占いの館の予約管理｜複数の鑑定者の枠を回す組み立て方

占い の 館 予約、と調べて出てくる情報の大半は、鑑定を受けたい人向けの店の紹介です。運営する側が知りたいのはそこではありません。複数の鑑定者が日替わりで入り、指名がある人と無い人が混ざり、席の数には限りがある。この状態で予約をどう受ければ、電話の応対を減らしつつ取りこぼしも減らせるのか。ひとりで見ている占い師の運用とは、必要な仕組みがまるで違います。以下では、館の形で運営している場合に決めるべきことを、順に整理します。

ひとりの鑑定と館の運営で、決定的に違う3つのこと

まず、何が難しくなるのかをはっきりさせます。ひとりで見ている場合との違いは3つです。

1つ目は、枠が人に紐づくことです。ひとりなら、空いている時間はすべて自分の枠です。館では、その時間に誰が出勤しているかで受けられる予約が変わります。出勤の情報が予約の受付に反映されていないと、出ていない人の枠に予約が入ります。

2つ目は、指名の有無が混ざることです。特定の鑑定者を目当てに来る人と、誰でもいいから今日見てほしい人が同時に申し込みます。この2種類を同じ画面で受けると、指名なしの人が空いている枠を先に取ってしまい、指名の人が入れなくなることが起きます。

3つ目は、席や個室という物理的な制約があることです。鑑定者が3人出勤していても、個室が2つしかなければ同時に受けられるのは2人までです。人と場所という2つの制約を同時に見る必要があります。

この3つのうち、1つ目と2つ目は予約システムの機能で解ける部分が大きく、3つ目は道具によって扱いが分かれます。順に見ていきます。

鑑定者ごとの枠を持つと、料金の段が変わる

複数の人が入る運用では、まずスタッフを登録できるかどうかが分かれ目になります。ここは料金プランに直結します。

公式FAQには、予約ページの型による違いがこう整理されています。

メニュータイプの「ひとりで始める」と「複数スタッフで始める」では、利用できる機能に違いがあります。どちらのタイプを選ぶかによって、予約やスタッフ管理の設定範囲が異なりますので、ご利用状況に応じて適切なタイプを選択してください。 出典: reserve-faq.stores.jp

同じ記事の比較表では、複数メニューの設定と設備の設定は両方で使えるものの、スタッフの割り当て、同時間帯に複数の予約を受け付けること、メニューごとの受付時間や受付曜日の変更、予約ブロックの自動設定は、複数スタッフで始めるほうにしか丸が付いていません。そして注意事項に、スタッフ、複数スタッフで始める、設備の設定はチームプラン以上で利用できると明記されています。

料金の段は、公式の料金ページで確認できます。いずれも税込で、年間契約を一括払いした場合の月額です。初期費用は全プラン0円です。

・フリー: 0円（月間予約件数50件、予約ページ公開数2、スタッフ登録なし） ・スモール: 9,790円（200件、10ページ、スタッフ登録なし） ・チーム: 19,690円（300件、10ページ、スタッフ3名） ・ビジネス: 28,600円（2,000件、50ページ、スタッフ20名） ・エンタープライズ: 66,000円（5,000件、100ページ、スタッフ無制限）

ここで館の運営に効いてくるのが、チームプランのスタッフ数が3名までという点です。在籍している鑑定者が4人を超えた時点で、ビジネスプランへの変更が必要になります。月額の差は8,910円、1年で106,920円です。

在籍が10人を超えるような館では、最初からビジネスプランを前提に考えるほうが現実的です。逆に、常時出ているのが2人か3人という規模なら、チームプランで足ります。人数の見通しは、契約の形を決める前に立てておいてください。月の途中で人数が増えたときに慌てて上げると、契約期間の扱いで損をすることがあります。プランごとの上限は料金で自分の体制に当てはめて確かめられます。

