まつげエクステの予約管理をエクセルで続ける限界｜切り替えどきの見分け方

まつげエクステの予約管理をエクセルで回している店は、開業の時期から同じ表を育ててきたことが多いはずです。 表は自由に作れて費用もかからないので、1人で始めた店にはよく合います。 この記事では、エクセルのままで困らない店の条件を先に示したうえで、まつげエクステという業態で表が崩れやすい場所と、切り替えを考える合図を順に見ていきます。

エクセルの予約表は、たいてい同じ形に育つ

まつげエクステサロンで使われているエクセルの予約表は、作った人が違っても似た形に落ち着きます。よくあるのは次のような組み立てです。

・縦に時刻を30分刻みで並べ、横に日付を並べる ・1件の予約は、施術時間の長さだけセルを結合して表す ・付け替え、リペア、オフのみ、といったメニューをセルの色で分ける ・セルの中に、お名前と、長さやカールを短く書き込む ・別のシートに、お客様の一覧と電話番号、メモを置く ・月が変わるたびに、シートを複製して翌月の表を作る

この形は、1人の施術者が1日に3件から4件を受けるくらいの規模なら、十分に機能します。表を開けばその週の埋まり具合が一目で分かり、紙の手帳より書き直しも簡単です。

問題が出始めるのは、表の形そのものではなく、表の外で起きていることが増えたときです。予約の入口が増える、施術時間の種類が増える、スタッフが増える、お客様ごとに残したい情報が増える。こうした変化が起きると、同じ表に工夫を足して対応しようとします。列を足し、シートを足し、色の決まりを足していくうちに、表を正しく読めるのが作った本人だけになります。

エクセルで困っているかどうかは、表が複雑になったかではなく、表の外で手作業が何分発生しているかで判断すると見誤りません。次の章では、その前に、エクセルのままでよい店の条件を確認しておきます。

エクセルのままで困らない店もある

予約の道具を変えることが、どの店にとっても正解というわけではありません。次の条件がそろっている店は、エクセルを続ける理由があります。

・施術者が店主1人で、スタッフを増やす予定がない ・予約はほぼ常連の方からで、新規の方は月に数件 ・予約の入口が電話かメッセージの1つに絞られている ・月の予約件数が50件前後にとどまっている ・施術の合間に、表をきちんと更新する時間が取れている ・お客様への前日の連絡や来店後の連絡を、今のやり方で続けられている

この規模なら、表の更新にかかる時間は1日に数分です。予約の道具を入れても、覚える手間や月々の費用のほうが大きく感じることがあります。無理に切り替えるより、表をきちんと保つ工夫を足したほうが合っています。

反対に、この条件のどれかが崩れ始めたら、表の限界が近づいています。特に、新規の方が増えてきた、予約の入口が2つ以上になった、スタッフを1人迎える、のどれかが起きたときは、エクセルで続けるかどうかを一度考え直す時期です。

ここから先は、まつげエクステサロンでエクセルの表が崩れやすい場所を、具体的に見ていきます。自分の店で思い当たる箇所がいくつあるかを数えながら読むと、切り替えどきの判断に使えます。

施術時間が毎回変わると、セルの結合が合わなくなる

まつげエクステの表で最初に崩れるのは、施術時間の表し方です。美容室のカットのように所要時間がほぼ一定の業態と違い、まつげエクステは同じ付け替えでも時間が大きく揺れます。

・本数制で80本なら60分、140本なら100分 ・付け放題は、自まつげの量で90分にも120分にもなる ・他店のエクステのオフが入ると20分から40分延びる ・ボリュームラッシュは、同じ本数でも時間がかかる

30分刻みの表では、100分の施術を正しく表せません。90分で結合すると10分足りず、120分で結合すると次の枠が20分無駄に空きます。これを避けようと15分刻みにすると、1日の行数が倍になり、スマホで見たときに画面に収まらなくなります。

