リラクゼーションサロンの御礼メールから次の予約へ｜送る時機と、書かないほうがよいこと

施術のあとに送る御礼の連絡を、何のために送っているのかを言葉にできる店主は多くありません。感謝を伝えるためだと答える人が大半ですが、それだけなら送っても送らなくても売上は変わりません。リラクゼーションサロンの御礼の連絡には、他の業種にはない具体的な役割が2つあります。施術後の体の変化について先に伝えることと、次に来る時期の目安を渡すことです。この2つを果たしていない文面は、読まれずに終わります。ここでは、もみほぐしやボディケア、アロマトリートメントを扱う店に絞って、いつ送るか、何を書くか、そして何を書かないほうがよいかを順に置いていきます。

御礼の連絡は、感謝を伝えるための連絡ではない

まず役割をはっきりさせます。この業態の御礼の連絡が果たす仕事は3つです。

1つ目は、施術後に起きうる体の反応について、先に知らせておくことです。押した後にだるさが出る人がいます。翌日に重い感じが残る人もいます。何も知らされていないと、その人は「揉まれすぎて悪くなった」と受け取ります。

2つ目は、次に来る時期の目安を渡すことです。2週間なのか1か月なのか。目安がないと、その人は「辛くなったらまた行こう」と考えます。辛くなってからでは間隔が空くので、次の来店が3か月後になります。

3つ目は、言い残したことを言ってもらう入口を作ることです。施術中に「強すぎた」とは言いにくいものです。帰ってから連絡できる先があれば、次回の調整に使えます。

感謝を伝えるのは、この3つに添えるものです。感謝だけの文面は、読んだ側にすることが残らないので、そのまま流れます。

送るのは施術当日の夜か、翌朝か

送る時刻で迷うなら、施術の内容で決めてください。

深めの圧をかけた施術や、90分を超える長いコースの後は、その日のうちに送るほうが役に立ちます。だるさや眠気は当日の夜に出ることが多いので、その前に一言届いていれば、相手は驚きません。送るなら夜20時から21時のあいだが目安です。それより遅いと、寝る準備をしている時間に通知が鳴ります。

40分や60分の軽めのコースなら、翌朝でも間に合います。翌朝9時台に届くと、通勤の途中で読まれます。

・深い圧、長いコース……当日の夜20時から21時 ・軽めのコース……翌朝9時台 ・夜遅い施術……翌朝に回す

夜22時以降に送るのは避けてください。届いた通知で目が覚めたという体験は、施術で得たものを打ち消します。閉店が遅い店では、翌朝に送る形に統一するほうが安全です。

施術後の過ごし方を、具体的に書く

この業態の御礼の連絡でいちばん価値があるのが、この部分です。ここが書いてあるかどうかで、翌日にかかってくる不安の電話の数が変わります。

書く内容は4つです。

・水分をとること ・当日の激しい運動を控えること ・入浴について、店の方針として伝えていること ・飲酒について、店の方針として伝えていること

入浴と飲酒の扱いは店によって案内が分かれます。自分の店で普段お客様に伝えている内容を、そのまま文字にしてください。口で言ったことと文面が食い違うと、相手はどちらを信じてよいか分からなくなります。

だるさや眠気が出ることについても、一言添えておきます。ただし、それがどのくらい続くか、なぜ起きるのかを断定して説明するのは避けてください。体の反応には個人差があり、原因の説明には医学的な内容が入り込みます。書くなら「人によっては当日にだるさや眠気が出ることがあります。気になる症状が続く場合は医療機関にご相談ください」といった形にとどめます。

この一文があるだけで、翌日に「調子が悪いのですが」と連絡が来たときの対応が変わります。事前に伝えてあることと、後から説明することは、受け取られ方がまったく違います。

書かないほうがよい言い回しがある

御礼の文面を書いていると、つい「効果」「改善」「治る」といった言葉を使いたくなります。相手の役に立ったことを伝えたいからです。ここは慎重になったほうがよい場所です。

手技で体に触れる業には、免許が要る領域があります。

医師以外の者で、あん摩、マツサージ若しくは指圧、はり又はきゆうを業としようとする者は、それぞれ、あん摩マツサージ指圧師免許、はり師免許又はきゆう師免許（以下免許という。）を受けなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

自分の店の施術や表示がどこに位置づけられるかは、実際に行っている行為の内容と、有資格者がいるかどうかによって判断が分かれます。ここは店ごとに事情が違い、解釈の話でもあるので、迷うところがあれば所管の保健所や専門家に確認してください。所管の制度についての案内は厚生労働省にまとまっています。

