カウンセリングルームのスタッフごとの予約枠｜指名と手空きをどう見せるか

カウンセラーが2人、3人と増えてくると、予約の枠の管理は1人で運営していた頃とは別の仕事になります。誰がいつ面接できるのか、相談者に担当を選んでもらうのか、空いている枠をどう見せるのか。美容室のスタッフ指名の仕組みをそのまま当てはめると、カウンセリングでは合わない部分が次々に出てきます。ここでは、複数の担当者がいる相談室が、担当者ごとの予約の枠をどう組み、相談者にどう見せればよいかを、この業態の事情に沿って整理します。

カウンセリングの指名は、担当を固定することを意味する

美容室やネイルサロンの指名は、お客様の好みで担当を選ぶ仕組みです。いつもの担当が空いていなければ、今回だけ別の人に頼むこともできます。担当が変わっても、施術の質が一定であれば大きな問題にはなりません。

カウンセリングの担当は、そのようには変えられません。相談者とカウンセラーの間には、面接を重ねることで信頼の関係ができていきます。話したことの経緯、相談者の言葉の選び方、その人にとって触れにくい話題。こうした積み重ねは、担当者が変われば一から作り直すことになります。今週だけ別の人に、という融通は、原則として利かない業態です。

そのため、カウンセリングルームで「指名」と呼ばれている機能は、実際には2つの別の役割を担っています。1つは、初回の面接でどの担当者にするかを決める役割。もう1つは、継続して通っている相談者が、自分の担当者の枠にだけ予約を入れられるようにする役割です。

この2つを分けて考えると、予約のページの設計がはっきりします。初回の人には、担当者の選び方をどうするかという問題があります。継続の人には、担当者以外の枠を見せないという問題があります。美容室の指名の画面をそのまま使うと、どちらの問題も曖昧なまま運用が始まり、担当者の取り違えや、特定の担当者への予約の集中が起こります。

継続中の相談者には、担当者の枠だけを見せる

継続して通っている相談者が、予約のページからすべての担当者の空き枠を見られる状態になっていると、事故が起きます。自分の担当者の枠が埋まっていて、別の担当者の枠が空いているのを見て、そちらに予約を入れてしまうのです。相談者に悪気はありません。空いている日時を選んだだけです。

当日になって、担当者でないカウンセラーの前に相談者が座ることになります。そのカウンセラーは相談者の経緯を知らず、相談者は同じ話を最初からすることになるか、その日の面接をあきらめて帰ることになります。どちらにしても、相談者に負担をかけます。

これを防ぐには、継続中の相談者が予約のページを開いたときに、担当者の枠だけが表示されるようにします。方法はいくつかあります。会員として登録している相談者であれば、登録情報に担当者を紐付けておき、予約の画面で担当者を固定する。会員の仕組みを使わない場合は、担当者ごとに予約のページのURLを分け、継続の相談者には担当者のURLだけを案内する。

担当者の枠が埋まっていて希望の日時に予約できないとき、相談者が別の担当者を選ぶのではなく、担当者に日時の相談ができる道を用意しておくことも大切です。「ご希望の日時が空いていない場合は、事務局までご連絡ください」と予約のページに書いておけば、担当者の予定の中で調整できます。

継続中の相談者が別の担当者の枠に予約してしまった場合に、それを見つける手順も決めておきます。予約が入った時点で、登録情報の担当者と予約の担当者が一致しているかを事務局で確かめる。毎朝、その日の予約について確かめるだけでも、当日の取り違えは防げます。

初回の担当を、選んでもらうか、相談室で決めるか

初回の相談者の担当をどう決めるかは、相談室によって方針が分かれます。大きく分けると、相談者に選んでもらう方法と、相談室の側で振り分ける方法です。

相談者に選んでもらう方法の利点は、相談者が自分に合いそうだと感じる担当者を選べることです。性別や年代、対応している相談の領域、面接の方法を見て、この人なら話せそうだと思える担当者を選べれば、初回の面接に向かう気持ちの負担が小さくなります。

欠点もあります。カウンセリングを初めて受ける人にとって、プロフィールを読んで担当者を選ぶのは難しい作業です。資格の名前や専門の領域の書き方を見ても、自分に合うかどうかは判断しにくいものです。選べずに申込をやめてしまう人もいます。また、プロフィールの印象で予約が特定の担当者に集中し、その人の枠が何週間も先まで埋まる一方で、他の担当者の枠が空いたままになることがあります。