さらに、予約を受けた時点では本数や自まつげの状態が分からないので、仮の長さで結合しておき、当日に結合し直すことになります。結合を解除して入れ直す作業は、施術の合間の数分でやるには手間がかかり、結合のずれた表のまま次の予約を受けて、時間が重なることがあります。

エクセルを続けるなら、セルの結合で時間を表すのをやめ、開始時刻と終了時刻を別の列に書く一覧の形に変えるほうが崩れません。ただしこの形にすると、今度は空き時間が一目で分からなくなります。空き時間を見るための表と、予約を記録するための表を分けることになり、転記の手間が増えます。

所要時間がメニューと本数で自動的に決まり、空き枠が自動で計算される形は、表ではなく予約の道具が得意とするところです。施術時間の読み違いで次の予約を押してしまうことが月に何度かあるなら、それは表の限界の1つ目の合図です。

施術中は表を開けないので、入力が後回しになる

まつげエクステの施術中は、両手がふさがり、目も手元から離せません。お客様は目を閉じて横になっているので、途中でスマホを触ることもしづらい業態です。2時間の施術が続けば、その間に届いた予約の相談は、施術が終わるまで表に入りません。

ここで起きやすいのが、施術の合間にメッセージで予約を受けて、表への入力を「あとでまとめて」にしてしまうことです。午前の施術が終わってメッセージに返事をし、午後の施術に入り、夜に表を開いたときには、どの方にどの枠を約束したかの記憶があいまいになっています。

エクセルのファイルをパソコンに保存して使っている場合、店のパソコンの前にいないと表を開けません。ファイルをクラウドの保存場所に置けばスマホからも開けますが、セルを結合した大きな表をスマホの画面で編集するのは、指先の細かい操作が必要でミスが出やすくなります。表を拡大しながら、行と列を合わせて、結合を解除して入れ直す。これを次のお客様を待たせながら行うのは現実的ではありません。

結果として、表は「予約を受ける場所」ではなく「あとで書き写す場所」になります。書き写す場所になった表は、書き写すまでの間、最新の状態ではありません。その空白の時間に別の方から同じ枠の相談が来ると、二重に約束することになります。

施術中でも予約が勝手に入り、空き枠が自動で埋まる形であれば、この空白の時間は生まれません。夜に表を開いてメッセージの履歴と照らし合わせる作業が毎日15分以上あるなら、それは表の限界の2つ目の合図です。

予約の入口が2つを超えると、転記で二重予約が起きる

開業したばかりの頃は電話とメッセージだけで予約を受けていても、集客に力を入れるにつれて入口は増えていきます。

・電話 ・写真共有のSNSに届くメッセージ ・メッセージアプリの公式アカウント ・美容の予約をまとめて掲載するサイト ・店のホームページのフォーム ・施術後にその場で取る次回予約

入口がいくつあっても、エクセルの表は1つです。どの入口から入った予約も、店主が手で表に書き写すことになります。入口が2つまでなら書き写しは追いつきますが、3つを超えると、どこかの入口で書き写し忘れが起きます。

特に掲載サイトから入る予約は、サイトの側にも予約表があるため、表が2つ並ぶことになります。掲載サイトで受けた予約をエクセルに書き写し、同時にメッセージで受けた予約を掲載サイトの側で埋めておかないと、同じ時間に2件の予約が入ります。まつげエクステは1枠が長いので、二重予約が起きると、どちらかのお客様に2時間近く待ってもらうか、日を改めてもらうしかありません。

二重予約を避けようと、入口ごとに受けられる枠を分けておく店もあります。午前は掲載サイト、午後はメッセージ、というような分け方です。この方法は二重予約を防げる代わりに、片方の入口の枠が余っても、もう片方からは予約できない状態を生みます。

入口を1つの予約ページにまとめ、どの入口から来た方もそのページで空き枠を選ぶ形にすれば、書き写しそのものがなくなります。二重予約やその手前のひやりとした場面が月に1回でもあるなら、表の限界の3つ目の合図です。

