接骨院の回数券とチケットを管理する｜残数の数え方と、期限の決め方

接骨院で回数券を出すかどうかを考えるとき、他の業態の話をそのまま持ってくると必ずどこかで詰まります。理由は1つで、接骨院には保険を使う施術と自費の施術が同じ院の中に並んでいるからです。券が使えるのは片方だけで、もう片方には使えません。この線を引かないまま券を刷ると、受付が毎回迷い、患者からも「保険のぶんにも使えるのか」と聞かれ続けることになります。ここでは、券を出す範囲を決めるところから、期限の決め方、残数の数え方、そして券が止まった人の見つけ方までを順に置いていきます。

券を出せるのは自費のメニューだけ、という前提から始める

接骨院の会計は、多くの院で2本立てになっています。骨折、脱臼、打撲、捻挫といった急性の負傷に対する施術は療養費の対象になり、患者は窓口で一部負担金だけを払います。一方、骨盤の矯正、姿勢の矯正、電気を使った筋刺激、鍼、もみほぐし、テーピングやインソールの提供といったメニューは自費です。

回数券を出せるのは、後者だけです。療養費の施術は、施術を受けたその都度に費用が発生し、患者が一部負担金をその場で支払う形になっています。ここに「先に10回分をまとめて払ってもらう」という仕組みを重ねると、支払いの性格が変わってしまいます。取り扱いの細かいところは保険者や地方厚生局の指導によって差が出るため、券を作る前に一度確認しておくのが確実です。判断に迷ったまま走り出すと、後から券をすべて回収し直すことになります。

現場で起きるのは、この線引きが受付に共有されていないことによる混乱です。患者が券を出したときに、その日の施術が保険なのか自費なのかを受付が瞬時に判断できないと、券を切ってよいかどうかで手が止まります。同じ患者が同じ日に両方を受けることもあるので、なおさらです。券の券面に「自費メニュー専用」と印字しておくのは、患者向けの説明であると同時に、受付の判断を助ける仕組みでもあります。

もう1つ、交通事故で通う患者と労災で通う患者には、原則として券を売りません。費用を負担しているのが本人ではないからです。自賠責の扱いで通っている人に自費の券を勧めると、話がこじれます。ここも券を出す前に線を引いておく場所です。

何のために券を売るのかを、先に1つ決める

回数券には目的が2つあります。1つは、まとまったお金を先に受け取ること。もう1つは、通院を最後まで続けてもらうことです。この2つは似ているようで、券の設計がまったく変わります。

資金を先に受け取ることを目的にすると、券は大きくなります。20回や30回の券を割安な単価で出し、その場の入金を厚くする形です。ただし、この形は後で必ず重くなります。券を持っている人が来院するたび、院は現金を受け取らずに施術を提供することになります。売った月の入金は増えますが、翌月からの入金は薄くなります。

通院の継続を目的にすると、券は施術計画の長さに合わせた大きさになります。骨盤の矯正で3か月の計画を組むなら、週1回で12回。この形なら、券の残数がそのまま計画の残りになります。患者にとっても「あと何回で一区切り」が見えます。

接骨院で無理が出やすいのは前者です。急性の負傷で来た人は、症状が落ち着けば通院をやめます。それが正しい経過です。そこに30回の券を売っていると、使い切れない券が残り、返金の相談になります。券の大きさは、施術の計画から逆算して決めるのが安全です。

何回の券にするかは、メニューごとに変える

券の回数を院の中で1つに揃えたくなりますが、メニューによって通う間隔が違うので、揃えると使い勝手が落ちます。

・骨盤や姿勢の矯正のように、体の使い方を変えていくメニューは、週1回から2回を2か月から3か月続ける形になりやすく、10回前後が収まりのよい単位です ・電気を使った筋刺激のように、回数を重ねること自体に意味があるメニューは、週2回から3回で20回や30回の券が合います ・鍼や、部分的なもみほぐしのように、症状が出たときに受けるメニューは、そもそも券に向きません

回数を決めるときに一緒に決めておくのが、1枚の券で複数のメニューを使えるようにするかどうかです。使えるようにすると患者は喜びますが、メニューごとに単価が違うので、1回で何回分が減るのかという換算が必要になります。この換算が入った瞬間に、残数の計算は受付の暗算では追えなくなります。券をメニューごとに分けるほうが、後の管理は圧倒的に楽です。

有効期限は、法律の線が1本入っている場所から考える

期限を何か月にするかは、患者への説明のしやすさだけで決めがちですが、前払いで受け取ったお金には法律の枠がかかります。回数券のように、先に代金を受け取って後から役務を提供する仕組みは、資金決済に関する法律でいう前払式支払手段に当たり得ます。

