占いの予約メールの返し方｜確定、変更、キャンセルの定型文

占い 予約 メールで検索している人の多くは、返す文面に迷っています。事務的すぎると冷たく見え、丁寧に書きすぎると時間がかかる。しかも相談を抱えた相手に送る文章なので、言葉選びが軽く扱えません。ここでは、予約の前後で必要になる6つの場面ごとに、載せる項目と定型文の骨組みを整理します。

予約に関わるメールは、6つの場面しかない

予約のやりとりで送るメールは、場面ごとに整理すると多くありません。次の6つで足ります。

・受付の連絡。届いたことを伝え、確定かどうかを示す ・確定の連絡。日時、メニュー、場所か接続先を確定として伝える ・リマインド。前日か直前に、忘れられないよう送る ・変更の返事。日時が変わったことを確定として伝える ・キャンセルの返事。取り消しを受けたことを伝える ・鑑定後の御礼。次につながる言葉を残す

この6つの文面を用意しておけば、予約に関する文章を毎回考える必要がなくなります。用意していない店は、1件ごとに文面を書いています。1通に5分かけているなら、月40件の予約で200分が消えます。

定型文にすると冷たくなると感じるかもしれませんが、逆です。骨組みが決まっていれば、その人に合わせて1文だけ足す余裕が生まれます。毎回ゼロから書いていると、その1文を足す余力が残りません。

受付の連絡に載せるもの

予約の相談が届いた直後に送る1通です。ここで最も大事なのは、この時点で予約が確定しているのかどうかを、はっきり書くことです。

曖昧にすると事故が起きます。相手は確定したつもりで待ち、店は仮の申し込みとして返事を保留している。当日になって食い違いが表面化します。次の1文があるかどうかで防げます。

受付の連絡に入れる項目は4つです。

・届いたことの確認 ・この時点では確定ではないこと。または確定であること ・いつまでに次の連絡をするか。24時間以内などの目安 ・連絡が届かない場合の確認先

3つ目を書いておくと、待っている間の問い合わせが減ります。書かないと、2時間後に催促が来ます。

文面の骨組みは次の形です。

・お申し込みありがとうございます、と受け取った旨 ・ご希望の日時とメニューを、送られてきた内容のまま書き戻す ・確定は追ってご連絡する旨と、その目安の時間 ・このメールが届かなかった場合の連絡先

書き戻す部分を省かないでください。入力の誤りは、ここで気づかれます。

確定の連絡に載せるもの

予約に関わるメールの中で、最も重要な1通です。相手はこの1通を当日まで見返します。ここに載っていない情報は、後から問い合わせとして返ってきます。

載せる項目は6つです。

・日時。曜日も添える。2週間先の予約では、日付だけだと曜日を間違えられます ・メニューと所要時間、料金 ・鑑定の方法。対面か電話かビデオ通話か ・場所か接続先。対面なら住所と入口の説明、電話ならどちらから掛けるか ・変更とキャンセルの方法と、その期限 ・当日の連絡先

4つ目の入口の説明を省く店が多いのですが、占いの店は雑居ビルの一室であることも多く、着いてから電話が鳴ります。3行で足りるので、定型文に固定で入れてください。

件名も決めておきます。「ご予約確定のお知らせ」のように、後から検索して見つけられる言葉にします。当日の朝に相手がメールを探すとき、件名で見つかるかどうかが分かれ目になります。

リマインドをいつ送るか

前日に1通送っている店が多いのですが、占いでは2回に分けたほうが効きます。予約から当日までの間隔が長い場合が多いからです。

推奨の形は次のとおりです。

・予約から当日まで1週間以上ある場合。3日前と前日の2回 ・数日以内の予約。前日の1回 ・電話鑑定とビデオ通話の鑑定。前日に加えて2時間前にもう1回

3つ目が特に効きます。電話やビデオ通話は、時間になって出てもらえないとその枠が丸ごと消えます。直前の1通で、この不通がはっきり減ります。

リマインドに載せる項目は、確定の連絡より少なくて構いません。日時、場所か接続先、変更が必要な場合の連絡先。この3つです。長い文面を送ると読まれません。

送る時間帯も決めてください。前日の午前中に送ると、その日のうちに変更の相談ができます。夜に送ると、変更したくても店が閉まっています。

広告や案内を混ぜるときの決まり

リマインドや御礼のメールに、次回の案内やキャンペーンの情報を混ぜたくなる場面があります。ここには決まりがあるので、混ぜる前に確認してください。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律は、広告や宣伝を目的とするメールの送信について次のように定めています。