カルテの情報を足していくと、ファイルを守りきれなくなる

まつげエクステは、予約表とカルテが切り離しにくい業態です。次に同じ仕上がりを再現するために、施術のたびに残しておきたい情報があります。

・使った長さ、太さ、カール ・本数と、目頭から目尻までの配置 ・使ったグルーの種類 ・かぶれや目のしみなど、施術中や施術後に出た反応 ・コンタクトの使用や、目元の手術歴などの申告

エクセルで管理している店では、これを予約表のセルに書き込むか、お客様一覧のシートに列を足して書き込むことになります。数年続けると、1つのファイルに数百人分の氏名、電話番号、施術の記録、体質に関わる申告が集まります。

ここで考えておきたいのが、ファイルの守り方です。個人情報の保護に関する法律は、事業の規模にかかわらず、個人データを扱う事業者に次のことを求めています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

エクセルのファイルは、パスワードをかけずに店のパソコンに置かれていることが少なくありません。スタッフに共有するためにメールで送る、USBメモリで持ち帰って家で更新する、個人のクラウドに置いておく。どれも、ファイルごと外に出てしまう経路になります。

特に、かぶれの経験や目元の手術歴は、体に関わる情報です。どこまでが法律上の特別な扱いを要する情報に当たるかは、個人情報保護委員会の資料で確かめるか、専門家に相談して判断してください。いずれにしても、こうした情報を誰でも開けるファイルに置いておくのは避けたいところです。

ファイルにパスワードをかけ、置き場所を1か所に決め、持ち出さないという決まりを守れるなら、エクセルでも対策はできます。守りきれないと感じたら、アクセスできる人を管理できる場所へ移すのが、表の限界の4つ目の合図です。

変更や取り消しの履歴が、上書きで消えてしまう

エクセルの表では、予約の日時が変わると、元のセルを消して新しいセルに書き直します。取り消しがあれば、セルを空欄に戻します。表は常に「いまの予約」だけを示すことになり、何があったかは残りません。

普段はそれで困りませんが、困るのは行き違いが起きたときです。

「火曜の14時に変更したはずです」とお客様が来店したのに、表では水曜の14時になっている。店主が書き写すときに曜日を間違えたのか、お客様が別の日と勘違いしているのか、表を見ても分かりません。メッセージの履歴をさかのぼって確かめることになりますが、入口が複数あると、どこでやり取りしたかも探す必要があります。

取り消しについても同じです。同じ方が月に何度も直前に日時を変えていても、表からは読み取れません。キャンセル料の規定を設けている店では、いつ連絡があったかを示せないと、規定を当てることもできません。

エクセルで対策するなら、取り消しや変更をセルから消さず、取り消し線を引いて残し、変更の日時と連絡の手段を横に書き添える運用にします。ただし、これを続けると表が見にくくなり、空き枠がどこかが分からなくなります。取り消した予約だけを別のシートに移す方法もありますが、移す作業がまた1つ増えます。

予約の変更や取り消しが、いつ、誰の操作で行われたかが自動で残る形なら、行き違いが起きたときに記録を見て確かめられます。日時の行き違いで気まずい場面が年に数回でも起きているなら、表の限界の5つ目の合図です。

次に来てほしい方を探す作業が、作った人にしかできない

まつげエクステは、3週間から4週間ごとの来店が続くことで売上が安定する業態です。そのため、最後の来店から日が空いている方を見つけて、次の予約を案内したくなります。

エクセルでも、この抽出は作れます。お客様一覧に最終来店日の列を作り、今日の日付との差を関数で出し、35日以上空いている方を並べ替えで上に出す。関数に慣れている方なら、半日ほどで仕組みを作れます。

ただ、この仕組みには弱点があります。最終来店日の列は、施術のたびに手で更新しないと正しくなりません。予約表のシートからお客様一覧のシートへ日付を引いてくる関数を組む方法もありますが、月ごとにシートを複製していると、参照先がずれて関数が壊れます。壊れたことに気づかないまま、実際には来ている方に「お久しぶりです」と連絡してしまうこともあります。

