Googleカレンダーの予約スケジュールを複数人で使う｜スタッフごとの枠の作り方

Googleカレンダーの予約スケジュールを複数人で使いたい、という相談には2つの事情が隠れています。 スタッフごとに別の受付枠を作りたい場合と、1つの予約に自分以外の人も同席させたい場合です。 この2つは設定の仕方が違い、必要なプランも違います。

この記事では、まず「複数人で使う」という言葉が指す3つの形を分けます。 そのうえで、それぞれに何が必要なのかを公式の記載で確かめ、無料の範囲でできることとできないことを線で示します。 最後に、スタッフが2人いる店で実際に組む手順と、この形で運用したときにぶつかる壁まで書きます。

「複数人で使う」には3つの意味がある

1つ目は、スタッフごとに予約ページを分ける形です。 Aさんを指名したいお客さまはAさんの予約ページから、Bさんを指名したい人はBさんのページから予約します。 美容室やサロンで「指名予約」と呼ばれているのはこの形です。

2つ目は、1つの予約に複数人が同席する形です。 担当者と上司が一緒に面談に出る、通訳が同席する、といった場面です。 Googleカレンダーの予約スケジュールでは、共同主催者を追加することでこの形を作れます。

3つ目は、複数人のうち空いている誰か1人が対応する形です。 指名なしで予約を受けて、その時間に空いているスタッフが担当します。 この形は、日程調整に特化したサービスでは「誰か1人が参加」として用意されていますが、Googleカレンダーの予約スケジュールには同じ仕組みがありません。

自分がやりたいのがどれなのかを先に決めると、必要な設定とプランが決まります。 以下では1つ目と2つ目を順に説明し、3つ目については代わりの組み方を示します。

スタッフごとに予約ページを分ける

この形を作るには、予約スケジュールを人数分だけ作ることになります。 Aさん用、Bさん用と別々に作り、それぞれのURLをお客さまに使い分けてもらいます。

ここで最初の壁に当たります。 無料の範囲では、予約ページを1つしか作れません。

個人の Google アカウントまたは Workspace Business Starter プランをご利用の場合、他のユーザーがカレンダーで予約を入れることができる予約ページを 1 つ作成できます。 出典: support.google.com

この制約の読み方には注意が必要です。 「1つのアカウントにつき1ページ」なので、スタッフが2人いてそれぞれが自分のGoogleアカウントを持っているなら、2人がそれぞれ1ページを作ることはできます。 ただしその場合、AさんのページとBさんのページは別々のアカウントに属し、店として一元的に見ることはできません。 どちらに何件入っているかは、それぞれのカレンダーを開いて確かめることになります。

同じアカウントで2つ以上の予約ページを作りたい場合は、有料の条件に当たります。 店舗ごと、メニューごと、オンラインと対面でページを分けたい場合も同じです。

有料プランの条件と金額

Googleのヘルプでは、予約スケジュールのうち一部の機能が対象のプランでのみ使えるものとして一覧になっています。 一覧に並んでいるのは次の7つです。 複数の予約スケジュールの作成、リマインダーメールの自動送信、複数カレンダーでの空き状況確認、予約に対する支払いの受け付け、スパム予約防止のためのメールアドレス確認、予備のカレンダーへの予約スケジュールの追加、予約に対する最大20人の共同主催者の追加です。

対象として挙げられているのは、Google Oneのプレミアム、Google AI Pro、Google AI Ultra、Workspace Individual、Business StandardとBusiness Plus、Enterprise StandardとEnterprise Plus、教育向け、Nonprofits向けです。 逆に、Workspace Frontline、Essentials、提供を終了した以前のWorkspaceサブスクリプションでは、予約スケジュールそのものを作成できないと明記されています。

金額の目安も確かめておきます。 Google Workspaceの公開されている料金は、年間プランでStarterが月額800円、Standardが月額1,600円、Plusが月額2,500円で、いずれもユーザー1人あたり、税別です（2026年9月時点）。

