サロンの顧客管理を無料で始める｜4つの選択肢と限界の見分け方

サロン 顧客管理 無料で探している人は、費用をかけずに始めたいというより、費用をかける前に確かめたいと思っています。何人まで管理できるのか、途中で行き詰まらないか、後で有料に移るときに手戻りが出ないか。ここでは無料で使える選択肢を4つに分けて、それぞれ何と引き換えの無料なのかを示します。そのうえで、無料のまま進めていい範囲と、詰まる場所を先に書きます。ここを知らずに始めると、半年後に全部作り直すことになります。

顧客管理でやりたいことは、突き詰めると3つしかない

道具を探す前に、目的を3つに分けます。分けないまま探すと、機能の多さで選んでしまいます。

1つ目は、来た人を記録することです。誰が、いつ、何をして、いくら払ったか。この記録がなければ、後の2つは成り立ちません。

2つ目は、そろそろ来る頃の人を見つけることです。前回の来店から何日経ったか、いつもの間隔は何日か。これが分かれば、声をかける相手が決まります。

3つ目は、その人に連絡することです。連絡の手段があって初めて、記録が売上につながります。手段がなければ、記録はただの日記です。

無料の道具を比べるときは、この3つのどこまでが無料なのかを見てください。多くの無料は、1つ目だけが無料です。2つ目は自分で数える手間が要り、3つ目は別に費用がかかる。この構造を知っていると、無料という言葉に振り回されなくなります。

無料には4つの種類があり、引き換えるものが違う

サロンで使える無料の選択肢は、大きく4つに分かれます。それぞれ、無料である理由が違います。

・表計算ソフト。完全に無料だが、仕組みを自分で作る ・掲載サイトに付いてくる管理ツール。掲載していることが条件 ・公式アカウントの無料枠。送れる通数に上限がある ・予約システムの無料の範囲。機能や件数に制限がある

1つ目の表計算ソフトは、費用が本当にゼロです。その代わり、項目の設計、入力の徹底、集計の式、共有の設定を全部自分でやります。作る手間と、壊れたときに直す手間が費用の代わりです。

2つ目は、掲載サイトが提供している管理の仕組みです。掲載サロンが無料で使える形になっていて、予約から顧客の記録、配信、会計まで揃っていることがあります。ただし掲載をやめれば使えなくなります。無料の実体は、掲載料に含まれているということです。

3つ目は、連絡の手段の無料枠です。友だちになってくれた人に一定の通数まで無料で送れる仕組みで、超えると有料のプランに移ります。記録の機能というより、3つ目の目的である連絡を担います。

4つ目は、予約システムの無料の範囲です。予約の件数やスタッフの人数に上限があったり、配信の機能が有料だったりします。上限を超えるかどうかが分かれ目です。

4つは排他ではありません。実際には、記録は表計算、連絡は公式アカウント、予約は掲載サイト、というように組み合わせている店が最も多いはずです。組み合わせること自体は悪くありませんが、組み合わせの数だけ手作業が生まれます。この点は後の節で数字にして示します。

どれが正解かは店の規模で変わります。1人で月に60人ほど施術している店と、スタッフ4人で月に400人を回している店では、詰まる場所が違います。次から順に見ていきます。

公式アカウントの無料枠を、数字で読む

連絡の手段として最も使われているのが公式アカウントです。ここは料金表が公開されているので、無料の範囲を計算で確かめられます。

公開されている料金プランのページによると、月額固定費が0円のプランでは無料メッセージが200通で、追加のメッセージは配信できません。次のプランは月額5,000円で5,000通、その上は月額15,000円で30,000通、こちらだけ追加のメッセージを1通あたり3円までの従量で送れると記載されています。いずれも税別です。

大事なのは、通数の数え方です。同じページに次のように書かれています。

LINE公式アカウントで1回に配信できるメッセージは最大3吹き出しまで、「メッセージを送った回数」×「送った友だちの数」を「通数」としてカウントします。 出典: www.lycbiz.com

つまり、友だちが100人いる店が全員に1回送ると、それだけで100通です。無料枠の200通なら、月に2回で使い切ります。友だちが200人になれば、月1回で終わりです。300人になったら、無料では全員に一斉に送ることすらできません。

ただし、カウントされないものもあります。同じページには、個別のやり取りであるチャットの送受信、自動で返す応答のメッセージ、友だち追加のときのあいさつのメッセージは、通数に数えられないと書かれています。ここは実務で効きます。全員への一斉配信は数えられますが、1人ずつのやり取りは数えられない。予約の確認や日程の相談を個別のやり取りで済ませている店は、無料枠のままでもかなり回せるということです。

