美容室が当日予約を受けるかどうか｜空き枠の出し方と締め切りの決め方

「今日、空いてますか」という電話に、その場でどう答えるか。美容室の予約システムを検討している店主が、設定の段階でいちばん迷うのがここです。全部受ければ席は埋まりますが、段取りが崩れて既存の予約が押します。全部断れば段取りは守れますが、空いた席がそのまま空いたままになります。この記事では、当日予約を受けるかどうかという二択をいったん捨てて、メニューごとにどこまで受けるかを決めるための材料を並べます。読み終えたときに、自分の店の締め切り時刻と、当日に見せる空き枠の範囲が決まっている状態を目指します。

当日予約は「受ける・受けない」の二択ではない

予約の設定画面には、たいてい「当日予約を受け付ける」という項目があります。オンかオフかの1つのスイッチに見えるので、店全体の方針として決めてしまいがちです。ところが美容室の現場では、この決め方がうまくいきません。

同じ店の中に、当日でもまったく問題なく受けられる施術と、当日には物理的に受けられない施術が同居しているからです。前髪だけのカットなら、いま席が空いていれば10分後に始められます。ハイトーンのブリーチなら、いま席が空いていても始められません。薬剤の在庫、担当できる人の手、その後ろに詰まっている予約が、それぞれ別の条件で「無理」を作ります。

だから決めるべきは、店として当日予約を受けるかどうかではなく、次の3つです。

・どのメニューなら当日に受けるか ・その受付を何時で締め切るか ・締め切りまでの間、空き枠をどこまで見せるか

この3つを別々に決めておくと、当日の電話に迷わず答えられます。「今日は無理です」と全部断っていた店が、カットだけは受けると決めるだけで、夕方の空席が埋まり始めることがあります。逆に何でも受けていた店が、カラーの当日受付を止めるだけで、閉店時刻が1時間早くなることもあります。

当日の問い合わせが何件来ているかを、先に数える

決める前に、いま何件の当日の問い合わせが来ているのかを掴んでください。数えていない店がほとんどです。断った電話は記録に残らないので、感覚では「たまに来る」としか言えません。

数え方は簡単です。レジの横にメモ用紙を1枚置いて、当日の問い合わせが来るたびに、時刻、希望のメニュー、受けたか断ったか、の3つだけを書きます。これを2週間続けます。集計は5分で終わります。

出てきた数字の見方には順番があります。まず、断った件数を見ます。1日1件でも、営業日25日で25件です。カットの単価が5,000円なら、月あたり12万5,000円ぶんの問い合わせを断っている計算になります。全部が受けられたわけではありませんが、規模感は掴めます。

次に、時刻の分布を見ます。当日の問い合わせは、朝の10時台と、昼過ぎの13時から15時台に山ができる店が多く見られます。朝の山は「今日休みだから行こう」と思い立った人、昼の山は「夕方に予定が空いた」人です。この2つの山のどちらが大きいかで、締め切りをどこに置くかが変わります。

最後に、希望メニューの内訳を見ます。当日の希望がカット中心なら、受けられる余地が大きい店です。カラーやパーマの希望が多いなら、薬剤と時間の問題を先に片付けないと受けられません。

当日に埋められる枠と、埋められない枠を分ける

美容室の空き枠は、長さによって性質がまったく違います。当日に埋まる見込みがあるのは、短い枠だけです。

60分の枠は、当日の思いつきで動ける人の行動範囲に入っています。仕事の合間、買い物のついで、子どもを預けている間。この長さなら、その日のうちに予定を組み替えられます。ところが180分の枠は、半日の予定を空ける必要があります。当日に「これから3時間空いていますか」と探しに来る人は、ほとんどいません。

つまり、長い枠が空いてしまったときの正しい打ち手は、その枠を当日予約で埋めることではありません。長い枠は、そもそも空かないように前日までに手を打つべきものです。当日予約で狙うのは、あくまで短い枠と、長い枠の前後にできた半端な時間です。