なお、月間予約件数の上限も見落とせません。チームプランは300件です。鑑定者が3人いて、1人が1日5件受けて月20日稼働すると、それだけで300件に達します。有料プランでは50件ごとに1,078円（税込）の予約手数料で受付可能数を追加できる仕組みがありますが、恒常的に超えるならプランを上げるほうが安く付きます。

指名と指名なしを、どう受け分けるか

館の運営でいちばん設計が要るのがここです。公式FAQには、指名なしの扱いについて2つの記事があります。

ひとつは、スタッフを非表示にして予約を受け付ける方法です。予約者はスタッフを選ばずに申し込み、入った予約は指名なしに対応できるスタッフへ自動的に割り当てられます。設定は、予約ページを開いて予約時のスタッフ非表示を非表示に変えるだけです。この設定はメニュータイプの複数スタッフの予約ページで可能だと注意書きがあります。

もうひとつは、指名なしの予約に手動でスタッフを割り当てる方法です。指名なし予約の設定で、手動でスタッフを指定するを選んでおくと、入った予約を店側が見て、誰に割り当てるかを後から決められます。割り当ては予約一覧から予約を変更する形で行います。ここで前提になるのが、メニューに担当スタッフを割り当てる際に、指名なし予約も対応可にチェックを入れておくことです。

この2つは、館の運営方針によって選び方が変わります。自動割り当ては手間がかかりませんが、誰が受けるかを店がコントロールできません。新人に難しい相談が回る、あるいは特定の人に集中する、といった偏りが起きます。手動割り当ては公平に配れますが、予約が入るたびに判断が要ります。

現実的な運用としては、混ぜる形が多くなります。指名を受け付ける鑑定者は名前を出して個別に予約を受け、指名を取らない時間帯や新人については指名なしの枠として受ける。予約ページを分けられるなら、そのほうが画面も分かりやすくなります。予約ページ公開数はチームプランで10ページ、ビジネスプランで50ページなので、鑑定者ごとにページを持つ運用も規模によっては成り立ちます。

指名料を取っている館では、料金の見せ方も設計に含まれます。指名ありと指名なしでメニューを分ければ、予約の時点で金額が確定します。同じメニューのまま当日に指名料を足す形だと、会計のときに説明が必要になり、そこで揉めることがあります。

指名の偏りをどう扱うかも、決めておきたい点です。人気のある鑑定者に予約が集中し、他の人の枠が埋まらない状態は、どの館でも起きます。放置すると、埋まらない側が辞めていきます。対処としては、人気の鑑定者の枠を意図的に絞って待ちを作る、指名なしで来た人に別の鑑定者を薦める仕組みを作る、といった手があります。どちらも予約の受け方の設計に落とし込める話です。予約の画面で、指名なしの枠を先に見せるか、鑑定者の一覧を先に見せるか。この順番ひとつで、指名なしを選ぶ人の割合は変わります。

新しく入った鑑定者の立ち上がりも、予約の受け方で支えられます。初回のお客様向けのメニューを用意して、そこを新人が担当する形にすれば、指名の実績が無くても予約が入ります。初回に限った割引や短い時間の枠を作る館が多いのは、この理由からです。

出勤とシフトを、予約の画面にどう反映させるか

鑑定者ごとの予約を受ける以上、誰がいつ出るのかが予約画面に反映されていなければ意味がありません。ここが手作業のままだと、館の運営はすぐに崩れます。

公式資料では、スタッフごとの対応可能なメニューの紐付けと出勤スケジュールの設定ができるとされています。また、複数スタッフで始めるタイプでスタッフシフト機能を使うことで、同時間帯に複数の予約を受け付けること、メニューごとの受付時間や受付曜日の変更、予約ブロックの自動設定が可能になると記載されています。

