脱毛サロンの御礼メールから次の予約へ｜送る時機と、書かないほうがよいこと

施術が終わったあとに送る1通を、感謝を伝えるだけの連絡にしている店は多いはずです。脱毛サロンの場合、この1通が担える仕事は他にもあります。当日の過ごし方を伝える、これから肌に起きることを予告する、異変が出たときの連絡先を渡す、次に来る時期の目安を示す。この4つが入っているかどうかで、次の予約が入るかどうかが変わります。逆に、書き方を間違えると法律の規制が関わってきたり、不安をあおって離脱を招いたりもします。この記事では、送る時機と中身、そして書かないほうがよいことを順に整理します。

施術後の1通は、感謝ではなく引き継ぎの連絡

来店直後の連絡を「御礼」と呼ぶと、書く内容が感謝の言葉に寄ります。しかし脱毛サロンでこの1通が実際に果たしている役割は、店から本人への引き継ぎです。

施術が終わった直後の肌は熱を持っています。当日の湯船、サウナ、激しい運動、飲酒を避けてもらう必要があり、保湿も続けてもらう必要があります。施術中に口頭で伝えていても、着替えて外に出た時点で半分は残りません。帰り道で読める形にして渡すのが、この1通の最初の仕事です。

2つ目の仕事は予告です。光を当てた毛は、その日に無くなるわけではありません。1週間から2週間かけて自然に抜け落ちていく形になります。この過程を知らない人は、施術の翌日に毛が残っているのを見て「効かなかった」と判断します。判断されたあとで説明しても遅く、次の予約が入りません。

3つ目は窓口です。赤み、ヒリつき、ぽつぽつとした炎症が出たときに、どこへ連絡すればよいのかを渡しておきます。連絡先が分からないと、本人は口コミサイトに書くか、黙って来なくなるかのどちらかを選びます。

この3つを済ませたうえで、最後に次回の話を置きます。順番を逆にすると、案内だけの連絡に見えます。

送る時機は、当日の夜か翌日の朝か

送る時機は、店の営業時間と、その日の最終の施術時刻で決まります。

当日の夜に送る利点は、注意事項が生きているうちに届くことです。湯船を避けてもらう話は、その日のうちに読まれなければ意味がありません。夜20時から21時に届く形にすれば、入浴の前に読める人が多くなります。

翌日の朝に送る利点は、落ち着いて読まれることです。当日の夜は帰宅と食事と入浴が重なり、通知を開いても流し読みになります。翌朝の8時前後に届けば、通勤の時間に読まれます。

現実的な折衷案は、当日中に短い1通、翌日以降に本文の長い1通、という2段構えです。当日は「今日は湯船とお酒を控えてください」だけの短文、翌日に肌の変化の予告と次回の目安を送ります。1通に詰め込むと、いちばん急ぎの注意事項が長文に埋もれます。

避けたいのは、施術が終わった直後に自動で送る設定です。店を出る前に通知が鳴ると、その場で読むことになり、印象としては事務的です。3時間以上は空けます。

当日の過ごし方は、指示ではなく理由を添えて書く

「入浴を避けてください」とだけ書いた文面は守られません。理由が分からないからです。

肌が熱を持っている状態で温めると赤みが強く出やすい、汗をかくと刺激になる、飲酒で血行が良くなるとかゆみが出やすい。こうした理由を短く添えると、守られる割合が上がります。ただし、医学的な断定はしません。店が言えるのは、施術後の一般的な注意としてこう案内している、という範囲までです。症状が出た場合の判断は医療機関のものです。

書く項目は、おおむね次のとおりです。

・当日の入浴はシャワーで済ませる ・サウナ、岩盤浴、プール、激しい運動を当日は避ける ・飲酒を控える ・施術した部位を強くこすらない ・保湿を数日続ける ・日焼けを避ける。屋外に出る予定があるなら日焼け止めを使う