実務として言えるのは、店頭のメニュー表記や広告で使っている言葉と、御礼の文面で使う言葉を揃えておくということです。メニュー表では慎重に言葉を選んでいるのに、個別に送る文面では気が緩んで踏み込んだ表現を使っている、という食い違いが起きがちです。文面は残るものなので、口頭の会話より慎重に扱ってください。

効果をうたうと、別の問題も生まれる

法令の位置づけとは別に、商売としての問題もあります。

体の変化には個人差があります。同じ施術を受けても、楽になったと感じる人と、あまり変わらなかったと感じる人がいます。文面で断定的な言い方をすると、変わらなかった人にとっては裏切られた形になります。

書かれた期待が満たされないと、その人は次に来ません。しかも、なぜ来なくなったのかを店に伝えないまま去ります。効果を強く書くほど、この静かな離脱が増えます。

代わりに書くとよいのは、事実です。今日どこを触ったか、どんな状態だったか。「右の肩甲骨まわりが特に張っていました」という事実は、断定でも約束でもありませんが、相手にとってはいちばん納得のいく一文になります。自分の体を見てもらえたという実感が、次の予約につながります。

表示や広告の一般的な考え方については、消費者庁の案内も参考になります。消費者庁にまとまっています。

次回の提案は、割引ではなく周期で出す

御礼の連絡に次回の案内を入れるとき、多くの店が割引を添えます。効きは早いのですが、この業態では副作用が大きくなります。

割引で来た人は、次も割引を待ちます。待つ人が増えると、来店の間隔が伸びます。間隔が伸びると体の状態が戻り、1回あたりの満足度が下がります。そして単価も下がります。3つとも悪い方向です。

代わりに出すのは、次に来る時期の目安です。

「今日の張り方だと、3週間ほどで戻ってくることが多いです」という一文は、割引よりも強く働きます。理由は2つあって、1つは相手が自分の体の話として受け取ること、もう1つは日付を考えるきっかけになることです。

割引は値段の話ですが、周期は相手の体の話です。どちらが自分ごとになるかは明らかです。

周期は、部位と仕事の内容で変わる

目安を渡すには、周期の考え方を持っている必要があります。全員に同じ日数を言っていると、そのうち嘘になります。

周期に影響するのは主に3つです。

・訴えている部位。首肩と腰では戻り方が違う ・仕事の内容。座り続ける仕事、立ち続ける仕事、重い物を持つ仕事 ・普段の運動習慣

デスクワークで首肩を訴えている人は、姿勢が毎日同じなので戻りが早い傾向があります。立ち仕事で脚を訴えている人は、繁忙期かどうかで大きく変わります。

正確な日数を当てる必要はありません。前回から今回までの間隔と、今日の張り方を比べて、前回より早いか遅いかを伝えるだけでも十分です。「前回から4週間でしたが、今日の状態だと3週間くらいが合いそうです」という言い方が、いちばん納得されます。

日付は2つ出す

周期の話をしたら、そのまま日付に落とします。ここを曖昧にすると、行動になりません。

出すのは2つです。1つだと都合が合わなければ終わりますが、2つあれば選ぶという行為に変わります。3つ以上は多すぎて、決めるのが面倒になります。

日付を出すときは、その日に空きがあることを確かめてから書いてください。提案した日が埋まっていると、やり取りが増えて、そのまま流れます。

・周期の目安を伝える ・その周期に合う日を2つ出す ・どちらも空いていることを確かめてから送る ・返事が来たら、その場で確定させる

最後の1つが抜けている店が多い。返事が来たのに確定の連絡を返さないまま数日過ぎると、相手は取れているのか分からなくなります。

施術中に聞いたことを、そのまま使えるようにしておく

御礼の一言が書けない理由は、書く才能がないからではありません。書く材料が手元に残っていないからです。

施術中には、たくさんの情報が出ています。最近忙しい、来週から出張、子どもが小さくて夜眠れない、右側だけ張っている。これを施術が終わった瞬間に記録しないと、30分後には忘れています。次のお客様が入れば、なおさら残りません。

記録するのは施術の直後、次の準備をする前です。書くのは2行で足ります。

・体の状態。どこが張っていたか、前回との違い ・会話の中身。次に触れると喜ばれそうなこと

2つ目は、書くことに抵抗を感じる人がいます。相手の私生活を記録するように思えるからです。ただ、次に会ったときに「出張はいかがでしたか」と言えるかどうかで、その人の店に対する感情は変わります。書くのは施術に関係する範囲にとどめ、詮索にならない内容だけにしてください。

