エステサロンの御礼メールから次の予約へ｜送る時機と、書かないほうがよいこと

施術が終わったその日の夜に「本日はありがとうございました」と送る。エステサロンの御礼メールとして、いちばんよく見る形です。しかしこの時機は、実は効きにくい時機です。お客様がその施術の良し悪しを判断するのは、帰った直後ではなく、翌日から数日のあいだだからです。送る時機を体感の出る時期に合わせ、書く内容をアフターケアと次の周期の話に絞ると、同じ1通が次の予約に繋がります。ここでは、いつ何を書き、何を書かないのかを順に並べます。

御礼メールが果たす役割は、2つしかない

まず、この1通に何をさせたいのかをはっきりさせます。エステの御礼メールが果たせる役割は、2つです。

1つは、施術後の過ごし方を伝えることです。施術の直後は、その日の入浴、飲酒、運動、日焼け、メイクの再開について、気をつけたほうがよいことがあります。店内で口頭で伝えていても、帰宅する頃には記憶が薄れています。文字で残しておくと、その日の夜に確認できます。

もう1つは、次の来店の周期を伝えることです。エステは1回で完結する施術ではなく、間隔を空けて重ねることを前提に組まれています。次にいつ頃が適切なのかを知らないと、お客様は自分の都合だけで次を決めます。都合だけで決めると、間隔が空きすぎて前回の効果が薄れ、続ける理由が見えなくなります。

この2つ以外のことを詰め込むと、1通の役割がぼやけます。よく聞くのは、キャンペーンの案内を添えたら開封の割合が下がった、という話です。御礼のつもりで送ったものが宣伝として扱われると、次から開かれなくなります。

当日の夜に送ると、届く先が体感とずれる

施術直後のお客様は、たいてい満足しています。その状態で御礼が届いても、内容はほとんど読まれません。読まなくても気持ちは変わらないからです。

体感が変わるのは、その後です。フェイシャルなら、翌朝の肌の状態で判断されます。痩身なら、数日のあいだの体の軽さや、めぐりの変化で判断されます。機器を使った施術の後には、一時的に赤みやむくみが出ることもあります。この時期に不安を感じたお客様が、店に連絡してくるとは限りません。黙って次の予約を取らなくなる、というのがいちばん多い形です。

だから、御礼を送る時機は、この体感の出る時期に合わせます。当日の夜ではなく、翌日です。翌日の午前中に届けば、朝の状態を見た直後に読まれます。そこにアフターケアの案内と、変化について気になることがあれば連絡してほしい旨が書いてあれば、不安が相談に変わります。相談に変われば、店は答えられます。

当日の夜にどうしても1通出したいなら、極端に短くしてください。「本日はありがとうございました。ご自宅に着かれましたら、お水を多めにお取りください」の2行で足ります。長い文は、その時刻には読まれません。

送る時機を、メニューの性質で分ける

体感が出る時期は、メニューによって違います。1つの時機に揃えると、どちらかに合わなくなります。

・フェイシャルは、翌朝に判断されます。翌日の午前中に送るのが合います ・痩身やボディは、変化を感じるまでに2日から3日かかることがあります。翌日にアフターケアを送り、3日後にもう1通で様子をうかがう形が向きます ・初回の体験は、施術そのものより「この店に通うかどうか」の判断が進んでいる時期です。翌日に送り、押しつけずに次の周期の目安だけを伝えます

コース契約中のお客様は、次の予約がすでに入っていることが多いため、御礼は1通で足ります。次の予約が入っていない方にだけ、2通目を送る、という分け方にすると、送りすぎになりません。

1通目に入れるのは、アフターケアの案内

翌日に送る1通目の中心は、御礼の言葉ではなくアフターケアの案内です。店内で伝えたことを、文字で残します。

入れる内容は、その日の施術に合わせて選びます。全メニュー共通の長い注意書きを毎回送ると読まれません。

・水分の取り方です。ボディの施術後は多めに、という案内をしている店が多い形です ・入浴の目安です。当日の長湯を避けてほしい場合は、その旨を書きます ・飲酒と運動です。当日は控えてほしい場合、理由を1行添えると納得されます ・紫外線です。フェイシャルの後は日焼け止めをいつもより丁寧に、という案内が入ります ・メイクを再開してよい時間です。ここは聞かれることが多い項目です ・一時的に出ることがある状態です。赤み、むくみ、だるさ。「出ることがあります」と先に書いておくと、出たときに不安になりません