・60分から90分の枠は、当日に埋まる可能性がある ・150分を超える枠は、当日にはまず埋まらない ・長い施術の前後にできた30分は、前髪カットやトリートメントで埋められる ・埋められない長い枠は、当日ではなく前日までの対策で守る

この分け方をしておくと、当日予約の設定で何を許すかがはっきりします。当日に見せる空き枠を、所要時間の短いメニューだけに絞るという設定が成り立ちます。

薬剤と準備が、当日受付の線を決める

美容室で当日予約が難しくなる理由の大半は、席の空きではなく準備にあります。ここは他の業種と決定的に違うところです。

まず、初めてヘアカラーをする人の扱いがあります。使用する製品の説明書では、施術の前に時間をおいてパッチテストを行うよう求めているものがあります。求められている手順と所要時間は製品によって違うので、自店で使っている薬剤の説明書を必ず確認してください。この手順が要る場合、初回のカラーは当日に受けられません。受付の段階で分岐が必要になります。

次に、薬剤の在庫です。よく出る色は常に置いてありますが、白髪染めの明るいトーンや、特定のブリーチ剤は在庫が薄いことがあります。当日の予約を受けてから在庫が無いと気づくと、その場で謝ることになります。

さらに、担当できる人の問題があります。縮毛矯正やハイトーンは、担当できるスタッフが限られている店が多く見られます。その人が今日入っていなければ、席が空いていても受けられません。

これらをまとめると、当日に受けてよいメニューの条件が見えてきます。

・準備の手順が要らない ・薬剤の在庫が常に足りている ・その日出勤している誰でも担当できる ・所要時間が90分以内で読める

4つとも満たすメニューだけを、当日の受付対象にします。多くの店では、カット、前髪カット、シャンプーとブロー、トリートメントあたりがここに入ります。

締め切りを「何時間前」で決めると、朝の枠が死ぬ

予約システムの設定では、受付の締め切りを「予約時刻の何時間前まで」という形で指定するものが一般的です。ここに一律の数字を入れると、思わぬところで枠が閉じます。

たとえば「3時間前まで」と設定したとします。開店が10時の店で、10時の枠を予約できるのは朝の7時までです。7時に予約サイトを開いている人は多くありません。結果として、朝いちばんの枠は当日にはほぼ売れなくなります。

「1時間前まで」にすれば朝の枠は生き返りますが、今度は準備の時間が足りません。9時に入った10時の予約に対して、店側が気づくのが9時50分ということが起こります。

だから、時間の長さで一律に決めるのをやめて、時刻で決めます。

・当日の受付は、開店の30分後に締め切る枠と、その日ずっと開けておく枠を分ける ・午前の枠は「前日の20時まで」のように、前日の時刻で締める ・午後の枠は「当日の11時まで」のように、当日の時刻で締める

こうすると、朝の枠は前日の夜に決まり、午後の枠は当日の午前中に決まります。店側は昼までに、その日の残りの段取りを確定できます。

締め切りは、メニューごとに別々に置く

締め切りをひとつの時刻に統一すると、必ずどこかに無理が出ます。メニューごとに分けたほうが、受けられる件数は増えます。

目安の置き方は、準備にかかる時間から逆算します。カットだけなら準備はほとんど要らないので、施術開始の60分前まで受けられます。カラーは薬剤の確認と調合があるので3時間前、縮毛矯正やブリーチは担当者の確保と後ろの枠の調整が要るので前日まで、という形です。

・カット、前髪カット、ブロー … 開始の60分前まで ・トリートメント、ヘッドスパ … 開始の90分前まで ・カラー（2回目以降） … 開始の3時間前まで ・カラー（初回） … パッチテストの手順に従う ・パーマ、縮毛矯正、ブリーチ … 前日まで

