カウンセリングルームの回数券とチケットを管理する｜残数の数え方と、期限の決め方

カウンセリングルームで回数券を用意すると、継続して通う人の支払いが楽になり、相談室の側も毎回の現金の受け渡しが減ります。一方で、カウンセリングの回数券には、施術やレッスンの回数券にはない難しさがあります。何回で終わるかが最初から決まっていないこと、途中で来なくなる人がいること、そして券の残数そのものが相談者の気持ちに影響することです。この記事では、カウンセリングルームが回数券を扱うときに、残数をどう数え、期限をどう決め、終わるときにどう清算するかを順に整理します。

カウンセリングの回数券は、施術の回数券と前提が違う

整体やエステの回数券は、施術を何回受けるかを店と客が最初におおよそ決められる前提で作られています。肩こりの施術を月に2回、半年続ける、というように、回数と期間の見通しが立ちます。

カウンセリングは、この見通しが立ちにくい相談です。初回の面接で見立てを立てても、実際に何回で区切りが付くかは、面接を重ねるうちに変わります。5回で相談者自身が十分だと感じることもあれば、20回を越えて続くこともあります。終わりは、相談室が決めるのではなく、相談者と話し合って決めます。

もう1つの違いは、中断が起きることです。施術の回数券では、客が来なくなる理由は忙しさや引っ越しがほとんどです。カウンセリングでは、面接で扱っている内容が重くなった時期に、来られなくなる人がいます。来なくなったこと自体が、相談の経過の一部になります。

そして、回数券を持っていることが、相談者の気持ちに作用します。「あと3回分あるから行かなければ」という義務感が、面接に来る理由の一部になってしまうことがあります。逆に「券を使い切ったら終わりにしよう」と、区切りを券の枚数に預けてしまう人もいます。回数券を用意するなら、こうした作用があることを前提に、売り方と使い方を決めてください。

回数券を売るのは、見立てを伝えた後にする

回数券をいつ案内するかは、最初に決めておきたい点です。結論から書くと、初回の面接では売らないでください。

初回の面接は、相談者が相談室と合うかを確かめる時間でもあります。この時点で回数券を勧めると、相談者は合うかどうかを判断する前に、続けることを前提にした支払いを求められることになります。断りにくい雰囲気の中で買った回数券は、合わなかったと感じたときに、やめる言い出しにくさに変わります。

案内するのは、2回目か3回目の面接で、おおよその見立てと、どれくらいの期間通うことになりそうかを伝えた後です。相談者が続けると決めた後であれば、回数券は支払いを楽にするための選択肢として受け取られます。

案内の仕方も、勧める形より、選べる形にします。「毎回お支払いいただく形と、5回分をまとめてお支払いいただく形があります。まとめる形は1回あたりが少し安くなりますが、どちらでも面接の内容は変わりません」。最後の一文を入れておくと、回数券を買わない人が不安を持たずに済みます。

回数券を買わない人のほうが多い相談室もあります。それで構いません。回数券は、継続が決まった人の支払いを楽にするための仕組みで、継続を促すための仕組みではありません。この線を相談室の側で持っておくと、案内の言葉も自然に決まります。

枚数は、見立ての回数に揃えず、小さめに作る

回数券を何回分にするかは、多くの相談室が迷うところです。見立てで「10回ほど」と伝えたなら10回券、と揃えたくなりますが、揃えないほうが扱いやすくなります。

おすすめは5回券です。理由は3つあります。1つ目は、支払いの額が相談者にとって無理のない範囲に収まることです。1回1万円の相談室なら、10回券は一度に10万円近い支払いになります。5回券なら半分です。

2つ目は、見立てが変わったときの影響が小さいことです。10回ほどの見込みが、実際には6回で区切りが付くことがあります。10回券では4回分が残りますが、5回券なら残りは出ても1枚分の範囲です。

3つ目は、区切りを作れることです。5回券を使い切る時期は、面接の経過を振り返るのにちょうどよい間隔になります。券の買い足しを案内するときに、「ここまでの5回を振り返って、この先どうするかを一緒に考えましょう」と面接の中で区切りを置けます。券の枚数を、振り返りの時機として使う形です。

割引の幅は、相談室の判断です。5回券で1回分の5%から10%ほどを引く形がよく見られます。割引を大きくしすぎると、回数券を買わない人が損をしている気持ちになり、先の節で書いた「どちらでも面接の内容は変わらない」という伝え方と食い違います。