館で起きがちな問題を3つ挙げます。

1つ目は、シフトの確定が遅いことです。翌月のシフトが月末に決まる運用だと、予約は月が変わってからしか受けられません。遠方から来る人は1か月前に予定を立てるので、その間の申し込みを取り逃がします。せめて主力の鑑定者だけでも、出勤日を2か月先まで確定させておくと、この取りこぼしが減ります。

2つ目は、急な変更の反映です。体調不良で出られなくなったとき、すでに入っている予約をどうするかを決めておく必要があります。振替の候補を先に用意しておくか、他の鑑定者への変更を案内するか。その場で考えると、連絡が後手に回ります。

3つ目に入る前に、出勤情報を誰が入力するかも決めておいてください。鑑定者本人が自分で入れる形にすると、入力漏れがそのまま予約の取りこぼしになります。管理する人がまとめて入れる形にすると、確定が遅れます。多くの館では、シフトを紙で集めて管理者がまとめて入力する形に落ち着きますが、その場合は入力の締め切りを月のどの日にするかを決めておかないと、毎月ぎりぎりになります。

3つ目は、休憩の扱いです。連続して予約が入ると、記録を書く時間も次の準備をする時間も取れません。所要時間の後に自動的に休憩を挟む設定を持つ道具もあり、これはチームプラン以上の区分です。この設定が無いプランでは、メニューの所要時間を実際より長めに設定することで代用できます。40分の鑑定を50分の枠として登録すれば、実質10分の余白が生まれます。

席と個室という、もうひとつの制約

人の予定が合っても、場所が空いていなければ受けられません。ここは館の形に固有の制約です。

設備や備品の在庫を管理する機能を持つ道具があり、施術やレッスンで使うものの割り当てを予約と連動させられます。この機能はチームプラン以上の区分です。個室を設備として登録すれば、人と場所の両方が空いているときだけ予約を受け付ける形が作れます。

この設定をしていない場合に起きるのが、いわゆる場所の取り合いです。鑑定者3人がそれぞれの画面で予約を受け、当日になって個室が足りないと分かる。どちらかに待ってもらうか、ついたてで仕切った場所で受けてもらうことになります。相談の内容によっては、それが受け入れられない場合もあります。

規模が小さいうちは、席の数だけ同時受付の上限を決めておくという簡単な方法でも回ります。個室が2つなら、同じ時間帯に受ける予約は2件までと決め、3人目の鑑定者の枠はその時間帯だけ閉じる。手作業ですが、確実です。

考慮したいのは、鑑定と鑑定の間の入れ替え時間です。前の人が涙を拭いて席を立つのに5分かかることは珍しくありません。枠を隙間なく詰めると、次の人を待たせることになります。館の空間として、待つ場所があるかどうかも設計に含まれます。

もうひとつ、鑑定者ごとに必要な場所が違う点も設計に効きます。タロットを広げる人と、対面で話すだけの人では、必要な卓の大きさが変わります。占術によっては道具の準備と片付けに時間がかかることもあります。全員を同じ枠の長さで扱うと、準備の長い人の枠が実質的に短くなります。設備の登録ができる道具なら、鑑定者と場所の組み合わせを制限する形で解けますが、その機能が無いプランでは、鑑定者ごとに使える場所を決めて運用で守ることになります。

在籍が入れ替わるたびに、この割り当ては見直しが要ります。新しく入った人の占術に合う場所が空いていないと、その人だけ予約を受けられる時間が短くなります。採用のときに、勤務の曜日だけでなく必要な場所も確認しておくと、あとで枠が組めないという事態を避けられます。

予約を受けたあとの流れは、館のほうが崩れやすい

館の形は、予約を受けるところより、受けたあとのほうが崩れます。理由は単純で、担当が分散しているからです。

前日のリマインドを誰が送るのかが決まっていないと、鑑定者ごとにばらつきます。まめな人は送り、忙しい人は送らない。結果として、当日の連絡なしの発生率が人によって大きく変わります。ここは仕組みで揃えるべき部分です。リマインドの自動配信は、多くの道具でスモールプラン以上の機能として提供されています。設定さえしておけば、誰が担当でも同じように届きます。