送信者は、次に掲げる者以外の者に対し、特定電子メールの送信をしてはならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

ここで挙げられている相手には、あらかじめ送信を求めるか送信に同意する旨を伝えた人が含まれます。予約の確定やリマインドのように、取引に必要な連絡そのものは広告のメールとは性質が違います。ただし、そこに宣伝を混ぜていくと性質が変わっていきます。判断に迷う書き方をするより、案内を送ってよいかどうかの意思確認を予約の時点で取っておくのが確実です。

実務としては次の形にしてください。予約の画面に案内を受け取るかどうかの欄を置き、既定では選ばれていない状態にする。同意した人だけを別の名簿にして、案内はそちらへ送る。予約に関する連絡と案内を分けておけば、後から迷いません。

変更の返事に載せるもの

日時の変更を受けたときの1通です。ここで最も多い事故は、変更前の日時が残ったままになることです。

防ぐには、変更前と変更後の両方を書きます。

・変更前の日時 ・変更後の日時と曜日 ・変更後の場所か接続先。方法が変わる場合は特に重要 ・この内容で確定である旨

変更後だけを書くと、相手が本当に変わったのか確認できません。両方を並べると、その場で誤りに気づけます。

方法が変わる場合は注意が必要です。対面から電話に変わった、というときに、場所の情報が残ったままの文面を送ると混乱します。定型文を1つにせず、方法が変わる場合の文面を別に用意しておいてください。

店の都合で変更をお願いする場合は、文面の性質が変わります。理由を短く述べ、代わりの候補を2つか3つ提示する。候補を出さずに「ご都合をお知らせください」だけで返すと、相手に手間を押し付けることになります。

キャンセルの返事の書き方

取り消しの連絡への返事です。書き方で、その人が次に戻ってくるかどうかが変わる場面でもあります。

入れる項目は3つです。取り消しを承ったこと、キャンセル料が発生するかどうか、また相談したいときの連絡方法。3つ目を省かないでください。取り消しの返事で関係が終わるわけではありません。

キャンセル料が発生する場合は、金額とその根拠を書きます。予約の時点で示していた条件のどれに当たるかを、そのまま引用する形が誤解を生みません。消費者契約法には、事業者が違約金の算定根拠の説明を求められたときについての定めがあります。請求する前の段階で根拠を添えておけば、後から説明を求められる場面自体が減ります。

キャンセル料が発生しない場合も、そのことを明記してください。書かないと、後から請求されるのではないかという不安が残ります。

責める言葉は書かないでください。占いに来ようとした人が取り消すのは、悩みが動いたか、気持ちが変わったかです。責める文面を送ると、次に相談したくなったときに別の店へ行きます。

鑑定のあとに送る1通

送っていない店が多い1通ですが、再来につながる効果が大きい部分です。占いは同じ人が形を変えて何度も来る仕事なので、ここで途切れさせないことに意味があります。

送る時機は、鑑定の当日か翌日です。1週間空けると、相談の余韻が消えています。

入れる項目は3つです。来てくれたことへの御礼、鑑定で話した内容に触れる1文、次に相談したくなったときの入口。2つ目が重要で、ここが定型文のままだと機械的に見えます。相談の内容を細かく書き直す必要はなく、「今回お話しした転職の件」のように、触れるだけで十分です。

次の予約を勧める文言は、強く書かないでください。占いは、悩みが動いたときに来る商売です。時期を指定して急かすと、押し売りに見えます。次に相談したくなったときの入口が分かる形にしておけば足ります。

文面を書くときに避けること

占いの予約メールに固有の注意点があります。相談を抱えた相手に送る文章なので、一般的なビジネスメールの型がそのまま当てはまらない場面があります。

避けるのは4つです。

・鑑定の結果を先取りするような表現。会う前に何かを断定しない ・不安をあおる言葉。「今のままだと」といった書き出しは避ける ・過度に親しげな言葉遣い。初回の相手には距離を保つ ・絵文字や記号の多用。確定の連絡は事務の文書として読まれる

1つ目と2つ目は、後々の信用に関わります。予約のメールは、鑑定そのものではありません。事実と手順を伝える文章に徹してください。

一方で、事務的すぎるのも良くありません。件名と項目だけの1通は、機械が送ったように読まれます。冒頭の1行と結びの1行に、店の言葉を置いてください。定型文の中に、その2行だけを差し替えられる場所を作っておくと運用が楽になります。

