カウンセリングルームのリマインドの送り方｜何日前に、どの文面で出すか

面接の前に予約の日時を知らせる連絡、いわゆるリマインドは、どの予約業でも使われている仕組みです。ところがカウンセリングルームでは、他の業態の設定をそのまま真似ると、思わぬところでつまずきます。週に1回通う人に前日の連絡が必要なのか。予約のメニュー名がそのまま本文に入ってしまわないか。携帯のメッセージで送ってよいのか。ここでは、何日前に、何時に、どの経路で、どんな文面で送るのかを、面接の間隔と相談者の生活の事情から決めていく手順をまとめます。

何日前に送るかは、面接の間隔で決める

リマインドを送る日を「前日」と一律に決めている相談室は多くあります。美容室のように数か月に1回来る業態では、前日の連絡がちょうどよく機能します。カウンセリングでは、相談者によって面接の間隔が大きく違うため、一律の設定では合わない人が出てきます。

週に1回、同じ曜日と時刻で通っている人を考えます。この人にとって面接は生活の一部になっていて、予約を忘れることはあまりありません。前日に連絡が届くと、毎週同じ内容の通知を受け取ることになり、3週目あたりから開かれなくなります。むしろ必要なのは、祝日や相談室の休みで曜日がずれるときの連絡です。固定の枠で通っている人には、通常の週はリマインドを送らず、いつもと違う週だけ送るという設定も選択肢になります。

隔週で通っている人は、前回の面接から12日が経った頃に次の面接が来ます。予定を忘れることが増える間隔です。前日の連絡では、仕事の予定を動かす余裕がありません。2日前に送ると、来られない場合に調整する時間が残ります。

月に1回の人は、予約を入れたことそのものを忘れていることがあります。7日前と前日の2回に分けて送ると、1回目で予定を思い出し、2回目で当日の準備ができます。

初回の面接は別に扱います。相談室の場所に初めて来る人なので、日時に加えて道順や入口の案内が必要になります。3日前に道順を含めた案内を送り、前日には日時だけの短い連絡を送る形にすると、読む分量が分散されます。

このように間隔ごとに送る日を変えるには、予約の道具で送信日を相談者ごと、あるいはメニューごとに変えられるかどうかが鍵になります。変えられない場合は、「初回」「週1」「隔週」「月1」のようにメニューを分けて登録しておき、メニューに結び付けて送信の設定を変える方法があります。

送る時刻は、相談者が一人で読める時間を選ぶ

送る日が決まったら、次は時刻です。予約の道具の初期設定では、朝の決まった時刻や、予約時刻のちょうど24時間前に送る設定になっていることがよくあります。カウンセリングの相談者にとって、どちらも最適とは限りません。

24時間前の設定だと、19時の面接の人には前日の19時、夕食の時間に届きます。家族が近くにいる時間で、通知の画面を横からのぞかれるおそれがあります。9時の面接の人には前日の9時に届き、職場に着いた直後になります。予約の時刻から逆算する設定は、相談者の生活の時間を考慮していません。

カウンセリングルームで扱いやすいのは、送る時刻を固定する設定です。候補になるのは昼の12時前後です。仕事をしている人は昼休みに一人で確認でき、家にいる人にとっても家族が出払っている時間帯であることが多いからです。

朝の早い時間は避けます。先に触れたとおり、朝に気分が落ち込みやすい人がいて、起きてすぐに相談室からの連絡を目にすることが負担になります。夜も同じ理由で避けます。夜は考えごとが深くなる時間で、面接のことを思い出して眠れなくなる人もいます。

土曜や日曜に面接がある相談室では、週末の前日に届く連絡が家族のいる時間に重なりやすくなります。この場合は、金曜日の昼に送る設定にしておくと、平日の昼の習慣の中で確認してもらえます。

オンラインで面接を受けている相談者の中には、海外に住んでいる人もいます。日本語で話せるカウンセラーを探して、国外から予約を入れる人です。この場合、日本時間の昼に送ったリマインドが、相談者の住む国では深夜や早朝に届きます。予約の日時そのものも、日本時間と現地時間の取り違えが起きやすくなります。海外から予約している人には、リマインドの本文に「日本時間」と明記し、送る時刻も相談者の現地の日中に合わせて個別に設定します。夏時間の切り替わりの時期は、時差が1時間ずれるので、その前後の面接だけは日時を改めて確かめてもらいます。

時刻について相談者から要望を聞いておくのも1つの方法です。初回の申込の画面に「ご連絡を受け取りやすい時間帯」を選ぶ欄を置き、昼、夕方、特に希望なし、の3択にしておけば、希望する時間帯に合わせて送り分けられます。