日焼けの一項目は、次回の施術に直結します。強く焼けていると照射を見送ることになるため、次の来店までの2か月間ずっと関わる話です。当日の注意と、次回までの注意を分けて書くと伝わりやすくなります。

毛が抜け落ちる時期を、先に予告しておく

脱毛サロンの施術後に届く連絡で、他の美容業に無い要素がこれです。

光を当てた毛は、数日から2週間ほどかけて自然に抜けていきます。触ると抜ける、指で引くと抜けるという状態になり、その時期を過ぎると生えていない期間が続きます。この流れを事前に伝えておくと、抜け始めたときに「効いている」と受け取ってもらえます。伝えていないと、同じ現象が「毛が残っている」という不満になります。

同時に、抜けきらない毛があることも書きます。1回で全部の毛に当たるわけではなく、成長期の毛にしか反応しません。だから複数回に分けて通う設計になっています。この説明は契約時にもしているはずですが、施術のあとにもう一度、実感と結びつく時期に読んでもらう価値があります。

無理に抜かないでほしいという一文も入れます。抜けかけの毛を毛抜きで引き抜くと、次回に光が反応する毛が減ります。これは店の効果に直接響く部分です。

効果には個人差があることを添え、断定的な表現は避けます。何回で終わるという言い切りや、二度と生えないという表現は書きません。サロンで行う光の施術と、医療機関で行う施術は法律上の位置づけが違い、表現にも線があります。

異変が出たときの窓口を、この1通に置く

施術後に赤みや炎症が出ることはあります。頻度は高くありませんが、起きたときの対応の速さで評価が決まります。

書くのは3つです。どういう症状なら連絡してほしいか、連絡先はどこか、医療機関の受診を勧める場合はどう伝えるか。店が薬を勧めたり、症状の原因を断定したりするのは避けます。皮膚の状態に関する判断は医療の領域です。「症状が続く場合は皮膚科の受診をご検討ください」という書き方までにとどめ、受診が必要になった場合に店へも知らせてほしい旨を添えます。

連絡先は、営業時間内につながるものにします。施術中は電話に出られない店が多いので、メッセージで受ける経路を1つ用意しておくと取りこぼしが減ります。返す時間の目安も書いておくと、返信が来ないことへの不安が減ります。

この窓口を渡しておくと、症状が出た人の連絡が店に来ます。来なければ、その人は次の予約を取らないまま消えます。窓口は、苦情を増やすためではなく、離脱の手前で止めるために置きます。

次回の案内は、時期の目安として書く

次回予約を促す文面は、書き方を間違えると営業の連絡になります。脱毛サロンの場合は、時期の目安として書く形が自然です。

毛の周期があるため、次に受ける時期には適切な範囲があります。早すぎると毛が生えそろっておらず、効果が薄くなります。空きすぎると、それまでの回数の積み上げが緩みます。部位によって目安が違うので、その日に施術した部位に合わせて書きます。

書き方の例としては、次のようになります。「今回の部位でしたら、次回は8週間後ごろが目安です。◯月上旬の枠から選べます」。日付の目安と、予約できる場所への導線を1つ置くだけで足ります。

その場で次回予約を取れた人には、この案内は要りません。代わりに予約日の確認を1行入れます。取れなかった人にだけ案内を出す形にできると、文面が自然になります。全員に同じ文面を送る運用だと、すでに予約済みの人に予約を促すことになり、雑な印象を与えます。

広告を混ぜた瞬間、その連絡は別のものになる

御礼の1通に、キャンペーンや新しいコースの案内を足したくなる場面があります。ここは慎重に扱う部分です。

宣伝の内容を含むメールは、法律上の扱いが変わります。総務省は、広告や宣伝を目的とするメールを送る場合、そのメールは原則として特定電子メール法の規制対象になると説明しています。しかも、その範囲はメールだけにとどまりません。