期限は、来談の間隔から逆算して決める

回数券には期限を付けてください。期限のない券は、何年も後に「まだ3回分残っています」と連絡が来る原因になります。その時点で料金を改定していれば、どの料金で扱うかの問題も起きます。

期限は、その相談室で多い来談の間隔から逆算します。隔週で来る相談者が5回券を使い切るのは、およそ10週間後です。途中で1回か2回の休みが入ることを見込んで、期限は4か月ほどにします。月に1回の相談者なら、使い切りまで5か月かかるので、期限は6か月に置きます。

期限を決めるときに知っておきたいのが、前払いで受け取るお金を規律する法律があることです。回数券のように対価を先に受け取り、後で役務を提供するものは、資金決済に関する法律の前払式支払手段に当たりうるとされています。同法には、発行の日から6か月以内に限って使えるものを一部の規定の対象から外す定めがあります。自分の相談室の回数券がどう扱われるかは、金融庁の案内を確認し、判断に迷う場合は専門家に相談してください。

月に1回よりも間隔が長い相談者には、回数券が合わないこともあります。2か月に1回のフォローアップの面接で5回券を使うと、使い切るまで10か月かかります。こうした相談者には、回数券ではなく毎回の支払いを案内するほうが、期限の問題を抱えずに済みます。

残数が減る時点を、場面ごとに決めておく

回数券の残数が1つ減るのはいつか。面接をしたときに減る、と答えるのは簡単ですが、実際には判断に迷う場面がいくつも出てきます。先に決めて、回数券を渡すときに書面で伝えてください。

基本は、面接が始まった時点で1回分を減らします。途中で相談者の体調が悪くなり、20分で終えた場合も、1回分として数えるのが一般的です。ただし、この扱いは相談者にとって納得しにくいこともあるので、書面に明記しておきます。

前日までの取り消しは、減らしません。当日の取り消しと無断の欠席をどう扱うかは、相談室のキャンセルの規定に合わせます。当日の取り消しは1回分を減らす、としている相談室もあれば、キャンセルの料金を別に受け取り、券は減らさない、としている相談室もあります。どちらを取るにしても、毎回払いの相談者のキャンセル料と、回数券の相談者の扱いが釣り合っているかを確かめてください。回数券の相談者だけが重く扱われると、券を買ったことを後悔させます。

オンラインの面接で、接続がうまくいかなかった場合の扱いも決めます。相談室の側の機材や回線の問題で始められなかった場合は、減らしません。相談者の側の問題で始められなかった場合は、当日の取り消しと同じ扱いにする、という線の引き方が分かりやすくなります。ただ、どちらの問題かを当日に切り分けるのは難しいので、最初の10分で繋がらなければ減らさずに振り替える、と時間で決めている相談室もあります。

延長した面接を、券の上でどう数えるか

カウンセリングでは、面接の時間を延ばすことは原則として避けます。それでも、初回に近い時期や、大きな出来事があった直後の面接では、15分や30分延びることがあります。毎回払いであれば延長の料金を受け取れば済みますが、回数券の相談者の場合は数え方を決めておく必要があります。

選べる形は3つです。1つ目は、延長の分を回数券とは別に、その場で支払ってもらう形です。2つ目は、延長が一定の時間を超えたら、券を2回分減らす形です。3つ目は、延長の料金を取らない形です。

2つ目の形は、分かりやすく見えて、実際には扱いにくくなります。30分の延長で券を1回分余計に減らすと、延長の料金が1回分の料金と同じになり、毎回払いの相談者の延長料金より高くなることがあります。

多くの相談室が取っているのは1つ目の形です。回数券は通常の長さの面接の回数として扱い、延長はその都度の支払いにします。延長を相談室の側から提案した場合は料金を取らない、という線を引いている相談室もあります。どちらにしても、延長が起きたときに、その場で相談者に料金の話を切り出すのは気まずいものです。回数券を渡す書面に延長の扱いを書いておけば、面接の終わりに改めて説明する必要がなくなります。

終結したときに残った券の、返金の式を先に書いておく

カウンセリングの回数券で、最も大事な取り決めがここです。面接の中で相談者と区切りを付けることになり、そのとき券が残っている場合、残りをどう扱うか。

終結は、相談がうまく進んだ結果として起きます。そのときに「券が2回分残っているので、あと2回来てください」と伝えるのは、相談の流れに逆らいます。反対に、残った券を放置すれば、相談者は支払ったお金の一部を失ったと感じます。

