カウンセリングルームがLINEで予約を受ける｜個別のやり取りを残さない形にする

カウンセリングルームでLINEを使って予約を受けていると、ある時期からトークの中身が変わってきます。日程の相談だったはずのやり取りに、面接で話しきれなかったことや、夜中に浮かんだ不安が書き込まれるようになります。LINEは申し込む人にとって気軽な入口ですが、その気軽さが、相談室にとっては面接の枠の外で相談を受ける状態を作ります。この記事では、カウンセリングルームがLINEで予約を受けるときに、個別のやり取りを残さない形にするための考え方と手順を整理します。

カウンセリングルームのLINEには、相談が流れ込む

美容室や整体院がLINEで予約を受ける場合、トークに届くのは日程の希望や、髪型の写真、体の不調の簡単な説明です。店の側は、それを読んで予約を入れれば済みます。

カウンセリングルームのLINEには、それとは違うものが届きます。「来週の火曜に予約をお願いします」の後に、「実は昨日また眠れなくて」と続くことがあります。予約の変更の連絡に、変更したい理由として、家庭で起きた出来事が詳しく書かれていることがあります。

相談者の側から見ると、これは自然なことです。LINEは普段、親しい人と気持ちを伝え合う道具として使われています。その同じ画面に、自分の相談を聞いてくれる人の名前が並んでいれば、気持ちを書きたくなります。面接と面接の間の2週間、誰かに聞いてほしい気持ちを抱えている人ほど、そうなります。

相談室にとっての問題は、届いた言葉にどう応じるかです。返事をすれば、面接の枠の外で相談に応じたことになります。返事をしなければ、相談者は無視されたと感じます。短く「次の面接でお聞かせください」と返しても、既に書かれた内容を読んだことは相手に伝わります。どの対応を取っても、面接の枠が少しずつ崩れていきます。LINEで予約を受けるかどうかは、この構造を知ったうえで決める必要があります。

カウンセラー個人のLINEで受けているなら、まず分ける

1人で開業したカウンセラーの中には、自分の個人のLINEで相談者とやり取りしている人がいます。最初は紹介で来た数人だけ、という形で始まり、そのまま続いていることが多いようです。

個人のLINEで受けていると、相談者から見たカウンセラーの姿が、仕事の枠を越えて見えます。プロフィールの写真、名前の表示、タイムラインへの投稿。本人が意識していなくても、休日の過ごし方や家族の気配が伝わります。カウンセリングでは、相談者がカウンセラーの私生活をどこまで知っているかが、面接の関係に影響します。

相談者の側からも、個人のLINEに送ることは、仕事の窓口に送ることとは受け止め方が違います。深夜に送っても、個人のLINEなら読んでもらえると期待します。既読が付いて返事がなければ、その理由を面接の関係の中で考え始めます。

終結の後にも問題が残ります。相談が終わっても、個人のLINEには相談者の名前が残り、相談者の側にもカウンセラーの名前が残ります。数年後に突然メッセージが届くこともあります。受け取った側は、それに応じるかどうかを1人で判断することになります。

個人のLINEで受けているなら、それを続けながら工夫するより、まず仕事の窓口と分けてください。分ける先は、LINEの公式アカウントか、予約のページとメールの組み合わせのどちらかです。次の節から、それぞれの形で何が起きるかを見ていきます。

公式アカウントで受けるなら、料金の線を先に確かめる

LINEには、事業者向けの公式アカウントがあります。個人のアカウントと分けて、相談室の窓口として使えます。料金の段階は、配信するメッセージの通数で分かれています。

2026年9月14日時点で公式の料金ページに示されている内容では、月額の固定費が0円のプランで無料のメッセージが200通、月額5,000円（税別）のプランで5,000通、月額1万5,000円（税別）のプランで3万通となっています。

LINEチャットの送受信や自動応答メッセージなどの機能は無料で活用できます。 出典: lycbiz.com

同じページでは、通数として数えられるのは、友だち全体や絞り込んだ相手へのメッセージの配信で、1対1のチャットの送受信や、応答メッセージ、あいさつメッセージは数えられないと説明されています。

カウンセリングルームでは、友だち全体に向けた配信を行う場面はあまりありません。休室日のお知らせや、年末年始の案内くらいです。相談者が40人いる相談室で、月に2回お知らせを送っても80通です。0円のプランの範囲に収まることがほとんどです。