携帯して使用する通信端末機器（携帯電話、スマートフォン、タブレット端末等）同士でメッセージを電話番号により送受信するサービス（例えば、ショートメッセージサービス（SMS）及び電話番号を用いてアプリケーションによりメッセージを送受信するサービス）も特定電子メール法に規定する電子メールの通信方式の一つとされています。 出典: soumu.go.jp

同じページには、これらのサービスで広告や宣伝の内容を送る場合も、原則として規制の対象になると書かれています。SMSで案内を送っている店は、この点を押さえておく必要があります。

規制の対象になると、あらかじめ同意を得た相手にしか送れない、送信者の氏名や名称と連絡先を表示する、配信を止める方法を示す、といった条件が関わってきます。自店の連絡がどこまで該当するかは、送っている内容によって変わります。細かい条件は総務省の資料を読んだうえで、判断が難しい部分は専門家に確認するのが安全です。

実務としては、線を引くのが早道です。施術後の注意事項と次回の目安だけの連絡と、キャンペーンを含む連絡を、別の便として分けます。分けておけば、後者の同意の管理だけを厳しくすればよくなります。混ぜると、全部の連絡が広告の扱いになります。

配信を止める道を、必ず文面の中に置く

案内を含む連絡を送るなら、止め方を書きます。1行のリンクで足ります。

止め方が書いていない連絡は、読む側から見ると逃げ場がありません。逃げ場が無いと、迷惑メールとして扱われるか、アドレスごと変えられるかのどちらかです。どちらになっても店は気づけません。

止められた人を、店の顧客名簿から消す必要はありません。予約の控えや施術後の注意事項は、取引に必要な連絡として別に扱えるからです。案内の配信だけを止め、予約に関わる連絡は続ける。この2つを別々に管理できる状態にしておくと、判断が楽になります。

止めた人の数は毎月見ます。急に増えた月は、その月に送った文面に原因があります。頻度が上がりすぎていないか、内容が案内ばかりになっていないかを確かめます。

送らないほうがよい相手を、先に決めておく

全員に送る運用は、事故の元になります。次の相手には送らない設定を作っておきます。

・契約を解約した人。解約の手続き中の人も含みます ・症状が出て医療機関を受診している最中の人 ・苦情の対応が終わっていない人 ・配信を止めた人

解約した人に次回の案内が届くと、それだけで話がこじれます。特に、中途解約の精算がまだ終わっていない段階で案内が届くと、店側の管理がずさんだという印象になります。解約の処理と、連絡の配信先の管理が別々の場所にあると、この事故が起きます。

苦情の対応中の人に定型の御礼が届くのも同じです。担当者が個別に対応している間、自動の連絡だけが平常運転を続けている状態は、相手から見ると無神経に映ります。対応中は自動の配信を止められるかどうかを、仕組みを選ぶ段階で確かめておきます。

初回と、通い慣れた人では、書く量を変える

初回の施術後に送る1通は、いちばん長くなります。当日の過ごし方、抜け落ちる時期、次回の目安、窓口。どれも初めて聞く内容です。

2回目以降は、量を減らします。毎回同じ長さの文面が届くと、読まれなくなります。読まれなくなった連絡は、いざ重要なことを伝えたいときにも開かれません。

減らし方は、その回に固有の内容だけを残す形です。今回施術した部位、次回の目安の時期、前回からの間隔で気になる点。定型の注意事項は短くまとめ、詳しい説明は店のページに置いてリンクを1本にします。

コースの終盤に近づいた人には、また別の内容が要ります。残りの回数、完了後にどうするか、追加のコースがあるかどうか。ここは案内の色が濃くなるので、同意の扱いを分けて考えます。

男性のひげ脱毛では、書く内容が変わる

男性のひげ脱毛を扱っている店では、施術後の連絡の中身が女性向けの全身脱毛とは違ってきます。

ひげは毎日剃る部位です。施術後にいつから剃ってよいのかは、必ず聞かれます。当日は避ける、翌日から電気シェーバーで、といった店の運用をそのまま書きます。カミソリと電気シェーバーのどちらを勧めるかも、書いておくと質問が減ります。

