英会話教室のスタッフごとの予約枠｜指名と手空きをどう見せるか

英会話教室で講師ごとの予約枠を作ろうとすると、美容室や整体院のやり方をそのまま持ち込めないことに気づきます。講師が空いていても部屋がなければレッスンはできず、グループクラスは人数が集まらなければ開講しないからです。この記事では、英会話教室の枠を「講師と場所の2つの資源」から組み立て直し、指名をどう扱うか、講師ごとの空きをどこまで受講者に見せるかを決めていきます。

英会話教室の枠は、2つの資源が重なったところにしかない

美容室の予約枠は、基本的にスタイリスト1人で決まります。席は担当者に紐づいていて、その人が空いていれば受けられます。英会話教室は違います。講師が空いていても、教室やブースが埋まっていれば受けられません。

小さな教室でも、この制約は毎日効いてきます。ブースが3つあり、講師が4人稼働している時間帯では、同時に受けられるのは3件までです。大人数のグループクラスが大きい部屋を使っていれば、その時間に残っているのは小さいブースだけで、大きいクラスをもう1つ入れることはできません。

この2重の制約を、紙の予約表では受付の頭の中で処理しています。「火曜の19時は、A先生は空いているけれど第1ブースがグループで埋まっているから、第2ブースで受けられるマンツーマンだけ」という判断です。慣れた受付なら間違えませんが、その人が休んだ日に二重予約が起きます。

枠の設計を始めるときに最初に決めるのは、この2つの資源をどう表現するかです。講師だけを資源として登録し、部屋は運用でしのぐのか。部屋も資源として登録し、両方が空いている時間だけを枠として出すのか。後者ができる仕組みであれば、受付の判断が要らなくなります。前者しかできないなら、講師ごとに使う部屋を固定する運用で制約を織り込むことになります。

固定する運用は動きますが、部屋の使い方を変えたくなったときに、全部の枠を作り直すことになります。教室を増床したり、時間帯によって部屋の割り当てを変えたりする予定があるなら、部屋を資源として扱える形を選んでおくほうが後が楽です。

指名を受けるかどうかを、先に決める

講師ごとの枠を作るということは、受講者が講師を選べるようにするということです。これを受けるかどうかは、教室の方針の問題であり、先に決めておく必要があります。

指名を受けない教室にも理由があります。講師の間で担当数の偏りが出ないこと、人気講師が辞めたときの影響を小さくできること、シフトを組みやすいこと。特に講師の入れ替わりがある教室では、指名を前提にしていると、辞めるたびに受講者が離れます。

指名を受ける教室の理由は明確です。受講者にとって、講師は商品そのものだからです。相性の合う講師に当たった受講者は、その講師のために通い続けます。指名を受けないと、この関係が作れません。

多くの英会話教室が実際に取っているのは、中間の形です。グループクラスは講師を固定し、マンツーマンは指名を受ける。あるいは、指名は受けるが、指名なしの枠も同じ画面に出す。この形だと、こだわりのある受講者は選べて、こだわらない受講者は空いている枠から取れます。

決めるときに一緒に考えるのは、指名に料金の差をつけるかどうかです。差をつけると、人気の偏りが金額で調整されます。つけないと、人気講師の枠だけが先に埋まり、それ以外が空きます。どちらにも問題があるので、教室の規模と講師の数で判断します。講師が3人以下の小さな教室では、差をつけない形のほうが運用が単純です。

講師を区分する軸は、国籍ではなく担当できる内容

講師ごとの枠を作るとき、講師をどう分類するかを決めます。英会話教室でよく使われるのは「ネイティブ講師」と「日本人講師」という分け方ですが、これだけでは枠の設計に足りません。

受講者が本当に選びたいのは、担当できる内容です。具体的には次のような軸があります。

・扱える分野。日常会話、仕事の場面、検定試験の対策、子ども向け ・レベルの幅。初級から扱えるか、上級だけか ・日本語での説明ができるか ・対面かオンラインか、どちらも担当できるか