料金の面で困ることは少ない一方、チャットの送受信が無料で数えられないということは、個別のやり取りがいくら増えても費用の上では歯止めがかからない、ということでもあります。やり取りを抑える仕組みは、相談室の側で作る必要があります。料金は改定されることがあるので、使い始める前に公式のページで最新の内容を確かめてください。

トーク一覧に、相談室の名前が残り続ける

LINEで相談室とつながると、相談者のスマートフォンのトーク一覧に、相談室の名前とアイコンが表示されます。これは、メールの確認通知よりも目に触れやすい場所です。

メールは、届いた後に受信箱の奥に沈んでいきます。LINEのトーク一覧は、やり取りのあった順に並ぶので、相談室から前日の連絡が届けば、一覧の一番上に相談室の名前が上がります。家族や友人にスマートフォンの画面を見せる場面、写真を見せようとして画面を開いた場面で、その名前が目に入ります。

通知の表示でも同じことが起きます。ロック画面の通知には、送り主の名前と、メッセージの冒頭が出ます。相談室の名前に「カウンセリング」「心理相談」といった語が入っていれば、それがそのまま表示されます。

対処として、公式アカウントの名前とアイコンを、相談の内容を連想させない形にする相談室があります。相談室の所在地の地名や、抽象的な名前を使う形です。ただし、名前を伏せすぎると、相談者自身が友だち追加をするときに、正しいアカウントか分からなくなります。予約のページや案内の紙に、アカウントの名前とアイコンの見本を載せておくと、迷いません。

もう1つの対処は、LINEでつながるかどうかを相談者に選んでもらうことです。LINEでの連絡を望む人と、メールだけを望む人がいます。LINEでつながらなくても予約ができ、必要な連絡がすべて届く形にしておけば、トーク一覧に名前が残ることを避けたい人は、LINEを使わずに済みます。

予約はページで受け、トークは案内の入口にとどめる

LINEで予約を受けるとき、多くの相談室が取っている形は、トークで日程をやり取りする形です。「来週の火曜は空いていますか」「14時なら空いています」「ではそれでお願いします」。この往復が、相談の言葉が流れ込むきっかけになります。

日程のやり取りを、トークの外に出してください。公式アカウントには、トークの画面の下にメニューを表示する機能があります。そこに予約のページへのリンクを置き、日程は予約のページで選んでもらう形にします。相談者はLINEから予約のページを開き、空いている枠を選んで確定します。トークでの往復は発生しません。

メニューに置く項目は、多くても3つにします。予約のページ、相談室の場所と入り方の案内、料金とキャンセルの規定のページです。相談者がトークに書き込んでくる質問の多くは、この3つのどれかで答えが見つかります。「今月は何回まで予約できますか」「駐車場はありますか」といった質問が書き込まれる前に、答えのある場所へ指で進めるようにしておくと、トークでの往復そのものが減ります。項目を増やしすぎると、どれを押せばよいか迷い、結局トークに書き込む人が出ます。

こうすると、トークに残るのは、予約のページへの入口と、相談室からのお知らせだけになります。相談者がトークに何かを書き込む理由が減ります。書き込む理由が減れば、相談の言葉が流れ込む機会も減ります。

予約の確認と前日の連絡を、どこで受け取るかも決めます。予約のページで確定した予約の連絡は、多くの予約システムではメールで届きます。LINEでも受け取れる形にしたい場合、その予約システムがLINEへの通知に対応しているかを確かめる必要があります。対応していない道具を使うなら、予約に関わる連絡はメール、お知らせはLINE、と役割を分けて相談者に伝えておきます。

役割を分けると、相談者にとっては連絡の場所が2つになります。それでも、日程と相談の言葉が同じトークに混ざる状態より、面接の枠は守りやすくなります。

応答メッセージで、トークで扱わないことを先に伝える

トークの外に予約を出しても、書き込んでくる相談者はいます。そのときのために、トークで扱うことと扱わないことを、最初の時点で伝えておきます。

伝える場所は2つあります。1つは、友だち追加をした直後に届くあいさつメッセージです。もう1つは、相談者がトークに何か書き込んだときに自動で返る応答メッセージです。どちらも、先の節で触れたとおり、通数には数えられません。

あいさつメッセージには、次のような内容を書きます。

・このアカウントでは、予約の案内と相談室からのお知らせを送ること ・ご予約と変更は、メニューの予約のページから受け付けていること ・トークでご相談の内容をお受けすることはできないこと ・急いで支援が必要なときの連絡先