相談室の側で振り分ける方法は、申込の内容を見て、代表や事務局が担当者を決める形です。相談の内容と担当者の得意な領域を照らし合わせられるので、適切な組み合わせにしやすくなります。一方で、振り分けに時間がかかり、申込から初回の日時が決まるまでに日数が空きます。振り分けを担う人が休むと、申込が止まります。

多くの相談室にとって扱いやすいのは、両者を組み合わせた形です。相談者には、日時と、担当者の性別の希望だけを選んでもらう。その日時に対応できる担当者の中から、相談室が申込の内容を見て担当を決める。特定の担当者を希望する人には、担当者を名指しで選べる欄も残しておく。こうすると、選ぶことが負担な人も、選びたい人も、同じ予約のページで申し込めます。

担当者の性別を選べることは、この業態では欠かせない

担当者の選び方をどう設計するにしても、性別の希望を受けられるようにしておくことは、カウンセリングルームでは欠かせません。

性暴力の被害を受けた人、配偶者からの暴力に苦しんでいる人、特定の性別の人に対して強い緊張を覚える人。こうした相談者にとって、担当者の性別は、面接に来られるかどうかを左右する条件です。初回の面接の部屋に入って、希望していない性別の担当者が座っていれば、その場で話せなくなることもあります。

申込の画面には、担当者の性別について「女性」「男性」「希望なし」の選択肢を置きます。希望の理由を尋ねる欄は設けません。理由を書かせることは、申込の段階で最もつらい話を文字にさせることになるからです。

相談室に在籍している担当者の性別が偏っている場合は、希望に応えられないことがあります。女性の担当者が1人しかおらず、その人の枠が埋まっている、という状況です。この場合は、予約のページで希望を選んだ時点で、対応できる日時だけが表示されるようにしておきます。希望に応えられる担当者の予約が4週間以上先まで埋まっているなら、その待ちの長さを申込の前に示します。待つか、他の相談先を探すかを相談者が判断できるようにするためです。

性別の選択肢を2つに限ることに違和感を持つ相談者もいます。「希望なし」に加えて、「申込の後に事務局と相談したい」という選択肢を置いておくと、性別の二択では伝えにくい希望を持つ人も申し込めます。

空き枠を、担当者ごとに並べて見せない

予約のページで空いている枠を表示するとき、担当者ごとに縦の列を作り、それぞれの空きを並べる画面にしている相談室があります。美容室の予約の画面でよく見る形です。これをカウンセリングルームで使うと、担当者の間に思わぬ差が生まれます。

担当者ごとに空きが並んでいると、相談者は空きの多い担当者を「予約が入っていない人」と受け取ります。予約が入っていないのは、その担当者が非常勤で勤務の日数が多いからかもしれないし、開業から間もなく相談者がまだ少ないからかもしれません。面接の質とは関係がありません。けれども、相談者の目には、空きの多さが人気のなさに見え、ますます予約が入らなくなります。

逆に、空きのほとんどない担当者は「人気のある人」に見え、さらに予約が集中します。その人の枠は何か月も先まで埋まり、新しい相談者は長く待つことになります。担当者の間の負担の偏りが、予約の画面の見せ方によって大きくなっていきます。

カウンセリングルームでは、初回の相談者向けの予約のページを、担当者ごとではなく日時から選ぶ形にするのが扱いやすくなります。カレンダーで空いている日時を選ぶと、その日時に対応できる枠が表示され、担当者は相談室が振り分けるか、その日時に対応できる担当者だけを選択肢として出します。空きの多さそのものが担当者の評判として見えることがなくなります。

担当者を名指しで選びたい人のためには、担当者の紹介のページから、その担当者の枠に予約できる導線を別に用意します。担当者の紹介を読んで選んだ人だけが、その担当者の空き状況を見る形です。

担当者の紹介に書くことを、全員でそろえる

担当者を選べるようにするなら、担当者の紹介の書き方が予約の偏りに影響します。1人は資格や研修の経歴を細かく書き、別の1人は短い自己紹介だけ、という状態では、相談者は情報の多い担当者を選びがちです。

紹介に載せる項目は、全員で同じにします。資格、対応している相談の領域、対応している年齢層、面接の方法（対面、オンライン）、面接できる曜日と時間帯。この5つの項目を全員が同じ形式で書けば、相談者は同じ物差しで比べられます。

書き方の分量もそろえます。1人あたり200字程度、のように上限を決めておくと、書く人の文章の得意不得意で印象が変わることを避けられます。

載せないほうがよいものもあります。担当した相談者の数や、相談者からの感想です。担当した人数は経験の長さを示す一方で、面接の質を表すものではありません。相談者の感想は、相談者本人の同意があっても、どの相談の話か推測される形で載せることは避けるべきです。