この軸で分けると、受講者は自分の目的に合う講師を選べます。国籍だけで分けると、初級の受講者が説明の要る場面でつまずき、講師も受講者も困ることになります。

枠を出すときには、この情報を枠の説明に添えます。「A先生」とだけ書かれた枠と、「A先生(検定試験の対策、初級から対応、日本語での説明可)」と書かれた枠では、受講者の選びやすさが違います。

情報を添えるには、講師の記録にこれらの項目が持てる必要があります。名前と稼働時間しか持てない仕組みだと、枠の説明を毎回手で書くことになり、更新されないまま古くなります。講師ごとにどこまで属性を持てるかはできることで確かめておく点です。

全員の空きを見せると、埋まらない講師が分かってしまう

講師ごとの枠を受講者に公開すると、避けられない副作用が出ます。特定の講師の枠だけが早く埋まり、他の講師の枠が残ることが、誰の目にも見えるようになります。

これは受講者にとっては便利な情報ですが、講師にとっては居心地の悪い状況です。自分の枠だけが残っているのが公開されているからです。業務委託で稼働している講師にとっては、収入にも直結します。

対処の方法は3つあります。

1つ目は、時間帯ごとに表示する講師を絞ることです。全員を並べるのではなく、その時間に受けられる枠を数件だけ出します。誰が空いているかは分かりますが、全体の埋まり方までは見えません。

2つ目は、指名なしの枠を先に見せることです。「時間だけを選ぶ」入り口を最初に置き、講師を選ぶ入り口はその次に置きます。多くの受講者は時間で選ぶので、指名なしの枠から埋まっていきます。

3つ目は、そもそも公開せずに、受講者の希望を受けて教室が割り当てる形です。手間はかかりますが、偏りを教室の側で調整できます。受講者数が少ない教室では、この形で足りることもあります。

どの方法を取るにせよ、偏り自体は無くなりません。無くすのではなく、偏りが講師に与える影響を小さくすることを考えます。担当数が少ない講師には、体験レッスンや振替の枠を優先して割り当てる、といった調整が現実的です。

グループクラスとマンツーマンで、枠の作り方が違う

英会話教室が扱う2つの形は、枠として表現するときにまったく別のものになります。同じ仕組みの中で扱うなら、この違いを踏まえて設計します。

マンツーマンの枠は、1人が予約したら埋まります。美容室や整体院の予約と同じ構造です。講師と部屋と時間が押さえられ、他の人は入れません。

グループクラスの枠は、定員があります。6人定員のクラスなら、6人目が入るまで枠は残り続けます。そして、人数がゼロでもクラスの予定自体は存在します。この構造を表現できない仕組みだと、グループクラスを「1件の予約」として登録し、参加者を別の場所で管理することになります。

さらに、グループクラスには最少催行人数という概念があります。2人集まらなければ開講しない、という決め方です。これを設定できると、前日の時点で自動的に開講の可否が判定できます。設定できなければ、受付が毎回人数を数えて判断することになります。

もう1つ、グループクラスには継続性があります。同じメンバーが毎週集まり、教材が前回の続きから進みます。つまり、1回ごとの予約ではなく、期の単位での登録に近い性質を持ちます。この形を表現するには、繰り返しの予約が作れる必要があります。

マンツーマンとグループを両方扱う教室では、この2つを別の種類の枠として設計し、混ぜないことが重要です。混ぜると、定員のある枠と1人で埋まる枠が同じ画面に並び、受講者が混乱します。

最少催行人数と、開講を決める時機

グループクラスを持つ教室では、いつ開講の可否を決めるかを決めておきます。ここが曖昧だと、講師も受講者も当日まで予定が立ちません。

決め方は2つあります。前日の決まった時刻に判定する形と、開講の3日前に締め切る形です。

前日に判定する形は、直前の申し込みまで受けられる利点があります。欠点は、講師が前日まで稼働するかどうか分からないことです。業務委託の講師にとっては、前日に急に稼働がなくなると収入が読めません。