まとめると、無料枠で足りるのは次の条件のときです。友だちが100人以下で、一斉配信は月1回か2回まで、あとは個別のやり取りで対応する。友だちが増えて全員に案内を出したくなった時点で、有料のプランに移る判断が要ります。

掲載サイト付属の無料は、掲載をやめると消える

2つ目の選択肢について、条件を確かめておきます。掲載サイトが提供する管理の仕組みは、機能の幅が広く、無料と書かれています。ただし条件があります。

代表的な仕組みの公式ページには、全ての機能を無料で利用でき、利用にはその掲載サイトへの掲載が必要と明記されています。機能としては、予約とスケジュールの管理、シフトや休憩の登録、予約データの出力、お客様情報の登録と確認と修正、外部で管理している顧客情報の一括登録、条件を指定したメッセージの一斉配信と自動配信、会計とレジ締め、売上の報告、期間別やメニュー別やスタッフ別の集計、リピート状況や来店サイクルの分析などが並んでいます。サポートは電話で無料、年中無休の10時から21時と案内されています。

これだけ揃っていて無料なので、掲載を続ける前提なら有力な選択肢です。実際、掲載しながら他の道具を探す必要がない店もあります。

判断が要るのは、掲載をやめる可能性がある店です。掲載料を下げたい、手数料の比率を減らしたい、と考えている店にとって、顧客の記録が掲載サイト側にしかない状態は身動きが取れません。掲載をやめた日に、記録を見る手段がなくなるからです。

対処は簡単で、定期的に書き出して手元に持っておくことです。予約データの出力や顧客情報の一括の操作ができると書かれているので、その機能を使って自分の控えを作れます。月に一度でいいので、書き出したファイルを自分の保管場所に置いてください。この習慣があるだけで、選択肢が保たれます。

予約システムの無料の範囲は、上限の位置を確かめる

4つ目の選択肢が、予約システムの無料の範囲です。ここは提供している会社によって条件がまったく違うので、比べるときは「何に上限があるか」を見てください。

上限の付け方は、だいたい次のどれかです。1か月に受けられる予約の件数。登録できる顧客の件数。使えるスタッフの人数。予約を受けるページの数。そして、送れるメッセージの機能があるかどうかです。

このうち、小さな店で先に当たるのはスタッフの人数と、メッセージの機能です。1人でやっている間は人数の上限に当たりませんが、アルバイトを1人入れた月に有料になることがあります。メッセージの機能は、無料の範囲では予約の控えだけが送れて、前日の連絡や来店後の御礼は有料、という分け方をしていることが多いです。

顧客の件数の上限は、意外と早く来ます。1人で月に60人を施術している店なら、1年で延べ720件、実人数でも数百人になります。上限が200件や300件の無料枠は、1年もちません。

確かめ方は1つです。上限に当たったときに何が起きるかを、契約の前に読んでおくことです。新しい予約が受けられなくなるのか、古い記録が見えなくなるのか、自動で有料に切り替わるのか。この3つは影響がまるで違います。特に、古い記録が見えなくなる形は、上限に当たった日に困ります。

・上限は件数か、人数か、機能か ・上限に当たったら何が起きるか ・上限を超えたときの金額はいくらか ・無料の間に貯めた記録は、有料に移っても残るか

最後の項目は必ず確かめてください。無料の間のデータが引き継がれない仕組みだと、有料に移った日に全部入れ直しになります。

無料の道具を3つ並べると、突き合わせの時間が生まれる

無料を組み合わせる形にも、見えにくい費用があります。道具どうしが自動でつながらないので、人が間に立つことになるという費用です。

よくある組み合わせは、予約は掲載サイト、記録は表計算、連絡は公式アカウント、という3点セットです。それぞれは無料ですが、この3つの間で情報が行き来しません。

具体的に、1人のお客様が来店したときの動きを追ってみます。掲載サイトの管理画面で予約を確認する。来店したら表計算に1行足す。連絡先を公式アカウントの友だちと突き合わせる。次の案内を送るために、表計算で来店の間隔を計算して、送る相手を選ぶ。名前だけでは友だちと結び付かないので、リストを見比べる。

この行き来が、1件あたり数分です。月に60件なら数時間、月に200件なら1日仕事になります。しかも、この作業には売上がぶら下がっていません。やってもやらなくても、今日の売上は変わらない。だから忙しい月に真っ先に飛ばされ、飛ばした月から記録が穴だらけになります。

