カウンセリングルームの予約システムをどう選ぶか｜業態で変わる、外せない条件

カウンセリングルームの予約システムを選ぼうとして比較表を開くと、並んでいるのはネイルや整体の店を前提にした項目ばかりです。メニューの写真、スタッフの指名、クーポン、口コミ。どれも相談室にはあまり関係がありません。反対に、相談室にとって外せない条件は比較表にほとんど出てきません。この記事では、カウンセリングルームが予約の道具を選ぶときに、どこを確かめれば後から困らないかを順番に並べます。

施術業の比較表では、相談室に要る条件が見えない

予約システムの多くは、美容や整体の店を主な利用者として作られています。そうした店では、1日の予約件数が多く、新規の客が次々に来て、客はメニューを選んで来店します。比較表の項目も、その前提で並びます。

カウンセリングルームは、その前提がほぼ逆です。1日の件数は少なく、同じ人が隔週や毎週のように続けて来ます。相談者はメニューを選んで来るのではなく、相談したいことがあって来ます。そして、予約をしたという事実そのものを他人に知られたくない人がいます。

この違いがあるので、比較表の上位に来る機能がいくら揃っていても、相談室で使うと合わない場面が出ます。たとえば、予約完了のメールに店の名前が大きく入る、会員登録をしないと予約できない、スタッフ全員が全員の予約を見られる、といった仕様です。どれも一般の店にとっては便利な仕様ですが、相談室では相談者のためらいを増やします。

選ぶ順番を変えてください。まず相談室として外せない条件を並べて、それを満たす候補だけを残します。料金や細かな機能を比べるのは、その後です。先に料金で絞ると、外せない条件を満たさない道具が安さで残り、使い始めてから手作業で穴を埋めることになります。

選ぶ前に、月の予約件数を自分で数えておく

条件を並べる前に、1つだけ数字を出しておいてください。月に何件の予約を受けるかです。多くの予約システムは、この件数で料金の段階が分かれています。

相談室の件数は、次の掛け算で出ます。カウンセラーの人数、1人が1日に受ける面接の数、月に開けている日数。1人で運営していて、1日に4件、月に20日開けているなら、満席で80件です。実際には満席にならない日があるので、6割から7割で見積もって50件前後になります。

ここで気をつけたいのは、無料の段階の上限が月50件に置かれている道具が多いことです。1人の相談室は、ちょうどこの線の上下を行き来します。開業したばかりの月は収まっても、継続の相談者が増えてくると越えます。越えたときに予約が止まるのか、追加の料金で続けられるのかは、道具によって違います。

カウンセラーが2人になると、この数字はそのまま倍になります。2人がそれぞれ週に3日ずつ、1日4件を受ける形なら、満席で月におよそ96件です。オンラインの面接を夜の時間帯に足している相談室では、対面の件数とは別にその分も数えてください。無料の事前相談を予約として受ける場合も、件数に含まれます。

継続中心の相談室では、件数が月ごとに大きく揺れないのも特徴です。一度増えた件数は、終結する人が出るまで減りません。無料の段階で始めて、上限に届いた時点で有料に移る、という流れを最初から見込んでおいてください。そのうえで、有料の段階に上がったときの月額が、相談室の売上から見て無理のない金額かを確かめます。

通知の差出人と件名を、自分で書き換えられるか

相談室にとって最初に確かめるべき条件は、予約を受けたときに自動で届く通知の見え方です。これは機能の有無ではなく、文面をどこまで変えられるかの問題です。

確かめる場所は3つあります。1つ目は差出人の表示名、2つ目は件名、3つ目は本文の冒頭の数行です。スマートフォンの通知では、この3つが画面に出ます。家族と同じ端末を見る機会がある人、職場のメールで申し込んだ人にとって、ここに相談室の名前や相談を連想させる語が出ると、それだけで次から予約しにくくなります。

道具によっては、件名が固定されていて変えられないものがあります。本文は編集できても、先頭に店名が自動で入る仕様のものもあります。案内のページに「文面を編集できます」と書いてあっても、どの部分まで編集できるのかは、実際の管理画面を触らないと分かりません。

もう1つ見ておきたいのが、通知に予約の内容をどこまで載せるかです。選んだメニューの名前がそのまま件名や本文に入る道具では、メニュー名を「初回面接」「継続面接」のように、中身を連想させない名前にしておく必要があります。「夫婦関係の相談」のような名前をメニューに付けると、それが通知に載ります。

