Googleで予約フォームを作る方法｜カレンダーに繋ぐまでの手順

予約の受付を電話とメールでこなしていると、営業中に手が止まり、深夜の問い合わせが翌朝に回ります。費用をかけずに受け口を用意したいと考えて最初に浮かぶのがGoogleの道具で、実際に予約フォームは無料で作れます。ただし、Googleフォームで作る道とGoogleカレンダーの予約スケジュールで受ける道は別物で、できることも限界も違います。ここでは両方の作り方を手順で示したうえで、どちらが自分の受け方に合うのか、どこまで無料で足りて、どの時点で予約システムに移す判断になるのかを順に整理します。

Googleで予約を受ける道は2つある

1つ目は、Googleフォームで予約の申し込みを受ける道です。氏名、連絡先、希望の日時を入力してもらい、回答がスプレッドシートに溜まります。作るのが簡単で、項目を自由に増やせます。その代わり、フォームは空き枠を知りません。埋まっている日時を選ばれても受け付けてしまうため、店の側で確認して返す作業が残ります。

2つ目は、Googleカレンダーの予約スケジュールで受ける道です。自分のカレンダーの空き時間から予約できる枠を出し、相手はその中から選びます。予定が入っている時間は表示されないため、二重予約が起きにくく、受け付けた予約はそのままカレンダーに入ります。ただし、予約の項目を細かく増やす自由度はフォームに劣ります。

予約の内容が複雑で、日時の調整は人が行う業態ならフォーム、1人1枠の面談や相談で日時がそのまま確定する業態なら予約スケジュール、という分け方が素直です。両方を組み合わせて、予約スケジュールで日時を押さえ、追加の項目はフォームで受ける形も取れます。

Googleフォームで予約フォームを作る手順

手順そのものは短く、慣れれば30分で作れます。

はじめに、Googleフォームで新しいフォームを作り、上部のタイトルに店名と用途を入れます。「予約の申し込み」だけでは何の予約か伝わらないため、店名とメニューを入れておきます。次に質問を追加します。氏名、電話番号、メールアドレス、希望の日時、人数、要望の欄が基本です。質問の形式は、日時であれば日付と時刻の形式を使うと入力の揺れが減ります。

質問には必須の指定ができます。連絡先と希望の日時は必須にし、要望の欄は任意にします。フォームには質問や説明、画像、動画を最大300個まで追加でき、最大75個までのセクションに分けて整理できます。予約の受付でこの上限に当たることはまずないため、必要な項目を遠慮なく並べられます。

最後に設定を確認します。送信後に出る確認メッセージは編集できるので、ここに「折り返しのご連絡をもって予約の確定とします」と書いておくと、行き違いが減ります。フォームを送信した時点で予約が取れたと思われるのが、この道の最大の落とし穴です。

作ったフォームを公開して配る

作ったフォームは、公開しなければ相手が開けません。右上の公開のボタンを押し、誰が回答できるかを選びます。店の予約であれば、リンクを知っているすべてのユーザーが回答できる状態にします。

Googleフォームを使って作成した予約フォームを実際に予約システムとして運用するために、適切に公開し、ユーザーに利用してもらいましょう。 出典: form.run

公開を停止すると、リンクを知っている人でもアクセスできなくなります。年末年始や長期の休みで受付を止めたいときは、この切り替えを使います。回答者のアクセスに有効期限を設定することもできるため、期間限定の受付にも使えます。

配る先は、ウェブサイトの予約のボタン、案内のメール、トーク画面のメニュー、店内の案内です。フォームはウェブサイトに埋め込むこともできるので、別のページに飛ばさずに受けたい場合は埋め込みを選びます。ここで注意したいのは見た目です。サイトの雰囲気とフォームの見た目が離れていると、相手が不安を感じます。

Webサイトと予約ページのデザインが異なると、ユーザーに違和感を与えてしまう可能性があります。ひと目で明らかにGoogleフォームだとわかってしまうと、ユーザーがセキュリティや信頼性に不安を感じてしまいかねません。 出典: form.run

