDもパスワードも合っているのに、入った先に自分の店の予約が出てこない。あるいは、その店舗ではこのサービスを使えないという趣旨の表示が出る。これはログインの失敗ではなく、店舗の選び方の問題です。次の章で詳しく扱います。

「入れたのに自分の店じゃない」で止まる型

複数の店舗を持っている場合や、過去に別の店舗を作ったことがある場合に起きます。1つのIDに複数の店舗をぶら下げられる仕組みなので、ログインした先がどの店舗なのかを、店の側で意識する必要があります。

公式のヘルプには、複数店舗を管理しているときの注意として、ログイン中の店舗以外で利用するサービスを申し込む場合は、一度ログイン中の店舗からログアウトし、申し込みを希望している店舗にログインし直す必要がある、と明記されています。つまり、いま入っている店舗のまま操作を続けても目的の店舗には反映されません。ログアウトと再ログインが必要です。

さらに、店舗の管理について見落とされやすい記述があります。店舗は1度作成すると削除できない、という注意です。テストのつもりで作った店舗、屋号を変える前に作った店舗、支店の計画が流れて残った店舗。これらは残り続けます。似た名前の店舗が並んでいると、朝の忙しい時間帯に間違ったほうを開いてしまいます。

対策は単純です。

・店舗名を、パッと見て区別できる表記にそろえる。旧屋号や試験用は名前の先頭に印を付けておく ・毎朝開くブックマークを1つに絞る。複数のブックマークが残っていると、古いほうを踏む ・スタッフに配る手順書には、店舗名まで書く。「ログインして予約を開く」ではなく「◇◇店を選んでから予約を開く」と書く

なお、店舗の切り替えを簡単に行える機能は、費用ページの機能一覧では月額5,500円のベーシックプラン以上に並んでいます。無料のプランで複数店舗を運用していると、切り替えのたびに手間がかかる可能性があります。複数店舗を持つ予定があるなら、この点は先に確認しておいてください。

お客様から「ログインできない」と言われたときは、別の話

店主が使う管理画面のログインと、予約したお客様が使う画面は、まったく別のものです。ここを混同したまま説明すると、話がかみ合いません。

お客様の側は、多くの場合ログインという操作をしません。予約が完了したときに届くメールの中に、内容を確認したり変更したりするためのURLが入っていて、それを押すだけです。つまりお客様が「ログインできない」と言っているとき、実際に困っているのはたいてい次のどれかです。

・予約完了のメールが見つからない。迷惑メールに入っている、または別のアドレスに届いている ・メールの中のURLを開いたが、期限が切れているか、すでにキャンセル済みで開けない ・予約したつもりだったが、最後の確認ボタンを押しておらず、そもそも予約が入っていない ・過去に別の予約サイトで作ったアカウントと混同している

対応の順番も決めておくと早いです。まず予約が実際に入っているかを店の管理画面で確認します。入っていれば、お客様の名前と日時を伝えて安心してもらい、変更が必要なら店側で操作します。入っていなければ、その場で電話やメールで受け直します。お客様に操作を頑張らせるより、店が代わりに直すほうが速く、印象もよくなります。

予約完了のメールが届いていないという申し出が続くようなら、送信そのものを疑う価値があります。ヘルプセンターには、一部の店舗でメールが届かない、または遅れて届く事象が起きたという告知が過去に掲載されています。自分のフリーメールと携帯のアドレスの2か所でテスト予約を入れて、実際に受け取れるかを月に一度は確かめてください。届いていないメールは、存在していないのと同じです。

二段階の確認と、端末の持ち回りで起きること

ログインの安全性を上げる仕組みは、同時に「入れなくなる」原因にもなります。よくあるのは次の2つです。

1つ目は、機種変更です。確認コードを受け取る手段が古い端末に紐づいていると、新しい端末で受け取れません。店の代表電話の番号で登録していたのに、その番号を解約した、という例もあります。登録している連絡先が現在も受け取れる状態かどうかは、平時に確認しておく項目です。

2つ目は、登録アドレスが個人のものになっている場合です。開業時に自分の私用アドレスで登録し、そのまま何年も使っている店は多くあります。その状態で担当者が変わると、再設定のメールが誰も見ないアドレスに飛びます。店の運営に使うIDの連絡先は、店として管理できるアドレスにしておくのが基本です。