この2行があれば、御礼の一言は考えずに書けます。逆に、記録がないまま文面を書こうとすると、当たり障りのない挨拶になり、送る意味が消えます。

最初の20字で、開くかどうかが決まる

文面の中身をどれだけ整えても、開かれなければ届きません。通知の画面に表示されるのは、最初の数十字だけです。

やってしまいがちなのが、「本日はご来店いただきありがとうございました」から始める形です。丁寧ですが、通知の画面ではこの1文で表示が終わります。誰から来た何の連絡かは分かるものの、開く理由がありません。

先に置くのは、相手にとっての情報です。「本日の右肩の張りについて」「次回の目安についてお伝えします」といった形にすると、続きを読む理由ができます。

・冒頭に、その人に固有の内容を置く ・挨拶は、その後に短く ・件名がある経路では、件名にも同じ考え方を使う

丁寧さは文面全体で伝わります。冒頭の1文だけで丁寧さを示す必要はありません。

名前の呼び方を統一しておく

小さなことですが、名前の書き方は毎回悩む場所です。

姓で呼ぶか、下の名前で呼ぶか。担当者によって違うと、同じ店から違う距離感の連絡が届くことになります。相手はそこに引っかかります。

店として1つに決めてください。迷うなら姓に「様」で構いません。親しくなった相手にだけ呼び方を変えるという運用は、担当者が変わったときに崩れます。

差し込みの名前が入らないまま送られる事故にも注意が要ります。記号がそのまま残った文面が届くと、機械が送ったことが露骨に伝わり、それまでの積み上げが消えます。送る前に、自分宛に1通試すだけで防げます。

常連が離れる直前に、何が起きているか

御礼の連絡を設計する目的の1つは、離れそうな人に早く気づくことです。

通っていた人が来なくなるとき、多くは何も言いません。前触れとして表れるのは、来店の間隔が少しずつ伸びることです。3週間だった間隔が4週間になり、6週間になる。そして来なくなります。

この変化は、記録が残っていれば数字で見えます。見えていれば、間隔が伸び始めた段階で連絡できます。完全に離れてから戻すのは難しいのですが、伸び始めの段階なら周期に戻せます。

・前回から予定の周期を超えた人を、月に1回洗い出す ・洗い出した人に、今日の状態ではなく前回の記録をもとに連絡する ・空いた理由を聞かない。次の日程だけ提案する

2つ目が肝心です。2か月前の施術の記録が残っていれば、「前回は腰を中心に受けていただきました」と書けます。この一文があるかないかで、返信の率が変わります。

差出人を、店の名前にするか担当者の名前にするか

指名で回っている店では、担当者の名前で送るほうが読まれます。相手にとって、その施術は担当者との関係だからです。

ただし、担当者の個人の連絡先で送るのは避けてください。理由は2つあります。1つは、その人が辞めたときに関係ごと外に出ることです。もう1つは、返信が店の台帳に届かないことです。個人の端末で予約の変更を受けると、店の予定に反映されません。

現実的なのは、店の連絡先から、担当者の名前を差出人の表示に入れる形です。「〇〇サロン 田中」のような表示にすれば、読む人には担当者からの連絡に見えて、返信は店に届きます。

フリーで回している店なら、店の名前だけで構いません。誰が施術しても同じ品質を出す運用なら、担当者名を強調しないほうが自然です。

文面は1つにせず、3つ作る

全員に同じ文面を送っている限り、内容は当たり障りのないものになります。当たり障りのない文面は読まれません。

作るのは3つです。

1つ目は、初めて来た人向けです。施術後の過ごし方を丁寧に書き、次の周期の目安を伝え、質問できる先を示します。初回の人はいちばん不安が大きいので、この文面がいちばん長くなります。

2つ目は、通っている人向けです。今日触った部位と、次の目安だけ。短くて構いません。100字ほどで足ります。

3つ目は、久しぶりに来た人向けです。前回から間隔が空いていた人には、なぜ空いたかに触れずに、今日の状態と次の目安を伝えます。空いたことを責める書き方をすると、次はもっと空きます。

・初回……過ごし方を丁寧に、質問先を明記 ・常連……今日の部位と次の目安だけ、短く ・久しぶり……間隔には触れず、今日の状態と次の目安

3つ作るのに必要な時間は、合わせて30分ほどです。作ってしまえば、毎回の送信は数分で終わります。

送る経路と、返信の受け先

経路は文字のメッセージ、メール、紙のカードの3つが実務的です。

文字のメッセージは開かれやすく、返信もされやすい。ただし、店と個人がつながる形になるので、営業時間外の連絡が来ることがあります。返す時間を決めておかないと、休みの日も気になります。