同法の適用除外を定めた条文には「発行の日から政令で定める一定の期間内に限り使用できる前払式支払手段」が挙げられていて、その期間は施行令で6か月と定められています。つまり、発行から6か月以内で使い切る券は、この章の規定の外に置かれます。

期限を長く取る場合は、未使用の残高が積み上がったときの扱いが視野に入ってきます。

前払式支払手段発行者は、基準日未使用残高が政令で定める額（以下この章において「基準額」という。）を超えるときは、当該基準日未使用残高の二分の一の額（以下この章において「要供託額」という。）以上の額に相当する額の発行保証金を、内閣府令で定めるところにより、主たる営業所又は事務所の最寄りの供託所に供託しなければならない。 出典: e-Gov法令検索（資金決済に関する法律）

この基準額は施行令で1,000万円と定められていて、基準日は毎年3月31日と9月30日です。1院で運営している接骨院が、未使用の券の残高だけで1,000万円を超えることは多くありません。ただし、分院を増やしている院や、大きな券を主力にしている院では、視野に入る数字です。

実務としては、3か月から6か月の期限にしておくと、法律の線の内側に収まり、通院の計画とも合い、患者にも説明しやすくなります。期限を付けない券は、何年も経ってから持ち込まれる可能性を院がずっと抱え続けることになります。

期限が切れた券を、どう扱うと決めておくか

期限を決めたら、切れたときの扱いを同時に決めます。ここを決めずに券を売ると、切れた券を持ってきた患者と受付の間で、毎回その場の判断が必要になります。

取り得る扱いは3つです。1つ目は、期限を過ぎたら無効にする。2つ目は、期限内に申し出があれば1回だけ延長する。3つ目は、残った回数を金額に戻して他のメニューに振り替える。どれを選んでもよいのですが、選んだものを券面と申込書の両方に書いておくことが大事です。

接骨院で期限切れが起きやすいのは、症状が落ち着いて通院が止まったときと、季節の変わり目で忙しくなったときです。とくに前者は、券を売った側の説明が「体の状態を整えるために続けましょう」だったのに、患者側は「痛みが取れたから終わり」と考えている、というずれから生まれます。券を売るときに「何のために何回続けるのか」を紙に書いて渡しておくと、このずれは減ります。

期限が近づいた人に案内を出すかどうかも決めておきます。残り2回で期限まで3週間という人に一声かけるだけで、使い切りの率は変わります。案内を出すには、券の残数と期限が患者ごとに引ける状態になっている必要があります。紙の券に判子を押すだけの運用では、この案内は出せません。

前払いで受け取ったお金は、まだ売上ではない

券を売った日に入る現金は、院の口座に入りますが、その時点では施術を提供する義務を負っただけです。会計の言葉では前受金であり、負債の側に立ちます。

これを売上として見てしまうと、月の数字が実態より良く見えます。券が売れた月は入金が厚く、その券が使われる翌月以降は、来院はあるのに入金がない状態になります。券の販売額が大きい院ほど、この歪みは大きくなります。月次で数字を見るときは、券の販売額と、券の消し込みによる役務の提供額を分けて並べてください。

もう1つ、廃業や承継のときにこの負債が表に出ます。院を閉じるとき、未使用の券は院が返金するか、引き継ぐ院が引き受けるかのどちらかになります。券の未使用残高が把握できていないと、この話ができません。少なくとも、患者ごとの残数の合計額を月に1回は出しておくことをおすすめします。月初のレセプトの作業をする日に、券の棚卸しも一緒にやってしまうと定着します。

税務の扱いについては、券がどの類型に当たるかで課税の時期が変わり得ます。院の実情に合わせた判断が要るところなので、顧問の税理士か所轄の税務署に確認してください。院ごとに券の設計が違うため、他院の扱いをそのまま持ってくるのは危険です。

残数は、券面の判子ではなく履歴から数える

残数の数え方には3つの型があります。券面に判子を押す型、受付の台帳に書く型、予約と会計の履歴から出す型です。

判子の型は、患者が券を持ってこないと成立しません。接骨院は来院の頻度が高く、財布に入れっぱなしにされた券が洗濯機で溶ける、といったことが本当に起きます。券を忘れた人には後日まとめて押す運用になり、その「後日」が積み重なると、券面の判子の数と実際に受けた回数がずれます。

台帳の型は、書き忘れが起きます。1日に30人から50人が出入りする接骨院の受付で、券の患者だけを拾って台帳に書くのは、意外に落ちます。とくに混む時間帯に落ちます。