最後の項目が、実はいちばん効きます。何も知らされずに赤みが出れば、お客様は「合わなかった」と判断します。事前に知らされていれば、経過として受け止めます。

効果を断定する書き方は避ける

書かないほうがよいことの1つ目は、効果の断定です。「次回で必ず3cm減ります」「3回で見違えます」といった書き方です。

理由は2つあります。1つは、そのとおりにならなかったときに、店への信頼が一気に失われることです。もう1つは、施術の効果に関する表示には、景品表示法をはじめとする規制が関わることです。実際と異なる、あるいは著しく優良であると誤認させる表示は問題になります。

言い換えるなら、断定ではなく経過の話にします。「前回よりも、めぐりが出やすい状態になっています」「この周期で続けていただくと、変化を実感しやすくなります」。断定は避けつつ、次に繋がる言い方は残せます。

医療的な表現も避けてください。「治る」「消える」「改善する」といった言葉は、施術の性質を超えた印象を与えます。肌の悩みや体の不調について書くときは、店として何を行ったかの事実にとどめ、症状の判断には踏み込まないでください。

店販の化粧品を勧めるときは、表現の規制が直接かかる

書かないほうがよいことの2つ目は、店販の化粧品についての強い表現です。ここは施術の効果表現とは別に、法律の規定が直接関わります。

何人も、医薬品、医薬部外品、化粧品、医療機器又は再生医療等製品の名称、製造方法、効能、効果又は性能に関して、明示的であると暗示的であるとを問わず、虚偽又は誇大な記事を広告し、記述し、又は流布してはならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

条文には化粧品が明記されています。御礼メールで店販の化粧品をすすめるとき、その効能や効果について実際を超えた書き方をすることは、この規定に関わります。「明示的であると暗示的であるとを問わず」とある点も見ておいてください。直接そう書いていなくても、そう受け取られる書き方は同じ扱いになり得ます。

安全な書き方は、その製品が持つと表示されている範囲を超えないことです。メーカーが商品の説明として掲げている範囲の言葉を使い、自分の言葉で効能を足さない。これで大半は避けられます。判断に迷う場面では、専門家や所管の窓口に確認してください。

そもそも、御礼メールで物を売る必要はありません。店販の案内は、来店時に手に取ってもらうほうが確実です。メールで押すと、御礼の1通が販売の1通になります。

契約の話を混ぜない

書かないほうがよいことの3つ目は、コース契約の勧誘です。とくに体験を受けた方への御礼メールで、契約を促す文を入れることは避けてください。

理由は、施術直後の高揚が残っている時期に、文面で判断を迫る形になるからです。特定商取引法の対象になる契約では、勧誘の場面についての定めがあり、事実と異なることを告げる行為や、相手を困らせる行為は禁じられています。メールの文面が直ちにこれに当たるという話ではありませんが、期限を切って判断を急がせる書き方は、後から問題になりやすいものです。

代わりに置けるのは、次の来店の周期の話です。「この施術は2週間から3週間の間隔で重ねていただくと、変化を感じやすくなります」。契約の話ではなく、次の1回の話をする。これなら押しつけになりません。

契約の説明は、来店したときに書面を使って行うものです。書面の交付が必要な契約では、その手順自体が定められています。メールで済ませられるものではないと考えておくのが安全です。

他のお客様の話を出さない

書かないほうがよいことの4つ目は、他のお客様を引き合いに出すことです。「同じコースの方は3回目でこうなりました」といった書き方です。

一見すると励ましに見えますが、受け取る側からすると比較されています。しかも、その話が自分に当てはまるとは限りません。当てはまらなかったとき、期待との差が不満に変わります。

写真についても同じです。他のお客様の施術前後の写真を、御礼メールに参考として添えるのは避けてください。撮影のときに得た同意の範囲を超える可能性があります。宣伝に使う可能性があるなら、そのことを明示して同意を取り直す必要があります。

