脱毛サロンのスタッフごとの予約枠｜指名と手空きをどう見せるか

脱毛サロンの予約枠を作るとき、美容室と同じ考え方で組むと埋まりません。美容室では1人のスタイリストが1つの席を持ち、その人を指名して予約が入ります。脱毛サロンでは、同時に施術できる人数を決めているのは機械の台数と部屋の数であり、必ずしもスタッフの人数ではありません。ここを取り違えると、スタッフは空いているのに予約が受けられない枠や、予約は入っているのに機械が足りない日が生まれます。この記事では、枠を何の単位で持つか、同性希望や新人をどう扱うか、手空きをどう見せるかを順に決めていきます。

枠の上限を決めているのは、人ではなく設備

まず、自店で同時に施術できる人数を数えます。数えるものは3つです。照射する機械の台数、施術に使える部屋またはベッドの数、そしてその時間帯に出勤しているスタッフの人数です。

このうち最も小さい数字が、その時間帯に受けられる予約の上限になります。機械が2台、部屋が3室、スタッフが3人なら、同時に施術できるのは2人です。3人分の枠を開けていれば、必ずどこかで待たせます。

美容室との違いはここです。美容室では、カットの席が空いていてスタイリストがいれば施術が始まります。脱毛は、機械が別の部屋で使われていれば始められません。1台を複数の部屋で共有している店では、機械の移動時間まで含めて考える必要があります。

もう1つ、部屋には性質の違いがあります。VIOやヒップを施術する部屋は個室でなければなりません。個室が1室しか無い店では、その時間帯にVIOを含むコースを受けられるのは1人だけです。全身のコースを2枠並べても、両方にVIOが含まれていれば同時には進みません。

枠の設計は、この3つの数のうち何が一番小さいかを把握するところから始まります。

スタッフ単位で枠を持つか、設備単位で持つか

枠の持ち方には2つの型があります。

1つ目は、スタッフごとに枠を持つ型です。美容室と同じ形で、お客様は担当者を選んで予約します。指名の文化がある店、施術の技術に明確な差がある店、担当制を売りにしている店に向きます。

2つ目は、設備の単位で枠を持つ型です。機械と部屋の組み合わせを1つの枠とし、誰が担当するかは当日のシフトで決めます。お客様は時間だけを選びます。脱毛サロンでは、こちらの型のほうが埋まりやすくなります。

理由は、脱毛という施術の性質にあります。カットやカラーと違い、脱毛の仕上がりは担当者の感性で変わるものではありません。機械の出力を適切に設定し、当てる範囲を漏れなくカバーすることが仕事の中身です。店として教育が行き届いていれば、誰が担当しても同じ結果になることを目指します。そこを目指している以上、お客様に担当者を選ばせる必然性は薄くなります。

ただし、次の節で触れるとおり、担当者を選びたい理由が技術以外のところにあります。ここを設備単位の型でどう受けるかが、設計の分かれ目になります。

同性希望と、特定のスタッフを望む声をどう受けるか

脱毛サロンで担当者の希望が出る理由は、多くの場合、技術ではありません。

いちばん多いのは同性のスタッフを希望する声です。男性客を受け入れている店では、男性スタッフを希望する人と、女性スタッフのほうが安心という人の両方がいます。女性専用の店でも、VIOの施術については前回と同じ人がよいという希望が出ます。

これは設備単位の枠と両立できます。枠は設備で持ちつつ、予約を受けるときに希望を選べる項目を1つ足す形です。「前回と同じ担当者を希望する」「同性のスタッフを希望する」といった選択肢を置き、店側はシフトを組むときにその希望を満たせるかを見ます。

満たせない場合は、予約を受けた時点で伝えます。当日に「本日は男性スタッフのみです」と言うのが最も悪い形です。予約の段階で分かっていれば、お客様は日を変えられます。

