脱毛サロンの予約台帳を紙からやめる｜移し替える順番と、残す情報

来月のページはあるのに、3か月後のページがない。空いている枠を確かめるたびに、来年の欄を手で書き足している。脱毛サロンで紙の台帳を使い続けている店が、最初に限界を感じるのはこの場面です。来店の間隔が長い業態なので、先の予定が書ける台帳でなければ回りません。ここでは光脱毛を扱う店に絞って、台帳に何が同居しているのかを分けたうえで、どの順番で移すのか、何を残すのかを整理します。

脱毛サロンの台帳には、3つの帳簿が同居している

台帳という一語で呼んでいるものの中身を分けると、脱毛の店では3つになります。

1つ目が予約の帳簿です。誰が、いつ、どの部位を受けるか。2つ目が契約の帳簿です。契約の日付、コースの内容、総額、回数、期限、残りの回数。3つ目が施術の記録です。いつ、どの部位に、どの出力で照射したか。肌がどう反応したか。

美容室やネイルの店なら、1つ目と、簡単な好みの記録があれば足ります。脱毛では3つとも必要で、しかも3つが互いに参照し合います。今日の照射の出力を決めるには前回の記録が要り、今日照射してよいかを決めるには残りの回数が要り、次の予約をいつにするかを決めるには前回の日付が要る。

・予約の帳簿……誰が、いつ、どの部位を受けるか ・契約の帳簿……総額、回数、期限、残りの回数 ・施術の記録……日付、部位、出力、機器、肌の反応

紙の台帳がつらくなる理由は、この3つが別々のノートやファイルに分かれていて、施術のたびに3つを開くことにあります。1人あたり数分の手間でも、1日5件なら月に数時間になります。

最初に足りなくなるのは、3か月先の枠

紙の台帳が破綻する場面は、たいてい先の予定から来ます。

光脱毛は毛の生え替わりの周期に合わせて通うので、次の予約は4週間から12週間先になります。全身の周回なら2か月から3か月です。施術が終わった直後に次を取る運用にしていると、常に3か月先までの枠が必要になります。

市販の予約帳は、年度の切り替わりで途切れます。12月の施術のあとに3月の予約を取ろうとして、翌年のページがない。仕方なくメモに書いて、あとで転記する。転記の途中で1件抜ける。この抜けが、数か月後に空振りの来店として表に出ます。

・来店の間隔が長いほど、必要な先の期間が延びる ・紙の予約帳は年度で途切れる ・転記が発生した時点で、抜けが起きる余地が生まれる ・抜けたことに気づくのは、数か月後になる

先の枠が常に見える状態は、脱毛の店にとって基本的な要件です。ここを満たしていない台帳は、どれだけ書き方を工夫しても回りません。

予約の欄に、部位と所要時間が書ききれない

もう1つ、紙の台帳で詰まるのが枠の長さです。

脱毛は施術の内容で所要時間が大きく変わります。ワキだけなら15分、全身なら120分。同じ1件でも8倍の差があります。紙の台帳は時間の目盛りが等間隔なので、長い施術を書き込むと欄をまたぎ、短い施術は欄が余ります。

さらに、部位の組み合わせは人によって違います。全身から顔を除いた契約、VIOだけ追加した契約、上半身と下半身を別の日に分ける契約。1つの欄に書ける文字数では収まりません。

・所要時間が施術の内容で8倍近く変わる ・部位の組み合わせが人によって違う ・欄をまたぐ書き方をすると、空きの判断を間違える ・略号で書くと、書いた人にしか読めなくなる

略号は特に危険です。書いた本人は分かっていても、別のスタッフが読んだときに部位を取り違えれば、照射する場所を間違えます。

施術の記録に、何を残すか

台帳を移す話をする前に、何を残すべきかを決めておきます。脱毛の店で施術の記録に必要なのは、次の項目です。

・施術した日付 ・照射した部位。左右や範囲の区別も含む ・使用した機器とヘッド ・出力の設定。部位ごとに違う場合は部位ごとに ・照射のあとの肌の反応 ・自己処理の状態。剃り残しがあった部位 ・当日の申告事項。体調、服薬、日焼け、予防接種 ・次に来られる最短の時期