この条件は、他のどの機能よりも優先してください。ここが合わない道具を使うと、相談者の側で予約をためらう理由が1つ増え、その理由は相談室の側からは見えません。

初回と継続で、枠の長さと料金を分けられるか

カウンセリングルームでは、初回の面接と継続の面接で、枠の長さも料金も違うことがほとんどです。初回は聞き取りに時間を使うので80分から90分、継続は50分、といった形です。

予約システムでは、これを「メニュー」として分けて登録します。確かめるのは、メニューごとに所要時間を別々に設定できるか、そして所要時間に合わせて空き枠が自動で計算されるかです。所要時間が1種類しか持てない道具では、初回の予約が入るたびに、後ろの枠を手で塞ぐことになります。塞ぎ忘れた日に、次の面接と重なります。

料金が0円のメニューを作れるかも見ておいてください。相談室によっては、申込の前に15分ほどの無料の事前相談を設けています。料金の入力が必須の道具では、この枠を作るのに工夫が要ります。

もう1つ、面接の後に記録を書く時間をどう扱えるかを確かめます。所要時間とは別に、次の予約までの間隔を空けられる道具と、所要時間にまとめて含めるしかない道具があります。後者の場合、継続面接の所要時間を65分のように長めに登録して、相談者の側には面接が50分であることを別に案内する運用になります。どちらでも回せますが、案内の書き方が変わるので、先に知っておくと設定で迷いません。

本名を出したくない相談者を、受け止められるか

一般の店では、予約の名前は本名で入力してもらうのが当たり前です。カウンセリングルームでは、そこにためらいを持つ人がいます。初回だけは名字だけにしたい、呼ばれる名前を別にしてほしい、という希望は珍しくありません。

予約システムの側で確かめるのは、名前の欄の扱いです。姓と名が別々の必須項目になっているか、1つの欄で自由に書けるか、カナの入力が必須か。カナが必須だと、名前を伏せたい人はそこで手が止まります。

顧客の一覧で、カナで検索できるかも確かめてください。相談室では、同じ名字の相談者が複数いることがよくあります。継続の期間が長いので、1年も運営すると一覧はそれなりの長さになります。名前だけで一覧を探す形だと、似た名前を取り違えます。取り違えは、前日の連絡を別の人に送るという形で表に出ます。

会員登録を必須にしていないかも見ておきます。予約のたびに入力しなくて済むように会員の仕組みを持つ道具は多く、継続の相談者には便利です。一方で、初回の申込の時点でパスワードを作らせる道具では、そこで離れる人がいます。登録しなくても予約でき、望む人だけが登録する形になっているかを確かめてください。

相談内容に触れる情報を、どこに置く道具か

予約の申込で相談の概略を書いてもらう相談室は多くあります。書かれた内容は、法律の上では扱いに特に配慮が要る情報に当たることがあります。

この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。 出典: laws.e-gov.go.jp

相談の概略に通院の状況や被害の経験が書かれていれば、それはこの定義に触れる可能性があります。どこまでが該当するかの判断は、自分の相談室の扱いに即して、個人情報保護委員会の案内や専門家に確認してください。

予約システムを選ぶ段階で確かめられるのは、その情報がどこに残るかです。申込フォームで集めた内容が、予約の詳細画面に出るのか、顧客の情報に紐づいて残り続けるのか、通知のメールにそのまま転記されるのか。3つ目は特に注意が要ります。相談の概略が確認のメールに載ると、相談者の受信箱と、相談室の受信箱の両方に、その内容が残ります。

通信が暗号化されているか、利用する事業者ごとにデータが分けて保存されているか、毎日のバックアップがあるか。こうした点は、道具の案内サイトのよくある質問やプライバシーポリシーに書かれていることが多いので、候補ごとに読み比べてください。書かれていない場合は、問い合わせて答えを文章で受け取っておきます。

決済を予約の段階で取る必要があるか

予約システムの料金を押し上げている要因の1つが、決済の機能です。カード決済を組み込んだ道具は、月額が高めに設定されているか、決済のたびに手数料がかかります。

カウンセリングルームの多くは、面接の後に現金か振込で受け取っています。この形で困っていないなら、決済の機能は要りません。決済が要らない相談室が、決済込みの料金を払い続ける理由はありません。

事前決済を検討したほうがよいのは、オンラインの面接を受けている場合です。対面なら面接の後にその場で受け取れますが、画面越しの面接では、終わった後に振込を待つことになります。振込の確認と催促に時間を取られているなら、予約の時点で決済を済ませる形が合います。