送ったのに届かない事故

予約のメールで最も損失が大きいのは、送ったのに届いていない事故です。相手は届いていないと知らないので、当日に食い違いが出ます。

原因は決まっています。迷惑メールの側に入っている、宛先の入力が誤っている、相手が受信を制限している、送信の上限に達している。どれも送った側では気づけません。

防ぐ手立ては3つです。

・予約の確定の直後、画面上に「メールが届かない場合は迷惑メールをご確認ください」と1行出す ・宛先を入力してもらう欄で、確認のための再入力を求める ・月1回、自分のアドレスへテストの予約を1件入れて、6つの場面のメールが届くか確かめる

3つ目は3分で終わる作業です。届かない状態に何か月も気づかない店があるので、習慣にしてください。

携帯電話のアドレスを使っている相手は、パソコンからのメールを受け取らない設定になっていることがあります。予約の画面に、受信の設定を確認してほしい旨を1行添えておくと、取りこぼしが減ります。

件名と差出人の決め方

本文をどれだけ整えても、開かれなければ意味がありません。開かれるかどうかは、件名と差出人の表示でほぼ決まります。

差出人の表示は、店の名前か占い師の名前にしてください。アドレスだけが表示される設定だと、誰から届いたのか分からず開かれません。予約した相手は、店の名前で記憶しています。

件名は、場面ごとに固定します。予約の確定、前日のご案内、日時変更のご確認。この形にすると、相手が後から探すときに見つけられます。件名に日付を入れておくと、複数回来ている人にとって区別しやすくなります。

避けたいのは、件名だけで内容が分からない書き方です。「ご連絡」や「お知らせ」だけの件名は、開かれない上に、探すときにも見つかりません。

返信できるアドレスから送ることも重要です。返信できないアドレスから予約の連絡を送ると、変更の相談が届かなくなります。相手が返事を書ける状態にしておいてください。

SNSのメッセージで受けている場合

占いの予約は、メールよりもSNSのメッセージで来ることが多い商売です。メールの定型文をそのままメッセージに貼ると、長すぎて読まれません。

メッセージ用には、短い版を別に用意してください。確定の連絡なら、日時、メニュー、場所か接続先の3つだけに絞ります。変更とキャンセルの条件は、案内ページへのリンクで示します。5行を超えると、画面をさかのぼって読み返されにくくなります。

メッセージには弱点もあります。過去のやりとりが流れて探せなくなること、相手が通知を切っていると気づかれないこと、複数の相談者との会話が並んで取り違えが起きることです。当日の集合場所のような重要な情報は、メッセージだけで完結させないほうが安全です。

現実的な形は、やりとりはメッセージで行い、確定の内容だけはメールでも送ることです。相手がどちらかを見返せる状態にしておけば、当日の食い違いが減ります。

初回と再訪で、文面を変える

同じ確定の連絡でも、初めての相談者と、何度も来ている人では必要な情報が違います。1つの文面で兼ねると、どちらにも合わない1通になります。

初めての相談者に必要なのは、当日の流れです。何分前に着けばよいか、何を持っていけばよいか、支払いはいつどう行うか、鑑定はどう進むか。この4つが分かっていれば、当日の緊張が下がります。占いは初めての人にとって未知の場なので、ここを丁寧にする価値があります。

再訪の人に、この説明は不要です。むしろ毎回同じ長文が届くと、読まれなくなります。日時と場所だけの短い1通のほうが親切です。

分けるには、初回かどうかが分かる状態が要ります。予約の画面に初めてかどうかの項目を置くか、顧客ごとの履歴が残る仕組みを使うか。手作業で覚えている店は、件数が増えたところで取り違えます。

電話鑑定とビデオ通話で足す1文

対面を前提にした文面をそのまま使うと、電話やビデオ通話の鑑定で必ず情報が足りません。方法ごとに足す1文を決めておいてください。

電話鑑定で足すのは2つです。どちらから掛けるかの明示と、こちらの番号です。非通知を拒否している相手がいるため、番号を先に伝えておくと不通が減ります。「時間になりましたら、こちらの番号からお電話いたします」と書いておけば、相手は待つ準備ができます。

ビデオ通話で足すのは、接続先と、つながらない場合の連絡手段です。当日に接続で10分使うと、鑑定の時間がその分削れます。前日のリマインドに接続の手順を短く添えておくと、当日が短く済みます。

海外から受ける場合は、時差の確認も要ります。文面に書く時刻が日本時間であることを明記してください。書かずに送って取り違えると、その枠が丸ごと消えます。

断るときの文面

予約の相談すべてを受けられるわけではありません。枠が埋まっている、扱っていない内容である、受けられない年齢である。断る場面の文面も、先に決めておいてください。

断る文面に入れるのは3つです。受けられない理由を短く述べること、代わりに提案できることがあれば示すこと、また相談したいときの入口です。理由を書かずに断ると、拒まれたと受け取られます。

