占いの予約を受ける3つの方法｜手帳、フォーム、予約システム

占い 予約という調べ方で情報を集めている人は、いまの受け方に無理が出始めています。SNSのメッセージで日程を詰めて、手帳に書いて、前日に確認を送る。件数が少ないうちは回りますが、ある地点から鑑定より事務のほうが重くなります。ここでは受け方を3つに分け、それぞれで何が楽になり、何が手作業として残るのかを並べます。

占いの予約の受け方は、3つに分かれる

どんな受け方をしていても、実態は次の3つのどれかか、その組み合わせです。

1つ目は、手帳とやりとりで受ける形です。SNSのメッセージや電話で日程を詰め、決まったら手帳に書きます。道具はほとんど要らず、始めた日から使えます。

2つ目は、フォームで受ける形です。名前と希望の日時を送ってもらい、こちらが空きを確認して返事をします。往復の一部が減りますが、空きの確認と返事は残ります。

3つ目は、予約システムで受ける形です。空いている枠を外に出し、選ばれた時点で確定します。返事の作業が消え、リマインドも自動で出ます。設定に時間がかかるのが引き換えです。

どれが正しいという話ではありません。月に5件の鑑定なら1つ目で足ります。80件を超えていれば3つ目でないと事務が仕事を圧迫します。判断の材料は件数と、鑑定の方法と、1人でやっているかどうかの3つです。

手帳とやりとりで受ける形

いちばん多く使われている受け方です。SNSのメッセージ、電話、イベント会場での口約束。相手の言葉に合わせて柔軟に決められる利点があります。

この形が強いのは、常連との関係が濃い場合です。前回の話の続きから入れますし、日程も相手の都合に寄せて決められます。占いは相談の商売なので、この距離の近さ自体に価値があります。

弱いのは3点です。1つ目は、やりとりが往復すること。空いている日を伝え、都合を聞き、決めて、確認する。1件あたり3往復から5往復になります。2つ目は、返事の速さが予約の成否を決めること。鑑定中は返せないので、その間に他へ行かれます。3つ目は、記録が会話の中に散ることです。

3つ目は後から効いてきます。半年前の相談内容を探そうとして、メッセージを遡ることになります。相手が複数の経路から連絡してくる場合は、どこで話したかも分からなくなります。

フォームで受ける形

次の段階として選ばれることが多い形です。画面から必要な情報を送ってもらい、こちらが確認して返事をします。手帳のままより整いますが、途中までしか自動になりません。

楽になるのは、聞き漏らしが減ることです。名前、連絡先、メニュー、生年月日といった項目を並べておけば、毎回同じ情報が揃います。当日の準備が読みやすくなります。

残るのは、空きの確認と返事です。希望の日時を自由記述で書かせる形にしていると、埋まっている日を書かれて、こちらから別の日を提示することになります。結局はやりとりが往復します。手帳との二重管理も残ります。フォームに届いた予約を、自分で手帳に書き写す作業です。

この形で件数が伸びると、書き写す作業を飛ばした日に二重予約が起きます。フォーム側では空いていることになっているのに、手帳では埋まっている。あるいはその逆です。フォームは受け取る道具であって、枠を管理する道具ではありません。

予約システムで受ける形

空いている枠を外に出し、選ばれた時点で予約が確定する形です。返事の作業が要らなくなるので、鑑定中でも予約が入り続けます。

自動になるのは4つです。空き枠の表示、確定の連絡、リマインドの送信、変更で空いた枠を戻すこと。特に4つ目は手作業では抜けやすい部分で、抜けると空いたまま外に出ないので機会を失います。

引き換えになるのは、最初の設定です。営業の曜日と時間、メニューと所要時間、締め切り、リマインドの文面。2時間ほどの作業になります。この2時間を惜しんで手帳のままにしている店が多いのですが、月に30件を超えていれば、その2時間は最初の月で回収できます。

