ネイルの予約管理アプリの選び方｜転記をなくす順に見る

ネイル 予約 管理 アプリで探し始めるとき、たいていは何かに困った直後です。予約表を書き間違えた、お客様の来店日が思い出せない、電話に出られず取りこぼした。困りごとの中身によって、選ぶべき道具はまるで違います。ここでは機能の一覧を並べる前に、いま自分の店で何が起きているのかを分解し、そのうえで比べる項目を決める順番で進めます。道具を替えても楽にならない店には、共通する理由が1つあります。

「予約管理アプリ」で探している人が、本当に困っていること

同じ言葉で検索していても、抱えている問題は3種類に分かれます。

1つ目は、予約そのものの取りこぼしです。施術中で電話に出られない、営業時間外にかかってきた電話に気付かない、返事が遅れて他店に行かれた。これは受付の入り口の問題です。

2つ目は、記録の手間とミスです。電話やメッセージで受けた予約を予約表に書き写す、そのときに時間を書き間違える、二重に入れてしまう。これは店の中の作業の問題です。

3つ目は、来店後の管理です。誰がいつ来たか、何のデザインをしたか、次はいつ来る予定か。これが分からないと、次の来店につながる声かけができません。これは顧客管理の問題です。

3つとも道具で改善できますが、優先順位は店によって違います。1人で回している店で、予約は取れているのに毎日押しているなら、直すべきは2つ目です。逆に、予約表はきれいなのに新規が増えないなら1つ目です。常連は多いのに来店の間隔が空いていくなら3つ目です。

先に順番を決めておかないと、機能が多い道具を選んでしまいます。機能が多いことは悪くありませんが、使わない画面が増えると、忙しい日に開かなくなります。開かなくなった道具は、紙より役に立ちません。まず、いちばん痛い1つを決めてください。

転記が残っている限り、道具を入れても楽にならない

道具選びで最初に見るべきなのは、機能表ではなく、いまの流れに転記が何回あるかです。厚生労働省が公開している生活衛生関係営業向けの手引きには、理容業の事例として、予約の受け方の課題がこう書かれています。

予約の電話を受けた際、一旦メモ帳に記入し、更に日ごとの予約表に転記しているため、ミスが発生する可能性がある 出典: www.mhlw.go.jp

メモ帳に書き、予約表に書き写す。ここで転記が1回発生しています。さらにその予約表を月ごとの集計に書き写していれば2回、顧客カードに書き写していれば3回です。転記の回数だけ、間違いが入り込む余地があります。

ここで起きやすい失敗が、予約管理のアプリを入れたのに転記が減らないという状態です。電話で受けた予約を、これまでは紙に書いていたのがアプリに入れるようになっただけ、という形です。入力先が変わっただけで、受けて、書く、という流れは同じです。楽になったと感じられないのは当然です。

転記を減らすには、お客様自身が入力する経路を作るしかありません。お客様がスマートフォンから空き枠を選んで予約すれば、店側の入力はゼロになります。電話で受ける分が残っても、全体の半分がお客様の入力に移れば、転記は半分になります。

同じ資料の美容業の事例では、電話応対が平均3分、作業が分断されたことによる手戻りが2分で、1件あたり5分。月間60件で月300分、年間60時間という計算が示されています。この60時間は、道具を入れただけでは戻ってきません。お客様が自分で予約できるようになって初めて戻ってきます。選ぶときの第一条件は、この経路が作れるかどうかです。

何を管理したいのかを、4つに分けて書き出す

道具を比べる前に、自分の店で管理したいものを分けて書き出します。まとめて「予約管理」と呼ぶと、比べる軸がぼやけます。

・予約の管理。いつ、誰が、どのメニューで来るか ・顧客の管理。連絡先、来店履歴、施術の内容、アレルギーや爪の状態のメモ ・売上の管理。1日の売上、メニュー別の内訳、スタッフ別の実績 ・連絡の管理。予約の控え、前日のリマインド、次回の案内

このうち、どこまでを1つの道具でやるかが分かれ道です。全部を1つにまとめると、記録が1か所に集まるので後から数字を出しやすくなります。一方で、乗り換えるときの手間は大きくなります。分けると身軽ですが、同じ人の情報を2か所に持つことになり、片方の更新を忘れます。

小さな店では、予約と顧客と連絡の3つを1つにまとめ、売上は会計の道具に任せる形が扱いやすいことが多いです。予約と顧客が離れていると、次回の案内を出すたびに突き合わせが必要になるからです。連絡が離れていると、予約の変更があったときに送り先の情報が古いままになります。

