フィットネスの予約システムを選ぶ｜定員とキャンセル待ちの扱い

フィットネス 予約 システムを探し始める理由は、だいたい似ています。クラスの定員を超えて予約が入った、キャンセルが出た枠を埋められなかった、回数券の残りを聞かれて台帳を探した、月謝の入金確認に時間を取られた。どれも1件では小さい手間ですが、会員数が増えると毎日のことになります。

フィットネスの予約は、美容室やサロンのような1対1の予約とは要件が違います。定員のあるクラスを扱うこと、回数券と月謝という2つの支払いの形が混ざること、そしてキャンセル待ちが実際に機能しないと定員が埋まらないこと。この3点が、選び方を左右します。この記事では、どこを見て選ぶかを6つの軸に分け、無料で使える範囲、導入でつまずく型、移行の手順までを並べます。

フィットネスの予約が他業態と違う3点

まず、要件の違いを押さえます。ここを飛ばして機能の数で比べると、入れてから合わないことに気づきます。

1つ目は、定員があることです。スタジオのレッスンなら1コマに受け入れられる人数が決まっており、マシンやレーンにも上限があります。1対1の予約では「その時間が空いているか」だけを見ればよいのに対し、定員があると「残り何枠か」を数える必要があります。さらに、同じ時間に複数のプログラムが並行して動くジムでは、プログラムごとの定員とスタジオの収容人数の両方が制約になります。

2つ目は、支払いの形が混ざることです。月謝で通い放題の会員、回数券を買って都度消費する会員、体験で1回だけ来る人。この3種類が同じ予約の画面に並びます。予約を受けるだけの仕組みでは、回数券の残数が管理できず、別の台帳を作ることになります。台帳が別にあると、聞かれるたびに2つを照らし合わせる手間が生まれます。

3つ目は、キャンセル待ちが売上に直結することです。定員10名のクラスで2名がキャンセルしたとき、その2枠を埋められるかどうかで、そのコマの価値が変わります。1対1の予約と違い、待っている人が必ずいる状態が作れるため、繰り上げの仕組みがあるかどうかで実際の稼働率が変わります。

この3点は、業界向けに作られた予約システムの説明でも前面に置かれています。

フィットネスクラブやパーソナルトレーニング、パーソナルジムの予約管理、顧客管理、決済に対応しています。トレーナーを指名して予約をしたり、複数のプログラムの予約受付を一括で管理できる予約システムです。お客さまはスマホやアプリのマイページ上で予約やキャンセル、回数券の購入・月謝の入会が可能です。初期費用0円、インストール不要で今すぐ始められます。 出典: stores.fun

トレーナーの指名、複数プログラムの一括管理、回数券と月謝。フィットネス向けとして挙げられる要素は、この3点から出てきています。自分の店がどこに当てはまるかで、要る機能が変わります。

予約システムを入れるとどこが変わるか

導入の効果は4つに分けて数えられます。感覚ではなく、どこが何分減るかで見ると判断しやすくなります。

第1に、電話と個別のやり取りが減ります。営業時間中に電話で受けている店では、レッスン中やトレーニングの指導中は出られません。かけた人の一部はそのまま他店に流れます。オンラインで24時間受けられる形にすると、この取りこぼしが減ります。

パーソナルジムやフィットネスジムを開業する際は予約システムの導入がおすすめです。予約システムを導入すれば電話や来店時の予約受付を削減し、オンライン上で一元管理が可能になります。 また、顧客側も24時間いつでも予約ができるため、顧客満足度にもつながるでしょう。 出典: freee.co.jp

第2に、定員の管理が自動になります。手で台帳をつけている店では、電話で受けた分とメッセージで受けた分の突き合わせが必要で、ここで二重予約が起きます。定員を超えて受けてしまうと、当日に断るか、無理に入れて狭いスタジオで進めるかの選択になります。どちらも印象を損ねます。

