ネイルサロンのLINE予約 返信例文｜受付から確定までの型

ネイルサロンのライン予約で返信の例文を探しているとき、困っているのは文章力ではありません。1件ごとに考えて打っているから時間がかかる、という点です。同じ内容を毎回ゼロから書けば、1件3分としても1日8件で24分かかります。この記事では、そのまま使える返信の例文を場面ごとに並べたうえで、例文を使い回すための下ごしらえと、文面では解決しない部分の切り分けまで書きます。文面はコピーして自分の店の言葉に直してください。

返信が重くなるのは、文章ではなく手順が決まっていないから

同じ「予約の返信」でも、実際には5つの場面に分かれています。ここを分けずに1つの文面でやろうとするから、毎回考えることになります。

・初めての問い合わせに答える返信 ・日時の候補を出す返信 ・予約を確定する返信 ・埋まっていることを伝える返信 ・前日に確認する返信

このうち、時間がかかっているのは2つ目と3つ目です。空き状況を確認して、候補を書いて、確定したらカレンダーに転記する。この往復が1件につき3回から4回発生します。文面を短くしても、往復の回数が減らなければ時間は減りません。

もう1つ、返信が重くなる原因があります。1通に情報を詰め込みすぎることです。日時の候補、料金、所要時間、キャンセルの決まり、駐車場の案内。全部を1通に入れると読まれません。読まれないと、同じ質問がもう一度来ます。結果として往復が増えます。

返信の型として押さえるのは3つです。1通で伝えることを1つに絞る。相手が答えやすい形で終える。次に何が起きるかを最後に書く。この3つを守った文面は、短くても伝わります。逆に、丁寧に書いたつもりの長文ほど、返事が来ません。

以下の例文は、この3つを守って作ってあります。店の雰囲気に合わせて、語尾や絵文字の量は調整してください。硬すぎる文面が合う店もあれば、砕けた文面が合う店もあります。変えてはいけないのは、日時、金額、所要時間の書き方です。ここだけは曖昧にしないでください。

もう1つ、返信の速さについて触れておきます。施術中は返せないのが当たり前で、それ自体は問題ではありません。問題になるのは、いつ返ってくるか分からない状態です。あいさつメッセージや自動応答に「施術中は返信が遅れます。2時間以内には必ずお返しします」と書いておけば、待っている側は落ち着きます。書いていないと、返事が来ないと感じて別の店を探しに行きます。実際に返すまでの時間より、見通しがあるかどうかのほうが効きます。

返信の文体は、店の中で統一してください。スタッフが2人以上いる店で、片方が丁寧語、片方が絵文字だらけだと、お客様から見て同じ店に見えません。語尾、絵文字の有無、呼びかけの言葉。この3つだけそろえておけば、細かい言い回しは各自に任せて構いません。

初めての問い合わせに返す例文

初回の問い合わせは、情報が足りない状態で届きます。「明日空いてますか」だけの1行が典型です。ここで空き状況だけを返すと、次にメニューを聞く往復が発生します。1通で必要なものをそろえる形にします。

「〇〇様、お問い合わせありがとうございます。ご希望の日時を第2希望までお知らせいただけますでしょうか。あわせて、ご希望のメニューと、ジェルのオフがあるかどうかもお教えください。オフの有無で所要時間が変わりますので、先に伺えると枠のご案内がしやすくなります」

この文面のねらいは、往復を1回で終わらせることです。日時、メニュー、オフの有無。この3つがそろえば、次の返信で確定まで進めます。

初めての方には、続けてもう1通、店の基本情報を送っておきます。

「初めてのご来店ありがとうございます。所要時間はワンカラーで約90分、デザインによって120分ほどいただきます。料金は税込で6,600円からです。当日のご変更は前日20時までにご連絡いただけますと助かります。場所は〇〇駅から徒歩5分、△△ビルの3階です」

金額と時間を先に出すことに抵抗がある店もありますが、出しておいたほうが後のやり取りが静かになります。来店してから料金の話でつまずくと、次につながりません。デザインで幅が出る場合は、下限と上限の両方を書いてください。「6,600円から」だけだと、上限を想像できずに問い合わせが止まります。「6,600円から12,000円ほど」まで書けば、判断できます。

初回の方から聞いておくとよい項目が、もう2つあります。爪のトラブルの有無と、これまで他店でジェルを付けていたかどうかです。持ち込みのデザイン画像がある場合は、その段階で送ってもらうと当日の相談時間が短くなります。ただし、初回の1通目で全部を聞くと重いので、日時が決まってからの確認で構いません。

