英会話教室のリマインドの送り方｜何日前に、どの文面で出すか

英会話教室でリマインドを送りはじめると、多くの教室が同じ壁に当たります。全員に毎回送ると「分かっている」と言われ、送るのをやめると忘れる人が出る、という壁です。この記事では、英会話教室のリマインドを「誰に送るか」から設計し直します。結論を先に置くと、毎週同じ曜日に来る定期受講者には毎回送らず、忘れる条件がそろった回にだけ送ります。そして何日前に出すかは、受講者の層によって変えます。

英会話教室のリマインドは、全員に送ると効かなくなる

美容室や整体院のリマインドと英会話教室のリマインドは、前提が違います。美容室の予約は2か月に1回で、前回から日が空いています。英会話教室の定期受講者は毎週来ます。毎週来る人に毎週リマインドを送ると、届いた通知は読まれずに消されるようになります。

読まれなくなること自体が問題なのではありません。問題は、その状態で本当に伝えたい連絡を出したときに、同じように読まれずに消されることです。休講の連絡、講師の交代、教室の移転、こうした連絡は読まれなければ意味がありません。毎週のリマインドは、いざというときに使う通知の効き目を先に使い果たしてしまいます。

もう1つ、送りすぎが引き起こす実務上の問題があります。受講者が通知の受信を止めてしまうことです。一度止めた設定は、教室からは元に戻せません。本人に頼んで戻してもらうしかなく、たいていの人は戻しません。つまり、送りすぎた結果として「連絡の届かない受講者」を教室が自分で作り出すことになります。

だから英会話教室のリマインドは、「全員に毎回」ではなく「忘れる条件がそろった回に、その人へ」という形にします。次の節から、その条件を具体的に洗い出します。

忘れられるのは、いつもと違う回

英会話教室で欠席が出る回には、はっきりした傾向があります。いつもと同じ曜日、同じ時間、同じ講師の回は、ほとんど忘れられません。忘れられるのは、いつもと何かが違う回です。

違いの種類は5つに整理できます。

・時間が違う。振替で入れた回、臨時に時間をずらした回 ・曜日が違う。祝日の代替日、集中講座、イベント ・講師が違う。代講が入った回 ・場所が違う。オンラインに切り替えた回、別の教室で受ける回 ・久しぶり。前回から2週間以上空いている回

この5つのどれかに当てはまる回だけにリマインドを送ると、送る通数は大きく減り、1通あたりの重みが上がります。受講者の側も「この教室からの連絡は、いつもと違うときに来る」と学習します。そうなれば、届いた瞬間に開いてもらえます。

体験レッスンの申し込みは、5つのどれにも当てはまりませんが別枠で必ず送ります。初めて来る人は、場所も持ち物も分かっていません。体験の扱いは後の節で詳しく書きます。

振替で入れた回が、いちばん忘れられる

英会話教室の欠席のうち、最も多いのは振替の回です。理由ははっきりしています。振替の回は、本人が自分の予定表に書いていないことが多いからです。

振替を入れる場面を思い出すと、その理由が分かります。受講者から「今週の火曜は出張なので休みます」と連絡が来ます。教室が「では土曜の15時が空いています」と返します。受講者が「そこでお願いします」と答えます。このやり取りは、たいてい移動中か仕事の合間に行われます。返事をした時点で、本人は予定表を開いていません。

さらに、振替の回は本来の曜日と違います。毎週火曜に通っている人の体は、土曜に教室へ行く習慣を持っていません。曜日の習慣が働かないので、当日の朝まで思い出さないということが起こります。

だから振替の回には、必ずリマインドを出します。しかも2回出します。1回目は振替を確定した直後、2回目は前日です。1回目は「予定表に書いてもらうため」の通知で、2回目は「当日を迎えるため」の通知です。役割が違うので、文面も変えます。

振替を確定した直後の1通には、日時と講師と場所に加えて、「この振替は何回目の振替か」「振替の残りが何回あるか」を入れておくと、問い合わせが減ります。受講者が自分の残数を把握していないことは非常に多く、その質問はたいてい受付が忙しい時間に来ます。

