リザービアのカルテはどこにあるか｜公式資料で確認できること

リザービア カルテで検索する人は、たいてい2つのうちどちらかで困っています。すでに導入していて施術記録の画面が見つからない人と、これから入れようとしていて紙のカルテを引き継げるのか知りたい人です。どちらの立場でも、まず確かめるべきは「カルテという名前の機能がどこに属しているか」です。ここが分かると、見積もりの読み方も、乗り換えの手間の見積もりも変わります。この記事では公式ページで確認できる範囲だけを並べ、確認できないところは確認できないと書きます。

サロンで言う「カルテ」は、3つの別々のものを指している

同じ言葉で話していても、店によって中身がまるで違います。話が噛み合わないまま道具を選ぶと、入れてから足りないことに気付きます。

1つ目は、施術の記録です。ヘアなら薬剤の配合、放置時間、仕上がりの写真。ネイルなら使ったカラーの品番、長さ、地爪の状態。エステや整体なら、その日の体の状態と施術した部位です。次に来たときに同じ結果を再現するための情報で、書くのは施術者です。

2つ目は、顧客の台帳です。名前、連絡先、来店回数、前回の担当者、前回のメニュー。予約を受けるときに参照する情報で、施術中というより受付で使います。

3つ目は、お客様から預かった申告です。アレルギーの有無、既往歴、妊娠中かどうか、服用中の薬。初回のカウンセリングシートに書いてもらうものです。これは扱いが他の2つと違います。法律上の位置付けが別で、後の節でもう一度触れます。

この3つは、更新の頻度もまったく違います。施術の記録は来店のたびに増えます。顧客の台帳は、引っ越しや番号の変更があったときだけ直します。申告は初回に取って、その後は年に一度確認できれば十分な店が多いはずです。頻度が違うものを同じ画面に押し込むと、毎回スクロールして目的の欄まで下りることになり、入力が面倒になります。分けて置くか、よく使う欄を上に固定できるかは、実際の画面を触って確かめる価値があります。

多くの店は、この3つを1枚の紙にまとめています。だから「カルテ」という1語で足りていました。ところが道具にすると、1つ目は施術記録、2つ目は顧客管理、3つ目は問診票と、置き場所が分かれることがあります。「カルテ機能はありますか」と聞く前に、自分がどれを指しているかを決めておくと、返ってくる答えが具体的になります。

公式の機能一覧に「カルテ」という単独の項目は見当たらない

リザービアの公式サイトにある機能一覧のページを見ると、掲載されている項目は次のとおりです。外部サービスとPOSの連携として、Googleで予約、LINE連携予約、クーポンサイト連携、オンライン決済、予約アプリ、A'staff Cloud Smart連携、Salon Answer連携。予約ページとして、予約フォーム、多言語対応、オンライン決済。管理機能として、予約台帳、予約集計、チケット機能、スタッフ専用ページ、リマインド送信、設備管理、シフト管理。関連サービスとして、順番待ちシステムとホームページの提供です。

この一覧に「カルテ」または「電子カルテ」という名前の単独機能は載っていません。ここは断定を避けて言い方を選ぶ必要があります。載っていないことは、機能が存在しないことの証明にはなりません。公開ページに項目として立っていない、というところまでが確認できる事実です。実際に何ができるかは、資料請求と問い合わせで確かめてください。

一方で、顧客の台帳に当たるものは確かにあります。同社が自社サイトで公開している解説記事では、顧客管理の機能について、会員種別、名前、電話番号、来店回数、前回スタッフ、前回メニュー、前回クーポンといった複数の項目から会員を検索して管理できると説明されています。複数の条件で絞り込んだうえで、クーポン付きの案内配信やアプリへの通知、スタンプの付与ができるとも書かれています。

つまり、先ほど分けた3つのうち、2つ目の顧客台帳は本体の機能として説明があります。1つ目の施術記録については、機能一覧の項目としては見当たらず、次の節で触れる連携先の側に「カルテ」という語が出てきます。

カルテという語は、連携するPOSの説明に出てくる

公式サイトで「カルテ」の語が明示されているのは、POSシステムとの連携を案内するページです。理美容サロン専用のクラウドPOSであるサロンアンサーの紹介ページには、次の記述があります。

予約確認、売上集計、顧客管理などサロン業務のすべてに対応しています。店舗間でのカルテ共有はもちろん本部機能（オプション）を利用すれば店舗ごと比較や合算売上も確認できます。 出典: rsvia.co.jp

