顧客台帳のテンプレート｜小さなお店が残しておく項目と残さない項目

顧客台帳のテンプレートを探している人の多くは、営業会社向けの項目がずらりと並んだ表を見て、どこまで埋めればよいのか迷っています。会社名や部署名、商談の段階といった列は、サロンや教室、整体院のように予約で来てもらうお店にはほとんど要りません。反対に、そうしたお店に欠かせない「前回の来店日」や「いつもの間隔」は、一般的なテンプレートに入っていないことが多いのです。ここでは、予約を受けて営む小さなお店に向けて、顧客台帳に残す項目と残さない項目、作り方、続け方までを順番に整理します。

顧客台帳は、次の来店につなげるための土台になる

顧客台帳は、お客様の連絡先と来店の記録を1か所にまとめた一覧です。営業の世界では、取引先ごとの担当者や取引の履歴をまとめる資料として使われてきました。

顧客台帳は、取引先や顧客に関する情報を一覧化し、社内で共有・蓄積していくための基礎資料です。営業活動の起点となるだけでなく、販促や経営判断にも幅広く使われています。 出典: biz.moneyforward.com

予約を受けて営むお店でも、役割の芯は同じです。ただ、使い道はもっと具体的になります。いつ来たお客様が、次はいつ頃来そうか。しばらく来ていないお客様は誰か。前回どんな施術やレッスンを受け、何に気をつけるべきか。これらをすぐに引ける状態にしておくことが、小さなお店の顧客台帳の役目です。

台帳がないお店では、お客様の情報は店主の記憶と、スマホの電話帳と、予約を受けたときのメモに分かれて散らばっています。来店が月に30人ほどのうちは記憶で回りますが、100人を超えるあたりから「この方、前回はいつだったか」が思い出せなくなります。その頃には、来なくなったお客様がいても気づけません。

顧客台帳を作る目的を、最初に1つに絞っておくと、項目選びで迷いません。予約で来てもらうお店であれば、目的は「次の来店につなげること」で十分です。この目的に使わない項目は、台帳に入れなくてかまいません。

顧客台帳のテンプレート：予約で来てもらうお店の基本形

予約を受けて営むお店の顧客台帳は、次の列だけで始められます。エクセルやスプレッドシートの1行目にこの見出しを並べれば、そのままテンプレートとして使えます。

列の名前	書く内容の例	使い道
顧客番号	0001	同姓同名の区別、並べ替えの基準
名前	山田 花子	呼びかけ、検索
よみがな	やまだ はなこ	検索、読み間違いの防止
電話番号	090 から始まる番号	当日の連絡
メールアドレス	任意	予約の確認、来店後の連絡
連絡の可否	可、否	案内を送ってよいかの確認
初回来店日	2026年4月3日	どれだけ長く通っているか
最終来店日	2026年9月1日	しばらく来ていない人を拾う
いつもの間隔	6週間	次回の目安を出す
次回の目安	2026年10月13日	連絡する時期を決める
担当	佐藤	指名や引き継ぎ
注意すること	アレルギー、体の不調	施術やレッスンの安全
メモ	前回の内容、次に試したいこと	前回の続きから始める

列は全部で13です。これ以上増やすと、1人分を書くのに時間がかかり、忙しい日に書かなくなります。まずはこの形で始め、半年ほど運用してから、足りない列があれば足すのが確実です。

「次回の目安」の列は、最終来店日といつもの間隔から式で出せます。エクセルなら、最終来店日のセルに間隔の日数を足す式を入れるだけです。この列で並べ替えると、今週そろそろ来る頃のお客様が上に並びます。

残しておく項目と、残さない項目を分ける

顧客台帳の項目を考えるときは、「何に使うか」を列ごとに説明できるかどうかで決めます。説明できない列は、残さない項目です。

残しておく項目は、大きく4つに分かれます。

・連絡に使う情報：名前、よみがな、電話番号、メールアドレス、連絡の可否 ・来店の記録：初回来店日、最終来店日、回数、担当 ・次の予約に効く情報：いつもの間隔、次回の目安、予約をどこから入れたか ・安全に関わる情報：アレルギー、持病や体の不調、施術で避けること

