予約サイトを作成する方法4つ｜自分で作る場合と任せる場合の分かれ目

予約サイトを作成しようと調べ始めると、作り方が何通りも出てきて、どれが自分の店に合うのか判断がつかなくなります。無料で作れると書いてある記事もあれば、制作を頼むと費用がかかると書いてある記事もあります。どちらも本当で、前提が違うだけです。

この記事では、予約サイトの作り方を4つに分け、それぞれの費用の出方と向いている状況を並べます。無料でどこまでできるのか、最低限どの機能が必要なのか、作ったあとに何が起きるのかまで整理します。読み終えたときに、自分の店はどの作り方で始めるべきかが決まる状態を目指します。

作り始める前に決めておく3つのこと

作り方を比べる前に、決めておくことが3つあります。これが決まっていないと、どの作り方でも途中で作り直しになります。

1つ目は、何を予約させるのかです。人を指名するのか、席を押さえるのか、設備を借りるのか、講座の回に申し込むのか。この違いで必要な仕組みが変わります。人を指名する形なら、担当ごとに空きが違います。席なら同じ時間に複数の予約が入ります。設備なら重複を絶対に許せません。

2つ目は、誰が日々の管理をするのかです。作った人と管理する人が別なら、管理する側が触れる画面の分かりやすさが最優先になります。凝った作りにすると、管理する人が使えず、結果として電話と手帳に戻ります。

3つ目は、お金を先に受け取るかどうかです。予約の時点で決済を求めるなら、決済の仕組みが必須になります。当日に店で受け取るなら、決済は要りません。ここを決めずに作り方を選ぶと、要らない仕組みに費用を払うことになります。相談や施術のように前払いを求めない業態では、決済を必須にしない形のほうが取りこぼしが減ります。

作り方は4つに分かれる

予約サイトの作り方は、大きく4つに分かれます。どれが優れているという話ではなく、条件が違います。

第1は、予約の仕組みを提供している仕組みを契約して使う形です。申し込んで設定すれば、その日から受付を開始できます。 第2は、サイト作成サービスや既存のサイトの仕組みに予約の機能を足す形です。すでにサイトがあるなら、この形が最短になります。 第3は、制作を頼む形です。見た目も流れも自由に作れます。費用と期間がかかります。 第4は、自分で書いて作る形です。費用は自分の時間だけですが、作ったあとの保守も自分に残ります。

この4つを、費用、開始までの期間、作ったあとの手間の3つで見比べると、判断が早くなります。多くの小規模な店では、第1か第2で足ります。第3と第4が必要になるのは、予約の流れが特殊で、既存の仕組みでは表現できない場合です。

予約の仕組みを契約して使う形

最も早く始められる形です。申し込み、受ける時間帯と枠の長さ、担当者、メニューを設定すれば、その日のうちに受付を開始できます。見た目の調整は限られますが、予約の流れは最初から組まれています。

この形の利点は、作ったあとの手間が小さいことです。仕組みの保守、不具合の修正、決まりが変わったときの対応は提供している側が行います。サイトを自分で保守する形にすると、これらが全部自分に残ります。

注意すべきは、自分の店の予約の形が表現できるかどうかです。担当者ごとに受ける時間が違う、メニューによって所要時間が変わる、同じ時間に何人まで受けられるか決まっている。こういった条件が表現できないと、運用でごまかすことになり、結果として手作業が残ります。契約する前に、できることの範囲を自分の店の条件に当てて確かめておくと、あとで運用に無理が出ません。

もう1つ確かめるのは、毎月かかる額と、どこまで含まれるかです。予約の受付だけの形と、前日の確認や終わったあとの連絡まで含まれる形があります。含まれていない機能を別の道具で足すと、結果的に管理する場所が増えます。条件の並びは料金のように1枚で見比べられる形になっているほうが判断しやすくなります。