希望をどこまで確約するかは、店の規模で決まります。スタッフが2人の店で担当者の指定を受けると、シフトが縛られます。確約せず「できる限り」と伝える運用にするなら、そう書いた文言を予約の画面に置いておきます。

施術できる範囲には、法律上の線がある

スタッフの枠を設計する前に、店として押さえておくことがあります。サロンで行える施術の範囲です。

厚生労働省の通知は、この線を次のように示しています。

用いる機器が医療用であるか否かを問わず、レーザー光線又はその他の強力なエネルギーを有する光線を毛根部分に照射し、毛乳頭、皮脂腺開口部等を破壊する行為 出典: mhlw.go.jp

同じ通知は、この行為を医師が行うのでなければ保健衛生上危害の生ずるおそれのある行為と位置づけ、医師免許を有しない者が業として行えば医師法第17条に違反するとしています。

サロンで働くスタッフに国家資格は求められていません。しかし、資格が要らないことと、何をしてもよいことは別です。自店で使っている機器の出力や仕組みがこの線とどう関係するかは、機器の製造元の資料と、所管の窓口や専門家への確認で押さえておく必要があります。

枠の設計に関わるのは、この線がスタッフの教育期間を決めるからです。誰でもすぐに施術に入れる仕事ではなく、機器の扱い、肌の状態の見方、当ててはいけない条件の判断を身につけてから枠に入れます。新人の枠を開ける時期は、この教育が終わったかどうかで決めます。

新人の枠を、いつ、どこから開けるか

新しく入ったスタッフの枠をいつ開けるかは、売上と事故の両方に関わります。

判断の材料は3つです。1つ目は、機器の操作と安全に関する教育が終わっているか。2つ目は、施術の時間が枠の長さに収まるか。3つ目は、判断に迷う場面で相談できる人が同じ時間帯にいるか。

3つ目が抜けている店が多くあります。新人が1人で入る時間帯を作ると、日焼けの判断や、肌の状態で施術を見送るかどうかの判断を、1人でさせることになります。この判断を新人にさせないために、最初の数か月は先輩と同じシフトの枠だけを開けます。

開ける部位も段階を分けます。脇や腕のように範囲が狭く、姿勢の負担が少ない部位から始めて、全身やVIOは後にする形です。予約の画面上でも、新人が担当できるメニューだけを開けられるかどうかを確かめておきます。全メニューを一律に開けると、初日に全身の予約が入ります。

新人の枠が埋まらない場合、値引きで埋める前に、時間帯を見直します。平日の昼間は、そもそも来店が少ない時間です。埋まらないのが新人だからなのか、時間帯だからなのかを切り分けてから手を打ちます。

施術の時間は、スタッフによって違う

同じ全身のコースでも、担当するスタッフによって所要時間は変わります。慣れたスタッフが90分で終える施術に、新人は120分かかることがあります。

この差を無視して枠の長さを一律にすると、2つの問題が起きます。新人の枠に合わせて長く取ると、慣れたスタッフの時間が余ります。慣れたスタッフに合わせて短く取ると、新人の日は後ろが押します。

対処は、スタッフごとに枠の長さを変えられるようにすることです。同じメニューでも、担当によって所要時間を変えられる仕組みなら、この差を吸収できます。できない仕組みを使っている場合は、新人の日だけメニューの間に片付けの時間を挟む形で調整します。

押した時間を吸収する余白も設計に入れます。連続して5枠を詰めると、1件が押しただけで最後の人が30分待つことになります。3枠ごとに15分の余白を置くと、日中の遅れが翌日に持ち越されません。

2人体制で施術する日を、どう枠にするか

全身の施術を短くするために、2人のスタッフで同時に照射する運用をしている店があります。上半身と下半身を分けて同時に進める形です。

これを枠にすると、1件の予約でスタッフ2人分の時間を使うことになります。予約の画面上は1件でも、その時間帯は2人が塞がります。この状態を仕組みが表現できるかどうかを確かめます。表現できない場合、同じ時間帯に別の予約が入り、当日に人が足りなくなります。

