エアリザーブとサロンボードの連携｜公開資料で確認できる範囲

エアリザーブ サロンボード 連携で検索している人は、たいてい両方の画面を毎日開いています。ホットペッパービューティー経由の予約は片方に入り、自社サイトや電話からの予約はもう片方に入る。同じ日の同じ枠を、2つの画面で見比べながら埋めている状態です。この2つがつながれば済む話に見えますが、公開されている資料を追うと、話はそう単純ではありません。何が確認できて何が確認できないのかを、まず正確に押さえます。

公開資料で確認できる連携先には、名前が挙がっていない

先に結論を書きます。予約システム側の公式サイトで外部連携として紹介されているのは、同じ提供元のレジと受付管理のアプリです。機能ページの外部連携の項目には、レジとの顧客情報連携と、受付管理アプリとの予約情報連携の2つが並んでいます。レジ側で会計するときに予約時に登録された顧客を選んで会計できること、当日分の予約情報を受付管理アプリで確認できること。この2つが説明されています。

トップページでも、関連するのは決済、レジ、順番待ち管理といったサービスであり、共通のIDで束ねられる仕組みだと説明されています。この一連の説明の中に、美容室向けの予約台帳の名前は出てきません。共通IDで使えるサービスの一覧を見ても、予約台帳としては飲食店向けのものとペットサロン向けのものが挙がっており、美容室向けのものは含まれていません。

つまり、公開されている資料の範囲では、この2つが直接つながるという記載は見当たりません。「連携できない」と断定するのではなく、「公開資料に記載が見当たらない」というのが正確な言い方です。契約している店であれば、それぞれのサポート窓口に直接確認するのが確実です。ただ、次の章を読むと、記載が無いことにはそれなりの背景があると分かります。

美容室向けの予約台帳は、別の枠組みで動いている

美容室向けの予約台帳は、大手の検索予約サイトと組み合わせて使うことを前提にした道具です。公式サイトでは、国内最大級の検索予約サイトと完全予約連携すると説明されており、そのサイトから入った予約が自動でスケジュール画面に反映される仕組みだと書かれています。自社ホームページにネット予約の機能を付けることもできる、という説明もあります。

料金の考え方も独特です。公式のFAQには、こう書かれています。

SALON BOARD自体は、無料でご利用できます。ただし、HOT PEPPER Beautyへの掲載が必要となります。 出典: salonboard.com

同じFAQには、掲載をせずに台帳だけを使うことはできない、という趣旨の回答も並んでいます。台帳そのものは無料でも、使うためには掲載の契約が要る。実質的には、集客の掲載料とセットで成立している道具だということです。複数店舗に導入する場合は店舗ごとに契約が必要だという回答もあります。

そして、連携についての決定的な記述が同じFAQにあります。レジ機能について、技術協力を受けてはいるが機能連携はしていない、という回答です。同じ提供元のレジアプリとさえ、データがつながる形にはなっていないと明記されています。オンラインでのカード決済ができる機能についても、決済サービスが提供する機能であるとしたうえで、台帳と決済サービスの間に機能連携はないと注記されています。

同じ会社が出しているサービス同士でもこの状態です。予約システムとの間に連携の記載が無いことも、この文脈の中では自然に見えてきます。系統が違う道具なのだと理解しておくのが実務的です。

それでも2つを併用する店が生まれる理由

連携していないのに両方を使う店があるのは、それぞれが担っている役割が違うからです。

美容室向けの予約台帳が担っているのは、集客です。検索予約サイトに載ることで、まだ店を知らない人からの新規予約が入ります。掲載料は安くありませんが、新規客の流入を止められない店にとっては外せません。

一方で、予約システムのほうが担うのは、自分の手元にある関係です。常連からの予約、自社サイトからの予約、SNSのプロフィール欄からの予約、そして物販や講座のような台帳の枠に収まらない予約。掲載サイトを通さない予約を、自分の条件で受けるための道具です。

・掲載サイトからの新規予約を取るために、台帳は外せない ・掲載サイトを通さない予約に、掲載料をかけたくない ・掲載サイトの枠組みでは扱えないメニューがある ・将来的に掲載への依存を減らしたいが、いますぐ全部は切れない

この4つのどれかに当てはまる店が、結果として両方を開くことになります。おかしな運用をしているわけではなく、それぞれの合理性があってそうなっています。問題は、その状態が手作業で支えられていることです。

