STORES 予約を承認制にする設定｜使える条件と落とし穴

stores 予約 承認 制、と調べている店主が抱えている悩みは、だいたい同じ形をしています。ネット予約を開けたのはいいが、こちらの都合を確かめずに枠が埋まってしまう。初めての人か常連かで受け方を変えたいのに、自動で確定してしまう。だから、一度こちらで見てから確定させたい。この要望に応えるのが承認制の予約受付です。設定そのものはチェックを1つ入れるだけで、しかも全プランで使えます。ただし、この機能には公式に明記された制約が2つあり、それを知らずに入れると別の困りごとが生まれます。以下では、設定の手順と併せて、その2つを先に押さえます。

承認制にすると、予約の流れがどう変わるか

まず、承認制を入れた前と後で、画面の見え方がどう変わるかを整理します。

通常の予約では、お客様は日時とメニューを選び、確認ページで内容を見て、予約を確定するというボタンを押します。押した時点で枠は確保され、予約確定のメールが自動で送られます。

承認制にすると、この最後のボタンの表記が変わります。公式FAQには、承認制の予約ページの場合はボタンが予約をリクエストという表記になり、完了後の画面も「予約をリクエストしました」という表示になると記載されています。つまりお客様の側でも、これが確定ではないと分かる作りになっています。

そのあと、店側の管理画面に承認待ちのステータスで届きます。店主が内容を見て、承認する、日時を変更する、あるいはキャンセルする、のいずれかを選びます。承認した時点で初めて予約が確定し、予約確定メールが送られます。

公式FAQには、この機能の目的がこう説明されています。

予約者からの予約リクエストに対して、事業者側で承認することで予約が確定する「承認制予約」について、ご案内します。この設定を行うことで、予約者の申し込みに対し、事業者が内容を確認・承認してから予約を確定させる形式で予約を管理することができます。 出典: reserve-faq.stores.jp

料金表の比較では、承認制の予約受付設定は5つのプランすべてに丸が付いています。月額0円のフリープランでも使えるということです。上位プランへの変更を考えていた場合は、まずこの点を確かめてください。承認制だけが目的なら、プランを上げる必要はありません。

設定の手順。チェックを1つ入れるだけ

操作は短いのですが、管理画面のデザインによって経路が2通りに分かれています。自分の画面がどちらかを見てから進めてください。

ホーム画面の中央にサービス名が表示されているデザインの場合、パソコンでは予約システム、予約ページ、設定したい予約ページ、画面左の基本情報、と進み、承認設定の「予約を承認制にする」にチェックを入れて保存します。スマートフォンでは予約、予約ページ、設定したい予約ページ、基本情報、の順で同じチェックを入れます。

画面の左側にメニューが並んでいるデザインの場合は、商品、メニューまたはイベント、設定したい予約ページ、画面左の基本情報、という経路になります。そこから先の操作は同じです。

注目したいのは、この設定が予約ページごとだという点です。予約ページを複数持っている店では、承認制にしたいページだけを承認制にできます。初回のお客様向けのページだけ承認制にして、常連向けのページは自動確定にする、といった使い分けが可能です。予約ページ公開数の上限は、フリーで2ページ、スモールとチームで10ページ、ビジネスで50ページ、エンタープライズで100ページです。使い分けを設計するときは、この上限を頭に置いてください。

承認する側の操作も短いものです。予約、予約ページ、対象の予約ページ、予約一覧、と進み、対象の予約者の情報にある承認待ちのステータスを押すと、予約を承認する、変更する、キャンセルする、の選択肢が出ます。スマートフォンからも同じ操作ができます。

承認制が使えない予約ページがある

ここが1つ目の制約です。公式FAQの注意事項には、次の支払い方法を設定している予約ページでは承認制を利用できないと明記されています。クレジットカード決済、月謝、回数券の3つです。

理由は考えれば筋が通ります。事前にお金を受け取るということは、その時点で取引が成立しているということです。あとから店側が承認するかどうかを決める余地を残すと、支払い済みなのに断られるという状態が生まれます。だから両立しない設計になっています。

この制約は、実務でかなり効いてきます。当日の連絡なしを減らしたいから事前決済を入れたい、けれど初めての人は一度確認してから受けたい。この2つを同じ予約ページで満たすことはできません。どちらかを選ぶ必要があります。

現実的な逃げ道は3つあります。1つ目は、予約ページを分けることです。事前決済の必要なメニューと、現地払いで承認制にしたいメニューを別の予約ページにすれば、それぞれの設定が使えます。ただし予約ページが増えるので、上限との兼ね合いが出ます。