この中でいちばん省かれやすいのが出力の設定です。ところが、次回の照射でどこから始めるかを決めるのはこの記録です。残っていなければ、毎回いちばん弱いところからやり直すか、勘で決めることになります。どちらも客の不利益になります。

出力と機器を、必ず紐づけて残す

出力の数字だけを残しても、機器が複数ある店では意味を持ちません。同じ数字でも機器が違えば出力の実質が変わるからです。

機器を入れ替えたときも同じです。前の機器の設定をそのまま新しい機器に当てることはできません。記録に機器の名前が入っていなければ、入れ替えの前後で記録が連続しているように見えて、実際には別の話になります。

・出力の数字と、使った機器を必ず一緒に残す ・ヘッドを使い分ける場合は、ヘッドも残す ・機器を入れ替えたら、その日付を記録に残す ・入れ替え後は、出力を見直した記録も残す

機器の入れ替えは数年に一度の出来事ですが、そのときに過去の記録が読めなくなると、通っている人全員の照射の設計をやり直すことになります。

肌の反応を、言葉をそろえて残す

照射のあとの肌の反応は、残し方が難しい項目です。書く人によって表現がばらつくからです。「少し赤い」「やや発赤」「赤みあり」が、同じ状態を指しているのか違う状態を指しているのか、あとから読んでも分かりません。

そろえる方法は単純で、選ぶ形にすることです。反応なし、軽い赤み、強い赤み、その他。この4つから選ばせて、その他のときだけ自由に書く。これだけで、あとから読める記録になります。

・言葉を自由に書かせず、選ぶ形にする ・その他の欄だけ自由記述にする ・強い反応が出た部位は、次回の出力に反映する仕組みにする ・症状の判断はしない。必要なら医療機関の受診を案内する

美容の脱毛を行う店が、肌の症状について医療の判断をすることはできません。記録に残すのは、店が観察した事実と、店が案内した内容までです。

残りの回数と期限を、予約の隣に置く

契約の帳簿の中で、日々の運用に直結するのが残りの回数と期限です。この2つは、予約を取る画面のすぐ隣にある必要があります。

理由は、次の予約を取る場面で必ず参照するからです。残りが2回で期限が3か月後の人と、残りが8回で期限が1年後の人では、次の予約の取り方が変わります。前者は期限までに消化できるかどうかを一緒に考える必要があるし、後者は無理に詰める必要がありません。

・残りの回数と期限を、予約の画面から見える場所に置く ・消化した回数がその場で反映される形にする ・期限が近い人を、まとめて抽出できるようにする ・本人も自分で確認できる場所を用意する

本人が確認できる場所を用意すると、店への問い合わせが減ります。「あと何回でしたか」という質問は、脱毛の店に定期的に届くものの1つです。

契約の書面の控えは、台帳とは別に持つ

契約の内容を台帳や予約の画面に写しても、それは控えであって書面そのものではありません。

脱毛の契約は、期間が1か月を超え、金額が5万円を超えると特定商取引法でいう特定継続的役務提供にあたることが多く、契約の前に概要を記した書面を、契約のあとに内容を明らかにする書面を渡す義務があります。この書面の控えは、法定の書類として台帳とは別に保管します。

台帳の側に持つのは、日々の運用に必要な項目だけで足ります。総額、回数、期限、残りの回数、契約の日付。この5つがあれば予約の運用は回ります。書面の全文を台帳に写す必要はありません。

・法定の書面の控えは、台帳とは別に保管する ・台帳には、運用に必要な5項目だけを持つ ・書面の版と、台帳の内容が食い違わないようにする ・規定を変えたら、どの版が当たる契約かを記録に残す