もう1つの引き換えは、柔軟さが少し落ちることです。枠から選ぶ形にすると、細かい相談に応じた調整がしにくくなります。常連には従来どおり直接受ける道を残し、新規は枠から選んでもらう形にすると、両方の利点が残ります。

鑑定の方法によって、向き不向きが変わる

対面、電話、ビデオ通話。この3つで、受け方の向き不向きが変わります。

対面の鑑定は、場所と道順の案内が要ります。予約の確定と同時に住所と経路が伝わる形なら、当日の道案内の連絡が消えます。手帳とやりとりの形だと、この案内を毎回書くことになります。

電話の鑑定は、当日の不通が最大の損失です。時間になって出てもらえないと、その枠が丸ごと消えます。直前のリマインドが効く場面なので、自動で送れる形の価値が大きくなります。

ビデオ通話の鑑定は、接続先を渡す作業が毎回発生します。予約ごとに違うURLを渡す必要があるため、件数が増えると手作業では抜けます。予約の確定と同時にURLが載る形にできると、この作業が消えます。

3つを併用している店ほど、仕組みに寄せる利点が大きくなります。方法ごとに当日の準備が違うので、手作業だと取り違えが起きるからです。

切り替えるべき時期を、数字で判断する

受け方を変えるかどうかは、感覚ではなく数字で決めてください。判断に使えるのは次の3つです。

・月の予約件数。30件を超えたあたりから、手帳での管理に無理が出ます ・予約に関するやりとりに使っている時間。週に2時間を超えていれば、切り替えで取り返せます ・直近3か月で起きた二重予約と、返事が遅れて流れた件数

3つ目を数えている店はほとんどありません。しかし、これが切り替えの理由として最も強い数字です。二重予約が3か月に1回でも起きているなら、それは仕組みの問題であって、注意で防げるものではありません。

数え方は簡単です。2週間、予約に関するやりとりが発生するたびに手帳の端に印を付けます。2週間分を数えて2倍すれば、月の負担が出ます。

予約を受ける窓口を、いくつ持つか

占いの集客はSNSが中心になることが多く、予約の入口が自然と増えていきます。プロフィールのリンク、メッセージ、電話、イベント会場での申し込み。入口が多いほど機会は増えますが、管理は難しくなります。

窓口を増やしてよいのは、全部が1つの予定表に集まる場合だけです。集まらない構成で増やすと、必ず二重予約が起きます。どの窓口から来ても、最後に同じ予定表へ入る形になっているかを確かめてください。

現実的な形は、新規は1つの入口に寄せて、常連の直接連絡は受け続けるというものです。ただし、直接受けた予約は受けたその場で予定表に入れます。1日放置すれば、その間に同じ枠が取られます。

入口を減らすときは、閉じる前に案内を出してください。長く使っていた経路を予告なく閉じると、常連が連絡先を失います。1か月ほど両方を開けたまま、新しい入口へ誘導するのが安全です。

預かる情報の重さを踏まえて選ぶ

占いの予約では、名前と連絡先に加えて、生年月日や相談内容を受け取ることがあります。この情報は、預かった時点で守る責任が発生します。

個人情報保護法は、事業者が講じるべき措置について次のように定めています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

受け方によって、この措置の中身が変わります。手帳で管理している場合は、紛失と盗み見が主な危険です。持ち歩く手帳に相談内容まで書いているなら、置き忘れが事故になります。画面で管理している場合は、端末の管理と、他人がその画面を開けない状態にすることが中心になります。

どちらが安全とは一概に言えません。ただし、複数人で店を回すなら、誰がどこまで見られるかを設定できる形のほうが管理しやすくなります。手帳を共有する形では、この線引きができません。