ただし注意点があります。予約日時の何時間前に送るという指定をする形の場合、設定した配信日を経過した後に入った予約には配信されない、という仕様の道具があります。当日や前日の予約が多い館では、この抜けをどう埋めるかを決めておく必要があります。

来店後の御礼や次回の案内も、担当任せにすると偏ります。誕生日や来店回数などの条件に応じて自動でメッセージを送る機能を持つ道具もあり、これを使えば人によるばらつきが消えます。プランによって使えない場合があるので、契約前に確認してください。

もうひとつ、館ならではの難しさが顧客情報の共有です。前回どの鑑定者が担当したか、どんな相談だったか。この情報が共有されていないと、指名なしで来た人が毎回一から話すことになります。かといって、相談の中身をどこまで記録するかは慎重に決める必要があります。予約の管理に必要な情報と、鑑定の中身は分けて扱うのが基本です。個人情報の取り扱いについての一般的な考え方は個人情報保護委員会が公開しています。

在籍する鑑定者が入れ替わる館では、退店したあとの扱いも決めておいてください。その人が担当していたお客様に、誰から連絡するのか。何も決めていないと、そのまま来なくなります。退店が決まった時点で、館から一度案内を出すかどうかを決め、出すなら文面を用意しておく。この準備があるかどうかで、その後に残る人数が変わります。

権限を分けないと、館の運用は事故る

在籍者が増えると、誰がどこまで管理画面を触れるのかという問題が出てきます。全員が管理者と同じ権限を持っている状態は、館の規模が大きくなるほど危険になります。

起きうることを挙げます。ある鑑定者が自分の枠を調整するつもりで、別の人の出勤設定を変えてしまう。売上の集計画面を全員が見られるので、指名の数や単価が館の中で筒抜けになる。退店した人のアカウントが残ったまま、顧客の連絡先を持ち出せる状態になっている。どれも、悪意が無くても起きます。

権限を細かく分ける機能を持つ道具があり、リーダー職にはすべての予約ページの閲覧と編集の権限を、一般のスタッフには特定の予約ページの閲覧だけを、といった設定ができます。ただしこの管理者権限機能はビジネスプラン以上の区分になっていることが多く、それより下のプランでは運用の約束事で決めるしかありません。

約束事で回す場合に最低限決めておきたいのは3つです。誰が管理者のアカウントを持つか、鑑定者は自分の予約以外を触らないという線引き、そして退店時に何を止めるかです。3つ目は、決めていないと必ず後回しになります。退店の申し出があった日に、アカウントの停止と顧客情報の扱いをその場で確認する運用にしておくと、あとで困りません。

顧客情報の持ち出しについては、独立して自分の店を持つ鑑定者が出る業態である以上、感情ではなくルールで扱うべき部分です。館として何を共有の資産とし、何を個人のものとするかを、在籍を始める時点で書面にしておくのが健全です。ここを曖昧にしたまま運用している館ほど、退店のときに揉めます。

予約ページの構成を、どう切るか

館の運営でもうひとつ悩ましいのが、予約ページをどういう単位で作るかです。切り方によって、お客様の見え方も店の手間も変わります。

考えられる切り方は3つあります。鑑定者ごとに1ページ作る形、メニューごとに1ページ作る形、そして館全体で1ページにまとめる形です。

鑑定者ごとに切ると、指名で来る人には分かりやすくなります。その人のページのURLを本人のSNSに載せられるので、集客の動線もつくりやすくなります。一方で、館全体でいまどこが空いているのかは見えません。初めて来る人は、どの鑑定者を選べばいいのか分からないまま何ページも見ることになります。

メニューごとに切ると、相談の種類で選びたい人には合います。恋愛、仕事、相性、といった分け方です。ただし、誰が担当するのかが見えないので、指名で来る人には不便です。

