転送電話をiPhoneで受ける｜店の番号を持ち歩くときの決め事

店の電話をiPhoneに転送しておけば、外出中でも取り逃さない。そう考えて設定を調べ始めた人が最初につまずくのは、手順ではありません。設定そのものは2分で終わります。つまずくのは、転送を入れた翌日から休みの日にも鳴り始めて、何日かでやめてしまう点です。転送電話をiPhoneで受けるという判断は、番号を持ち歩くという判断とほぼ同じ意味を持ちます。この記事では、設定の手順と、iPhoneの転送でできることとできないこと、通話料を誰が払うのか、そして転送を入れる前に決めておくべき境目を順番に整理します。結論を先に置くと、転送は取り逃しを減らしますが、鳴る回数は減らしません。

転送電話をiPhoneで受けるという発想が出てくる場面

この設定を調べる人は、だいたい3つの状況のどれかにいます。

1つめは、店の固定電話にかかってきた分を自分のiPhoneで受けたい場合です。店を1人で回していて、買い出しや外出の間も電話に出たい。この場合、転送の設定は固定電話の側で行い、iPhoneは受ける側になります。

2つめは、仕事用のiPhoneにかかってきた分を、別の番号へ流したい場合です。休みの日は別の担当者に受けてほしい、あるいは留守番電話の代行サービスへ回したい。この場合はiPhoneの側で転送を設定します。

3つめは、2台持ちをやめたい場合です。仕事用と私用の2台を持ち歩くのが重いので、片方を転送にして1台にまとめたい。

この記事で中心に扱うのは2つめと3つめ、つまりiPhoneの側で転送を設定する形です。1つめの固定電話からの転送は、契約している回線の事業者が提供する機能で行うため、設定する場所が違います。どちらの話をしているのかを先に分けておかないと、手順を探す場所を間違えます。

背景として押さえておきたいのは、店の側の電話の事情が10年ほどで変わったことです。以前は店の番号にかかってくる用件の大半が予約と問い合わせで、店番をしている誰かが必ずいました。いまは1人で営む店が増え、施術や接客の最中に電話を取る場面が物理的に作れません。一方で、掛けてくる側の期待は変わっていません。営業時間内に掛ければ出てもらえると思っています。この差を埋める手段として、転送が選ばれています。

もう1つの事情は、番号を変えたくないという制約です。名刺、看板、地図アプリの店舗情報、過去のお客さまの連絡先に、同じ番号が載っています。番号を変える判断は、載せ直す作業を全部引き受ける判断と同じです。だから多くの店は、番号を残したまま受ける場所だけを移したいと考えます。転送はその要望に正面から応える仕組みで、ここが選ばれる最大の理由です。

どの状況でも、共通して先に確かめることが1つあります。その電話が1日に何回鳴っているかです。数えていない人ほど、転送すれば解決すると考えます。1日に2回しか鳴らない番号なら、転送よりも留守番電話で足ります。1日に15回鳴る番号を自分のiPhoneに流すと、施術中も食事中も休みの日も鳴ります。回数によって、打つべき手が変わります。

iPhoneの自動電話転送でできることとできないこと

iPhoneには、かかってきた電話を別の番号へ自動でつなぐ機能が用意されています。この機能の輪郭を先に押さえます。

できることは1つだけです。かかってきた電話を、登録した1つの番号へ、無条件で転送すること。これだけです。

できないことを並べると、輪郭がはっきりします。第1に、複数の番号へ同時に鳴らすことはできません。第2に、時間帯で転送のオンとオフを自動で切り替えることはできません。第3に、相手の番号によって転送先を変えることはできません。第4に、最初に自分のiPhoneで鳴らして、出なかったときだけ転送するという条件付きの動作はできません。転送を入れた時点で、自分のiPhoneは鳴らなくなります。

ここは誤解が多い部分です。転送をオンにすると、自分のiPhoneには着信しません。着信履歴にも残りません。誰からかかってきたかを後から知るには、転送先で確認する必要があります。「自分も受けられるようにしておいて、出られなければ転送」という使い方はできない、という前提で考えます。

制約の実際を、解説記事は次のように書いています。

さらに、iPhone単体で転送先として登録できるのは1件だけです。そのため、複数人で着信を共有したい場合には向いていません。ビジネスでは複数の担当者で電話を受けたい場面が多いため、iPhone単体の転送では対応しづらいことが多いかもしれません。転送設定の切り替えを手動で行う必要がある点も、運用上の負担になりやすいポイントです。 出典: 03plus.net

