エステサロンの予約台帳を紙からやめる｜移し替える順番と、残す情報

紙の予約台帳をやめようとして手が止まる理由は、エステサロンの場合はっきりしています。移すものが予約だけではないからです。コースの残り回数、肌や体の記録、契約の書面。この3つが別々の紙に散らばっていて、しかもどれも1つでも欠けると施術ができません。順番を間違えると、移し替えの途中で現場が回らなくなります。ここでは、どれから手を付け、何を持っていき、何を紙のまま残すのかを順に並べます。

エステの台帳は、たいてい3冊ある

まず、いま何冊あるのかを数えてください。多くのエステサロンでは、次の3つに分かれています。

・予約表です。日付と時刻の枠に名前とメニューを書き込む、いちばん見慣れた形の台帳です ・コースの消化表です。誰が何回のコースを契約していて、あと何回残っていて、期限がいつまでか。予約表とは別に、契約者ごとの一覧か、契約者ごとのカードで管理されていることが多い形です ・カルテです。肌の状態、体のサイズ、使った薬剤、その日の申し送り。施術の内容そのものが書かれています

美容室であれば、1冊目と3冊目だけで済みます。エステに2冊目があるのは、前払いの契約が中心だからです。この2冊目の存在が、移し替えを難しくしています。予約表だけをデジタルに移すと、残回数が紙のまま取り残され、予約を受けるたびに紙をめくる作業が残ります。作業が減らないので、そのうち予約表も紙に戻ります。

だから、順番の話をする前に確認しておくべきことがあります。3冊を1つにまとめられる仕組みを選ばないと、この移し替えは成功しません。予約を受ける画面から、そのお客様の残り回数と前回の施術内容が見えること。これが最低の条件です。

紙のままだと、どこで止まるか

紙をやめる理由を、感覚ではなく具体的な場面で押さえておきます。エステで紙が原因になっている詰まりは、次の4つです。

1つ目は、予約を受けるときに複数の紙を照合していることです。電話が鳴って、日時の空きを予約表で見て、その人の残回数を消化表で確かめて、前回の施術から何日空いているかをカルテで見る。この照合に2分かかります。1日に10件あれば20分です。

2つ目は、施術中に予約を受けられないことです。台帳が受付にあり、施術者が個室にいるため、手が空くまで予約が入りません。折り返しの電話が2時間後になれば、その間にお客様は別の店を探します。

3つ目は、残回数の食い違いです。消化表への記入が後回しになると、実際の残回数と紙の数字がずれます。ずれたまま契約の終盤を迎えると、お客様との間で回数の認識が合いません。前払いの契約でこれが起きると、話が長くなります。

4つ目は、紙そのものを失う危険です。1冊しかない台帳が濡れたり、置き忘れたりすれば、その日の予約が全部分からなくなります。控えを取っている店はほとんどありません。

カルテに入っているものは、ただの連絡先ではない

移し替えの計画を立てる前に、カルテの中身を確かめてください。エステのカルテには、名前と電話番号のほかに、次のようなものが書かれています。既往症、服薬の有無、アレルギー、皮膚の疾患、妊娠の有無、生理の周期、体重とサイズの推移、施術前後の写真。

このうち、病歴に当たるものの扱いには注意が要ります。個人情報保護法は、特別な扱いを求める情報を定義しています。

この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。 出典: laws.e-gov.go.jp

条文に挙がっているもののうち、エステのカルテに関わるのは病歴です。既往症や治療中の疾患を書いてもらっているなら、そこに当たる可能性があります。同じ法律は、事業者に対して個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることも求めています。

紙のままなら鍵のかかる棚に入れておけば済んでいたものが、デジタルに移すと、誰の端末から見えるのか、外に持ち出せるのか、退職した人の権限がどうなるのか、という問いに変わります。移し替えの前に、この問いへの答えを決めておく必要があります。個別の取り扱いに迷う点があれば、個人情報保護委員会の公開資料を確かめるか、専門家に相談してください。