代講と休講は、リマインドとは別の連絡にする

講師が変わる、あるいはレッスンが休みになる。この2つは、リマインドの中に混ぜてはいけません。別の連絡として、単独で出します。

理由は3つあります。1つ目は、緊急度が違うことです。リマインドは「忘れないでください」という確認ですが、代講と休講は「予定が変わりました」という告知です。受講者にとっては、後者のほうが行動を変える必要があります。2つ目は、返事が要ることです。代講の講師で構わないか、休講分をいつ振り替えるか、受講者から返答をもらう必要があります。リマインドの文面の末尾に紛れ込ませると、返事が返ってきません。3つ目は、記録の必要性です。「いつ、誰に、代講の連絡をしたか」は、あとで問題になったときに確かめる必要が出ます。リマインドと同じ流れに混ぜると、探しにくくなります。

代講の連絡で入れる内容は決まっています。もとの講師の名前、代わりに入る講師の名前、その講師の担当できる範囲、変更を希望する場合の連絡先と期限です。特に最後の1つを落とさないでください。指名で通っている受講者にとって、講師が変わるのは商品が変わるのと同じです。変更や振替を選べるようにしておくのが筋です。

休講の連絡では、振替の受け付け方を同じ文面の中に書きます。「後日ご案内します」と書くと、受講者から個別に問い合わせが来て、受付の仕事が増えます。振替の候補になる時間帯をその場で示すか、振替を申し込む方法を書いておきます。

体験レッスンの前は、2通に分ける

体験レッスンに来る人は、教室の場所も、入り口も、当日の流れも知りません。この人へのリマインドは、定期受講者へのものとまったく別の文面になります。

まず、申し込みの直後に1通目を出します。ここで伝えるのは、日時、教室の住所、最寄り駅からの道順、入り口の特徴です。ビルの2階以上に入っている教室では、道順の説明が決定的に効きます。「1階が飲食店のビルの2階」のような目印を1つ入れるだけで、当日の電話が減ります。

次に、前日に2通目を出します。ここで伝えるのは、持ち物と、何分前に来てほしいか、当日の所要時間です。体験は60分のレッスンでも、レベルの確認と説明を合わせると90分かかることがあります。所要時間を伝えていないと、次の予定を入れていた人が途中で帰ることになります。

2通目には、来られなくなった場合の連絡先も書きます。体験の無断欠席は、教室にとって枠が丸ごと空く損失です。連絡さえもらえれば、その枠を別の用途に使えます。連絡しやすくしておくことが、無断欠席を減らす最も確実な方法です。

体験の後にどう連絡を続けるかは、リマインドとは別の設計になります。体験のあとの御礼と次の予約への繋ぎ方は、単独で整理する価値のある論点です。

オンラインの回は、接続先が本体

オンラインのレッスンを併用している教室では、リマインドの役割が変わります。対面のリマインドは「忘れないための確認」ですが、オンラインのリマインドは「接続先を届けるための連絡」です。届かなければレッスンが成立しません。

オンラインの回には、前日と直前の2段で出します。前日の1通には接続先と、事前に確認してほしいこと(音声の設定、教材の準備)を書きます。直前の1通は、開始の15分前に接続先だけを送ります。直前の1通があると、前日のメールを探す手間がなくなり、接続の遅れが減ります。

接続先の扱いで気をつける点が1つあります。毎回同じ接続先を使い回している教室では、リマインドを出さなくても受講者が入れてしまいます。便利に見えますが、前の回の受講者が居残っていたり、退会した人が入れてしまったりします。回ごとに接続先を変えるなら、リマインドで届けることが必須になります。使い回すなら、そのリスクを承知したうえで運用を決めます。

海外在住の講師が担当している場合は、時差を書きます。講師側の現地時刻ではなく、受講者の時刻で書きます。当たり前に見えますが、講師が自分でリマインドを送っている教室では、現地時刻で書かれてしまう事故が実際に起きます。