2人体制は、施術の時間が半分近くになるため、機械と部屋の回転は上がります。しかし人手を2倍使うので、スタッフが少ない日には成立しません。曜日や時間帯を限って提供するメニューとして扱うほうが、運用は安定します。

限定して提供するなら、その条件を予約の画面で表現できることが前提になります。特定の曜日の特定の時間帯にしか出さないメニューを作れるかどうかは、道具によって差が出る部分です。予約の受け方でどこまで条件を付けられるかはできることのページで確かめられます。

カウンセリングの担当と、施術の担当を分けるかどうか

契約の説明を行う人と、施術する人を分けている店があります。この場合、枠の設計はさらに複雑になります。

カウンセリングは60分ほどかかり、機械も部屋も使いますが、施術はしません。契約の説明には法律で定められた書面の交付が伴うため、担当できる人が限られる店もあります。

枠として持つなら、カウンセリング専用の枠を作り、施術の枠とは別に管理します。同じ枠で受けると、施術の予約が埋まっている時間帯にカウンセリングの予約が入り、契約の説明を落ち着いてできる場所が無くなります。

分けたうえで、カウンセリングから初回の施術までの流れを設計します。同じ日に施術まで行うのか、日を改めるのか。同じ日に行うなら、カウンセリングの枠の直後に施術の枠を確保しておく必要があります。予約を受ける段階でこの2つを1組で押さえられるかどうかが、当日の混乱を分けます。

シフトと予約枠を、どこでつなぐか

シフトを紙やチャットで管理し、予約は別の場所で受けている店では、必ず食い違いが出ます。

食い違いの出方は2つです。1つは、出勤していない日に予約が入ること。もう1つは、出勤しているのに枠が開いていないことです。前者は当日に断ることになり、後者は静かに売上を失います。

つなぎ方は2つあります。シフトを先に決めて、それに合わせて枠を開ける方法と、枠を先に開けて、埋まった分に人を割り当てる方法です。脱毛サロンでは前者が一般的ですが、予約の集中する時間帯が決まっている店では、後者のほうが人件費を抑えられます。

どちらを取るにせよ、シフトを変えたときに枠が変わる経路を1つに決めます。人が2か所を手で直している限り、忙しい月に必ず片方が古いまま残ります。

準備と片付けの時間を、枠の中に入れる

脱毛の施術は、お客様がベッドに乗ってから降りるまでが施術時間ではありません。前後に必ず作業が入ります。

前には、部屋の準備、機器の起動と出力の設定、当日の肌の状態の確認、着替えの案内があります。後には、ジェルの片付け、機器の清掃、ベッドの交換、カルテの記入があります。合計すると10分から20分になります。

この時間を枠に入れていない店は、必ず後ろが押します。60分の施術に60分の枠を当てれば、次の人は準備が終わる前に来店します。枠の長さは、施術の時間に前後の作業を足した長さで持ちます。

仕組みの側で、施術の時間と前後の時間を分けて設定できるなら、そちらを使います。分けられれば、お客様に見せる所要時間は施術の時間だけにできます。分けられない場合は、メニューの所要時間を長めに設定するしかなく、お客様から見た所要時間が実際より長く見えます。

1人で2部屋を回すときに、何が起きるか

スタッフが少ない店では、1人が2部屋を行き来する運用が出てきます。片方で施術を進めながら、もう片方で着替えや準備をしてもらう形です。

この運用は、機械が2台ある場合にだけ成立します。1台を移動させながら回すと、移動と設定の時間が入り、結局どちらも待たせます。

回せる場合でも、枠は完全に重ならないようにずらします。施術の開始時刻を30分ずらせば、片方が施術に入っている間に、もう片方の準備ができます。同じ時刻に2枠を開けると、2人が同時に来店して、両方を待たせます。