メールは長い文面を送れて、記録も残ります。開かれる割合は文字のメッセージより下がります。

紙のカードは、施術の直後に手渡せます。次回の日付を手書きで入れて渡すと、財布に入れておいてもらえることがあります。ただし送るのではなく渡すものなので、帰った後の連絡にはなりません。

どれを選んでも、返信を受けられる状態にしておいてください。送信専用の設定で送ると、次回の予約を取りたいと思った人が、その場で返せません。返せないやり取りは、そこで止まります。

施術の内容によって、伝えることが変わる

同じ店でも、受けたコースによって送るべき中身は変わります。ここを一律にすると、内容が薄まります。

オイルを使うトリートメントを受けた人には、オイルが肌に残っていること、当日の洗い方について店として案内していることを伝えます。服に付いた場合の落とし方を一言添えると親切です。

ヘッドスパを受けた人には、髪の乾かし方と、当日のセットについて触れます。この後に予定がある人ほど気にする部分です。

フットやリフレクソロジーを受けた人には、その日の歩き方や靴について一言。60分の施術の後に長時間歩くと、翌日に張りが出ることがあります。

・オイル系……肌と服への残り方 ・ヘッドスパ……髪の扱いと当日のセット ・フット系……その日の歩行と靴

コースごとの一文を先に作っておけば、送るときに選ぶだけで済みます。作るのは1コースにつき2行、全部で20分ほどの作業です。この一手間で、文面が「うちの店の連絡」になります。

送らないほうがよい相手もいる

全員に送る必要はありません。送らないほうがよい相手が2種類います。

1つは、連絡を受け取ることに同意していない人です。予約の際に連絡先を書いてもらっていても、施術後の案内を受け取ることまで想定していない場合があります。予約を受けるときに、確認の連絡と施術後の案内の両方について、送ってよいかを聞いておいてください。

もう1つは、送ってほしくないと言っている人です。一度でも止めてほしいと言われたら、記録に残して確実に止めます。ここを取りこぼすと、信頼が一気に崩れます。手作業で送っているうちは覚えていられますが、自動で送る形にしたときに事故が起きます。

止めた相手の記録が台帳に残せるかどうかは、道具を選ぶときに確かめる項目の1つです。名簿から消してしまうと、来店履歴も一緒に消えます。送らないという状態のまま残せる形が要ります。

返ってきた相談に、どう答えるか

御礼の連絡を送ると、返信が来ます。多いのは3種類です。

1つ目は、次の予約の希望です。これはそのまま台帳に入れて、確定を返せば終わります。いちばん歓迎すべき返信です。

2つ目は、体の状態についての相談です。「翌日になっても重い感じが残っている」「押されたところが少し痛い」という内容が来ます。ここで、原因を説明したり大丈夫だと請け合ったりするのは避けてください。体の状態の判断は、店が担える範囲を超えることがあります。伝えるのは、次に来店したときに強さを調整すること、症状が続くなら医療機関に相談してほしいこと、の2つです。

3つ目は、施術そのものへの不満です。強すぎた、時間が短く感じた、部屋が寒かった。言いにくいことを書いてくれた相手なので、まず届いたことに対して返し、次回にどう変えるかを具体的に書きます。「次回は圧を弱めにして、途中で一度確認します」という書き方が、いちばん納得されます。