二重管理で実際に起きている損失

つながっていない2つの台帳を同時に運用すると、決まった形で損失が出ます。

もっとも痛いのが、同じ枠に予約が二重に入ることです。片方に予約が入っても、もう片方の空き枠は空いたままなので、そこに別の予約が入ります。気付いた時点でどちらかに謝罪して日程を変えてもらうことになり、新規のお客様であればそのまま失います。1件失うだけで、客単価8,000円の店なら8,000円が消え、掲載料をかけて取った新規であれば獲得の費用も無駄になります。

次に効いてくるのが、顧客情報の分断です。同じお客様が、あるときは掲載サイト経由、あるときは電話で予約すると、2つの台帳にそれぞれ履歴が残ります。前回の施術内容を調べるのに両方を開くことになり、来店回数も正確に数えられません。リピートの状況を数字で把握できないので、販促の判断も勘に頼ることになります。

3つ目が、締めの作業です。売上を集計するときに2か所から数字を出して足す必要があり、月末の作業時間が増えます。1日15分の突き合わせでも、月にすれば7.5時間です。時給に換算すれば、それだけで有料プランの月額を上回る店が多いはずです。

・二重予約による直接の売上損失と、信用の低下 ・顧客履歴の分断による、リピート施策の精度低下 ・毎日の突き合わせと、月末の集計にかかる時間

この3つは、連携がない以上、運用でしか埋められません。

連携がない前提で、二重予約を防ぐ運用

現実的な手は3つあります。どれも完璧ではありませんが、事故の頻度は確実に下がります。

1つ目が、枠そのものを分ける方法です。掲載サイトからの予約を受ける時間帯と、それ以外の予約を受ける時間帯を、あらかじめ分けてしまいます。午前は掲載サイト経由、午後は自社経由、といった分け方です。単純ですが、二重予約は物理的に起きなくなります。欠点は、片方が埋まらなかったときに枠が余ることです。

2つ目が、片方を主にして、もう片方は必ず手で写す方法です。どちらか一方を「本当の台帳」と決め、もう片方に入った予約は入った瞬間に必ず主の台帳へ書き写します。ルールとしては明快ですが、書き写しを忘れる人が1人でもいると破綻します。写すタイミングを「予約通知のメールを見た瞬間」に固定すると、忘れる確率が下がります。

3つ目が、受付の締め切りをずらす方法です。当日や前日の直前予約を片方でだけ受け付ける設定にすれば、直前に飛び込んでくる予約が2か所から同時に入る事態を避けられます。直前の予約こそ二重になりやすいので、ここを絞るだけでも効果があります。

・時間帯で枠を分ける ・主の台帳を1つ決めて、必ず写す ・直前予約は片方でしか受けない

どの手を取るにせよ、決めたルールを紙に書いて全員が見える場所に貼ってください。口頭の共有では、繁忙期の1日で崩れます。

掲載サイト経由の予約と、自社の予約は性質が違う

同じ「1件の予約」でも、どこから来たかで店にとっての意味が変わります。ここを混ぜて数えていると、判断を誤ります。

掲載サイト経由の予約は、多くが初めて来るお客様です。クーポンを見て選んでいることが多く、単価は抑えられがちで、次に来る保証もありません。それでも、店を知らなかった人に届く経路としては強力です。開業直後や、立地に恵まれない店では、ここが生命線になります。

自社経由の予約は、すでに店を知っている人です。指名が入り、クーポンに縛られず、次回の予約もその場で取れます。1件あたりの利益は明らかに高く、しかも獲得の費用がかかっていません。

・掲載経由は、新規の入り口。単価は低めで、獲得の費用がかかる ・自社経由は、リピートの受け皿。単価は高めで、獲得の費用はかからない ・両者を合算した「予約件数」だけを見ていると、経営の状態が見えなくなる

やることは単純で、この2つを分けて数えることです。月の予約件数のうち、掲載経由が何件で、自社経由が何件か。売上のうち、それぞれがいくらか。3か月分を並べると、自分の店がどちらで食べているのかがはっきりします。掲載経由が減っていないのに自社経由が伸びていない店は、リピートの導線が抜けています。逆に自社経由が伸びている店は、掲載への依存を少しずつ落とせる位置にいます。

台帳側にあって、乗り換えると失うもの

寄せる判断をするなら、失うものも正直に見ておく必要があります。美容室向けの台帳には、サロンの運営に寄せた機能が並んでいます。

公式サイトの説明によれば、顧客の基本情報や過去の予約履歴、配信したメールの履歴を一括で管理でき、来店日の前日や来店日から30日後、誕生日といった条件でメッセージを自動配信できるとされています。売上をさまざまな軸で集計でき、3か年分の売上や客数、単価の比較、リピート率や来店サイクルの分析ができるという説明もあります。自社の求人ページを台帳上で作成できる機能も紹介されています。