3日前に締め切る形は、講師の予定が立ちます。欠点は、直前に受けたいという受講者を取りこぼすことです。

どちらを選ぶにせよ、開講しなかった場合の扱いを決めます。受講者のチケットや振替をどう戻すか、講師に最低保証を支払うか。特に後者は、講師との取り決めの中身に関わります。ここは労働や委託の扱いに関わるので、断定せずに、所管の窓口や詳しい専門家に確かめてください。

判定の結果は、自動で全員に届く形にしておきます。受付が1人ずつ連絡する運用では、忙しい日に漏れます。開講しないと決めた瞬間に、参加予定者全員と講師に同じ内容が届くのが望ましい形です。

業務委託の講師の稼働を、枠の形で決めすぎない

英会話教室では、講師が業務委託の契約で稼働していることがあります。この場合、枠の設計が契約の実態に影響しうる点に注意が要ります。

具体的には、教室の側が講師の稼働できる時間を細かく指定し、断ることを認めず、稼働の場所と方法まで細かく決める形になっていくと、契約の形と実態が離れていくことになります。

枠の仕組みの上では、次のような設計が問題になりやすくなります。講師の稼働時間を教室が一方的に登録し、講師が変更できない形。入った予約を講師が辞退できない形。稼働の実績から報酬を自動で決め、講師が関与できない形。

逆に、講師が自分で稼働できる時間を登録し、教室がその範囲で枠を出す形であれば、実態と整合しやすくなります。仕組みを選ぶときに、講師自身が稼働時間を入力できるかどうかを確かめておく価値があります。

ここで述べたのは一般的な留意点であり、個々の契約がどう評価されるかは、契約の中身と実際の働き方によって判断が変わります。所管の窓口や、労務に詳しい専門家に確かめてください。仕組みの設定だけで契約の性質が決まるわけではありませんが、設定が実態を作ってしまう面はあります。

講師への発注は、条件を書いた形で渡す

個人で稼働する講師に業務委託をしている教室では、取引の条件をどう伝えるかについて定めがあります。

フリーランスに対して業務委託をした場合、直ちに書面または電磁的方法(メール、SNSのメッセージ等)で取引条件を明示しなければなりません。口頭で伝えることは認められません。 出典: 公正取引委員会

同じページには、明示すべき事項として、発注する側と受ける側の名称、業務委託をした日、給付の内容、役務の提供を受ける期日と場所、報酬の額と支払期日などが挙げられています。報酬の支払期日についても、受領した日から起算して60日以内のできる限り短い期間内で定めることが示されています。

教室の運用に引き直すと、「来週の火曜19時、お願いします」と口頭やその場のやり取りだけで枠を埋めていく形は、条件を明示したことにならない可能性があります。枠の割り当てが、そのまま発注の実態になっているからです。

対処としては、枠を確定したときに、講師へ内容が残る形で通知が届くようにします。日時、担当するクラス、場所、報酬の考え方が書かれた通知が自動で届けば、記録も残ります。枠を埋めた記録と、講師への通知が別々の作業になっていると、忙しい時期に通知が抜けます。

ここも個々の契約の評価は中身によって変わるので、自分の教室の形については所管の窓口や専門家に確かめてください。仕組みの側でできるのは、記録が残る形を既定にしておくことです。

何週先まで枠を出すか

講師のシフトを何週先まで確定させ、予約の枠として公開するか。ここは教室の運営の型に関わります。

英会話教室の定期受講者は、先の予定が決まっていることを前提に通っています。毎週火曜19時に来る人にとって、来月の火曜も同じ時間に枠があることは当たり前です。だから定期枠については、契約の期間の終わりまで押さえておきます。