無料の組み合わせが向いているのは、この行き来を許容できる規模の店です。目安として、月の来店が50件くらいまでなら、無理なく回ります。それを超えたあたりから、突き合わせの時間が効いてきます。

判断するときは、自分の時給で計算してください。月に3時間かかっているなら、その3時間で施術を1件多く受けられます。客単価が7,000円なら、無料の組み合わせは月7,000円の機会を失っていることになります。この見方をすると、無料が本当に安いのかどうかが分かります。

表計算で始めるなら、項目は5つに絞る

費用を1円もかけずに始めるなら、表計算ソフトが現実的です。ただし、作り方を間違えると数か月で破綻します。破綻の形はいつも同じで、項目が多すぎて入力されなくなる、というものです。

始めるときの項目は、次の5つで足ります。

・名前 ・連絡先。電話番号か、連絡に使う手段のID ・最後に来た日 ・そのときのメニュー ・担当したスタッフ

これだけあれば、目的の3つは満たせます。誰が来たかが分かり、最後に来た日から「そろそろの人」が計算でき、連絡先があるので声をかけられます。

ここに、備考の欄を1つだけ足してください。会話のメモ、次に提案したいこと、アレルギーの申告といった自由記述です。欄を分けたくなりますが、分けるほど空欄が増えます。1つにまとめて、書ける人が書ける範囲で書く形が続きます。

やってはいけないのは、来店のたびに行を横に伸ばすことです。1人1行にして、来店のたびに右へ列を足していく作り方は、3回目でつらくなり、集計もできません。1回の来店を1行にして、同じ人の記録が縦に並ぶ形にしてください。名前で並べ替えれば履歴が見えますし、日付で並べ替えれば日報になります。

入力の速さも設計に入れてください。施術の合間に開くので、開いてから入力を終えるまで30秒で済む形でないと続きません。列の順番を、入力する順に並べる。よく使うメニュー名は選ぶだけにする。この2つを整えるだけで、入力の負担はかなり下がります。スマートフォンから開くなら、横に長い表は扱いにくいので、列は多くても7つまでに抑えてください。

共有の設定も最初に決めます。誰が見られて、誰が編集できるか。ここを曖昧にしたまま便利な共有の設定を使うと、思わぬ範囲に見えている状態が生まれます。表計算での管理を続けるかどうかは、この管理を自分でやり切れるかどうかで決まります。

無料のままでも、預かっている責任は同じ

道具が無料でも、預かっている情報の重さは変わりません。ここは有料か無料かとは無関係です。

個人情報保護委員会は、漏えい等の報告が義務付けられる場合の例として、次のような場合を挙げています。

システムの設定ミス等によりインターネット上で個人データの閲覧が可能な状態となり、当該個人データに係る本人の数が1,000人を超える場合 出典: www.ppc.go.jp

同じページには、会員に案内を送るときに、本来は宛先を伏せて送るべきところを、全員に見える欄に入れて一括で送ってしまった場合も例として挙げられています。無料の道具を使っていても、この種の事故は同じように起きます。法律の解釈にわたる判断は所管の窓口や専門家に確認してください。ここで書けるのは、道具の値段と責任の重さは連動しないという事実です。

実務でやることは3つです。共有の設定を「知っている人なら誰でも見られる」形にしないこと。案内を送るときの宛先の入れ方を、送る前に必ず確認すること。端末に画面のロックをかけること。この3つは、無料の道具でも今日からできます。

無料で詰まるときの、3つの合図

無料のまま進めていて、そろそろ限界という合図があります。3つとも、費用ではなく時間の形で現れます。

1つ目は、そろそろ来る頃の人を探すのに時間がかかり始めたときです。顧客が100人を超えたあたりから、表を見て目で探すのは無理になります。並べ替えと絞り込みで出せるうちはいいのですが、そのために毎回15分かかるなら、月に何度もやりません。やらなくなった時点で、記録は使われていません。

2つ目は、連絡が全員に同じ内容になったときです。前回のメニューや来店の間隔で分けて送りたいのに、突き合わせが面倒で全員に同じ案内を送る。全員に同じ内容を送ると、開かれなくなり、やがて止めることになります。分けて送る仕組みがないことが原因です。

3つ目は、入力が滞り始めたときです。忙しい日に飛ばしたまま、翌日にまとめて入れようとして忘れる。1週間空くと、もう思い出せません。空白のある記録は、あるのに使えません。入力が「予約を受ける流れの中」に入っていないと、この滞りは必ず起きます。