さらに、関数を組んだ人がいなくなると、誰も直せなくなります。店主が自分で組んだ場合でも、半年後に見返すと、どの列がどこを参照しているかを思い出すのに時間がかかります。

エクセルの表で次の来店を案内する仕組みを保てているうちは問題ありません。気づいたら数か月その抽出をしていない、あるいは抽出した一覧が正しいか自信がない、という状態になっていたら、表の限界の6つ目の合図です。来店履歴から自動で次の案内を出す仕組みは、表を作り込むより、予約の道具に任せたほうが崩れません。

前日の連絡を、表を見ながら1件ずつ送っている

まつげエクステサロンでは、施術の前日にお客様へ連絡を入れている店が多くあります。来店の時刻を確かめてもらうだけでなく、この業態には前日に伝えておきたいことがあるからです。

・当日はアイメイクを落とした状態で来てほしい ・コンタクトを使っている方は、外すためのケースを持ってきてほしい ・まつげパーマやビューラーを前日に使わないでほしい ・他店のエクステが残っている方は、オフの時間を含めて早めに来てほしい

エクセルで予約を管理していると、この連絡は店主が手で送ることになります。夜に翌日の表を開き、お名前を見て、お客様一覧のシートで連絡先を探し、メッセージを1件ずつ作る。4件の予約があれば、他店オフの方にだけ一文を足すといった書き分けを含めて、20分ほどかかります。

この作業の弱点は、表と連絡がつながっていないことです。表の中で予約の時刻を書き換えたのに、メッセージには古い時刻を書いてしまう。お客様一覧の電話番号が古いまま更新されておらず、連絡が届かない。こうした行き違いは、表を丁寧に作っても防ぎきれません。

もう1つの弱点は、忙しい日や体調の悪い日に止まることです。前日の連絡を送らなかった日に限って、お客様が時刻を勘違いしていたり、アイメイクをしたまま来店して施術前の準備に時間がかかったりします。

予約の日時とお客様の連絡先が同じ場所にあり、前日の決まった時刻に文面が自動で届く形なら、夜の20分はなくなります。前日の連絡が週に何日か抜けているなら、これも表の限界を示す合図の1つです。

表のまま続けるなら、ここまでは手を入れておく

合図がまだ少なく、しばらくエクセルで続けると決めた店は、表の崩れやすい場所に先回りで手を入れておくと、切り替えまでの期間を安全に過ごせます。手を入れる価値があるのは、次の5つです。

・時刻の刻みを15分にして、結合ではなく開始と終了の時刻を書く列を足す ・予約の入口を書く列を1つ足し、電話、メッセージ、掲載サイトのどこから来たかを残す ・取り消しと変更は消さずに、取り消し線と連絡の日時を残す ・ファイルにパスワードをかけ、置き場所を1か所に決めて持ち出さない ・月ごとにシートを複製するのをやめ、1年分を1枚の一覧にまとめる

入口の列を足しておくと、あとで切り替えを考えるときにも役立ちます。どの入口からの予約が多いかが分かれば、新しい予約ページのリンクをどこから案内し始めるかの順番が決まります。

1年分を1枚の一覧にまとめるのは、関数の参照先が月ごとにずれる問題を避けるためです。一覧の形なら、お客様のお名前で絞り込めば、その方の来店日を並べて見ることもできます。

ただし、ここに挙げた手は、どれも表の維持にかける時間を少し増やします。手を入れたあとも夜の書き写しが減らないなら、表の工夫で追いつける段階を過ぎています。その場合は、次の合図に照らして切り替えを考えてください。