書くなら、そのお客様自身の経過にしてください。前回の記録が残っていれば、「前回と比べて、こちらの部位のめぐりが変わってきています」といった書き方ができます。自分の話であれば、比較にはなりません。

次の予約に繋ぐ一文は、周期の話から入る

御礼メールから次の予約に繋げたいなら、周期の話から入ります。「またのご来店をお待ちしております」だけでは、いつ来ればよいのかが伝わりません。

書き方の型はこうです。まず、その施術を重ねるときの一般的な間隔を伝えます。次に、そこから計算した目安の時期を書きます。最後に、予約の導線を置きます。

「フェイシャルは3週間から4週間の間隔で重ねていただくと、肌の生まれ変わりの周期に沿った形になります。次回は10月上旬あたりが目安です。ご都合のよい日時をお選びいただけます。」

この形なら、押しつけずに次の行動を示せます。目安の時期を具体的に書くことが要点です。「そろそろ」では動きません。

コース契約中のお客様には、残り回数と期限を添えます。「本日で残り5回、有効期限は12月末です。この周期でお受けいただくと、期限内に余裕をもって消化できます」。数字があると、次の予約を取る理由がはっきりします。

そのまま使える文面

翌日に送る1通目の例です。店名とメニュー名を置き換えれば、そのまま使えます。

「〇〇様

昨日はご来店いただきありがとうございました。

昨日はフェイシャルコースで、乾燥が気になるとおっしゃっていた頬まわりを中心にお手入れさせていただきました。

本日から2日ほどは、いつもより日焼け止めを丁寧にお使いください。また、一時的に軽い赤みが出ることがありますが、通常は1日ほどで落ち着きます。気になる状態が続く場合は、ご遠慮なくお知らせください。

フェイシャルは3週間から4週間の間隔で重ねていただくと、肌の周期に沿った形になります。次回は10月上旬あたりが目安です。

ご都合のよい日時は、こちらからお選びいただけます。」

長さはこの程度で足ります。エステの御礼メールは、長く書くほど読まれなくなります。

施術の記録が残っていないと、1行が書けない

御礼メールで効くのは、その日の施術に触れた1行です。「頬まわりを中心にお手入れさせていただきました」「気になるとおっしゃっていた脚のむくみを重点的に流しました」。この1行があるかないかで、同じ文面が別のものに読めます。

ところが、この1行を書こうとすると、記録が必要になります。施術中に何を行い、お客様が何を気にしていたか。閉店後に思い出そうとしても、1日に4人や5人を担当していれば、細かい話は混ざります。混ざったまま書くと、別のお客様の話を送ることになります。これは信頼を一度で失う種類の失敗です。

だから、施術が終わった直後に、記録を1行だけ残す習慣を作ってください。長い記録は要りません。「頬の乾燥、次回はパックを厚め」「脚のむくみ、仕事で立ちっぱなしとのこと」。この程度で足ります。

記録を残す場所は、予約と同じところにしてください。別のノートに書くと、御礼メールを書くときに探すことになります。予約の画面を開けばその日の記録が見える形なら、送る作業そのものが1分で終わります。

送る相手を、来店の回数で分ける

同じ御礼メールを全員に送っている店が多くありますが、来店の回数で分けたほうが効きます。相手が知りたいことが違うからです。

初めての方には、この店に通うかどうかを判断する材料が要ります。次の周期の目安に加えて、どういう流れで施術を重ねていくのかを短く伝えます。ただし、契約の話には踏み込まないでください。判断を急がせる書き方をすると、次から連絡そのものが警戒されます。

2回目から3回目の方には、経過の話が効きます。前回と比べてどう変わっているかを、店の側から伝えます。この時期のお客様は、続ける価値があるかどうかを自分では判断できません。判断の材料を渡すのが店の役割です。

通い慣れている方には、長い文は要りません。御礼と、次の予約の確認だけで足ります。むしろ、毎回長い文が届くと負担になります。回数が増えるほど文を短くしていく、という組み方が実務に合います。

御礼メールを送っていない店で、何が起きているか

御礼メールを送らない選択も、もちろんあります。ただし、その場合に何が起きるかは知っておいてください。

エステの来店は、次の予約が入っていなければ、お客様の思い出しに委ねられます。3週間が適切な間隔だとしても、思い出すのは2か月後かもしれません。その頃には前回の変化が薄れていて、初回に近い状態から始めることになります。お客様の側からは「あまり変わらなかった」と見えます。