来店の周期も違います。ひげは毛の密度が高く、他の部位より短い間隔で通う設計にしている店があります。次回の目安を書くときは、全身と同じ数字を使わないよう文面を分けます。

仕事の都合で赤みが出ると困る人が多いのも、この層の特徴です。施術の翌日に人前に出る予定があるかどうかを、次回の予約を取るときに確かめる運用にしている店もあります。施術後の連絡でも、赤みが出た場合にどのくらいで落ち着くかの目安を書いておくと、不安を先に潰せます。

文面の型を3つ作って、毎回考えないようにする

毎回ゼロから書くと続きません。型を3つ持てば足ります。

1つ目は、当日の短文です。3行で終わらせます。

「本日はご来店くださりありがとうございました。今日は湯船とお酒、激しい運動をお控えください。気になることがあればこちらへご連絡ください」

2つ目は、翌日以降の本文です。ここに肌の変化の予告、保湿の案内、次回の目安を入れます。部位の名前だけを差し替えられる形にしておくと、使い回しが効きます。

「昨日は◯◯の施術にお越しいただきありがとうございました。当てた毛は今日から2週間ほどかけて自然に抜けていきます。抜けかけの毛を引き抜くと次回の効果が落ちますので、そのままお待ちください。次回は◯週間後ごろが目安です」

3つ目は、コースの終盤に使う文面です。残りの回数と、完了までの見通しを伝えます。ここだけは案内の色が濃くなるので、同意の扱いを分けて管理します。

型を作ったら、差し替える箇所を決めます。お客様の名前、施術した部位、次回の目安の日付。この3つ以外を毎回書き換えていると、いずれ手が止まります。

口コミを頼むなら、施術の直後ではない

施術後の連絡に口コミの依頼を入れる店は多いのですが、脱毛では時機がずれます。

施術の当日、お客様の実感はほとんどありません。毛はまだ残っており、変化が見えていない状態です。この時点で口コミを頼むと、書ける内容は接客と店内の清潔さだけになります。それでも書いてはもらえますが、施術の効果について書いてもらえる機会を1回捨てることになります。

実感が出るのは、毛が抜け落ちたあとです。目安としては施術から10日から2週間後です。この時期に短い連絡を送り、その中で頼むほうが、書かれる内容が具体的になります。

ただし、依頼の連絡は宣伝の性格を帯びます。頻度を上げれば煩わしく思われますし、案内を含む連絡としての扱いになります。同じ人に何度も頼まないよう、依頼した記録を残しておきます。回数券や長いコースの人には、コースの途中で1回だけにとどめる運用が無難です。

施術の記録とつながっていると、書く内容が決まる

文面を書くのに時間がかかる原因の多くは、その人に何をしたかを思い出すところにあります。

その日に施術した部位、使った出力、痛みの申告、剃り残しの有無。これがカルテに残っていて、連絡を作る画面から見えれば、文面はほぼ自動的に決まります。部位が決まれば次回の目安の週数が決まり、目安が決まれば案内する日付が決まるからです。

逆に、カルテが紙で、連絡は別の道具で送っている状態だと、1人ごとに紙をめくることになります。10人の来店があった日に、1人あたり2分かかれば20分です。閉店後の20分は、たいてい確保できません。

紙のカルテをすぐ廃止する必要はありません。ただ、施術後の連絡を自動にするなら、部位と次回の目安だけは予約の記録側に残す形にしておきます。この2つがあれば、文面の差し替えは仕組みの側で処理できます。

紙で渡すものと、送る連絡の役割を分ける

施術後の注意事項を書いた紙を渡している店は多いはずです。紙と連絡の両方を出す場合、内容を全部そろえる必要はありません。

紙が向いているのは、その場で目を通してもらう短い注意です。着替えている間に読めます。一方、帰宅後や翌日に読んでほしい内容は、紙だと財布やかばんの底に沈みます。

役割で分けると、紙には当日の注意だけを載せ、送る連絡には抜け落ちる時期の説明と次回の目安を載せる形になります。同じ内容を両方に載せると、片方を直したときにもう片方が古いまま残ります。店の電話番号や営業時間を変えたときに、この食い違いが表面化します。