残さない項目の代表は、住所の番地まで、生年月日の年、勤め先、家族構成、収入の見当です。郵便でダイレクトメールを送らないなら、住所は市区町村までで十分です。誕生日に合わせた案内を送るなら月と日があれば足り、生まれ年まで持つ必要はありません。

残さない理由は2つあります。1つ目は、項目が少ないほうが書く手間が減り、台帳が続くことです。2つ目は、持っている情報が少ないほど、漏れたときの影響が小さくなることです。個人情報保護委員会は、事業者に対して個人情報の利用目的をできるだけ特定するよう求めています。使い道の決まっていない情報を「念のため」集めると、この考え方から外れていきます。

安全に関わる情報は、少し扱いが違います。アレルギーや体の不調は、施術の事故を防ぐために必要ですが、本人にとっては知られたくない情報でもあります。台帳を見られる人を絞る、印刷した台帳を置きっぱなしにしない、といった扱いの決まりをあわせて作っておきます。

業種ごとに足しておきたい列

先のテンプレートは、予約で来てもらうお店に共通する形です。業種によっては、ここに1列か2列を足すと、台帳の使い勝手がぐっと上がります。足す列は、次の来店の準備にそのまま使えるものだけに絞ります。

美容室やヘッドスパでは、「使った薬剤と配合」の列を足します。前回のカラーの配合が分かれば、次回は同じ色から始めるのか、少し明るくするのかを、お客様と話しながら決められます。担当が変わっても色がぶれにくくなります。

ネイルサロンやまつげのサロンでは、「前回のデザインや長さ」と「付け替えの目安」の列が役に立ちます。ネイルは3週間から4週間ほどで付け替えを考えるお客様が多く、まつげのエクステンションも同じくらいの周期で来店されることが多いとよく聞きます。前回の写真を撮っているなら、その保存場所を書いておくだけでも十分です。

整体院やリラクゼーションのお店では、「つらい場所」と「前回の施術のあとの変化」を残します。初回に聞いた体の悩みが、2回目、3回目でどう変わったかを書いておくと、次の施術の組み立てに使えます。お客様にとっても、前回の話を覚えてもらえていることが安心につながります。

教室やパーソナルトレーニングでは、「いまの到達点」と「次に取り組むこと」の列を足します。語学なら使っている教材とページ、ピアノなら練習中の曲、トレーニングなら扱っている重さや回数です。講師が変わる日にも、前回の続きから始められます。

どの業種でも、足す列は2つまでに抑えるのが無難です。列を増やすほど、1人分の記録に時間がかかり、忙しい日に書かれなくなります。

エクセルやスプレッドシートで顧客台帳を作る手順

エクセルやスプレッドシートで顧客台帳を作る手順は、次の5段階です。

1つ目は、先のテンプレートの列見出しを1行目に並べ、見出しの行を固定することです。下にスクロールしても列の名前が見えるので、書き間違いが減ります。

2つ目は、入力の形をそろえることです。日付の列は日付の形式に、連絡の可否は「可」と「否」から選ぶ形にしておきます。自由に打てる状態にしておくと、「2026/9/1」と「9月1日」が混ざり、並べ替えや計算が狂います。

3つ目は、次回の目安を出す式を入れることです。最終来店日の列に、いつもの間隔の日数を足す式を入れます。間隔を週で書いているなら7を掛けて日数にします。

4つ目は、並べ替えと絞り込みを使えるようにすることです。表全体にフィルタをかけ、次回の目安が今日より前で、まだ予約の入っていない人を絞り込めば、連絡すべきお客様の一覧がすぐ出ます。

5つ目は、保存場所と見られる人を決めることです。店のパソコンだけに保存するのか、クラウドに置いて店のスマホからも見られるようにするのか。スタッフが個人の端末に台帳をコピーしないよう、置き場所を1つに決めておきます。

