リラクゼーションサロンの予約台帳を紙からやめる｜移し替える順番と、残す情報

紙の予約台帳を使い続けている理由は、たいてい「これで足りているから」です。実際、1人で回している店なら紙で足ります。台帳が壊れるのは、忙しくなったときではありません。人が2人になったとき、あるいは受け口が2つになったときです。リラクゼーションサロンの台帳には、美容室やネイルサロンの台帳にはない列があり、そこを理解せずに表計算へ移すと、半年で紙に戻ります。ここでは、もみほぐしやボディケア、アロマトリートメントを扱う店の台帳に絞って、何を残し、何を移さず、どの順番で移し替えるかを具体的に置いていきます。

台帳が壊れるのは、人が2人になった日

紙の台帳の弱点は、同時に1人しか書けないことです。1人で回している店では、書く人が1人しかいないので問題が起きません。

セラピストが2人になった瞬間、この前提が崩れます。1人が施術中に台帳を持って予約を書き込んでいると、もう1人は電話の相手を待たせることになります。書き終わるのを待って書き込むか、メモに書いて後で写すか。後で写す運用が始まると、写し忘れがそのまま二重予約になります。

受け口が増えたときも同じです。電話とポータルサイトと店頭の3つから予約が入ってくると、台帳への反映がいちばん遅い経路の速さに引きずられます。ポータルの管理画面に入った予約を紙に写すまでの30分のあいだに、同じ枠を電話で受けてしまう。これが、この業態でいちばんよく起きる事故です。

・書き手が2人以上になると、紙は同時に書けない ・受け口が2つ以上になると、写し替えの時間差が二重予約になる ・写し替えを人が担当している限り、忘れる日が必ず来る

紙をやめるかどうかを考えるときは、忙しさではなく、この2つの条件に当てはまっているかで判断してください。当てはまっていないなら、紙のままで構いません。

リラクゼーションの台帳には、他の業種にない列がある

美容室やネイルサロンの台帳は、横に「席」または「担当者」が並びます。この2つは同じものなので、どちらで並べても結果は変わりません。1つの席で1人が施術するからです。

リラクゼーションサロンは、この前提が成り立ちません。ベッドが4台あってセラピストが2人という店は普通にありますし、逆に狭い店でベッド2台にセラピスト3人を入れて回す時間帯もあります。ベッドと人の数が一致していないので、台帳の列をどちらにするかで、見えるものが変わります。

ベッドで並べた台帳は、部屋の使われ方が分かります。どの部屋が空いているか、個室とカーテン仕切りのどちらが埋まっているかが見える。一方で、誰が空いているかは分かりません。

人で並べた台帳は、誰が空いているかが分かります。当日の問い合わせに答えるにはこちらが要ります。一方で、ベッドが足りているかは分かりません。

どちらか一方しか持てない道具に移すと、移した後に必ず不便が出ます。移す前に、自分の店でどちらの制約がきついかを決めてください。ベッドが足りない店はベッドの列、人が足りない店は人の列が主になります。

紙の台帳に書いてあるものを、3つに仕分ける

移し替えの作業に入る前に、いまの台帳に書いてある情報を3つに分けます。混ぜたまま移すと、移した先が使いにくくなります。

1つ目は、予約そのものです。日時、コース、所要時間、担当者、ベッド、氏名、連絡先。これは移す対象です。

2つ目は、施術の記録です。今日どこを触ったか、強さはどうだったか、うつ伏せが辛いと言っていたか、次はどこを重点的にするか。これは予約とは別の場所に持ちます。

3つ目は、お金の記録です。売上、回数券の販売、指名料、延長料金、歩合の計算。これは会計の側に属します。

紙の台帳は、この3つが同じ紙に書いてあることが多い。予約の欄の隅に「腰つよめ」と書き、その下に「回数券のこり3」と書き、右端に金額を書く。人が読むぶんには成立していますが、この形のまま表計算に移すと、1つの行に性質の違う情報が並び、検索も集計もできない表になります。

・予約……日時、コース、所要、担当、ベッド、氏名、連絡先 ・施術の記録……部位、強さ、体位、申告された不調、次回への申し送り ・お金……売上、回数券、指名料、延長