履歴から出す型は、券を切る操作が会計の操作と同じ場所で起きるので、書き忘れが起きにくくなります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形の道具なら、予約、来院、会計、券の消し込みが1本の線でつながります。どこまで記録として残せるかは道具によって幅があるので、できることで扱える範囲を確かめてから決めてください。

残数が合わなくなるのは、決まった場面

ずれが出る場面はいくつかに絞られます。ここを潰しておけば、残数の食い違いはほとんど起きません。

・券を忘れた患者に施術をして、後で消し込むつもりが忘れた ・施術の途中でメニューを変えた（矯正のつもりが電気だけになった）のに、券は矯正で切ってしまった ・キャンセルの扱いを決めていないまま、来なかった日に券を1回消してしまった ・家族が代わりに使い、どちらの券から引いたか分からなくなった ・売った直後に返金したが、券の記録だけが残った

とくに2つ目と3つ目は、接骨院で頻繁に起きます。その日の体の状態で施術内容が変わるのは接骨院では普通のことなので、「予約したメニュー」と「実際にやったメニュー」の差をどこで吸収するかを決めておいてください。券を切るのは施術が終わった後、という順番に固定するだけでも、ずれは大きく減ります。

キャンセルの扱いは、券を売る時点で書面に入れておきます。無断で来なかった日に券を1回分消すかどうかは、院の方針として決めてよい範囲ですが、後から決めると患者は納得しません。

券の価格を、割引率だけで決めない

券の価格を決めるとき、いきなり「10回分で1回分ぶんお得」といった割引の形から入る院が多くあります。この決め方には落とし穴があります。割引の幅が大きいほど券は売れますが、券を使っている期間の院の実入りは薄くなり、しかもその期間は施術の枠を確実に埋めることになります。枠が埋まっているのに入金がない状態を、何か月続けられるかという計算が先に要ります。

計算の順番は次の通りです。まず、その自費メニュー1回にかかる時間を出します。骨盤の矯正なら20分、電気を使う施術なら準備を含めて30分といった具合です。次に、その時間で院が確保したい金額を決めます。そのうえで、券で先に受け取ることの価値をどれだけ価格に反映するかを考えます。割引の幅は結果として出てくる数字であって、最初に決める数字ではありません。

もう1つ、券の価格を下げるより、券に付ける中身を増やすほうが効くことがあります。券の購入者だけが使える時間帯を作る、券の患者は次回の予約を先に押さえられるようにする、といった形です。価格を下げると戻せませんが、付ける中身は後から調整できます。

割引を大きくした券を主力にしている院ほど、券が切れた後の離脱が大きくなる傾向があります。券で慣れた単価より高い都度払いに戻る瞬間に、患者は続けるかどうかを考え直すからです。券が終わった後にどの価格で通ってもらうのかを、券を作る段階で一緒に決めておいてください。

券を売る場面を、施術の後に固定する

券をいつ勧めるかで、成約の率も、後のトラブルの数も変わります。

接骨院で避けたいのは、初回の受付の時点で券を勧めることです。まだ体を診てもいない段階で前払いを求める形になり、患者の側には売り込みとして残ります。急性の負傷で駆け込んできた人であればなおさらで、痛みで判断力が落ちているときにまとまった金額の話をするのは、後で「押し切られた」という受け止め方につながります。

券の話をするなら、施術が終わって、体の状態を説明した後です。その日の所見と、これから何をどれくらい続ける必要があるかを話した流れの中で、その回数に合う券を出す。この順番なら、券は施術計画の一部として受け取られます。

券を渡すときに一緒に渡すものも決めておいてください。券そのものに加えて、有効期限、対象になるメニュー、キャンセル時の扱い、途中でやめるときの計算方法を1枚の紙にまとめたものです。口頭の説明だけだと、受付の担当者によって説明の中身が変わります。渡した紙の控えに患者の署名をもらっておくと、後の話が早く終わります。

分院がある院と、承継する院で決めておくこと

分院を持っている、あるいはこれから増やす予定があるなら、券がどこまで通用するかを最初に決めてください。後から「全店で使える」に変えるのは簡単ですが、「この院だけ」に狭めるのは事実上できません。

全店で使える形にすると、患者にとっての利便性は上がりますが、院ごとの数字は複雑になります。A院で売った券がB院で消化されると、A院の売上とB院の稼働が食い違います。院ごとに損益を見ているなら、券が使われた側に振り替える処理が要ります。この振り替えが手作業だと、月末の作業が必ず滞ります。