ここで金額の計算を1つしておきます。 Workspaceの料金はユーザー1人あたりです。 スタッフ3人がそれぞれ自分の予約ページを持つ形にしたい場合、3人分のStandardが必要になります。 月額1,600円の3人分で4,800円、税込に直すと5,280円です。 スタッフ5人なら8,000円、税込で8,800円になります。 メールやストレージもまとめて手に入る料金なので単純な比較にはなりませんが、予約の受付だけを目的に人数分を契約すると、予約に特化した仕組みの料金とそう変わらない金額になります。

複数のページを作れる条件については、次の説明もわかりやすいものです。

Googleカレンダーの予約スケジュールは、カレンダーを使用しているGoogleの個人アカウントユーザーが無料で使用できる機能です。ただし、予約ページの数は1つまでに制限されており、複数のページを使いたい場合はサブスクリプション登録が必要です。 出典: onamae.com

共同主催者を使って複数人の空きを見る

2つ目の形、つまり1つの予約に複数人が関わる場合は、共同主催者の設定を使います。

予約スケジュールの設定画面に共同主催者の欄があり、名前かメールアドレスを入れて追加します。 Googleグループを直接追加することもできます。 ただし、ドメイン外のグループやユーザーは追加できないと書かれています。 社外の人を共同主催者にはできないということです。

この設定でもっとも重要なのは、空き情報の扱いです。 Googleのヘルプには、共同主催者のカレンダーを空き情報の確認に含めると重複予約を防ぐことができ、デフォルトでは予約スケジュールで共同主催者の空き時間は確認されないと書かれています。 つまり、共同主催者を追加しただけでは、その人の予定が埋まっている時間もお客さまには空いて見えます。 2人が同席する前提の予約なら、空き情報の確認に含める設定を必ず入れてください。 ここを入れ忘れると、片方が別の予定と重なった状態で予約が確定します。

なお、複数カレンダーでの空き状況確認も、共同主催者の追加も、前の段で挙げた対象プランでのみ使える機能の一覧に入っています。 無料の範囲では、自分1人のカレンダーの空きだけを見る形になります。

誰か1人が対応する形は作れるか

3つ目の形、つまり指名なしで受けて空いている人が担当する形は、予約スケジュールの機能としては用意されていません。 代わりに使える組み方は2つあります。

1つは、店の共有アカウントで1つの予約ページを作り、そのカレンダーにスタッフ全員の予定を入れる方法です。 受付の枠は「店として受けられる件数」で管理し、誰が担当するかは入った予約を見て店側で割り振ります。 お客さまからは1つのページしか見えないので、案内もわかりやすくなります。 弱点は、同じ時間に2人分の予約を受けたい場合に対応できないことです。 予約スケジュールは1つの枠に1人しか入らない前提なので、2人体制で同時に2件受けることを表せません。

もう1つは、日程調整に特化したサービスを使う方法です。 複数人のうち空いている誰か1人を自動で選ぶ仕組みを持つものがあります。 オンラインの相談や面談が中心なら、こちらのほうが素直です。

店舗での施術や接客で、同時に複数人が動く仕事の場合は、どちらの組み方でも無理が出ます。 その場合は、スタッフごとの在庫を持てる仕組みを見る段になります。 業種ごとに必要な受け方の違いは業種ごとの使い方に整理されているので、近い形を見てから決めると外しません。

スタッフ2人の店で実際に組む手順

無料の範囲で組む場合の、現実的な手順を示します。

1つ目のステップは、それぞれがGoogleアカウントを用意することです。 店のアカウントを共有するのではなく、Aさん、Bさんが別のアカウントを持つ形にします。 これで、それぞれが自分の予約ページを1つ作れます。

2つ目のステップは、それぞれの予約スケジュールを作ることです。 予約の長さ、曜日ごとの受付時間、予約と予約の間に空ける準備時間、1日あたりの予約件数の上限を、それぞれの働き方に合わせて設定します。 シフトが週ごとに変わる場合は、臨時の空き時間の設定で調整します。

3つ目のステップは、お客さまへの案内を整えることです。 サイトに「Aさんのご予約」「Bさんのご予約」という2つのボタンを並べます。 どちらを選べばよいか迷う人がいるので、それぞれの担当メニューや得意分野を一言添えます。