移すときは、この3つを別々の箱に入れてください。同じ画面に並べて見られることと、同じ箱に入れることは違います。

施術の記録に、何を残すか

リラクゼーションサロンで残す価値がいちばん高いのは、2つ目の施術の記録です。ここが残っていると、2回目以降の接客の質がはっきり変わります。

最低限これだけは残しておくと、次の施術が変わります。

・今日の主訴。首、肩、腰、脚のどこを訴えていたか ・強さの好み。強め、普通、弱めのどれで受けたか ・体位。うつ伏せが辛い、横向きを希望した、といった制約 ・使った物。オイルの種類、クリーム、ホットタオルの有無 ・申告された事項。持病、妊娠中、当日の飲酒、皮膚の状態 ・次への申し送り。次回は肩甲骨まわりを長めに、など

このうち強さの記録は、店の評価に直結します。前回強すぎたのに同じ強さで入られると、その人は黙って来なくなります。逆に「前回、強めで大丈夫でしたね」と一言添えられると、それだけで指名につながります。

記録の分量は多いほどよいわけではありません。次の施術で使わない情報は、書く手間だけがかかって誰も読み返しません。3行で足ります。主訴、強さ、申し送り。この3つが埋まっていれば、他は空でも運用は回ります。

健康に関する記録は、他の情報と扱いが違う

施術の記録には、体調や持病といった健康に関する情報が入ります。ここは他の情報と同じ感覚で扱わないほうがよい部分です。

３　この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。 出典: laws.e-gov.go.jp

問診票に書いてもらう内容が、どこまでこれに当たるかは書かれている中身によります。個別の判断は所管の窓口や専門家に確認する話になりますが、店として決めておくべきことは、法の解釈とは別に3つあります。

1つは、置き場所です。紙の問診票を店の棚に積んでいるなら、鍵のかかる場所に移すだけで状況が変わります。2つ目は、見られる人の範囲です。業務委託のセラピストが、自分の担当以外のお客様の記録まで見られる必要があるかどうか。3つ目は、いつまで持つかです。何年も前に一度だけ来た人の問診票を持ち続ける理由は、たいてい説明できません。

一般向けの説明は個人情報保護委員会にまとまっています。移し替えを機に、この3つだけ決めておいてください。移した後には決めにくくなります。

回数券の残数を台帳に書くと、必ずずれる

この業態でもう1つ厄介なのが、回数券やチケットの残数です。

紙の台帳に「のこり3回」と書く運用は、書いた瞬間から古くなります。次に使ったときに書き換える人と、書き換え忘れる人が出る。売った日と使った日が別の台帳のページにあるので、突き合わせもできない。

残数は、予約の台帳ではなく、その人に紐づく情報として持ってください。誰がいつ何枚買って、いつ何枚使ったかという履歴があれば、残数は計算で出ます。書いた数字を信じる形にすると、必ずどこかでずれます。

ずれたときに困るのは店ではなく、お客様です。「あと2回あるはずです」と言われて、台帳には1回と書いてある。この場面で店が勝てることは何もありません。たいていはお客様の言うほうに合わせて、店が1回ぶんを負担します。1回ぶんの単価が5,000円なら、月に2件起きるだけで年間12万円の損失になります。

表計算に移した店が、半年で紙に戻る理由

紙をやめるとき、最初に思いつくのが表計算です。無料で、自由に作れて、慣れている。実際、最初の1か月はうまくいきます。

戻る理由は決まっていて、3つです。

1つ目は、同時に開けないことです。共有の設定をしても、2人が同じセルを触れば片方が上書きされます。紙で起きていた問題が、そのまま形を変えて残ります。

2つ目は、施術中に開けないことです。ベッドのそばで手を消毒した状態で、表計算のセルを指で選ぶ操作は現実的ではありません。結果、手元のメモに書いて後で写す運用が復活します。

3つ目は、当日の判断に使えないことです。「その時間、誰が空いていますか」に答えるには、人の列と時間の行を目で追う必要があります。行と列が増えるほど時間がかかり、電話口で待たせることになります。

表計算が悪いわけではありません。売上の集計や歩合の計算には向いています。向いていないのは、予約そのものを持つ役割です。役割を分けて、集計だけ表計算に残すのが現実的な着地になります。

受け口が複数あるなら、台帳を1つにするのが先

台帳を移す前に、確かめておくことがあります。いま予約がどこから入っているかです。

電話、店頭、ポータルサイト、SNSのメッセージ、それに知り合いからの直接の連絡。数えると4つや5つになる店は珍しくありません。この状態で台帳だけを新しくしても、写し替えの作業は残ります。移した先が紙から画面に変わるだけで、写す人の仕事は減りません。