この設定は、予約の受付ツールの側で、メニューごとに締め切りを別に持てるかどうかにかかっています。ツールを比べる段階なら、この項目を必ず確認してください。予約の受け付けからその後の連絡までをどう組み立てられるかはできることのページで機能ごとに整理されています。1つの締め切りしか持てない設計だと、いちばん厳しいメニューに全体を合わせることになり、カットの当日予約まで受けられなくなります。

空き枠を全部見せるか、当日だけ絞って見せるか

当日の空き枠を予約ページにどこまで出すか。これは埋まり方に直接効きます。

全部見せる方式は、正直で分かりやすい代わりに、店が空いていることが外から丸見えになります。夕方に3枠並んで空いていると、それを見た人が「人気がない店なのか」と受け取ることがあります。

絞って見せる方式は、当日に出す枠を数個に限定します。空きが多い日でも、見せるのは3枠までにする。心理的な効果だけでなく、実務上の利点もあります。当日に来る人を特定の時間帯に寄せられるので、施術が重ならず、1人でも回せます。

・全部見せる … 埋まる可能性は最大になるが、時間帯がばらける ・絞って見せる … 埋まる時間帯を店が選べる。1人で回す店に向く ・見せない … 当日はネットで受けず、電話だけにする

小規模な店では、絞って見せる方式が現実的です。当日の枠を、13時、15時、17時のように等間隔で3つだけ出しておく。1つ埋まったら、次の枠を出す。この運用なら、施術が連続せず、後片付けの時間も残ります。

当日枠を出す時刻を、店の側で決める

当日の枠をいつ公開するかも決めておきます。何もしなければ、前日のキャンセルが出た瞬間に枠が開き、深夜でも予約が入ります。深夜に入った当日予約は、朝に確認するまで店が知りません。

そこで、当日の枠を公開する時刻を決めます。朝の営業開始前、たとえば9時30分に、その日の当日枠を公開する。前日までに埋まらなかった枠を、そこで初めて当日用として出す。この形にすると、店側は毎朝1回、その日の予定を確定できます。

公開の時刻は、来てほしい客層に合わせて動かします。近隣の勤め先から昼休みに来てほしいなら、11時に公開すると昼休みの検索に間に合います。子育て中の人に来てほしいなら、送り出しが終わった9時台が向いています。

公開したあと、埋まらなかった枠をどうするかも決めておきます。閉店の3時間前になっても空いている枠は、そこで閉じてしまう。無理に開けておくと、閉店間際に長い施術の予約が入り、退勤が遅れます。

電話とネットで、当日の扱いを揃える

当日予約でいちばん事故が起きるのは、電話とネットの間です。ネットの締め切りを設定していても、電話ではその場の判断で受けてしまうと、締め切り後に入った予約が2つ並びます。

揃えるために、電話に出る人が見る紙を1枚作ります。書くのは3つだけです。

・当日受けてよいメニューの一覧 ・メニューごとの締め切り時刻 ・締め切り後に頼まれたときの断り方の文面

3つ目が抜けやすいところです。断り方を決めていないと、その場で判断することになり、人によって答えが変わります。文面はたとえば次のようにします。

申し訳ございません。カラーのご予約は本日ぶんの受付を終了しております。薬剤のご準備がございますので、明日以降でしたら承れます。明日の14時と16時が空いておりますが、いかがでしょうか。

断るだけで終わらせず、次の候補を2つ出すところまでを文面に入れておきます。ここまで書いてあれば、誰が電話に出ても同じ対応になります。

掲載サイト経由の当日予約は、店の締め切りと別に動く

集客サイトに掲載している店では、もう1つ確認する場所があります。掲載サイト側にも当日予約の設定があり、店の予約ページの設定とは別に動いています。

自店のページで「カラーは前日まで」としていても、掲載サイト側が当日受付を許していれば、そちらから当日のカラーが入ってきます。設定を揃えていないと、この経路だけが穴になります。