4つ目のステップは、店として全体を見る仕組みを作ることです。 AさんのカレンダーをBさんに共有し、逆も共有します。 これで、お互いの予約が1つの画面で見られるようになります。 ただし共有は見るためのもので、お客さまが見る予約ページの空き判定には影響しません。

5つ目のステップは、確認メールとリマインダーの扱いを決めることです。 Googleのヘルプには、リマインダーは最大5件まで送れるものの、リマインダーメールのテキストは編集できないと書かれています。 店名や持ち物、来店時の注意を添えたい場合は、確定後に自分でメールを送ることになります。 なお、リマインダーメールの自動送信そのものが対象プランのみの機能なので、無料の範囲ではリマインダーは手で送る形になります。

この形で運用したときにぶつかる5つの壁

実際に回してみると、次の壁が順番に出てきます。

第1に、予約ページが人数分に分かれていることです。 お客さまは「空いている人でいいのでこの時間に」と考えているのに、AさんのページとBさんのページを行き来して空きを探すことになります。 指名が定着していない店では、これが離脱の原因になります。

第2に、シフトの反映が手作業になることです。 週ごとにシフトが変わる店では、毎週それぞれの予約スケジュールの受付時間を直すことになります。 スタッフ本人に直してもらう形にすると、設定を誤ったときに気づく人がいません。

第3に、メニューごとの所要時間を分けられないことです。 1つの予約スケジュールに設定できる予約の長さは1種類です。 30分のメニューと90分のメニューを受けたい場合は、予約ページを2つ作ることになり、無料の範囲を超えます。

第4に、来店後の流れが無いことです。 予約スケジュールは日程が決まった時点で役目を終えます。 御礼のメール、次回の案内、来店履歴の蓄積は、別に用意することになります。

第5に、設定がパソコンでしかできないことです。 Googleのヘルプには、AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは予約スケジュールを作成できないと書かれています。 店にパソコンを置いていない場合、この点が日々の運用に効きます。

予約ページを分けたときの案内の書き方

予約ページがスタッフごとに分かれると、お客さまは「どちらを押せばよいのか」で迷います。 迷った人の多くは、押さずに帰ります。 案内の書き方で、ここは大きく変わります。

まず、ボタンの名前に担当の名前だけを書かないことです。 「Aのご予約」だけでは、初めての人には判断材料がありません。 「A（ショートカット・メンズ）」「B（カラー・パーマ）」のように、得意な内容を括弧で添えます。

次に、指名がない人の行き先を作ることです。 「はじめての方はこちら」という案内を1つ置き、その先をどちらか1人の予約ページにします。 どちらに入っても店側で割り振れる運用にしておけば、迷った人を取りこぼしません。

3つ目に、それぞれの受付時間を書き添えることです。 Aさんが火曜休み、Bさんが水曜休みという場合、ボタンの下に「A：水木金土日」「B：火木金土日」と書いておくと、埋まっているページを開いて落胆する人が減ります。

4つ目に、予約ページのリンクを置く場所を揃えることです。 サイト、SNSのプロフィール、Googleビジネスプロフィール、会計時のカードの4か所で、同じ並び順、同じ表記にします。 表記がばらつくと、別の店のページだと思われることがあります。

最後に、予約が確定したあとの連絡について一言書くことです。 無料の範囲ではリマインダーが自動で送られないため、「前日にこちらからご連絡します」と書いておくと、当日の来店率が上がります。

予約が入ったあとの店側の動き方

予約ページを複数人で使う形にすると、入ったあとの動き方を決めておく必要があります。 ここを決めないと、2人のあいだで抜けが出ます。

1つ目は、誰が確定の連絡をするかです。 それぞれが自分の予約ページ分を自分で返す形にするのが単純です。 ただし休みの日に入った予約を放置すると返信が遅れるため、休みの人の分は当番が返す決めごとを作ります。

2つ目は、割り振りを変えたときの連絡です。 Aさんのページに入った予約をBさんが担当することになった場合、カレンダーの予定を移すだけでなく、お客さまにも伝えます。 当日に違う人が出てくると、それだけで印象が下がります。