デザイン画像を送ってもらうときの文面です。

「ご希望のデザインがお決まりでしたら、画像をお送りいただけますでしょうか。当日に拝見してから決めることもできますが、先にいただけると必要な材料と時間をご用意しておけます。似た雰囲気で調整させていただく場合もございますので、その点はご了承ください」

最後の1行が効きます。画像とまったく同じ仕上がりを想像して来店されると、当日に食い違いが起きます。調整する可能性を先に書いておけば、その場で説明する手間が減ります。

他店で付けたジェルのオフがある場合の文面も用意しておきます。

「他店様でお付けになったジェルのオフも承っております。状態によって時間が変わりますので、可能でしたら現在の爪の写真を1枚お送りいただけますでしょうか。追加の料金は税込1,100円、所要時間は30分ほどを見込んでおります」

金額と時間を先に書くのは、当日に増えたと感じさせないためです。オフ代が当日に判明する形にしていると、金額の話でその日の印象が決まってしまいます。

日時を提示して、確定させるまでの例文

日時の候補を出す場面が、いちばん事故が起きやすいところです。複数のお客様に同じ枠を提示すると、両方から返事が来て謝ることになります。

「ご連絡ありがとうございます。ご希望の9月13日（土）14時は空いております。ワンカラーとオフで、所要時間は約120分、終了は16時ごろの見込みです。この日時でお取りしてよろしいでしょうか」

確定の返信は、日時と内容を必ず書き直します。

「ありがとうございます。9月13日（土）14時でお取りしました。所要時間は約120分、料金は税込8,800円です。〇〇ビル3階までお越しください。ご変更やキャンセルは前日20時までにこのトークからご連絡いただけますと助かります。当日お会いできるのを楽しみにしております」

確定の文面に必ず入れる要素は5つです。

・曜日を含めた日時 ・メニューと所要時間 ・料金 ・場所 ・変更とキャンセルの連絡先と期限

このうち曜日は忘れられがちですが、日付だけを書くと勘違いが起きます。「13日」と「金曜」が頭の中でずれたまま、別の日に来店されることがあります。曜日を1文字足すだけで防げます。

希望の日時が埋まっている場合は、代案を先に出してください。

「ご希望の9月13日（土）14時は、あいにく埋まっております。同じ土曜でしたら11時、翌日の14日（日）でしたら13時と16時が空いております。この中にご都合の合う時間はございますでしょうか。他の日時をご希望でしたら、候補をお知らせください」

埋まっていることだけを伝えて終わると、そこで会話が止まります。代案を3つまでに絞って出すのが、選びやすさの目安です。5つ以上並べると、選ぶ手間が増えて返事が遅れます。

同じ枠を複数の方に提示してしまう事故は、文面で防げます。候補を出すときに、いつまで押さえるかを書いてください。

「9月13日（土）14時でお取りしております。本日中にお返事をいただけますと、そのまま確定いたします。それを過ぎますと、他のご予約が入る場合がございますのでご了承ください」

期限を書かずに候補だけを出すと、その枠は宙に浮いたままになります。3日後に「やっぱりお願いします」と返ってきて、すでに埋まっている。この行き違いは、期限の1行で防げます。24時間を目安にしている店が多いようです。

返事が来ないまま期限を過ぎたときの文面も決めておきます。

「先日ご案内した9月13日（土）14時ですが、お返事がなかったため一度お取り置きを解除いたしました。あらためてご希望の日時がございましたら、お気軽にご連絡ください」

責める書き方をしないのが要点です。返事をしそびれた側は気まずさを感じています。軽い文面で解除だけ伝えておけば、後日また連絡が来ます。

断る、ずらす、条件を付ける場面の例文

言いにくい場面ほど、決まった文面を持っておく価値があります。その場で考えると角が立ちます。

当日の予約を受けられないときの文面です。

「ご連絡ありがとうございます。本日は予約が埋まっており、お受けすることが難しい状況です。明日は15時以降、明後日は終日空いております。お急ぎでしたら、キャンセルが出た際にこちらからご連絡することもできますが、いかがいたしましょうか」

キャンセル待ちの提案を1行添えるだけで、次につながります。断って終わらせないことが要点です。

対応できないメニューを希望されたときの文面です。

「ご希望のデザインについてですが、当店では〇〇の施術は行っておりません。近いご要望でしたら△△での対応が可能です。仕上がりのイメージが変わりますので、写真をお送りいただければ、できる範囲をお伝えします」