ただし、相談室ならではの注意があります。カードの利用明細には、決済した事業者の名前が載ります。家族とカードの明細を共有している人にとって、そこに相談室の名前が出ることは、確認メールの件名と同じ問題になります。事前決済を入れるなら、明細にどういう名前で載るかを確かめてから、相談者への案内に書いておいてください。決済を任意にできる道具であれば、現金や振込を選べるようにしておくと、明細を避けたい人も予約できます。

オンライン面接の接続先を、自動で届けられるか

画面越しの面接を行っている相談室では、接続先のURLをどう届けるかが、毎回の小さな手間になります。予約が入るたびに手でメールを書いて送る運用だと、送り忘れた日に面接の開始が遅れます。

確かめるのは、面接用のURLを予約の通知に自動で差し込めるかです。カウンセラーごとに固定のURLを使っている相談室なら、カウンセラーごとにURLを登録しておき、そのカウンセラーの予約の確認と前日の連絡に自動で入る形が扱いやすくなります。

対面とオンラインの両方を受けている場合は、メニューを分けて、オンラインのメニューにだけURLが載るようにできるかを見ます。対面で来る相談者にURLが届くと、どちらで受ければよいのか混乱します。

固定のURLを使い回すことに抵抗がある相談室もあります。前の相談者が退出していないうちに次の相談者が入ってくる事故を避けるため、待機室の機能を使うか、予約ごとに別のURLを発行するかを決めておきます。予約ごとに発行する運用は、予約システムの側では自動にならないことが多いので、手で送る前提になります。どちらの運用を取るかによって、予約システムに求める条件が変わります。

複数のカウンセラーがいるなら、見える範囲を分けられるか

カウンセラーが複数在籍する相談室では、予約の一覧を誰がどこまで見られるかが条件になります。一般の店では、スタッフ全員が全員の予約を見られることが多く、それで困りません。相談室では、担当していない相談者の名前や来談の頻度が、他のカウンセラーに見えることを避けたい場合があります。

確かめるのは、カウンセラー本人が管理画面に入ったときに、どこまで見えるかです。自分のシフトだけを編集できる形なのか、全員の予約が見える形なのか。事務の担当者がいる場合、その人にはどこまで見せるのか。道具によって、細かく分けられるものと、管理者か一般かの2段階しかないものがあります。

指名の扱いも見ておきます。継続の相談者は、担当のカウンセラーが決まっています。予約の画面で担当を選べるか、あるいは継続の相談者には担当以外の枠が出ないようにできるか。初回の相談者には担当を選ばせず、相談室の側で割り振りたい場合もあります。

カウンセラーが業務委託で入っている相談室では、その人が辞めたときにログインを止められるかも確かめてください。止めた後も、その人が担当していた相談者の予約の履歴は相談室の側に残る必要があります。人が入れ替わる前提で、権限を付けたり外したりできる道具を選びます。

予約の取り消しを、どこまで相談者に任せるか

多くの予約システムには、確認のメールに変更や取り消しのためのリンクを入れる機能があります。相談者は電話をかけずに、自分で予定を動かせます。一般の店では歓迎される機能ですが、相談室では任せる範囲を決めてから使ってください。

カウンセリングでは、来られなくなったことや、直前に取り消したことが、それ自体として面接で扱う材料になる場合があります。取り消しがリンク1つで完結すると、その事実は相談室の側に記録としては残っても、相談者と言葉を交わす機会はなくなります。この点をどう考えるかは相談室の方針によりますが、少なくとも道具の側で選べる必要があります。

確かめるのは次の3点です。取り消しのリンクを通知に入れるかどうかを切り替えられるか。取り消しを受け付ける締め切りを、たとえば前日の18時までのように設定できるか。締め切りを過ぎた後は、相談者の画面に連絡先が表示される形になるか。

締め切りを設定できない道具では、当日の朝に取り消されても、それが自動で確定します。キャンセルの料金を定めている相談室では、当日の取り消しと前日までの取り消しを分けて扱う必要があるので、ここは実物で確かめてください。取り消しがあったときに相談室の側へ通知が届くかどうかも、空いた枠を別の相談者に案内できるかに関わります。

面接の後に届く自動の連絡を、止められるか

予約システムの中には、来店の後に御礼のメールを自動で送る機能を持つものがあります。美容や整体の店では、次の来店につながる大事な連絡です。相談室では、この連絡の中身と時機に、一般の店とは違う配慮が要ります。