切り替えどきを見分ける7つの合図

ここまで見てきた限界を、切り替えどきの合図として並べ直します。自分の店で当てはまる数を数えてみてください。

・施術時間の読み違いで、次の予約を押してしまうことが月に何度かある ・夜にメッセージの履歴と表を照らし合わせる時間が、毎日15分以上ある ・二重予約か、その手前のひやりとした場面が、月に1回以上ある ・カルテの情報を含むファイルを、パスワードなしで置いている、または持ち出している ・日時の行き違いを、表の記録で確かめられなかったことがある ・最終来店日から次の来店を案内する作業が、数か月止まっている ・前日の連絡を手で送っていて、週に何日か抜けている

当てはまるのが1つか2つなら、表の運用を見直すことで対応できる範囲です。前の章で挙げた手を入れれば、しばらくは続けられます。

3つ以上当てはまるなら、表の工夫で追いつくより、予約の受け方そのものを変えたほうが手間は減ります。特に、夜の照らし合わせに毎日15分かかっている店は、それだけで月に7時間以上を表の維持に使っています。その時間は、施術3件分から4件分に当たります。

また、スタッフを1人迎えることが決まった時点で、合図の数にかかわらず切り替えを考える価値があります。エクセルの表を2人で同時に更新すると、どちらかの入力が上書きされる事故が起きやすくなります。担当ごとに空き枠を分けて見せる必要も出てきます。人を迎えてから慌てて移すより、迎える前に移しておくほうが、スタッフに覚えてもらう手順も1回で済みます。

切り替えるときに、エクセルから持っていくもの

予約の道具に移ると決めたら、エクセルの表から何を持っていくかを決めます。全部を移そうとすると、準備に何週間もかかり、切り替えの日がどんどん延びます。

持っていくものは、次の3つに絞ると進めやすくなります。

1つ目は、お客様の一覧です。お名前、ふりがな、電話番号、メールアドレス、最終来店日。この5つの列だけを、別のシートに抜き出します。エクセルの表では、同じ方が別の書き方で2回登録されていることがよくあります。ふりがなで並べ替えて、重複を先にまとめておきます。

2つ目は、施術の記録のうち、次回の仕上がりを再現するのに必要な情報です。直近の来店で使った長さ、太さ、カール、本数を、お客様一覧の横に1列のメモとしてまとめます。過去すべての施術記録を移す必要はありません。

3つ目は、まだ来ていない先の予約です。切り替えの日より後に入っている予約だけを、新しい道具に入れ直します。過去の予約表は、エクセルのファイルのまま残しておけば十分です。

お客様の一覧を抜き出したら、CSVという形式で保存します。エクセルの「名前を付けて保存」で選べる形式で、多くの予約の道具が取り込みに対応しています。取り込む前に、列の名前を道具の側の項目名に合わせておくと、取り込みの失敗が減ります。

体質に関わる申告をメモに含める場合は、移した先で誰が見られるかを確かめてからにします。移し終えたら、元のエクセルのファイルは店のパソコンの1か所だけに置き、持ち出していた複製は消しておきます。

表と並べて走らせる期間を、先に決めておく

新しい道具に移すとき、いきなりエクセルを閉じるのは不安なものです。しばらくは両方を並べて使うことになりますが、並べる期間を決めないと、いつまでも2つの表を更新し続けることになります。

期間は2週間ほどを目安にします。まつげエクステの来店間隔は3週間前後なので、2週間あれば、よく来る常連の方の多くが一度は新しい予約ページを通ります。

並べて走らせる間の決まりは、次のようにしておきます。

・新しい予約は、どの入口から来ても新しい道具に入れる ・エクセルには、切り替え前に入った予約の確認だけに使う ・エクセルに新しく書き込むことはしない

この決まりを守れば、正しい予約表は常に新しい道具の側になります。エクセルは「読むだけの表」になり、書き写しは発生しません。

入口の案内を変える順番も決めておきます。まず施術後にその場で取る次回予約を新しい道具で受け始めます。店主が自分で操作するので、慣れるのに向いています。次に、メッセージで予約の相談が来たときに、新しい予約ページのリンクを返すようにします。最後に、SNSのプロフィールやホームページの予約ボタンのリンクを差し替えます。