保管の期間を決めることも共通です。使う必要が無くなった記録は消す。この習慣を持たない店は、何年分もの相談内容を抱え続けることになります。

手帳から移るときの手順

いま手帳で回している店が予約システムへ移る場合、一度に全部を切り替えないでください。移行の途中で予約が消えると、信用に直接響きます。

安全な手順は4段階です。

・すでに入っている予約を、先に新しい側へ全部入れる。1か月先までを目安にします ・2週間は両方に書く。手帳も新しい側も、どちらにも入れて突き合わせます ・突き合わせて差が出なくなったら、新規の予約だけを新しい側に寄せます ・古い予約が全部終わったら、手帳を閉じます

2段階目を飛ばす店が多いのですが、ここで設定の間違いに気づきます。営業時間の設定が実態と違う、間の時間が入っていない、締め切りが短すぎる。手帳と突き合わせれば、差として見えます。

移行の期間中は、常連に一言伝えておくと事故が減ります。予約の取り方が変わることを事前に知っていれば、いつもの経路が使えなくなったときに問い合わせてもらえます。

併用するときの決めごと

多くの店は、完全に1つの受け方には寄せられません。イベント会場では紙で受けますし、常連は電話をかけてきます。併用を前提にするなら、決めごとを3つ置いてください。

1つ目は、最終的にどこへ集めるかです。どの経路で受けても、必ず同じ予定表に入る。これが崩れると二重予約が起きます。2つ目は、入れるまでの猶予です。その日のうちに入れる、と決めてください。3つ目は、入れる担当を1人に決めることです。複数人が入れる形にすると、入れたつもりの取りこぼしが出ます。

紙で受ける場面では、書く項目を決めた用紙を用意しておくと転記が速くなります。名前、連絡先、日時、メニュー。この4つだけの用紙で足ります。イベントの終わりに、その用紙の分をまとめて入れる作業を組み込んでください。

併用は手間が増える形ですが、機会を落とさない形でもあります。手間を減らすために窓口を減らしすぎると、常連が離れます。バランスは店ごとに違うので、数字を見ながら決めてください。

判断に使える数字は、経路ごとの件数です。3か月分の予約を、どの経路から来たかで分けて数えてみてください。ほとんど使われていない経路が1つか2つ見つかります。そこを閉じても失うものは小さく、代わりに管理する対象が減ります。逆に、想像より多く使われている経路があれば、そこの案内を厚くする価値があります。

経路ごとの件数は、予約を受ける仕組みを使っていれば自動で残ります。手帳の場合は、予約を書くときに経路の頭文字を1文字添えるだけで数えられるようになります。手間はほとんどかからないので、迷っている店はまずこの1文字から始めてください。

予約が入ったあとに、必ず起きる作業

受け方を比べるときは、予約が入る瞬間だけでなく、その後に何が起きるかで見てください。実際の負担は、入ったあとに集まっています。

予約が1件入ると、必ず次の作業が発生します。

・確定したことを相手に伝える ・準備に必要な情報が揃っているか確認する ・前日か直前に、忘れられないよう連絡する ・変更が来たら、予定表を直して空いた枠を戻す ・終わったあとに、内容を記録して次につなげる

この5つのうち、手帳の形では5つとも手作業です。フォームの形では1つ目が自動になります。予約システムの形では、1つ目、3つ目、4つ目が自動になり、5つ目も同じ画面で扱えます。

差が出るのは件数が増えたときです。月10件なら5つとも手作業でも回ります。月60件になると、この5つで週に数時間が消えます。その時間は、鑑定にも集客にも使えたはずの時間です。

予約の間隔と、次の来店

占いは、同じ人が形を変えて何度も来る仕事です。ただし、来る周期は決まっていません。悩みが動いたときに来ます。だからこそ、前回の記録が次の予約を支えます。

手帳での管理だと、前回いつ来たかを探すのに時間がかかります。名前で引けないからです。日付の側からしか探せない道具で、人の側から探そうとしているのが原因です。

顧客ごとに履歴が残る形にすると、次に会ったときの入りが変わります。前回の相談から何か月経ったか、そのとき何を話したか。この2つが分かるだけで、最初の数分が変わります。