何日前に送るか。受講者の層で変える

「前日か、前々日か」という問いには、教室によって違う答えが出ます。受講者の層で最適な時機が変わるからです。

社会人の平日夜のクラスでは、前日の夜が効きます。具体的には19時から21時のあいだです。この時間帯は、多くの人が翌日の予定を確認する時間です。前々日に送ると、翌日の予定を見るときにはもう通知が埋もれています。

社会人の土日のクラスでは、前々日が効くことがあります。土曜の予定は木曜あたりに固まるためです。金曜の夜に送っても、すでに別の予定が入っていて動かせません。

キッズクラスでは、保護者の生活時間に合わせます。夕方から夜にかけて、送迎の予定を組む時間帯です。ここでも前日が基本ですが、送る相手は子どもではなく保護者です。

高齢の受講者が多い教室では、前日だけでなく、当日の朝にもう1通を出す運用が効くことがあります。ただし全員に出すと過剰なので、欠席が続いている人に絞ります。

自分の教室でどの時機が効くかは、実際に変えて確かめるのが最も確実です。1か月ごとに時機を変えて、当日の欠席と無断欠席の件数を比べます。この比較をするには、リマインドをいつ送ったかの記録が残っている必要があります。送信の記録が残る仕組みかどうかは、時機を決める前に確かめておく点です。予約の受付から連絡までを1つの場所で扱えるかはできることで確かめられます。

当日の朝に、もう1通を出すべきか

当日の朝の1通は、効くときと逆効果になるときがはっきり分かれます。判断の基準を持っておきます。

効くのは、次の場合です。開始時刻が午前中のクラス。移動に時間がかかる受講者が多い教室。前日のリマインドを開いていない人。オンラインの回。体験レッスン。

逆効果になるのは、次の場合です。毎週同じ時間に来る定期受講者。前日の通知を開いて、返信までしてくれた人。夜のクラスで、日中は仕事中の人。

夜のクラスの当日朝に送ると、仕事中に通知が鳴ります。この時間帯に読めない人が多く、読まれないまま埋もれます。そのうえ、通知が鳴ったこと自体を煩わしく感じる人が出ます。夜のクラスで当日の連絡を出すなら、朝ではなく2時間前あたりのほうが読まれます。

なお、当日の朝に出す1通は「リマインド」というより「キャンセルの受け皿」として設計すると価値が上がります。行けなくなった人が、その通知から直接キャンセルや振替の申し込みに進めるようにしておきます。当日の無断欠席が、当日のキャンセル連絡に変わるだけで、教室は次の手が打てます。

文面に必ず入れる5つ

英会話教室のリマインドの文面は、短くします。長い文面は読まれません。そのうえで、次の5つは必ず入れます。

・日時。曜日を含めて書く ・講師の名前。受講者が呼んでいる呼び名で ・場所。対面なら教室名と部屋、オンラインなら接続先 ・持ち物。教材の名前と、宿題があるかどうか ・変更や取り消しをする場合の連絡先と、その期限

この5つのうち、英会話教室に特有で効き目が大きいのは4つ目の持ち物です。教材を忘れてくる受講者は毎週います。教材を忘れると、そのレッスンの進め方が変わります。テキストの名前を具体的に書いておくと、忘れる人が明確に減ります。宿題がある回は、「宿題の提出があります」と書くだけで、提出率が変わります。

5つ目の期限は、キャンセルの規則と連動させます。「前日の20時まで」のように具体的な時刻で書きます。「前日まで」だけだと、前日の23時に連絡が来ます。時刻まで書くことで、受付が判断に迷わなくなります。

入れないほうがよいものもあります。教室からのお知らせ、キャンペーンの案内、他のクラスの宣伝です。リマインドの文面にこれらを混ぜると、読む側にとって「宣伝の通知」になり、次から開かれなくなります。