さらに、掲載サイトから入った予約が自店の台帳に反映されるまでに時間差があると、その間に同じ枠が二重に埋まります。当日予約は時間差の影響をまともに受けます。前日までの予約なら、翌朝に気づいて調整できますが、当日の予約は気づいたときには相手が向かっています。

入口が複数あるときの整理の考え方は、業態ごとの受け方をまとめた業種ごとの使い方のページで、店の規模別に分けて説明されています。掲載サイトと自店の予約ページを併用するなら、当日枠は片方だけに出す、という割り切りも有効です。

予約が成立するのはいつか、を決めておく

当日予約では、申し込みから来店までの時間が短いため、「予約が取れた」と相手が思っている状態と、店が受けたと認識している状態がずれると、そのまま来店の事故になります。

契約が成立する時点について、民法は次のように定めています。

契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。 出典: laws.e-gov.go.jp

申し込みだけでは足りず、店の承諾があって初めて成立するという構造です。予約の受け方をこれに合わせると、2つの型に分かれます。

1つは、ネットで枠を押さえた時点で確定する型です。相手には「予約が確定しました」と表示され、店は後から知ります。当日予約では、店が気づく前に相手が来る可能性があります。

もう1つは、申し込みを受け付けてから、店が確認して返信して確定する型です。確実ですが、当日予約では返信が遅れると意味がありません。店が10分で返せる時間帯だけ、この型を使うという設計もあります。

どちらを選ぶにせよ、相手の画面に出る文言を確認してください。「受付」なのか「確定」なのかで、相手の理解が変わります。

当日予約で来る人は、常連とは限らない

当日に予約を入れてくる人の顔ぶれは、前もって予約する人とは違います。この違いを知っておくと、受けたあとの手当てが変わります。

当日予約には、初めて来る人の割合が高くなります。行きつけの店が取れなかった、引っ越してきたばかり、旅行や出張の途中。いずれも、その場の必要で探しています。

初めての人が当日に来ると、店側の段取りが1つ増えます。カウンセリングの時間です。常連なら5分で済む確認が、初めての人には15分かかります。当日枠の所要時間を、常連と同じ長さで設定していると、この15分がそのまま押します。

だから、当日枠には少し余裕を持たせます。カットの枠が通常60分なら、当日枠は75分で設定する。埋まったときの利益は少し減りますが、後ろの予約を守れます。

もう1つ、当日に来た初めての人を、次につなげられるかどうかで価値が大きく変わります。1回きりで終われば、その日の売上だけです。次回の予約まで取れれば、当日枠は新規獲得の入口になります。会計のときに次回の日程を決める習慣を作ってください。

スタッフが複数いる店で、当日の割り振りを決める

1人で回している店なら、当日予約は自分の判断で完結します。スタッフが複数いる店では、誰の枠に入れるかという問題が加わります。

指名なしの当日予約を、その日いちばん空いている人に自動で割り振ると、特定の人にばかり当日の客が集まることがあります。技術のばらつきがあると、当日に来た初めての人ほど、いちばん経験の浅い人に当たるという構図になりかねません。

割り振りの決め方は、あらかじめ3つの型から選んでおきます。

・空いている順に自動で割り振る … 事務は楽だが、担当が偏る ・当日枠を担当できる人を、日ごとに指定しておく … 品質は揃うが、その人が埋まると受けられない ・当日枠は受け付けだけして、割り振りは店長が決める … 柔軟だが、判断する人が常にいる必要がある

小規模な店では2つ目が現実的です。「今日の当日枠の担当は誰」と朝礼で決めておく。その人の空き枠だけを当日用に公開する。これなら、受けた瞬間に担当が決まっています。