当日の申告事項を、毎回聞く形にする

脱毛の店には、施術の可否に関わる申告事項があります。日焼けの有無、服用している薬、予防接種の直後かどうか、体調、妊娠の可能性。これらは契約のときに一度聞いて終わりではなく、来店のたびに確認する項目です。

紙の台帳では、この確認が口頭で済まされて記録に残らないことがよくあります。残っていないと、あとで何かあったときに、確認したかどうかを示せません。

・来店のたびに確認する項目として、記録の欄を作る ・口頭で確認したことも、記録に残す ・確認した結果、施術を見送った場合も残す ・見送った回の扱いを、契約の内容に沿って処理する

欄が用意されていれば、確認は自然に習慣になります。欄がなければ、忙しい日に飛びます。

誰が書いても同じになる形にする

スタッフが2人以上いる店では、記録の書き方をそろえることが要ります。そろっていないと、別の人が書いた記録を読めません。

そろえるためにやることは2つです。1つは、自由に書く欄を減らして、選ぶ欄を増やすこと。もう1つは、書く順番を固定することです。

・部位、出力、反応は、選ぶ形にする ・自由記述は、備考の1欄だけにする ・書く順番を固定する。順番が違うと読むときに探すことになる ・略号を使わない。使うなら一覧を店内に貼る

自由記述が多い記録は、書く人の負担も大きくなります。忙しい日には省かれ、結果として空欄が並びます。選ぶ形にしておけば、忙しくても埋まります。

身体に関する記録を扱う、という前提

脱毛サロンの記録は、身体の状態に関する情報を含みます。個人情報の取り扱いについては、法律が利用目的の特定を求めています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

台帳を紙から移すというのは、その情報の置き場所を変えるということです。移す前に、何のために集めていて、誰が見られる状態にするのかを決めておく必要があります。

・集める目的を先に決めて、示す ・誰が見られるかを決める。スタッフ全員か、担当だけか ・持ち出しの扱いを決める。個人の端末で見られる状態にするかどうか ・辞めたスタッフの権限を、どう外すかを決めておく

紙の台帳は、鍵のかかる棚に入れておけば持ち出せません。移した先では、権限の設計がその代わりになります。具体的な扱いに迷う部分は、所管の窓口や専門家に確かめてください。

移す順番は、予約が先、記録が後

紙をやめると決めたら、順番を守ります。予約を先に移し、施術の記録は後に回します。

理由は2つあります。1つは、予約は今日から使うもので、記録は過去のものだからです。予約が移れば、その日から先の枠が見えるようになり、効果がすぐ出ます。もう1つは、記録の移行には項目の設計が要るからです。何を残すかを決めないまま過去の記録を打ち込むと、途中で設計が変わってやり直しになります。

・1段階目……予約を移す。今日から先の枠だけでよい ・2段階目……契約の内容を移す。総額、回数、期限、残り ・3段階目……施術の記録の項目を決めて、今日以降の分から書き始める ・4段階目……過去の記録を、必要な範囲だけ移す

3段階目が要点です。過去の記録を全部移してから使い始めようとすると、いつまでも始まりません。今日以降の分から新しい形で書き始めて、過去は紙のまま参照する。この形なら、翌週から動きます。

過去の記録を、どこまで移すか

過去の分をどこまで移すかは、悩みどころです。全部移そうとすると、通っている人が200人いる店では、数百時間の作業になります。

判断の基準は1つで、その記録を今後使うかどうかです。使うのは、いま契約が続いている人の、直近の照射の内容だけです。

・いま契約が続いている人だけを対象にする ・直近の1回か2回分の照射の内容だけを移す ・それより前の分は、紙のまま保管する ・契約が終わっている人は、移さない

直近の1回分があれば、次の照射の出力を決められます。それより前は、実際にはほとんど参照されません。全部を移す作業は、使わないものを打ち込む作業になります。

二重管理の期間を、短くする

移行の期間中、紙と新しい場所の両方に書く時期ができます。この期間が長引くと、必ずどちらかが放置されます。

短くする方法は、切り替える日を決めることです。この日から予約は新しい場所だけ、と決めて、紙には書かない。決めていないと、忙しい日に「今日は紙でいいか」となり、そのまま戻ります。