これが、施術そのものには問題がないのに続かない、という状態の正体です。技術の話ではなく、間隔の話です。

御礼メールで周期を伝えることは、この間隔を適切に保つための働きかけです。売り込みではありません。適切な間隔で通っていただくほうが、お客様にとっても結果が出ます。この立て方ができていれば、文面が押しつけがましくなることもありません。

送らないと決めるなら、代わりに来店時のその場で次の予約を必ず取る運用を徹底してください。どちらもやらない状態が、いちばん来店が細ります。

差出人の名前と署名の決め方

差出人を店の名前にするか、担当者の名前にするか。エステでは担当者との関係で通っている方が多いため、担当者の名前を出したほうが読まれます。ただし、店の名前も必ず添えてください。担当者の名前だけだと、誰からの連絡か分からないことがあります。

「〇〇サロン 担当 △△」の形が実務的です。担当が交代したときも、店の名前が残っていれば混乱しません。

署名には、店名、住所、電話番号、予約の導線を入れます。広告や宣伝を含む内容を送る場合には、送信者に関する表示の義務が別に定められています。御礼メールを御礼だけで完結させておけば、その範囲の話にはなりにくくなりますが、キャンペーンの案内を混ぜるなら、必要な表示を確かめてください。

返信が来たときの構え

御礼メールを送ると、返信が来ます。「肌の状態が気になる」「次の予約を取りたい」といった内容です。エステの店主は施術中に返信できないため、この扱いを決めておく必要があります。

まず、返信できる時間帯を署名の近くに書いておきます。「お返事は18時以降にまとめてご連絡しております」の一行で足ります。書いていないと、返事が遅いという印象だけが残ります。

次に、返信の内容で対応の優先順位を決めます。施術後の状態についての相談は、その日のうちに返してください。不安を抱えたまま一晩を過ごさせると、次の来店がなくなります。予約の相談は、翌営業日で構いません。

そして、予約の相談には返信で日程を決めず、予約の画面に案内してください。メールで日程を往復すると、3往復ほどかかります。その間に他の予約が入り、提示した候補が埋まります。

何通まで送るか

御礼メールを起点に、次の来店までに何通送るかを決めておきます。多すぎると読まれなくなり、少なすぎると忘れられます。

エステで実務に合うのは、次の予約が決まっていない方に対して3通までです。

・翌日に、御礼とアフターケアの1通 ・1週間後に、経過をうかがう短い1通 ・目安の周期が近づいた頃に、次の予約の案内の1通

3通目を送っても反応がない方には、それ以上送らないでください。そこから先は、案内ではなく催促として受け取られます。次に来店されたときに、また1通目から始めれば足ります。

次の予約がすでに入っている方には、1通目だけで構いません。そこから先はリマインドの領域になります。

送る手段を、メールに限る必要はない

御礼を伝える手段は、メールだけではありません。メッセージアプリで送っている店もあります。手段によって向き不向きがあるので、内容に合わせて選んでください。

メールは、文の量を取れるのが利点です。アフターケアの案内のように、いくつかの項目を並べる内容に向きます。一方で、迷惑メールの箱に振り分けられて届かないことがあります。届いていない相手に周期の案内を送り続けても意味がないので、送信の記録は確かめられる形にしておいてください。

メッセージアプリは、届いたことが分かりやすい手段です。短い御礼には向きますが、長い案内を送ると読みにくくなります。また、返信が来やすいため、施術中に返せない時間帯があることを先に伝えておく必要があります。

どちらを使うにしても、手段を途中で変えないでください。前回はメール、今回はアプリ、という送り方をすると、お客様は過去のやり取りを探せなくなります。初回のカルテで希望を聞き、その手段で通すのが確実です。

御礼メールが逆効果になる場面

丁寧に送っているつもりが、逆に働くことがあります。3つの場面を挙げておきます。

1つ目は、施術中に不満があった方に、何事もなかったかのような御礼を送ることです。待たされた、痛かった、説明が足りなかった。そうした様子があった日に、定型の御礼だけが届くと、見ていないと受け取られます。気づいた点があった日は、その日のうちに短く触れてください。