これらのうち、集客サイトと一体で動く部分は、乗り換えても再現できません。検索予約サイトのマイページにメッセージを届けられる、という部分がその代表です。掲載をやめれば、その経路は当然なくなります。

一方で、来店前日のリマインドや、来店から一定期間が過ぎたお客様への声かけ、顧客の履歴管理といった部分は、一般的な予約システムでも用意されていることが多い機能です。失うものと、代わりに手に入るものを並べて、どちらが自分の店にとって重いかで決めてください。

・失うのは、掲載サイトと一体で動く集客と、その経路での配信 ・残せるのは、履歴の管理、リマインド、来店後の声かけ ・移行を決める前に、この線引きを紙に書き出しておく

移すなら、この順番で動かす

いきなり切り替えると、必ずどこかで予約が抜けます。並行して動かす期間を作るのが基本です。

第1段階は、新しい予約ページを作って公開しないまま設定を終えることです。メニュー、所要時間、料金、スタッフ、シフト。ここを埋めるのに数十分かかります。営業しながら少しずつ進めて構いません。

第2段階は、顧客データの持ち出しです。いま使っている台帳から顧客の一覧を書き出せるかを確認します。書き出せる形式が決まっているはずなので、それを取り込める仕組みが移行先にあるかを先に確認してください。ここが確認できていないまま移ると、履歴を手で入れ直す羽目になります。

第3段階は、受け先を分けた並行運用です。掲載経由はそのまま台帳で受け、常連と自社サイト経由だけを新しい予約ページに寄せます。この時点では二重管理が続きますが、期間を区切っているので許容できます。

第4段階が、告知です。次回予約の案内、名刺サイズのカード、SNSのプロフィール欄、店内の掲示。この4か所のリンク先を新しい予約ページに差し替えます。常連には施術中に口頭で伝えるのがいちばん確実です。

第5段階で、掲載への依存度を見直します。自社経由の比率が上がっていれば、掲載のプランを下げる判断ができます。ここまでで3か月から6か月を見ておくと無理がありません。

・設定を先に終える ・顧客データを書き出せるか確認する ・受け先を分けて並行運用する ・案内の差し替えを4か所で行う ・依存度を見て、掲載のプランを見直す

よくある誤解を3つ、先に外しておく

1つ目は、同じ会社のサービスなら自動でつながるはずだ、という思い込みです。前の章で見たとおり、美容室向けの台帳は同じ提供元のレジアプリとさえ機能連携をしていないと公式に明記されています。同じ会社かどうかと、データがつながるかどうかは別の話です。

2つ目は、無料と書いてあれば費用がかからない、という読み方です。台帳は無料でも掲載の契約が要ります。予約システムの側も、無料のプランには予約件数や機能の範囲があります。無料という言葉が指しているのが何なのかを、必ず条件まで読んでください。

3つ目は、二重管理は慣れれば問題ない、という感覚です。慣れている人がいるあいだは回りますが、その人が休んだ日に事故が起きます。属人的に支えている運用は、いちばん忙しい日に破綻します。ルールを紙にして、誰が入っても同じ手順で回せる形にしておいてください。

どちらに寄せるかを決める3つの問い

いつまでも両方を開き続けるのは、時間の面でも事故の面でも高くつきます。どこかで寄せる判断が必要になります。判断は3つの問いで整理できます。

1つ目は、掲載サイト経由の新規客が、いま売上のどれくらいを占めているかです。この割合が高いほど、台帳は外せません。逆に、実は常連とその紹介で回っていて、掲載経由は月に数件しかない、という店も珍しくありません。数えたことがないなら、まず3か月分を数えてください。感覚と実数がずれていることが多い部分です。

2つ目は、掲載料に見合った新規が来ているかです。掲載料は問い合わせで案内される仕組みなので金額はここに書けませんが、自分の店が支払っている額は分かっているはずです。それを掲載経由の新規客の人数で割れば、1人あたりの獲得費用が出ます。その金額が、そのお客様の初回の粗利を上回っているなら、集客の形を見直す時期です。

3つ目は、掲載を続けるとしても、自社経由の予約を別の道具で受けたいかです。常連や紹介のお客様に、毎回検索サイトを経由させる必要はありません。自社の予約ページを持っておけば、リピートの導線を自分の手元に置けます。