指名の扱いも先に決めておきます。当日に「いつもの方でお願いします」と言われて、その担当者が別の予約で埋まっている場面は必ず来ます。ここで「では他の者で」と提案するか、「明日以降でしたらご指名で承れます」と返すかを、店として統一しておいてください。前者を選ぶ店は当日の売上を取り、後者を選ぶ店は指名の関係を守ります。どちらが正しいということはありませんが、人によって答えが変わる状態がいちばん良くありません。判断が割れたときに誰が決めるのかも、あわせて決めておきます。

当日枠を作るために、前日の枠の閉じ方を変える

当日に出せる枠が無い店は、そもそも前日までに全部埋まっている店です。この状態は良いことのように見えますが、当日の思いつきの需要を全部逃しています。

意図的に当日枠を残す方法があります。前日までの予約を、席の全部ではなく8割までで締める。残りの2割を当日用に空けておく。予約の受付ツールの側で、日ごとの上限件数を決められるものなら、この運用ができます。

ただし、これは埋まり方に自信のある店の手です。前日までに埋まりきらない店がこれをやると、単に空席が増えます。判断の基準は、直近3か月で前日までに満席になった日が何日あるかです。月の半分以上が満席になっているなら、当日枠を残す価値があります。

もう1つ、キャンセルで空いた枠を当日枠に回す仕組みも用意しておきます。前日の夜にキャンセルが出たら、翌朝の公開時にその枠を当日用として出す。手作業でやると忘れるので、キャンセルが出たときに枠が自動で開く設定になっているかを確認してください。

当日だけ安くするかどうかは、慎重に決める

空いている枠を埋めたい一心で、当日限定の割引を出す店があります。効果はありますが、副作用も確実に出るので、出すなら条件を絞ってください。

副作用は2つです。1つは、通常の価格で前もって予約している常連が、その割引を見てしまうことです。同じ施術が当日だと安いと分かれば、次からは当日まで待つ人が出ます。前もって埋まっていた枠が、当日まで決まらない枠に変わります。これは店にとって最も避けたい流れです。

もう1つは、価格で来た人の再来店率です。割引を目当てに来た人は、次も割引があるときにしか動きません。定価に戻した瞬間に離れるので、獲得の手段としては効率がよくありません。

出すなら、次のように絞ります。

・割引ではなく、時間の追加にする（同じ価格でトリートメントを付ける） ・対象を初めて来る人に限る ・出す時間帯を、もともと売れない時間に固定する（平日の14時台だけ、など） ・予約ページには出さず、店の前の看板と店内の掲示だけにする

4つ目は特に効きます。ネット上に残る割引は、既存の客の目にも入り続けます。その場を通りかかった人にだけ見える形にしておけば、価格の情報が客層をまたいで広がりません。

雨の日と近隣の行事で、当日の動きは変わる

当日予約の件数は、天候と近隣の予定にはっきり左右されます。ここを読めるようになると、枠の出し方を日ごとに変えられます。

雨の日は、2つのことが同時に起きます。前もって入っていた予約のキャンセルが増え、同時に「今日どこか空いていないか」という当日の問い合わせも増えます。出かける予定を変えた人が、屋内で済む用事に振り替えるためです。雨の日は、キャンセルで空いた枠をその日のうちに公開する価値が高くなります。

近隣で大きな行事があるときは、逆の動きになります。人の流れがそちらに向くので、当日の来店は減ります。地域の祭りや花火大会、学校の行事の日程は、あらかじめカレンダーに入れておいてください。その日は当日枠を出さず、スタッフの休みに当てたほうが合理的です。

・雨の日 … キャンセルが出やすく、当日の需要も増える。枠を早めに出す ・連休の中日 … 遠出をする人が多く、当日の来店は減る ・地域の行事の日 … 人の流れが変わる。枠を絞る ・給料日の直後の週末 … 単価の高いメニューが動きやすい