同じページの機能一覧には、会計管理、小口経費、顧客管理、顧客カルテ、集計と分析、顧客セグメント、DM配信、CTI機能が並び、スマホアプリ、勤怠、多店舗管理、ネット予約、在庫管理などはオプションと注記されています。顧客カルテは、この並びの中にあります。

もう1つの連携先であるA'staff Cloud Smartの案内ページにも、機能の並びの中にカルテ機能があり、こちらはオプションの印が付いています。予約管理と会計管理と顧客管理を一元管理できるようになる、という説明です。

ここから読み取れる形は次のとおりです。予約の受付と台帳は予約システム側、会計と施術記録はPOS側。2つを連携させて、店から見ると1つの流れに見えるようにする。カルテを本格的に使いたいなら、POSまで含めて考える必要がある、という設計です。

連携するといくらかかるかを、公開されている数字で押さえる

見積もりを取る前に、公開ページに出ている数字を押さえておくと話が早くなります。以下は2026年9月時点で各案内ページに掲載されている金額で、断りがなければ税抜表記です。

サロンアンサーのベーシックプランは、初期費用が130,000円、月額利用料が9,800円と記載されています。オプションとカスタマイズは要見積です。案内ページには、リザービアとサロンアンサーの併用には両者との契約が必要と明記されています。

A'staff Cloud Smartは、初期費用が100,000円、月額利用料が8,000円です。データ移行、オプション、カスタマイズは要見積で、こちらの利用にもリザービアの契約が必要と書かれています。

予約システム側の追加オプションも公開されています。クーポンサイト連携が月3,000円、LINE予約のミニアプリが月4,500円、オプション相談が月4,500円で、いずれも1店舗あたりの月額、税抜、契約期間は一年ごとの自動更新と注記されています。クーポンサイト連携の契約先は別会社になるとも書かれています。

一方で、予約システム本体の月額料金は、公開ページ上では確認できませんでした。資料請求と問い合わせで案内される形です。ここを推測で埋めないでください。連携先の金額だけで判断すると、総額を見誤ります。

導入の流れについても記載があります。書類の記入と返送、口座振替の手続きを経てアカウントを開設し、連携作業に1週間程度の期間が必要と両方の案内ページに書かれています。今週中に切り替えたい、という段取りは組めません。閑散期に当てるのが現実的です。

記録を預ける相手として、提供元と支えの体制も見ておく

カルテは、店の資産の中でも取り替えのきかない部類のものです。予約の枠は今日から作り直せますが、5年分の来店履歴は作り直せません。だから、機能の比較と同じくらい、どこが運営しているサービスなのかを見る価値があります。

公式の会社概要には、社名が株式会社リザービア、設立が2005年10月17日、所在地が東京都豊島区東池袋、従業員数が40名と記載されています。事業内容はreservia事業とITプランニング事業です。機能一覧のページには、サービス提供10年以上、導入店舗7,500店の実績があるとあり、トップページには大手サロンから個人サロンまで7,000店以上の導入実績という書き方で載っています。数字の出どころがページによって違うので、資料や商談では最新の値を確かめてください。

支えの体制についても記載があります。トップページには電話の受付が平日の10時から18時と示され、サポートのページには、導入前後にマンツーマンの研修があること、問い合わせには電話とメールとチャットで対応することが書かれています。同社の解説記事では、営業時間内の電話とメールとオンラインでの打ち合わせに加えて、24時間のチャット対応があるとも説明されています。

パソコンの操作に自信がない店主にとって、ここは機能の数より重みがあります。カルテの入力でつまずいたとき、その日のうちに聞ける窓口があるかどうかで、続くか続かないかが決まります。反対に、電話がつながらないサービスでは、分からない項目が空欄のまま放置され、半年後に使えないデータの山になります。

施術記録に何を書くかを決めてから、道具を選ぶ

道具の話をいったん離れます。カルテを電子化しても効果が出ない店には、共通点があります。書く項目が決まっていないことです。

紙のカルテは自由に書けます。余白にメモを足せますし、図も描けます。この自由さが、電子化したときに壁になります。入力欄が用意されていると、人は欄に合わせて書きます。欄が足りなければ書きません。だから、先に「毎回必ず書くこと」を決めておく必要があります。

決めるときの目安は、次の来店で自分が読み返す情報かどうかです。読み返さない情報は、書く手間だけが残ります。ヘアサロンなら薬剤と時間と仕上がりの写真、ネイルならカラーの品番とアートの内容と持ちの状態、リラクゼーションなら訴えのあった部位と圧の強さ。この3つか4つに絞ると、施術の合間でも入力が続きます。