顔写真を載せるかどうかは、相談室の方針によります。写真があると、初回の面接に向かう相談者の緊張が和らぐという考え方があります。一方で、担当者の側に写真を公開したくない事情がある場合もあります。載せるなら全員が載せる、載せないなら全員が載せない、とそろえておくと、写真の有無が選ばれ方の差になりません。

非常勤のカウンセラーのシフトを、本人に入れてもらう

複数の担当者がいる相談室では、常勤は代表だけで、他は週に1日か2日の非常勤、という形がよくあります。非常勤のカウンセラーは、病院や学校など他の職場と掛け持ちしていることが多く、勤務できる曜日や時間帯が月によって変わります。

こうした担当者の枠を、代表が全員分まとめて入力していると、手間がかかるうえに、反映が遅れます。担当者から「来月の第3週は火曜が出られません」と連絡を受け、それを入力し忘れれば、出勤しない日に予約が入ってしまいます。予約が入ってから担当者に連絡し、相談者に日時の変更を頼むことになり、相談者に負担をかけます。

担当者本人が、自分の勤務できる日時を予約の道具に直接入れられるようにしておくと、この問題を避けられます。本人が自分のシフトだけを編集でき、他の担当者の予定や相談者の情報には触れられない形であれば、権限の面でも安心です。代表は全員のシフトを見て、足りない時間帯がないかを確かめる役割に回れます。

シフトの締め切りも決めておきます。翌月のシフトは前月の20日までに入れる、と決めておけば、月初からの予約を受け付けられます。締め切りの後に変更が出た場合は、すでに予約が入っているかを確かめてから変更する手順にします。

非常勤の担当者が継続の相談者を持っている場合、その担当者の勤務の曜日がそのまま相談者の面接の曜日になります。担当者の勤務の曜日が変わると、相談者の固定の枠も動きます。勤務の曜日を変える場合は、担当している相談者への影響を先に確かめ、変更の時期を相談者と話し合う時間を取ります。

1日に受ける件数の上限を、担当者ごとに決める

カウンセリングの面接は、1回ごとに集中力を大きく使う仕事です。予約の枠を空いている時間に機械的に並べていくと、1日の面接の件数が増えすぎ、後半の面接の質が落ちます。面接の間に記録を書く時間が取れず、記録が翌日以降にずれ込むことにもつながります。

1日に何件までにするかは、面接の内容や担当者によって違います。一般に、50分の面接であれば1日に5件から6件を上限とする相談室が多く、重い内容の相談を多く担当している人は、それより少なく設定することもあります。上限は、担当者ごとに変えられるようにしておきます。

面接と面接の間の時間も決めます。10分の間隔は、記録を書き、次の相談者を迎える準備をするための最低限の時間です。3件続いた後には、30分以上の休憩を入れる、といった決まりを枠の設計に組み込んでおくと、休憩の時間に予約が入ってしまうことを防げます。

雇用している担当者については、休憩時間についての法律の決まりがあります。

使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

非常勤の担当者と、雇用ではなく業務委託の形で契約している相談室もあります。どの契約の形にどの決まりが当てはまるかは、働き方の実態によって判断が分かれるため、ここでは断定しません。契約の形に迷う場合は、厚生労働省の案内や、労働局などの窓口、専門家に確認してください。いずれの契約の形であっても、面接の質を守るための休憩の時間を枠の設計に入れておくことは、相談者のためにも必要です。

面接室の数が、担当者の数より少ないとき

担当者が3人いても、面接室は2部屋しかない。都市部の相談室では珍しくない状況です。この場合、担当者の空きと部屋の空きの両方がそろわないと、面接を入れられません。

担当者ごとのシフトだけで枠を作ると、3人が同じ時間帯に勤務する日に、3件目の予約が入ってしまいます。当日になって部屋が足りないことに気づき、1人の相談者を待たせるか、日時の変更を頼むことになります。

防ぐ方法の1つは、シフトの段階で部屋を割り当てることです。担当者Aは第1面接室、担当者Bは第2面接室、担当者Cは部屋の空いている時間帯だけ勤務する、というように、部屋ごとの時間割を先に作り、担当者のシフトをそこに当てはめます。予約の道具で担当者ごとの枠を作るときに、部屋の時間割と重ならないように枠を設定しておけば、部屋が足りなくなることはありません。

オンラインの面接を組み合わせる方法もあります。オンラインの面接は面接室を使わないため、部屋が埋まっている時間帯でも、担当者が別の場所から面接できます。部屋の数が足りない時間帯に勤務する担当者には、オンラインの面接の枠を中心に持ってもらう、という分け方ができます。この場合、担当者が面接を行う場所の音漏れや、画面に映るものに気を配る必要があります。