応答メッセージは、短くします。「メッセージをありがとうございます。このトークではご相談の内容をお受けしておりません。お話は次回の面接でお聞かせください。ご予約の変更はメニューの予約のページからお願いします」のような文です。

緊急の連絡先の案内は、目立たせすぎないようにしながら、必ず入れてください。夜中にトークへ書き込む人の中には、すぐに支援が必要な状態の人もいます。相談室がすぐに応じられない以上、応じられる窓口を示す必要があります。公的な相談の窓口は、厚生労働省の案内にまとまっています。

自動の文面だけで応じると冷たく感じられる、という声もあります。そう感じる相談者には、面接の中でこの形を取っている理由を説明してください。面接の時間を大事にするための形だと伝われば、多くの相談者は受け入れます。

夜中に届いたトークに、いつ返すかを決めて書く

LINEで相談者とつながると、トークは時間を問わず届きます。平日の深夜、休日の朝、面接が終わった直後の帰り道。届いたことはスマートフォンの通知で分かるので、カウンセラーは読むかどうかを毎回決めることになります。

返信する時間を決めて、あいさつメッセージとプロフィールに書いてください。「ご連絡へのお返事は、平日の10時から17時の間にいたします。夜間と休日にいただいたご連絡は、翌営業日にお返事します」。書いてあれば、深夜に送った相談者は、朝まで返事がないことを当然と受け止められます。

書いた時間は守ってください。一度でも深夜に返信すると、相談者は次も深夜に返事が来ることを期待します。1人の相談者に深夜に返せば、その相談者にとっての返信の時間が変わります。複数の相談者に対して返信の時間がばらつくと、相談者どうしの扱いにも差が出ます。

カウンセラーの側の負担も考えてください。通知を切らずにいると、夜の時間にも相談者のことを考え続けることになります。面接の仕事は、面接の外でどれだけ休めるかで持続できる期間が変わります。公式アカウントの管理用のアプリの通知を、返信の時間の外では切っておく、という運用を取っている相談室もあります。

返信の時間を決めても、急ぎの内容かどうかを確かめたくなることはあります。その場合も、読むのは返信の時間の中にし、急ぎの支援が必要な内容に備えて、先の節で書いた緊急の連絡先をあいさつメッセージに入れておく形で対処します。

トークの履歴は、ずっと残るわけではない

LINEでやり取りした内容は、そのまま記録として残っていると考えがちです。公式アカウントのチャットの履歴には、保存の期間があります。

2026年9月14日時点で公式の料金ページに示されている内容では、基本の機能で閲覧できるチャットの履歴は6か月分で、月額3,000円（税別）の有料のオプションを付けると、最大5年分の履歴を閲覧できると説明されています。

カウンセリングは、継続の期間が長い相談です。1年を越えて通う相談者も珍しくありません。基本の機能のまま使っていると、半年前にトークで取り決めた内容、たとえばキャンセルの扱いについて個別に伝えた内容が、画面から見えなくなります。後になって「以前そう言われた」と言われたとき、確かめる手段がありません。

この点からも、大事なことをトークで取り決めないことが大切です。予約の日時は予約の道具に、キャンセルの規定や料金は書面に、面接で決めたことは面接の記録に置きます。トークは、その時々の案内が流れていく場所として扱い、後から見返す必要のある内容を置かないようにします。

どうしてもトークで個別の連絡をした場合は、その内容を顧客のメモなど、トークの外の記録に1行で書き写しておきます。履歴の保存期間に頼らずに済み、公式アカウントをやめたときにも記録が残ります。

相談者を取り違えて送ったときの備え

LINEで個別の連絡を送っていると、送り先を取り違えることがあります。トーク一覧で名前が近い相談者を選んでしまう、前の相談者のトークを開いたまま次の人への文面を送ってしまう、といった形です。

カウンセリングルームでの誤送信は、中身によっては重い意味を持ちます。別の相談者の予約の日時や名前が伝わるだけでも、その相談者が相談室に通っていることを第三者に知らせたことになります。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

どういう事態が報告の対象になるか、取り違えた送信がそれに当たるかは、送った内容や記録の持ち方によって判断が分かれます。起きたときに慌てないよう、個人情報保護委員会の案内で、対象と手順を一度読んでおいてください。判断に迷う場合は専門家に相談します。