返金するのが基本です。そして、返金の額の出し方を、回数券を渡すときに書面で示しておきます。よく使われる式は、「支払った額から、使った回数に毎回払いの料金を掛けた額を引いた残り」です。5回券を4万7,500円で買い、3回使った相談者で、毎回払いの料金が1万円なら、返金は1万7,500円になります。割引は使い切った場合の特典として扱う考え方です。

この式に加えて、返金の手数料を差し引くかどうかを決める場合は、その額に注意が要ります。

当該消費者契約の解除に伴う損害賠償の額を予定し、又は違約金を定める条項であって、これらを合算した額が、当該条項において設定された解除の事由、時期等の区分に応じ、当該消費者契約と同種の消費者契約の解除に伴い当該事業者に生ずべき平均的な損害の額を超えるもの 出典: laws.e-gov.go.jp

消費者契約法は、この条項について、平均的な損害の額を超える部分を無効としています。返金の際に差し引く額や、返金しないとする定めがこれに当たるかどうかは個別の事情によるので、定める前に消費者庁の案内を確認するか、専門家に相談してください。

連絡が途絶えた相談者の券を、どう扱うか

終結とは違い、相談者が何も言わずに来なくなることがあります。回数券が残ったまま、次の予約が入らず、連絡もない状態です。

ここで相談室が迷うのは、連絡を取るかどうかです。一般の店であれば「回数券の期限が近づいています」と案内すれば済みます。カウンセリングでは、来なくなった理由が面接の中身に関わっている可能性があります。券の期限を理由に連絡すると、相談者は催促されたと受け取るかもしれません。

多くの相談室が取っているのは、期限の1か月前に一度だけ、事務的な連絡を入れる形です。文面には、券の残りと期限、再開する場合の予約の方法、終わりにする場合の返金の方法を書き、どちらを選んでも構わないことを添えます。相談の中身には触れません。連絡の方法は、申込のときに聞いた連絡方法に従います。

期限を過ぎた券の扱いも、渡すときの書面に書いておきます。期限を過ぎたら使えなくなる、とするのか、期限後3か月以内に申し出があれば返金する、とするのか。後者の形にしておくと、長い中断の後に連絡してきた相談者にも対応できます。

一度だけ連絡しても返事がない場合は、それ以上の連絡はしません。返事がないことも、相談者の選択として受け止めます。券の記録には、連絡した日と内容を残しておきます。

夫婦や家族の面接で使う券は、誰の券かを決める

夫婦やカップル、親子の面接を受けている相談室では、回数券の持ち主を決めておく必要があります。支払ったのは1人でも、面接に来るのは2人以上だからです。

最初に決めるのは、片方だけが来た回の扱いです。夫婦の面接の予約に、片方だけが来ることはよくあります。その回を夫婦面接の券で数えるのか、個人面接として別に数えるのか。夫婦面接と個人面接で料金が違う相談室では、この扱いを決めておかないと、券の残数と支払いの額が合わなくなります。

次に、関係が変わったときの扱いです。夫婦の面接の途中で別居や離婚に至ることもあります。そのとき残った券の返金を、支払った人に返すのか、2人で分けるのか。これは面接の中で扱う話題にしたくない、事務の問題です。回数券を渡すときに、支払った人に返金する、と書面で決めておけば、その時点で揉めずに済みます。

親子の面接の場合、子どもだけが個人面接に移ることがあります。親が支払った親子面接の券を、子どもの個人面接に使ってよいのかどうか。使える形にしておくと柔軟ですが、子どもの面接の内容を親がどこまで知るかという、別の問題と絡みます。券の扱いは、面接の枠組みを決めるときに一緒に決めてください。

企業や学校が費用を持つ回と、自費の券を混ぜない

企業の相談窓口や学校と契約して、社員や生徒の相談を受けている相談室があります。こうした契約では、1人あたり年に何回までを企業や学校が負担する、という形を取ることが多くあります。

契約で決まっている回数を超えた後、相談者が自費で続けることがあります。このとき、自費の分を回数券で受けると、1人の相談者に2種類の回数が並びます。企業負担の残りの回数と、自費の回数券の残数です。

2つを混ぜないでください。企業負担の回を先に使い切り、その後に自費の回数券を案内する、という順番を守ります。途中で入れ替えると、どの面接をどちらに請求するかが分からなくなります。企業への請求を月末にまとめて行う相談室では、請求の後に「その回は自費の券で数えるはずだった」と気づいても、直すのに手間がかかります。

もう1つ気をつけたいのが、自費の回数券を買ったことが契約先に伝わらないようにすることです。企業負担の相談では、利用の回数を企業に報告する契約になっていることがあります。自費に切り替えた後の面接は、契約の外にあるので、報告の対象に含めないよう、記録の上でも分けておきます。