順番としては、受け口を減らすか、受け口から自動で台帳に入る形を作るかが先になります。減らせないなら、せめて写し替えの担当を1人に固定してください。複数の人が思いついたときに写す運用は、二重に写す事故と、写し漏れの両方を起こします。

・受け口を数える。思っているより多い ・減らせるものを減らす ・減らせないものは、写す担当を1人に決める ・自動で入る経路があるなら、そこから優先して繋ぐ

ポータルサイトから入る予約は、契約の形によって外に出せる範囲が違います。何が持ち出せるかは、使っているサービスの規約と管理画面で確かめてください。ここを推測で進めると、移した後に予約が二重になります。

同じ人が2人になる。名前の書き方を決めておく

紙の台帳から移すとき、いちばん地味で、いちばん効いてくるのが名前の書き方です。

紙のときは、書いた本人が読めれば足りました。姓だけ、下の名前だけ、あだ名、「〇〇さんの紹介の方」。それでも困らなかったのは、書いた人が覚えていたからです。

画面に移すと、この曖昧さがそのまま残ります。同じ人が「山田」と「やまだ」と「山田（火曜の方）」で3件になり、来店回数も回数券の残数も分かれます。分かれた時点で、履歴を見る意味がなくなります。

移す前に、書き方を3つ決めてください。

・姓名をどこまで書くか。姓だけにするなら統一する ・読み仮名を入れるかどうか ・電話番号を必ず入れるかどうか

3つ目が実務では効きます。名前の表記がぶれても、電話番号が一致すれば同じ人だと分かります。逆に番号が入っていないと、後から突き合わせる手段がありません。移し替えの作業をしながら、番号の欄が空いている人を拾っておいてください。次に来たときに聞けば済みます。

取り消しと変更の履歴を、消さずに残す

紙の台帳では、取り消しは二重線で消して終わりです。変更は消して書き直す。これで運用できていたのは、消した跡が紙に残っていたからです。

画面に移すと、消したものは本当に消えます。ここで何も考えずに削除する運用にすると、後から追えなくなります。

追えなくて困る場面は3つあります。1つは、直前の取り消しが多い人の把握です。何度も直前に取り消している人がいても、消してしまえば分かりません。2つ目は、店側の入力ミスの検証です。「予約したはずです」と言われたとき、消した記録が残っていれば説明できます。3つ目は、空いた枠の分析です。取り消しでどれだけ枠が空いているかは、取り消しの記録がないと数えられません。

取り消したものは消さずに、取り消しという状態にして残す。これだけで、後の判断に使える情報が積み上がります。3か月ぶんも溜まれば、直前の取り消しがどの曜日に多いかが見えてきます。

移し替える順番は、未来から過去へ

移行の作業でつまずくのは、たいてい順番を間違えたときです。過去の履歴から手をつけると、量が多くて途中で止まります。

順番はこうです。

・1つ目。まだ来ていない予約。今日から先に入っている予約を全部移す ・2つ目。通っている人の連絡先。直近6か月に来た人だけでよい ・3つ目。回数券やチケットの残数。使いかけのものだけ ・4つ目。施術の記録。直近の1回か2回ぶんだけ

この4つが終われば、明日から新しい台帳で営業できます。合計の作業量は、予約が40件、常連が100人規模の店で半日ほどです。

大事なのは、この4つ以外を移さないと決めることです。全部移そうとすると数日かかり、その数日のあいだ台帳が2つある状態になります。2つある期間が長いほど、事故が起きます。

過去の履歴は移さない。ただし2つだけ例外がある

過去の来店履歴を全部移したくなる気持ちは分かりますが、移しても読み返しません。読み返さない情報を移すのは、作業ではなく作業のふりです。

例外は2つあります。

1つは、施術上の禁忌に関わる申告です。持病、アレルギー、過去に体調を崩したことがある、といった記録は、いつのものでも次の施術に効きます。これは古くても移してください。

もう1つは、回数券の残りがある人です。何年前に買ったものでも、残っている限りは店の債務です。期限切れの扱いを決めていないなら、この機会に決めてください。

それ以外の履歴は、紙のまま箱に入れて保管し、必要になったら見に行く形で足ります。1年経って一度も箱を開けなかったら、その情報は要らなかったということです。

切替日を決めて、二重管理をその日で終わらせる

移行でいちばん危険なのは、紙と新しい台帳を両方使う期間です。両方あると、片方にしか入っていない予約が生まれます。

切替日を1日決めて、その日から新規の予約は全部新しい側だけに入れてください。紙は、その日より前に入っていた予約が全部終わるまで見るだけに使います。書き込みはしません。