紙を無くす判断をするなら、渡していた内容がどこに移ったのかを、スタッフ全員が言える状態にしてから止めます。

返信が来たときに、誰が返すかを決めておく

施術後の連絡を送ると、返信が来ます。症状の相談、次回の予約の相談、料金の質問。この返信を受ける先を決めておかないと、返事が数日遅れます。

1人で回している店なら、返信を確認する時間を1日に2回決めます。朝の開店前と、閉店後です。施術の合間に見ようとすると、見落とします。

スタッフが複数いる店では、誰が返すかで揉めます。担当したスタッフが返すのか、店として返すのか。担当制にすると、その人が休みの日の返信が止まります。店として返す形にして、必要なときだけ担当に確認する運用のほうが止まりません。

返信の内容によっては、症状の相談が含まれます。この場合の対応の線を、あらかじめスタッフ間で決めておきます。店として言えることと、医療機関に委ねることの境目を、その場の判断に任せないようにします。

予約が途切れた人に、いつ声をかけるか

施術後の連絡の延長線上に、もう1通の判断があります。次の予約を取らないまま目安の時期を過ぎた人に、声をかけるかどうかです。

脱毛は間隔が長いため、忘れているだけの人と、やめた人の区別がつきにくい業態です。目安が8週間の部位なら、12週間を過ぎたあたりが境目になります。ここで1通も出さないと、そのまま契約が宙に浮きます。

出すなら、営業の文面にしないことです。「そろそろ次の時期です」ではなく、「前回から◯週間が経ちました。次の枠は◯月から空いています」という事実の提示にとどめます。回数券や長いコースが残っている人には、残りの回数と、期限がある場合はその日付を添えます。期限が近いのに知らせないままにしておくと、後で揉める原因になります。

送る相手は絞ります。解約した人、配信を止めた人は外します。この除外ができない仕組みで一斉に送ると、解約したはずの人に案内が届き、店の管理を疑われます。

送る頻度の上限を、先に決めておく

施術後の連絡、口コミの依頼、途切れた人への案内、季節の案内。1つずつは妥当でも、足し合わせると多くなります。

上限を決めておきます。予約に関わる連絡は必要なだけ送ってよい、案内を含む連絡は月に1通まで、といった線です。上限が無いと、担当者が変わるたびに通数が増えていきます。

数えるときは、送った通数ではなく、1人が受け取った通数で見ます。同じ週に施術後の連絡と季節の案内が重なると、その人には2通届いています。仕組みの側で、同じ人への配信が重ならないよう間隔を空けられるかを確かめておきます。

読まれなくなった連絡は、止めるより先に減らします。通数を半分にして開封の様子を見ると、内容の問題か頻度の問題かが分かります。

手作業で送っていると、忙しい日から抜けていく

施術後の連絡を1通ずつ手で送っている店は、来店が多い日から抜けます。抜けたことに気づくのは、次の予約が薄くなった翌月です。

自動で送る形に移すときの判断は、通数ではありません。部位ごとに文面を出し分けられるか、初回とそれ以降を分けられるか、解約した人を外せるか。この3つができない仕組みだと、自動化した結果として事故が増えます。

送信の記録が残るかどうかも確かめます。誰にいつ何を送ったかが残っていないと、苦情が来たときに事実を確認できません。予約の履歴と送信の履歴が同じ場所にあると、この確認が1画面で済みます。予約を受けたあとの通知をどこまで持てるかはできることのページに整理されているので、いま手で送っている分と突き合わせてみると、残る作業が見えます。

差し込む名前と部位を、間違えない作りにする

文面を自動で作るときに、最も起きやすい事故が差し込みの間違いです。

名前が別の人のものになっている、施術していない部位の案内が届いている、次回の目安の日付が過去になっている。どれも一度起きると信用を大きく削ります。特に、施術した部位の情報は他人に知られたくない類の内容です。宛先を間違えると、単なる誤送信では済みません。