備えとしては、個別の連絡をそもそも減らすことがいちばん効きます。予約の確認や前日の連絡を、予約の道具から自動で送る形にすれば、送り先は予約のデータから決まり、手で相手を選ぶ操作がなくなります。手で送る連絡が残る場合は、送信の前にトークの一番上に表示されている名前を確かめる、という1つの手順を習慣にしてください。

複数のカウンセラーで1つのアカウントを使うと、全員が全員のトークを見る

カウンセラーが複数いる相談室で公式アカウントを1つ作ると、管理の画面に入れる人は、すべての相談者のトークを見ることができます。担当していない相談者が、トークに何を書いてきたかも見えます。

一般の店であれば、スタッフの誰かが返事をすればよいので、全員が見られることは便利に働きます。カウンセリングルームでは、担当以外のカウンセラーが相談者の書き込みを読むことを、相談者は想定していません。相談者は、担当のカウンセラーに向けて書いています。

選べる形は2つあります。1つは、トークを見る人を事務の担当者1人に絞り、カウンセラーは管理の画面に入らない形です。事務の担当者は、トークで相談の内容が書き込まれていても応じず、応答メッセージの範囲で案内します。担当のカウンセラーには、書き込みがあったことだけを伝え、内容は面接の中で相談者から改めて聞いてもらいます。

もう1つは、カウンセラーごとに別のアカウントを作る形です。この形は担当の範囲がはっきりしますが、相談者が担当を替えたときにアカウントも替える必要があり、運用が複雑になります。

どちらを取るにしても、あいさつメッセージの中で、このアカウントのトークを誰が見ているかを書いておきます。「このトークは相談室の事務の担当が確認しています」と書いてあれば、相談者は書き込む内容を自分で選べます。

友だち追加を、面接の場で求めない

公式アカウントを始めると、相談者に友だち追加をしてもらう必要があります。一般の店では、会計のときにQRコードを見せて、その場で追加してもらう形が多く取られています。

カウンセリングルームでは、面接の場で友だち追加を求めないでください。面接の終わりにスマートフォンを出してもらい、QRコードを読み取ってもらう流れは、面接の余韻を事務の作業で断ち切ります。断りにくい雰囲気の中で追加した相談者は、後から外したくなっても、外したことが相談室に伝わるのではないかと気にします。

案内は、面接の外で行います。予約の確認のメールや、前日の連絡の中に、「LINEでのお知らせを希望される方は、こちらから追加できます」とリンクを添えます。相談者は、自分のタイミングで追加するかどうかを決められます。

追加しなくても困らない形にしておくことが前提です。予約も、予約の確認も、休室のお知らせも、LINEを使わない人にも届く形を残します。LINEでしか届かないお知らせがあると、追加しない人が不利になり、実質的に追加を求めているのと同じになります。

ブロックされても、それを面接の合図と受け取らない

公式アカウントでは、友だちにブロックされると、管理の画面でブロックされた人数が分かることがあります。一般の店では、配信の頻度や内容を見直す材料として使われます。

カウンセリングルームでは、ブロックされたことに意味を読み込みすぎないでください。相談者がブロックする理由はさまざまです。スマートフォンを家族と共有していて、トーク一覧から相談室の名前を消したかった。お知らせの通知が気になった。相談が区切りに近づいて、整理したくなった。どの理由でも、それは相談者が自分の生活の中で選んだことです。

ブロックの有無を面接で話題にするのは避けます。相談者は、ブロックしたことが相談室に伝わるとは思っていないことが多く、話題にされると、見られていたと感じます。

ブロックされた相談者にも、予約に関わる連絡は届く必要があります。先の節で書いたように、予約の確認と前日の連絡をメールで届ける形にしておけば、LINEでつながっているかどうかに関係なく、必要な連絡は届きます。LINEはあくまでお知らせの補助の経路として扱い、そこが途切れても予約の流れが止まらないようにしておくことが、ブロックへのいちばんの備えになります。

個人のLINEから移すときは、面接の中で1人ずつ伝える

いま個人のLINEで相談者とつながっていて、公式アカウントか予約のページに移すと決めた場合、移し方に配慮が要ります。一斉にメッセージを送って切り替えを告げる形は、相談者によっては関係の変化として重く受け止められます。