再来の案内を送る場合も、この記録が土台になります。3か月前に来た人へ声を掛ける、という送り方は、日付で人を引ける形でないとできません。予約を受けるところで終わっている道具を使っていると、この部分だけ別の管理になります。

返事が遅れると、何を失うか

予約の相談が来てから返事をするまでの時間は、そのまま取りこぼしの量に変わります。占いを探している人は、たいてい複数の店を同時に見ています。

鑑定中は返せません。60分の鑑定を続けて3件受けた日は、3時間返事ができない時間帯が生まれます。その間に来た相談は、他の店で先に決まっている可能性があります。

失っている量は数えられます。1か月、返事をした時刻と相談が来た時刻の差を記録してください。3時間以上空いた件のうち、実際に予約になった割合を出します。すぐ返した件と比べて明らかに低ければ、そこが取りこぼしです。

対策は返事を速くすることではありません。返事を要らない形にすることです。空いている枠が最初から見えていて、選べば確定するなら、鑑定中でも予約は成立します。返事の速さで勝負している限り、手が塞がる時間帯は必ず取りこぼします。

受け方の側から、来ない人を減らす

占いには、当日に来ない人が一定の割合で出ます。悩みの内容が動いたり、気持ちが変わったりするからです。全部は防げませんが、受け方で減らせる部分があります。

減らせるのは、忘れによる不来店です。予約から当日までの間隔が長いほど忘れられます。2週間先の予約なら、前日のリマインドに加えて3日前にもう1通あると効きます。この2通を手作業で送るか、自動で出すかが受け方の違いです。

もう1つ減らせるのは、連絡しづらくて放置される不来店です。行けなくなったと伝えるのは気まずいので、そのまま黙る人がいます。押すだけで変更できる道があれば、枠が事前に戻ります。

キャンセル料を設定する場合は、条件を予約の時点で見える場所に出してください。予約したあとに知らされた条件は、納得を得にくくなります。金額の決め方は、他店の相場ではなく、その枠を空けたことで実際に失うものから考えるのが筋です。

1人で回している占い師の現実的な線

事務を任せられる人がいない場合、受け方の選択はさらに絞られます。自分の手が塞がる時間帯が、そのまま受付が止まる時間帯になるからです。

現実的な線は3つです。1つ目は、返事を待たせない形に寄せること。2つ目は、リマインドを自動にすること。3つ目は、変更とキャンセルを本人に任せることです。この3つだけで、予約に関する作業の大半が消えます。

逆に、無理に全部を仕組みに寄せないでください。常連との会話、鑑定の記録、次回の案内の文面。ここは人が書いたほうが効く部分です。占いは言葉の商売なので、機械的な文面が届いた時点で印象が落ちます。

削るところと残すところを分けるのが、1人で回すときの考え方です。判断の基準は簡単で、相手が誰であっても同じ内容を送る作業は自動にし、相手によって変わる作業は自分でやる。この線で分ければ、迷いません。

複数の占い師で受ける場合

2人以上で店を回している場合、受け方の設計に指名の扱いが加わります。ここを決めないまま件数が増えると、誰の予定なのか分からない一覧ができあがります。

決めることは3つです。指名して予約できるようにするか、指名なしの予約を受けるか、料金を占い師ごとに変えるか。2つ目は見落とされがちですが、初めての相談者は誰を選べばよいか分からないため、指名なしで入ってくることがあります。受けるなら、後から割り振る手順を決めておいてください。

予定表を共有する場合は、誰がどこまで見られるかも決めます。相談内容は担当する人だけが見れば足ります。全員が見られる状態にしておく理由はありません。

売上の分け方に関わる集計も必要になります。誰の鑑定が何件で、そのうち指名が何件か。月末に伝票を一枚ずつ数えている店なら、この集計が自動で出るようになるだけで、締めの作業が別物になります。