読まれなくなること以外にも、混ぜると扱いが変わる点があります。

広告・宣伝メールを送信する場合、当該メールは原則、特定電子メール法の規制対象となります。 出典: 総務省

同じページには、携帯端末どうしで電話番号を使ってやり取りする短い文字の通知も、この法律でいう電子メールの通信方式の1つとされていることが書かれています。予約の確認そのものは取引に関する連絡ですが、そこにキャンペーンの案内を足すと、性質が変わりうるということです。自分の教室の文面がどちらに当たるかの判断は、所管の窓口や詳しい専門家に確かめてください。実務としては、確認の連絡と案内の連絡を最初から別々に出しておけば、この判断で迷う場面そのものがなくなります。

日本語で送るか、英語で送るか

英会話教室ならではの判断があります。リマインドの文面を、日本語で出すか英語で出すかです。

判断の基準は、受講者の層とレベルです。初級のクラスを英語で送ると、日時を読み違える人が出ます。上級のクラスでは、英語のほうが自然で、学習の一部として受け取られます。

現実的には、日本語を主にして、英語を併記する形が扱いやすくなります。ただし全文を併記すると文面が倍になり、読まれなくなります。併記するなら、日時と場所だけを英語で1行添える程度に留めます。

ネイティブ講師が自分でリマインドを送っている教室では、文面が講師によってばらばらになります。ある講師は丁寧で長く、別の講師は1行だけ、という状態です。受講者から見ると、同じ教室からの連絡が別々の書き方で届くことになります。文面の型を教室で1つ決めて、講師が名前と一言だけを足す形にすると、ばらつきが収まります。

外国籍の受講者がいる教室では、逆に英語を主にする判断もあります。この場合も、教室として型を決めておくのが先です。

送る手段を、1つに絞らない

英会話教室の受講者は、年齢の幅が広いのが特徴です。小学生の保護者、大学生、社会人、退職後の受講者が同じ教室に通っています。この幅に対して、送る手段を1つに絞ると、必ず届かない層が出ます。

手段は主に3つあります。メール、短い文字の通知、メッセージアプリです。それぞれ届き方が違います。メールは届く相手が広い代わりに、迷惑メールの扱いになる可能性があります。短い文字の通知は開封されやすい代わりに、費用が1通ごとにかかります。メッセージアプリは開封率が高い代わりに、受講者が教室を友だちとして登録している必要があります。

現実的な設計は、既定をメールにして、開封していない人や当日が近い人にだけ別の手段を重ねる形です。全員に全手段で送ると、受け取る側には同じ内容が3回届きます。これは送りすぎと同じ効果を生みます。

どの手段を使うにせよ、送った記録が残ることを条件にします。記録が残らない手段で送ると、「連絡を受けていない」と言われたときに確かめようがありません。受付の個人の携帯電話から送るような運用は、担当者が辞めた時点で履歴が消えます。

送信の記録が残らないと、言った言わないになる

リマインドの仕組みで見落とされがちなのが、送信の記録です。教室の実務では、この記録が必要になる場面が必ず来ます。

例を挙げます。無断欠席をした受講者が、「連絡が来ていなかった」と言います。チケット制の教室では、無断欠席の回を消費するかどうかで金額が変わります。記録がなければ、教室は「送ったはずです」としか言えません。記録があれば、いつ、どの宛先に、どの文面を送ったかを示せます。

代講の連絡でも同じことが起きます。「講師が変わることを聞いていない」と言われたとき、いつ連絡したかを示せるかどうかで、その後のやり取りが変わります。

記録として残す項目は4つです。送った日時、宛先、文面、そして相手が開いたかどうか。4つ目は必須ではありませんが、あると判断が変わります。開いていないことが分かれば、別の手段で連絡を重ねる判断ができます。

この記録が、予約の記録と同じ場所にあるかどうかは、実務での探しやすさに直結します。予約は予約の仕組み、連絡は別の道具、という構成だと、1人の受講者について調べるときに2か所を突き合わせることになります。予約の受付から次の予約までを一続きにしている形であれば、受講者の画面を開くだけで、いつ予約が入り、いつ連絡を送り、いつ来たかが1本の流れで見えます。