予約フォームに入れる項目と入れない項目

入れる項目は、返事を書くために要るものだけに絞ります。氏名、電話番号、メールアドレス、希望の日時を第1希望と第2希望、人数、初めての来店かどうか、要望の欄。この7つで足りる業態が大半です。

入れないほうがよいのは、来店してから聞けばよい項目です。住所、生年月日、詳しい症状や状態、支払いの方法。項目が増えるほど途中で離れる人が増え、個人情報を預かる責任も重くなります。とくに健康や身体に関わる情報は、予約の受付とは切り離し、来店時の問診で受けるほうが安全です。

第1希望と第2希望を分けて受けるのは、この道では効果が大きい工夫です。1つしか書けないと、埋まっていた場合に往復が発生します。2つ書いてもらえば、その場でどちらかを押さえて返事ができます。

回答を1回に制限する設定もありますが、これを使うと相手がGoogleアカウントにログインしている必要が出ます。予約の受付では、ログインを求めた時点で離れる人が出るため、使わないほうが無難です。

Googleフォームだけでは埋まらない3つの穴

1つ目は、空き枠が反映されない点です。フォームは予約の状況を知らないので、すでに埋まった時間を選ばれます。人が確認して返す前提で運用するしかなく、返事が遅れれば他店で決められます。

2つ目は、自動の返信の中身です。フォームには送信時の通知の仕組みがありますが、内容は定型で、その予約に合わせた文面を自動で返すのは難しいところです。前日のリマインダーや、来店後の御礼のような後追いの連絡は、この道では別の手段を用意することになります。

3つ目は、台帳としての限度です。回答はスプレッドシートに時系列で並びますが、予約の順番には並びません。誰が何時に来るのかを知るには、日付で並べ替えて見る作業が毎回必要です。件数が1日数件なら回りますが、それを超えると見落としが出ます。

この3つに共通するのは、フォームが「申し込みを受ける道具」であって「予約を管理する道具」ではないという点です。受付の入口としては十分に働きますが、確定と通知と台帳は人が担います。

Googleカレンダーの予約スケジュールで受ける手順

予約スケジュールは、パソコンのGoogleカレンダーから作ります。Android端末やiPhoneのカレンダーアプリでは作成できないため、作業はパソコンで行います。

カレンダーを開き、予約スケジュールを作成します。タイトル、1件あたりの時間、受け付ける曜日と時間帯、予約を受け付ける期限を決めます。前後に準備の時間を挟む設定も入れられるので、片付けや移動が要る業態では必ず入れておきます。作成すると予約ページのリンクが出るので、それを配ります。

対象となるWorkspaceのアカウントでは、平日の空き時間に基づいた予約ページが自動で用意されます。予定が入っている時間枠は表示されないため、自分の予定と予約が衝突しません。共同主催者のカレンダーも空き情報の確認に含めることができ、これを使うと複数人の予定を見て重複を避けられます。既定では共同主催者の空き時間は確認されないため、必要な場合は自分で設定します。

無料で使える範囲と有料の範囲

ここが判断の分かれ目になります。個人のGoogleアカウント、またはWorkspace Business Starterのプランでは、予約ページを1つだけ作れます。メニューが1種類で、受け付ける人が1人なら、この範囲で足ります。

対象となるWorkspaceのサブスクリプション、またはGoogle Oneのメンバーシップが必要になる機能は7つあります。複数の予約スケジュールの作成、リマインダーメールの自動送信、複数カレンダーでの空き状況の確認、予約に対する支払いの受け付け、スパム予約を防ぐためのメールアドレスの確認、予備のカレンダーへの予約スケジュールの追加、最大20人の共同主催者の追加です。

なお、Workspace Frontline、Essentials、提供を終了した以前のサブスクリプションでは、予約スケジュールそのものを作成できません。契約しているプランによって使えるかどうかが変わるため、作業を始める前に自分のプランを確かめておきます。

メニューを複数持ちたい、リマインダーを自動で送りたい、この2つが要件に入った時点で無料の範囲を超えます。ここが、多くの店が予約システムを検討し始める地点です。

事前の支払いを受けたいとき

予約の時点で支払いを受けたい場合、予約スケジュールでも受け付けられます。ただし条件が3つあります。対象となるWorkspaceのユーザーであること、Stripeのアカウントを用意してカレンダーと連携させること、そして支払いと払い戻しをすべて自分で扱うことです。