できないことは、はっきり書いてください。曖昧にしたまま来店されると、当日にお互いが困ります。そのうえで、代わりにできることを1つ添えます。

所要時間が読めないほど爪の状態が難しい場合の文面です。

「お送りいただいた写真を拝見しました。現在の状態ですと、オフに通常より30分ほど余分にかかる見込みです。合計で150分ほど、料金は税込11,000円前後を見ていただければと思います。実際の状態を見てから最終のご案内をいたしますが、あらかじめお知らせしておきます」

金額と時間が動く可能性は、必ず事前に伝えます。当日に増えることを黙っていると、次の来店が消えます。

遅れそうだと連絡が来たときの文面も用意しておきます。

「ご連絡ありがとうございます。15分ほどでしたら、そのままお待ちしております。それ以上になる場合は、次のご予約の関係でデザインを簡単なものに変更させていただくことがあります。到着の見込みが分かりましたら、あらためてお知らせください」

キャンセルが続いている方への文面も、決めておくと迷いません。

「ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。次回のご予約につきましては、前日にこちらから確認のご連絡を差し上げますので、そのお返事をもって確定とさせていただければと思います。ご都合の読みにくい時期でしたら、直近の空き枠でのご案内も可能です」

角を立てずに条件を1つ足す形です。断るのではなく、確定の仕方を変える。これなら関係を切らずに、こちらの枠を守れます。

値引きを求められたときの文面も持っておきます。

「お問い合わせありがとうございます。当店では割引のご対応は行っておりませんが、初回の方に限り、オフの料金を無料とさせていただいております。デザインを簡単なものに変更いただければ、合計を6,600円に抑えることも可能です。ご希望に近い形をご提案いたしますので、ご予算をお知らせください」

できないことは、はっきり書いたうえで、代わりに選べる道を1つ出します。値引きに応じるかどうかは店の判断ですが、応じないなら文面を固定しておくほうが、担当者によって答えが変わる事態を防げます。

前日と当日の連絡で、来ない予約を減らす

予約が入ってから当日までの間に1通挟むだけで、無断キャンセルは目に見えて減ります。

前日の文面です。

「明日14時のご予約の確認です。ワンカラーとオフで、所要時間は約120分を予定しております。ご都合が変わりましたら、本日中にご連絡いただけますと助かります。お待ちしております」

責める書き方にしないのが要点です。「キャンセルの場合は必ず連絡してください」と書くより、「ご都合が変わりましたらご連絡ください」のほうが返ってきます。前者は連絡しづらく、後者は連絡しやすい。無断で来ない人を、前もって連絡してくれる人に変えるのが目的なので、言いやすさを優先します。

2週間以上先の予約を受けたときは、間にもう1通挟みます。

「〇〇様、9月27日（金）15時のご予約、あらためて確認のご連絡です。ご都合に変わりがなければ、このままお待ちしております」

予約から当日までが空くほど、忘れられる確率が上がります。手で送っていると、この中間の1通が真っ先に抜けます。

施術後の連絡も型を決めておきます。

「本日はご来店ありがとうございました。1週間ほどは甘皮まわりの保湿をしていただくと、もちがよくなります。次回のご来店は3週間後から4週間後が目安です。ご希望の日時が決まりましたら、このままご連絡ください」

次回の目安を数字で伝えるかどうかで、再来の間隔が変わります。「またお待ちしております」だけでは、次を決める理由が生まれません。

送る時刻も決めておきます。前日の連絡は18時から20時の間が読まれやすい時間帯です。朝に送ると、仕事の合間に見て、そのまま返信を忘れられます。夜22時を過ぎると、相手によっては迷惑に感じられます。施術後の御礼は当日中、次回の案内は3週間後を目安にすると、ちょうど付け替えを考え始める時期に届きます。

この3通を手で送っていると、忙しい日ほど抜けます。しかも抜けるのは、いちばん予約が詰まっている日です。前日の連絡が抜けた日に限って無断キャンセルが出る、ということが起きます。文面を決めても、送る手が空いていなければ意味がありません。ここは後の章で扱います。

例文を使い回すための下ごしらえ

例文があっても、毎回打ち込んでいては時間が減りません。無料でできる下ごしらえが3つあります。

1つ目が、あいさつメッセージです。友だち追加された直後に自動で届く1通で、ここに営業時間、料金の目安、予約の受け方を入れておきます。初回の問い合わせに手で返す回数が減ります。

2つ目が、応答メッセージです。特定の言葉に反応して自動で返す仕組みで、「予約」「営業時間」「キャンセル」の3語から始めると効果が分かりやすくなります。施術中で手が離せない時間帯を、これが埋めます。