項目を10も20も並べた店では、最初の1か月は埋まり、2か月目から空欄が増え、半年で誰も見なくなります。空欄が混ざったカルテは、あるのに使えません。少なく決めて、埋まり続ける状態を作るほうが、結果として役に立ちます。

書く担当も決めてください。施術者が自分で書くのか、受付が聞き取って入力するのか。1人でやっている店なら迷いませんが、スタッフが3人いる店で決めていないと、書く人と書かない人に分かれます。分かれた時点で、集計にも販促にも使えなくなります。

書く場面より、読み返す場面を先に決める

電子カルテが定着しない店には、もう1つ共通点があります。書く手順は決めたのに、読む手順を決めていないことです。

読み返す場面は、実は3つしかありません。予約が入ったとき、来店直前、施術の途中です。このうちどれで開くかを決めておかないと、開かないまま1日が終わります。

予約が入ったときに読むなら、前回のメニューと担当者が見えれば足ります。同じ人が同じ内容で来るのか、初めてのメニューを選んだのかが分かるだけで、準備が変わります。来店直前に読むなら、前回の会話のメモが効きます。旅行に行くと言っていた、子どもの受験が近いと言っていた、といった短い1行です。施術の途中に読むなら、薬剤や品番のような再現のための情報です。

自分の店がどこで読むかによって、必要な画面が変わります。予約が入った瞬間に読む店なら、予約の画面から1回の操作でカルテに移れることが条件になります。ここが3回の操作を要するなら、忙しい日には開きません。来店直前に読む店なら、スマートフォンで開けることが条件です。バックヤードのパソコンまで戻らないと読めないなら、やはり開きません。

この点について、同社の解説記事には、予約台帳がスマートフォンに対応していて、パソコンに入れて使う仕組みと違い、接続の情報が分かれば通勤中でも自宅でも確認できると説明されています。読む場面を通勤中に置くのか、店の受付に置くのかで、選ぶべき形が変わるということです。

決め方の目安を1つ挙げます。1日の中で最も余裕がある時間に読む手順にしてください。施術中は手がふさがっています。会計中も落ち着きません。予約の確認をする朝の10分か、営業後の締めのときが、続きやすい時間帯です。その時間に「明日来る人の記録をまとめて見る」という形にすると、開く習慣が残ります。

紙とエクセルからの移し替えは、全部やろうとすると止まる

すでに何年分もの紙カルテがある店では、移行の量に手が止まります。ここは割り切りが要ります。

現実的なのは、直近1年に来店した人だけを移すやり方です。2年以上来ていない人の記録は、移しても読み返しません。紙は残しておいて、万一その人が再来店したときだけ引っ張り出せば足ります。全件を入力しようとすると、営業しながらでは終わらず、途中で放り出して両方が中途半端になります。

移し替えの入り口も確かめてください。多くのサービスは、顧客情報を表形式のファイルでまとめて登録できます。エクセルやスプレッドシートで管理していた店は、この経路が使えるかどうかで作業量が10倍変わります。1件ずつ手で入れるのか、ファイルで取り込めるのか。見積もりの前に必ず聞く項目です。サロンアンサーの案内ページには、データ移行が要見積と書かれています。金額が出ないということは、量と形で変わるということです。まず自分の手元のデータ量を数えてから相談してください。

移す前に、重複を掃除しておくのも効きます。同じ人が「山田」と「山田様」で2件になっている、電話番号だけの行がある、といった状態のまま取り込むと、掃除の手間が新しい道具の上に持ち越されます。取り込む前の表の段階で直すほうが、はるかに速いです。

カルテに書く内容には、扱いが厳しくなる情報が混ざる

3つ目に挙げた申告の話に戻ります。エステ、脱毛、整体、鍼灸などで問診を取っている店では、カルテに健康に関する記載が入ります。これは個人情報の中でも特別な扱いをする種類のものです。

個人情報保護委員会は、漏えい等の報告が義務付けられる場合の1つとして、要配慮個人情報が含まれる個人データの漏えいを挙げ、その中身を次のように説明しています。

人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、その他政令で定めるもの（身体障害、知的障害、精神障害等の障害があること、健康診断その他の検査の結果、保健指導、診療・調剤情報、本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索等の刑事事件に関する手続が行われたこと） 出典: www.ppc.go.jp