手順自体は難しくありません。ただ、表計算ソフトの台帳は、作ることよりも、毎日の予約を台帳に写し続けることのほうがはるかに大変です。これは次の節で扱います。

表計算の顧客台帳が続かなくなる理由

表計算ソフトで作った顧客台帳は、始めて1か月ほどは順調でも、3か月ほどで更新が止まることが少なくありません。現場でよく聞く理由は次の3つです。

1つ目は、予約と台帳が別の場所にあることです。予約は電話や予約サイトやSNSのメッセージで受け、台帳は表計算ソフトにある。予約が1件入るたびに、名前と日時を台帳へ写す作業が発生します。1件あたり2分でも、月に200件の予約があれば6時間を超えます。この転記は、施術やレッスンが立て込んだ日から抜けていきます。

2つ目は、施術中や接客中に台帳を開けないことです。パソコンの前に座らないと更新できない台帳は、お客様が帰ったあとにまとめて書くことになります。まとめて書こうとした日に限って、次のお客様が早めに来ます。

3つ目は、台帳を更新しなくても、その日の営業には困らないことです。台帳が古くなって困るのは、何週間も先、来なくなったお客様に気づけなかったときです。困る時点と書く時点が離れているため、優先順位が下がり続けます。

こうして更新の止まった台帳は、実際の状態と合わなくなります。台帳の上では「最終来店日が3か月前」となっているお客様が、実は先週来ていた、ということが起きると、台帳そのものが信用されなくなり、誰も開かなくなります。

顧客台帳を続けるための更新の決まり

表計算の台帳を続けるには、書く人と書く時点を決めておくことがいちばん効きます。

書く時点は「その日の最後」ではなく「会計のとき」にします。会計をしながら、最終来店日を今日にし、メモの列に今日の内容を一行だけ書きます。その場で書けば記憶が新しく、あとからまとめる必要もありません。そのためには、台帳を会計の場所にあるタブレットやスマホで開けるようにしておく必要があります。

書く人は、施術やレッスンを担当した人にします。スタッフが複数いる店で、店主だけが台帳を書く形にすると、店主が休んだ日から記録が抜けます。

もう1つ決めておきたいのは、月に1度の見直しです。月初めに、最終来店日が古い順に並べ替え、2か月以上来ていないお客様に印を付けます。この一覧が、連絡をするかどうかを考える材料になります。月に1度の見直しを15分程度で済ませられる形にしておくと、習慣になりやすくなります。

最後に、台帳の控えを定期的に取っておきます。表計算のファイルは、上書きや誤った削除で中身が消えることがあります。月に1度、日付を付けた別名で保存しておけば、消えても1か月分の書き直しで済みます。

書き方の決まりも、紙1枚にまとめて店に置いておくと迷いがなくなります。たとえば、名前は姓と名の間に空白を1つ入れる、電話番号はハイフンを入れずに数字だけで書く、日付は年から書く、メモは一行で終える、といった程度の決まりです。書き方が人によってばらばらだと、検索しても見つからない、並べ替えても正しく並ばない、といった小さな不便が積み重なり、台帳を開く気持ちが薄れていきます。

新しいお客様を台帳に足すときの流れも決めておきます。初めて来たお客様には、予約の時点か来店の受付で、名前とよみがなと連絡先と連絡の可否を聞きます。聞く項目が決まっていれば、人によって聞き漏れが出ることもありません。問診票のような紙に書いてもらう場合は、その日のうちに台帳へ写すか、紙そのものを顧客番号の順に綴じておきます。

台帳から「しばらく来ていないお客様」への連絡を組み立てる

顧客台帳を作る目的を「次の来店につなげること」に置いたなら、台帳を開く場面の中心は、しばらく来ていないお客様への連絡です。ここでは、台帳の列を使って連絡を組み立てる流れを見ていきます。

まず、次回の目安の列で並べ替え、今日より前の日付になっているお客様を拾います。そのうち、連絡の可否が「可」のお客様だけを残します。この時点で、連絡してよい相手の一覧ができます。

次に、目安からどれだけ過ぎているかで分けます。目安を2週間ほど過ぎたお客様には、前回の内容に触れた短い案内を送ります。2か月以上過ぎたお客様は、引っ越しや生活の変化で来られなくなっている場合もあるため、無理に何度も送らず、1回の案内にとどめます。