3つ目が、文面の保存です。よく使う10通ほどを、スマートフォンの単語登録かメモに入れておきます。「よやくかく」と打てば確定の文面が出る形にすると、打ち直しがなくなります。

保存する10通は、この記事の場面に合わせて選んでください。初回の案内、日時の候補、確定、満席と代案、期限切れの解除、前日の確認、当日の道案内、遅刻への返事、施術後の御礼、次回の案内。この10通で、やり取りの大半を覆えます。

4つ目として、リッチメニューも用意しておくと入り口が分かりやすくなります。トーク画面の下に固定で出るボタンで、「予約する」「メニューと料金」「アクセス」の3つで足ります。ボタンを増やすほど、押してほしいものが埋もれます。

なお、保存した文面は3か月に1度は見直してください。料金や所要時間を変えたのに、古い金額の文面を送り続けている店があります。金額を書いた文面は、値上げのたびに全部を直す必要があります。直す箇所を減らすために、金額は「6,600円から」の形で1か所にまとめておくと管理が楽になります。

費用の心配は要りません。公式にはこう書かれています。

また、さまざまなメッセージ機能がありますが、すべてのメッセージ配信が課金対象としてカウントされるわけではありません。LINEチャットの送受信や自動応答メッセージなどの機能は無料で活用できます。 出典: lycbiz.com

同じページでは、月額固定費0円のプランで無料メッセージが200通、月額5,000円（税別）のプランで5,000通と案内されています。ここでいう通数は、友だち全員や絞り込んだ相手にまとめて送る配信の数です。1対1のやり取りと自動応答は数えられないため、予約の返信を何件返しても費用は増えません。この区別を知らずに、返信が増えたから有料にしなければと考えている店があります。

文面を整えても残る手間がある

例文をそろえると、書く時間は減ります。ただし、減らないものが3つ残ります。

1つ目が、空き状況の確認です。返信の前に必ずカレンダーを見ます。この確認は文面では省けません。1件30秒でも、1日10件で5分、月に直すと2時間を超えます。

2つ目が、転記です。確定した予約をカレンダーに書き写す作業で、ここに書き間違いが混ざります。施術に入る直前に転記しようとして、そのまま忘れることもあります。

3つ目が、二重予約の危険です。複数の方に同じ枠を提示している間、その枠は誰のものでもありません。両方から「お願いします」と返ってきた瞬間に事故になります。文面をどれだけ整えても、この構造は変わりません。

4つ目として、記録が残らないという問題もあります。トークでのやり取りは、時間が経つほど遡りにくくなります。誰がいつ何のメニューで来たか、前回のデザインは何だったか。これを思い出すために過去のトークをスクロールする時間は、意外と長くなります。1人あたり1分探すとして、1日8件なら8分です。

この3つは、予約の受け方そのものを変えないと消えません。逆に言えば、この3つで困っていないなら、例文をそろえるだけで十分です。1日の予約が5件までで、1人で施術していて、二重予約の経験がないなら、いまの受け方を変える必要はありません。道具を増やすと、覚えることが増えるぶんだけ手間も増えます。困っていないものを直す理由はありません。

ここを取り違えている店は少なくありません。返信が大変だと感じたときに、まず予約システムを探し始める。けれども実際に時間を食っていたのは、あいさつメッセージが無いせいで同じ説明を毎回打っていたことだった、という例はよくあります。何に時間がかかっているかを1週間だけ数えてから、次の手を選んでください。

受付の形を変えるかどうかの判断

トークでの返信を続けるか、予約の入り口を別に持つかは、3つの数字で決められます。

1つ目は、1日の予約件数です。10件を超えたあたりから、確認と転記の時間が無視できなくなります。

2つ目は、施術に入る人数です。1人のうちは頭の中の予定表で回りますが、2人目が入った時点で共有できなくなります。スタッフを入れる予定があるなら、入れる前に受付を整えたほうが教える手間が減ります。

3つ目は、無断キャンセルの件数です。月2件を超えているなら、前日の連絡を自動で出す形にするだけで回収できる金額があります。客単価8,000円で月3件なら24,000円です。前日の連絡で半分が事前の連絡に変われば、空いた枠を他の方へ回せます。

この3つのうち2つ以上が当てはまるなら、受付の形を見直す時期です。1つだけなら、例文と自動応答で当分は足ります。判断に迷うときは、いま困っているのが返信の手間なのか、二重予約なのか、来ない予約なのかを1つに絞ってください。困りごとの種類が決まれば、必要なものも決まります。

