スクール 予約システム 無料｜教室の受付を0円で作る

スクール 予約システム 無料で探している人の多くは、教室を始めたばかりか、これまでメールと電話でさばいてきた申込が限界に近づいた段階にいます。月謝の管理まで含めた大きな仕組みは要らないけれど、体験レッスンの申込と、回ごとの定員だけは自動で管理したい。この記事では、無料でどこまでできるのか、どの上限にぶつかると有料の判断が必要になるのかを、公式ページで確認できる範囲で整理します。

教室の予約は、サロンの予約と構造が違う

まず前提を合わせます。同じ予約でも、教室の予約には固有の事情があります。

サロンの予約は、1人のお客さまが1つの枠を取る形です。担当が決まっていて、時間が重ならなければ成立します。教室の予約は、1つの枠に複数人が入ります。定員があり、残席の表示が必要で、キャンセルが出たら次の人が入れる状態にしなければなりません。

さらに、継続の要素が入ります。単発の体験レッスンと、毎週同じ曜日に来る継続の生徒では、予約の扱いがまったく違います。継続の生徒に毎回予約させるのか、こちらで枠を押さえておくのか。ここを決めていないと、道具を選んでも設定が始まりません。

そして、振替があります。休んだ回を別の日に振り替える運用は、教室の多くが持っています。振替のルールを予約の仕組みで表現できるかどうかは、無料の範囲では扱いきれないことが多い部分です。

したがって、教室の予約を無料で組むときは、全部を1つの道具でやろうとしないことが成功の鍵になります。体験レッスンの申込だけを自動化する。定員のある単発の講座だけを自動化する。この割り切りができると、無料の枠で充分に回ります。

無料でできる範囲は、4つの型に分けて考える

教室で発生する予約は、次の4つに分かれます。それぞれ、無料で扱える難易度が違います。

1つ目が、体験レッスンの申込です。単発で、定員が少なく、初めての人が使います。ここは無料の道具で最も扱いやすい部分です。効果も大きく、申込のハードルが下がると問い合わせの数が変わります。

2つ目が、定員のある単発の講座です。ワークショップ、セミナー、短期の講習。残席の表示と締切の管理ができれば足ります。これも無料で組める範囲です。

3つ目が、継続レッスンの出欠管理です。毎週同じ曜日に来る生徒の出欠を取る形になります。予約の道具というより、出欠の記録の道具が必要です。無料の枠では手薄になりやすい部分です。

4つ目が、月謝や回数券の管理です。ここは決済が絡むため、無料の範囲を超えることが多いです。回数券の残数を管理する機能は、有料の段に置かれているのが一般的です。

無料で始めるなら、1つ目と2つ目に絞ってください。3つ目と4つ目は、表計算ソフトや紙で当面回して、規模が大きくなってから道具を検討するのが現実的です。全部を一度に自動化しようとして、設定が終わらないまま放置される例をよく聞きます。

無料プランの上限は、件数とページ数で切られている

具体的な上限を見ます。ある予約システムのフリープランは、初期費用が無料で月額0円、月間予約件数が50件、予約ページ公開数が2という設計です。有料の段は年間契約で税込9,790円から始まり、月間200件まで受けられます。スタッフを3人まで管理できる段が税込19,690円、月間2,000件の段が税込28,600円と続きます。同じページには、上限を超えたときの扱いについてこう書かれています。

各有料プランの月間予約件数を超える場合、50件ごとに1,078円（税込）の予約手数料で予約受付可能数を追加できます。 出典: stores.fun

ここで大事なのが、教室の場合の「件数」の数え方です。定員10人の講座を月5回開くと、予約は50件です。1回の講座ではなく、参加する人の数だけ件数が積み上がります。サロンの感覚で見積もると、あっという間に上限に届きます。

一方、体験レッスンの申込だけに絞れば話は変わります。月に体験が15人来る教室なら、月15件です。無料の枠で何年も回ります。継続の生徒は予約させず、体験の申込だけを自動化する。この設計が、無料で運用を続ける最大のコツです。

予約ページ公開数の上限も、教室では効いてきます。コースごとにページを分けたくなりますが、無料の枠が2枚なら、1枚を体験用、もう1枚を単発講座用に使うのが現実的です。コースの違いは、1枚のページの中でメニューとして分ければ足ります。