枠が埋まっている場合は、次に空いている日を示してください。2つか3つの候補を出せば、そのまま予約につながることがあります。空いている枠が外から見える状態になっていれば、この文面自体が要らなくなります。

扱っていない相談内容の場合は、はっきり書いてください。曖昧に受けると、当日に双方が困ります。医療や法律の判断に関わる相談は占いの範囲ではないので、専門の窓口に相談してほしい旨を添えるのが誠実な返し方です。

返事が来ないときの追いかけ方

こちらから返事を送ったのに、相手から反応が無い場面があります。予約が仮のまま止まっている状態です。ここを放置すると、枠が押さえられたまま無駄になります。

追いかけるのは1回だけにしてください。最初の連絡から48時間経っても返事が無ければ、1通だけ送ります。文面には、いつまでに返事が無ければ枠を解放するかを書いておきます。

期限を書くと急かしているように見える、と感じるかもしれません。しかし書かないほうが不親切です。相手は自分の予約がどうなっているか分からないまま放置され、店は枠を押さえ続けます。

追いかけの1通を送っても反応が無ければ、予定どおり枠を戻します。戻したことを伝える1通を送っておくと、後から来たときに話が早くなります。この一連の流れも、空き枠から選んで確定する形にすれば、そもそも発生しません。

言葉遣いを、店の雰囲気に合わせる

占いは言葉の商売です。予約のメールも、その店の言葉で書かれているかどうかが伝わります。仕組みが用意した既定の文面をそのまま使っていると、店の色が消えます。

合わせるべきは3か所です。冒頭の呼びかけ、結びの1文、鑑定を表す言葉です。「ご予約いただきありがとうございます」で始める店と、もう少し柔らかく始める店では、相手の受け取り方が変わります。

鑑定を表す言葉も統一してください。案内ページでは「セッション」と書き、メールでは「鑑定」と書き、当日は別の言い方をする。この揺れは、相手を混乱させます。使う言葉を1つに決めて、全部の文面で揃えてください。

一方で、丁寧さを崩さないでください。占いに来る人は、真剣な悩みを抱えています。くだけすぎた言葉遣いは、軽く扱われていると受け取られる場合があります。柔らかさと丁寧さは両立できます。

手作業で送り続けたときの限界

6つの場面の文面を用意しても、送る作業そのものは残ります。ここが件数の増加で最初に崩れます。

月20件の予約なら、6つの場面で120通です。1通3分としても6時間になります。月60件になれば18時間です。鑑定に使えたはずの時間がここに消えます。

しかも、手作業で送っている限り、忙しい週に抜けます。抜けるのはたいていリマインドで、抜けた週に不来店が増えます。負担が重い週ほど抜けるという性質があるので、注意では防げません。

自動で送れるようにすると、この2つが同時に解決します。確定の連絡は予約と同時に出て、リマインドは決めた時機に出ます。残るのは、その人に合わせて1文を足す部分と、鑑定後の御礼だけです。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、当日払いのまま、この一連の連絡だけを仕組みに任せられます。

送った内容を、あとから見返せるようにする

予約のやりとりで揉める場面は、たいてい「言った言わない」から始まります。日時を伝えたつもりが伝わっていない、キャンセル料の条件を示したつもりが示されていない。防ぐには、送った内容が残る形にしておくことです。

電話だけで確定させている店は、この記録がありません。口頭で日時を決めて、そのまま当日を迎える。相手が書き留めていなければ、間違って覚えられます。電話で受けた予約でも、確定の内容は文字で送ってください。

送った記録は、場所を決めて保管します。メールなら送信済みの箱に残りますが、複数のアドレスやSNSに散っていると探せません。予約を受ける仕組みを使っている場合は、その予約に紐づいて送信の記録が残るので、後から追いやすくなります。

保管の期間も決めておいてください。トラブルが表面化するまでに時間がかかることがあるため、1年ほどは残しておくのが無難です。それを過ぎたものは、相談内容を含む記録として不要になった時点で消してください。

複数人での鑑定を受けるときの連絡

友人同士やご家族での相談を受けている店では、連絡の宛先をどうするかを決めておく必要があります。全員に送るのか、代表の1人に送るのか。

原則は、予約した代表者1人に送る形です。相談内容には個人的な話が含まれるため、宛先を増やすほど扱いが難しくなります。同行する人の名前を全部聞く必要も、多くの場合ありません。

料金と所要時間は、人数によって変わることを明記してください。2人で60分の枠を使う場合、1人あたりの時間は半分になります。当日にここで食い違うと、鑑定の途中で時間の話をすることになります。