対策は2つです。1つは、差し込む項目を最小限にすることです。名前と部位と日付の3つに絞れば、間違いの起きる場所も3つに限られます。もう1つは、送る前に自分宛の1通で確かめる運用です。文面を変えた日だけでよいので、必ず1通は自分に送ります。

自動で送る設定にしたあとも、月に1回は実際に届いた文面を目で見ます。設定した本人が中身を見ない状態が続くと、日付の表記が崩れていることに何か月も気づきません。

数字は、次回予約率と間隔で見る

施術後の連絡が効いているかどうかは、開封の割合では測れません。見るのは次の3つです。

1つ目は次回予約率です。施術を終えた人のうち、その日から2週間以内に次の予約が入った割合を数えます。その場で取った人と、後から取った人を分けて数えると、連絡の効果が見えます。

2つ目は来店の間隔です。前回から今回までの日数の平均を、月ごとに追います。間隔が伸びている月は、通うのをやめかけている人が増えています。文面の問題ではなく、予約が取りにくいことが原因である場合もあるので、空き枠の状況と一緒に見ます。

3つ目は配信を止めた人の数です。増えた月には必ず理由があります。

この3つを並べると、施術後の連絡を変えた効果と、それ以外の要因が切り分けられます。数字を取る前と後で同じ数え方をすることだけ守ります。

施術のあとから、次の来店までをつなぐ

施術後の連絡を人手で回すと、当日の短い連絡、翌日の本文、部位ごとの出し分け、解約した人の除外が、それぞれ別の作業になります。作業が分かれている限り、忙しい日に1つ落ちます。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている仕組みを選ぶ理由は、この分断を無くすことにあります。施術が終わった記録がそのまま次の連絡の起点になり、次回の目安の日付が入った状態で案内が出て、予約のページへつながる。ここまでが同じ場所にあれば、送り忘れも、解約した人への誤送信も起きません。

選ぶときは、通知が送れるかどうかではなく、誰を除外できるか、何を出し分けられるか、記録が残るかを見ます。条件ごとの違いは他社との比較のページに並んでいます。月額の水準は料金のページで確かめられるので、送り忘れによって失う1件の売上と比べてみると判断がつきます。脱毛を含むサロンでどう組んでいるかは業種ごとの使い方にまとまっており、実際の画面はデモを見るから触れます。運用の細かい疑問はよくある質問に同じ場面の質問が集まっています。

Q1. 脱毛サロンの御礼メールはいつ送るのがよいですか？

施術が終わった直後は避け、3時間以上空けます。当日の夜に入浴や飲酒を控えてもらう短い1通を出し、翌日の朝に毛が抜け落ちる時期の説明と次回の目安を送る2段構えが現場に合います。1通に詰め込むと、急ぎの注意事項が長文に埋もれます。

Q2. 御礼メールに必ず入れるべき内容は何ですか？

当日の過ごし方、施術後1週間から2週間かけて毛が抜けていくことの予告、赤みなど異変が出たときの連絡先、次回の来店時期の目安の4つです。効果を断定する表現や、何回で終わるという言い切りは書きません。

Q3. 御礼メールにキャンペーンの案内を入れてもよいですか？

広告や宣伝を含むメールは原則として特定電子メール法の規制対象になり、同意や配信停止の表示などの条件が関わります。SMSや電話番号でつながるアプリのメッセージも同様です。施術後の注意事項と案内は便を分け、案内の側だけ同意の管理を厳しくするのが安全です。

Q4. 送らないほうがよい相手はいますか？

解約した人と手続き中の人、症状が出て受診している最中の人、苦情の対応が終わっていない人、配信を止めた人です。解約の精算中に次回の案内が届くと話がこじれます。解約の処理と配信先の管理が別の場所にあると、この事故が起きます。