連絡の自動化を、無料の範囲でどこまでやるか

申込が入ったあとの連絡も、無料の範囲で組めます。

まず、申込の完了メールです。これはどの道具でも無料の範囲に入っています。ここに、教室の場所、持ち物、駐車場の有無、キャンセルの連絡先を全部書いておくと、問い合わせの電話が減ります。よく聞くのは、この1通を丁寧にしただけで、前日の問い合わせが半分になったという話です。

次に、前日のリマインドです。教室では、体験レッスンの無断キャンセル率が高くなりがちです。申込から実施まで日が空くほど忘れられます。リマインドの自動送信が無料の段にあるかどうかは、道具ごとに違います。無い場合は手で送ることになりますが、体験が月15人なら15分で終わります。件数が少ないうちは、手で送っても負担になりません。

メッセージアプリを使う手もあります。公式アカウントの無料の段は月200通までですが、公式の料金ページには、チャットの送受信、応答メッセージ、あいさつメッセージは通数にカウントされないと書かれています。一斉配信をせず、個別のやり取りだけなら無料の枠で回せます。次の段は月額5,000円（税別）で5,000通、その上が月額15,000円（税別）で30,000通という料金です。生徒が100人いる教室で月2回の一斉配信をすると200通なので、無料の枠はすぐ埋まります。配信を前提にするなら、有料の段を計算に入れてください。

案内を送るときは、法律の側も確認が必要です。総務省のページには、こう書かれています。

広告・宣伝メールを送信する場合、当該メールは原則、特定電子メール法の規制対象となります。 出典: soumu.go.jp

同じページには、SMSも同法に規定する電子メールの通信方式の1つとされている旨の注記があります。申込の確認や当日の連絡と、新しい講座の案内は性質が違います。同意の取り方と配信停止の導線を先に決めておいてください。個別の判断が必要なら、所管の窓口や専門家に確認するのが安全です。

体験レッスンの申込ページで、決めておく5つ

無料で組むときも、決めることは同じです。設定を始める前に、次の5つを紙に書いてください。

1つ目が、体験の枠をいつ開けるかです。全部の時間を開けると、生徒がいない時間に体験が入り、講師が2人必要になります。体験を受ける曜日と時間を絞ったほうが運用は楽です。

2つ目が、定員です。体験は1人ずつ見るのか、3人まで同時に見るのか。定員の設定ができる道具かどうかは、ここで決まります。

3つ目が、申込のときに聞く項目です。名前と連絡先だけにするか、年齢や経験の有無まで聞くか。項目が多いほど離脱します。体験の質を上げるために必要な項目だけに絞ってください。子ども向けの教室なら、保護者の連絡先が必須になります。

4つ目が、締切です。前日まで受けるのか、3日前で締めるのか。準備が必要な教室では、直前の申込を受けると当日が回りません。

5つ目が、キャンセルの扱いです。体験が無料なら金銭の問題は起きませんが、連絡なしで来ないケースへの対応は決めておきます。何日前まで連絡が欲しいのかを、申込の画面と完了メールの両方に書いておいてください。

この5つが決まっていれば、設定そのものは30分ほどで終わります。逆に、決めずに設定を始めると、途中で止まって放置されます。

決めるときの目安も書いておきます。体験の枠は、通常のレッスンが行われている時間の中に置くと、教室の雰囲気がそのまま伝わります。空いている時間に単独で行うと、講師の人件費が余分にかかり、生徒のいない教室を見せることになります。見学を兼ねた体験なら、既存のクラスに混ぜるほうが入会につながります。

締切については、準備の内容から逆算してください。教材を用意する教室なら3日前、道具を貸すだけなら前日でも回ります。締切を短くするほど申込は増えますが、当日の負担も増えます。両方を見て決めてください。

申込が入らないときに、先に見る場所

申込ページを作ったのに件数が伸びない場合、原因はページの外にあることが多いです。順に確認します。

まず、ページに人が来ているかどうかです。1日5人しか開いていないページで申込が月2件なら、率としては悪くありません。増やすべきなのは告知の側です。

次に、開いた人がどこで止まっているかです。日程の一覧を見て閉じているなら、候補が少ないか、時間が合っていません。入力の途中で閉じているなら、項目が多すぎます。項目を3つ減らすだけで通過する人が増えることはよくあります。

そして、料金と場所の書き方です。教室の予約で最も多い離脱の理由は、料金が分からないことです。体験が無料なのか、いくらかかるのか。駐車場があるのか。この2つが書かれていないページは、問い合わせに戻ってしまいます。

最後に、申込のボタンの位置です。説明を長く読ませてから最後に置くと、途中で離れた人には届きません。ページの上のほうにも1つ置いておくと、決めている人がすぐ進めます。