同行の人数が変わる場合の連絡も、いつまでにほしいかを書いておいてください。当日に人数が増えると、枠の長さが足りません。前日までと決めておけば、直前の調整が要らなくなります。

文面を保管して、使い回す仕組みを作る

定型文を作っても、どこかに保管しておかないと使われません。毎回過去のメールを探して写している店が多くあります。

保管の方法は3つあります。メールの下書きとして保存する形、メモの道具にまとめておく形、予約の仕組みに文面として登録する形です。3つ目にすると、送信そのものが自動になるので、写す作業も消えます。

どの方法でも、置き換える部分を印で示しておいてください。日時、メニュー、場所。この3か所を書き換えるだけで送れる状態にしておけば、書き換え漏れが減ります。

文面は半年に一度は見直してください。料金を変えた、メニューを増やした、場所が変わった。実態と文面がずれると、送るたびに小さな訂正が発生します。見直しの日を先に決めておくのが確実です。

見直すときは、実際に送った1通を読み返すのが早道です。作った直後の文面ではなく、日時やメニューが差し込まれた状態のものを見ます。差し込みの位置がずれている、改行が詰まって読みにくい、書き換え忘れた文言が残っている。こうした崩れは、完成した1通を見ないと気づけません。自分宛に1件予約を入れて、6つの場面の文面を通しで受け取ってみてください。

連絡の手間を仕組みへ移すと、何が残るか

ここまでの6つの場面のうち、手作業のままだと必ず負担として残るのは次の3つです。

・確定の連絡を、予約が入るたびに書いて送ること ・リマインドを、件数の分だけ時機を見て送ること ・変更が入るたびに、変更前と変更後を書いて送り直すこと

3つとも、予約を受ける仕組みの側で自動にできます。確定は予約と同時に出て、リマインドは決めた時間に出て、変更は本人が行えばその結果が自動で送られます。残るのは、鑑定後の御礼と、その人に合わせた1文だけです。占いで人が書くべきなのは、まさにこの部分です。

標準で使える範囲はできることに一覧があるので、確定の連絡の文面、リマインドの時機、変更の通知という3項目を先に確かめてください。費用の目安は料金にあり、予約件数とスタッフの人数でどう変わるかが分かります。

いま使っている道具の一部だけが合わない場合、乗り換えが答えとは限りません。条件をそろえた比較は他社との比較に公開情報だけを並べてあるので、困っている項目だけを見比べるのが早いです。送る文面は業種によって言葉が変わるため、近い形の文例は業種ごとの使い方にまとまっています。相談者が受け取る画面と連絡の流れは、登録なしで触れるデモを見るで確かめられます。移行の手順や送信できる範囲はよくある質問にまとめてあります。

今日決められることを1つ挙げるなら、リマインドの時機です。前日の1回だけになっているなら、電話とビデオ通話の鑑定に限って2時間前の1通を足してみてください。1か月で、当日の不通の件数が変わります。

Q1. 占いの予約確定メールには何を書けばよいですか？

日時と曜日、メニューと所要時間と料金、鑑定の方法、場所か接続先、変更とキャンセルの方法と期限、当日の連絡先の6つです。特に対面の場合は建物の入口の説明を3行ほど固定で入れてください。ここが無いと、当日に着いてから電話が鳴ります。件名は後から探せる言葉に固定します。

Q2. リマインドメールはいつ送るのがよいですか？

予約から当日まで1週間以上ある場合は、3日前と前日の2回です。数日以内の予約なら前日の1回で足ります。電話鑑定とビデオ通話の鑑定は、前日に加えて2時間前にもう1通あると当日の不通が減ります。送る時間帯は前日の午前中にすると、その日のうちに変更の相談ができます。

Q3. リマインドに次回のキャンペーン案内を混ぜてもよいですか？

分けたほうが安全です。予約の確定やリマインドは取引に必要な連絡ですが、宣伝を混ぜると性質が変わります。予約の画面に案内を受け取るかどうかの欄を置き、既定では選ばれていない状態にして、同意した人だけへ別に送る形にしてください。判断に迷う書き方をしないことが結果的に早道です。

Q4. 予約メールが届いていない場合はどうすればよいですか？

まず迷惑メールの扱いを疑ってください。予約の直後の画面に「届かない場合は迷惑メールをご確認ください」と1行出しておくと問い合わせが減ります。携帯電話のアドレスはパソコンからのメールを拒否する設定になっていることがあります。月1回、自分のアドレスへテストの予約を入れて届くか確かめる習慣が有効です。