書き出すときは、いまやっている作業を思い出しながら書くのがこつです。理想の管理ではなく、現に毎日やっていることを書きます。やっていないことを書くと、その機能があるかどうかで道具を選んでしまい、結局使わない機能に料金を払うことになります。

書き出したら、それぞれについて「いまどこに書いてあるか」を横に並べます。予約は紙の予約表、顧客はカルテの用紙、売上はレジのレシート、連絡はメッセージアプリの履歴。こうして並べると、同じ情報が2か所以上に書かれている箇所が見えます。名前と連絡先が予約表とカルテの両方にある、というのがよくある形です。二重に書いている場所こそ、まとめる価値のある部分です。

逆に、1か所にしかなくて困っていないものは、無理に移す必要がありません。ネイルサロンではデザインの写真がこれに当たることが多いです。スマートフォンの写真フォルダに日付順で入っていて、それで探せているなら、そのままで構いません。顧客の履歴に写真をひも付けられる道具もありますが、写真を入れる手間が1件ごとに増えるので、続けられるかを先に考えてください。

この作業に必要なのは1時間ほどです。紙1枚に、管理したいもの4つと、いまの置き場所と、二重になっている箇所を書く。この1枚があるだけで、比較サイトを眺める時間が半分になります。

汎用のカレンダーアプリで足りる店と、足りない店

無料のカレンダーアプリで予約を管理している店は少なくありません。使い慣れているし、費用もかかりません。ただし、足りなくなる境目があります。

足りる店の条件は、おおむね次の通りです。1人で回していて、席が1つで、メニューの所要時間の差が小さく、予約はほぼ常連からで、連絡はメッセージアプリで個別にしている。この条件なら、カレンダーで十分に回ります。

足りなくなるのは、次のどれかが起きたときです。

・スタッフが増えて、誰の予約かを分けて見る必要が出た ・席が増えて、同じ時間に2件受けられるようになった ・お客様に自分で予約してもらいたくなった ・前日のリマインドを毎回手で送るのが負担になった ・去年の同じ時期に何件受けたかを知りたくなった

特に3つ目と4つ目は、カレンダーアプリでは埋めにくい部分です。カレンダーは予定を書く道具であって、外の人から予定を埋めてもらう道具ではありません。共有の設定を工夫しても、空き枠だけを見せて、そこに入力してもらう形は作れません。

5つ目も見落とされがちです。カレンダーには過去の予定が残っていますが、集計する仕組みはありません。数えるには手で数えることになり、続きません。数字を見て枠や価格を決めたいなら、記録が数えられる形で残る道具に移す必要があります。

無理に移す必要はありません。いま挙げた5つのどれも起きていないなら、カレンダーのままで問題ありません。道具を替えること自体には価値がないからです。

掲載型の予約サイトと、自分の店の予約システムは役割が違う

ここを混同すると選び方を間違えます。集客用の掲載サイトと、自分の店の予約システムは、目的が別です。

掲載サイトは、まだ店を知らない人に見つけてもらうためのものです。検索から人が来る代わりに、掲載の費用や、成約ごとの費用がかかります。新規を増やしたい時期には効きます。

自分の店の予約システムは、すでに店を知っている人に、手間なく予約してもらうためのものです。常連が次回の予約を取るのに、掲載サイトを経由する必要はありません。経由すると、店にとっては費用が乗り、お客様にとっては手順が増えます。

両方を持っている店は珍しくありません。問題は、枠を二重に管理してしまうことです。掲載サイト側の枠と店の予約表がずれると、同じ時間に2件入ります。前の記事でも触れた通り、二重予約は最も印象の悪い失敗の1つです。

現実的な形は2つです。掲載サイトに出す枠を一部に限って、残りは自店の予約で受ける形。あるいは、掲載サイトは新規の入り口としてだけ使い、2回目以降は自店の予約に案内する形です。後者にすると、常連の分の費用が減ります。案内のタイミングは、初回の会計のときか、初回の御礼のメッセージの中が自然です。

新規と常連の比率は店によって違うので、どちらが得かは自分の数字で決めます。直近3か月の予約を、初めての人と2回目以降の人に分けて数えるところから始めてください。

メッセージアプリだけで受けている店の落とし穴

個人サロンでは、メッセージアプリのやり取りだけで予約を受けている店がかなりあります。お客様にとっては手軽で、店にとっても新しい道具を覚える必要がありません。実際、それで回っている間は無理に変える理由はありません。