入り口を別に持つ場合でも、トークでの相談は残してください。デザインの相談は文字と写真のやり取りが必要で、フォームでは完結しません。予約の枠取りだけをフォームに寄せ、相談はトークで受ける。この分け方が、ネイルサロンでは扱いやすい形になります。

分ける場合の案内文も決めておきます。

「ご予約はこちらのフォームからお取りいただけます。空き枠がその場で見られますので、ご希望の時間をお選びください。デザインのご相談は、このトークで承ります。画像をお送りいただければ、当日までにご用意しておきます」

フォームに寄せると決めても、常連の方まで一斉に切り替える必要はありません。新しく来られた方から順にフォームへ案内し、常連はこれまでどおりトークで受ける。半年もすれば自然に入れ替わります。急に変えると、慣れた方から「使いにくくなった」という声が出ます。

切り替える時期は、閑散期を選んでください。予約が詰まっている月に受付の形を変えると、設定と接客が重なって事故が起きます。1か月試して、戻すか続けるかを決める日を先に決めておくと、判断が流れません。

返信を型にした先で、何が変わるか

例文をそろえ、下ごしらえを済ませ、それでも残る手間を仕組みに渡す。この順番で進めると、返信にかけていた時間が施術と接客に戻ります。

予約が入った時点で確認が自動で届き、前日に確認の連絡が出て、施術後に御礼と次回の目安が送られる。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形であれば、この3通は手で打つ必要がなくなります。標準でどこまで含まれるかはできることに整理されています。

料金の考え方も単純です。返信と転記に月8時間使っているなら、自分の時間を2,000円で見積もって16,000円相当です。プランごとの区切りは料金にあるので、自分の店の件数を当てはめて比べてください。

ネイル、まつげ、整体では、必要な枠の刻み方も所要時間の扱いも違います。オフの有無で30分変わる施術を、固定の枠でしか受けられない形にすると、毎回手で直すことになります。業種ごとの組み方は業種ごとの使い方にまとまっており、管理画面の実物は登録なしでデモを見るから触れます。他の選択肢と条件をそろえて比べたい場合は他社との比較に公開情報だけを並べた表があり、乗り換えるときの顧客情報の移し方はよくある質問で確認できます。

まずは、この記事の例文を自分の言葉に直して、あいさつメッセージと応答メッセージに入れてください。ここまでは今日、無料でできます。そのうえで1か月、予約件数と返信にかかった時間と、来なかった件数の3つを数える。数字が出てから次を決めれば、判断を間違えません。

例文をそろえることには、時間を減らす以外の効果もあります。文面が決まっていると、忙しい日でも書き方が雑になりません。疲れている日の返信ほど短くなり、そっけない印象を与えます。決めた文面を貼るだけなら、その揺れが消えます。接客の質を保つのは、気合いではなく型です。

もう1つ、スタッフを増やすときにも効きます。文面が10通そろっていれば、教えるのは選び方だけで済みます。ゼロから接客の言葉を教えるより、はるかに早く戦力になります。1人で回している今のうちに作っておくことが、後の自分を助けます。

Q1. LINEで予約の返信をするのに費用はかかりますか？

1対1のやり取りと自動応答は、課金対象の通数に数えられません。公式の説明でも、チャットの送受信や自動応答メッセージは無料で活用できるとされています。費用がかかるのは、友だち全員や絞り込んだ相手にまとめて送る配信です。月額0円のプランでは、その配信が200通までになります。

Q2. 確定の返信に必ず入れる項目は何ですか？

曜日を含めた日時、メニューと所要時間、料金、場所、変更とキャンセルの連絡先と期限の5つです。曜日を省くと日付の勘違いが起きます。料金はデザインで幅が出る場合、下限と上限の両方を書いておくと当日のもめごとを防げます。

Q3. 希望の日時が埋まっているとき、どう返せばよいですか？

埋まっていることだけを伝えると会話が止まります。代案を3つまでに絞って出してください。5つ以上並べると選ぶ手間が増えて返事が遅れます。キャンセル待ちの提案を1行添えると、他店に流れる前に引き止められます。

Q4. 例文をそろえれば、予約の手間はなくなりますか？

書く時間は減りますが、空き状況の確認、カレンダーへの転記、二重予約の危険の3つは残ります。1日の予約が10件を超えたとき、施術に入る人が2人以上になったとき、無断キャンセルが月2件を超えたときが、受付の形そのものを見直す目安です。