メールか、携帯のメッセージか、経路を本人に選んでもらう

リマインドの経路には、メール、携帯のショートメッセージ、メッセージアプリ、電話があります。どの経路が届きやすいかという観点だけで選ぶと、カウンセリングでは別の問題が起きます。

携帯のショートメッセージは、開封率が高い経路として知られています。ただし、多くの端末でロック画面に本文の冒頭がそのまま表示されます。机の上に置いた携帯に「明日14時のカウンセリングのご予約」と表示されれば、同じ部屋にいる人に読まれます。家族や同僚に通っていることを知らせていない人にとって、これは避けたい事態です。

メッセージアプリも、家族と端末を共有していたり、パソコン版で同じアカウントを開いていたりすると、同じことが起こります。メールは開くまで本文が見えにくい経路ですが、職場のアドレスや家族共用のアドレスを登録している人には、別の形で他人の目に触れます。電話は記録が残りにくい一方で、出られない時間にかかると着信履歴に相談室の番号が残ります。

どの経路にも一長一短があり、どれが安全かは相談者の生活によって違います。そこで、経路は本人に選んでもらいます。初回の申込の画面で、連絡の方法を選ぶ欄を設けます。選択肢には、その経路で届くとどう見えるのかを一言添えます。たとえば「ショートメッセージ（画面に本文の一部が表示されることがあります）」のように書いておけば、本人が自分の生活に合わせて選べます。

選んだ経路は台帳に記録し、途中で変えたいという申し出があればすぐに反映します。引っ越しや転職、家族の状況の変化で、届いてほしい経路が変わることは珍しくありません。

差し込まれるメニュー名が、本文に相談の中身を持ち込む

リマインドの文面を作るとき、予約の道具が用意している差し込みの項目を使うと、名前や日時を自動で入れられて便利です。ここにカウンセリングならではの落とし穴があります。メニュー名です。

予約のページで相談者に選んでもらうために、メニューを相談の種類で分けている相談室は少なくありません。「夫婦カウンセリング」「発達の相談」「トラウマのケア」「職場の人間関係」。予約のページでは分かりやすい名前ですが、これがリマインドの本文に「ご予約のメニュー　夫婦カウンセリング」と差し込まれると、どんな相談で通っているのかが一行で分かってしまいます。

初期設定の文面にメニュー名の差し込みが入っていないかを、まず確かめてください。入っていれば削除します。削除できない場合は、メニュー名そのものを変えます。予約のページでの分かりやすさを保ちつつ、本文に入っても困らない名前にするには、「面接（50分）」「初回面接（60分）」「オンライン面接（50分）」のように、形式と時間だけで表す方法があります。相談の種類は、メニューの説明文の側に書けば予約のページでは伝わります。

同じ注意は、担当者の名前にも当てはまります。担当者の紹介に「トラウマ専門」「依存症の支援を担当」と書いている相談室で、担当者の肩書きが差し込まれると、相談の種類が推測されます。差し込むのは名前だけにします。

リマインドの文面を設定したら、実際にテスト用のアドレスに送り、スマートフォンで通知の表示まで確かめます。管理画面で見る文面と、通知に表示される冒頭の数十文字は、見え方が違います。

文面は、日時と取消の方法を先頭に置く

リマインドを受け取った相談者が知りたいのは、いつ、どこへ行けばよいか、行けなくなったらどうすればよいか、の2点です。この2点を文面の先頭に置き、あいさつや相談室の紹介は最小限にします。

文面の構成は、次の順番が読みやすくなります。

・宛名 ・日時と所要時間 ・場所、またはオンラインの接続の方法 ・変更や取消の方法と期限 ・料金と支払いの方法 ・連絡先

前日に送る短い文面の例を示します。

〇〇様。明日のご予約についてお知らせします。日時は〇月〇日（〇）14時から50分です。場所は〇〇ビル3階の相談室です。ご都合が悪くなった場合は、下記のページから変更や取消ができます。料金は当日お支払いください。

7日前に送る文面なら、予定を思い出してもらうことが目的なので、もう少し丁寧に書けます。

〇〇様。次回のご予約が1週間後になりましたので、ご案内いたします。日時は〇月〇日（〇）14時から50分です。ご予定に変わりがある場合は、下記のページからお手続きいただけます。前日にも、あらためてご連絡をお送りします。

どちらの例にも、相談の内容や前回の面接に触れる言葉は入れていません。「前回の続きをお話ししましょう」のような一文は、リマインドには不要です。また、「必ずお越しください」のような強い言葉も避けます。来られない日があることを前提にして、取消の手段を示しておくほうが、無断で来られなくなる事態を防げます。