第3に、当日の欠席が減ります。前日のリマインダーを自動で出せると、忘れによる欠席が減ります。定員のあるクラスでは、欠席がそのまま空席になるため、直接の損失です。

第4に、会員の状態が1か所に集まります。回数券の残数、月謝の支払い状況、来店の履歴。これらが予約と同じ場所にあると、聞かれたときにすぐ答えられます。別々の場所にあると、探す時間が毎回かかります。

この4つのうち、どれを最も重く見るかで選ぶ道具が変わります。人数の多いスタジオ型なら定員とキャンセル待ち、パーソナル中心ならトレーナーの指名と回数券、というように優先が動きます。

見落とされがちな注意点

導入すれば楽になるという説明だけでは、判断材料が足りません。実際に起きる困りごとも並べます。

1つ目は、移行の手間です。既存の会員の情報を移し、回数券の残数を入れ直し、既に入っている予約を再入力する作業が発生します。会員数が100人を超えると、この作業に数日かかります。この期間に通常の営業も回すことになるため、繁忙期を避けて動くほうが安全です。

2つ目は、会員側の慣れです。これまで電話やメッセージで予約していた人に、新しい画面を使ってもらうことになります。年齢層が高い会員が多い店では、ここに時間がかかります。電話の受け口を完全に閉じるのではなく、しばらく併用する形にしておくほうが無理がありません。併用している間は二重予約が起きないよう、電話で受けた分をその場で画面に入れる運用にします。

3つ目は、設定の難しさです。定員、所要時間、受付を締める時刻、キャンセルの期限、会員種別ごとに予約できるクラス。この組み合わせは店ごとに違い、最初の設定で実態を写しきれないことがあります。導入後の1ヶ月は、設定を直しながら回す期間として見込んでおきます。

4つ目は、費用が固定費として乗ることです。月額の利用料は売上があってもなくても発生します。会員数が少ない立ち上げの時期は、この重さが効きます。無料の枠から始めて、会員数が増えてから有料に移る形も選べます。

5つ目は、機能が多すぎる道具を選んだときの逆効果です。使わない機能が並んでいると、設定画面で迷います。自分の店に必要な範囲を先に書き出してから比べると、選択が早くなります。

選び方の6つの軸

比べるときに見る点を、優先度の高い順に並べます。

定員とクラスの設定

まず、1コマの定員を設定できるかどうかです。次に、同じ時間に複数のプログラムを並べられるか。スタジオが2つある店では、それぞれのスタジオに別のクラスを置く形になります。この設定ができないと、片方を手で管理することになります。

あわせて確かめたいのは、定員を日によって変えられるかです。土曜だけ人数を増やす、器具の一部が使えない日は減らす、といった調整が必要になる場面があります。

キャンセル待ちの自動繰り上げ

定員があるクラスでは、ここが稼働率に直接効きます。確かめるのは、キャンセルが出たときに待っている人へ自動で連絡が行くか、そして先に応答した人が繰り上がるかです。

手で連絡する形だと、キャンセルが出た時刻に気づけなければ埋まりません。夜のクラスで夕方にキャンセルが出た場合、指導中で気づけないことが多くあります。自動で動く仕組みだと、この時間帯の空席が埋まります。

会員種別と回数券・月謝

月謝の会員は予約に追加の支払いが発生せず、回数券の会員は1回ごとに残数が減ります。体験の人は都度払いです。この3種類を同じ画面で扱えるかどうかで、台帳が1つで済むか2つになるかが決まります。

回数券については、残数の表示、有効期限の管理、期限切れの扱いを確かめます。期限が近い人に自動で知らせられると、消化を促せます。

トレーナーの指名

パーソナル中心の店では、誰に見てもらうかが予約の条件になります。トレーナーごとに出勤の時間帯が違い、担当できるプログラムも違います。この組み合わせを設定できるかを確かめます。