・登録しているメールアドレスは、いま受け取れるか ・確認コードを受け取る電話番号は、いま使っている番号か ・そのアドレスと番号を、店長以外も把握しているか

この3つを紙に書いて、金庫でも引き出しでもよいので、店の中の決まった場所に置いてください。パスワードそのものを書く必要はありません。どこに何が登録されているかが分かれば、たいていの事故は復旧できます。パスワード自体を共有したい場合は、付箋ではなく、店として管理できる保管の仕組みを用意してください。

毎朝の開き方を決めておくと、詰まる回数が減る

ログインで困る回数は、運用の決め方でかなり変わります。開店前にやることを固定してしまうのが、いちばん効きます。

まず、開く先を1つに固定します。ブックマークを1つだけ残し、それ以外は消します。検索から毎回入る運用は、似た名前のページを踏むもとです。パソコンとタブレットの両方を使う店では、両方の端末で同じブックマークを作っておきます。

次に、開いたあとに見る順番を決めます。今日の予約の件数、初めて来るお客様がいるか、変更やキャンセルが入っていないか。この3つを毎朝同じ順番で確認すると、異常に気付くのが早くなります。予約が0件の日に「今日は暇だ」と思っていたら、実は店舗を間違えて開いていた、という笑えない事故も防げます。

最後に、詰まったときの連絡先を手順書に書いておきます。ヘルプセンターのページ、問い合わせフォームの場所、そして自分の店のIDが誰の名義になっているか。この3つがそろっていれば、当日担当のスタッフだけでも状況を伝えられます。

・開く先はブックマーク1つに固定する ・開いたあとに見る3項目を決める ・詰まったときの連絡先と、ID名義を手順書に書く

小さな決め事ですが、これを紙に落としている店と落としていない店とでは、同じ不具合が起きたときの復旧時間が何倍も違います。

管理者と一般で、できることが違う

スタッフから「画面に項目が出ない」と言われたとき、多くは不具合ではなく権限です。公式のヘルプには、管理者と一般の権限の違いが表で示されています。要点は次のとおりです。

・ユーザーの追加、更新、削除ができるのは管理者だけ ・店舗の追加、店舗での利用開始や申し込みができるのは管理者だけ ・利用約款や規約への同意ができるのは管理者だけ ・一般の権限で変更できるのは、自分の名前、メールアドレス、パスワードのみ

この構造が意味するのは、店を回す実務と、契約に関わる操作が分けられているということです。約款への同意ができるのが管理者だけ、という点は特に大事です。規約の改定があったときに同意の操作が必要になった場合、一般の権限しか持たないスタッフでは先に進めません。管理者のIDを持つ人が不在の日に、この画面が出ると業務が止まります。

また、この予約システム側にも権限の機能があります。機能一覧には、スタッフの役割ごとに管理画面で利用できる機能を制限できる仕組みが紹介されており、個人情報の漏洩防止や不正操作のリスク低減が目的だと書かれています。ただしこの項目は、費用ページの表ではプレミアムプランの主な機能として並んでいます。細かい権限管理が必要な規模かどうかで、選ぶプランが変わってきます。

サービスを追加するときも、入り口は同じID

「予約は使えているのに、別のサービスの画面に入れない」という詰まり方も、同じ構造から生まれます。公式の説明では、すでにIDを持っている場合は利用中のサービスにログインし、使うサービスを追加するときは、サービスを提案する専用のサイトから追加して利用する、という流れが案内されています。つまり、新しいIDを作るのではなく、いま持っているIDに機能を足す形です。

ここで複数店舗を持っていると、また同じ落とし穴があります。関連するサービスを別の店舗に追加する場合は、各サービスへのログイン時に追加を希望する店舗を選ぶだけで使えるようになる、という案内がある一方で、専用のサイトから探して別の店舗に追加する場合は、利用を希望する店舗を選んでログインし直す必要がある、と書き分けられています。経路によって手順が違うということです。

また、業種向けの一部のサービスでは、1つのIDにつき契約中の1店舗しか使えないという制限が明記されているものもあります。複数の店舗をまとめて管理できるのが基本の考え方でも、サービスごとに例外があるということです。自分が使いたい組み合わせで本当に成立するかは、契約前にサポートへ確認しておくほうが確実です。