ただし、件数が増えると3つの問題が同時に出ます。

1つ目が、会話の流れの中に予約が埋もれることです。日付と時間のやり取りが、デザインの相談や世間話と同じ列に並びます。あとから確認しようとして、どこに書いたか探すことになります。探している間に別の連絡が来て、上に流れます。トークの数が20を超えたあたりから、探す時間が無視できなくなります。

2つ目が、確定したのかどうかが曖昧になることです。この日でお願いしますと言われて、こちらが確認する前に別の予約を入れてしまう。あるいは、こちらが空いていますと答えたところで会話が止まり、来るのか来ないのか分からないまま当日を迎える。予約が成立した瞬間がはっきりしない形は、どちらの側にも不安が残ります。

3つ目が、記録が後に残らないことです。何月に何件受けたか、どのメニューが多かったか、来店の間隔がどうなっているか。会話の履歴からは数えられません。数えられないと、枠の設計も価格の見直しも勘でやることになります。

対策は、メッセージアプリをやめることではありません。予約の確定だけを別の場所でやる形に変えるのが現実的です。相談や質問はこれまで通りメッセージで受け、日付が決まったら予約の画面から入れてもらう。あるいは店側が入れて、控えを送る。会話と記録を分けるだけで、上の3つは大きく減ります。

スタッフが増えると、必要な機能が変わる

1人でやっている間は、頭の中に全部入っています。誰がいつ来るか、どのデザインをするか、どの道具を用意するか。ところが2人目が入った瞬間に、その情報を外に出す必要が生まれます。

まず必要になるのが、誰の予約かを分ける仕組みです。指名がある店では、同じ時間に別のスタッフの予約が並びます。1本の予定表では読めなくなるので、スタッフごとの列で見られる形が要ります。

次が、権限の分け方です。全員が全部の予約を編集できる状態は、事故のもとです。誰が変更したのか分からなくなり、消えた予約の原因が追えません。少なくとも、自分の担当分は自分で見られて、他人の分は勝手に消せない形にしておきます。

3つ目が、休みとシフトの反映です。スタッフが休みの日に、その人の枠が予約できてしまうと、当日になって謝ることになります。シフトを入れたらその通りに枠が閉じる作りかどうかは、実際にシフトを1週間分入れて確かめてください。

4つ目が、引き継ぎです。担当が休んだ日に別の人が対応するとき、前回何をしたかが見えないと会話が始まりません。施術の内容や、使った色、爪の状態のメモが顧客の履歴に残っていれば、初対面でも続きから入れます。

人数が増える予定がまったくないなら、ここは気にしなくて構いません。ただ、1年以内に増える可能性があるなら、最初から分けられる道具を選んでおくほうが、後の乗り換えの手間を1回省けます。

選ぶときに実際に見る項目

ここまでで優先順位が決まっていれば、比べる項目は絞れます。ネイルサロンで効いてくるのは次の7つです。

1つ目、メニューごとに所要時間を設定できるか。オフありとオフなしで30分違うなら、同じ枠では扱えません。

2つ目、スタッフごとに予約を分けられるか。指名がある店では必須です。スタッフの休みや遅番早番を反映できるかも見ます。

3つ目、予約の控えと前日のリマインドを自動で送れるか。手で送る運用は、忙しい日から順に抜けます。

4つ目、お客様の履歴が残るか。前回いつ来て、何をしたか。次回の案内はこれがないと出せません。

5つ目、スマートフォンで店側の操作ができるか。施術の合間に確認するのはスマートフォンです。パソコンでしか変更できない作りは、実務で使いにくくなります。

6つ目、いまの顧客データを移せるか。エクセルやCSVで取り込めるか、手入力しかないか。数百人分を手で入れるのは現実的ではありません。

7つ目、やめるときにデータを持ち出せるか。使い始める前に確かめる項目です。持ち出せない道具は、後から選び直せなくなります。

この7つのうち、後から効いてくるのが6つ目と7つ目です。使い始めるときは誰も気にしませんが、数年後に選び直したくなったときに、ここができない道具は選択肢を奪います。顧客の名前と連絡先と来店履歴が手元のファイルとして取り出せるかどうかを、契約する前に確かめてください。取り出せる形式が公開されていないなら、問い合わせて確認します。

逆に、優先度を下げてよい項目もあります。決済の機能、在庫の管理、複雑な販促の仕組み。ネイルサロンで店頭の会計が中心なら、予約の道具に決済まで求める必要はありません。あると便利ですが、そのために月額が上がるなら、いまの困りごとと関係があるかを考えてください。