移し替える前に、項目を選び直す

紙にある項目をそのまま全部移そうとすると、必ず途中で止まります。エステのカルテには、長年書き足されてきた項目が並んでいます。使っていない欄も混ざっています。

移す前に、全項目を書き出して3つに分けてください。

・予約を受けるときに必要なもの。名前、連絡先、担当者、コースの残回数、有効期限、次回の目安の日 ・施術を始めるときに必要なもの。アレルギー、禁忌に当たる事項、使えない薬剤、前回の施術内容と使用薬剤、その日の申し送り ・振り返るときにあると助かるもの。サイズと体重の推移、写真、会話の記録

1つ目と2つ目は必ず移します。3つ目は、移す量が多いので、進行中の契約者だけに絞ります。すでに契約が終わって1年以上来ていない方の記録を全部移す必要はありません。紙のまま保管期間まで置いておけば足ります。

この選別で、移す量はたいてい半分以下になります。量が減れば、移し替えの作業日数も減ります。

移す順番は、予約表からではない

多くの店が予約表から手を付けて、うまくいきません。予約表は毎日動くため、移している最中に中身が変わるからです。

正しい順番は、動かないものからです。

最初に移すのは、コース契約の残回数と有効期限です。契約の内容は日々変わりません。契約者の一覧を作り、契約日、コース名、総回数、消化済みの回数、有効期限、契約金額を入れます。進行中の契約者だけでよいので、多くの個人サロンでは30人から80人ほどになります。1人2分として、3時間ほどの作業です。

次に、その方々のカルテの要点を移します。ここも進行中の契約者だけです。前項で選んだ2つ目の分類、つまり施術を始めるときに必要な項目に絞ります。

予約表を移すのは最後です。しかも、過去の予約は移しません。移すのは、これから先に入っている予約だけです。多くの店で1か月から2か月先までの分、件数にして100件前後です。この順番なら、予約を移した瞬間から、残回数もカルテも揃った状態で運用に入れます。

施術の写真を、どこに置くか

エステで扱いに困るのが、施術前後の写真です。痩身やフェイシャルで変化を記録するために撮っている店は多く、枚数も溜まります。

まず決めるのは、撮った写真をどこに置くかです。担当者の私物の端末に入れたままにしている店がありますが、これは避けてください。退職したときに持ち出されることになり、店には何も残りません。店の管理下にある場所に集める、というのが原則です。

次に、同意の範囲を確かめます。撮影のときにお客様から得た同意が、記録のためだけなのか、店の宣伝に使ってよいのかは別の話です。宣伝に使う可能性があるなら、そのことを明示して同意を取り直してください。過去に記録目的で撮ったものを、後から宣伝に使うのは筋が通りません。

移し替えのときは、写真は最後に回して構いません。予約とカルテが動き始めてから、時間のあるときに少しずつ移せばよいものです。ただし、置く場所だけは最初に決めておいてください。決めないまま撮り続けると、後で散らかったものを集める作業が発生します。

紙に残しておいてよいもの

全部をデジタルにする必要はありません。エステで紙のまま残しておいたほうがよいものが、はっきりあります。

・手書きのボディチャートです。気になる部位や施術した箇所を体の図に書き込むもので、これは手で描くのが早い形です。紙に描いて、写真に撮って記録に添える運用が現実的です ・特定商取引法の対象になる契約で交付した書面の控えです。契約前の概要書面と契約後の書面。控えの保管については、税や会計の書類とあわせて紙で残している店が多い形です ・その日の申し送りメモです。開店から閉店までの間に手早く書くものは、紙のほうが速いことがあります。ただし、翌日に持ち越すものだけはデジタルの記録に写してください

判断の基準は、後から検索する必要があるかどうかです。検索する必要のないものは、紙のままで構いません。「あのお客様の前回の使用薬剤は」と探すものは、必ずデジタルに入れます。

二重運用の期間を、はじめに決めておく

移し替えの途中でいちばん危ないのが、紙とデジタルを両方使い続けることです。どちらが正しいのか分からなくなり、二重予約が起きます。

だから、二重運用の期間を先に決めます。2週間が目安です。この間は、予約が入ったら両方に書きます。手間は増えますが、期間が決まっているので耐えられます。

そして、切り替えの日を決めます。「この日から、紙の予約表には書かない」と決め、その日以降は紙の予約表を棚にしまいます。捨てるのは3か月後で構いません。3か月あれば、必要なものが漏れていないかが分かります。