この3つを答えると、たいてい進む方向は1つに絞れます。掲載を主軸に据え続けるのか、掲載は新規獲得の窓口として残しつつ、リピートは自分の予約ページに引き取るのか。後者を選ぶ店が増えているのは、掲載料が固定費として重いからです。

費用の比べ方を間違えないために

比較するときに気を付けたいのが、無料という言葉の中身です。美容室向けの台帳は、それ自体は無料でも掲載の契約が前提です。予約システムのほうは、月額0円のプランが用意されており、有料プランは月額5,500円のベーシック、月額11,000円のスタンダードと段階が分かれています。無料のプランでは前日のリマインドメールが機能一覧に含まれておらず、リマインドを使うにはベーシック以上が必要だと読み取れます。

このリマインドの位置づけは、美容室にとって小さくありません。当日の無断キャンセルを減らす手段としてもっとも手軽で、費用もかからない打ち手だからです。無料で使えるという理由で選んだのに、いちばん使いたい機能が有料の側にあった、という食い違いは事前に潰しておいてください。

・台帳が無料でも、掲載の契約が前提になっている ・予約システムの無料プランは、リマインドの扱いを必ず確認する ・複数店舗を持つなら、店舗ごとの契約が必要かどうかを確認する

金額の比較は、月額だけを並べても答えが出ません。掲載料、決済手数料、そして自分の時間。この3つを足して比べてください。

決済まわりも、系統が分かれている

予約の連携だけでなく、支払いの部分でも同じ構図が見られます。美容室向けの台帳には、お客様がカード情報を登録して予約すると来店時にオンラインで決済でき、現地での会計が不要になる機能が用意されています。キャンセル規定を設定することで、直前のキャンセルや無連絡のキャンセルの発生を減らす効果が期待できる、という説明も添えられています。

ただし、この機能についても注記があります。決済サービスが提供する機能であるとしたうえで、台帳と決済サービスの間に機能連携はない、と明記されています。つまり、支払いの部分だけを別の道具で受けていることになります。

ここから読み取れるのは、店の側で「どの支払いが、どの台帳に紐づいているか」を自分で把握しておく必要があるということです。掲載サイト経由の予約の支払いと、自社経由の予約の支払いが別の仕組みで動いていると、月末に売上を1つの表にまとめる作業が発生します。突き合わせの手間は、予約の二重管理と同じ形でここにも現れます。

・予約の管理と、支払いの管理は別の系統で動いていることがある ・どの経路の売上がどこに入るかを、先に整理しておく ・現金と振込で会計が完結している業態なら、この複雑さは要らない

現金やコード決済で当日の会計が完結している店であれば、事前決済の仕組みを持たないという選択も十分に成り立ちます。決済を前提に組まれた料金体系を選ぶと、使わない機能の分まで毎月払い続けることになります。

スタッフの予定と指名の枠は、どちらで持つか

2つの台帳を並べて使っている店で、予約そのものより先に破綻しやすいのがスタッフの予定です。出勤、休憩、遅番、講習で抜ける時間。これを両方に入れ続けるのは、予約を写す作業よりも面倒です。しかも入れ忘れたときの影響が大きい。担当が不在の時間に指名の予約が入ってしまいます。

そのため、シフトはどちらか一方を正として決めてください。おすすめは、指名の枠を出している側を正にすることです。指名を掲載サイト側で受けているなら台帳を正にし、自社の予約ページで受けているならそちらを正にします。正でないほうには、細かいシフトを入れずに、受け付けない時間だけを大きく塞いでおきます。細かく合わせようとするほどずれが出るので、粗く塞ぐほうが事故は減ります。

もう1つ、指名の受け方そのものを見直す余地もあります。全員の指名枠を常に公開している店は、シフトが1つ変わるたびに調整が発生します。新規は担当を指定せずに受け、指名は2回目以降だけにする形にすると、管理する枠の数が大きく減ります。売上への影響が心配なら、1か月だけ試して新規の予約数を比べてください。ほとんど変わらない店が多いはずです。

・シフトは片方を正と決めて、もう片方には塞ぎだけを入れる ・正にするのは、指名の枠を出している側 ・指名の受け方を絞れば、管理する枠の数そのものが減る

契約を切る前に、手元へ戻しておくもの

掲載をやめる判断をしたとき、慌てて解約すると取り返せないものがあります。切る前にやることを決めておいてください。

まず顧客データです。氏名、連絡先、来店の履歴。書き出せる形式と、書き出せる範囲を先に確認します。書き出しの手続きに日数がかかる場合もあるので、解約の申し出より前に済ませてください。

