脱毛サロンの予約システムをどう選ぶか｜業態で変わる、外せない条件

予約システムを比べ始めると、機能の一覧が並んだページばかりが出てきます。しかし、脱毛サロンで実際に困るのは、その一覧に載っていない部分です。6か月先の予約を受けられるか、コースの残り回数を予約の画面から見られるか、部位ごとに増えていくメニューを管理できるか。この3つができない道具を選ぶと、結局は台帳が残ります。この記事では、脱毛サロンという業態から見て外せない条件を先に決めて、そのうえで何を試すかを整理します。

脱毛サロンの予約が、他の美容業と違う3つの点

比べる前に、自分の店の予約が何を必要としているかを言葉にしておきます。脱毛サロンには、他の美容業とはっきり違う点が3つあります。

1つ目は、予約を取る先が遠いことです。毛の周期に合わせて通うため、次の来店は2か月先や3か月先になります。コースの残りをまとめて先に押さえたいという要望もあり、半年先まで枠を開けている店もあります。

2つ目は、1回で完結しない契約が中心であることです。回数券やコースを売っている店では、予約の1件ごとに残り回数が動きます。予約の管理と、契約の管理が切り離せません。

3つ目は、来店前に済ませておくことがあることです。自己処理を前日までにしてもらう必要があり、日焼けや服薬の状態によっては施術できません。予約を受けたあとの連絡が、施術の成立そのものに関わります。

この3つを軸にすると、比べるべき条件が決まります。逆に、この3つに関係しない機能は、あってもなくても店の運用は変わりません。

条件1、数か月先の予約を受けられるか

意外に落とし穴になるのがここです。予約システムには、どこまで先の予約を受け付けるかの上限があります。1か月先まで、3か月先まで、といった設定です。

飲食店や美容室を主な想定として作られた道具は、この上限が短めに設定されていることがあります。3か月先までしか開けられない設定だと、次回が10週間後の人は予約できますが、コースの残り4回分をまとめて押さえたい人は予約できません。

確かめ方は簡単です。試用の期間中に、6か月先の日付を開いてみます。カレンダーが表示されるか、予約を入れられるかを見ます。設定で変更できるなら、どこまで延ばせるかを確かめます。

先の予約を受けられることには、店側の負担も伴います。半年先の枠が埋まると、価格を変えたときの扱いや、休業日を決めるときの調整が発生します。どこまで開けるかは店の判断ですが、道具の側で上限に縛られるのは避けたいところです。

条件2、コースと回数券の残数を持てるか

回数券やコースを売っている店では、この条件が最も重い判断になります。

予約システムに残数の管理が無ければ、台帳や表計算が並行して残ります。並行して残ると、当日キャンセルの処理や部分照射の処理が片方にしか反映されず、数が合わなくなります。

長い契約を扱う難しさは、公的な機関も指摘しています。国民生活センターは、長期間の施術を前提とするコースについて次のように説明しています。

長期間にわたって施術を受けられるコースなどは多くの場合、契約上、「有償で施術を受けられる期間・回数」と「無償で施術を受けられる期間・回数」とに分かれている。 出典: kokusen.go.jp

同じ資料では、中途解約の精算で対象になるのは有償の部分であり、原則として無償の部分には発生しないという整理も示されています。つまり、店として管理すべき数字は「残り何回か」だけではありません。有償の分がいくつ残っているのか、無償の分がいくつ残っているのかを分けて持つ必要が出てきます。

道具を見るときは、回数を数えられるかどうかだけでなく、種類の違う回数を別々に持てるかを確かめます。ここができない場合、残数の管理は店の側に残ります。それでも構わないと判断するなら、二重管理を前提に運用を設計します。

条件3、部位ごとのメニューが増えても壊れないか

脱毛サロンのメニューは、放っておくと増えます。全身、上半身、下半身、VIO、顔、脇、腕、脚、背中。これに回数と、初回と2回目以降の区別、男性向けと女性向けの区別が掛かります。50個を超えることは珍しくありません。

数が増えたときに起きる問題は2つです。1つは、お客様が選べなくなることです。予約の画面に50個が並ぶと、選ぶのをやめます。分類して段階的に選ばせられる作りかどうかを見ます。

もう1つは、店側の管理が破綻することです。価格を変えるたびに50個を1つずつ直すことになると、変更が滞ります。似たメニューをまとめて扱える仕組みがあるかどうかで、日々の手間が変わります。