決めた日をスタッフ全員に伝え、受付の見えるところに書いておいてください。日を決めていない移し替えは、たいてい紙に戻ります。

スタッフの手が止まらない進め方

エステは施術中に手が離せないため、移し替えの作業をいつやるかが問題になります。営業の合間に少しずつ、という進め方はおすすめしません。中断が多いと、どこまで移したか分からなくなります。

現実的なのは、休業日を1日使う方法です。コース契約の残回数と、進行中の契約者のカルテ要点は、集中して行えば1日で終わる量です。2人で分担できるなら半日で済みます。

予約表の移し替えは、営業日の朝でも構いません。先の予約を移すだけなので、1時間ほどです。

スタッフがいる店では、移し替えの前に30分の説明の時間を取ってください。どこに何を入れるのか、入力の書き方をどう揃えるのかを決めておかないと、人によって書き方が変わります。書き方が揃っていない記録は、後から検索できません。とくに、メニュー名の表記と、薬剤の名前の書き方は、最初に統一しておくべき2つです。

入力の書き方を、先に3つだけ揃える

紙の台帳は、多少表記が揺れていても読む人が補って理解できます。デジタルの記録はそうはいきません。検索が効かなくなり、集計も合いません。移し替えを始める前に、書き方を揃えておくべき項目が3つあります。

1つ目は、メニュー名です。同じ施術を「フェイシャル60分」「FC60」「お顔60」と3通りに書いていると、そのメニューが月に何件出たのかが数えられません。メニュー表に載っている正式な名前を1つ決めて、それだけを使います。略記が必要なら、略記のほうを正式な名前として登録し直してください。

2つ目は、薬剤と化粧品の名前です。エステでは、施術に使ったものを記録しておくことが後で効きます。肌に合わなかったという申し出があったとき、どの製品を使ったかをたどれる必要があるからです。製品名は、商品のラベルにある表記をそのまま使ってください。「保湿のやつ」では、後から特定できません。

3つ目は、お客様の名前の表記です。旧姓、通称、ニックネームが混在すると、同じ方が2人分の記録に分かれます。分かれると、残回数が片方にしか入っていない、という事故が起きます。正式な氏名を1つ登録し、通称は別の欄に入れる形にしてください。

この3つを揃えるのに、店全体で30分もかかりません。揃えずに移すと、後から直す作業に数時間を使うことになります。

移し替えの途中で起きやすい、3つのつまずき

移し替えは、たいてい同じ場所でつまずきます。先に知っておけば避けられます。

1つ目は、完璧に移そうとして終わらないことです。紙にある全項目を、全期間分、正確に移そうとすると、量が多すぎて途中で止まります。止まったまま数か月が経ち、紙に戻る。これがいちばん多い形です。移すのは進行中の分だけ、項目は選び直したものだけ、と最初に線を引いてください。

2つ目は、残回数の起点をどこに置くかで迷うことです。移し替えの当日時点の残回数を入れるのが正解です。契約時の総回数から入れて、過去の消化を1件ずつ登録し直そうとすると、作業量が跳ね上がります。過去の経過は紙に残っているので、必要になったときに見れば足ります。ただし、入れた残回数がその日時点のものであることは、記録の欄に書いておいてください。

3つ目は、スタッフに説明せずに始めてしまうことです。店主が1人で移し替えを進め、ある日から「今日からこっちを使って」と伝える。この進め方では、スタッフは使い方が分からないまま接客に入ることになり、その場で紙に書いてしまいます。紙に書かれたものは、誰も移しません。移し替えの前に説明の時間を取ることが、結局いちばん早い道です。

予約の受付をお客様に開く前に、決めておくこと

台帳を移し終えると、次に「お客様自身が予約を入れられるようにするかどうか」という判断が来ます。ここを急ぐと、移した台帳が荒れます。

先に決めておくべきことが4つあります。

・どのメニューを外に出すか。コース契約者向けの消化の枠と、初めての方向けの体験メニューは、性質が違います。全部を同じ画面に並べると、初めての方が消化の枠を選んでしまいます ・どこまで先の予約を受け付けるか。2か月先まで開けている店が多い形ですが、コースの有効期限が短い契約者がいるなら、その期限に合わせて開ける範囲を決めます ・1人が同時に押さえられる枠の数をいくつにするか。制限がないと、迷っている方が3枠を押さえてしまうことがあります ・初めての方の予約を、そのまま確定にするか、いったん確認にするか。エステでは初回の枠が長いため、確認を挟んでから確定にしている店もあります