・追加は新しいIDを作るのではなく、いまのIDに足す ・どの店舗に足すかを、ログインの時点で選ぶ ・サービスによっては1つのIDで1店舗のみ、という制限がある

ここを知らずに新しいIDを作ってしまうと、店舗もIDも増えて、しかも店舗は削除できません。増やす前に、いま持っているIDで足せないかを確認してください。

IDを共有すると、必ずどこかで破綻する

小さな店ほど、1つのIDを全員で使い回している例が多く見られます。手っ取り早いのは確かですが、次の4つが同時に起きます。

・誰が予約を消したのか分からない。トラブルが起きたときに追えない ・退職した人のスマートフォンに、店の顧客情報が入ったままになる ・パスワードを変えるたびに全員へ配り直す必要がある ・パスワードを変えられないので、何年も同じものを使い続けることになる

公式の機能紹介には、管理画面にログインするIDをユーザーごとに発行できると書かれています。オーナー、店長、スタッフのように、ユーザーごとに個別のIDを作成でき、作成したIDには管理者かそれ以外かの権限を設定できる、という説明もあります。人数分作れる仕組みが用意されている以上、共有し続ける理由はありません。

さらに、登録された一般ユーザーが利用できる店舗を選んで設定できる機能もあります。複数店舗を持つ店で、A店のスタッフにB店の予約を見せない、といった分け方ができるということです。顧客の名前と連絡先が入っている画面ですから、見せる範囲は業務に必要な分だけに絞るのが基本です。

個人情報の扱いに関する一般的な考え方は、個人情報保護委員会が公開している資料が参考になります。予約システムには氏名、電話番号、来店履歴が集まります。誰がどこまで見られるかを決めるのは、道具の設定である前に店の方針の問題です。

退職と引き継ぎのときにやること

スタッフが辞めるとき、ロッカーの鍵は回収するのに、管理画面のIDは残したままにしている店が驚くほど多くあります。公式のヘルプには、退職などで不要になったIDは、同じ店舗の管理者権限のアカウントから削除できると書かれています。手順が用意されている以上、その日のうちに処理してください。

引き継ぎで確認する項目を並べておきます。

・辞める人のIDを削除する ・そのIDが管理者だった場合、先に別の人へ管理者権限を渡してから削除する ・予約通知メールの宛先に、辞める人のアドレスが入っていないか確認する ・店のスマートフォンやタブレットに、そのIDでログインしたままの端末がないか確認する

3つ目は特に見落とされます。通知メールを受け取るアドレスは複数登録できる仕様なので、何年も前に追加したアドレスがそのまま残っていることがあります。辞めた人のところに、今日の予約が届き続けている状態は避けたいところです。

4つ目も同じくらい重要です。共有の端末は、開いたままの状態で置かれがちです。店頭のタブレットで管理画面を開きっぱなしにしていると、待っているお客様から他のお客様の名前と電話番号が見えます。悪意がなくても、見えてしまえば情報が漏れたことになります。使わないときは画面を閉じる、あるいは端末そのものに画面の自動ロックをかける。この2つは今日からできます。

引き継ぎの日にまとめてやろうとすると、たいてい漏れます。辞めることが決まった時点で上の4項目を紙に書き、最終出勤日に1つずつ消していく形にしてください。

管理者が1人しかいない店も危険です。その人が入院した、機種変更で二段階の確認が通らなくなった、といった事態で店が止まります。管理者の権限を持つIDは、最低でも2つ用意しておくのが現実的な備えです。

問い合わせるときに、先に用意しておく5つ

自分で切り分けても解決しない場合は、サポートに連絡します。ここで手ぶらで連絡すると、往復のやり取りだけで半日が消えます。先に用意しておくものを決めておいてください。

1つ目は、店舗の名前とIDの名義です。誰の名前で登録されているアカウントなのかを、正確に伝えられる状態にします。開業時に税理士や施工業者に代行してもらった店では、この時点で分からないことがあります。

2つ目は、画面に出ている文言です。「入れません」だけでは何も伝わりません。表示されているメッセージを、一字一句そのまま書き写すか、画面の写真を撮ってください。エラーの番号が出ている場合は、その番号がいちばん強い手がかりになります。