相手が選べる支払いの方法は、クレジットカード、Apple Pay、Google Payに限られます。現金しか使わない客層が多い業態では、事前の支払いを必須にすると予約が減ります。

見落としやすいのは払い戻しです。主催者と相手のどちらがキャンセルしても、払い戻しは自動で処理されません。返金が必要なときは、Stripeの管理画面から自分で手続きします。キャンセルの決まりを実行する責任は予定の主催者にあると明記されているため、キャンセル料をいくらにするか、いつから発生するかを先に決め、予約の画面に書いておく必要があります。

事前の支払いが必須ではない業態では、支払いの仕組みを入れないほうが日々の作業は軽くなります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形の予約の受付ツールを選べば、支払いを求めずにリマインダーと御礼だけを自動にできます。

スプレッドシートと通知を組み合わせる

無料の範囲で運用を続ける場合、回答をスプレッドシートに集め、そこから先を工夫する形になります。日付で並べ替える表を別のシートに作り、当日の予約だけが出るようにすると、朝の確認が1画面で済みます。

通知は、スプレッドシートの通知の設定でメールを受けるか、Google Apps Scriptを書いて自動の返信を送る形になります。後者は自由度が高い反面、書いた人しか直せない仕組みが店に残ります。人が入れ替わる業態では、この属人化が後で問題になります。

もう1つの注意点は、回答の下書きの扱いです。フォームの回答の下書きは、相手が最後に変更してから30日間、または記入が完了するまでのいずれか早い時点まで自動で保存されます。同じ端末を複数の人が使う環境では、前の人の入力が残ることがあるため、共用の端末から予約を受ける運用では確認が要ります。

どちらを選ぶかの判断

判断は3つの質問で決まります。

予約の日時をその場で確定させたいか。確定させたいなら予約スケジュール、人が調整するならフォームです。

受け付けるメニューは1種類か。複数あるなら、無料の予約スケジュールでは足りません。フォームで受けてメニューを選択肢にするか、予約システムを検討する段になります。

前日のリマインダーを自動で送りたいか。送りたいなら、Workspaceの対象のプランかGoogle Oneが要ります。フォームの側にはこの仕組みがありません。

この3つに「はい」が2つ以上付くなら、Googleの道具だけで組むのは遠回りになります。逆に、1人で面談や相談を受けるだけなら、予約スケジュールだけで十分に回ります。

予約フォームでよくある失敗

1つ目は、送信を予約の確定と思われることです。確認のメッセージに「折り返しの連絡をもって確定」と明記し、返事の目安の時間も書きます。

2つ目は、希望の日時が自由記述になっていて、読み取れない書き方で届くことです。日付と時刻の形式を使い、受け付けられない時間帯は説明文に書いておきます。

3つ目は、営業時間外に届いた予約への対応が決まっていないことです。返事をいつ返すかを決め、フォームに書いておけば、待たせている間の不安がなくなります。

4つ目は、キャンセルの決まりが書かれていないことです。予約の画面に書いていない決まりは、後から主張しても通りません。

5つ目は、フォームの管理者が1人しかいないことです。作った本人しか回答を見られない状態は、休んだ日に受付が止まります。共同編集者を1人は入れておきます。

予約システムに移す目安

移す目安は、機能の不足ではなく作業の量で測ります。1日の予約が5件を超え、空きの確認と返事に毎日30分以上かかっているなら、その時間は月に10時間を超えます。人の手が空くことの価値が、月額を上回る地点です。

2つ目の目安は、二重予約が月に1件でも起きたときです。1件の行き違いで失う信用は、費用より大きくなります。

3つ目は、リマインダーを送りたいと思い始めたときです。無断キャンセルを減らす手として最初に挙がるのがリマインダーで、これを人が手で送り続けるのは長く続きません。

移す先を選ぶときは、いまフォームで受けている項目をそのまま受けられるかを確かめます。予約の受付ツールで扱える項目は決まっていることが多いため、できることの一覧で必要な項目と枠の作り方を先に照らし合わせておくと、移したあとに足りないものが出る事態を避けられます。