残数は、面接の中ではなく連絡の中で伝える

相談者から「あと何回残っていますか」と聞かれることがあります。聞かれたら答えますが、相談室の側から面接の中で残数に触れるのは、できるだけ避けてください。

面接の中で残数の話をすると、面接の時間の一部が事務の話に使われます。それ以上に、残数という数字が面接の空気に入り込みます。「あと2回ですね」という一言が、相談者にとっては終わりが近いという合図に聞こえることがあります。券の枚数と面接の終わりは、本来は別のものです。

残数を伝える場所を、面接の外に作ります。よく使われるのは、前日の連絡の中に一行加える形です。「お持ちの回数券は、明日の面接で残り2回となります」。領収書に残数を書く相談室もあります。どちらの形でも、相談者は自分のタイミングで残数を知ることができます。

最後の1枚を使う面接の前には、次をどうするかを考える材料を、前日の連絡で先に渡しておきます。「次回以降は毎回のお支払いか、新しい回数券のどちらかをお選びいただけます。面接の最後に少しだけお時間をいただきます」。こうしておくと、面接の最後の数分で事務の話をまとめられ、面接の本題を削らずに済みます。

残数の記録を、どこに1つだけ置くか

回数券の残数を、どこに記録するかを決めます。大事なのは、記録を1か所にすることです。紙の台帳とパソコンの表の両方に書くと、いずれ食い違います。

予約システムの中には、回数券の残数を数える機能を持つものと、持たないものがあります。持たない道具を使っている場合、よく取られるのが顧客のメモ欄に残数を書く方法です。書き方を決めておくと、後から見返したときに迷いません。「5回券（4月3日購入・期限8月2日）使用3回・残2回」のように、購入日、期限、使った回数、残りの回数を1行にまとめます。面接をするたびに、この1行を書き換えます。

メモ欄の運用で抜けやすいのが、書き換えの時機です。面接の後にまとめて書き換えようとすると、忘れる日が出ます。予約の一覧で、その日の面接を来談済みにする操作と同じ時機に書き換える、と決めておくと抜けにくくなります。

複数のカウンセラーがいる相談室で、担当以外のカウンセラーが残数を見る必要があるかどうかも考えておきます。事務の担当者が残数を管理し、カウンセラーは券の話に関わらない、という分担にしている相談室もあります。面接と支払いの話を分けておくと、先に書いた「残数を面接の中で口にしない」形も取りやすくなります。

回数券のお金は、受け取った時点ではまだ売上ではない

回数券で受け取ったお金は、面接をまだ提供していない分を含んでいます。帳簿の上では、受け取った時点で全額を売上にするのではなく、前受けのお金として置き、面接をするたびに1回分ずつ売上に移していくのが基本の考え方です。

この扱いは、年度をまたぐときに効いてきます。12月に5回券を売り、そのうち3回分の面接が翌年に行われる場合、その3回分はその年の売上ではありません。個人で開業している相談室でも、この区別を付けておくと、年ごとの売上が実態に近くなります。

終結や中断で返金した分は、前受けのお金から減らします。期限を過ぎて使われなかった券の扱いは、会計と税の上での判断が要ります。どの時点でどう処理するかは、国税庁の案内を参考にしながら、税理士に確かめてください。

記録の面では、先の節で書いた顧客のメモ欄の1行が、そのまま前受けのお金の内訳になります。月末に、メモ欄の残数に単価を掛けて合計すると、まだ提供していない面接の金額が出ます。この金額を帳簿の前受けのお金と突き合わせれば、残数の記録の書き換え漏れにも気づけます。

回数券の値段や内容を変えるとき、手元の券をどう扱うか

料金を改定したり、回数券の枚数を変えたりすることがあります。そのとき、すでに回数券を持っている相談者の扱いを決めておきます。

基本は、手元の券は買ったときの条件のまま使えるようにすることです。料金を上げた後も、改定前に買った券は、期限まで改定前の条件で使えます。これは相談者との約束なので、相談室の都合で変えるものではありません。

期限を定めていない券が残っている場合は、改定を機に期限を設けることを検討します。ただし、一方的に期限を付けるのではなく、改定の案内と一緒に、残りの回数を使える期間の目安と、使わない場合の返金の方法を示してください。

回数券そのものをやめる場合も、手元の券は最後まで使えるようにします。やめる理由が、残数の管理の手間であることは珍しくありません。やめるかどうか迷っている場合は、先に記録の置き場所と、残数を伝える形を見直してみてください。手間の多くは、記録が複数の場所に分かれていることから来ています。