定員のある講座では、残席の見せ方が申込数を変える

単発の講座やワークショップでは、残席の表示が申込の速度に直結します。

満席に近い講座は、残りが見えることで申込が進みます。逆に、始まったばかりの講座で残席10と出ていると、人気が無いように見えてしまいます。道具によっては残席の表示を消せるので、講座の性質で使い分けてください。

キャンセル待ちの扱いも決めておきます。無料の枠でキャンセル待ちの機能まで持っている道具は多くありません。無い場合は、満席になったあとの問い合わせをメッセージで受けて、空きが出たら順に連絡する運用になります。3人までなら手で回せますが、それ以上になるなら機能のある道具を検討する時期です。

複数の回を同時に募集するときは、ページの作り方に注意が要ります。1枚のページに10回分の日程を並べると、選ぶのに疲れます。今月と来月だけを出して、それ以降は締め切ってから開ける運用のほうが、申込は進みます。

そして、講座ごとに料金が違う場合の扱いです。事前決済を使うかどうかで話が変わります。無料の道具でも、現地での支払いを前提にした予約は受けられます。事前決済を通すなら、手数料の確認が必要です。ある予約システムの公式ページには、事前クレジットカード決済の手数料が無料プランで5.2%から、上位の決済プランに加入した場合3.3%からと書かれています。受講料5,000円の講座なら、1.9%の差は95円です。件数が少ないうちは差になりません。

日程の見せ方も、教室の性質で変わります。毎月同じ内容を繰り返す講座なら、直近の3回分だけを出しておき、埋まったら次を開ける形が扱いやすいです。内容が毎回違う連続講座なら、全6回の日程を先に見せて、通しで申し込んでもらう形になります。前者は無料の枠でも回りますが、後者は回数券や一括の受付が必要になり、有料の機能に触れることが多くなります。

参加者への事前の連絡も、講座の種類で変わります。持ち物がある講座は、3日前に1通送るだけで当日の混乱が減ります。忘れ物のせいで内容が進まないという事態は、参加者の満足度を直接下げます。無料の道具でリマインドが送れないなら、その分だけ手で送る前提で運用を組んでください。

継続の生徒は、予約させないほうがうまくいく

毎週同じ曜日に通う生徒に、毎回予約を取らせる設計は、教室の運用を重くします。

理由は3つあります。予約を忘れた生徒が来られなくなる。件数が積み上がって無料の枠を超える。そして、予約が入っていない週があると、辞めたのかどうか分からなくなる。

継続の生徒については、こちらで枠を押さえておき、休むときだけ連絡してもらう形が扱いやすいです。連絡はメッセージで受ければ足ります。出欠の記録は、表計算ソフトか紙の名簿で充分です。生徒が30人を超えたあたりから記録が煩雑になるので、そこが道具を検討する目安になります。

振替については、ルールを先に文章にしてください。何週間以内なら振り替えられるのか、振替先の枠に空きがあるかをどう確認するのか、月をまたげるのか。この3つが決まっていないと、道具を入れても運用できません。ルールが決まっていれば、道具が無くても回ります。逆に、ルールが曖昧なまま道具を入れると、例外の対応が増えるだけです。

無料の範囲で運用する教室では、次のような分担が現実的です。

・体験レッスンの申込と単発講座は、予約の道具で自動化する ・継続レッスンの出欠は、講師が名簿に記録する ・振替の相談は、メッセージで個別に受ける ・月謝の管理は、口座振替や振込で、通帳と名簿で照合する

規模が大きくなったときに、この分担のどこから道具に置き換えるかを決めていけば、無理のない移行ができます。置き換える順番としては、記録の手間が最も大きいところから手を付けるのが定石です。多くの教室では、月謝の照合よりも先に、出欠と振替の記録が限界に来ます。生徒が50人を超えると、名簿を紙で回すのは難しくなります。業種ごとの組み方は業種ごとの使い方に例がまとまっています。

電話とメールで受けていた教室が、最初に楽になる場所

いまメールと電話で受けている教室が申込ページを作ると、最初に効くのは受付の時間帯です。

問い合わせが集中するのは、平日の夜と週末です。講師が授業をしている時間と、そのまま重なります。折り返しの電話をかけ直す、メールの返信を夜にまとめて書く。この往復に、1件あたり10分前後かかっています。月に20件の問い合わせがあれば、それだけで月3時間を超えます。