・切り替える日を決める。曜日や月の区切りに合わせる ・その日から、紙には新しい予約を書かない ・紙は参照専用として残す。書き込まない ・二重管理の期間は、長くても2週間に収める

来店の間隔が長い業態なので、切り替えた日にすでに入っている先の予約を移す作業が発生します。3か月先まで入っていれば、その分を全部移す必要があります。件数を先に数えて、作業の時間を確保してから日を決めてください。

表計算に移した店が、次に詰まるところ

紙から表計算に移す店は多い。無料で始められて、先の月も好きなだけ作れます。ただし数か月で3つの壁に当たります。

1つ目が、同時に開けないことです。受付のスタッフが開いている間、別の人は編集できません。予約の電話を受けながら別の人が確認する、という動きが取れなくなります。

2つ目が、通知が出せないことです。前日のリマインドを送るには、結局そこから手で名前を拾うことになります。

3つ目が、客が自分で操作できないことです。予約も変更も取り消しも、全部が店を経由します。来店の間隔が2か月ある業態で、変更の連絡を全部店で受けると、その分の時間が毎日積み上がります。

・同時に開けない。2人以上いる店ではすぐ詰まる ・通知を出せない。リマインドが手作業のまま残る ・客が自分で操作できない。変更の連絡が全部店に来る ・関数や書式が壊れたときに、直せる人が1人しかいない

表計算が悪いわけではありません。予約の件数が少ないうちは合理的です。ただ、この3つに当たったときが移す時期だと知っておくと、判断が早くなります。表計算から次に進む段階なら、できることで予約の受付から通知までがどこまで一続きになるかを確かめておくと、手作業として残る部分がはっきりします。

予約の仕組みに移すとき、脱毛の店が確かめる項目

道具を選ぶ段階で、脱毛の店が特に確かめるべき項目があります。一般的な予約の機能の比較では出てこない部分です。

・3か月以上先の枠を、普通に扱えるか ・施術の内容ごとに、枠の長さを変えられるか ・部位の組み合わせを、選択肢として持てるか ・残りの回数と期限を、予約の隣で見られるか ・前回の施術の内容を、予約の画面から開けるか ・来店のたびの申告事項を、記録として残せるか ・前回からの間隔が空いている人を、抽出できるか

このうち、枠の長さを施術の内容ごとに変えられるかは、必ず確かめてください。一律の枠しか持てない仕組みだと、ワキだけの予約に全身と同じ時間を確保することになり、1日に取れる件数が減ります。

比較を進めるときは、他社との比較で受付だけを担うものと来店の履歴まで持つものの違いを見ておくと、確かめる項目が整理しやすくなります。実際の画面で枠の長さの設定を触ってみたい場合はデモを見るが早い。

移し替えの作業を、誰がいつやるか

移すと決めたあとに止まる店の多くは、作業する時間を確保していません。営業しながら空き時間にやろうとすると、1件やっては中断し、どこまでやったか分からなくなります。

現実的なのは、まとめて時間を取る形です。3か月先まで予約が入っている店なら、移す件数は100件を超えることもあります。1件1分で入力できても2時間近くかかる。この時間を、休みの日か、営業前にまとめて取ります。

・移す件数を先に数える。予約帳のページを数えれば出る ・1件あたりの入力の時間を、5件やって測る ・必要な時間を出してから、日を決める ・作業の途中で中断する場合は、どこまで済んだかを紙に印を付ける