重い話をした面接の直後に、明るい調子の御礼が届くと、相談者はちぐはぐな印象を受けます。面接の中で終結の話が出た人に「またのご来店をお待ちしております」と届けば、なおさらです。自動の連絡は、面接の中身を知らないまま送られるので、こうしたずれは避けられません。

確かめるのは、この連絡を送らない設定にできるか、送るなら文面を相談室に合う形に書き換えられるか、送る時機をずらせるか、の3点です。止められない道具を選ぶと、使い始めてから相談者に説明することになります。

一方で、自動の連絡をうまく使っている相談室もあります。面接の翌日に、次回の日時と、変更の方法だけを事務的に知らせる形です。御礼の言葉は入れず、予定の確認に徹します。継続の相談者にとっては、次回の日時をメールで見返せることが役に立ちます。送るか送らないかではなく、何を送るかを相談室で決められるかが条件になります。

予約のページを、誰にどう見せるか

予約のページのURLをどこに置くかも、選ぶ段階で考えておきたい点です。一般の店は、検索や地図のサービスから多くの人に見つけてもらうことを目指します。相談室は、紹介を中心に受けているところと、ホームページから広く受けているところで、事情が違います。

紹介を中心に受けている相談室では、予約のページを広く公開する必要はありません。医療機関や学校から紹介された人にだけURLを渡す形で足ります。この場合、予約のページが検索に出るかどうかより、渡したURLが長すぎず、口頭や紙で伝えやすいかが大事になります。

ホームページから広く受けている相談室では、予約のページが相談室のホームページと別の見た目になると、申し込む人が戸惑います。ホームページのドメインの下で予約のページを開ける機能があるか、ページの色や文言を相談室に合わせて変えられるかを確かめてください。予約のページの下に道具の提供元の表示が入る道具もあり、有料の段階でそれを消せるかどうかが分かれます。

どちらの形でも、予約のページに相談室の住所をどこまで出すかは決めておきます。雑居ビルの一室で表札を出していない相談室では、予約が確定した人にだけ部屋番号を知らせる運用を取ることがあります。確定の通知にだけ詳しい場所を載せられるかを、ここで一緒に見ておきます。

解約したとき、予約の履歴をどこまで持ち出せるか

選ぶ段階では忘れがちですが、いつか道具を替えるときのことを先に確かめてください。カウンセリングルームは継続の期間が長いので、何年分もの予約の履歴が1つの道具に溜まります。

確かめるのは3点です。顧客の一覧を書き出せるか。書き出したものを、別の道具に取り込める形式になっているか。解約した後、データがいつ消えるか。

書き出しの機能がない道具では、乗り換えのたびに顧客の情報を手で入れ直すことになります。継続の相談者が40人いれば、それだけで数時間の作業です。反対に、いま別の道具やエクセルで管理しているなら、そこから書き出したファイルを取り込めるかも、選ぶ条件に入ります。

解約後のデータの扱いは、よくある質問や利用規約に書かれています。定められた期間の後に削除される道具が多いので、解約の前に必要なものを書き出す段取りを、使い始めるときに一度読んでおいてください。

ここで思い出しておきたいのは、予約の道具に面接の記録を書き込まないことです。予約の道具は替わる前提の道具です。面接の記録は、替わらない場所に置きます。この線を最初に引いておくと、書き出しで持ち出す必要のあるものも少なくなります。

候補を絞ったら、相談者として一度予約してみる

条件で候補を2つか3つまで絞ったら、実際に触って確かめます。見るのは管理画面ではなく、相談者の側の画面です。

手順は次のとおりです。

・スマートフォンで、自分が初めて申し込む人になったつもりで予約のページを開く ・名前の欄に名字だけを入れて、先へ進めるか試す ・相談の概略の欄に、長めの文章を入れてみる ・予約を確定し、届いた確認のメールを、ロック画面の通知で見る ・予約の変更と取り消しを、届いたメールから自分で操作してみる ・前日の連絡の文面を、管理画面で書き換えて、もう一度送られる内容を確かめる

この一連の操作に、20分もかかりません。それでも、案内のページを読むだけでは分からないことの大半が、ここで見えます。とくにロック画面の通知は、実際に見てみないと、どこまで表示されるのかが分かりません。

触ってみた結果、どこかで手が止まったなら、その道具は相談者にとっても手が止まる道具です。相談を申し込もうとしている人は、手が止まった時点で閉じてしまうことがあります。管理画面の使いやすさより、相談者の側で止まらないことを優先してください。