既存のサイトに予約の機能を足す形

すでにサイトがあるなら、この形が最短です。サイト作成サービスに予約の機能が付いている場合はそれを有効にし、付いていない場合は外部の予約の仕組みを埋め込むか、リンクで繋ぎます。

埋め込む形と、別の画面に飛ばす形の違いは見た目だけではありません。埋め込むと、サイトの中で予約が完結するため離脱が少なくなります。別の画面に飛ばすと、見た目が変わるため相手が一瞬迷います。ただし、埋め込みは表示が崩れることがあるため、スマートフォンでの見え方を必ず実機で確かめます。

この形で気をつけるのは、予約の情報がどこに残るかです。サイト側に残るのか、予約の仕組みの側に残るのか。両方に分かれると、後から相手の履歴を追うときに照合の手間が発生します。

CMSに機能を足す形は、費用を抑えやすい反面、仕組みを組み合わせた経験がないと設定で詰まります。動かなくなったときに、どちらの側の問題なのか切り分けられるかが分かれ目になります。

制作を頼む形

見た目も予約の流れも、思った通りに作れます。ブランドの印象を細かく揃えたい場合や、予約の流れが特殊な場合に選ばれます。

費用の構造は、初期の制作費と、公開後の保守費に分かれます。初期は作る範囲で大きく変わり、保守は毎月か毎年かかります。見積もりを取るときは、この2つを分けて出してもらいます。初期だけを比べて安いところに頼むと、保守の条件が緩く、変更を頼むたびに費用が発生する形になっていることがあります。

期間も見ます。要件を決め、設計し、作り、確かめて公開するまでに、数か月かかることがあります。その間も予約は受け続ける必要があるため、公開までのつなぎをどうするかを先に決めておきます。

もう1つ確かめるのは、公開後に自分で直せる範囲です。メニューの追加、料金の変更、受ける時間帯の変更。これらを自分で直せない作りにすると、毎回依頼と費用が発生します。日々変わる部分は自分で触れる形にしてもらうのが、長く使うときの条件になります。

自分で書いて作る形

技術的な素養があれば選べる形です。費用は自分の時間だけで、思った通りに作れます。

ただし、予約の仕組みは見た目より中身が難しい部分を抱えています。同じ枠に2件入らないようにする処理、時間帯の扱い、受付の締め切り、取り消しの扱い、通知の送信。どれも単体では書けますが、組み合わせると考慮する場合が増えます。

もう1つ重いのが、作ったあとです。受け取った個人の情報をどう扱うか、通知が届かなかったときにどう気づくか、決まりが変わったときにどう直すか。作った本人が続けて面倒を見られる状況でないと、動かなくなったときに誰も直せません。

この形が向いているのは、予約の流れが本当に特殊で、既存の仕組みでは表現できない場合です。逆に、一般的な時間枠の予約であれば、書く労力を集客や接客に回したほうが結果が出ます。

無料で作る場合に、どこまでできるか

無料で予約サイトを作れると書かれている記事は多くあります。実際に作れますが、無料の範囲には共通した区切りがあります。

多くの場合、受け付けられる予約の件数、登録できる担当者やメニューの数、通知の送信数のどこかに上限があります。小さく始めるには足りますが、埋まってくると上限に当たります。上限に当たってから移すと、それまでの予約と履歴を持ち越す作業が発生します。

もう1つの区切りは、提供している側の表示が入ることです。予約の画面に作った側のロゴや案内が出る形があります。相手から見ると、店の画面なのか別の会社の画面なのか分かりにくくなります。

3つ目は、前日の確認や終わったあとの連絡が含まれないことです。受付だけは無料でできても、来なかった回を減らす部分は有料になっている形が多くあります。来なかった1件の損失を考えると、ここは費用に対して効きが大きい部分です。

無料で始める判断そのものは妥当です。ただし、上限に当たったときに移せる形かどうかを先に確かめます。予約と顧客の情報を書き出せるなら、移すときの損失が小さくなります。