2つ目は、承認制ではなく受付の期限で守ることです。予約受付・キャンセル・変更期限の設定は全プランで使えて、受付の開始時間、締切時間、キャンセルの期限を決められます。直前の予約に振り回されているのが困りごとなのであれば、締め切りを前倒しするほうが、承認の手間を増やすより軽く済みます。

3つ目は、承認制ではなく顧客のブロックで対処することです。特定のお客様からの予約を受け付けない設定があります。過去に問題があった相手を止めたいというのが本当の目的なら、全件を承認制にするより的が絞れます。ただしこの機能はビジネスプラン以上の区分です。

どの逃げ道を取るかは、承認制を入れたい理由によって変わります。理由が「相手を選びたい」なのか「日程を調整したい」なのか「うっかり埋まるのを防ぎたい」なのかで、正解が違います。

承認しないと、同じ枠にリクエストが積み上がる

これが2つ目の、そしてより見落とされやすい制約です。公式FAQの注意事項には、はっきりこう書かれています。

事業者側で予約を承認されない限り、その予約枠への予約リクエストは上限なく入れることができます。 出典: reserve-faq.stores.jp

別の記事の注意事項でも、承認前のリクエストは予約確定ではないこと、事業者が承認するまで同じ枠に複数のリクエストが入る可能性があることが記載されています。

これが何を意味するか、具体的に考えます。土曜の14時という枠にAさんがリクエストを入れます。店主が承認する前に、Bさんも同じ枠にリクエストを入れられます。Cさんも入れられます。上限がないので、理屈のうえでは何人でも入ります。店主は3人のうち1人を承認し、残る2人には断りの連絡をすることになります。

自動確定であれば、Aさんが押した瞬間に枠が埋まり、BさんとCさんは別の日時を選ぶだけで済みました。承認制にしたことで、2人に断る仕事が新しく生まれています。

この現象が起きる度合いは、承認までにかかる時間に比例します。30分で承認していれば重複はほとんど起きません。1日放置すれば、人気の枠には複数入ります。つまり承認制は「承認を速く回せる店」の道具です。日中は施術で手が離せず、夜まで管理画面を開けないという運用では、断りの連絡が積み上がります。

対策としては、承認までにかかる時間の目安を予約サイトの説明欄に書いておくことが第一です。「原則として翌営業日までにご連絡します」の一文があるだけで、待たせている時間の意味が変わります。第二に、承認待ちの通知に気付ける状態を作ることです。管理者向けアプリは全プランで使えるので、店の端末に入れておいてください。第三に、リクエストが重なった場合の断り方を、あらかじめ文面として用意しておくことです。その場で考えると角が立ちます。

承認した瞬間に何が起きるか。通知と連携の話

承認は、単にステータスが変わるだけの操作ではありません。周辺の仕組みが一斉に動きます。

承認した時点で、予約確定メールがお客様に送信されます。リクエストを受けた時点ではなく承認した時点だという順序が重要で、お客様は承認されるまで確定の連絡を受け取りません。

LINEミニアプリ連携を入れている場合は、承認制の予約を確定したときにLINEにも通知が届きます。この連携は月額4,400円（税込）の機能追加オプションで、スモールプラン以上の契約が前提です。承認制と組み合わせると、確定の連絡がメールとLINEの両方で届くようになるため、確認の電話が減ります。

Googleカレンダー連携を入れている場合は、承認待ちの予約と承認済みの予約の両方がカレンダーに反映されます。キャンセルした予約も反映されます。この双方向連携はチームプラン以上の区分です。承認待ちの段階でも自分のカレンダーに載るので、他の予定と重ねてしまう事故は減ります。ただし予約ブロックは反映されないと注意書きがあります。

POSレジと連携している場合は、レジアプリの側でも承認の操作ができます。公式FAQには、レジアプリのホーム画面で未承認の予約情報のアイコンを押し、予約詳細画面の下部にある承認するを押す手順が案内されています。ただしレジアプリでできるのは承認だけで、キャンセルや日時の変更は管理画面から行う必要があります。

予約ポータルとの一元管理を使っている場合は、挙動が変わります。公式FAQには、その連携経由の予約は承認待ちではなく確定のステータスで入ると記載されています。ポータル側の予約は承認をはさまないということです。承認制を入れたのに一部の予約だけ自動で確定している、という状態に気付いたら、この経路を疑ってください。