問題になるのは、マンツーマンの単発予約と、振替の枠です。ここを何週先まで出すかで、受講者の動き方が変わります。

2週先までしか出さないと、受講者は予定が立てにくくなります。8週先まで出すと、先まで押さえる受講者が出て、直近に受けたい人が取れなくなります。

実務としては、4週から6週先までが扱いやすい範囲です。講師のシフトも、その範囲なら確定させられます。

もう1つ決めるのは、1人がまとめて押さえられる件数の上限です。上限がないと、少数の受講者が枠を占めます。チケットの残数と連動させて、残りの回数以上は押さえられない形にすると、自然に上限がかかります。

代講が決まったときに、誰に何を伝えるか

講師が休むことは必ず起きます。そのときの手順を、枠の設計と合わせて決めておきます。

まず、代講を立てるか休講にするかを判断します。指名で入っている受講者が多い枠なら、代講を立てても辞退が出ます。指名なしの枠なら、代講で問題なく回ります。この判断をするには、その枠に入っている受講者が指名で来ているかどうかが分かる必要があります。

代講を立てる場合、伝えるのは3つです。もとの講師が担当できないこと、代わりに入る講師とその人が担当できる範囲、変更や振替を選べること。3つ目を落とすと、指名で通っていた受講者が黙って欠席します。

同時に、講師側にも伝える必要があります。代講に入る講師は、そのクラスの進度を知りません。どの教材のどこまで進んでいるか、受講者のレベルはどうかを引き継ぎます。この引き継ぎが口頭だけだと、当日にレッスンが噛み合いません。受講の記録が講師から見られる形になっていれば、引き継ぎの手間が大きく減ります。

休講にする場合は、振替の候補をその場で示します。「後日ご案内します」で終えると、受講者から個別に問い合わせが来て、受付の仕事が増えます。

代講が決まった時点で、枠の担当も直します。ここを直し忘れると、当日の予定表がもとの講師のままになり、別のスタッフが混乱します。

オンラインの講師と、時差のある枠

オンラインのレッスンを海外在住の講師が担当している教室では、枠の設計に時差が加わります。

まず、枠の表示は受講者の時刻で行います。当たり前に見えますが、講師が自分で稼働時間を登録する形だと、講師の現地時刻で入力されることがあります。この取り違えが起きると、受講者が予約した時刻に講師が現れません。

次に、夏時間の切り替えがあります。講師の居住国に夏時間があると、年に2回、日本との時差が1時間動きます。切り替えの週に、枠が1時間ずれます。切り替えの時期が近づいたら、講師の稼働時間を登録し直す作業が発生します。

そして、オンラインの枠は部屋を消費しません。対面と同じ資源の制約の中に入れてしまうと、部屋が埋まっているという理由でオンラインの枠が出なくなります。オンラインの枠を部屋の制約から外して作れる形にしておきます。

逆に、講師が教室からオンラインを配信している場合は、部屋を使います。この2つは別の扱いにします。同じ「オンライン」という言葉でも、講師がどこから配信するかで資源の消費が変わります。

体験レッスンを、誰の枠に入れるか

体験レッスンは、教室の収入に直結する枠です。誰の枠に入れるかを、方針として決めておきます。

体験を担当するのは、説明も含めて任せられる講師です。レッスンの後に、クラスの提案や教材の説明をする必要があるためです。日本語での説明ができるかどうかも、多くの教室では条件になります。

一方で、体験に来た人が入会したら、その人はどの講師のクラスに入るのかという問題があります。体験を担当した講師と、実際に担当する講師が違うと、「あの先生に教わりたかった」という食い違いが生まれます。

対処としては、体験の時点で「このクラスの担当は別の講師です」と明示するか、体験を担当した講師のクラスに入れるかのどちらかです。前者を選ぶなら、体験の後の案内で担当講師を伝えます。

枠の設計としては、体験専用の枠を用意する形が扱いやすくなります。通常の予約が入りにくい時間帯に体験枠を置くと、空いている枠を有効に使えます。担当数の少ない講師に体験枠を優先して割り当てると、担当数の偏りの調整にもなります。