申込ページがあると、この往復が消えます。空いている日時が見えていれば、相手が自分で選んで終わります。教室側の作業は、入った申込を確認するだけです。

もう1つ効くのが、聞き漏らしの防止です。電話で受けると、年齢や経験の有無を聞き忘れることがあります。当日になって想定と違う準備が必要だと分かる、という事故はよく聞きます。申込の項目に入れておけば、必ず埋まった状態で届きます。

そして、記録が残ります。メールと電話で受けていると、問い合わせの数を正確に数えられません。申込ページを通すと、月に何件の申込があり、そのうち何人が体験に来て、何人が入会したかが分かります。この数字が取れると、告知の出し方を判断できるようになります。無料の道具でも、ここまでは充分に得られます。

保護者が申し込む教室では、連絡先を2つ持つ

子ども向けの教室では、申し込む人と通う人が違います。ここを設計に反映していないと、当日の連絡が届きません。

申込の項目には、生徒の名前と、保護者の名前を別に用意してください。連絡先も、保護者の電話番号とメールアドレスを主にします。生徒本人のメールアドレスを主にすると、緊急の連絡が届きません。

学年や年齢は必ず聞いてください。同じ講座でも、小学校低学年と高学年では準備が変わります。文字で入力させるより、選択肢から選ばせるほうが表記のゆれが出ません。

送迎の有無も、教室によっては重要です。駐車場が2台しかない教室で、同じ時間に5組が車で来ると、路上に停めることになります。申込のときに車での来場かどうかを聞いておくと、事前に案内が出せます。

そして、当日の欠席連絡の方法を、完了メールに必ず書いてください。電話番号だけでなく、メッセージでも受けられるようにしておくと、朝の忙しい時間帯に届きます。教室側も、授業中に電話を取らずに済みます。

無料の道具でも、入力項目を自由に増やせるものは多いです。設定する前に、いま電話で聞いている内容を全部書き出してから、項目に落としてください。

告知と申込を、別々の場所に置かない

教室の集客でよくあるのが、告知はSNS、詳細はブログ、申込はメール、という分散です。読む側から見ると、3回移動することになります。

移動のたびに人は減ります。SNSの投稿を見た人が、リンクをたどってブログを開き、そこからメールアプリを立ち上げて文面を書く。この間に、他の通知が来れば戻ってきません。

申込ページを1枚作って、そこに全部を集めるほうが効きます。日程、料金、場所、持ち物、キャンセルの規定、そして申込のボタン。この6つが1枚に収まっていれば、SNSからの導線は1回で済みます。

告知の側では、その1枚のリンクだけを載せてください。プロフィール欄、投稿の末尾、案内のチラシ。どこから来ても同じ場所に着く状態を作ります。

紙のチラシを配っている教室なら、リンクを短くしておくか、二次元コードを載せてください。長いリンクを手で入力する人はほとんどいません。地域の掲示板や学校経由で配るチラシからの申込は、この一手間で数が変わります。

無料の道具を選ぶときは、この1枚のページに何を載せられるかを確認してください。説明文を自由に書けるか、画像を入れられるか、料金や持ち物を並べられるか。ここが固定の項目しか使えないと、結局ブログを別に用意することになります。

無料から有料に移る境目は、3つの数字で判断する

いつ有料を検討すべきかを、数字で決めておくと迷いません。

1つ目が、月間の予約件数です。無料の枠が50件なら、月40件を超えた月が2回続いた時点で準備を始めてください。上限に達してから動くと、申込を受けられない期間ができます。

2つ目が、講師の数です。講師ごとに枠を持たせる必要が出たら、無料の枠では足りなくなることが多いです。2人目の講師が入る前に確認してください。

3つ目が、事前決済の必要性です。無断キャンセルが増えたときや、単価の高い講座を扱うときに、事前決済の必要が出ます。決済を通すなら手数料の条件を確認する必要があり、そこで段の判断が入ります。

有料に上げるかどうかを決めるときは、月額と、いま手でやっている作業の時間を並べてください。前日のリマインドを手で送るのに月2時間、出欠の記録に月3時間かかっているなら、月額9,790円は時給2,000円で計算すると釣り合います。この計算をせずに「まだ無料でいい」と決めていると、見えない時間を払い続けることになります。段ごとの違いは料金のようなページで確認できます。

体験から入会までの間に、連絡が1回入るかどうか

無料の範囲で最も効果が出るのに、多くの教室がやっていないことがあります。体験の翌日に連絡を1回入れることです。

体験に来た人は、その場では即決しません。持ち帰って、家族と相談して、他の教室と比べます。この数日の間に、教室からの連絡が1通も無いと、忘れられます。逆に、翌日に短い連絡が届くと、比べる相手が減ります。