病歴や検査の結果はここに含まれます。持病の申告や服薬の記載を預かっている店は、この種類の情報を持っているという自覚が要ります。同じページには、本人の数が1,000人を超える漏えいも報告が必要な場合として挙げられており、システムの設定ミスでインターネット上から閲覧できる状態になった例が示されています。法律の解釈にわたる判断は、所管の窓口や専門家に確認してください。ここで書けるのは、そういう性質の情報が混ざるという事実までです。

実務としてやることは3つです。誰がその画面を開けるかを役割で分けること。退職したスタッフのアカウントをその日のうちに止めること。共有のIDを作らないこと。この3つは道具の機能でできます。逆に、道具にこの機能がないなら、健康に関する記載は預からないほうが安全です。

予約と記録が別々だと、どこで手間が生まれるか

ここからは、記録の置き場所が予約とつながっているかどうかで何が変わるかを整理します。予約の受付を担う道具の側から見た話です。

予約と顧客情報が離れている店では、同じ人の情報を2回さわります。予約が入ったら台帳を見て、来店したら別の場所でカルテを開く。この2回は、1人でやっている店では特に効きます。施術の合間に画面を2つ行き来する数秒が、1日に10件あれば積み上がります。

離れていることの本当の損は、時間よりも、次の一手が打てなくなることです。前回のメニューと来店日が分かっていれば、そろそろ来る頃だという人にだけ案内が出せます。ところが記録が別の場所にあると、案内を出すたびに突き合わせが必要になり、面倒だから全員に同じ内容を送ることになります。全員に同じ内容を送ると、開かれなくなります。

この点は、公開されている機能の説明とも噛み合います。メッセージの自動配信は、施術日から最大60日後まで設定でき、配信の対象を前回のメニューや指名スタッフごとに決められると説明されています。来店当日のお礼、1週間後のフォロー、50日後の再来店の案内という使い分けが例として挙がっています。この使い分けができるのは、予約の記録と顧客の情報が同じ側にあるからです。

小さな店で最初に効くのは、施術の細かい記録よりも、この「いつ来たか」と「次にいつ声をかけるか」のつながりのほうです。カルテを完璧に作り込む前に、受付から次の来店までが切れずにつながっているかを見てください。予約の受付ツールを選ぶときは、できることで自動配信や顧客の絞り込みがどこまで含まれるかを確かめ、料金で本体とオプションの区別を見ておくと、後から追加費用に驚かずに済みます。決済が前提でない業態では、決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているかどうかが、そのまま日々の手間の差になります。

同じ悩みでも、業種によって効く順番は変わります。ヘアサロンは指名と薬剤の記録、ネイルはデザインの履歴、整体は体の状態の推移が中心になります。業種ごとの使い方を見て、自分の業種でどの記録が前に出ているかを確かめてから、比較の土俵を決めてください。画面の作りが自分の手順に合うかどうかは、説明を読むよりデモを見るほうが早く分かります。

予約経路が複数あると、同じ人のカルテが2つできる

掲載サイトと自店のサイトの両方から予約を受けている店では、記録が二重になりやすいという別の問題が起きます。

掲載サイト側の予約には、そのサイトの会員としての情報が付いてきます。自店の予約フォームから来た予約には、自店に登録された情報が付いてきます。同じ人が、あるときは掲載サイトから、次は自店のフォームから予約すると、店の台帳の中に別人として2件並びます。名前の表記が少し違うだけで、機械は同じ人だと判断できません。

この状態が続くと、来店回数が実際の半分に見えます。10回来ている常連が、5回と5回に割れて表示されます。すると、回数に応じた案内も、そろそろ来る頃という判断も、全部ずれます。カルテを丁寧に書いていても、ぶら下がっている人が2人に割れていれば読み返せません。

対処は2つです。1つは、予約の入り口をできるだけ束ねること。掲載サイトからの予約も、自店の予約も、1つの台帳に集まる形にすると、割れる回数が減ります。もう1つは、月に一度、同じ電話番号やメールアドレスの重複を探して統合することです。完全には防げないので、掃除する日を決めておくほうが現実的です。

統合するときは、どちらを残すかを先に決めてください。来店履歴が多いほうを残し、少ないほうの記録を移す。これを毎回同じ手順でやらないと、担当者によって残る側が変わり、履歴が途切れます。手順を1枚にして、受付の目に入る場所に貼っておくと迷いません。