この4つを決めてから開くと、開いた後の手直しがほとんど要りません。決めずに開くと、想定していない入り方をした予約を手で直す作業が毎日出ます。

端末と権限の決め方

デジタルに移すと、誰がどこまで見られるかを決める必要が出ます。紙のときは、棚に鍵をかければ済んでいたところです。

決めるのは3つです。

1つ目は、アカウントを人ごとに分けることです。共有のアカウントを全員で使うと、誰が何を書き換えたのか分からなくなります。残回数の食い違いが起きたときに、たどれません。

2つ目は、見える範囲を役割で分けることです。受付だけを担当する方に、全員のカルテの中身まで見せる必要はありません。予約と残回数までで足ります。

3つ目は、退職したときの手順です。アカウントを止める、というだけの手順書を1枚作っておいてください。決めていないと、退職した方のアカウントが何か月も生きたまま残ります。

そして、端末そのものにも画面の自動ロックをかけてください。施術中に受付の端末が開いたままになっているのは、紙の台帳を開いたまま席を外しているのと同じことです。

通信が止まった日のための備え

紙をやめて困るのは、通信が止まった日です。エステは施術の時間が長いため、その間に予約が確認できないと、次のお客様が来ても誰なのか分かりません。

備えは簡単です。前日の閉店時に、翌日の予約一覧を印刷して受付に置いておく。この1枚があれば、通信が止まっても1日は回ります。名前、時刻、メニュー、担当、残回数。この5つが載っていれば足ります。

印刷が面倒なら、画面を写真に撮っておくだけでも構いません。要は、通信に頼らない形で翌日の予定が手元にあればよい、ということです。

なお、この1枚には要配慮に当たる情報を載せないでください。既往症や服薬の欄まで印刷して受付に置いておくと、お客様の目に入ります。予約の運用に必要な項目だけに絞ります。

過去の紙を、いつまで保管するか

移し終えた紙をどうするかも決めておきます。すぐに捨ててよいものと、残すべきものがあります。

予約表は、移し替えから3か月後に処分して構いません。過去の予約日そのものを後から必要とする場面は、ほとんどありません。

カルテは、しばらく残します。デジタルに移したのは要点だけなので、詳しい経過が必要になったときに元を見ることがあります。契約が終了してから5年ほど残している店が多い形です。

契約に関する書面の控えは、税や会計の書類の保存期間に合わせて残します。この期間は事業の形態によって異なるため、顧問の税理士に確認してください。

処分の方法にも気をつけてください。そのままごみに出すのは避けます。氏名と連絡先と体の記録が並んだ紙です。溶解の処理を行う業者に出すか、細断してから捨てます。

有効期限の管理が、いちばん大きく変わる

紙をやめて効果がはっきり出るのが、コースの有効期限の管理です。紙の消化表では、期限が近づいている契約者を探すには、一覧を上から順に目で追うしかありません。人数が50人を超えると、月に1度の確認でも骨が折れます。だから多くの店で、期限の確認は後回しになります。

後回しにした結果、何が起きるか。期限の直前になってお客様から「あと何回残っていますか」と連絡が来て、そこから短い期間に残りを詰め込むことになります。3回を2週間で消化する、という無理な予定が組まれ、施術の間隔としても適切ではなくなります。期限が過ぎてしまえば、もっと難しい話になります。

デジタルに移すと、残回数と期限が同じ場所にあるため、期限までの日数で並べ替えられます。1か月を切った契約者を月初に確認し、その方々に先に連絡を入れる。この作業が10分で終わります。

移し替えの効果を1つだけ挙げるなら、ここが最大です。期限切れの相談は、お客様にとっても店にとっても後味が悪く、しかも防げるものです。移し終えたら、期限の近い契約者を確認する日を月に1度決めて、予定に入れてください。

移し終えた台帳を、次の来店に繋げる

台帳を移した目的が「予約を書く場所を変えること」だけだと、労力に見合いません。移した後にもう1つできることがあります。記録が繋がった状態を、次の来店の案内に使うことです。