承継の場面でも同じ話が出ます。院を譲るとき、未使用の券は引き継ぐ側にとって負債です。何枚が、いくら分残っているのかを提示できないと、そこで話が止まります。患者ごとの残数を月に1回集計しておく習慣は、こういう場面でそのまま効いてきます。

券が止まった人を、何日で見つけるか

券を売った後にいちばん取りこぼすのは、途中で来なくなった人です。券が残っているということは、その人はまだ院にお金を預けている状態です。声をかける理由としては、これ以上ないほど自然です。

見つけ方は単純で、「残数が1回以上あり、最後の来院から21日以上空いている人」を月に1回出すだけです。接骨院の通院間隔は週1回から2回が多いので、3週間空いていれば何かがあったと考えて差し支えありません。

声のかけ方は、券の消化を促す形にしないでください。「残りが4回あります」だけの連絡は、催促に見えます。前回の施術の内容と、次に何をする予定だったかを添えると、通院の話として受け取られます。この文面を毎回考えるのは負担なので、ひな形を用意しておいて、患者ごとに1行だけ変える形にすると続きます。

来なくなった人を拾う仕組みをどこまで自動でやるかは、院の規模によります。受付に人がいる院なら手作業でも回りますが、施術者が受付を兼ねている院では回りません。連絡を出す仕組みの中身は、業態ごとの事情がまとめられた業種ごとの使い方を見ると、自院に近い形が見つかります。

施術者が複数いる院で、券の売上をどう割るか

歩合や手当が施術者ごとに付いている院では、券の扱いで必ず揉めます。券を売ったのがAで、実際に施術をするのがBという場面が起きるからです。

割り方は3つあります。券を売った時点で売った人の成績にする、券が使われるたびに施術した人に分割する、売った人と使った人で分ける。どれが正しいというものではありませんが、決めておかないと、券が売れた月と使われた月で成績の見え方が変わり、不満が出ます。

分割する形を選ぶなら、券を1回消すたびにどの施術者が担当したかが記録に残っている必要があります。ここは紙の券では取れない情報です。誰がいつどのメニューで何回目を提供したか、という粒度で記録が残るかどうかは、道具を選ぶときの判断材料になります。

もう1つ、退職した施術者が売った券が残っている場合の扱いも決めておいてください。指名で通っていた患者が、担当がいなくなったことを理由に返金を求めてくることがあります。券が施術者に紐づくのか院に紐づくのかを、券面に書いておくのが確実です。

返金を求められたときに、何を根拠にするか

途中で症状が落ち着いた、引っ越すことになった、といった理由で残りの券の返金を求められる場面は必ず来ます。

まず、券の販売時に交わした書面を確認します。返金しないと書いてあれば必ずその通りになる、というものではありません。消費者との契約では、解約に伴って事業者が請求できる額に一定の枠がかかります。実際にどこまで請求できるかは、券の内容や解約の時期によって変わるため、争いになりそうなら弁護士や消費生活の窓口に相談してください。

現場の運用としては、返金の計算方法をあらかじめ1つに決めておくのが最も揉めません。よく使われるのは、使った回数を通常価格で計算し直して、預かった金額との差額を返す形です。10回券を5万円で売り、通常価格が1回6,000円、4回使っているなら、2万4,000円を差し引いて2万6,000円を返す、という計算です。この式を券の裏に印刷しておくと、説明が1分で終わります。

保険の施術は続けたいが自費の券だけやめたい、という申し出も接骨院では出ます。券をやめたことで通院そのものが止まらないよう、施術の継続と券の解約は別の話として扱ってください。

券と次回の予約を、必ずひと組にする

券を売っただけで通院が続くわけではありません。券の残数が減っていくのは、患者が実際に予約を取って来院したときだけです。ところが多くの院で、券の販売と予約の取得が別々の作業になっています。会計で券を売り、そのまま患者を見送る。次にいつ来るかは決まっていない。この状態だと、券は財布の中で眠ります。

券を売ったその場で、次の2回分か3回分の予約まで一緒に入れてしまうのが確実です。週1回の計画なら、翌週、翌々週、その次の週まで。先の予定が分からないと言われたら、仮に入れておいて後から動かせる形にしておきます。予約が入っていれば、前日の連絡も自動で出せますし、来なかったときにも気づけます。

券の残数と予約の予定を並べて見られると、判断が変わります。残り6回あるのに先の予約がゼロ、という人は、この先ほぼ確実に来なくなります。逆に残り2回で予約が2件入っている人には、次の券の話をする準備ができます。この2つを別々の帳面で持っていると、並べるという作業自体が発生しないので、誰もやりません。