この3つのどれかが出たら、有料に移る検討を始める時期です。逆に、どれも出ていないなら、急いで移す必要はありません。開業したばかりで顧客が数十人しかいない店が、最初から高機能な仕組みを入れても、埋める中身がありません。半年は無料で回して、記録が貯まり、探すのが面倒になってから移す。この順番のほうが、機能の必要性を自分の言葉で説明できるようになります。

なお、3つの合図はどれも「時間が惜しくなる」形で現れます。金額で悩んでいる間は、まだ移る時期ではないということでもあります。月額を惜しいと感じるうちは、その仕組みで取り戻せる時間が見えていません。時間の使い道が具体的に見えたときが、判断の時です。

入力を続けるための決めごとは、3つだけ

道具の話から離れて、続けるための運用を書きます。無料でも有料でも、ここが同じです。

1つ目は、入力する時刻を決めることです。来店のたびに入れるのか、その日の営業後にまとめて入れるのか。どちらでも構いませんが、決めてください。決まっていないと、入れる人と入れない人に分かれ、翌月には誰も入れなくなります。おすすめは、会計のときに入れる形です。会計は必ずやるので、そこにくっつけると忘れません。

2つ目は、入力する人を決めることです。施術者本人が入れるのか、受付が入れるのか。1人でやっている店なら悩みませんが、2人以上いる店では必ず決めてください。「気付いた人が入れる」は、誰も入れないのと同じです。

3つ目は、書かない項目を決めることです。増やすより難しいのが、これです。あれば便利という理由で欄を足していくと、必ず空欄が増えます。半年に一度、実際に読み返している欄はどれかを確かめて、読み返していない欄は消してください。消すのに勇気が要りますが、消したほうが埋まります。

この3つを決めたうえで、月に一度は記録を見返す日を作ってください。見返さない記録は、正確かどうかを誰も確かめないので、少しずつ嘘になっていきます。月末に15分、来店の間隔が空いている人を眺めるだけでいいです。眺める習慣があると、入力の質も自然に上がります。

・入力する時刻を決める。会計にくっつけるのが続きやすい ・入力する人を決める。気付いた人、にしない ・書かない項目を決める。読み返していない欄は消す

有料に移るときの手順は、この順番で

無料から有料に移るとき、作業の順番を間違えると余計な時間がかかります。順番は次のとおりです。

最初にやるのは、いまのデータの書き出しです。表計算ならそのままファイルがありますし、掲載サイトの仕組みなら顧客情報や予約データを出力する機能があります。この段階では加工せず、そのまま保存してください。あとで元に戻したくなったときの控えになります。

次に、重複を掃除します。同じ人が2件以上に分かれているのは、ほぼ確実に起きています。名前の表記ゆれ、電話番号だけの行、姓と名の間の空白の有無。この掃除を、取り込む前の表の段階でやってください。取り込んでからやると、1件ずつ画面を開くことになり、何倍も時間がかかります。

3番目に、列の名前を揃えます。移す先が求める形式に合わせて、名前、連絡先、最後の来店日、メニュー、担当者といった列を並べ直します。ここで、いまの表にしかない項目をどうするか決めます。移せない項目は備考の欄にまとめてしまうのが早いです。

4番目が取り込みです。まず10件だけ試して、文字化けや日付の形式が崩れていないかを確かめてから、全件を入れてください。全件をいきなり入れて崩れると、消して入れ直すことになります。

最後に、2週間だけ古いやり方と並行させます。新しい仕組みに入れて、古い表にも書く。手間ですが、この2週間で抜けが見つかります。抜けが出なくなったら、古いほうを止めてください。止める日を決めておかないと、いつまでも二重に入力し続けることになります。

有料に移るなら、1件あたりで考える

移るかどうかを決めるときは、月額の金額そのものではなく、1件あたりで考えると判断しやすくなります。

月額5,000円の仕組みを入れて、月に80人を施術しているなら、1人あたり62円です。客単価が7,000円の店なら、月に1人でも戻ってきてくれれば元が取れます。この計算をすると、月額の数字だけを見て高い安いを議論するのが意味を持たないと分かります。

見るべきは、その仕組みが「戻ってくる人を何人増やすか」です。増やす手立ては具体的で、次の3つに絞られます。前回の来店から一定の日数が経った人に自動で案内が出ること。前回のメニューや担当者で送り分けられること。予約の受付から記録までが同じ場所にあって、入力の抜けが起きないこと。

この3つがない仕組みは、月額が安くても効きません。逆に、この3つがあれば、無料の組み合わせで頑張るより結果的に安く済むことがあります。無料の道具を3つ並べて使うと、突き合わせの時間が毎月発生するからです。その時間を時給で置き換えると、たいてい月額を超えます。