3つ目は、当日の予定を朝に揃えることです。 お互いのカレンダーを共有しておき、朝に2人分の予定を1つの画面で見ます。 共有していないと、店として何件入っているかを誰も把握していない状態になります。

4つ目は、キャンセルが出たときの扱いです。 予約スケジュールから入った予約をお客さまが取り消すと、カレンダーからは消えます。 空いた枠を次の人に案内したいなら、キャンセル待ちの連絡先を別に持っておくことになります。 空いた枠が自動で次に回る仕組みは、無料の範囲では作れません。

よくあるつまずきと確かめる場所

現場で聞くつまずきを4つ挙げます。

第1に、予約ページを2つ目を作ろうとしたら作れない、という場合です。 これはプランの制約です。 個人のGoogleアカウントとBusiness Starterでは1ページまでなので、対象のプランに変える以外の方法はありません。

第2に、リマインダーが送られていない、という場合です。 リマインダーメールの自動送信は対象プランのみの機能です。 無料の範囲で設定できているように見えても、届かないことがあります。 自分のメールアドレスで1件予約を入れて、実際に届くかを確かめてください。

第3に、共同主催者の予定と重なってしまう場合です。 これは空き情報の確認に含める設定が入っていないためです。 既定では共同主催者の空き時間を見ないので、設定を開いて確かめます。

第4に、スマホで予約スケジュールを作れないという場合です。 これは仕様です。 AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは作成できないため、パソコンで設定します。 外出先で変更したい場合は、スマホのブラウザでパソコン向けの画面を開く形になりますが、操作はしにくくなります。

リソースと会議室の扱い

複数人で使うときに勘違いしやすい点を1つ補います。

Googleカレンダーには会議室や設備を「リソース」として登録する仕組みがありますが、Googleのヘルプには、リソースのカレンダーに予約を追加することはできないと書かれています。 施術のベッドが2台ある、レッスンの部屋が3つある、という形を、リソースのカレンダーで表して予約を受けることはできないということです。

同じことは、予備のカレンダーにも当てはまります。 予備のカレンダーへの予約スケジュールの追加は、対象プランでのみ使える機能の一覧に入っています。 無料の範囲では、メインのカレンダーに予約を入れる形だけになります。

設備や席の数で受付枠を決めたい仕事では、この制約が決定的になります。 レンタルスペース、教室、複数のベッドを持つサロンは、席や部屋ごとの在庫を持てる仕組みが必要です。

予約スケジュールの設定で押さえておく項目

複数人で使う前に、1つの予約スケジュールで何を決められるのかを押さえておきます。 設定画面で指定できる主な項目は次のとおりです。

予約の長さは、15分や30分などから選べて、独自の長さも設定できます。 通常時の空き時間では、予約を受ける曜日と時間帯、タイムゾーンを決めます。 同じ曜日に午前と午後で別の時間帯を置くこともできます。

予約受付期間では、何日前から予約できるようにするか、いつまで受け付けるかを決めます。 当日の飛び込みを受けたくない仕事なら、ここを前日までにします。

臨時の空き時間では、祝日や特定の日だけ予定を変えられます。 シフトが週ごとに動く仕事では、この欄を毎週触ることになります。

予約済みの予定の設定では、予約と予約の間に空ける準備時間と、1日あたりの予約件数の上限を決めます。 片付けや移動の時間を準備時間に入れておかないと、休みなく予約が詰まります。

予約フォームでは、参加者に入力させる項目を足せます。 必須になっているのは名、姓、メールアドレスの3つで、そこに項目を追加していく形です。

これらは1つの予約スケジュールごとに設定します。 つまり、スタッフごとにページを分ける形にすると、この設定を人数分だけ作り、人数分だけ保守することになります。 2人なら現実的ですが、5人になると毎週の手直しが負担として効いてきます。

スタッフの人数別の向き不向き

人数で整理すると、判断が早くなります。

1人で営んでいる場合は、予約スケジュールが素直に合います。 無料で予約ページを1つ作れて、カレンダーの予定と重ならないので二重予約も起きにくいです。 リマインダーだけを手で送る運用なら、そのまま回ります。