2週間が過ぎたら、エクセルの予約表のシートは閉じ、ファイル名に「切り替え前」と付けて保管します。閉じる日を先に決めておくことが、2つの表を抱え続けないためのいちばん確かな手です。

エクセルの何を置き換えたいかで、道具を選ぶ

予約の道具を選ぶときは、機能の多さで比べるより、エクセルの表で手作業になっていた部分をどれだけ置き換えられるかで見ると、判断がぶれません。この記事で挙げた限界に沿うと、確かめる点は次の5つになります。

・メニューごとに所要時間を設定でき、空き枠が自動で計算されるか ・施術中でもお客様自身が予約を入れられる予約ページがあるか ・お客様の来店履歴とメモが、予約と同じ場所に残るか ・エクセルから抜き出したお客様の一覧を、CSVで取り込めるか ・前日の連絡や来店後の連絡を、手で送らずに済むか

予約カレンダーでの空き枠の自動計算、メニューごとの所要時間の設定、顧客管理と来店履歴、自動で送られる連絡といった機能の一覧は、できることで確かめられます。まつげエクステの店は事前の決済を使っていないことも多いので、決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている道具かどうかも見ておきたい点です。

月の予約件数やスタッフの人数によって使える範囲が変わるので、料金でプランごとの上限を確認してください。いま使っている予約の道具や、検討中のほかの道具と、料金や上限を公開情報で並べたいときは他社との比較が参考になります。

エクセルから書き出した一覧をCSVで取り込む手順や、今のやり方と並べて試せるかといった疑問は、よくある質問に回答があります。ネイルとまつげのサロンを想定した予約ページと管理画面は、デモを見るからログインなしで触れます。ほかの業態での使い方は業種ごとの使い方にまとまっています。

エクセルの表は、店の成長に合わせて工夫を重ねてきた記録でもあります。表の限界を責めるのではなく、表の外で増えた手作業の時間を数え、その時間が施術の時間を削り始めたところで次の形に移る。それが、この業態で予約管理を無理なく切り替える順番です。

Q1. まつげエクステの予約管理は、エクセルとスプレッドシートのどちらがよいですか？

どちらでも表の作り方は同じで、スマホから開ける点ではクラウドに置く形が便利です。ただし、セルを結合した大きな予約表をスマホで編集するのは、どちらでもミスが出やすくなります。施術中に表を触れない業態なので、どちらを選ぶかより、夜に書き写す作業が何分発生しているかで、表のまま続けるかを判断するほうが確かです。

Q2. エクセルの予約表で、施術時間の違いをうまく表す方法はありますか？

セルの結合で時間を表すのをやめ、開始時刻と終了時刻を別の列に書く一覧の形にすると、時間の揺れには対応できます。その代わり空き時間が一目で分からなくなるため、空きを見る表を別に作ることになります。本数やオフの有無で時間が毎回変わる店では、所要時間から空き枠を自動で計算する道具のほうが手間は少なく済みます。

Q3. エクセルから予約の道具に移すとき、過去の予約表も全部移す必要がありますか？

全部を移す必要はありません。移すのは、お客様の一覧、次回の仕上がりの再現に要る直近の施術メモ、切り替え日より先に入っている予約の3つで十分です。過去の予約表はエクセルのまま保管し、必要なときに開けば足ります。全部を移そうとすると準備に時間がかかり、切り替えの日が延び続けることになります。

Q4. お客様のアレルギーなどの情報をエクセルに残していても問題ありませんか？

記録を残すこと自体は、次の施術の安全のために意味があります。ただし、事業者には個人データを安全に管理する義務があり、パスワードのないファイルを持ち出したりメールで送ったりする運用は避けるべきです。体に関わる情報がどのような扱いを要するかは、個人情報保護委員会の資料で確かめるか、専門家に相談して判断してください。