文面の型を、いくつ持つか

すべての回に同じ文面を使うと、いつもと違う回の情報が伝わりません。かといって毎回書き分けると、送る作業が続きません。型の数を決めます。

英会話教室で必要な型は、次の6つです。

・定期枠の回。ごく短く、日時と持ち物だけ ・振替の回。確定直後の1通と、前日の1通 ・体験レッスン。申し込み直後の1通と、前日の1通 ・オンラインの回。接続先を含む ・代講の連絡。返事を求める形 ・久しぶりの受講者。前回からの間隔に触れる

これ以上の型を作ると、どれを使うか迷う時間が生まれます。これより少ないと、情報の過不足が出ます。6つを1度作ってしまえば、あとは受講者の名前と日時が差し込まれるだけになります。

型を作るときに決めておくのは、差し込む項目の名前です。「講師名」「教材名」「残り回数」のように、何を差し込めるかは仕組みによって違います。差し込める項目が少ない仕組みだと、結局は手で書き足すことになります。ここは事前にデモを見るなどで確かめておく価値があります。教室の運用に合う形かどうかは、実際の画面を見ないと判断できません。

グループクラスでは、人数の連絡がリマインドを兼ねる

マンツーマンのレッスンと違い、グループクラスには「何人集まったか」という要素が加わります。ここが英会話教室のリマインドに固有の論点になります。

少人数制のグループクラスを持つ教室では、最少催行人数を決めていることがあります。2人集まらなければ開講しない、という形です。この場合、前日の時点で人数が足りているかどうかが決まり、足りなければ休講の連絡を出すことになります。つまり、前日のリマインドと開講の可否の連絡が同じ時機に重なります。

この2つを1通にまとめるか、分けるかは判断が要ります。まとめると「明日は3名で開講します」という1通で済み、受講者は人数まで分かって安心します。分けると、開講が決まってからリマインドを出すことになり、送る時刻が遅くなります。

実務としては、まとめるほうが扱いやすくなります。ただしその場合、人数が足りずに休講になったときの文面を先に用意しておきます。休講の通知には、振替の候補をその場で示します。「後日ご連絡します」で終えると、受講者から個別に問い合わせが来て、結局は受付の仕事が増えます。

人数を伝えるときに、誰が来るかまでは書きません。他の受講者の名前を第三者に伝えることになるからです。人数だけを書きます。

試験前の時期は、リマインドの内容が変わる

英会話教室には、他の予約業態にはない季節の山があります。試験の直前期です。検定試験の直前には、普段は通っていない人が対策の講座に申し込み、通っている人も追加のレッスンを取ります。

この時期のリマインドには、普段は書かない項目が加わります。試験の日程、当日に持っていくもの、対策講座の範囲、過去問を持参するかどうか、といったものです。普段の定期枠の文面をそのまま使うと、これらが抜け落ちます。

さらに、この時期は申し込みから受講までの間隔が短くなります。今週申し込んで今週受ける、という形が増えます。間隔が短いと、前日のリマインドでは遅すぎることがあります。申し込みの直後に、日時と場所を含んだ1通を出しておきます。

もう1つ、試験の直前期に来た人は、試験が終わると来なくなる層です。この層に対しては、リマインドとは別に、試験の後の連絡を設計しておくと次に繋がります。ただしリマインドの文面に「試験後のコースもあります」と書き足すのは避けます。その1行のせいで、試験前の大事な連絡が宣伝として扱われます。

送りすぎているかを、どう見分けるか

リマインドを始めた教室が次に迷うのは、「送りすぎていないか」です。見分けるための手がかりが3つあります。

1つ目は、通知の受信を止めた人の数です。この数が増えているなら、明らかに送りすぎです。止めた人は戻ってきません。増えはじめた時点で、送る条件を絞ります。

2つ目は、開封率の推移です。同じ種類の通知の開封率が、月を追って下がっているなら、読まれなくなっています。開封率は教室の規模によって水準が違うので、他の教室の数字と比べるのではなく、自分の教室の推移を見ます。