館全体で1ページにまとめると、空き状況が一目で分かります。指名は予約の中でスタッフを選ぶ形にすれば成立します。ページ数を節約できるので、上限の制約も受けにくくなります。

規模が小さいうちは、館で1ページにまとめて、指名は予約の中で選ぶ形が扱いやすいところです。在籍者が増えて、それぞれが独自に集客をするようになった段階で、主力の鑑定者だけ個別ページを持たせる。この順で増やすと、無駄なページが残りません。予約ページ公開数の上限は、チームプランで10ページ、ビジネスプランで50ページなので、この使い分けなら余裕があります。

どの形にするにしても、決めた理由を記録に残しておいてください。担当が変わったときに理由が分からないと、なんとなくページが増え、管理できない数になります。

電話とネット予約を、どう並存させるか

館の運営では、電話予約が残っていることが多いものです。年齢層が高い層や、細かい相談をしてから決めたい人は電話を選びます。ネット予約に一本化しようとすると、その層を失います。

両方を受ける場合の問題は、二重予約です。電話で受けた予約を管理画面に入れ忘れると、その枠にネットから予約が入ります。防ぐ方法は単純で、電話を切る前に入力を終えることです。「確認しますので少々お待ちください」と言って画面を開き、入力してから確定を伝える。この習慣が付いている館では、二重予約はほとんど起きません。

管理画面から手で登録した予約について、知っておきたい仕様が2つあります。承認制の予約ページであっても、管理画面から登録した予約は承認済みの状態で登録されます。そして、対象の顧客にメールアドレスの登録がない場合、予約完了メールを送信するチェックを入れられません。電話予約が中心の館では、確定の連絡が自動では届かない前提で組むことになります。

外部の予約ポータルに掲載している場合は、さらに経路が増えます。予約情報を一元管理する連携の機能を持つ道具もありますが、その場合でも制約があります。連携できる予約ページが1ページのみ、予約ページを非公開にすると連携が解除される、承認制にしていてもポータル経由の予約は確定の状態で入る、といった仕様が公開されています。ポータルからの予約と自社の予約を同じ扱いにできると思い込むと、当日に食い違いが出ます。

移行するなら、いつ切り替えるか

すでに何らかの方法で予約を受けている館が、仕組みを入れ替えるときの段取りにも触れておきます。館は関わる人数が多いぶん、切り替えの失敗が広く響きます。

まず、既存の予約を移すかどうかを決めます。移す手段があるかは道具によって異なり、移行の可否や手段は現在使っているシステムやデータの形式によって変わるため個別相談になる、と案内している例もあります。移せない前提で考えるなら、切り替えの日を決めて、その日以降の予約だけを新しい仕組みで受けるのが安全です。それ以前の予約は古い方法で完了させます。

次に、鑑定者への説明です。館の予約の仕組みを変えると、出勤の登録方法も予約の確認方法も変わります。切り替えの前に、全員が自分の端末で操作を1回試している状態をつくってください。当日になって「開き方が分からない」と言われると、その日の予約が全部止まります。

3つ目は、お客様への案内です。予約先のURLが変わるなら、SNSのプロフィール、店頭の掲示、名刺やカードに載せた案内をすべて洗い出す必要があります。ここを漏らすと、古い場所を見た人が予約できないまま離れます。QRコードを印刷しているものがあれば、それも作り直しの対象です。

4つ目は、切り替える時期です。繁忙期の直前に変えるのは避けてください。操作に慣れていない時期に予約が集中すると、必ず取りこぼします。閑散期に切り替えて、繁忙期には慣れた状態で入るのが順序です。

最後に、切り替えたあと1か月は古い方法も残しておくことを勧めます。電話予約を受け続ける、旧来の連絡手段も生かしておく。二重の手間になりますが、その1か月で漏れが見つかります。完全に閉じるのは、漏れが無いと確かめてからにしてください。