3つ目は、何をどこまで試したかです。この記事の7か所のうち、どれを試して、どうなったのか。これがあると、同じ確認を繰り返されずに済みます。

4つ目は、いつから起きているかです。今朝からなのか、先週の設定変更のあとからなのか。直前に何を変えたかを思い出せると、原因の候補が一気に絞れます。

5つ目は、連絡が付く時間帯です。営業中は電話に出られない店が多いので、対応できる時間を先に伝えておくとやり取りが速くなります。

・店舗名とID名義 ・画面に出ている文言、またはエラー番号 ・試したことと、その結果 ・いつから起きているか、直前に何を変えたか ・連絡が付く時間帯

この5つを1通のメールにまとめて送れば、たいていは1往復で答えが返ってきます。急いでいるときほど、書く時間を惜しまないほうが結果的に速いです。

ログインの手間が減る設計と、増える設計がある

ここまで見てきた詰まり方には、共通する形があります。IDと店舗とサービスと権限が別々に管理されていて、それぞれの組み合わせを店の側で把握しないといけないという構造です。複数のサービスを1つのIDで束ねる設計の裏返しであり、レジも決済もシフトも同じ会社でそろえる店にとっては利点になります。一方で、予約だけを使いたい店にとっては、覚えることが増える方向に働きます。

自分の店がどちらなのかは、いま使っている道具の数を数えれば分かります。予約以外に共通のIDで使っているサービスが2つ以上あるなら、束ねる設計の恩恵を受けています。予約しか使っていないなら、その構造は手間としてだけ残っています。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作り方であれば、覚えるのは1つのログイン先と、スタッフごとのIDだけになります。スタッフ本人が自分のシフトだけを編集できる形にしておけば、店長がすべての変更を代行する必要もなくなります。どの機能がどこまで標準で使えるかはできることに一覧があり、スタッフの人数と予約件数でプランがどう変わるかは料金にまとまっています。

他社の予約システムと同じ条件でそろえた場合に、月額と機能がどう動くかは他社との比較に公開情報だけを並べた表があります。無料プランで使える範囲、リマインドメールがどのプランから使えるか、スタッフ登録数の上限。この3つは店の規模によって効き方が変わるので、自分の店の数字を当てはめて読んでください。業種ごとの受け方の違いは業種ごとの使い方に整理されており、管理画面の実物はログインなしで触れるデモを見るで確かめられます。乗り換えるときの顧客データの移し方や、契約まわりの疑問はよくある質問にまとめてあります。

ログインできない朝は、原因を探すより先に、この記事の7か所を上から順に潰してください。ほとんどはパスワードではなく、店舗か権限のどちらかです。そして落ち着いたら、IDを人数分に分けること、管理者を2人にすること、退職時の処理を手順に入れること。この3つを整えておけば、同じ朝はもう来なくなります。

Q1. エアリザーブのログインに使うIDは何ですか？

同じ提供元の各サービスに共通するアカウントを使います。公式の説明では、無料で登録でき、さまざまな業務・経営支援サービスを利用できるアカウントIDとされています。1つのIDで複数のサービスを使え、複数の店舗とユーザーを管理できる仕組みです。レジや決済で使っているIDがあれば、それがそのまま使えます。

Q2. IDとパスワードは合っているのに、自分の店の予約が出てきません。

ログインの失敗ではなく、開いている店舗が違う可能性が高いです。1つのIDに複数の店舗をぶら下げられる仕様のため、別の店舗に入っていることがあります。公式のヘルプでは、別の店舗で操作する場合は一度ログアウトして、目的の店舗にログインし直す必要があると案内されています。

Q3. スタッフごとにIDを分けたほうがよいですか？

分けてください。管理画面にログインするIDはユーザーごとに発行でき、管理者かそれ以外かの権限も設定できます。共有していると、誰が操作したか追えず、退職時にパスワードを全員へ配り直すことになります。一般ユーザーが利用できる店舗を選ぶ設定もあるため、見せる範囲を業務に必要な分だけに絞れます。

Q4. 辞めたスタッフのIDはどう処理しますか？

退職などで不要になったIDは、同じ店舗の管理者権限のアカウントから削除できます。あわせて、予約通知メールの宛先にそのアドレスが残っていないか、店の端末にログインしたままの状態がないかも確認してください。管理者が1人だけの店は、不在時に店が止まるため、管理者権限のIDを2つ用意しておくと安全です。