体験の枠だけ所要時間を長くする必要もあります。レッスンが50分でも、レベルの確認と説明を含めると90分かかります。枠の長さを種類ごとに変えられるかどうかは、確かめておく点です。

枠と枠の間に、何分置くか

枠を詰めて並べると、1日に受けられる件数は増えます。しかし、英会話教室には枠の間に必要な時間があります。

必要なのは3つです。受講者の入れ替え、講師が受講の記録を書く時間、次のレッスンの準備です。

受講者の入れ替えは、教室の構造によって変わります。ブースが独立していて出入り口が別なら短くて済みますが、1つの部屋を仕切って使っているなら、前の受講者が出るまで次の人は入れません。

記録を書く時間は、教室の方針によります。1回ごとに進度を記録する運用なら、5分程度は要ります。この時間を枠の間に取らないと、講師は記録を後回しにし、まとめて書くことになります。まとめて書いた記録は、具体性が落ちます。

準備の時間は、次のレッスンの種類によって変わります。同じクラスが続くなら短くて済みますが、キッズの後に社会人の上級が入るなら、切り替えに時間が要ります。

間隔の目安は10分です。5分では記録が書けず、15分では1日の件数が落ちます。この間隔を仕組みの側で自動的に確保できると、枠を作るたびに手で計算する必要がなくなります。

講師の稼働時間の変更を、どこで受け付けるか

講師の稼働できる時間は変わります。他の仕事の予定、学業、帰国、体調。変更の申し出をどこで受けるかを決めておかないと、受付と講師のあいだで連絡が散らばります。

よくある形は、講師が受付に口頭で伝える、あるいはメッセージで送る形です。この形の問題は、伝えた内容が枠に反映されたかどうかを講師が確認できないことです。伝えたつもりで反映されておらず、休みのはずの日に予約が入る、という事態が起きます。

望ましいのは、講師自身が自分の稼働時間を入力できる形です。入力した内容がそのまま枠に反映されれば、伝達の段階が消えます。講師も、自分の枠がどう出ているかを自分で確かめられます。

ただし、無制限に変更できると、直前の変更が増えます。既に予約が入っている時間は変更できない、変更は2週間前までに限る、といった制限を設けます。制限の内容は、講師との取り決めに合わせます。

変更があったときに、教室の側へ通知が届く形にしておきます。誰がいつ何を変えたかが分かれば、枠が急に薄くなった理由を後から追えます。

講師が辞めるときに、何が引き継がれるか

英会話教室では、講師の入れ替わりが一定の頻度で起きます。辞めることが決まったときに、何をどう引き継ぐかを先に決めておくと、受講者への影響が小さくなります。

引き継ぐ対象は3つです。担当していた受講者の進度、指名で来ていた受講者の一覧、先の日付で入っている予約です。

進度の引き継ぎは、記録が残っているかどうかで難易度がまったく変わります。1回ごとの記録が受講者に紐づいて残っていれば、後任の講師がそれを読めば済みます。講師の手元のノートにしか残っていなければ、辞めるときに失われます。記録をどこに残すかは、入れ替わりが起きる前に決めておく必要があります。

指名で来ていた受講者への連絡は、教室から行います。講師が個別に伝えると、講師が次に行く先へ受講者が付いていく流れになりかねません。誰が指名で来ていたかを記録から出せる形にしておけば、連絡の漏れが防げます。

先の日付の予約は、後任が決まってから振り替えます。後任が決まる前に一斉に取り消すと、受講者は不安になります。まず「担当が変わる予定です」と伝え、後任が決まってから改めて案内します。

辞める日が決まったら、その日以降の枠を出さないようにします。ここを忘れると、辞めた後の枠に予約が入ります。定期枠を繰り返しで登録している場合は、繰り返しの終わりを辞める日に合わせて直します。直さないと、何週も先まで予約が並んだままになり、後から1件ずつ取り消すことになります。