回数券を渡すときの書面に、1枚でまとめておくこと

ここまでの節で「書面に書いておく」と繰り返してきた内容を、1枚の紙にまとめる形で整理します。回数券を案内するときに、この紙を渡し、相談者の手元に残してもらいます。

書く項目は次のとおりです。

・回数と金額、1回あたりの金額、毎回払いの料金 ・購入日と期限、期限を過ぎた後に申し出があった場合の扱い ・残数が減る時点（面接が始まった時点、途中で終えた場合） ・前日までの取り消し、当日の取り消し、無断の欠席のそれぞれの扱い ・オンラインで接続できなかった場合の扱い ・面接を延長した場合の支払い ・終結や中断で残った券の返金の式と、返金の方法 ・夫婦や家族の面接で使う場合、返金を誰に行うか ・残数をどこで知らせるか（前日の連絡、領収書）

項目が多く見えますが、1つずつは1行か2行で書けます。A4の紙1枚に収まります。

この紙を渡すタイミングは、回数券を買うと決めた後ではなく、案内するときです。買うかどうかを判断する材料として読んでもらいます。読んだうえで毎回払いを選ぶ人がいても構いません。むしろ、条件を読んで納得した人だけが回数券を持つことで、後から揉める余地がなくなります。

紙は相談室の側にも控えを残し、購入日と相談者の呼び名を書いておきます。改定の後に古い条件の券を持っている人がいても、控えを見れば、その人に約束した条件がすぐに分かります。

予約の流れと回数券の記録を、どうつなげるか

回数券は、予約と切り離して管理すると、残数の書き換えを忘れます。予約の流れの中に、残数を扱う時機を組み込むことが大事です。

このサイトのできることのページでは、来店の履歴とメモを持つ顧客管理と、予約完了、前日のリマインダー、御礼の自動メールの文面の編集と差し込みが挙がっています。回数券の残数を数える専用の機能は、同じページの一覧には挙がっていないので、前の節で書いた顧客のメモ欄に1行で残す運用と、前日の連絡の文面に残数を書き添える運用を組み合わせる形になります。差し込みで自動に入るのは名前や日時などで、残数はメモを見て手で書き添えることになる点は、使い始める前によくある質問の文面の編集の説明で確かめてください。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているので、回数券の代金を現金や振込で受け取っている相談室は、その受け取り方を変えずに予約の流れを整えられます。費用は料金に、無料の段階が月50件、1人で営む人向けの段階が月額3,300円（税込）と示されています。

回数券の残数まで予約の道具で数えたい場合は、他社との比較で候補の公開情報を並べ、残数の機能の有無をそれぞれの公式の案内で確かめてください。相談室に近い業態での使い方は業種ごとの使い方に、画面はデモを見るにあり、顧客のメモ欄に残数の1行を書く運用が回るかどうかを、実際の画面で試せます。

Q1. カウンセリングの回数券は、何回分にするのがよいですか？

5回券が扱いやすい形です。1回1万円の相談室なら支払いが5万円前後に収まり、見立てより早く区切りが付いても残る券が少なく済みます。使い切る時期が、面接の経過を振り返るのにちょうどよい間隔にもなります。10回券は割引を大きくしやすい反面、残りが出たときの返金の額が大きくなります。

Q2. 回数券の期限は、どれくらいに設定すればよいですか？

その相談室で多い来談の間隔から逆算します。隔週の相談者なら5回券は約10週間で使い切るので期限は4か月ほど、月1回の相談者なら6か月が目安です。前払いで受け取るお金には資金決済に関する法律の定めがあり、使える期間によって扱いが変わりうるので、金融庁の案内を確認してください。

Q3. カウンセリングが終わったとき、残った回数券は返金すべきですか？

返金するのが基本です。終結は相談がうまく進んだ結果なので、残りを使うために来てもらうのは流れに逆らいます。返金の額は、支払った額から使った回数に毎回払いの料金を掛けた額を引く、といった式を回数券を渡すときに書面で示しておくと揉めません。差し引く手数料の額は消費者契約法の定めに照らして確かめてください。

Q4. 相談者に回数券の残数をどう伝えればよいですか？

面接の中で相談室の側から残数に触れるのは避け、前日の連絡や領収書に書き添える形が合います。面接中の「あと2回ですね」という一言は、終わりが近い合図に聞こえることがあるためです。最後の1枚を使う前日には、次回以降の支払いの選び方を先に知らせておくと、面接の最後の数分で事務の話をまとめられます。