解約するときに何を持ち出せるかを、契約の前に聞く

導入の話をしているときに聞きにくい質問ですが、必ず確かめてください。やめるときに、自分の店の顧客情報とカルテをどの形で持ち出せるか、です。

理由は単純で、持ち出せないなら、そのサービスを一生使い続けることになるからです。乗り換えたくなったときに、5年分の来店履歴を手で書き写すのは不可能です。持ち出せないという理由だけで、値上げにも仕様変更にも付き合わざるを得なくなります。

聞くべきことは3つです。顧客の一覧を表形式のファイルで書き出せるか。書き出せる項目に、来店履歴と施術の記録が含まれるか。解約したあと、何日間はデータを取り出せるか。3つ目は見落とされがちですが、解約と同時に画面が閉じる仕組みだと、書き出す前に締め切られます。

書き出せる形が確認できたら、契約中も年に1回は実際に書き出して手元に保存してください。書き出せるはずだったのに、いざやってみたら項目が足りなかった、というのは解約を決めてから気付くと手遅れです。一度やっておけば、中身も手順も分かります。この作業は、災害や機器の故障に備える意味でも役に立ちます。

見積もりを取る前に、この5つを紙に書き出す

最後に、問い合わせの前に手元でまとめておく内容を挙げます。ここを埋めてから連絡すると、返ってくる見積もりの精度が上がります。

・毎回必ず書く項目を3つから4つ。書く人が誰か ・いま何件の顧客データがあるか。直近1年に来ている人は何人か ・表形式のファイルで取り込めるか、1件ずつの入力になるか ・健康に関する申告を預かっているか。預かるなら誰が見られる状態にするか ・POSまで入れるのか、予約と顧客の管理だけで足りるのか

最後の1つが金額を大きく分けます。会計と在庫まで含めて1つにまとめるなら、初期費用と月額はここまでに挙げた水準になります。予約の受付と顧客の台帳と連絡までで足りるなら、そこまでの出費は要りません。1人から数人の店で、会計は既存のレジで回っているなら、後者から始めて不足が出てから足すほうが失敗が少ないです。

書き出したうえで、最初の1か月をどう使うかも決めてください。導入した月にやることを欲張ると、結局どれも中途半端になります。1か月目は、決めた3つの項目を全員が毎回書く状態を作るだけで十分です。2か月目に、書けたデータを使って案内を1本出してみる。3か月目に、来店の間隔が空いている人を抜き出してみる。この順で進めると、機能を使いこなす前に、記録が貯まっている状態を先に作れます。

逆に、最初から全機能を使おうとした店は、たいてい2週間で疲れます。設定画面を開くたびに決めることが増え、営業の合間では終わらず、そのうち開かなくなります。カルテの電子化で本当に難しいのは、機能の理解ではなく、毎日の作業に組み込むところです。ここを軽く見積もらないでください。

料金やプランの条件は変わります。ここに書いた数字は2026年9月時点で各社の公開ページに出ていたものです。契約の直前には必ず最新のページと見積書で確かめてください。似た構成の道具を横に並べて条件を見比べたいときは他社との比較が使えますし、契約や解約の扱いで引っかかる点はよくある質問にまとまっています。

Q1. リザービアに電子カルテの機能はありますか？

公式サイトの機能一覧には、カルテという名前の単独項目は見当たりません。顧客の台帳としての管理機能は本体の説明にあり、施術記録に当たる顧客カルテは、連携先であるサロンアンサーやA'staff Cloud Smartの機能一覧に記載されています。実際にどこまでできるかは資料請求と問い合わせで確認してください。

Q2. カルテを使うために追加でいくらかかりますか？

2026年9月時点の公開ページでは、サロンアンサーが初期費用130,000円と月額9,800円、A'staff Cloud Smartが初期費用100,000円と月額8,000円と記載されています。いずれも税抜で、オプションやデータ移行は要見積です。予約システム本体の月額は公開ページでは確認できませんでした。

Q3. 紙のカルテは全部入力し直す必要がありますか？

全件を移す必要はありません。直近1年に来店した人だけを移し、それより前の記録は紙のまま保管して、再来店したときだけ参照する形が現実的です。表形式のファイルでまとめて取り込めるかどうかで作業量が大きく変わるため、見積もりの前に必ず確認してください。

Q4. 連携させるまでにどのくらいの期間がかかりますか？

公式の案内ページには、書類の手続きを経てアカウントを開設したあと、連携作業に1週間程度の期間が必要と記載されています。導入研修も別に行われるため、繁忙期の直前に切り替えるのは避け、予約の少ない時期に合わせて段取りを組むのが安全です。