所要時間の扱いも見ます。全身が90分、脇が10分というように、メニューごとの差が大きい業態です。この差を枠に反映できないと、脇の予約に90分の枠を使うことになります。組み合わせて予約されたときに時間を合算できるかも確かめます。

条件4、機械と部屋の同時進行を表現できるか

脱毛サロンで同時に受けられる予約の数を決めているのは、照射する機械の台数と、施術に使える部屋の数です。スタッフの人数ではありません。

多くの予約システムは、担当者ごとに枠を持つ作りになっています。美容室や整体を想定するとそれで足りますが、脱毛では合いません。機械が2台しか無いのにスタッフが3人いる日に、3枠が開いてしまうからです。

確かめるのは、担当者以外の単位で枠の上限を持てるかどうかです。設備や部屋を登録できる仕組みなら、そのまま表現できます。できない場合は、機械の台数を担当者の人数に見立てて登録する回避策を取ることになります。回避策で運用できるかどうかは、店の規模によります。

VIOを含むコースを個室でしか受けられない店では、さらに条件が付きます。特定のメニューは特定の部屋でしか受けられない、という制約を表現できるかどうかです。ここまで細かく設定できる道具は多くないので、できない前提で運用を組む判断もあり得ます。

条件5、施術前の連絡を、何日前に出せるか

脱毛サロンでは、予約の前日に送るだけの通知では足りません。自己処理をお願いする連絡を3日前に出す必要があり、初回の人には持ち物の案内をさらに前に出したい場面もあります。

確かめるのは、送るタイミングを複数持てるかどうかです。前日の1回だけしか設定できない道具では、自己処理の依頼が間に合いません。

文面を出し分けられるかも見ます。全身の日とVIOの日で書く内容が変わるため、メニューごとに文面を変えられると、当日の説明が減ります。全員に同じ文面しか送れない場合は、いちばん長い文面に合わせることになり、読まれにくくなります。

送った記録が残るかどうかも確かめます。届いていないという申し出があったときに、送信の記録が無ければ確かめようがありません。予約の履歴と送信の履歴が同じ画面で見られると、この確認が短時間で済みます。予約を受けたあとの連絡をどこまで持てるかはできることのページで確かめられます。

条件6、同意書と問診を、予約と一緒に取れるか

初回の来店では、肌の状態、既往、服薬、妊娠の有無などを申告してもらう必要があります。紙で書いてもらう店が多いのですが、来店してから書くと10分から15分かかります。

予約のときに入力してもらえれば、この時間が枠から消えます。1日3人の初回があれば、それだけで45分の余裕が生まれます。

確かめるのは、予約のフォームに項目を追加できるかどうかです。追加できたとして、その内容が予約の記録と結びついて残るかどうかも見ます。別々の場所に保存される仕組みだと、当日に2か所を開くことになります。

未成年の予約を受け入れている店では、親権者の同意をどう取るかも決めておきます。書式を先に送って持ってきてもらう運用にするなら、その案内を予約の直後に自動で送れるかを確かめます。当日に用意できていないと、契約まで進めません。

条件7、決済を必須にせずに受けられるか

予約システムの中には、予約と同時に決済を求める作りのものがあります。当日キャンセルを減らす目的で作られた仕組みですが、脱毛サロンでは合わない場面があります。

理由は、支払いの形が多様だからです。コースをクレジットの分割で契約している人、回数券をすでに買っている人、都度払いの人が混ざります。予約の時点でカードを求めると、すでに支払いを済ませている人が困ります。

一方で、無断キャンセルの多い店では、事前の決済を入れたくなる場面もあります。どちらを選ぶにせよ、必須にするかどうかを店の側で選べることが条件になります。決済を通さない予約も受けられるか、メニューごとに設定を変えられるかを確かめます。

決済を組み込む場合は、手数料の率と入金の周期も見ます。月の売上に対して3%前後の手数料がかかると、その分は利益から出ます。導入する価値があるかどうかは、無断キャンセルで失っている金額と比べて判断します。

掲載サイトと、自店の予約ページの役割は違う

掲載サイトから予約が入っている店では、自店の予約ページを持つ意味を整理しておきます。

掲載サイトは、まだ店を知らない人に見つけてもらう場所です。新しいお客様が入ってくる経路として機能します。一方、自店の予約ページは、すでに来ている人が次の予約を取る場所です。

脱毛サロンは、1人のお客様が6回から12回通う業態です。つまり、来店の大半は2回目以降です。この部分を掲載サイト経由で受け続けると、送客の費用が回数分かかります。