券の管理を紙から移す判断をするなら、いちばんの理由はここに置くべきです。残数を正確に数えることそのものより、残数と予約を同じ画面で見られることのほうが、院の売上に直接効きます。

券を出さないという選択もある

ここまで書いてきて逆のことを言うようですが、券を出さない院にも合理性があります。

急性の負傷を主に扱っていて、自費のメニューが補助的な位置づけの院では、券を作る手間に対して回収できるものが小さくなります。券の管理、期限の案内、返金の対応、前受金の記帳。これらはすべて受付の仕事を増やします。自費の比率が売上の2割に満たないなら、券を作らず、都度払いのままにして、その代わりに次回の予約をその場で取る運用に力を入れるほうが効きます。

券の代わりに使える手もあります。次回の予約をその場で入れてもらう、通院の計画を紙に書いて渡す、間隔が空いたら連絡する。この3つは券を出さなくてもできて、通院の継続にはむしろ直接効きます。

券を出すかどうかを決める前に、いまの自費メニューが売上のどれくらいを占めていて、平均で何回続いているかを数えてみてください。数字が出ていない状態で券を作ると、回数も期限も勘で決めることになります。

仕組みの側で確かめておく場所

券を扱う道具を選ぶとき、見るべき場所は絞られます。

・患者ごとの残数が、券を持ってこなくても引けるか ・券をメニューごとに分けて持てるか。1枚で複数メニューを扱う場合の換算をどう扱うか ・消し込んだ操作が、いつ、誰の手で行われたかが履歴に残るか ・期限が近い人と、残数があるのに来ていない人を、一覧で出せるか ・券の未使用残高の合計を、月ごとに出せるか

この5つが揃っていれば、券の管理で困ることはほとんどなくなります。逆に、どれか1つでも欠けていると、その欠けた部分を紙かエクセルで埋めることになり、二重管理が始まります。二重管理は、始まった時点では小さな手間に見えますが、患者が100人を超えたあたりから急に重くなり、しかも数字が合わなくなったときにどちらが正しいのか分からなくなります。

導入の順番も決めておいてください。いきなり全患者の券をまとめて移すのではなく、これから売る券だけを新しい形で管理し、いま出回っている券は期限が来るまで従来の方法で扱う。6か月の期限を付けていれば、半年で自然に一本化されます。過去の券を全部入力し直す作業を避けられるので、受付の負担がまったく変わります。

費用の形も確認しておいてください。接骨院は1件あたりの単価が低く、来院の件数が多い業態です。件数で費用が動く形と、月額が固定の形では、月の負担が変わります。条件は料金に出ている範囲を自院の月の件数に当てはめて計算してみてください。他の道具と並べて見たいなら他社との比較に対応の範囲が並んでいます。設定の細かい疑問はよくある質問にまとまっているので、切り替える前に目を通しておくと戻り作業が減ります。実際の画面で自院の券の形を再現できるかを試すなら、デモを見るから確かめるのが早道です。

Q1. 接骨院の回数券は、保険の施術にも使えますか？

療養費の対象になる施術は、施術のつど費用が発生し、患者が窓口で一部負担金を支払う仕組みです。ここに前払いの券を重ねる形は取り扱いが変わってくるため、券は自費メニューに限るのが基本です。骨盤の矯正や電気を使った施術などが対象になります。運用の細かい線引きは保険者や地方厚生局に確認してください。

Q2. 回数券の有効期限は何か月にするのがよいですか？

発行から6か月以内で使い切る券は、資金決済に関する法律の前払式支払手段の規定が適用されない範囲に収まります。通院の計画とも合わせやすいので、3か月から6か月を目安にするのが実務的です。期限を付けない券は、何年も先に持ち込まれる可能性を院が抱え続けることになります。

Q3. 残数が合わないと言われたとき、何を根拠にすればよいですか？

券面の判子ではなく、いつ誰がどのメニューで消し込んだかという履歴を根拠にしてください。券を忘れた日の後追いの消し込みや、施術内容が途中で変わった日にずれが出ます。券を切るのは施術が終わった後、という順番に固定しておくと、ずれる場面そのものが減ります。

Q4. 券を売ると、その月の売上として計上してよいですか？

券の販売で受け取ったお金は、施術を提供する義務を負っただけの前受金です。売上として扱うと、券が売れた月だけ数字が良く見え、使われる月の実態が見えなくなります。販売額と消し込み額は分けて並べてください。税務上の課税の時期は券の設計によって変わるため、税理士か所轄の税務署に確認してください。