移すときに引き継ぐもの

引き継ぐものは4つです。

1つは、先の日付にある既存の予約です。切り替えの日を決め、それより先の予約を新しい台帳に手で入れます。2つの台帳を並行で使う期間を作ると、必ずどちらかが漏れます。

2つは、予約の項目です。フォームで受けていた項目のうち、本当に必要だったものを選び直します。移行は項目を整理する機会でもあります。

3つは、確認とお礼の文面です。フォームの確認のメッセージに書いていた内容を、新しい通知の文面に移します。

4つは、入口の案内です。ウェブサイトの予約のボタン、トーク画面のメニュー、案内のメールの署名、店内の案内。古いフォームのリンクが1か所でも残ると、そこから予約が入ります。旧いフォームは削除ではなく公開の停止にして、新しい入口の案内を出すのが安全です。

業態によって引き継ぐ項目の重さは変わります。業種ごとの使い方のページで自分の業態に近い受け方を見ておくと、どの項目を残すかの判断が早くなります。

予約の受付ツール側から見た判断材料

受付ツールを比べる側から見ると、Googleの道具との差が出るのは3か所です。

1つ目は、枠の作り方です。メニューごとに所要時間が違い、片付けの時間を挟み、スタッフごとに受けられる内容が違う。この組み合わせを設定で表せるかどうかで、現場の手作業が残るかが決まります。

2つ目は、予約したあとの連絡です。受付の確認、前日のリマインダー、来店後の御礼、次の来店の案内。この4通を同じ設定の中で持てるサービスと、受付だけで終わるサービスに分かれます。予約を受けることと、次の来店につなげることを一続きに扱えるかどうかが、月々の手間の差になります。

3つ目は、費用の構造です。月額だけでなく、予約の件数や登録するスタッフの人数で段階が変わるかを見ます。フォームの無料と比べる場面では、浮く時間を金額に直して並べるのが公平な比べ方です。条件は料金のページで確かめられます。

迷っている段階なら、いまのフォームを残したまま受付ツールの画面を触ってみるのが確実です。デモを見る形で枠の作り方を試し、自分のメニューが表せるかを見たうえで決めれば、移したあとに戻る事態を避けられます。判断に必要な条件が見当たらないときは、よくある質問に前提が書かれていることが多いので、そこを先に読むと話が早くなります。

相手の不安を減らす書き方

予約フォームで離脱が起きる理由の多くは、機能ではなく書かれていないことにあります。送信したあとに何が起きるのかが分からないと、人は送信を押す前に手を止めます。書いておくと効くのは4つです。

返事がいつ来るか。「1営業日以内にお電話またはメールでご連絡します」と書くだけで、待っている間の不安がなくなります。誰が連絡するか。店の名前と、連絡が来る電話番号の頭の数桁を書いておくと、知らない番号からの着信を無視されにくくなります。予約が確定する条件。送信の時点ではまだ確定していないことを、確認のメッセージと画面の両方に書きます。キャンセルの決まり。何日前まで無料で、それを過ぎたらどう扱うのかを、予約する前に読める場所に置きます。

書き方はくだけさせず、案内として通る文にします。予約の画面は店の第一印象になる場所で、フォームの見た目を変えられない分、文面で補う余地は大きく残っています。

受付を止めたいときと満席のときの扱い

長期の休みや満席のときにフォームを開けたままにすると、受けられない予約が届き、断りの連絡という作業が増えます。扱いは3つの方法があります。

1つは、公開の停止です。フォームの公開を止めると、リンクを知っている人でも開けなくなります。休業の期間だけ止めるならこれが確実です。2つ目は、回答者のアクセスに有効期限を設けることです。期間限定の受付や、先の予約を一定の日付までに限りたい場合に使えます。3つ目は、説明文の先頭に受付の状況を書くことです。止めずに開けておき、「現在○月の受付は満席です」と最初に書けば、読んだ人が判断できます。