切替日は、週の頭がおすすめです。週末に予約が集中する店では、いちばん忙しい日をまたいで切り替えると混乱します。また、切替日の前後2週間は、朝に紙と画面を1回ずつ突き合わせる時間を5分取ってください。この5分で、抜けを拾えます。

セラピストに見せる範囲を、先に決める

業務委託でセラピストが入っている店では、移し替えを機に「誰に何を見せるか」を決めることになります。紙のときは台帳を渡すか渡さないかの二択でしたが、画面になると細かく分けられます。

考える対象は3つです。

・自分の予約だけ見せるのか、店全体の予約を見せるのか ・お客様の連絡先を見せるのか、名前だけにするのか ・施術の記録を、担当した人以外も読めるようにするのか

2つ目は特に慎重に決めてください。連絡先が全員に見える状態は、退店したセラピストがそのまま持ち出せる状態でもあります。かといって見せなさすぎると、当日の変更連絡を店主が1人で全部やることになります。

答えは店の形で変わります。指名で回っている店は、担当の記録を担当者が読めることを優先する。フリーで回している店は、誰が入っても同じ施術ができるように全体に見せる。この判断を移行のときにやっておくと、後で権限を作り直す手間が省けます。

台帳の列を人に変えると、当日の判断が速くなる

紙をやめて得られる効果のうち、店主がいちばん実感しやすいのがここです。

ベッドで並んだ台帳を見ながら「その時間、入れますか」に答えるには、頭の中で人とベッドを突き合わせる必要があります。慣れていれば数秒ですが、忙しいときほど間違えます。

人で並んだ画面を見れば、空いている人がそのまま見えます。答えるまでの時間が短くなり、電話口で待たせなくなります。この差は、当日の問い合わせが多い店ほど効きます。

どちらの並びも選べるか、片方しか選べないかは道具によって差が出ます。できることでこの一点だけを先に確かめてください。ここが合わない道具は、他がどれだけ良くても毎日の操作が重くなります。

台帳から歩合を計算しているなら、数え方を先に決める

台帳を売上の集計にも使っている店では、移し替えと同時に数え方が変わります。ここを詰めずに移すと、月末に手計算に戻ります。

決めておくのは3つです。

1つ目は、指名と非指名をどう数えるか。指名料が別立てなのか、コース料金に含むのか。2つ目は、延長の扱いです。10分延長の売上を、誰の実績に付けるか。3つ目が、回数券です。券を売った人と、券で施術した人が違うとき、売上をどちらに立てるか。

3つ目は特にもめます。売った月に全額を計上する形と、使われた回ごとに分ける形の2つがあり、後者のほうが実態に近いぶん計算が複雑になります。どちらを取るかを、移す前にセラピストと合意しておいてください。

紙を完全に捨てるかどうか

全部を画面に移しても、紙が1枚も要らなくなるわけではありません。残す価値があるものが2つあります。

1つは、その日の予定を1枚に印刷したものです。受付のカウンターに置いておくと、電話中でも施術の合間でも目で確認できます。画面を開く操作が1つ減るだけで、動きが変わります。

もう1つは、問診票です。初回に本人に書いてもらう形は、口頭で聞き取るより漏れが少なく、書いた本人の記憶にも残ります。書いてもらった紙は、その日のうちに要点だけ画面に写して、原本は決めた場所に保管します。

通信が止まったときの備えも要ります。商業施設に入っている店では、施設側の回線工事で数時間つながらないことがあります。前日の夜に翌日ぶんを印刷しておくだけで、その日は問題なく営業できます。

移した後、最初の1週間で確かめること

切り替えた直後は、動いているかどうかを目で確かめる期間が要ります。確かめずに信じると、抜けに気づくのが1か月後になります。

最初の1週間で見るのは4つです。

・その日の予定が、朝の時点で正しく並んでいるか ・電話で受けた予約が、その場で入っているか ・2人以上で入力した日に、重複が起きていないか ・回数券を使った人の残数が、正しく1つ減っているか

4つ目は特に見てください。移し替えのときに残数を手で入れているので、入力のずれがここに出ます。1週間で5人ほど回数券の利用があれば、正しく減っているかが分かります。