引き継ぎの期間を取れるなら、後任の講師が同じ枠に一度同席する形が最も摩擦が小さくなります。受講者は次の担当の顔を知った状態で切り替えを迎えられ、後任は進度を目で確認できます。同席の時間をどう扱うかは、講師との取り決めの中で決めてください。

講師別の稼働を数えると、枠の設計が判断できる

枠の設計を決めたら、その結果を数字で確かめます。感覚で調整すると、講師の間の不公平が見えないまま固定されます。

数える指標は4つです。

・講師ごとの担当件数と、その推移 ・講師ごとの指名の割合。指名で入った件数の比率 ・枠の埋まり方。出した枠のうち、実際に予約が入った割合 ・時間帯ごとの埋まり方

このうち、最初に見るのは枠の埋まり方です。出した枠の7割以上が埋まっているなら、枠が足りていません。3割を下回っているなら、出しすぎです。出しすぎた枠は、受講者に「いつでも取れる」という印象を与え、予約が先送りされる原因になります。

講師ごとの指名の割合が分かると、指名に料金の差をつけるかどうかの判断ができます。指名が全体の2割程度なら、差をつける必要はありません。半分を超えているなら、偏りが大きく、何らかの調整が要ります。

時間帯ごとの埋まり方は、講師のシフトの組み方に直結します。感覚では「平日の夜が忙しい」と思っていても、実際には特定の1つの時間帯だけが埋まっていて、その前後が空いていることがあります。その場合、講師のシフトを厚くすべきなのは、忙しいと感じている時間帯ではなく、その1つの時間帯だけです。

これらの数字を出すには、予約の記録に講師と枠の種類が紐づいている必要があります。予約の受付から次の予約までを一続きにしている形であれば、講師ごとの担当と、その後に同じ受講者が戻ってきたかどうかまでが1本で繋がります。担当件数だけでなく、担当した受講者が続いているかが見えると、枠の割り当ての判断が変わります。

仕組みによって何が見えるかは違います。比べたいなら他社との比較に整理があり、費用の目安は料金で確かめられます。教室の形に近い使い方は業種ごとの使い方にまとまっており、枠の作り方や講師の登録の画面はデモを見るから実際に確かめられます。残った運用上の疑問はよくある質問にも似た論点があります。講師ごとの枠は、作ること自体より、指名をどう扱い、偏りをどう調整するかを先に決めるほうが、後の運用を楽にします。

Q1. 講師ごとの空き状況を、受講者に全部見せてよいですか？

全員分を並べると、埋まらない講師が誰の目にも分かってしまいます。時間帯ごとに出す枠を数件に絞る、指名なしで時間だけを選ぶ入り口を先に置く、教室の側で割り当てる、のいずれかで影響を小さくできます。偏り自体は無くならないので、担当数の少ない講師に体験や振替の枠を優先して割り当てる調整が現実的です。

Q2. 指名に料金の差をつけたほうがよいですか？

講師が3人以下の小さな教室では、差をつけないほうが運用は単純です。指名の割合が全体の2割程度なら調整は不要ですが、半分を超えているなら偏りが大きく、料金か枠の出し方で調整する余地があります。判断するには、講師ごとの指名の割合を実際に数えてから決めてください。

Q3. グループクラスとマンツーマンを、同じ仕組みで扱えますか？

扱えますが、別の種類の枠として設計してください。マンツーマンは1人で埋まり、グループは定員まで残り続けます。グループには最少催行人数と開講の判定という要素も加わります。この2つを同じ画面に混ぜて並べると、受講者が定員のある枠とない枠を見分けられず、混乱の原因になります。

Q4. 枠と枠の間は、何分空けるべきですか？

10分が目安です。受講者の入れ替え、講師が受講の記録を書く時間、次のレッスンの準備の3つが必要だからです。5分では記録を書く時間が取れず、講師が後でまとめて書くことになって記録の具体性が落ちます。15分空けると1日に受けられる件数が落ちるので、教室の構造に合わせて調整してください。