管理画面から店主が手で登録した予約も、承認制のページでも承認済みの状態で登録されます。電話で受けた予約を自分で入力する場合は、あとから承認する手間はありません。ただし同じ記事の注意事項には、管理画面から登録した予約にはレビュー依頼メールが配信されないこと、該当の顧客にメールアドレスの登録がない場合は予約完了メールを送信するチェックを入れられないことも書かれています。電話予約を手で入れる運用が中心の店は、この2点が抜け落ちる前提で組んでください。来店後の感想を集めたいなら、電話で受けた分だけは別の方法で声をかける必要があります。

お客様の側からは、承認制はどう見えているか

店側の都合ばかり見ていると気付きにくいのですが、承認制は申し込む側の体験も変えます。よく出る疑問を先回りして整理しておくと、問い合わせが減ります。

いちばん多いのが、「これで予約は取れているのか」という疑問です。画面には予約をリクエストしましたと表示されますが、初めての人はその表記の意味を正確には読み取りません。土曜に予約したつもりで、当日になって確定していなかったと分かる、という事故がいちばん怖い形です。リクエストの受付を知らせる案内に、確定ではないこと、いつまでに返事をするのかを両方書いておいてください。

次に多いのが、「断られたらどうなるのか」という不安です。承認されない可能性がある以上、お客様は第2希望を用意しないまま待つことになります。ここは店側から先に案内すると効きます。予約サイトの説明欄に、希望の日時が合わない場合はこちらから代わりの候補を連絡する旨を書いておけば、断られる体験ではなく調整の体験になります。

3つ目が、変更やキャンセルの扱いです。承認前のリクエストを自分で取り消せるのか、承認後のキャンセルはいつまで無料なのか。この2つは店ごとに違うので、書いていなければ問い合わせが来ます。キャンセルの期限は予約受付・キャンセル・変更期限の設定で決められて、この設定は全プランで使えます。決めたうえで文章にしておくのが早道です。

4つ目が、複数人で申し込んだときの扱いです。友人と別々に同じ枠へリクエストを入れた場合、片方だけが承認される可能性があります。グループでの利用が想定される業態では、グループ予約受付という機能があり、こちらはビジネスプラン以上の区分です。使えないプランなら、人数の指定方法を予約サイトに書いておくことで防げます。

承認制を入れる前に試せる、費用のかからない3つの手

承認制は無料で使えますが、手間は無料ではありません。同じ困りごとを、もっと軽い手で解けないかを先に確かめる価値があります。

1つ目は、受付の締め切りを引き直すことです。直前の予約に振り回されているのが本当の困りごとなら、予約の締切時間を前日の夕方などに引くだけで解決します。この設定は全プランで使えて、承認の手間は一切増えません。逆に、締め切りが厳しすぎて申し込めない人が出ていないかも、同じ画面で見直せます。

2つ目は、予約時のアンケートを使うことです。承認制にしたい理由が「内容を読んでから受けたい」なのであれば、申し込みのときに必要な情報を答えてもらう形でも目的は果たせます。アンケートの項目数は、フリーとスモールで最大1項目、チーム以上で最大50項目という区分です。1項目でも、いちばん知りたいことを聞けば判断の材料になります。読んだうえで難しいと分かった予約だけ個別に連絡する、という運用なら、全件を止める必要がありません。

3つ目は、予約ページを分けることです。初回のお客様と2回目以降で受け方を変えたいのであれば、ページを分けて片方だけを承認制にできます。初回向けのページだけを承認制にすれば、常連の予約は止まりません。承認する件数が減るので、承認までの時間も短くなり、重複の問題も小さくなります。

この3つを試したうえで、それでも1件ずつ見てから受けたいと判断できたときが、全件を承認制にする時機です。順番を逆にすると、承認の手間だけが増えて元に戻せなくなります。なお、承認制の設定はチェックを外せばいつでも解除できるので、試して合わなければ戻せるという点は、有料オプションと違って気楽な部分です。

承認制は誰の手間を増やし、誰の不安を減らすのか

機能の話から一歩離れて、承認制が向く店と向かない店を整理します。

向くのは、1件ごとに準備が要る商売です。事前に材料を仕入れる、資料を用意する、対応できるスタッフの都合を確かめる、といった段取りが挟まる場合、自動で確定されると困ります。相談ごとを受ける業態や、内容によって所要時間が変わる業態も同じです。予約の内容を読んでから受けるかどうかを決めたいなら、承認制が素直に効きます。