指名の予約を受けると、そのトレーナーの枠だけが埋まり、他のトレーナーの枠が余る状況が出ます。空いているトレーナーの枠を見せて選んでもらえる形になっていると、全体の稼働率が上がります。

決済をどう扱うか

ここは店の方針で分かれる部分です。月謝をカードで自動的に引き落とす形にしたい店と、現金や店頭の決済で受けたい店があります。事前決済を必須にしている仕組みを選ぶと、後者の運用では噛み合いません。

体験レッスンを事前決済にすると、無断の欠席が減る効果があります。一方で、決済の手続きが予約の途中に入ることで、申し込みを途中でやめる人が出ます。どちらを取るかは、体験からの入会率を見て決める判断です。

通知の出し方

確認、リマインダー、キャンセルの受付、キャンセル待ちの繰り上げ、回数券の期限。それぞれの通知を出せるか、そして文面と送る時機を変えられるかを確かめます。

送る時機は業態で変わります。朝のクラスなら前日の夕方、夜のクラスなら当日の朝が動きやすい時機です。時機が固定されている仕組みだと、合わない枠が出ます。

自分の店の業態に近い使い方は業種ごとの使い方に例が並んでいます。どの機能が標準で使えるかはできることで確かめられます。

無料で使える予約システムはどこまで使えるか

費用を抑えたい段階では、無料の枠から始める選択があります。

パーソナルジムやフィットネスジムを開業するには予約システムの導入がおすすめです。予約システムとは、予約受付から変更・キャンセルなどの管理業務を自動化できるツールです。 オンライン上で予約受付ができることで、顧客側は24時間いつでも予約が可能になり、顧客満足度向上にもつながります。 はじめての予約システム導入でハードルが高いと思っている人には、無料で使える予約システム「tol（トル）」がおすすめです。予約ページの作成から運用まで無料で利用できるので、気軽に始められるでしょう。 出典: freee.co.jp

無料の枠で足りるのは、予約を受けて一覧で見る、という基本の部分です。定員のある単一のクラスを回していて、会員数が少なく、回数券を扱っていないなら、無料の範囲で回せます。

一方で、無料の枠で足りなくなる場面もはっきりしています。予約できる件数に上限があり、月の予約数を超えると受けられなくなります。キャンセル待ちの自動繰り上げ、会員種別の管理、回数券の残数、複数スタッフの割り当ては、有料の機能として置かれていることが多くあります。通知の種類と回数にも上限があります。

判断の目安は、月の予約件数と会員数です。会員が50人を超え、回数券を売り始め、クラスが複数並ぶようになったら、無料の枠では手作業が戻ってきます。無料で始めて、足りなくなった時点で移る形は合理的ですが、移行に手間がかかるため、最初から移る先を決めておくと二度手間になりません。各社の料金の考え方は他社との比較で並べて見られます。

無料の枠を検討するときにもうひとつ見ておきたいのは、データを持ち出せるかどうかです。会員の一覧と予約の履歴を書き出せない仕組みだと、移るときに手で入れ直すことになります。始める前に、出口があるかを確かめておく価値があります。

導入でつまずく型

似た詰まり方を繰り返し聞きます。先に知っておけば避けられます。

1つ目は、設定を実態より複雑に作る型です。会員種別を細かく分け、クラスごとに違う条件を付け、例外を積み上げます。結果として、誰がどのクラスを予約できるのかが分からなくなり、問い合わせが増えます。最初は単純に作り、運用しながら必要な分だけ足すほうが早く安定します。

2つ目は、電話の受け口をすぐ閉じる型です。オンラインに移したのだからと電話を止めると、慣れていない会員が来なくなります。数ヶ月は併用し、その間にオンラインで予約した人の割合を見ます。8割を超えたら段階的に絞る、という進め方が無理がありません。

3つ目は、キャンセルの期限を決めていない型です。定員のあるクラスでは、直前のキャンセルが空席として残ります。キャンセル待ちを繰り上げる時間を確保するため、開始の2時間前までといった期限を置き、それ以降は回数券を消費する扱いにしている店があります。この条件を決めていないと、直前のキャンセルが減りません。