2人の場合は、それぞれがアカウントを持てば無料の範囲で組めます。 ただし予約ページが2つに分かれるので、お客さまへの案内をていねいに作る必要があります。 指名が前提の仕事なら成り立ちますし、指名なしで受けたい仕事なら無理が出ます。

3人から5人になると、無料の範囲では厳しくなります。 シフトの反映、指名なしの受付、メニューごとの所要時間の3つが同時に効いてきます。 人数分のWorkspace Standardを契約するか、スタッフごとの在庫を持てる仕組みに移るかの二択です。

6人以上では、予約スケジュールで組むこと自体が向いていません。 シフト、指名、所要時間、来店履歴のすべてを1つの画面で扱える仕組みが要ります。 スタッフ何名まで登録できるかはプランごとに決まっているのが普通なので、料金の表でスタッフ数と予約件数の上限を確かめてから選ぶと、あとで詰まりません。

移る分かれ目を数字で決める

最後に、予約スケジュールで続けるか移るかを数字で決めます。

金額で比べる場合は、人数分の料金で計算します。 スタッフ3人でWorkspace Standardを契約すると、税別で月4,800円、税込で5,280円です。 スタッフ指名とシフト管理を含む予約の仕組みの月額がこれを下回るなら、金額の面では移ったほうが安く済みます。 逆に、メールやストレージも含めてWorkspaceを使うつもりなら、予約だけを切り離して比べるのは正しくありません。

手間で比べる場合は、毎週の設定作業を数えます。 シフトの反映に1人あたり10分、3人で30分を毎週かけているなら、月に2時間です。 自分の1時間を3,000円で見れば、月6,000円ぶんの手間がかかっています。

取りこぼしで比べる場合は、指名なしの問い合わせの数を数えます。 「空いている人でいいのでこの時間に」という連絡が月に5件来ているなら、その5件は予約ページから入れなかった予約です。 1件5,000円なら月2万5,000円ぶんの機会が電話とメッセージに流れています。

この3つのうち、取りこぼしが一番大きくなりがちです。 指名なしでも受けられる形にするだけで、予約の総数が変わることがあります。 どこまでを標準機能でまかなえるかはできることの一覧で確かめられますし、同じ使い方で各社の金額を並べた他社との比較の形で見ると、人数が増えたときの負担の差がはっきりします。 実際の使い勝手は、お客さまが見る予約ページと店側の管理画面の両方を触れるデモを見るのような場で、指名とシフトの操作を試してから決めるのが確実です。

Q1. Googleカレンダーの予約スケジュールを無料で複数人分作れますか？

1つのアカウントでは1ページまでです。Googleのヘルプでは、個人のGoogleアカウントとWorkspace Business Starterプランでは予約ページを1つ作成できると書かれています。スタッフがそれぞれ自分のアカウントを持てば、それぞれ1ページを作れますが、店として一元的に見ることはできません。

Q2. 複数の予約ページを作るには何が必要ですか？

Google Oneのプレミアム、Google AI Pro、Google AI Ultra、Workspace Individual、Business StandardやBusiness Plus、Enterpriseの各プラン、教育向け、Nonprofits向けのいずれかが必要です。Workspaceの年間プランはユーザー1人あたりStandardが月額1,600円（税別、2026年9月時点）です。

Q3. 共同主催者を追加すれば2人の空きを見てくれますか？

追加するだけでは見ません。Googleのヘルプには、デフォルトでは共同主催者の空き時間は確認されず、空き情報の確認に含めると重複予約を防げると書かれています。2人が同席する予約なら、この設定を必ず有効にしてください。なお共同主催者にドメイン外のユーザーは追加できません。

Q4. 指名なしで受けて、空いているスタッフが担当する形は作れますか？

予約スケジュールの機能としては用意されていません。店の共有アカウントで1つの予約ページを作り、入った予約を店側で割り振る形なら運用できます。ただし1つの枠に1人しか入らないため、2人体制で同じ時間に2件受けることは表せません。