向かないのは、枠が埋まること自体が価値になっている商売です。空いている時間に誰かが入ればそれでよいという運用では、承認という手順は純粋な遅延です。しかも承認が遅れると重複が起き、断る手間が増えます。この型の店では、承認制ではなく受付の締め切りやキャンセル期限の設定で守るほうが軽く済みます。

お客様の側から見た印象も、業態によって割れます。相談や施術のように「受けてもらえるか分からない」ことが自然な商売では、リクエストという形は違和感がありません。逆に、気軽に立ち寄る型の商売で承認制にすると、押した後に確定しない体験が不親切に映ります。予約の心理的なハードルが1段上がるので、新規のお客様を増やしたい局面ではあまり勧められません。

もうひとつ、季節や時期で切り替えるという使い方もあります。繁忙期だけ承認制にして、閑散期は自動確定に戻す。設定はチェックの付け外しなので、月の途中でも切り替えられます。年に数回しか使わないとしても、その数回で助かるなら十分に元は取れます。

判断に迷うなら、承認制を全部のページに入れるのではなく、1つの予約ページだけで試すのが安全です。1か月やってみて、承認にかかった時間と断った件数を数えれば、続けるかどうかは自分で決められます。業態ごとの組み立て方は業種ごとの使い方にまとまっているので、近い形の例から逆算するのも手です。

承認の運用を回すために決めておく4つのこと

承認制を入れると決めたなら、設定より先に決めておくことがあります。

1つ目は、承認の締め切りです。リクエストが入ってから何時間以内に返すのかを、店の中で決めてください。決めていないと、忙しい日は後回しになります。決めておけば、その時間を予約サイトに書けます。

2つ目は、承認する人です。複数人で店を回している場合、誰が承認するのかを決めていないと、2人が同じリクエストを見て両方が動く、あるいは両方が動かない、という事故が起きます。スタッフごとの権限を細かく分けたい場合は管理者権限機能がありますが、これはビジネスプラン以上の区分です。それ未満のプランでは、運用の約束事で決めることになります。

3つ目は、断るときの文面です。重複したとき、内容が合わなかったとき、日程が合わなかったとき。この3つはあらかじめ文章を用意しておくと、判断が速くなります。断り方が雑になると、そのお客様は二度と申し込みません。文面には、断る理由を一言添えることと、次に取れる行動を示すことの2つを入れてください。「あいにく満席となりました」で終わらせず、空いている日時を2つか3つ並べれば、そのまま次の予約につながります。

4つ目は、日程を変更したときの手順です。公式FAQの注意事項には、予約リクエストの日程を変更しただけでは変更後の日程で予約は確定せず、変更後に承認の操作が必要だと明記されています。ここを知らないと、店側は変更したつもりでお客様は確定の連絡を受け取っていない、という食い違いが起きます。変更したら承認まで進む、という手順をひとつながりで覚えてください。

この4つは、どれもプランの契約とは関係がありません。決めるだけで済みます。承認制がうまく回らない店の多くは、機能の設定ではなくこの4つが空欄のまま運用に入っています。

決めたあとは、1か月だけ数字を控えることを勧めます。承認までにかかった時間の中央値、重複して断った件数、承認せずにキャンセルした件数。この3つが分かれば、承認制を続けるかどうかを感覚ではなく事実で決められます。承認までの時間が平均で半日を超えているなら、重複と取りこぼしがすでに起きていると考えて差し支えありません。逆に、断った件数が1か月でゼロなら、そもそも全件を止める必要が無かったという結論になります。控えるのは手帳の隅で構いません。数えていないと、入れたことが正しかったのかどうかを永久に判断できないままになります。

予約サイトに書いておくと問い合わせが減る文言

承認制を入れた店で、あとから追加されることが多い記述を挙げます。最初から書いておけば、そのぶん電話とメッセージが減ります。

・この予約は申し込みの時点では確定しないこと ・確定の連絡をいつまでに送るか（例として、営業日の場合は当日中、休業日をはさむ場合は翌営業日） ・希望の日時が埋まっていた場合に、店から代わりの候補を送るかどうか ・承認前のリクエストを取り消したいときの連絡先 ・承認後のキャンセルをいつまで受け付けるか ・当日に連絡なしで来店がなかった場合の扱い

このうち最初の2つは必須です。書いていないと、確定したと思って来店する人が必ず出ます。3つ目以降は業態によって要否が変わりますが、書いておいて損はありません。

文面を作るときのコツは、店側の都合ではなくお客様の行動で書くことです。「承認制を導入しております」よりも「お申し込みのあと、こちらで日程を確認してご連絡します」のほうが、何が起きるかが伝わります。専門用語を使わずに手順を書く、というだけで問い合わせは目に見えて減ります。