3つ目は、受講者からの一言です。「毎回来ますね」と言われたら、それは苦情の手前の合図です。レッスンの場での雑談として出てくるので、講師が聞いたら共有してもらう仕組みを作っておきます。

逆に、送る量が足りているかは、当日の欠席と無断欠席の件数で見ます。この2つを分けて数えます。当日の欠席(連絡あり)が多いのは、リマインドが効いている証拠でもあります。連絡なしの無断欠席が多いなら、届いていないか、届いても行動に繋がっていません。

リマインドの効果は、欠席だけでは測れない

最後に、リマインドの効果をどう数えるかを整理します。多くの教室は無断欠席の件数だけを見ますが、それでは効果の半分しか見えません。

数える指標は4つです。

・無断欠席の件数。連絡なしで来なかった回 ・当日のキャンセルの件数。当日に連絡があった回 ・振替の消化率。振替を入れたあと、実際に受けた割合 ・体験レッスンの来場率。申し込んだ人のうち、実際に来た割合

リマインドを始めると、まず動くのは無断欠席から当日キャンセルへの移動です。無断欠席が減り、当日キャンセルが増えます。これは悪化ではなく改善です。連絡があれば、教室はその枠を別の受講者の振替に回せます。

次に動くのは、振替の消化率です。振替の回にリマインドを出すようになると、消化率が上がります。消化率が上がると、振替の残が溜まらなくなり、期限切れをめぐるやり取りが減ります。

体験レッスンの来場率は、教室の収入に直接効く数字です。体験に来なければ入会は起こりません。申し込みから当日までの日数が長いほど来場率は下がるので、リマインドの通数だけでなく、申し込みから当日までの日数も一緒に見ます。

これらの数字を取るには、予約と連絡が同じ場所に記録されている必要があります。業種ごとの使い方の違いは業種ごとの使い方に整理があり、教室の形に近い運用があるかを先に見ておくと判断が早くなります。他の仕組みとの違いを確かめたいなら他社との比較に、費用の目安は料金に、細かい運用上の疑問はよくある質問にまとまっています。リマインドは送る作業そのものより、送る相手と時機を決める設計のほうに手間の価値があります。そこさえ決まれば、あとは同じ形を毎週繰り返すだけです。

Q1. 定期受講者にもリマインドを送ったほうがよいですか？

毎週同じ曜日に来ている人には、毎回送る必要はありません。読まれずに消されるようになると、休講や代講といった本当に伝えたい連絡まで届かなくなります。時間や曜日が違う回、講師が変わる回、オンラインに切り替えた回、前回から2週間以上空いた回に絞ると、1通あたりの重みが上がります。

Q2. リマインドは何日前に送るのが効きますか？

受講者の層で変わります。社会人の平日夜のクラスは前日の19時から21時、土日のクラスは前々日、キッズクラスは保護者が送迎の予定を組む夕方が目安です。1か月ごとに時機を変えて、無断欠席と当日キャンセルの件数を比べると、自分の教室に合う時機が分かります。

Q3. 振替で入れた回は、通常の回と同じ文面でよいですか？

振替の回は最も忘れられやすいので、文面も送る回数も分けます。確定した直後に1通、前日にもう1通の2回が基本です。確定直後の通知には、日時と講師と場所に加えて、振替の残り回数を入れておくと、受付への問い合わせが減ります。

Q4. オンラインのレッスンでは、接続先をいつ送ればよいですか？

前日と、開始の15分前の2段が扱いやすい形です。前日の1通で接続先と事前に確認してほしいことを伝え、直前の1通では接続先だけを送ります。直前の通知があると、前日のメールを探す手間がなくなり、開始時刻の遅れが減ります。海外在住の講師が担当する回は、受講者側の時刻で書いてください。