ずらした枠を予約の画面で表現できるかどうかが分かれ目です。時間帯によって開始できる時刻を制限できる仕組みなら再現できますが、そうでない場合、店側が手で枠を閉じる作業が毎週発生します。

予約が集中する時間帯に、人を寄せる

脱毛サロンの来店は、時間帯に強く偏ります。平日の夜、土日の午前と午後、この2つに集中します。

偏っているのに、シフトを平等に組んでいる店があります。全員が同じ時間数を働き、同じ曜日に休む形です。これは働く側にとって公平ですが、店の売上から見ると、空いた時間に人がいて、混む時間に人が足りない状態を作ります。

対処は、混む時間帯だけ人数を増やすことです。短い時間だけ入るスタッフを置く、あるいは開店の時刻を曜日で変える形です。平日の午前を開けても来店が無いなら、その時間は閉めて夜を延ばすほうが埋まります。

どの時間帯が混んでいるかは、感覚ではなく記録で見ます。曜日別、時間帯別の予約の件数を3か月分並べれば、はっきり出ます。ここを取っていない店は、混んでいる感覚だけでシフトを増やして、人件費だけが上がります。

当日にスタッフが欠けたとき、どこから崩すか

体調不良でスタッフが1人欠ける日は必ず来ます。そのときに何をどう崩すかを、事前に決めておきます。

決め方は、施術の性質で優先順位を付ける形です。回数券やコースの期限が近い人、遠方から来る人、初回の人。この3つは動かしにくい予約です。逆に、都度払いで近所に住んでいる常連の人は、日程の変更に応じてもらいやすい層です。

連絡の順番も決めておきます。朝に欠勤の連絡が入ってから、誰がどの順で連絡するのかを決めていないと、店長が施術をしながら電話をかけることになります。

代わりの枠を用意しておくことも大切です。日程の変更をお願いするときに、代わりの候補が2つか3つ出せれば、その場で決まります。「また後日ご連絡します」と伝えると、そのまま予約が入らないまま終わります。空いている枠がその場で見える状態かどうかが、この場面で効いてきます。

業務委託のスタッフが入る場合の枠

脱毛サロンでも、施術者を業務委託として迎える形があります。この場合、枠の考え方が変わります。

委託の契約では、働く時間や場所を店が細かく指示することが難しくなります。何を指示できて何ができないかは、契約の内容と実際の働き方によって判断が変わる部分です。労働の扱いについては所管の窓口や専門家に確認したうえで、契約を組み立てます。

枠の運用としては、委託のスタッフが自分で入れる時間を申告し、その時間に枠を開ける形が使われます。店が一方的にシフトを割り当てる形とは、枠の作り方が逆になります。

このとき、機械と部屋の割り当てが競合します。委託のスタッフが希望した時間に機械が空いていなければ、枠は開けられません。申告を受ける前に、設備の空き状況を見せられる状態にしておくと、調整の往復が減ります。

手空きの時間を、見せるか隠すか

予約が入っていない時間帯を、お客様に見せるかどうかは判断が分かれます。

見せる利点は、当日や翌日の予約が入ることです。脱毛は次の来店まで間が空くため、早く受けたい人が常にいます。空いた枠がそのまま選択肢になります。

見せない選択もあります。空きが多い状態が続くと、人気の無い店に見えるという考え方です。ただし、隠している間の枠は絶対に埋まりません。空きが多いことを隠すよりも、空いている時間帯の価格や提供メニューを変えて埋めにいくほうが、結果として見え方も良くなります。

平日の昼間の枠が空くのは、脱毛サロンの構造的な問題です。ここを埋めるために、時間帯を限った価格を設けている店があります。設けるなら、予約の画面でその時間帯だけ別の価格を出せることが条件になります。価格の設計と枠の設計は、切り離せません。