文面は、前回の来店日と内容、いまの時期に起きていそうなこと、予約の入口の3つで足ります。

〇〇様、前回のご来店から2か月ほどが経ちました。その後お変わりありませんか。ご都合のよい日時がございましたら、こちらからご予約いただけます。

送ったら、台帳のメモの列に送った日付を書いておきます。書いておかないと、同じお客様に1週間後にまた送ってしまうことがあります。送った相手が予約を入れてくれたかどうかも、次の月の見直しのときに確かめます。表計算の台帳では、この送信と記録を1件ずつ手で行うことになり、ここがいちばん手間のかかる部分です。

スタッフと台帳を分け合うときの注意点

スタッフが1人でも増えると、顧客台帳は店主だけのものではなくなります。複数の人が同じ台帳を見て、書き込むようになったときに起きやすい問題と、その防ぎ方を整理しておきます。

最初に起きやすいのは、同じお客様が2行に分かれることです。店主が「山田花子」と書き、スタッフが「山田 花子」と書くと、表計算の上では別の人として扱われます。よみがなで検索する習慣を付け、新しいお客様を足す前に、まず検索して既にいないかを確かめる決まりにします。顧客番号の列を最初に作っておくのは、この重複を見つけやすくするためでもあります。

次に起きやすいのは、書き込みのぶつかり合いです。表計算のファイルを店のパソコンに置き、2人が同時に開いて保存すると、あとから保存した人の内容だけが残ることがあります。クラウドに置く形のスプレッドシートなら同時に書き込めますが、今度は誰でもどこからでも開ける状態になりやすくなります。

見られる範囲の問題もあります。アルバイトのスタッフにまで、全員の電話番号やアレルギーの記録を見せる必要があるのかは、お店で決めておくべきことです。表計算のファイルは、見る人ごとに列を隠すといった細かな設定がしにくく、全員に全部を見せるか、誰にも見せないかの二択になりがちです。

スタッフが辞めるときの扱いも決めておきます。共有していたファイルへの招待を外す、店の端末からその人のアカウントを消す、個人のスマホに台帳を写していないかを確かめる。辞めたあとに顧客の一覧が外に残り続けることが、小さなお店でいちばん起きやすい漏えいの形です。

紙、表計算、予約と一体の仕組みの利点とデメリット

顧客台帳を残す方法は、紙、表計算、予約と一体の仕組みの3つに分かれます。どれにも利点とデメリットがあります。

方法	利点	デメリット
紙の台帳やカード	費用がかからない、書き込みが早い	探しにくい、集計できない、持ち出すと紛失する
表計算の台帳	無料で始められる、項目を自由に作れる、並べ替えができる	予約のたびに転記が要る、スマホで扱いにくい
予約と一体の仕組み	予約が入れば記録が残る、スマホで見られる	最初の設定が要る、項目の自由度は仕組みに左右される

紙の台帳が向いているのは、お客様が数十人までで、予約をすべて電話で受けているお店です。お客様1人に1枚のカードを作れば、来店時に取り出して書き込むだけで済みます。困るのは、「しばらく来ていないお客様」を探したいときです。カードを1枚ずつめくらないと分かりません。

表計算の台帳は、無料のテンプレートから始められ、並べ替えと絞り込みで「しばらく来ていないお客様」をすぐ出せます。デメリットは、先に書いた転記の手間です。予約を受ける経路が多いほど、この手間は増えます。

予約と一体の仕組みは、お客様が予約を入れた時点で、その記録が顧客の一覧に残ります。台帳を書く作業そのものがなくなるのが最大の利点です。一方、項目を自由に足せる範囲は仕組みによって違い、最初にメニューや営業時間を設定する手間もかかります。

どれを選ぶかは、予約をどこで受けているかで決まります。ネットで予約を受けているなら、予約と台帳が別々になっている時点で、転記の手間が毎日発生しています。

表計算の台帳から、予約と一体の仕組みへ移す目安

表計算の台帳を使い続けるか、予約と一体の仕組みへ移すかは、次のどれかに当てはまったときが目安になります。

・月の予約が100件を超え、転記に週1時間以上かかっている ・予約をネットと電話とSNSの3つ以上の経路で受けている ・スタッフが2人以上になり、同じ台帳を別々の場所から見たい ・台帳の更新が止まり、最終来店日が実際と合わなくなっている ・前日の確認の連絡を、手で1件ずつ送っている