この確認に必要な時間は、1日5分ほどです。1週間で35分。この35分を惜しむと、後で数時間かけて突き合わせることになります。

台帳が読めるようになると、決められることが増える

紙の台帳の最大の弱点は、集計できないことです。書いてあることは分かるのに、数えるには全ページをめくる必要があります。だから多くの店は数えません。

移し替えた後は、数えられます。数えられるようになると、いままで勘で決めていたことが数字で決まります。

・どの曜日のどの時間帯が埋まっていないか ・どのコースがいちばん出ているか ・指名と非指名の比率 ・前回の来店から日が空いている人が何人いるか ・取り消しが何件あって、そのうち何件が直前だったか

4つ目は、この業態でいちばん売上に効きます。前回から2か月空いている人が30人いると分かれば、その人たちに連絡するという打ち手が生まれます。紙の台帳では、この30人を数え出すこと自体ができません。

台帳を移す価値は、日々の手間が減ることよりも、この「数えられるようになる」という変化のほうが大きくなります。手間の削減は月に数時間ですが、眠っている常連への案内は、そのまま売上になります。

移した後に増える仕事と、減る仕事

正直に見積もってください。紙をやめると、減る仕事と増える仕事の両方があります。

減るのは、写し替え、二重予約の後始末、電話での空き確認、回数券の残数の突き合わせ、そして予約の確認連絡です。この5つで、月に数時間から十数時間が浮きます。

増えるのは、最初の設定です。コースと所要時間、担当者、ベッド、営業時間、受付の締め切り。これを最初に入れる作業が半日ほど。それと、しばらくは操作に慣れるまでの時間がかかります。

・減る……写し替え、二重予約の後始末、空き確認の電話、残数の突き合わせ ・増える……初期の設定、慣れるまでの操作時間

差し引きで得になるかどうかは、いま写し替えに何分使っているかで決まります。1日20分使っているなら、月10時間です。この数字を出してから判断してください。

台帳を移すときに、確かめる場所

移す前に確かめるのは、機能の一覧ではなく、自分の台帳の形が表現できるかどうかです。

まず、ベッドと担当者を別々に持てるかどうか。この業態ではここが最初の関門です。次に、コースごとに所要時間を持てるかどうか。40分と120分が同じ枠になる作りでは、台帳の意味がありません。この2つはできることで確かめられます。

業態ごとの台帳の作り方は業種ごとの使い方に整理されているので、自分の店に近い形を1つ見つけて、それを土台にすると設定が早く終わります。

いま検討している道具が複数あるなら、他社との比較で、施術の記録を予約と別に持てるかどうかの欄だけを見比べてください。ここが弱いと、結局カルテだけ紙が残ります。

実際の操作感は触ってみるのが確実です。デモを見るから、自分の店の明日の予定を3件だけ入れてみてください。3件入れるのに何分かかったかが、そのまま移行の作業時間の見積もりになります。

費用は、いま写し替えに使っている時間と並べて考えます。料金の月額を、浮く時間で割れば時給に換算できます。移行の手順や、既存の予約をどう移すかはよくある質問にまとまっています。

台帳を移す目的は、きれいな表を作ることではありません。書く人が2人いても壊れない状態を作ることです。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りなら、台帳に残した施術の記録がそのまま次の来店の案内につながるので、書いた情報が読み返されないまま眠ることがありません。

Q1. 紙の台帳は、いつやめるべきですか？

忙しさではなく、条件で判断してください。書き手が2人以上になったとき、または予約の受け口が2つ以上になったときです。この2つに当てはまっていなければ紙で足ります。当てはまっているなら、写し替えの時間差がそのまま二重予約になるので、早いほうが被害が小さくなります。

Q2. 過去の来店履歴は全部移す必要がありますか？

必要ありません。移すのは、今日から先の予約、直近6か月に来た人の連絡先、使いかけの回数券の残数、直近1回か2回の施術記録の4つです。例外は、持病やアレルギーなど施術の可否に関わる申告と、回数券が残っている人で、これは古くても移してください。

Q3. ベッドの数とセラピストの数が違う場合、どう管理すればよいですか？

両方を別々に持てる形にしてください。ベッド4台にセラピスト2人なら、同時に受けられるのは2件です。ベッドだけで管理すると受けられない予約を受けてしまい、担当者だけで管理すると部屋が足りない事態が起きます。片方しか持てない道具は、この業態では使いにくくなります。

Q4. 回数券の残数は台帳に書いてよいですか？

残数を数字で書く運用はずれます。書き換え忘れが必ず起きるためです。売った履歴と使った履歴を残して、残数は計算で出す形にしてください。ずれたときはお客様の申告に合わせることが多く、1回5,000円のコースなら月2件で年間12万円ほどの負担になります。