男性客を受け入れる店では、枠の分け方が増える

女性向けの店が男性の受け入れを始めるとき、枠の設計に条件が1つ増えます。

方法は3つあります。時間帯で分ける、曜日で分ける、部屋で分ける。時間帯で分ける形がいちばん多く使われます。平日の夜だけ男性を受け付ける、といった運用です。

分ける理由は、既存のお客様への配慮です。着替えや待合が共用の店では、同じ時間帯に男女が居合わせることを避けたいという声が出ます。予約を受ける段階で分けておかないと、当日に受付で調整することになります。

担当するスタッフも決めます。男性の施術を女性スタッフが担当するかどうか、VIOを含む場合はどうするか。店として方針を決め、予約の画面に書きます。書いていないと、予約した人と店の想定が食い違います。

枠としては、男性向けのメニューを特定の時間帯にだけ出せることが条件になります。メニューごとに提供できる時間帯を設定できない仕組みだと、この分け方は再現できません。

教育の進み具合を、枠の設定に反映させる

スタッフが増えていく店では、誰がどのメニューを担当できるかが日々変わります。この情報を頭の中だけで管理していると、シフトを組む人が休んだ日に間違いが起きます。

一覧にして持ちます。縦にスタッフ、横にメニューを並べ、担当できるものに印を付けるだけの表で足ります。新人が1つ習得するたびに印を増やします。

この表を、予約の枠の設定と結びつけます。担当できるスタッフしか入れないメニューを、そのスタッフだけの日に開ける形です。結びつけられない仕組みを使っている場合は、シフトを組むときに表を見る手順を決めておきます。

表があると、次に誰に何を教えるかも決めやすくなります。予約を断った件数が多いメニューを担当できる人が少なければ、そこから教えます。教育の順番を、売上の取りこぼしから決められるようになります。

指名料を取るかどうか、取るならどこで伝えるか

担当者を選べる形にするなら、指名料を取るかどうかを決めます。

取らない店が多いのは、脱毛の仕上がりが担当者によって変わるものではないという建前と合わないからです。取るなら、何に対する対価なのかを説明できる形にします。前回と同じ担当者が施術の記録を把握していることに対する対価、という整理なら説明はできます。

金額を決めたら、伝える場所を統一します。予約の画面、店頭の料金表、契約の書面。この3か所で金額が違うと、会計で必ず揉めます。特に、回数券やコースの契約をしている人に指名料を別途請求する場合は、契約の書面にその旨が書かれているかを確かめます。書いていない費用を後から請求するのは、説明が難しくなります。

スタッフが辞めるときに、何を引き継ぐか

脱毛サロンでスタッフが辞めるときの引き継ぎは、美容室とは中身が違います。

引き継ぐのは、お客様との関係よりも、施術の記録です。前回どの出力で当てたか、痛みの申告があったか、赤みが出た部位はどこか。この情報が無いと、次の担当者は最初から出力を探ることになります。安全にも直結します。

記録が担当者の手帳やスマートフォンの中にある店では、辞めた時点で消えます。記録は店の共有の場所に残す運用にしておきます。誰が施術しても同じ結果を目指す業態である以上、記録の共有は品質そのものです。

予約の側でも準備が要ります。辞めるスタッフを指名して先の予約を入れている人がいる場合、その予約を誰に振り替えるかを決め、事前に連絡します。連絡せずに当日に別の担当者が出てくると、それだけで解約の相談になります。

休憩と、事務の時間を枠から抜いておく

枠を埋めることばかりを考えると、抜け落ちる時間があります。休憩と、事務の作業です。

脱毛の施術は立ち姿勢で続きます。6件を連続で担当すれば、体への負担は相当なものになります。休憩を枠として確保していない店では、予約が入った順に埋まり、結果として休憩が消えます。消えた状態が続けば、スタッフは辞めます。

事務の時間も同じです。カルテの記入、在庫の確認、翌日の準備。施術の合間にやろうとすると、どれも中途半端になります。1日に30分を事務の枠として先に押さえ、そこには予約を入れない設定にします。