もうひとつ、予約通知メールの中身も見直してください。予約通知メールのカスタマイズはスモールプラン以上の機能ですが、ここに承認までの流れを書いておくと、画面を閉じたあとでも読み返せます。署名の設定と併せて一度書けば、以後は自動で載ります。

予約の受け方を並べ直すときの見取り図

最後に、道具選びの視点で整理します。承認制を探している時点で、その店は「受け方を自分で決めたい」と考えています。この目的から逆算すると、確認する軸は4つになります。

1つ目は、やりたい設定が上位プランに紐づいていないかです。承認制自体は全プランで使えますが、その周辺にある顧客のブロック、管理者権限、キャンセル待ちといった機能は、いずれもビジネスプラン以上の区分です。承認制で解こうとしている困りごとが、実は別の機能の担当だった場合、月額が跳ね上がります。何がどのプランに入っているのかを一覧で確かめるところから始めてください。機能の粒度をそろえて見比べるにはできることが使えます。

2つ目は、決済との両立です。承認制と事前決済が同じ予約ページで両立しないという制約は、道具によって扱いが違う部分です。事前決済を軸に設計された道具では、決済手数料と入金サイクルが運用のリズムを決めます。当日その場で受け取る商売にとって、その前提は重石になります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、承認して受けるという運用と、お金の受け取り方を切り離して考えられます。

3つ目は、承認にかかる手間の総量です。承認制は、店が判断を1つ増やす仕組みです。月に50件の予約がある店なら、月に50回の判断が増えます。1件30秒で済むとしても25分です。この手間に見合う効果があるかどうかは、断った件数と、承認によって防げたトラブルの件数で測るしかありません。料金と上限の関係は料金で確かめられます。

4つ目は、他の道具と並べたときの位置です。承認制に相当する仕組みは多くの予約システムにありますが、決済との併用可否、承認までの重複の扱い、通知の届き方はそれぞれ違います。どこが同じでどこが違うのかを見比べるには他社との比較が物差しになります。画面の動きを先に確かめておきたい場合はデモを見るから操作を追えますし、契約や運用の細かい疑問はよくある質問に整理されています。

道具の比較をひととおり終えたところで、元の話に戻ります。承認制を入れたい理由を突き詰めると、多くの場合は「予約を受けたあとが不安だから」です。来ない人が出る、内容が食い違う、準備が間に合わない。この不安を承認という関門ひとつで解こうとすると、店側の手間だけが増えます。実際に効くのは、受けたあとの流れを整えることです。前日の連絡が自動で飛び、来店の御礼が手作業になっておらず、しばらく来ていないお客様に気付ける。この3つが回っている店では、承認制が要る場面はかなり限られます。入口に関門を作る前に、受けたあとの流れが端から端まで自動で回っているかを一度点検してみてください。

Q1. 承認制はどのプランから使えますか？

公式の料金比較では、承認制の予約受付設定は5つのプランすべてに丸が付いています。月額0円のフリープランでも利用できます。承認制を使いたいという理由だけで上位プランに変更する必要はありません。設定は予約ページごとに行うため、複数の予約ページを持っている場合は、一部だけを承認制にすることもできます。

Q2. 事前決済と承認制は一緒に使えますか？

使えません。公式FAQの注意事項に、クレジットカード決済、月謝、回数券のいずれかを支払い方法に設定している予約ページでは承認制は利用できないと明記されています。両方を使いたい場合は、事前決済のメニューと現地払いで承認制にしたいメニューを別の予約ページに分ける方法があります。

Q3. 承認する前に同じ枠へ別の人が申し込めますか？

申し込めます。公式FAQには、事業者側で予約を承認されない限り、その予約枠への予約リクエストは上限なく入れることができると明記されています。承認が遅れるほど重複が起きやすくなり、断る連絡の手間が増えます。承認までの目安時間を予約サイトに書き、通知に気付ける状態を作っておくことが対策になります。

Q4. 日程を変更したら自動で確定しますか？

しません。公式FAQの注意事項に、予約リクエストの日程を変更しただけでは変更後の日程で予約は確定せず、変更後に承認の操作が必要だと記載されています。変更したら承認まで進む、という手順をひとつながりで覚えてください。なお、管理画面から店側が手で登録した予約は、承認制のページでも承認済みの状態で登録されます。