入れ替えの時期は、継続の相談者の間隔で決める

道具を決めたら、いつから切り替えるかを決めます。一般の店では月の初めや閑散期を選ぶことが多いのですが、相談室では、継続の相談者の来談の間隔を基準にするのが扱いやすくなります。

隔週で来ている相談者が多い相談室なら、切り替えの告知から実際の切り替えまで4週間を取ります。そうすれば、どの相談者も面接の場で2回、切り替えの話を聞くことになります。1回目で伝え、2回目で次回の予約を新しい道具で入れてみせる、という流れにできます。

月に1回の相談者が多い場合は、8週間が目安になります。間隔が長い相談者ほど、変わったことを忘れやすいので、前日の連絡の中でも一度触れておきます。

終結が近い相談者には、無理に新しい道具に移ってもらう必要はありません。残り2回や3回の人は、これまでどおりの形で最後まで予約を受けたほうが、面接の流れを乱しません。新しい道具には、新規の相談者と、しばらく続く相談者から移していきます。

相談室の条件を、公開されている仕様に当てはめる

ここまでの条件を、実際の予約システムの公開情報に当てはめるときの見方を整理しておきます。

まず料金は、月の件数で段階を確かめます。このサイトの料金のページでは、無料の段階が月50件、1人で営む人向けの段階が月300件で月額3,300円（税込）と示されています。上限を超えても予約は止まらず、追加の料金で続けられることも同じページに書かれています。先に数えた月の件数を、この表に当てはめてください。

他の道具との違いは、他社との比較のページに、各社の公式サイトに載っている内容を日付と税込の区分を付けて並べています。記載が見当たらない項目は「記載なし」とされていて、機能が無いという意味ではない点も明記されています。相談室にとって重要な通知の文面や会員登録の扱いは、表だけでは判断しきれないので、表で候補を絞った後に実物で確かめる使い方が合います。

機能の一覧はできることにまとまっていて、予約フォームの項目の追加と削除、通知の文面の編集と差し込み、オンライン面談のURLの差し込み、スタッフ本人のログイン、CSVでの顧客の取り込みなどが挙がっています。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているので、面接の後に現金や振込で受け取っている相談室は、決済のために料金を上げる必要がありません。

相談室に近い業態の使い方は業種ごとの使い方にカウンセリングやキャリア相談の例として載っていて、デモを見るから相談者の側の予約ページと管理画面をログインなしで触れます。前の節で挙げた「相談者として一度予約してみる」手順は、このデモで試せます。データの扱いや解約後のことはよくある質問に、通信の暗号化や毎日のバックアップ、解約後の削除の扱いとして書かれています。候補を比べるときは、同じ問いを他の道具の案内にも投げて、答えが書かれているかどうかを並べてみてください。

Q1. 1人で運営している相談室でも、有料の予約システムは必要ですか？

月の予約件数で決まります。1日4件を月20日受けると満席で80件になり、無料の段階によくある月50件の上限を越えます。開業直後は無料の段階で足りても、継続の相談者が増えると越えるので、上限に届いたときに予約が止まるのか、追加の料金で続けられるのかを先に確かめておいてください。

Q2. 確認メールで相談室の名前が家族に見られないか心配です。どこを確かめればよいですか？

差出人の表示名、件名、本文の冒頭の数行の3か所です。スマートフォンの通知にはこの3つが出ます。案内のページで文面を編集できると書かれていても、件名や先頭の店名が固定の道具があるので、実際に自分で予約して、ロック画面に何が表示されるかを確かめるのが確実です。

Q3. カウンセラーが複数いる場合、何を条件にすればよいですか？

カウンセラー本人が管理画面に入ったとき、自分の担当以外の相談者の予約が見えるかどうかを確かめてください。自分のシフトだけを扱える形か、全員の予約が見える形かは道具によって違います。業務委託のカウンセラーが辞めたときにログインを止め、担当していた相談者の履歴を相談室に残せるかも条件に入れます。

Q4. 予約システムの顧客メモに、面接の記録を書いてもよいですか？

避けてください。予約の道具はいずれ替える可能性がある道具で、解約すれば定められた期間の後にデータが消えます。メモに書いた面接の内容は、書き出しの形式によっては持ち出せないこともあります。予約の道具には日時や来談の有無までを置き、面接の記録は替わらない別の場所で管理するのが安全です。