内容は長くなくて構いません。来てくれた御礼、当日の様子で気づいたこと、次に空いている枠、そして質問があれば返せることの4行で足ります。定型の文面を1つ作っておけば、名前と1行だけを差し替えて送れます。1件2分です。

体験が月15人なら月30分です。この30分で入会が2人増えれば、月謝8,000円の教室なら月16,000円の差になります。有料の道具に上げるかどうかを考える前に、まずここを埋めるほうが効きます。

自動で送れる道具なら、この連絡を仕組みに載せられます。手で送る場合でも、体験の翌日という時機さえ守れば結果は同じです。大事なのは、送るかどうかではなく、送る時機が決まっているかどうかです。

無料の道具を選ぶときに、実際に確かめる4項目

最後に、無料で始める前に確かめておくべきことを整理します。ここを飛ばすと、あとで移し替える手間が発生します。

1つ目が、データを取り出せるかどうかです。申込の一覧を書き出せるか、生徒の連絡先を持ち出せるか。無料の段では書き出しができない道具もあります。将来的に別の道具へ移る可能性があるなら、最初に確認しておいてください。

2つ目が、上限に達したときにどうなるかです。予約を受け付けなくなるのか、有料の案内が出るだけなのか。前者なら、上限に近づいた時点で必ず動く必要があります。

3つ目が、予約ページの見た目です。教室の予約は、保護者が申し込むことも多く、スマートフォンでの見やすさが効きます。実際に自分のスマートフォンで最後まで申し込んでみてください。文字の大きさ、入力項目の数、確認メールの届き方。この確認に10分かければ、公開後の問い合わせが減ります。

4つ目が、案内の文面を変えられるかどうかです。完了メールの本文に、持ち物や場所の説明を入れられるか。ここが固定の文面しか使えない道具だと、結局あとから個別に連絡することになります。

加えて、教室の名前や案内文をどこまで自由に書けるかも見ておいてください。無料の段では、提供元の名前が予約ページに大きく出る作りになっていることがあります。保護者が申し込む教室では、どこの申込ページなのかが分かりにくいと不安を与えます。教室名が上部に出るか、案内文に自分の言葉を書けるかを、公開の前に確かめてください。

これらは、機能一覧の表には出てこない部分です。無料の段があるなら、実際に自分の教室の情報を入れて、申込まで通してみるのが最も速い確認になります。何ができる道具なのかを先に把握しておきたい場合はできることを、細かい条件はよくある質問を見ておくと、試す前に外れを引かずに済みます。実際の画面の動きを見てから決めたいならデモを見るのような導線が用意されていることもあります。他社との違いをどう説明しているかは他社との比較のようなページに最も分かりやすく出るので、2社か3社を同じ観点で読み比べてください。

無料で始めることの本当の意味は、費用を抑えることではありません。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形を、小さく試せることです。体験の申込を自動化して、来た人が次の回に進む流れができるかを確かめる。それが確認できてから、規模に合わせて段を上げていく。この順番なら、使わない機能に月額を払う失敗が起きません。

Q1. 教室の予約を無料のまま運用し続けられますか？

体験レッスンの申込と単発講座だけに絞れば、無料の枠で長く運用できます。ある予約システムのフリープランは月額0円で月間予約件数50件、予約ページ公開数2という上限です。継続の生徒に毎回予約させると件数が積み上がるため、継続分はこちらで枠を押さえる設計にしてください。

Q2. 定員のある講座の残席管理は無料でできますか？

定員と残席の表示は、無料の段でも扱える道具が多いです。ただしキャンセル待ちの受け付けは有料の段に置かれていることが多く、無い場合は満席後の問い合わせをメッセージで受けて順に連絡する運用になります。待ちが3人を超えるようなら機能のある道具を検討してください。

Q3. 月謝や回数券の管理まで無料でできますか？

決済が絡む部分は無料の範囲を超えることが多いです。回数券の残数管理は有料の段に置かれているのが一般的で、事前クレジットカード決済の手数料も無料プランでは高く設定されています。ある予約システムでは無料プランで5.2%から、上位の決済プランで3.3%からと公開されています。

Q4. 無料から有料に切り替える目安はありますか？

3つあります。月間の予約件数が無料の上限の8割に達した月が2回続いたとき、講師が2人目に増えるとき、事前決済が必要になったときです。判断するときは月額だけでなく、リマインドの送信や出欠の記録に手でかけている時間を並べて計算してください。