移すことは、面接の中で1人ずつ伝えてください。伝える内容は、連絡の窓口が変わること、変わる理由、いつから変わるか、の3つです。理由は「面接の時間を大切にするために、予約と連絡の窓口を仕事用に分けることにしました」のように、相談室の運営の話として伝えます。相談者のやり取りに問題があったかのような言い方は避けます。

移行の期間は、来談の間隔の2回分を目安にします。隔週の相談者なら4週間、月1回の相談者なら2か月です。その間は個人のLINEにも応じ、期間が過ぎたら、新しい窓口を案内する短い返事だけにします。

終結した相談者に、窓口が変わったことを知らせる必要はありません。知らせるための連絡そのものが、終わった関係に相談室から触れることになるからです。終結した相談者から個人のLINEに連絡が来たときに、新しい窓口を案内すれば足ります。

移行が終わった後、個人のLINEに残った相談者のトークをどうするかも決めておきます。消すのか、残すのか。残す場合は、スマートフォンの紛失に備えて、端末のロックを必ずかけておいてください。

LINEを入口にしたまま、予約の流れを外に出す

ここまでの形を実際に組むときに、予約の道具の側で確かめたい点をまとめます。LINEを入口に使う場合、予約の道具に求めるのは、LINEのメニューからリンクで開ける予約のページがあること、予約の確認や前日の連絡を相談者ごとに自動で届けられること、そして予約の変更と取り消しを相談者自身でできることの3つです。

このサイトのできることのページには、スマートフォンで数タップで進める予約のページ、予約完了と前日のリマインダーと変更の通知を自動で送るメール、お客様自身で変更と取り消しができるキャンセルのURLが挙がっています。同じページの一覧に並ぶ自動の連絡はメールなので、先の節で書いた「予約の連絡はメール、お知らせはLINE」という役割の分け方と組み合わせる形になります。文面を編集して相談室の名前を件名に入れない設定にできるかどうかは、よくある質問の自動メールの文面の説明で確かめてください。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているので、面接の後に現金や振込で受け取っている相談室は、支払いの形を変えずに、トークでの日程の往復だけを外に出せます。費用は料金に、無料の段階が月50件、1人で営む人向けの段階が月300件で月額3,300円（税込）と示されています。LINEの公式アカウントを0円のプランで使えば、入口と予約の道具を合わせた費用の見通しが立ちます。

LINEへの通知まで予約の道具に求める場合は、他社との比較で候補の公開情報を並べたうえで、LINE連携の有無をそれぞれの公式の案内で確かめてください。相談室に近い業態での使われ方は業種ごとの使い方に、実際の予約ページはデモを見るにあります。LINEのメニューに置くリンクの先として、スマートフォンでどう見えるかを先に試しておくと、切り替えの当日に迷いません。

Q1. カウンセラーの個人のLINEで予約を受けるのは避けたほうがよいですか？

避けたほうが安全です。個人のLINEでは、プロフィールや投稿からカウンセラーの私生活が相談者に見え、深夜のメッセージにも応じてもらえると期待されやすくなります。終結した後もつながりが残ります。公式アカウントか、予約のページとメールの組み合わせに分け、移すときは面接の中で1人ずつ伝えてください。

Q2. LINE公式アカウントの料金は、カウンセリングルームだとどのプランになりますか？

2026年9月14日時点の公式ページでは、1対1のチャットの送受信や応答メッセージは通数に数えられず、月額0円のプランでも無料のメッセージが200通あります。友だち全体へのお知らせを月に数回送る程度なら、0円のプランに収まることが多いです。料金は改定されることがあるので、使う前に公式ページで確かめてください。

Q3. 相談者がLINEのトークに相談の内容を書いてきたら、どう対応すればよいですか？

トークでは相談を受けないことを、あいさつメッセージと応答メッセージで先に伝えておき、書き込まれた場合もその範囲で案内します。「お話は次回の面接でお聞かせください」と返し、内容には踏み込みません。急いで支援が必要な人に備えて、公的な相談窓口の案内をあいさつメッセージに入れておいてください。

Q4. LINEのトーク履歴を、相談者との記録として使ってもよいですか？

記録としては頼らないほうがよいです。2026年9月14日時点の公式ページでは、基本の機能で閲覧できるチャット履歴は6か月分で、それを超えるには月額3,000円（税別）の有料オプションが要ります。キャンセルの規定や面接で決めたことは書面や面接の記録に置き、トークで個別に伝えた内容は外の記録に書き写してください。