無料で試せる期間があるなら、この7つを実際の予約1件で通しで試します。画面を眺めるのではなく、自分の店の実際のメニューを登録して、自分のスマートフォンから予約を入れて、控えが届くところまでやります。ここまでやって初めて、合うかどうかが分かります。試すときは、うまくいく道筋だけでなく、変更とキャンセルも通してください。お客様が自分で日時を変えられるか、変えたときに店に通知が来るか。ここができないと、変更のたびに電話がかかってきて、結局これまでと同じになります。

もう1つ、試用中に確かめておきたいのが、営業時間外の挙動です。深夜に予約が入ったとき、どこに通知が来て、翌朝どう見えるか。夜のうちに入った予約に気付かず、朝いちばんに別の予約を入れてしまう事故は、通知の設計で防げます。

料金は、月額だけで比べない

比べるときに月額だけを並べると、判断を誤ります。見るべきは次の4つです。

月額の基本料金。これは分かりやすい部分です。ただし、プランが人数や予約件数で変わる作りが多いので、自分の店の規模での金額を出します。

追加の費用。スタッフを増やしたとき、予約件数が上限を超えたとき、メッセージの通数が多いとき。ここで金額が変わる設計かどうかを確かめます。

成約ごとの費用。掲載型のサービスでは、予約1件ごとに費用がかかる形があります。件数が伸びるほど負担も伸びるので、月額が安く見えても総額は逆転します。

初期の費用と、乗り換えの手間。データの移行を代行してもらえるのか、自分でやるのか。自分でやるなら、その時間も費用のうちです。

料金は変わります。いま公開されているページで確かめられるものだけを根拠にして、いつ時点のものか、税抜か税込かをメモに残しておいてください。数か月前に調べた記憶で判断すると、実際の請求と合いません。

判断の目安としては、月額が施術1件分の売上を下回っているかどうかを1つの線にする考え方があります。月に1件でも取りこぼしが減れば元が取れる、という見方です。これは店の単価によって答えが変わるので、自分の単価を当てはめて計算してください。単価が8,000円の店で月額が5,000円なら、月に1件の増加で足ります。単価が4,000円なら2件必要になります。

時間で見る計算もあります。前に挙げた年間60時間という試算を、自分の時間の値段に置き換えます。その60時間で施術を1件でも多く受けられるなら、その分が回収額です。時間が空いても予約が埋まらないなら、回収されるのは労力であって金額ではありません。どちらを取りたいのかで、払える上限は変わります。

安いプランから始めて、足りなければ上げるという進め方が無難です。ただし、上のプランに移るときにデータがそのまま引き継がれるかは確かめておきます。プランをまたぐと設定をやり直すことになる作りだと、後から重い作業が発生します。

乗り換えるときの手順と、つまずく場所

道具を決めたら、切り替えの段取りです。いきなり全部を移すと、繁忙期に事故が起きます。

まず、既存の予約を移します。すでに入っている先の予約を、新しい側に入れ直します。ここは手作業になることが多い部分です。数が多いなら、切り替え日を決めて、その日以降の予約だけを新しい側で受ける形にします。

次に、顧客データを移します。名前と連絡先だけ先に移し、施術の履歴は追い追い足していく形でも回ります。全部そろってから始めようとすると、いつまでも始まりません。

3つ目に、予約の入り口を差し替えます。店のプロフィール、メッセージアプリのメニュー、名刺やカードのリンク先。ここを変え忘れると、古い入り口から予約が入り続けて、二重管理が長引きます。差し替える場所を先に書き出しておくのが確実です。

4つ目に、並行して動かす期間を決めます。1か月ほど両方を見る形にして、抜けがないか確かめます。ただし期限を切らないと、いつまでも両方を見続けることになります。

切り替える時期にも向き不向きがあります。予約が最も少ない月を選ぶのが基本です。繁忙期に切り替えると、慣れない操作と多い件数が重なって、必ずどこかで取りこぼします。年末や連休の前は避けてください。逆に、閑散期であれば設定を詰める時間も取れます。

お客様への案内も忘れずに用意します。予約の取り方が変わったことを、いつ、どこで伝えるか。来店時に口頭で伝えるだけだと、次に予約するころには忘れられています。会計時に渡すカードにリンクを載せる、店のプロフィールの先頭に書く、といった形で、探さなくても目に入る場所に置いてください。

つまずくのは、たいてい3つ目です。予約の入り口は思っているより多くあります。地図サービスの店舗情報、メッセージアプリの固定メニュー、過去に送った案内の中のリンク。1つでも残っていると、そこから来た予約だけ新しい予約表に載りません。切り替えの前に、自分の店の名前で検索して、出てくる予約の入り口を全部書き出してください。