予約の受け方を並べ直すときの見取り図

最後に、道具選びの視点で整理します。館の運営から逆算すると、確認する軸は4つです。

1つ目は、人数と上限の関係です。スタッフの登録数でプランが変わる設計になっている道具では、在籍者が増えた瞬間に月額が跳ね上がります。いま何人で、1年後に何人になる見込みかを立ててから契約の形を決めてください。何ができて何ができないのかを粒度をそろえて見比べるにはできることに一覧があります。

2つ目は、指名の扱いです。指名あり、指名なし、手動割り当て、自動割り当て。この4つの組み合わせをどこまで細かく設定できるかは、道具によって差が大きい部分です。館の運営方針が決まっていないうちに契約すると、あとから運用を道具に合わせることになります。方針を先に決めて、それが実現できるかで選ぶのが順序です。

3つ目は、決済が前提かどうかです。事前決済を軸に設計された道具では、決済手数料と入金サイクルが運用のリズムを決めます。対面で受け取る鑑定にとって、その前提は重石になります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、手数料の話と予約の話を切り離して考えられます。どちらが正しいという話ではなく、館の会計がどちらに寄っているかで決まります。

4つ目は、受けたあとが自動で回るかです。前日のリマインド、来店の御礼、しばらく来ていない人への声かけ。この3つが担当者の記憶に依存している館では、忙しい月ほど抜けます。抜けた分は、静かにお客様が減るという形で表れます。業態ごとの組み立て方は業種ごとの使い方にまとまっていますし、他の道具との違いを並べて見たいときは他社との比較が物差しになります。画面の動きを先に確かめたい場合はデモを見るから操作を追え、契約や運用の細かい疑問はよくある質問に整理されています。

館の運営で最後に効いてくるのは、鑑定者ひとりひとりの力ではなく、館として同じ体験を届けられるかどうかです。誰に当たっても連絡が同じように届き、同じように迎えられ、同じように次につながる。この土台があってはじめて、個々の鑑定者の持ち味が積み上がります。予約の仕組みは、その土台をつくる部分です。人の入れ替わりがある形態だからこそ、人に依存しない部分を先に固めておくと、館としての信用が残ります。

Q1. 鑑定者が3人を超えるとプランは変わりますか？

公式の料金ページによると、登録スタッフ数の上限はチームプランで3名、ビジネスプランで20名、エンタープライズプランで無制限です。フリーとスモールにはスタッフ登録の枠がありません。年間契約・一括払いでチームプランが月額19,690円（税込）、ビジネスプランが28,600円（税込）なので、4人目を登録する時点で月額の差が8,910円生まれます。

Q2. 指名なしの予約はどう割り当てられますか？

2つの方法があります。ひとつはスタッフを非表示にする設定で、予約者はスタッフを選ばずに申し込み、指名なしに対応できるスタッフへ自動的に割り当てられます。もうひとつは手動での割り当てで、指名なし予約の設定で手動を選ぶと、店側が予約一覧から後で担当を決められます。いずれもメニュータイプの複数スタッフの予約ページで使う機能です。

Q3. 個室や席の数を予約に反映できますか？

設備や備品を登録して予約と連動させる機能を持つ道具があり、この機能はチームプラン以上の区分です。個室を設備として登録すれば、人と場所の両方が空いているときだけ受け付ける形になります。この機能を使わない場合は、同じ時間帯に受ける予約の上限を席数に合わせて手動で決めておく方法でも回ります。

Q4. 電話予約とネット予約を両方受けるときの注意点は？

二重予約を防ぐため、電話を切る前に管理画面へ入力することを習慣にしてください。また、管理画面から登録した予約は、承認制の予約ページでも承認済みの状態で入ります。顧客にメールアドレスの登録がない場合は予約完了メールを送信するチェックを入れられないため、確定の連絡は口頭で完結させる前提で運用を組む必要があります。