・次の予約の希望……台帳に入れて確定を返す ・体の状態の相談……調整することを伝え、続くなら受診をすすめる ・施術への不満……次回にどう変えるかを具体的に書く

3つ目が来たときが、その人が離れるかどうかの分岐点です。返す速さがそのまま結果になります。

続けられる形にしておく

御礼の連絡は、効果が出るまでに時間がかかります。1か月や2か月では、来店の周期が変わったかどうかは見えません。6か月続けて、ようやく数字に出ます。

だから、続けられる形にしておくことが最優先になります。凝った文面を毎回書く運用は、忙しい週に止まります。止まった週があると、そのまま習慣が消えます。

続けるための工夫は3つです。

・送る時間を決めて、毎日その時間に送る ・書くのは2行だけと決めて、それ以上書かない ・送れなかった日は、翌朝にまとめて送る

3つ目は妥協に見えますが、送らないよりはるかによい結果になります。完璧な形を目指して止まるより、多少ずれても続くほうが積み上がります。

1日8人に送るとして、記録が残っていれば所要は5分ほどです。この5分を毎日の仕事の中に固定できるかどうかが、実際には最大の分かれ目になります。

御礼の連絡から予約が入ったかを、数える

効果を感覚で判断すると、続きません。数字で見てください。

見るのは3つです。

・送った件数 ・送った後7日以内に次の予約が入った件数 ・その人たちの前回からの間隔が、以前と比べて短くなったか

3つ目が本命です。御礼の連絡の目的は予約を1件取ることではなく、来店の周期を保つことだからです。同じ人の来店間隔が6週間から4週間に縮まれば、年間の来店回数が8回から13回に増えます。単価が6,000円なら、1人あたり年間3万円の差になります。

この計算をしてから、送る手間に見合うかどうかを判断してください。

自動で送るときの線引き

手で送っていると、忙しい日に飛ばします。飛ばした日が続くと、送る習慣そのものが消えます。だから自動化を考えることになります。

ただし、全部を自動にするのは向きません。今日どこを触ったかという部分は、施術した人しか書けません。ここを外すと、文面が誰にでも当てはまる内容になり、読まれなくなります。

線引きはこうなります。

・自動にしてよい……送る時刻、宛先の抽出、共通の案内文、過ごし方の説明 ・人が書く……今日の状態についての一言、次の周期の目安

人が書く部分は2行で足ります。施術の直後、記録を残すついでに書けば、1人あたり30秒です。1日8人でも4分で終わります。

送信を止める条件も設定しておいてください。取り消しになった予約、途中で終わった施術、受け取りを止めている人。この3つに送ってしまうと、それまでの積み上げが台無しになります。

仕組みを見直すときに、確かめる場所

文面と時機が決まったら、いまの道具で動かせるかを確かめます。

まず、施術の記録を予約と一緒に残せるかどうかです。今日触った部位と強さが残らないと、御礼の一言が書けません。できることで、記録の残し方の欄を先に見てください。

次に、初回、常連、久しぶりの3つで文面を分けられるかどうかです。1つの文面しか持てない道具だと、3つに分けるという設計が組めません。業態ごとの使い分けは業種ごとの使い方に整理されています。

送らない相手の記録を残せるかどうかも見ておきます。名簿から消さずに、送信の対象から外せる形が必要です。この扱いは道具によって差が出るので、他社との比較で該当する欄を見比べてください。

実際に届く文面は、自分で受け取ってみるのが確実です。デモを見るから自分宛に1通送って、通知の画面でどう見えるかを確かめてください。最初の20字で開くかどうかが決まります。

費用は、来店の周期が縮まることで得られる金額と並べます。30人の常連の来店回数が年に2回増えれば、単価6,000円で36万円です。料金の年額と並べれば、判断は引き算で済みます。文面の作り方や送信の設定はよくある質問にまとまっています。

御礼の連絡が効くのは、感謝が伝わるからではありません。相手が自分の体について新しいことを1つ知り、次に来る日付を持てるからです。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りなら、施術の記録から次の提案までが同じ流れの中で出せるので、書いた一言がその場で予約に変わります。

Q1. 御礼の連絡はいつ送るのがよいですか？

施術の内容で決めてください。深い圧をかけた施術や90分を超えるコースの後は、当日の夜20時から21時に送ります。だるさが出る前に届くためです。軽めのコースなら翌朝9時台で間に合います。夜22時以降は避け、閉店が遅い店は翌朝に統一するほうが安全です。

Q2. 文面に効果や改善という言葉を使ってよいですか？

慎重に扱ってください。手技で体に触れる業には免許が必要な領域があり、店の施術がどこに位置づけられるかは行為の内容によって判断が分かれます。迷う場合は所管の保健所や専門家に確認してください。代わりに、今日どこが張っていたかという事実を書くほうが、相手には響きます。

Q3. 次回の案内に割引を付けたほうが予約は増えますか？

短期的には増えますが、割引を待つ人が生まれて来店間隔が伸びます。代わりに次に来る時期の目安を伝えてください。「今日の張り方だと3週間ほどで戻ることが多い」という一文は、相手の体の話なので自分ごとになり、割引より強く働きます。

Q4. 御礼の連絡を全部自動にしてもよいですか？

共通の案内文や送信時刻は自動で構いませんが、今日の状態についての一言は人が書いてください。ここが無いと誰にでも当てはまる文面になり、読まれなくなります。書くのは2行、1人30秒ほどです。取り消しになった予約と、受け取りを止めている人への送信は必ず除外してください。