費用の考え方。初期と毎月を分けて見る

費用を比べるときは、初期にかかる額と毎月かかる額を分けます。この2つを混ぜると、判断を間違えます。

初期の費用が大きい形は、制作を頼む形と自分で書く形です。制作は金額として出て、自分で書く形は時間として出ます。どちらも、公開するまで収入は生まれません。

毎月の費用が出る形は、予約の仕組みを契約する形と、保守を頼む形です。金額は小さくても、続く支出になります。年で見るといくらになるかを計算してから決めます。

この2つに加えて、隠れた費用を見ます。設定に費用がかかる場合、通知の送信数に応じて課金される場合、担当者を増やすと金額が上がる場合。どれも、始めた時点では気づきません。

判断の基準は、削減できる手間の量です。予約の電話を1件受けて日程を決めるのに5分から10分かかっているなら、月に50件あれば数時間になります。その時間が毎月戻るかどうかで、毎月の費用が見合うかを判断できます。

予約サイトに最低限必要な機能

機能の一覧を並べると多く見えますが、最低限はそれほど多くありません。

・空いている枠が相手から見えること。埋まっている枠が選べないこと ・同じ枠に2件入らないこと ・予約が入ったら、相手と店の両方に確認が届くこと ・相手が自分で取り消しや変更をできること。あるいは、その連絡先が明示されていること ・受付の締め切りが設定できること。前日まで、3時間前まで、といった条件 ・スマートフォンで最後まで終えられること

ここまでが最低限です。この上に効くのが、前日の確認、終わったあとの連絡、次回の案内、履歴の記録です。これらは受付そのものではありませんが、来なかった回を減らし、次の来店に繋げる部分です。決済を必須にせず、予約の受付から次の来店までを一続きに扱える設計になっているかどうかで、作ったあとの手間が変わります。

逆に、最初は要らない機能もあります。会員の等級、持ち点の仕組み、細かい分析の画面。件数が少ない段階では判断材料になりません。

予約サイトを作るメリット

予約サイトを作る利点は、電話の本数が減ることだけではありません。受け付けられる時間が変わります。

予約サイトでの予約は24時間、365日対応可能です。顧客は自分が予約をしたいと思ったタイミングでいつでも予約できます。そのため、顧客の取りこぼしがなくなる点が予約サイトのメリットです。 出典: balance.bz

営業時間中しか予約を受けられない状態だと、夜に思い立った人は翌日まで待つことになります。待っている間に別の店を選ぶ人もいます。この取りこぼしは、電話の本数には現れないため、減っていることに気づきにくい種類の損失です。

2つ目の利点は、聞き間違いが消えることです。電話で名前と日時を聞き取って手帳に書く形だと、書き間違いと聞き間違いが起きます。相手が自分で入力すれば、この種の間違いは減ります。

3つ目は、接客が中断されないことです。施術や相談の最中に電話が鳴ると、目の前の相手への対応が止まります。予約を画面で受ける形にすると、この中断が消えます。

4つ目は、記録が残ることです。誰がいつ来たのか、何回目なのか、前回何を選んだのか。手帳では追えない情報が残ります。

デメリットと、作ったあとに起きること

利点の裏側も見ておきます。

1つ目は、設定の手間です。受ける時間帯、枠の長さ、メニュー、担当者。これを一度決める作業が要ります。ここを曖昧にしたまま公開すると、想定外の時間に予約が入ります。

2つ目は、電話が完全になくならないことです。年配の相手や、細かい相談が必要な予約は電話で来ます。画面と電話の両方から予約が入る状態では、両方を同じ場所に集めないと二重予約が起きます。電話で受けた予約もその場で同じ画面に入れる運用にするのが確実です。

3つ目は、直前の取り消しが増えることです。画面で取り消せる形にすると、電話をかける心理的な負担が消えるため、取り消しの件数自体は増えます。ただし、無断で来ない件数は減ります。どちらを重く見るかで、取り消しの締め切りの設定が変わります。