4つ目は、数字を見ていない型です。導入の目的が手間を減らすことだけになっていると、稼働率が上がったかどうかを確かめないまま使い続けます。コマごとの埋まり方、キャンセル率、キャンセル待ちから埋まった件数の3つを月に1度見ると、クラスの時間帯や定員を調整する材料になります。

移行の手順

入れ替えるときの流れを、順番に並べます。

最初に、いまの運用を書き出します。どのクラスが何曜日の何時にあり、定員は何人で、誰が担当し、どの会員種別が予約できるのか。ここを紙に書いておくと、設定の作業が機械的に進みます。書き出さずに設定を始めると、途中で思い出しながら作ることになり、抜けが出ます。

次に、テスト用の環境で1週間分のクラスを作り、自分で予約してみます。会員の側から見える画面と、店の側から見える画面の両方を確かめます。ここで不都合が見つかれば、まだ引き返せます。実際の動きはデモを見るで確かめられます。

続いて、会員の情報を移します。氏名、連絡先、会員種別、回数券の残数、有効期限です。書き出しと取り込みの機能があれば表で流し込めます。無ければ手で入れることになるため、会員数によっては数日を見込みます。

移す時期は、月の区切りに合わせると混乱が小さくなります。月謝の請求と回数券の期限が月単位で動くため、月初から新しい仕組みに切り替える形が自然です。

そして、会員への案内です。切り替えの日、新しい予約の取り方、これまでの予約がどう扱われるかを伝えます。館内の掲示と、既存の連絡手段の両方で出します。切り替え後の2週間は、画面の操作を尋ねられる前提で人を置いておくと、初動の不満が溜まりません。

最後に、切り替え後の1ヶ月で設定を見直します。受付を締める時刻、キャンセルの期限、定員、通知の時機。実際に回してみると必ず直したい点が出ます。導入時に出やすい疑問はよくある質問にまとまっています。

既存のホームページやSNSとどう繋ぐか

予約の受け口は、作っただけでは使われません。会員と見込みの人が普段見ている場所から辿り着けるかどうかで、実際の予約件数が変わります。

まず、ホームページからの導線です。トップページに予約の入口を置き、クラスの案内ページからもそれぞれのコマに繋がる形にします。予約ページが別のドメインになる仕組みもあり、その場合は移動したことが分かる見た目にしておくと不安を与えません。自分のホームページの中に埋め込める形を選べば、途中で離れる人が減ります。

次に、地図アプリの店舗情報です。ジムを探している人の多くは地図から店を見つけます。店舗情報に予約の入口を載せておくと、そこから直接申し込めます。ここを設定していない店は多く、手間のわりに効く部分です。

3つ目は、メッセージアプリからの予約です。既に会員との連絡をメッセージアプリで取っている店では、そこから予約の画面に繋がる形にしておくと、操作の手数が減ります。会員側から見ると、普段使っているアプリの中で完結するかどうかで、使われ方が変わります。

4つ目は、体験の申し込みを受ける経路です。体験は見込みの人が初めて店に触れる場面なので、入力する項目を絞ります。氏名と連絡先と希望日時で足ります。運動の経験や目標を聞きたくなりますが、申し込みの段階で項目を増やすと、途中でやめる人が出ます。聞きたいことは、申し込みを受けた後の連絡で尋ねれば済みます。

この4つの導線を作った後で、どこから何件の申し込みが来ているかを見られるようにしておくと、告知にかける費用の配分を決められます。全部が同じ入口に混ざる形だと、効いている経路が分かりません。