オンライン面接のリマインドは、接続の準備まで含める

オンラインで面接をしている場合、リマインドの役割は日時の確認だけでは終わりません。相談者が面接の時刻に、話せる場所で、つながる状態で待っていられるように準備を促す連絡になります。

入れておきたいのは、接続のURL、使うアプリと事前に更新しておくこと、イヤホンがあれば用意すること、話を他の人に聞かれない場所を確保すること、の4点です。最後の点は、対面の面接にはないオンライン特有の事情です。家族が在宅している時間に自宅で面接を受ける人は、どこで話すかを前日までに考えておく必要があります。車の中や、近くの貸し会議室を使う人もいます。

URLは、予約の確認の連絡とリマインドの両方に同じものを入れます。担当者ごとに接続のURLが決まっているなら、担当者の情報に登録しておき、送る連絡に自動で差し込まれるようにしておくと、貼り間違いが起きません。複数の担当者がいる相談室で、手作業でURLを貼っていると、別の担当者のURLを送ってしまう誤りが起こりえます。これは接続の失敗だけでなく、別の相談者の面接の部屋に入ってしまうおそれにもつながります。

直前の連絡をどうするかも決めておきます。開始の30分前にもう一度URLを送る相談室もあります。ただし、相談者によっては直前の通知で気持ちが落ち着かなくなります。直前の連絡は送らず、前日のリマインドに「開始の5分前を目安に接続をお試しください」と書いておく形でも、多くの場合は十分に機能します。

宛先の誤りと、変更の反映漏れを防ぐ

リマインドは、送る件数が多いぶん、宛先の誤りが起きる機会も多い連絡です。カウンセリングルームで宛先を誤ると、他の業態とは比べものにならない重さの問題になります。ある相談者の面接の日時が、別の人に届く。それだけで、その人がカウンセリングに通っている事実が第三者に知られます。

個人情報を扱う事業者には、情報の漏えいを防ぐための措置が求められています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

具体的に何をすれば足りるのかは、事業の規模や扱う情報によって変わります。個人情報保護委員会が事業者向けの案内を公開しているので、相談室の手順を見直すときの参考になります。

リマインドの運用で起きやすい誤りは、主に3つです。

1つ目は、手作業での一斉送信です。翌日の相談者全員に同じ文面を送ろうとして、宛先の欄に複数のアドレスを並べると、受け取った人に他の相談者のアドレスが見えます。宛先を隠す欄を使うつもりで、別の欄に入れてしまう誤りも起こります。リマインドは、1人に1通ずつ個別に送る形にしてください。

2つ目は、登録情報の変更の反映漏れです。相談者から「アドレスを変えました」と面接の場で口頭で伝えられ、それを台帳に反映し忘れると、古いアドレスに送り続けることになります。古いアドレスが家族の管理下に移っていれば、そこに届きます。変更の申し出は、その日のうちに台帳に反映すると決めておきます。相談者自身が登録情報を変更できる仕組みがあれば、反映漏れそのものが起きにくくなります。

3つ目は、同じ名字や似た名前の取り違えです。手作業で送る場合、名前だけで宛先を選ぶと起こります。会員の番号や登録日など、名前以外の情報でも照合する手順にします。

リマインドを止めてほしいと言われたとき

リマインドを送っていると、相談者から「連絡を送らないでほしい」と頼まれることがあります。家族に通知を見られてしまった、相談室からの連絡が来るたびに気持ちが沈む、自分で覚えているから不要だ。理由はさまざまです。

この申し出には、そのまま応じます。送らない設定にして、台帳にも「リマインド不要」と記録します。本人の生活を守るための申し出なので、理由を詳しく尋ねる必要はありません。

ただし、送らないことで起きる困りごとへの手当ては別に考えます。1つは、相談室の都合で日時が変わったときの連絡です。リマインドは止めても、変更の連絡だけは届ける必要があります。どの経路なら受け取れるかを、この機会に確かめておきます。

もう1つは、次回の予約を覚えておく方法です。面接の最後に、次回の日時を本人の手帳やカレンダーに書き込んでもらう時間を取ります。紙の予約カードを渡す方法もありますが、相談室の名前が入ったカードは家族の目に触れる可能性があるので、渡すなら名前の入っていない無地のカードにします。

止めた後に、再び送ってほしいという申し出があれば、すぐに再開します。生活の事情が変われば、必要な連絡も変わります。一度決めたことに固定せず、本人の申し出に合わせて変えられる状態にしておくことが大切です。