4つ目は、放置すると古くなることです。メニューが変わった、料金が変わった、受ける時間が変わった。直さないまま置くと、相手が古い条件で予約します。日々変わる部分を自分で直せる形になっているかが、ここで効きます。

作るときに間違えやすい設計

実際に運用が始まってから困る設計は、だいたい決まっています。

枠の長さを施術の時間と同じにしてしまう形が1つ目です。片付けと次の準備の時間が枠の外にあると、連続で予約が入ったときに間に合いません。60分の施術なら75分を1枠として押さえる形にします。

受付の締め切りを設けない形が2つ目です。当日の直前まで受け付けられる形にすると、準備ができていない時間に予約が入ります。3時間前まで、前日まで、といった締め切りを設けます。

取り消しの条件を書かない形が3つ目です。何日前までなら取り消せるのか、当日の連絡はどう扱うのか。画面に書いていないと、その場で判断することになり、相手ごとに対応が変わります。

同じ時間に受けられる人数を設定しない形が4つ目です。1人ずつしか受けられないのに複数入る、あるいは複数受けられるのに1人しか入らない。どちらも取りこぼしか事故になります。

担当者ごとの条件を分けない形が5つ目です。出勤している曜日も受けられるメニューも人によって違うのが普通です。全員同じ条件にすると、受けられない予約が入ります。業種ごとにどこで詰まりやすいかは業種ごとの使い方に整理があります。

スマートフォンで完結するかを最初に確かめる

予約を取る人の多くが、スマートフォンから操作します。作る側はパソコンの画面で作業するため、ここが最後まで確かめられないことがあります。

確かめる項目は決まっています。文字が小さすぎないか。日付を選ぶ部分が指で押せる大きさか。空いている枠と埋まっている枠が色で区別できるか。入力する項目が多すぎないか。最後の確認の画面まで、途中で止まらずに進めるか。

入力の項目数は、離脱に直結します。名前、連絡先、希望の日時。この3つで受けられるなら、それ以上は増やさないほうが完了する割合が上がります。聞きたいことがあるなら、予約が入ったあとの確認で聞けます。

実際の画面での流れは、説明を読むより自分で通してみたほうが早く分かります。デモを見るで相手が枠を選ぶところから確認が届くまでを一度通しておくと、自分の店の条件で詰まる場所が具体的に見えます。

予約が入ったあとの連絡まで含めて設計する

予約サイトを作る目的が「受付を自動にすること」で止まると、来なかった回の問題が残ります。

前日の確認は、来なかった回を減らす手として最も効きます。特に初めて来る相手は、予定の優先度が固まっていないため抜けやすくなります。前日に一本届くだけで、目に見えて減ります。

終わったあとの連絡は、次の来店に効きます。当日のうちに御礼が届き、次の目安が示されると、相手が忘れる前に次を決められます。ここを人手で送っていると、忙しい週に止まります。

この2つが予約の受付と同じ場所にあるかどうかで、作ったあとの手間が変わります。別の道具で送る形にすると、誰に送ったかの管理が二重になります。どこまで含まれるかは道具によって違うため、他社との比較のように条件を並べて確かめるのが確実です。

選ぶときの判断の順番

最後に、判断の順番を整理します。

まず、自分の店の予約の条件を書き出します。担当者の数、メニューと所要時間、同じ時間に受けられる人数、受ける時間帯、決済が必要かどうか。この5つです。

次に、その条件が表現できる形かを確かめます。表現できないなら、どの作り方を選んでも運用で手作業が残ります。

3番目に、毎月の費用と削減できる手間を比べます。予約の電話と日程のやり取りに毎月何時間使っているかを数え、それが戻るかを見ます。

4番目に、上限に当たったときに移せるかを確かめます。予約と顧客の情報を書き出せる形なら、始めたあとで判断を変えられます。

5番目に、管理する人が触れるかを確かめます。作った人と管理する人が別なら、ここが最も重い条件になります。

この順番で見ると、多くの店では予約の仕組みを契約する形か、既存のサイトに足す形で足ります。制作を頼む形や自分で書く形が必要かどうかは、1番目で書き出した条件が既存の仕組みで表現できるかどうかで決まります。運用上の細かい疑問はよくある質問にある項目を自分の条件に当てて確かめると、抜けが見つかります。