だからといって、掲載サイトを解約すればよいという話にはなりません。新しいお客様が入ってくる経路が細れば、数か月後に空き枠が増えます。現実的なのは、初回は掲載サイト、2回目以降は自店の予約ページ、という形に少しずつ寄せることです。この移行ができるかどうかは、道具の機能ではなく、店が次回予約を取る運用を持てるかで決まります。

変更とキャンセルを、いつまで受けるか

予約を受ける入口だけを見て道具を選ぶと、出口で困ります。脱毛サロンでは、日程の変更が一定の割合で必ず発生します。

月経の周期と重なった、日焼けした、仕事が入った。どれも予測できない理由です。この変更をお客様が自分で操作できるかどうかで、店にかかる電話の本数が変わります。

確かめるのは、変更を受け付ける締め切りを店側で決められるかどうかです。前日の18時まで、あるいは24時間前まで、といった設定です。締め切りを過ぎたら電話だけで受ける形にすれば、当日の朝に枠が消える事態を減らせます。

変更されたときに、空いた枠がすぐ他の人に開放されるかも見ます。開放されない仕組みだと、店が手で枠を開け直すことになります。脱毛は早く受けたい人が待っている業態なので、開放されればその枠は埋まります。

キャンセル料の扱いも確かめます。回数を1回消化する運用にするなら、その処理を仕組みの上でできるか。できない場合は、台帳側で管理することになります。

費用は、月額の金額だけでは決まらない

料金を比べるときに月額だけを見ると、実際の支出とずれます。

足すべきものが3つあります。1つ目は、SMSを使う場合の従量の費用です。1通ごとにかかるので、月の来店数から通数を計算します。1人に2通送る設計で、月の来店が200件なら400通です。

2つ目は、決済を組み込む場合の手数料です。売上に対する率でかかるので、金額の大きい脱毛サロンでは無視できません。

3つ目は、移行にかかる手間です。金額としては出ませんが、メニューの登録と顧客の移行に数日かかります。その数日を誰がやるのかを決めておかないと、導入が半年止まります。

これらを足したうえで、いま失っているものと比べます。当日キャンセル1件あたりの売上、台帳の突き合わせに使っている時間、電話に出られずに逃した予約。ここを数字にしていないと、月額の安さだけで選ぶことになります。料金の水準は料金のページで確かめられるので、この3つを足した金額で比べます。

既存のお客様を、どうやって新しい予約ページへ移すか

道具を選ぶことと、使ってもらうことは別です。脱毛サロンでは、既存のお客様の移行が最大の関門になります。

理由は、来店の間隔が長いことです。次に来るのが2か月後の人には、その日まで案内が届きません。全員に周知が行き渡るまでに、半年近くかかります。

現実的な手順は3つです。まず、来店した人にその場で登録してもらう形にします。受付で2分あれば済みます。次に、次回の予約をその場で新しい仕組みから入れます。これで1人ずつ移行が進みます。最後に、しばらくは古い経路も残します。トークアプリでの予約をすぐ止めると、慣れない人が来なくなります。

移行の期間中は、予約が2か所に入ります。二重予約を防ぐには、片方に入った予約をもう片方にも書き写す作業が要ります。この作業を誰がやるかを決めてから始めます。

顧客情報の扱いを、契約の前に確かめる

脱毛サロンが預かる情報は、氏名と連絡先だけではありません。施術する部位、肌の状態、既往や服薬の申告が含まれます。扱いには慎重さが要ります。

確かめるのは、情報がどこに保存されるか、店をやめたときにどうなるか、事業者側が中身を見る場面があるかの3点です。契約の書類に書かれているので、読む時間を取ります。

個人情報の取り扱いについての一般的な考え方は、個人情報保護委員会が公表しています。何をどこまで確認すべきかの判断に迷ったら、個人情報保護委員会の資料を確認したうえで、必要に応じて専門家に相談してください。

店の側で決めておくこともあります。誰がその情報を見られるかです。アルバイトのスタッフが全員の施術記録を見られる設定にする必要はありません。役割ごとに見える範囲を分けられるかどうかを、道具の条件として確かめます。

やめるときのことを、始める前に調べる

導入するときに調べておくのは、やめるときのことです。

見るのは3つです。契約の期間に縛りがあるか、やめるときにデータを持ち出せるか、持ち出した形式が他で使えるかです。

脱毛サロンの場合、持ち出したいのは顧客の一覧と、施術の記録と、残っている回数です。予約の履歴だけを出せる仕組みだと、乗り換えたときに残数を手で入れ直すことになります。300人の顧客がいる店なら、この作業だけで数日かかります。