リマインドへの返信で届く取消を取りこぼさない

取消の手続きができるページをリマインドに載せていても、そのページを使わずに、届いた連絡へそのまま返信して「明日は行けません」と伝えてくる相談者がいます。ページを開くことに慣れていない人もいれば、一言でも人に向けて伝えたいと考える人もいます。

困るのは、この返信が誰にも読まれないまま当日を迎えることです。リマインドを予約の道具から自動で送っている場合、返信の届く先がどこになっているかを確かめてください。送信専用のアドレスに設定されていると、返信は届かないか、誰も見ていない受信箱に積み上がります。返信が相談室の事務用のアドレスに届く設定にしておきます。

届いた返信を読む時間も決めておきます。前日のリマインドを昼に送るなら、その日の夕方に一度、翌朝の最初の面接の前に一度、事務用のアドレスを確認します。返信で取消を受けたら、その場で管理画面の予約を取消の扱いに変えます。変えないままにしておくと、台帳の上では来る予定のままになり、枠を他の人に回す判断ができません。

取消の期限を過ぎてから返信が届いた場合の扱いも決めておきます。規定では料金がかかる時間帯でも、返信という形で連絡があったことは、無断とは区別して記録しておくと、後で相談者との話し合いが必要になったときの材料になります。

相談室の都合で日時を変えるときの連絡

リマインドの仕組みは、相談者の予定を確認するためだけでなく、相談室の側から予定を変えるときにも使います。カウンセラーの体調不良、家族の急用、研修の日程の重なり。1人で運営している相談室では、代わりの担当者がいないため、面接そのものを動かすしかありません。

前日までに分かった変更は、相談者が選んだ経路で、分かった時点ですぐに連絡します。文面には、変更になった事実とお詫びを短く書き、振り替えの候補を3つほど示します。候補を示さずに「ご都合のよい日時をお知らせください」とだけ書くと、相談者の側に日程を考える負担が移り、返事が遅れるうちに間隔が空いてしまいます。予約のページから空いている枠を選んでもらう形でも構いません。

当日の朝に分かった変更は、メールだけでは間に合わないことがあります。相談者がすでに家を出ている可能性があるからです。初回の面接で、相談室の都合で急に取消になる場合にどの経路で連絡してよいかを確かめておき、その経路で連絡します。

変更の後に見落としやすいのが、古い日時のリマインドです。予約の道具の中で予約の日時を変更すれば、リマインドの送信日も新しい日時に合わせて計算し直されるのが一般的です。ところが、古い予約を残したまま新しい予約を別に作ると、古い日時のリマインドがそのまま送られてしまいます。日時を変えるときは、予約を作り直すのではなく、元の予約の日時を変更する操作にしてください。

休みの前後は、リマインドの中身を変える

夏季休暇や年末年始など、相談室が1週間以上休む時期は、面接の間隔が普段より大きく空きます。この時期の前後は、リマインドの扱いを変えます。

休みに入る前の最後の面接では、休み明けの日時をその場で確かめてもらいます。そのうえで、休みに入る前日までに、休みの期間と休み明けの次回の日時を知らせる連絡を送ります。休みの間は事務用のアドレスを確認しないことも、この連絡に書いておきます。返信がすぐに読まれると思っている相談者が、休み中に困らないようにするためです。緊急のときに相談できる公的な窓口の案内も、この連絡に添えておきます。

休み明けの最初の面接については、普段は前日だけ送っている人にも、7日前の連絡を足します。2週間以上空くと、週に1回の人でも予定の感覚がずれます。休み明けの週は相談者の生活も慌ただしく、仕事や学校の予定が詰まりやすい時期です。

休みの時期は毎年ほぼ決まっているので、連絡の文面は一度作れば使い回せます。日付の部分だけを差し替えられるように、文面の下書きを残しておくと、休みの直前に慌てて書く必要がなくなります。

台風や大雪の前日には、いつもと違う連絡を足す

リマインドの仕組みを持っていると、天候や交通の乱れが予想される日にも役立ちます。台風の接近や大雪の予報が出ている日、公共交通機関の計画運休が発表された日には、翌日の相談者に対して、通常のリマインドとは別の連絡を足します。

伝えるのは、来談が難しい場合の選択肢です。取消の料金がかからないこと、オンラインに切り替えられるならその手順、日時の振り替えの方法。こうした日の取消を通常の規定と同じに扱うと、無理をして来ようとする相談者が出ます。安全を優先してよいと、相談室の側から先に伝えることに意味があります。