送る回数が増やせないなら、送る相手を絞る

無料枠のまま結果を出したい店のために、通数の使い方も書いておきます。上限があるなら、全員に送るのをやめて、送る相手を選ぶという発想に切り替えるのが正解です。

選び方は難しくありません。前回の来店からの日数で並べて、いつもの間隔を少し過ぎた人だけに送ります。カットが中心の店なら来店の間隔はおおむね1か月から2か月、カラーを含むなら1か月半前後、ネイルなら3週間から4週間が目安になります。自分の店の実際の間隔は、記録を並べれば出ます。

この絞り方をすると、一度に送る相手は全体の1割から2割です。友だちが150人いても、送るのは20人から30人。無料枠の200通なら、週に1回のペースで回せます。全員に月1回送るより、こちらのほうが反応が返ってきます。理由は単純で、ちょうど行こうかと思っていた人に届くからです。

文面も変わります。全員に送るときは無難な内容にならざるを得ませんが、相手を絞れば「前回のカラーからそろそろ1か月半です」と具体的に書けます。具体的な一言のほうが、返信率も来店率も上がります。

この運用ができるかどうかは、来店の間隔を並べ替えられる記録があるかどうかにかかっています。無料の道具でも、最後の来店日の列さえあれば計算できます。逆に、その列がなければ、有料の仕組みを入れてもできません。列を持つことが先で、道具は後です。

記録が予約とつながっていないと、いつまでも埋まらない

最後に、無料と有料を分ける本質的なところを書きます。顧客の記録が続くかどうかは、入力する気力ではなく、入力の位置で決まります。

予約を受けるところと記録するところが別々だと、記録は「あとでやる作業」になります。あとでやる作業は、忙しい週に消えます。反対に、予約を受けた時点で名前と連絡先とメニューが記録に入り、来店の記録が予約の履歴として自動で残るなら、入力という作業自体が発生しません。埋まっている記録は、これしかありません。

だから、顧客管理を無料で始めるときも、最終的にどこへ着地するかを頭に置いておいてください。着地点は、予約の受付と顧客の記録と連絡が同じ場所にある形です。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている仕組みなら、記録は勝手に貯まり、貯まった記録から次の案内が出せます。

いま無料の道具でやっているなら、書き出せる形でデータを持っておいてください。名前、連絡先、最後の来店日、メニュー、担当者の5列があれば、たいていの仕組みへ移せます。この5列を揃えておくことが、無料で始める人にとって一番の準備です。

何がどこまで標準で使えるのかはできることで確かめられますし、無料の組み合わせと比べたときの費用は料金を見ながら1件あたりに直して考えてください。自分の業種でどの記録が効くのかは業種ごとの使い方が参考になり、画面の使い勝手はデモを見るで触ると早く分かります。いま使っている無料の仕組みと条件を並べたいときは他社との比較を、移行のときの細かい扱いはよくある質問を確かめてください。

料金やプランの条件は変わります。この記事に書いた金額と通数は、2026年9月時点で各社の公開ページに掲載されていたものです。契約の直前には必ず最新のページで確かめてください。

Q1. 完全に無料でサロンの顧客管理はできますか？

記録するだけなら表計算ソフトで無料でできます。ただし、そろそろ来る頃の人を見つける作業と、その人に連絡する手段は自分で用意することになります。公式アカウントの無料プランは月200通までで、友だちが100人いれば一斉配信は月2回で使い切ります。

Q2. 顧客が何人になったら有料に移るべきですか？

人数そのものより、3つの合図で判断してください。そろそろ来る頃の人を探すのに毎回15分かかる、送り分けが面倒で全員に同じ案内を送っている、入力が滞って空白が増えている。どれかが出たら移る時期です。目安として、顧客が100人を超えると手作業では追いきれなくなります。

Q3. 掲載サイトに付いている無料の管理ツールだけで足りますか？

掲載を続ける前提なら、予約から顧客の記録、配信、会計まで揃っているので有力です。注意点は、掲載をやめると使えなくなることです。予約データや顧客情報を書き出す機能があるので、月に一度は自分の控えを保存しておいてください。

Q4. 無料の道具でも個人情報の管理は必要ですか？

必要です。道具の値段と、預かっている情報の重さは連動しません。共有の設定を誰でも見られる形にしない、案内を送るときの宛先の入れ方を送信前に確認する、端末に画面ロックをかける。この3つは無料の道具でも今日から実行できます。