予約の仕組みの側で、施術以外の予定を枠として置けるかどうかを確かめておきます。置けない場合は、ダミーの予約を入れて塞ぐ運用になります。塞いだ理由が分かるように名前を付けておかないと、他のスタッフが誤って開けます。

見る数字は、稼働と1人あたりの件数

枠の設計を変えたら、次の3つを毎月同じ方法で数えます。

1つ目は、機械と部屋の稼働です。営業している時間のうち、実際に施術で埋まっていた時間の割合を出します。スタッフの稼働ではなく、設備の稼働を見るのが脱毛サロンの特徴です。

2つ目は、スタッフ1人あたりの施術件数です。1日あたり、あるいは1か月あたりで数えます。新人が入った月はこの数字が下がりますが、下がり方が想定より大きいなら、枠の長さの設定を見直します。

3つ目は、断った予約の数です。希望の時間に枠が無くて受けられなかった件数を記録します。この数字が多いのに稼働が低いなら、枠を開けている時間帯と、来店したい時間帯がずれています。

3つを並べると、増やすべきものが見えます。機械なのか、人なのか、開ける時間帯なのか。どれを増やすかを決める前に、この3つを2か月分は取っておきます。

枠の設計と、予約の受付をつなぐ

ここまでの条件を人手で管理すると、シフト表、予約の台帳、機械の割り当て、担当者の希望が別々の場所に散ります。散っている限り、当日になって人と機械のどちらかが足りない日が出ます。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている仕組みを選ぶ理由は、枠の条件と予約の受付を同じ場所に置けるからです。設備の数で上限を持ち、スタッフの希望は項目として受け、シフトを変えれば枠が変わる。ここが1つになっていれば、当日の調整はほとんど要らなくなります。

道具を比べるときに見るのは、スタッフを登録できるかどうかではありません。同じメニューで担当ごとに所要時間を変えられるか、1件の予約で2人を押さえられるか、時間帯を限ったメニューを作れるか。この3つができるかどうかで、脱毛サロンの枠が再現できるかが決まります。各社が何をどこまで設定できるかは他社との比較のページで見比べられます。月額の水準は料金にあり、脱毛を含むサロンでの組み方は業種ごとの使い方にまとまっています。実際の枠の作り方はデモを見るから確かめられるので、自店のシフトを1週間分だけ入れてみると、再現できるかどうかがすぐ分かります。細かい条件はよくある質問に同じ場面の質問が集まっています。

Q1. 脱毛サロンの予約枠はスタッフごとに作るべきですか？

多くの場合、機械の台数と部屋の数で枠を持ち、担当は当日のシフトで決めるほうが埋まります。脱毛は誰が担当しても同じ結果を目指す施術だからです。同性希望や前回と同じ担当者という要望は、枠とは別の選択項目として受けます。

Q2. 新人スタッフの枠はいつから開けてよいですか？

機器の扱いと安全の教育が終わり、施術が枠の時間に収まり、判断に迷ったときに相談できる人が同じシフトにいることの3つがそろってからです。部位も段階を分け、範囲の狭い部位から開けます。全メニューを一律に開けると初日に全身の予約が入ります。

Q3. スタッフによって施術時間が違う場合、枠はどう組みますか？

同じメニューでも担当ごとに所要時間を変えられる形にするのが基本です。変えられない仕組みなら、新人の日だけ片付けの時間を挟んで調整します。連続して詰めず、3枠ごとに15分の余白を置くと遅れが翌日に残りません。

Q4. スタッフが辞めるとき、予約と記録はどう引き継ぎますか？

前回の出力、痛みの申告、赤みが出た部位といった施術の記録を、店の共有の場所に残しておくことが前提です。指名の予約が先に入っている場合は、振り替える担当者を決めて事前に連絡します。当日に別の担当者が出ると解約の相談に発展します。