次に、掲載ページに載せている写真です。スタイル写真や店内の写真を、掲載サイト側にしか置いていない店は少なくありません。撮影を外部に頼んだ分は、元データが手元にあるかどうかを確認してください。無いなら、掲載が消える前に自分で保存します。

3つ目は、これまでに書いたブログやスタイルの紹介文です。文章は資産です。自分のホームページやSNSに移しておけば、掲載をやめたあとも使えます。

4つ目は、お客様から寄せられた口コミです。掲載サイト側に蓄積されたものを別の場所へ移すことは、規約上できない場合があります。契約している媒体の規約を必ず確認してください。移せないなら、その事実も判断材料の1つとして数えるべきです。長く続けている店ほど、ここが重くなります。

5つ目は、求人の応募者情報です。台帳の側で求人ページを作っている場合、応募のやり取りもそちらに残ります。選考の途中の人がいるなら、切る時期を選んでください。

・顧客データの書き出しを、解約の申し出より前に済ませる ・写真と文章の元データを手元に集める ・口コミが移せるかどうかは、契約している媒体の規約で確認する ・選考中の応募者がいる時期に切らない

二重管理をやめると、何が手元に戻るか

2つの台帳を1つにまとめると、いちばん大きく変わるのは顧客の履歴が1か所に集まることです。前回いつ来たか、何をしたか、どこから来たお客様なのかが1つの画面で見えるようになると、次に何をすべきかが判断できるようになります。来店から60日が過ぎたお客様にだけ声をかける、といった動きが、勘ではなく数字でできます。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作り方であれば、予約を受けたあとのリマインド、来店後の御礼、会員のマイページまでが同じ土台の上に乗ります。掲載サイトに払っている費用は集客のためのものであり、リピートを回す部分まで同じ場所に置く必要はありません。どこまでが標準の機能に含まれるかはできることに一覧があり、プランごとの予約件数とスタッフ数の上限は料金にまとまっています。

他社の予約システムと同じ条件でそろえたときの月額と機能の差は、公開情報だけを並べた他社との比較に表があります。無料プランで受けられる予約件数、リマインドメールがどのプランから使えるか、乗り換え時に顧客データを取り込めるか。この3つは美容室にとって効き方が大きい項目です。美容室やネイル、まつげのサロンでの受け方の違いは業種ごとの使い方に整理されており、お客様が見る予約ページと店側の管理画面はログインなしで触れるデモを見るで確かめられます。乗り換えの手順や解約の条件はよくある質問にまとめてあります。

いまの結論をもう一度書きます。この2つが直接つながるという記載は、公開されている資料の中には見当たりません。だからこそ、つながるのを待つのではなく、2つを続けるのか1つに寄せるのかを自分で決める必要があります。決める材料は、掲載経由の新規が売上に占める割合と、二重管理に使っている時間。この2つを数えるところから始めてください。

Q1. エアリザーブとサロンボードは連携できますか？

公開されている資料の範囲では、この2つが直接つながるという記載は見当たりません。予約システム側の機能ページで外部連携として紹介されているのは、同じ提供元のレジとの顧客情報連携、受付管理アプリとの予約情報連携の2つです。契約している店舗であれば、それぞれのサポート窓口に直接確認するのが確実です。

Q2. サロンボードだけを無料で使うことはできますか？

公式のFAQでは、台帳自体は無料で利用できるものの、ホットペッパービューティーへの掲載が必要だと回答されています。掲載をせずに台帳だけを使うことはできないという趣旨の回答も並んでいます。実質的には集客の掲載料とセットで成立している仕組みです。複数店舗の場合は店舗ごとの契約が必要とされています。

Q3. 2つを併用していますが、二重予約を防ぐ方法はありますか？

運用で防ぐ方法が3つあります。時間帯で受ける枠を分けること、主の台帳を1つ決めて片方の予約は必ず写すこと、直前の予約は片方でしか受けないことです。特に直前予約は二重になりやすいため、ここを絞るだけでも事故は減ります。決めたルールは紙に書いて全員が見える場所に貼ってください。

Q4. どちらか一方に寄せるかどうかは、何で判断しますか？

3つ数えてください。掲載サイト経由の新規客が売上に占める割合、掲載料を新規客の人数で割った1人あたりの獲得費用、そして2つの台帳の突き合わせに毎日かけている時間です。掲載経由が思ったより少ない店は多く、感覚と実数がずれています。3か月分を数えてから判断してください。