予約サイトを作る前に、手元の情報を揃えておく

作り始めてから止まる原因のほとんどは、道具の難しさではなく、決めていない情報を途中で探し始めることです。着手する前に、次のものを1か所に揃えておきます。

メニューの一覧と所要時間です。名前、時間、料金、担当できる人。この4つが揃っていないと、枠の長さを決められません。所要時間は、片付けと準備を含めた実測で書きます。広告に出している時間ではなく、実際に埋まっている時間です。

受ける時間帯の一覧です。曜日ごとの開始と終了、休憩の時間、定休日、不定休の扱い。祝日をどう扱うかも決めます。ここを曖昧にすると、休みの日に予約が入ります。

担当者の一覧です。名前、出勤する曜日と時間、受けられるメニュー。1人で回している店なら不要ですが、2人以上いるなら必ず要ります。

条件の文章です。取り消しの締め切り、遅れたときの扱い、来なかったときの扱い、支払いの方法。予約の画面に出す文章として書いておきます。

写真です。店の外観、内観、メニューを表す写真。予約の画面に写真が1枚あるかないかで、初めての相手の判断が変わります。

この5つを先に揃えておくと、どの作り方を選んでも設定が半日で終わります。揃えずに始めると、設定の途中で何度も止まります。

公開する前に必ず確かめる項目

公開してから相手に指摘されるのは避けたいところです。公開前に、自分で予約を取ってみます。

まず、相手の立場で最後まで予約を取ります。パソコンとスマートフォンの両方で通します。途中で入力できない項目、選べない日付、進めないボタンがないかを確かめます。

次に、確認が届くかを見ます。相手に届く確認と、店に届く知らせの両方です。届く先の設定を間違えていると、予約が入っても気づけません。迷惑メールに入る場合もあるため、実際の受信箱で確かめます。

3番目に、同じ枠に2件入らないかを試します。別の窓で同じ枠を同時に取ろうとして、後から入れた側が弾かれるかを見ます。ここが弾かれない作りだと、埋まっている枠に予約が入ります。

4番目に、締め切りが効いているかを試します。3時間前までの締め切りを設定したなら、それより近い枠が選べなくなっているかを確かめます。

5番目に、取り消しを試します。相手が取り消したとき、枠が空きに戻り、店に知らせが届くかを見ます。空きに戻らない作りだと、埋まっていない枠が埋まったままになります。

最後に、休みの日を入れて、その日が選べなくなるかを確かめます。臨時の休みを入れる操作が分かりにくいと、実際の運用で使わなくなります。

公開したあとに見る数字

作って公開したところで終わりではありません。見るべき数字は3つです。

1つ目は、予約が入った時間帯です。営業時間の外に何件入っているかを見ます。ここに件数があれば、営業時間中しか受けられなかった頃に取りこぼしていた分です。夜と早朝に集まる傾向があります。

2つ目は、来なかった件数です。前日の確認を出す前と後で比べます。減っていなければ、確認の文面か送る時機を見直します。前日の夕方に届く形が扱いやすくなります。

3つ目は、途中でやめた件数です。予約の画面を開いたのに最後まで進まなかった数です。入力の項目が多い、日付が選びにくい、料金が分からない。原因はこのあたりに集まります。項目を減らすと改善することが多くあります。

この3つは、予約の記録が残っていれば追えます。電話と手帳で回していた頃は追えなかった数字です。予約サイトを作る価値の1つは、この振り返りができるようになることにあります。