イベント出店での受け方

常設の鑑定とは別に、イベント会場や出張での鑑定を受けている店は多くあります。この受け方は、常設とは分けて設計してください。

違うのは3点です。場所が日によって変わること、鑑定の単位が15分や20分と短いこと、当日の飛び込みの比率が高いことです。常設の60分の設計をそのまま当てると、枠の数が合いません。

扱い方は2つあります。イベント用の短いメニューを別に作り、開催日だけ開く形。もう1つは、イベントの日は事前予約を全部閉じて、当日の受付だけにする形です。前者は開催の前から枠が埋まっていく形、後者は当日その場の流れだけで回す形です。どちらを選ぶかは、出店の告知をどれだけ前に出せるかで決まります。

どちらにしても、イベントの日に常設の予約が入らないようにする作業が要ります。開催が決まった時点で枠を閉じてください。閉じ忘れると、会場にいる時間に店舗の予約が入ります。

受けない時間を、はっきり決める

受け方を整えるときに、受ける時間だけを決めて、受けない時間を決めない店が多くあります。この状態だと、予約が生活を侵食します。

決めるのは3つです。1日に受ける件数の上限、鑑定と鑑定の間に置く時間、予約を受けない曜日か時間帯です。占いは集中力を使う仕事なので、埋まるだけ埋めると質が落ちます。1日6件までと決めれば、空いていても7件目は表に出ません。

間の時間も同じです。固定で15分を挟む設定にしておけば、鑑定が押しても次の人を待たせずに済みます。この設定が無い道具を使っているなら、枠を1つ飛ばして自分で塞ぐ作業が毎週発生します。

受けない時間を決めておくと、断る理由を毎回考えずに済みます。決めていない店は、頼まれるたびに判断が要ります。判断の回数が減ることも、受け方を整える効果の1つです。

決めた内容は、案内する場所にも書いてください。営業していない曜日や、受けられない時間帯が外から見えていれば、そもそも相談が来ません。断る手間が減るのは、断り方を工夫したからではなく、断る場面自体を減らしたからです。

場所と接続先を、予約と一緒に渡す

予約が確定したあと、当日までに必ず伝えるべき情報があります。ここを毎回手作業で送っていると、件数が増えたときに抜けます。

対面なら、住所と最寄り駅からの経路、建物の入り方です。占いの店は雑居ビルの一室であることも多く、入口が分かりにくいと当日に電話が鳴ります。3行の案内文を用意しておいて、確定の連絡に必ず載せてください。

電話なら、どちらから掛けるかと、こちらの番号です。非通知を拒否している相手がいるため、番号を先に伝えておくと不通が減ります。ビデオ通話なら、予約ごとの接続先と、当日つながらない場合の連絡手段です。

これらを毎回手で書いていると、忙しい週に抜けます。抜けた分は当日の問い合わせとして返ってきて、結局その週の時間を奪います。確定の連絡に自動で載る形にできるかどうかは、受け方を選ぶときの判断材料になります。

費用を、時間で換算して比べる

受け方を変えるかどうかを費用だけで比べると、手帳が最も安いという結論になります。しかし、消えている時間を金額に置き換えると、順位が変わります。

計算の仕方は単純です。予約に関するやりとりに使っている時間を月で出し、それを鑑定の時間単価で掛けます。60分の鑑定を8,000円で受けているなら、時間あたり8,000円です。予約の事務に月8時間使っているなら、その時間の価値は64,000円になります。

もちろん、その時間が全部鑑定に置き換わるわけではありません。ただし、比べる土台としては使えます。月の利用料がこの金額を大きく下回るなら、切り替えたほうが得だという判断ができます。

料金は改定されます。ここで挙げた金額も、読んでいる時点では変わっている可能性があります。契約する前に必ず公式の料金ページを開いて、その表示が税抜きか税込みか、いつ時点のものかを自分の目で確かめてください。予約件数で料金が変わる形の場合は、いまの件数だけでなく、伸びた月の件数でも計算しておくと後で慌てずに済みます。