移すときは、台帳の中身をそのまま使えるかどうかが肝心です。表計算の台帳は、CSVという形式で書き出せます。移す先の仕組みがCSVの取り込みに対応していれば、これまでの名前やよみがなや連絡先をまとめて入れられます。

移す前に、台帳を整えておくと取り込みがうまくいきます。同じお客様が2行に分かれていないか、電話番号の書き方がそろっているか、よみがなが空いていないかを確かめます。すべてのお客様を移す必要もありません。直近1年に来店したお客様だけを移し、それより前の方は元の台帳に残しておく方法でも困りません。

移したあとは、表計算の台帳を更新しないと決めます。両方に書き続けると、どちらが新しいのか分からなくなり、結局どちらも使われなくなります。

予約を受けた時点で台帳ができる形にすると変わること

ここまでの話を、予約の受付から次の来店までを1つの流れとして組んだ予約システムの作りに当てはめて見ていきます。できることのページでは、予約カレンダーと予約フォームに加えて、来店履歴とメモを残してカナで検索できる顧客管理、そして今使っているシステムから書き出したCSVを取り込む機能が並んでいます。予約フォームで聞く項目は店側で足したり減らしたりでき、必要な項目だけを聞く形にできます。

この作りでは、お客様が予約した時点で名前と連絡先が台帳に入り、来店のたびに履歴が積み重なります。先に挙げたテンプレートのうち、初回来店日、最終来店日、担当の列は、書かなくても埋まっていきます。予約完了と前日のリマインダーと来店後のお礼のメールは自動で送られ、メールが開封されたかどうかも管理画面で確かめられます。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているため、店頭で現金や振込で会計するお店でも、使わない決済の仕組みに料金を払わずに済みます。

料金のページによると、無料のプランでも予約完了とリマインダーとお礼のメール、会員のマイページ、顧客管理が含まれ、上限は月50件でスタッフ1名です。ひとりで営むお店向けのプランは月300件まで、複数のスタッフで回すお店向けのプランは月1,000件とスタッフ10名までです。表示はすべて税込で、初期費用と解約金はありません。

他の予約システムとの違いは他社との比較で、各社の公式ページに載っている内容を日付入りで確かめられます。業種ごとの使い方は業種ごとの使い方にまとまり、12業種の予約ページと管理画面はデモを見るからログインなしで触れます。台帳の取り込みや移行について細かく知りたいときはよくある質問が参考になります。

顧客台帳のテンプレートは、作ることより続けることのほうが難しいものです。予約と台帳がつながっていれば、続けるための手間そのものが小さくなります。

Q1. 顧客台帳のテンプレートは無料のもので十分ですか？

予約で来てもらう小さなお店なら、無料のテンプレートで十分に始められます。ただし営業会社向けのものは会社名や商談の段階など不要な列が多いため、最終来店日、いつもの間隔、次回の目安、注意することの列があるかを確かめ、足りなければ足して使ってください。

Q2. 顧客台帳に生年月日や住所は入れたほうがよいですか？

使い道が決まっていなければ入れないのが原則です。誕生日の案内を送るなら月と日だけ、郵便を送らないなら住所は市区町村までで足ります。持っている情報が少ないほど、書く手間も、漏れたときの影響も小さくなります。

Q3. 表計算の顧客台帳が続かないのはなぜですか？

予約と台帳が別の場所にあり、予約が入るたびに転記が必要になるためです。忙しい日から転記が抜け、台帳が実際と合わなくなると誰も開かなくなります。会計のときにその場で書く、担当した人が書く、と決めておくと続きやすくなります。

Q4. 顧客台帳を予約システムに移すとき、何から始めればよいですか？

まず表計算の台帳を整え、同じお客様の重複や電話番号の書き方のばらつきを直します。そのうえでCSVに書き出し、取り込みに対応した仕組みへ入れます。直近1年に来店したお客様だけを移す方法でも困りません。移したあとは元の台帳を更新しないと決めてください。