待合の場所も部屋の数と関わります。面接の開始と終了が複数の部屋で重なると、待合で相談者どうしが顔を合わせます。カウンセリングの相談者の中には、他の相談者と顔を合わせたくない人がいます。部屋ごとの開始時刻を10分ずつずらしておくと、入れ替わりの時間が重なりにくくなります。

担当者によって料金が違う場合のメニューの組み方

経験の年数や資格によって、担当者ごとに面接の料金を変えている相談室があります。代表の面接は1回12,000円、他の担当者は8,000円、といった形です。この場合、予約の段階で料金の違いが相談者に伝わっていないと、当日の会計で行き違いが起きます。

料金の違いは、メニューで表します。同じ50分の面接でも、担当者ごとに別のメニューとして料金を設定し、担当者を選ぶ画面で料金が見えるようにします。日時から選ぶ形の予約のページで、相談室が担当者を振り分ける場合は、振り分けた時点で担当者と料金を相談者に知らせ、了承を得てから予約を確定します。

初回の振り分けで、相談者が想定していたより料金の高い担当者になることもあります。この場合は、他の担当者であれば料金がいくらになるかも一緒に伝え、相談者が選べるようにします。料金の説明が後回しになると、初回の面接の後に「思っていたより高い」と感じて継続をやめる人が出ます。

担当者の料金を改定する場合は、継続中の相談者への影響を考えます。改定の時期を相談者に1か月以上前に知らせる、継続中の相談者には一定期間は従来の料金を適用する、といった方針を決めてから改定します。

担当者の休暇や退職は、相談者への連絡の順番を決めておく

担当者が長期の休暇に入る、あるいは相談室を辞めることになったとき、担当している相談者への連絡は慎重に進める必要があります。担当が固定されている業態では、担当者がいなくなることは、相談者にとって支援の関係が途切れることを意味します。

長期の休暇の場合は、休暇の1か月以上前に、担当者本人から面接の中で伝えるのが基本です。予約の道具からの一斉の連絡で知らせることは避けます。そのうえで、休暇の間を休みにするか、他の担当者の面接を一時的に受けるかを、相談者に選んでもらいます。休みにする場合は、再開の日時を決めておきます。

退職の場合は、担当者が残りの期間で終結に向かうか、他の担当者に引き継ぐかを、相談者と話し合います。引き継ぐ場合は、新しい担当者と相談者が顔を合わせる面接を設けることもあります。引き継ぎにどこまでの情報を渡すかは、相談者の同意を得て決めます。

予約の道具の側でも、確かめる作業があります。退職する担当者の枠を閉じたときに、その担当者の予約が退職日より後に残っていないか。継続の相談者の登録情報で、担当者の欄が退職した人のままになっていないか。担当者専用の予約のページのURLを案内していた相談者に、新しい案内を送ったか。これらを退職の手続きの中に組み込んでおきます。

担当を変えたいという申し出の窓口を、担当者と別に置く

担当者との相性が合わないと感じても、相談者がそれを担当者本人に伝えるのはとても難しいことです。面接の中で「担当を変えてほしい」と言えば、目の前の担当者を傷つけるように感じます。言えないまま面接を続けるか、何も言わずに来なくなるか。どちらも相談者のためになりません。

担当の変更の申し出は、担当者とは別の窓口で受けます。1人の代表と複数の担当者がいる相談室なら代表が、事務局がある相談室なら事務局が受けます。予約のページや、初回の面接で渡す書面に「担当者の変更をご希望の場合は、事務局までご連絡ください。担当者に理由をお伝えすることはありません」と書いておきます。

申し出を受けたら、担当者への伝え方を決めておきます。相談者が理由を話していても、それをそのまま担当者に伝えることは避けます。担当者には「相談者の希望で担当が変わります」とだけ伝え、担当者が相談者に連絡を取ることはしない、と決めておきます。

担当の変更が起きること自体を、担当者の評価に結び付けない文化も大切です。カウンセリングでは、担当者の力量とは関係なく、相性の問題で担当が変わることがあります。変更の件数を担当者ごとに数えて比べるような運用は、担当者が変更の申し出を防ごうとする動きにつながり、相談者が申し出にくくなります。

事例の検討や研修の時間を、全員の枠から外しておく

複数の担当者がいる相談室では、担当者が集まって事例を検討する時間や、外部の指導者から助言を受ける時間を定期的に設けていることがあります。こうした時間は、面接の質を保つために欠かせません。