スタッフが複数いる店では、分担すると早く終わりますが、入力の仕方をそろえてから始めてください。名前の書き方、部位の書き方、時間の丸め方。ここがずれると、あとで探せない記録が混ざります。

探せることが、紙との最大の違い

台帳を移して最も変わるのは、探せるようになることです。紙の台帳では、探すという行為がほぼ成立しません。

たとえば「前回から3か月以上あいている人」を紙から探すには、全員分のページをめくって日付を見比べる必要があります。200人いれば現実的ではありません。ところが、この抽出こそ脱毛の店がいちばん使う操作です。間隔が空きすぎている人に声をかける、期限が近い人に声をかける、当日の空きに呼べる人を選ぶ。どれも同じ操作です。

・前回の来店から一定期間が過ぎた人 ・契約の期限まで一定期間を切っている人 ・残りの回数に対して、消化のペースが遅れている人 ・特定の部位を契約していて、まだ受けていない人

この4つを取り出せるかどうかで、店の打てる手が変わります。紙のときは、思い出した人にだけ声をかけていました。移したあとは、条件で全員を洗えます。声をかける相手が変わるのではなく、漏れがなくなる。それが実際の差です。

連絡先が古くなる速さを、見込んでおく

台帳に載っている連絡先は、時間とともに古くなります。脱毛は来店の間隔が長いので、他の業態より速く古くなると考えたほうがよい。

2か月に1回しか会わないということは、変更を知る機会も2か月に1回しかないということです。契約から1年半が経てば、電話番号が変わった人、メールを移した人、通知を切った人が出ます。台帳を移すときは、この点を確認する手順も一緒に組み込みます。

・移し替えのときに、連絡先の欄を必ず埋める ・空欄のまま移さない。空欄はあとから埋まらない ・来店したときに連絡先を確かめる手順を、受付に組み込む ・送った通知が届かなかった人を、拾い直せる形にする

届かなかったことが分かる形になっていれば、拾い直せます。分からない形のまま運用すると、連絡が届いていない人を「来なくなった人」として片づけてしまいます。

スタッフが2人以上いる店の、書き分け

複数人で回している店では、誰が施術したかを記録に残します。理由は3つです。

肌の反応が出たときに、どの設定で照射したかを追えるようにするため。指名がある店で、次回の担当を決めるため。そして、記録の書き方が人によってずれていないかを確かめるためです。

・施術した人を、記録に必ず残す ・記録を書いた人と、施術した人が違う場合は両方残す ・月に一度、記録の書き方をそろえる時間を取る ・新しく入った人には、書き方の見本を渡す

見本を渡さずに書かせると、その人の書き方が定着します。あとから直すのは難しいので、最初の1週間で決めてしまいます。

紙をいつ捨てるか

移し終えたあと、紙の台帳をいつ処分するかも決めておきます。

すぐには捨てません。契約に関わる記録は、保存の必要がある期間があります。また、移行の作業で抜けが出た場合、紙が残っていれば復旧できます。

・移行から一定期間は、紙を参照専用で保管する ・保管の場所と、見られる人を決める ・処分するときは、内容が読めない形にする ・処分した日付と範囲を記録に残す

保管の期間は、契約の内容や法令の要件によって変わります。判断に迷う部分は専門家に確かめてください。少なくとも、移行の直後に捨てることは避けます。

台帳が1台の端末の中にしかない状態

紙をやめたあとに起きやすいのが、台帳が1台の端末の中だけにある状態です。店の受付に置いたパソコン1台、あるいは店主の携帯1台。

この状態は、紙の台帳を1冊だけ持っているのと同じ危うさがあります。壊れれば、先の予約も、契約の内容も、照射の記録も、全部が一度に消えます。来店の間隔が2か月ある業態では、消えたことに気づいてから復旧するまでの間に、来店した人を待たせることになります。