どの方法でも共通して要るのは、止めたことを入口に反映する作業です。ウェブサイトの予約のボタンが残っていると、開かないページに人を送ることになります。予約の受付が満席かどうかを自分で開けたり閉めたりする運用は、件数が増えると忘れます。枠が埋まったら自動で受付が閉じる仕組みを持つかどうかは、この作業の量で判断できます。

届いた回答を毎朝さばく手順

無料の範囲で運用を続けるなら、届いた回答をさばく手順を決めておくと漏れが止まります。

朝の始めに、スプレッドシートを開いて前日から届いた行を確認します。確認した行には印を付け、印のない行だけを残す形にします。次に、希望の日時が空いているかを台帳で確認し、空いていれば返事を書いて予約を確定させます。埋まっていれば第2希望を見て、それも埋まっていれば近い時間を2つ提案します。返事を出したら、予約の台帳に入れます。

この一連の流れで時間がかかるのは、空きの確認と返事の作成です。返事の文面は3種類だけ用意しておけば足ります。確定の連絡、別の時間を提案する連絡、受けられない場合の連絡です。文面を毎回書いていると、1件に数分かかり、件数が増えるほど返事が遅れます。返事が遅れると他店で決まるため、ここは早さがそのまま売上に効く部分です。

件数が増えて朝の確認だけでは追いつかなくなったら、昼と夕方にも見る形に変えます。1日3回の確認が必要になった段階が、受付の自動化を考える合図です。

電話とフォームを併走させる決まり

フォームを作っても電話はなくなりません。併走させる前提で決めておくことが3つあります。

1つは、どちらも同じ台帳に入れることです。電話で受けた予約を紙の控えに書き、フォームの予約はスプレッドシートに残す形にすると、確認する場所が2つになり、二重予約が出ます。電話を受けた人がその場で同じ台帳に入れる手順にします。

2つは、電話の受付時間です。営業中の電話は手を止めるため、予約の電話は時間を区切り、それ以外はフォームに案内する形も取れます。留守番の応答にフォームのURLを読み上げる形は、実際には書き取れないため効きません。案内のメッセージを送るか、店のウェブサイトに導くほうが現実的です。

3つは、当日の予約の扱いです。当日の予約をフォームで受けると、見る前に来店時間が過ぎます。当日は電話のみと決め、フォームの説明文にそう書いておくと、取りこぼしの言い訳を作らずに済みます。

Q1. Googleフォームで作った予約フォームは無料で使えますか？

無料で使えます。Googleアカウントがあれば作成でき、質問や説明、画像は最大300個まで、セクションは最大75個まで追加できるため、予約の受付で上限に当たることはありません。費用がかからない代わりに、空き枠の反映と前日のリマインダーの仕組みがないため、確認と連絡は人が行う前提になります。

Q2. Googleカレンダーの予約スケジュールは無料のアカウントでも使えますか？

個人のGoogleアカウントとWorkspace Business Starterでは、予約ページを1つだけ作れます。複数の予約スケジュールの作成、リマインダーメールの自動送信、複数カレンダーでの空き状況の確認、支払いの受け付けなどは、対象となるWorkspaceのサブスクリプションかGoogle Oneのメンバーシップが必要です。Frontlineとessentialsのプランでは作成できません。

Q3. 予約フォームで二重予約を防げますか？

Googleフォームだけでは防げません。フォームは空き枠の状況を知らないため、埋まっている日時でも受け付けます。防ぐには、Googleカレンダーの予約スケジュールのように空き時間から枠を出す仕組みか、予約が入った時点で枠が閉じる予約システムが必要です。第2希望まで受けておくと、行き違いのときの往復は短くなります。

Q4. 予約の時点で支払いを受けることはできますか？

Googleカレンダーの予約スケジュールでは、対象となるWorkspaceのユーザーがStripeのアカウントを連携させることで受け付けられます。支払いの方法はクレジットカード、Apple Pay、Google Payに限られ、払い戻しは自動では処理されないため、返金はStripeの管理画面から自分で行います。現金での支払いが主の業態では、事前の支払いを必須にしない設計のほうが予約は減りません。