無料で使える範囲だけで始めるのも1つの進め方です。ただし、無料の枠が予約件数の上限で区切られている場合、繁忙期に受けられなくなります。年末年始や新年度のように件数が跳ねる時期がある占いでは、上限に当たる月が必ず来ます。上限の有無と、超えたときにどうなるかを、始める前に確かめておいてください。

受け方を変えると、どこが消えるか

ここまでの内容のうち、手帳とやりとりの形では必ず残るのは次の3つです。

・空いている日時を確認して、返事を送ること ・前日と直前のリマインドを、件数の分だけ送ること ・変更が入るたびに、予定表を直して空いた枠を外へ戻すこと

3つとも、予約を受ける仕組みの側で消せます。空き枠から選ばせれば返事は要らず、リマインドは時間を決めれば自動で出て、変更は本人が行えば枠がその場で戻ります。手作業として残るのは、常連からの直接の連絡を入力する部分だけになります。

占いは前払いを求めにくい業態です。決済が必ず付いてくる作りの道具を選ぶと、当日払いのままにしたい対面の鑑定まで前払いに揃えることになります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、支払いは当日のまま、予約と連絡と次回の案内だけを仕組みに任せられます。

標準で使える範囲はできることに一覧があるので、枠の作り方、締め切りの設定、リマインドの送信という3項目を先に確かめてください。費用の目安は料金にあり、予約件数とスタッフの人数でどう変わるかが分かります。

手帳とやりとりで受ける形から移る場合でも、全部を一度に変える必要はありません。条件をそろえた比較は他社との比較に公開情報だけを並べてあるので、困っている項目だけを見比べるのが早いです。所要時間が読みにくい業種の設定は業種ごとの使い方にまとまっており、近い形の運用を先に見ておくと設定が短く済みます。相談者から見た予約の画面は、登録なしで触れるデモを見るで確かめられます。移行の手順や解約時のデータの扱いはよくある質問にまとめてあります。

今日決められることを1つ挙げるなら、予約に使っている時間を数えることです。2週間だけ、やりとりが起きるたびに印を付けてください。その数字が出れば、受け方を変えるかどうかは自分で判断できます。

Q1. 占いの予約は、どの受け方が一番よいですか？

件数で決まります。月に5件から10件なら、メッセージと手帳のままで回ります。30件を超えたあたりから空き枠の管理が崩れ始め、二重予約が出ます。60件を超えていれば、予約を受ける仕組みに寄せないと事務が鑑定の時間を削ります。まずは予約に使っている時間を2週間数えてください。

Q2. 手帳から予約システムに移すとき、予約が消えないか心配です。

一度に切り替えないでください。すでに入っている1か月先までの予約を先に新しい側へ入れ、2週間は手帳と両方に書いて突き合わせます。差が出なくなってから新規を寄せます。この2週間で、営業時間や締め切りの設定の誤りにも気づけます。常連には事前に一言伝えておくと問い合わせで気づけます。

Q3. 電話やSNSでの予約はやめたほうがよいですか？

やめる必要はありません。常連との距離の近さは占いの強みです。条件は1つで、直接受けた予約をその場で予定表に入れることです。1日放置すると、その間に同じ枠が外から取られます。新規はフォームや予約の画面に寄せ、常連の直接連絡は受け続ける形が現実的です。

Q4. 予約と同時に前払いを求めるべきですか？

鑑定の方法で分けるのが現実的です。電話とオンラインの鑑定は、終わった後で相手が画面から消えてしまえば回収の手立てが残らないので、前払いにしておきます。対面の初回相談は、まだ会っていない相手に先に払う心理的な段差があるため、当日払いのほうが予約されやすくなります。決済を使わなくても、予約とリマインドは仕組みで受けられます。