・台帳が1台の端末の中だけにない状態にする ・別の場所に控えが残る形にする ・控えがいつの時点のものかを、確かめておく ・スタッフの誰かが休んでも、台帳が開ける形にする

紙のときは、鍵を持っている人が休むと開けませんでした。移したあとに同じ状態を作らないようにします。

休業や閉店のときに、台帳が持つ意味

考えたくない話ですが、休業や閉店の場面で台帳の中身が意味を持ちます。

脱毛の契約は代金を先に受け取る形が中心です。閉店の時点で消化されていない回数があれば、その分は預かったままの状態になります。誰が、何回、いくら分残しているのかを示せるのは台帳だけです。

・残りの回数と期限を、常に正確に保つ ・消化した記録を、その都度残す ・預かっている分の総額が、月ごとに出せる状態にする ・長期の休業に入る場合の、期限の扱いを先に決めておく

日々の運用の話ではありませんが、記録の正確さが最終的に効いてくるのはこの場面です。逆に言えば、この場面で説明できる記録を保っている店は、日々の運用も安定しています。

移したあと、初めて数えられるようになること

台帳を移すと、これまで感覚でしか分からなかったことが数字になります。脱毛の店で意味が大きいのは次の4つです。

前回の来店から、次の来店までの実際の日数。設計上は2か月でも、実際には2か月半かかっている人が多い、といったことが分かります。分かれば、契約の期限までに消化しきれるかどうかを早い段階で判断できます。

契約の残りの回数と、期限までの残り日数の関係。この2つを並べると、間に合わない人が先に見つかります。期限の直前に気づくと、詰め込むしかなくなります。

施術の内容ごとの、実際の所要時間。設定した枠と実際の時間がずれていれば、枠の長さを直せます。ずれたまま運用していると、毎日少しずつ押します。

予約が入った時刻と、変更や取り消しが届いた時刻。これが分かると、リマインドを何日前に送るか、締め切りを何時にするかを決められます。

この4つは、予約と契約と施術の記録が同じ場所にあって初めて出てきます。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形であれば、3つの帳簿を突き合わせる作業そのものがなくなります。紙のときに1人あたり数分かけていた確認が、画面を1つ開くだけで終わる。その差が、1日5件の店なら月に数時間になります。

費用の見当をつけるなら料金、他の業態がどこから手を付けているかは業種ごとの使い方、移行の途中で出てくる細かい疑問はよくある質問に並べてあります。

最後に順番だけを置きます。予約を移す。契約の5項目を移す。記録の項目を決めて今日から書き始める。過去は必要な範囲だけ。この順番で進めれば、切り替えの週から先の枠が見えるようになります。

Q1. 紙の台帳から、まず何を移せばよいですか？

予約からです。今日から先に入っている枠だけを移せば、その日から3か月先までの空きが見えるようになります。契約の内容は次、施術の記録はその次です。過去の記録を全部移してから使い始めようとすると、いつまでも始まりません。

Q2. 過去の施術の記録は、どこまで移す必要がありますか？

いま契約が続いている人の、直近の1回か2回分だけで足ります。次の照射の出力を決めるために必要なのはその範囲だからです。それより前の分は紙のまま保管して、必要なときに参照する形で問題ありません。契約が終わっている人の分は移さなくてかまいません。

Q3. 表計算で管理するのでは足りませんか？

予約の件数が少ないうちは合理的な方法です。詰まるのは3か所で、同時に開けないこと、通知を出せないこと、客が自分で予約や変更をできないことです。スタッフが2人以上いる店や、変更の連絡が毎日入る店では、この3つのどれかで早い段階に当たります。

Q4. 施術の記録に、最低限どの項目が要りますか？

日付、照射した部位、使用した機器、出力の設定、肌の反応、自己処理の状態、当日の申告事項の7つです。特に出力と機器は一緒に残してください。機器が違えば同じ数字でも意味が変わるため、次回の照射をどこから始めるかを決められなくなります。