天気の予報を見て、その日の枠の出し方を朝に決める。この5分の判断が、月ごとの空席数に効いてきます。

受けた結果を、3つの数字で確かめる

当日予約の設定を変えたら、変えっぱなしにせず、3つの数字で確かめます。感覚では、忙しかった日の印象に引きずられます。

1つ目は、当日予約の成立件数です。月に何件が当日に入ったか。設定を変える前と後で比べます。

2つ目は、既存の予約が押した回数です。当日予約を受けたことで、後ろの予約の開始が遅れた日を数えます。ここが増えているなら、締め切りが甘いか、当日枠の所要時間が短すぎます。

3つ目は、当日に来た人のうち、次回の予約まで取れた割合です。ここが低いなら、当日枠は売上の穴埋めにしかなっていません。会計時の声かけを変える余地があります。

3つを月ごとに並べると、締め切りをもう30分後ろにずらせるか、それとも戻すべきかが判断できます。数字を取る手間を減らすには、予約の受付から来店後の連絡までが1か所に記録されている必要があります。道具ごとに記録の残り方がどう違うかは他社との比較のページで項目ごとに並べられているので、いま使っているものと見比べてください。

当日の受け方を決めるときに、確かめておく場所

ここまでの内容を実際の設定に落とすとき、確認しておく点が4つあります。

まず、メニューごとに別々の締め切りを持てるかどうかです。1つの締め切りしか設定できないツールでは、この記事の組み立ては成立しません。当日枠だけを別扱いにできるかを、契約する前に確かめてください。料金の段階によって設定できる項目が変わることもあるので、料金のページでプランごとの違いを見ておくと、後から上位プランに移る必要があるかどうかが分かります。

次に、当日の枠を公開する時刻を店側で決められるかどうかです。キャンセルが出た瞬間に自動で開く仕様しかないと、深夜の当日予約を止められません。

3つ目は、当日予約が入ったときに、店側にどう届くかです。画面を開かないと分からない仕組みだと、施術中に入った当日予約に気づけません。通知の届き方は、当日予約を受けるうえで死活的です。実際の画面での見え方はデモを見るから動かして確かめるのが早く、通知の設定がどこにあるかも触れば分かります。

4つ目は、掲載サイト経由の予約との突き合わせです。二重に埋まる事故は、当日にいちばん多く起きます。

設定の細かい挙動で迷ったときは、よくある質問のページに受付の締め切りや通知まわりの項目がまとまっているので、そこを先に見ると当たりが付きます。当日予約は、受けるほど売上が増える一方で、受けるほど段取りが崩れます。この両方が同時に本当だという前提に立って、メニューごとに線を引き直すのが、いちばん確実なやり方です。

Q1. 当日予約は、何時まで受け付けるのが適切ですか？

一律の時刻ではなく、メニューごとに分けるのが実務的です。カットは開始の60分前まで、カラーは薬剤の準備があるので3時間前まで、パーマや縮毛矯正は前日までが目安になります。開店直後の枠は、当日ではなく前日の夜で締めておくと、朝いちばんの枠が売れ残りません。

Q2. 当日の空き枠は、全部見せたほうがよいですか？

1人で回している店なら、絞って見せるほうが向いています。当日に出す枠を3つ程度に限定すると、来店の時間帯を店側で選べるので、施術が重なりません。空きが多い日に全部を並べると、外から見て空いている店に見えるという別の問題も出ます。

Q3. 当日予約が入ったことに、施術中でも気づけますか？

使う道具によります。画面を開かないと分からない仕組みだと、施術中の当日予約を見落とします。契約する前に、予約が入ったときの通知がどこにどう届くか、通知の宛先を複数にできるかを確かめてください。当日予約を受けるなら、ここは最優先で確認する項目です。

Q4. 初めてのお客様の当日予約は、断ったほうがよいですか？

断る必要はありませんが、枠の長さを変えてください。初めての人はカウンセリングに時間がかかるため、通常60分のカットなら当日枠は75分で設定しておくと、後ろの予約が押しません。ヘアカラーについては、使用する薬剤の説明書が求める事前の手順を確認したうえで受けるかどうかを決めます。