エステは来店の間隔が2週間から1か月と長く、間が空くと忘れられます。紙の台帳では、前回から何日経った方が誰なのかを調べる手段がありませんでした。移した後なら、最終来店日で並べ替えれば一覧で出ます。

やることは単純です。前回から45日以上空いている方を月に1度抽出し、その方々に短い案内を送る。内容は宣伝ではなく、前回の施術内容に触れた確認の一言で足ります。この作業も15分ほどで終わります。

ここまで繋がって、はじめて紙をやめた効果が売上に届きます。予約を書く場所を変えただけでは、時短にはなっても来店は増えません。移し替えの計画を立てる段階で、この使い方まで見込んでおいてください。

移し終えた後に見える、3つの変化

移し替えが終わると、次の3つが変わります。ここが確かめられれば、移した意味があったと言えます。

1つ目は、予約を受けるまでの時間です。3冊を照合していたときの2分が、30秒ほどになります。1日10件なら、15分が戻ります。

2つ目は、施術中に予約が入るようになることです。台帳が端末の中にあれば、お客様が自分で予約を入れられます。折り返しの電話が要らなくなり、取りこぼしが減ります。

3つ目は、残回数の食い違いが消えることです。予約を消化として処理した時点で残回数が減るなら、記入漏れそのものが起きません。契約の終盤で認識が食い違うことがなくなります。

逆に、この3つが変わっていないなら、移し方に問題があります。多くの場合、3冊が1つになっていないことが原因です。

台帳を選ぶときに確かめる場所

最後に、移す先を選ぶときに見ておく項目を挙げます。エステで効いてくるのは次の4つです。

・予約の画面から、そのお客様のコース残回数と有効期限が見えるか。ここが分かれていると、3冊を1つにする目的が果たせません ・予約を消化として処理したときに、残回数が自動で減るか。手で減らす仕組みだと、記入漏れは紙のときと同じだけ起きます ・カルテに自由に書ける欄と、決まった項目の欄の両方があるか。エステの記録は、決まった項目だけでは足りません ・お客様自身が予約と変更を行えるか。施術中に電話に出られない業態では、ここが取りこぼしに直結します

この4つは、できることで設定できる範囲を確かめられます。実際の画面の並びを先に見ておきたい場合はデモを見るから触れます。

そして、台帳を移す作業は、その後の運用を変える機会でもあります。予約を受けて終わりにせず、施術の後の連絡や次の来店の案内まで同じ記録の上で繋げておくと、移した労力が回収できます。前払いを取らない都度払いのお客様にも使える形として、決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている組み方が向いています。業態ごとの違いは業種ごとの使い方に整理されています。

導入の費用感を先に押さえたいときは料金、他の仕組みと並べて検討したいときは他社との比較、移し替えの手順について出やすい疑問はよくある質問にまとまっています。

Q1. 紙の台帳をやめるとき、どこから移せばよいですか？

予約表からではありません。最初に移すのは、日々変わらないコース契約の残回数と有効期限です。次に進行中の契約者のカルテの要点、最後にこれから先に入っている予約だけを移します。予約表は毎日動くため、先に移すと作業中に中身が変わって整合が取れなくなります。

Q2. 過去のカルテは全部移す必要がありますか？

必要ありません。移すのは進行中の契約者と、直近で通っているお客様の分だけで足ります。契約が終わって1年以上来店のない方の記録は、紙のまま保管期間まで残しておけば構いません。全部を移そうとすると作業量が跳ね上がり、途中で止まります。

Q3. カルテに書いている既往症や服薬の記録は、そのままデジタルに移してよいですか？

移すこと自体は問題ありませんが、誰がどこまで見られるかを先に決めてください。個人情報保護法は病歴などを要配慮個人情報として定義し、事業者に安全管理のための措置を求めています。アカウントを人ごとに分ける、役割で見える範囲を分ける、退職時に止める手順を作る、の3つが最低限です。

Q4. 通信が止まった日はどうすればよいですか？

前日の閉店時に、翌日の予約一覧を1枚印刷して受付に置いておけば1日は回ります。載せる項目は名前、時刻、メニュー、担当、残回数の5つで足ります。既往症や服薬の欄まで印刷するとお客様の目に入るため、運用に必要な項目だけに絞ってください。