ところが、担当者ごとの予約の枠をそれぞれのシフトで作っていると、会議の時間帯にも予約が入ってしまいます。月に1回の会議の日に、1人だけ面接が入っていて参加できない、という状態が続くと、会議そのものが形だけのものになります。

会議の時間は、相談室全体の予定として先に押さえておきます。毎月第2水曜日の18時から20時、と決めたら、その時間帯は全員の予約の枠を閉じます。予約の道具で担当者の枠を個別に閉じる必要がある場合は、翌月のシフトの締め切りの際に、代表が全員の枠を確かめます。

外部の研修に参加する担当者の枠も同じです。研修の予定は数か月前から分かっていることが多いので、分かった時点でその日の枠を閉じておきます。直前に閉じようとすると、すでに予約が入っていて、相談者に日時の変更を頼むことになります。

予約の道具で、担当者ごとの枠を支える

ここまでの内容を、予約の道具で確かめる項目に置き換えます。

・担当者ごとに予約を受け付け、継続の相談者には担当者の枠だけを見せられるか ・担当者ごとに曜日や日ごとのシフトを設定できるか ・担当者本人が、自分のシフトだけを編集できるか ・担当者ごとにメニューと料金を分けられるか ・予約のフォームで、担当者の性別の希望などの項目を追加できるか ・オンラインの面接の場合、担当者ごとの接続のURLを連絡に差し込めるか

公開されているできることには、スタッフ指名による担当ごとの予約受付、曜日別と個別のシフト設定、スタッフ本人がマイシフトだけを編集できるログイン、所要時間と料金を設定できるメニュー、必要な項目だけを聞く予約フォームのカスタマイズ、オンライン面談のURLの差し込みが並んでいます。料金を見ると、2026年9月時点では、スタッフ指名とシフト管理とスタッフ本人ログインはスタンダードプラン（月7,700円、年契約なら月あたり6,600円、いずれも税込）から使える機能で、スタッフは10名、予約は月1,000件までと案内されています。無料のフリープランと月3,300円のライトプランはスタッフ1名の設定なので、複数の担当者で運営する相談室はスタンダード以上が前提になります。

この業態では、決済の機能の多さより、担当者ごとの枠と相談者の継続を崩さずに予約を回せるかどうかが判断の中心になります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている道具であれば、当日払いのままでも、担当者の固定と継続の予約を組み合わせた運用を作れます。他の予約システムとの違いは他社との比較で、相談業での使い方は業種ごとの使い方で確かめられ、相談者の側の予約ページと管理画面の両方はデモを見るから触れます。複数の担当者での運用についての疑問はよくある質問にもまとまっています。

最初に手を付けるのは、いまの予約のページを、継続中の相談者の立場で開いてみることです。自分の担当者以外の空き枠が見えていれば、それを担当者の枠だけに絞ることが、最も事故を減らす一手になります。

Q1. 継続中の相談者が、担当者以外のカウンセラーに予約してしまうのを防ぐには？

継続中の相談者には、担当者の枠だけが表示されるように予約のページを分けるのが確実です。会員登録の情報に担当者を紐付けて固定する方法や、担当者ごとの予約ページのURLを案内する方法があります。担当者の枠が埋まっているときは、別の担当者を選ぶのではなく事務局に日時を相談できる道を書いておくと、取り違えを防げます。

Q2. 初回の担当者は、相談者に選んでもらうべきですか？

選んでもらう方法には、自分に合いそうな担当者を選べる利点がある一方、選べずに申込をやめる人や、予約が特定の担当者に集中する問題もあります。日時と担当者の性別の希望だけを選んでもらい、担当は相談室が申込内容を見て決める形にし、名指しで選びたい人向けの欄も残しておくと、どちらの相談者にも対応しやすくなります。

Q3. カウンセラー1人あたり、1日に何件まで予約を入れてよいですか？

50分の面接であれば1日5件から6件を上限とする相談室が多いですが、担当する相談の内容や担当者によって適切な件数は変わります。担当者ごとに上限を設定できるようにし、面接の間に10分、3件続いたら30分以上の休憩を枠に組み込んでおくと、休憩の時間に予約が入るのを防げます。

Q4. 担当者が退職するとき、相談者にはどう伝えればよいですか？

予約の道具からの一斉の連絡ではなく、担当者本人から面接の中で伝えるのが基本です。残りの期間で終結に向かうか、他の担当者に引き継ぐかを相談者と話し合って決めます。あわせて、退職日より後の予約が残っていないか、登録情報の担当者の欄を更新したか、担当者専用の予約ページを案内していた相談者に新しい案内を送ったかを確かめてください。