業態ごとに要件はどう変わるか

同じフィットネスという言葉でも、業態によって予約システムに求めるものが変わります。自分がどれに近いかを決めてから比べると、選択が速くなります。

スタジオレッスン中心のクラブでは、定員とキャンセル待ちが最優先です。1日に10コマ以上が動き、それぞれに定員があり、人気のコマは予約開始と同時に埋まります。予約の受付を開始する時刻を設定できるか、先着で受けるのか抽選にするのかを選べるかが要件に入ります。予約開始の時刻に人が集中するため、同時に多数が操作しても止まらないことも条件になります。

パーソナルジムでは、トレーナーの指名と回数券が中心です。1人のトレーナーが1日に受けられるのは6件から8件で、セッションの間に片付けと記録の時間が要ります。この余裕時間を設定できないと、予約が隙間なく入って現場が回りません。回数券は8回、16回、24回といった単位で売られ、有効期限の管理が売上の認識にも関わります。

ヨガやピラティスの小規模スタジオでは、定員が6名から12名の範囲で、指導者が1人か2人という形が多くあります。ここでは体験レッスンからの入会が売上の入口になるため、体験の枠だけ別の条件で受けられるかが効きます。体験は人数を1コマ2名までに絞る、体験料を事前に受け取る、といった設定です。

24時間営業の無人ジムでは、予約そのものが要らない部分と、要る部分が混ざります。マシンエリアは予約なしで、パーソナル指導とスタジオだけ予約という形です。この場合、予約が要る部分だけを切り出して運用できるかを見ます。すべてを予約制にする仕組みだと、会員に余分な操作をさせることになります。

加圧やEMSといった機器を使うプログラムでは、機器の台数が定員になります。人ではなく設備が制約なので、機器ごとに枠を作る形が必要です。指導者が1人で2台を見る運用なら、同時に受けられる人数と機器の数の両方で上限を掛ける設定が要ります。

会員から出る問い合わせを先に潰しておく

予約システムを入れた直後は、操作についての問い合わせが増えます。ここで店の側の手間が一時的に増えるため、先に潰せるものを潰しておくと立ち上がりが軽くなります。

最も多いのは、予約のキャンセルの仕方です。取り方は分かっても、取り消す場所が分からないという問い合わせが続きます。案内には、取り方とあわせて取り消し方を必ず書きます。画面の写真を並べた1枚の紙を作り、館内に貼っておくと問い合わせが減ります。

次に多いのは、回数券の残数の確認です。自分で見られる画面があることを知らせておくと、店に聞かなくても済みます。知らせていないと、来店のたびに受付で聞かれることになり、導入した意味が薄れます。

3番目は、予約が取れないという問い合わせです。原因はいくつかあり、定員が埋まっている、受付を締める時刻を過ぎている、その会員種別では予約できないクラスである、回数券の残数がない、のどれかです。画面に理由が表示される仕組みであれば問い合わせになりませんが、表示されない場合は店が調べることになります。選ぶ段階で、予約できない理由が会員側に表示されるかを確かめておくと、後の手間が変わります。

4番目は、連絡が届かないという問い合わせです。確認やリマインダーが迷惑メールに入る、登録された連絡先が古い、通知を受け取らない設定になっている、のいずれかです。導入時に連絡先を最新にしてもらう案内を出しておくと、後から1件ずつ直す作業を避けられます。

この4つを先に案内すれば、問い合わせの大半が消えます。案内を作る手間は1回で、問い合わせに答える手間は会員数の分だけ発生します。

導入後に見る数字を3つ決めておく

入れた効果を確かめるために、見る数字を先に決めておきます。多くを見ようとすると続かないため、3つに絞ります。

1つ目は、コマごとの充足率です。定員に対して何人が入ったかを、曜日と時間帯で並べます。埋まらないコマが固定して見えてきたら、時間帯を動かすか、そのコマを別のプログラムに替える判断ができます。感覚で「平日の昼は弱い」と思っていたものが、実際には特定の曜日だけだったと分かることがあります。