2つ目は、次の予約の案内を、断られた直後に送ることです。来店時に「しばらく様子を見ます」とおっしゃった方に、翌日から周期の案内が届けば、聞いていないのと同じです。この場合は御礼だけにして、案内は1か月ほど置いてください。

3つ目は、施術内容と文面が食い違うことです。自動で送る設定にしていて、当日にメニューを変更したのに文面が元のままだった、という取り違えです。メニューを変更した日は、送信の前に文面を確かめる。この一手間を運用に入れておいてください。

効果の測り方と、注意する点

御礼メールを始めたら、効果を確かめます。見る数字は、施術から次の来店までの日数です。送る前と送った後で、平均の日数がどう変わったかを比べます。

ただし、エステには季節の波があります。痩身の需要は5月から7月に上がり、年末年始には来店が落ちます。1か月だけを比べると、御礼メールの効果と季節の効果が混ざります。前の年の同じ月と比べるか、3か月の平均で見てください。

もう1つ見るのが、次の予約が入るまでの日数です。御礼メールが効いていれば、施術の翌日から数日のあいだに次の予約が入る割合が上がります。この割合が動いていないなら、周期の一文が弱いか、予約の導線が使いにくいかのどちらかです。

送った通数や開かれた割合だけを見ても、判断できません。開かれていても来店に繋がらなければ、文面の中身に問題があります。

御礼メールを、仕組みの側に落とす

御礼メールを手で書いている店では、忙しい日に送り忘れが出ます。しかも、忙しい日ほど新しいお客様が来ています。送り忘れが起きるのは、いちばん送りたい相手に対してです。

自動で出る形にしつつ、その日の施術に触れた一文だけを手で足す。これが現実的な運用です。全文を自動にすると、どのお客様にも同じ文が届き、テンプレートであることが伝わります。逆に全文を手で書くと続きません。

設定するときに確かめる項目は4つです。施術の翌日など、送る日をずらして指定できるか。メニューごとに文面を変えられるか。次の予約が入っている方と入っていない方で送り分けられるか。そして、その日の施術内容を1行だけ差し込めるか。この4つが揃っているかはできることで確かめられます。

御礼メールは単体では働きません。予約の控え、リマインド、御礼、次回の案内。この流れが同じ記録の上で繋がっていて、はじめて次の来店に届きます。都度払いの方にも同じ流れを当てられる形として、決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている組み方が向いています。来店の間隔が長い業態でどう組むかは業種ごとの使い方に載っています。

実際の画面の動きを先に見ておきたい場合はデモを見るから確かめられます。連絡まわりの機能を他と並べたいときは他社との比較を、費用の目安は料金を見てください。始める前によく出る疑問はよくある質問にあります。

Q1. 御礼メールは施術当日に送るべきですか？

翌日をおすすめします。施術直後は満足している時期なので内容が読まれず、実際に良し悪しが判断されるのは翌日から数日のあいだだからです。翌日の午前に届けば、朝の肌や体の状態を見た直後に読まれます。当日にも出したい場合は、水分の案内など2行の短文にとどめてください。

Q2. 御礼メールに書いてはいけないことは何ですか？

効果の断定、医療的な表現、店販の化粧品についての実際を超えた効能の記述、コース契約の勧誘、他のお客様との比較や写真の掲載です。とくに化粧品の効能表現には法律上の規定が直接関わるため、メーカーが表示している範囲を超える言葉を自分で足さないでください。

Q3. 次の予約に繋げるには、何を書けばよいですか？

周期の話から入ります。その施術を重ねるときの一般的な間隔を伝え、そこから計算した目安の時期を具体的に書き、最後に予約の導線を置く、という順です。「そろそろ」ではなく「10月上旬あたりが目安です」と書いてください。コース契約中の方には残り回数と有効期限を添えると、動く理由がはっきりします。

Q4. 次の来店までに何通まで送ってよいですか？

次の予約が入っていない方に対して3通までが目安です。翌日の御礼、1週間後の経過うかがい、周期が近づいた頃の予約案内の3通です。反応がなければそれ以上は送らず、次の来店時にまた1通目から始めてください。すでに次の予約が入っている方には、御礼の1通だけで足ります。