この連絡は、天候の予報を見て判断するので、前日の昼までに送るかどうかを決めます。夕方以降になると、相談者が翌日の予定を立て終えている時間になります。前もって文面を用意しておき、判断したらすぐに送れる状態にしておくと、慌てずに済みます。

オンラインへの切り替えを受けるなら、対面の面接だけを受けている相談者にも、接続のURLを届ける必要があります。担当者のオンライン用のURLが登録されていれば、切り替えの連絡に差し込んで送れます。初めてオンラインで面接を受ける相談者には、接続の手順を簡単に書いた案内も添えます。

こうした臨時の連絡は、送った相手と内容を記録しておきます。取消の料金を免除した相談者が誰だったのかが後から分からないと、請求の際に行き違いが起きます。

手で送っている時間と、道具で任せられる範囲

1人で運営している相談室で、リマインドをすべて手作業で送っているとします。翌日の相談者を台帳で確かめ、1人ずつ文面に日時を入れ、宛先を確かめて送る。1通に2分かかるとして、週に20件の面接があれば、40分です。間隔ごとに送る日を変え、初回には道順を足すと、確認の手間はさらに増えます。

時間以上に問題なのは、漏れです。相談室の休みの日の翌日に面接がある人、体調を崩して休んだ日の翌日の人。手作業は、送る側の予定が崩れたときに漏れます。そして、ここまで見てきた宛先の誤りも、手作業のほうが起こりやすくなります。

予約の道具に任せるときに確かめる項目は、次のとおりです。

・リマインドの文面を自由に編集でき、メニュー名などの差し込みを外せるか ・送る日と時刻を設定でき、メニューごとに変えられるか ・担当者ごとのオンラインのURLを連絡に差し込めるか ・相談者が自分で予約の変更や取消をできるページがあるか ・送信の状況を後から確認できるか

公開されているできることには、予約完了とリマインダーと変更の通知の自動送信、文面の編集と差し込み変数、お客様自身で変更や取消ができるキャンセル用のURL、スタッフごとにオンライン面談のURLを登録してメールに差し込む機能、送信状況と開封の計測が並んでいます。どのプランで何が使えるかは料金に税込で示されており、2026年9月時点ではオンライン面談のURLの差し込みはスタンダードプラン（月7,700円）から使える形になっています。

この業態では、決済の仕組みより、予約の受付から次の面接までの連絡が途切れないことのほうが大きな意味を持ちます。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている道具であれば、当日払いのままでもリマインドを軸にした運用を組めます。他の予約システムと比べて検討したい場合は他社との比較が、相談業での使い方は業種ごとの使い方が参考になり、実際の画面はデモを見るで確かめられます。設定の細かな点はよくある質問にまとまっています。

手を付ける順番としては、まずいまのリマインドの文面をテスト用のアドレスに送り、通知の画面に何が表示されるかを見るところからです。メニュー名や相談の種類が見えていれば、それを直すことが最初の一手になります。

Q1. カウンセリングのリマインドは、何日前に送るのがよいですか？

面接の間隔によって変えるのがおすすめです。週1回の固定枠の人は通常の週は送らず、曜日がずれる週だけ送る形でも機能します。隔週の人は2日前、月1回の人は7日前と前日の2回、初回の人は3日前に道順を含めた案内と、前日に日時だけの短い連絡を送ると、それぞれの事情に合います。

Q2. リマインドを携帯のショートメッセージで送っても問題ありませんか？

届きやすい経路ですが、多くの端末でロック画面に本文の一部が表示されるため、家族や同僚に通っていることを知られたくない人には向きません。どの経路が合うかは生活によって違うので、申込の画面で連絡の方法を本人に選んでもらい、それぞれの経路で届くとどう見えるかを一言添えておくと安心です。

Q3. リマインドの本文にメニュー名を入れてもよいですか？

相談の種類が分かるメニュー名は入れないほうが安全です。「夫婦カウンセリング」などの名前が差し込まれると、どんな相談で通っているかが一行で伝わってしまいます。初期設定の差し込みを外すか、メニュー名を「面接（50分）」のように形式と時間だけの名前に変え、相談の種類は予約ページの説明文に書く方法があります。

Q4. 相談者からリマインドを止めてほしいと頼まれたら、どうすればよいですか？

理由を詳しく尋ねず、そのまま送らない設定にして台帳にも記録してください。ただし、相談室の都合で日時が変わったときの連絡は必要なので、どの経路なら受け取れるかを確かめておきます。次回の日時は面接の最後に本人の手帳やカレンダーに書き込んでもらうなど、忘れないための別の方法も一緒に考えましょう。