無料で使い始められる道具でも、この点は同じです。無料の範囲で使っているうちは問題になりませんが、店が育って有料に上がるとき、あるいは別の道具に移るときに効いてきます。始める前に確かめておくと、後で選択肢が残ります。

道具を入れないほうがよい店もある

道具を入れないほうがよい店もあります。

1人で回していて、来店が1日3人から4人、予約はすべてトークアプリで受けていて取りこぼしが無い。この状態なら、道具を入れても手間が増えるだけです。入力する場所が増えるからです。

回数券を売っておらず、都度払いだけで運用している店も、残数の管理が要りません。この場合、必要なのは予約の受付と通知だけで、条件はかなり緩くなります。

判断の目安は、いま台帳を突き合わせる作業に月何時間かかっているかです。1時間未満なら、急いで変える必要はありません。5時間を超えているなら、その時間を月額の費用と比べて判断します。

道具では解決しないことも、先に知っておく

予約システムを入れれば売上が増えるという話にはなりません。できないことも先に把握しておきます。

まず、集客そのものは解決しません。予約ページを作っても、そのページを見る人がいなければ予約は入りません。掲載サイトが担っていた送客の役割を、予約システムが代わりに果たすわけではありません。

次に、機器の管理や在庫の管理までは面倒を見ません。ジェルの残量や機器の点検の周期は、別に管理する必要があります。

さらに、乗り換えには手間がかかります。メニューの登録、スタッフの登録、顧客の移行。数日は取られます。この手間を惜しんで導入を延ばすのは合理的な判断でもあるので、繁忙期を外して着手する時期を決めます。

導入して2週間で止まる店には、共通点がある

新しい予約の仕組みを入れたのに、1か月後には元の台帳に戻っている。この形は珍しくありません。止まる店には共通点があります。

1つ目は、入力する人が店主だけであることです。スタッフが触れない状態だと、店主が休んだ日に予約が入らず、その日の分が後から手で入ることになります。手で入れる作業が発生した時点で、台帳のほうが早いという判断になります。

2つ目は、既存の顧客の情報を入れきっていないことです。半分だけ入っている状態だと、予約を受けるたびに「この人は入っているか」を確かめる手間が生まれます。移行は一気にやるほうが、結果として早く終わります。

3つ目は、店の運用と道具の作りが合っていないのに、運用のほうを無理に変えようとしたことです。1回の定義や枠の持ち方は、店ごとに理由があって決まっています。道具に合わせて変えられる部分と、変えられない部分を先に分けておきます。

止まらないようにするには、導入の初日に全員が1件ずつ予約を入れる時間を取ります。30分で足ります。触った人と触っていない人がいる状態で本番に入ると、触っていない人の日だけ運用が崩れます。

比べる前に、1週間分の予約を書き出す

道具を比べる作業は、条件が言葉になっていないと進みません。手を動かして条件を出す方法があります。

直近の1週間に受けた予約を、紙に書き出します。書くのは、受けた経路、メニュー、所要時間、担当者、回数券の有無、当日の変更の有無です。30件ほど書けば、自分の店の型が見えます。

見えてくるのは、経路の偏りと、メニューの偏りです。予約の7割が2回目以降の人からのものであれば、優先すべきは新規の集客ではなく、次回予約の取りやすさです。逆に初回が多いなら、初回の受け入れの手順を短くする条件が優先されます。

この紙が、試用のときの試験項目になります。書き出した30件を、そのまま試したい道具に入力してみます。入れられないものが出たら、それがその道具の限界です。

予約を受ける入口を、いくつ持つか

道具を1つ選んでも、予約の入口は複数のまま残ります。電話、店頭での次回予約、掲載サイト、自店のページ。この4つが同時に動いている店が普通です。

入口が複数あること自体は問題ではありません。問題は、入った予約が1か所に集まるかどうかです。集まらないと、同じ時間に2件が入る二重予約が起きます。脱毛は施術の時間が長いので、二重予約が起きたときの損害も大きくなります。

掲載サイトから入る予約を、自店の台帳に自動で取り込めるかどうかは、道具によって差が出ます。取り込めない場合は、手で書き写す作業が毎日発生します。書き写す作業が1日10分なら、月に5時間です。