2つ目は、キャンセル率と、そのうちキャンセル待ちで埋まった割合です。キャンセル率そのものは下がりにくい数字ですが、埋まった割合は仕組みと運用で動きます。繰り上げの通知を出す時機を変えると、この数字が変わります。

3つ目は、体験から入会に至った割合です。予約システムを入れたことで体験の申し込みが増えても、入会に繋がっていなければ売上は変わりません。体験の枠を増やすべきか、体験の中身を変えるべきかの判断がここで付きます。

この3つを月に1度、同じ形で並べます。並べる先は表計算でも構いません。大事なのは、毎月同じ数え方をすることです。数え方が変わると、増えたのか減ったのかが分からなくなります。導入から3ヶ月経った時点で最初の月と比べ、どこが動いてどこが動いていないかを確かめると、次に手を入れる場所が決まります。

定員が埋まるかどうかは、受け方で決まる

予約システムを入れる目的を、手間を減らすことだけに置くと、効果を半分しか取り出せません。もう半分は、定員を埋めることです。

定員10名のクラスで平均7名しか入っていないなら、残る3枠は毎回消えています。ここを埋める手は3つあります。キャンセル待ちの自動繰り上げ、空きが出たことを通知で知らせる仕組み、そして欠席を減らすリマインダーです。3つとも、手作業では回りません。指導中に気づけないためです。

加えて、次の来店までを繋ぐ部分も稼働率に効きます。来た人がそのまま次回を予約できる流れがあると、間隔が空いて離れていく人が減ります。フィットネスは継続が前提の業態なので、1回の予約を受けることより、次に来てもらうことのほうが売上として大きくなります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形の道具は、この流れを分断しません。月謝を店頭で受ける運用でも、事前決済を前提にした仕組みと違って噛み合います。

費用の位置づけとしては、月額を「空席1つあたりの単価」と比べると判断しやすくなります。1コマの単価が2,000円で、月に空席が20枠出ているなら4万円が消えています。その一部を埋められるなら、月額の負担は回収できます。水準は料金で確かめられます。

選ぶときに最後に見るべきは、機能の数ではありません。自分のクラス表と会員種別をそのまま設定できるか、そしてキャンセルが出たときに自分が何もしなくても枠が埋まるか。この2つが満たされていれば、フィットネスの予約に必要な条件は揃っています。

Q1. フィットネス向けの予約システムは何を基準に選べばよいですか？

定員とクラスの設定、キャンセル待ちの自動繰り上げ、会員種別と回数券や月謝の管理、トレーナーの指名、決済の扱い、通知の出し方の6つです。スタジオ型なら定員とキャンセル待ちを重く見て、パーソナル中心ならトレーナーの指名と回数券を優先してください。機能の数ではなく自分のクラス表をそのまま設定できるかで判断します。

Q2. 無料の予約システムでも足りますか？

定員のある単一のクラスを回していて、会員数が少なく回数券を扱っていないなら無料の範囲で回せます。会員が50人を超え、回数券を売り始め、クラスが複数並ぶようになると手作業が戻ってきます。始める前に会員一覧と予約履歴を書き出せるかを確かめておくと、移るときに入れ直す手間を避けられます。

Q3. 導入するとき既存の会員にはどう案内すればよいですか？

切り替えの日、新しい予約の取り方、これまでの予約の扱いを、館内の掲示と既存の連絡手段の両方で伝えてください。電話の受け口はすぐ閉じずに数ヶ月併用し、オンラインで予約する人の割合が8割を超えてから段階的に絞る進め方が無理がありません。切り替え後2週間は操作の質問を受ける前提で人を置いてください。

Q4. キャンセル待ちの自動繰り上げはなぜ重要ですか？

定員のあるクラスでは、キャンセルがそのまま空席になり、そのコマの売上が消えます。手で連絡する形だと、指導中にキャンセルが出たことに気づけず埋まりません。自動で待っている人に連絡が行き、先に応答した人が繰り上がる仕組みであれば、気づけない時間帯の空席も埋まります。