入れたのに使われなくなる3つのパターン

道具を替えたのに、半年後には元に戻っている店があります。戻り方には型があります。

1つ目が、店側の入力が減らなかった型です。お客様に予約画面を案内せず、これまで通り電話とメッセージで受けて、店が入力し直している。作業は増えているのに、得られたものは記録がきれいになったことだけです。これでは続きません。案内をどこに置くか、初回の来店時に何と言って渡すかまで決めておかないと、この型に落ちます。

2つ目が、設定が実態と合っていない型です。メニューの所要時間を仮の値のまま使っている、休みの設定を入れていない、スタッフの担当を分けていない。設定が合っていないと、予約が入るたびに手で直すことになり、直す手間が増えたと感じます。最初の1週間で設定を詰め切るかどうかが分かれ目です。

3つ目が、見る場所が2つに割れた型です。新しい予約表と、これまでの紙やカレンダーの両方を見ている。どちらが正しいのか分からなくなり、結局どちらも信用できなくなります。並行して動かす期間は決めてよいのですが、期限を切って、片方に寄せます。寄せる日を先に決めるのが大事です。

この3つに共通するのは、道具の性能ではなく、切り替えの設計の問題だという点です。同じ道具でも、案内の置き方と設定の詰め方で結果が変わります。試用の期間があるなら、機能を見るためではなく、この切り替えができるかを確かめるために使ってください。

使い続けられるかどうかが、最後の分かれ目

機能で選んだ道具が定着しないのは、使う場面が実務とずれているからです。ネイルサロンの実務では、店側が予約表を見るのは施術の合間の数十秒です。その数十秒で、今日の残りと明日の分が見えるかどうかで、使い続けられるかが決まります。

もう1つの分かれ目が、予約を受けた後です。予約が入って終わりの道具だと、控えの送信、前日のリマインド、来店後の御礼、次回の案内を別の場所でやることになります。同じ人の情報を2か所に持つと、必ず片方が古くなります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、予約の記録がそのまま次の案内の材料になります。

何がどこまで標準で使えるかはできることに一覧があります。メニューごとの所要時間、スタッフごとの枠、リマインドの送信、履歴の保存といった項目が並んでいるので、先に挙げた7つの項目と突き合わせてください。費用は料金にまとまっていて、スタッフの人数と予約件数でどう変わるかが分かります。

他社と同じ条件でそろえた比較は他社との比較にあります。公開されている情報だけを並べた表なので、自分が困っている項目の列だけを見るのが早いです。ネイルサロン以外の業種でも受け方の考え方は共通する部分が多く、業種別の違いは業種ごとの使い方に整理されています。実際の管理画面がどう見えるかは、登録せずに触れるデモを見るで確かめられます。既存の顧客データの移し方や、やめるときのデータの扱いはよくある質問にまとめてあります。

道具選びは、比較表を眺めている時間が長いほど決まらなくなります。今日できるのは、いまの流れに転記が何回あるかを数えることです。数が3回以上あるなら、どの道具を選んでも改善します。0回か1回なら、道具ではなく別のところに原因があります。

Q1. 無料のカレンダーアプリではだめですか？

1人で席が1つ、予約はほぼ常連という店なら十分に回ります。足りなくなるのは、スタッフが増えた、席が増えた、お客様に自分で予約してもらいたい、リマインドを手で送るのが負担になった、過去の件数を集計したくなった、のいずれかが起きたときです。どれも起きていないなら替える必要はありません。

Q2. 掲載型の予約サイトがあれば、店の予約システムは不要ですか？

役割が違うので、両方を持っている店が多いです。掲載サイトはまだ店を知らない人に見つけてもらうためのもので、費用がかかります。自店の予約システムは、すでに店を知っている常連が手間なく予約するためのものです。常連まで掲載サイト経由にすると、店には費用が乗り、お客様には手順が増えます。

Q3. アプリを入れれば作業時間はどのくらい減りますか？

減る量は、お客様自身が予約を入力する割合で決まります。厚生労働省が公開している手引きの美容業の事例では、電話応対3分と手戻り2分の合計5分に月60件を掛けて、年間60時間という試算が示されています。店側が電話で受けて入力し直す運用のままだと、この時間は戻ってきません。

Q4. 乗り換えでいちばんつまずくのはどこですか？

予約の入り口の差し替えです。店のプロフィール、地図サービスの店舗情報、メッセージアプリの固定メニュー、過去に送った案内のリンク。どれか1つでも古いままだと、そこから入った予約が新しい予約表に載らず、二重管理が長引きます。切り替え前に入り口を全部書き出しておいてください。