取り込めない前提で選ぶなら、書き写す時間を誰の仕事にするかを決めます。決めずに始めると、閉店後の店主の仕事として静かに積み上がります。

試す2週間で、確かめる5項目

試用の期間に何となく触って終わると、判断ができません。確かめる項目を5つに絞ります。

1つ目、6か月先の予約が入れられるか。上限の設定がどこまで動くか。

2つ目、自店のメニューを全部登録できるか。所要時間と価格を含めて、実際に入れてみます。

3つ目、回数券を持っているお客様を1人作り、予約を1件入れて、残数が動くかを見ます。当日キャンセルにしたときの動きも試します。

4つ目、3日前と前日の2通の連絡を、別の文面で送れるか。自分の携帯電話宛に実際に送って、届き方を確かめます。

5つ目、スタッフの1人に触ってもらい、説明なしで予約を1件入れられるかを見ます。店主だけが使える道具は、休んだ日に止まります。

この5つを試して全部通れば、日々の運用は回ります。通らない項目があったら、それを回避策で埋められるかを考えます。埋められないものが2つ以上あるなら、別の道具を見ます。実際の画面はデモを見るから触れるので、この5項目をそのまま試してみるのが早道です。

スタッフが増えたときに、作り直しにならないか

いま1人で回している店でも、選ぶ段階で先を見ておきます。人が増えたときに作り直しになる道具を選ぶと、いちばん忙しい時期に移行の作業が乗ります。

見るのは3つです。1つ目は、スタッフを追加したときに料金が変わるかどうかです。1人あたりで課金される仕組みなら、増えた分だけ費用が上がります。上がること自体は問題ではありませんが、上がり方を知らずに増やすと予算が狂います。

2つ目は、見える範囲を分けられるかどうかです。アルバイトのスタッフに売上の数字まで見せる必要はありません。予約と施術の記録だけを見せる設定ができるかを確かめます。

3つ目は、担当ごとの枠を後から追加できるかどうかです。設備の単位で枠を組んでいた店が、指名の運用を始めるときに、設定を作り直さずに済むかどうかを見ます。

将来のために高い道具を選ぶ必要はありません。ただ、増えたときに何が起きるかを、いま知っておくだけで判断が変わります。

決める順番は、機能の数ではない

最後に、選ぶ順番を整理します。

最初に決めるのは、回数券やコースを売っているかどうかです。売っているなら、残数の管理ができることが最優先になります。ここを妥協すると、台帳が永久に残ります。

次が、先の予約をどこまで受けたいかです。半年先まで開けたい店と、1か月先で足りる店では、選べる道具の範囲が変わります。

3つ目が、施術前の連絡を何通出したいかです。1通で足りるのか、3日前と前日の2通が要るのか。

この3つが決まってから、価格を見ます。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りの道具は、この3つの条件を1つの場所で満たすことを狙っています。予約の受付、残数、次の来店までの連絡が別々の場所にある限り、どれか1つは必ず古くなるからです。

条件ごとの違いを並べた他社との比較のページと、月額の水準が分かる料金のページを、書き出した30件の予約と並べて見ると、自店に必要な条件がどれかが絞れます。脱毛を含むサロンでどう組んでいるかは業種ごとの使い方にまとまっており、契約や移行の細かい疑問はよくある質問に同じ場面の質問が集まっています。

Q1. 脱毛サロンが予約システムを選ぶとき、最優先の条件は何ですか？

回数券やコースを売っているなら、残数を予約と同じ場所で管理できることです。ここができないと台帳が並行して残り、当日キャンセルや部分照射の処理が片方にしか反映されず数が合わなくなります。次に、数か月先まで予約を受けられるかを確かめます。

Q2. 予約を6か月先まで受けられるかは、どう確かめますか？

試用の期間中に半年先の日付を開き、カレンダーが表示されるか、予約を入れられるかを見ます。飲食店や美容室を想定して作られた道具は上限が1か月から3か月に設定されていることがあり、コースの残りをまとめて押さえたい人が予約できません。

Q3. 掲載サイトを解約して自店の予約ページに移すべきですか？

役割が違うので、いきなり解約する判断は勧められません。掲載サイトは新しいお客様が入ってくる経路、自店のページは2回目以降の予約の場所です。脱毛は1人が6回から12回通うため、初回は掲載サイト、2回目以降は自店という形に少しずつ寄せるのが現実的です。

Q4. 試用の期間には何を確かめればよいですか？

6か月先の予約が入るか、自店のメニューを全部登録できるか、回数券の残数が予約で動くか、3日前と前日で別の文面を送れるか、スタッフが説明なしで予約を入れられるかの5つです。実際に自分の携帯電話宛に通知を送って、届き方まで確かめます。