数字を見る間隔は、月に1回で足ります。週ごとに見ると、件数が少ないうちは上下が激しく、判断を誤ります。

検索から予約まで、どの道を通るかを設計する

予約サイトを作っても、そこに人が来なければ予約は入りません。作る段階で、どの道を通って来るのかを決めておきます。

道は主に4つあります。検索から店のサイトに来る道、地図の検索から来る道、連絡用のアプリの案内から来る道、紙や口頭で教えられて来る道です。

検索から来る道を使うなら、店のサイトのどのページからも予約に進めるようにします。トップページにだけ置くと、メニューの説明を読んで納得した人が、トップに戻る手間で離脱します。各ページの下と、画面に固定される位置の2か所に置く形が扱いやすくなります。

地図の検索から来る道は、店の情報に予約の場所を登録できる場合があります。地図を見ている人は場所を確かめている段階なので、そのまま予約に進める形にすると取りこぼしが減ります。

連絡用のアプリの案内から来る道は、既に店を知っている相手が使います。案内に予約の場所を貼っておくと、営業時間外の問い合わせが予約に変わります。

紙や口頭で教える道を使うなら、短くて打ちやすい場所を用意します。長い文字の並びを口で伝えるのは無理があるため、二次元コードを名刺や店内に置く形にします。紹介で来る相手が多い店では、この道が最も効きます。

どの道も、最後は同じ画面に着きます。入口を増やすほど、その画面の完成度が効きます。

作り方を途中で変えることになった場合

始めてから半年ほどで、作り方を変えたくなることがあります。件数が増えて上限に当たった、担当者が増えて条件を分ける必要が出た、前日の確認を出したくなった。いずれもよくある流れです。

移すときに持ち越したいものは3つです。これから先の予約、これまでの来店の履歴、相手の連絡先です。これから先の予約は移さないと、相手に取り直してもらうことになります。履歴と連絡先は、移さないと次の案内が出せません。

移す作業は、書き出せるかどうかで手間が大きく変わります。書き出せる形なら、表の形で取り出して新しい側に入れられます。書き出せない形だと、画面を1件ずつ見て写すことになります。件数が数百件を超えていると、この作業だけで数日かかります。

移す時期も選びます。予約が先の日付まで埋まっている状態で切り替えると、どちらに入っているか分からない予約が出ます。受付を一時的に止めて、その間に移すのが確実です。止める期間は、電話で受ける形に戻して繋ぎます。

始める前に書き出せるかを確かめておけば、この判断を後から変えられます。確かめずに始めると、上限に当たった時点で選択肢が減ります。

Q1. 予約サイトは無料で作成できますか？

無料で始められる形はあります。ただし、受け付けられる件数、担当者やメニューの数、通知の送信数のどこかに上限があることが多く、前日の確認や終わったあとの連絡は含まれない形が一般的です。上限に当たったときに予約と顧客の情報を書き出して移せるかを、始める前に確かめておきます。

Q2. 制作を頼む場合と自分で用意する場合の分かれ目はどこですか？

自分の店の予約の条件が既存の仕組みで表現できるかどうかが分かれ目です。担当者ごとの条件、メニューごとの所要時間、同じ時間に受けられる人数が設定できるなら、契約して使う形で足ります。表現できない特殊な流れがある場合に制作を検討します。

Q3. 予約サイトに最低限どんな機能が必要ですか？

空き枠が見えて埋まった枠が選べないこと、同じ枠に2件入らないこと、予約が入ったら双方に確認が届くこと、相手が取り消しや変更をできること、受付の締め切りが設定できること、スマートフォンで最後まで終えられること。この6つが最低限です。

Q4. 予約サイトを作っても電話の予約は残りますか？

残ります。細かい相談が必要な予約や、画面の操作に慣れていない相手は電話で来ます。重要なのは、電話で受けた予約もその場で同じ画面に入れる運用にすることです。両方を別に管理すると二重予約が起きます。