転送先は1件、切り替えは手動。この2つが、iPhoneの転送機能の性格を決めています。1人で使う分には足りますが、複数人で受ける前提には向きません。

設定の手順

手順そのものは短いです。設定の画面から3階層です。

第1に、ホーム画面で設定を開きます。第2に、電話の項目を開きます。第3に、自動電話転送を開きます。第4に、自動電話転送のスイッチをオンにします。第5に、転送先の欄に転送したい電話番号を入力します。

入力する番号は、市外局番から入れます。携帯番号なら11桁をそのまま入れます。国際的な形式にする必要はありません。

設定が有効になっているかどうかは、画面の表示で確かめられます。転送先の番号が表示されていれば有効です。実際に別の電話からかけてみて、転送先が鳴ることを確認してから運用に入ります。ここを確かめずに外出すると、転送されていないことに気づかないまま半日が過ぎます。

注意する点を3つ挙げます。第1に、表示される項目の名称はiOSの版によって変わることがあります。設定の検索欄に転送と打ち込むと、その版での正しい場所が出ます。第2に、この機能は契約している通信事業者が提供するもので、対応の有無や条件は事業者によって違います。項目自体が見つからない場合や、オンにしても動かない場合は、契約の側で使えるようになっていない可能性があります。第3に、圏外や機内モードの状態で転送を設定しようとすると反映されません。電波のある場所で操作します。

解除するときは、同じ画面でスイッチをオフにします。オフにした瞬間から自分のiPhoneが鳴るようになります。ここを忘れて帰宅すると、翌日の営業時間も転送先が鳴り続けます。オンにするときとオフにするときを、開店と閉店の動作にくっつけておくのが実務的です。

通話料は誰が払うか｜見落としやすい費用

ここが最も見落とされる部分です。転送は、料金の流れを変えます。

普通の電話では、かけた側が通話料を払います。受けた側は払いません。転送を入れると、この形が変わります。転送する区間、つまり元の番号から転送先の番号までの通話料は、転送を設定した側の負担になります。かけてきた相手は自分がかけた番号までの分だけを払い、そこから先は受ける側が払う構図です。

引用した解説でも、転送先までの通話料は転送元の負担になると明記されています。つまり、転送を入れたまま1日に15件の着信があり、1件あたり3分話すとすれば、45分の通話料が毎日発生します。1か月続けると、想定していなかった額になります。

注意すべきは、通話料の単価も転送の経路で変わる点です。固定電話から携帯電話への転送は、同じ事業者間の携帯どうしの通話より単価が高くなることが多いです。ここは契約している回線の事業者の料金ページで、転送に関する通話料がどう定められているかを確認します。月額の利用料が無料であっても、通話料は別に発生する形が一般的です。事業者ごとに条件が違うため、自分の契約の料金ページで数字を確かめてから始めるのが確実です。

もう1つ、着信しなかったときの扱いも確かめます。転送先が話し中だった場合、電源が切れていた場合、留守番電話に繋がった場合。留守番電話に繋がった時点で通話が成立するため、そこまでの通話料が発生する形もあります。転送先を留守番電話サービスに設定して費用を抑えるつもりが、逆に増えることもあり得ます。

費用の見積もりは、着信の回数と平均の通話時間で概算できます。1週間だけ着信履歴を数えて、回数と長さを書き出す。この作業に30分掛けるだけで、転送を続けるかどうかの判断材料になります。

転送で解決することと、解決しないこと

メリットとデメリットを並べて整理します。ここを混ぜると、入れてからやめる流れになります。

転送で解決することは3つあります。第1に、店を離れている時間の取り逃しが減ります。第2に、番号を変えずに受ける場所を変えられます。お客さまに新しい番号を案内する必要がありません。第3に、2台持ちをやめられる場合があります。

転送で解決しないことは5つあります。第1に、鳴る回数は減りません。むしろ、受ける場所が自分の手元になるので、体感の回数は増えます。第2に、施術中や運転中は結局出られません。出られない時間が移動しただけです。第3に、複数人で受け止める形は作れません。転送先は1件です。第4に、休みの日も鳴ります。時間帯で自動に切り替える機能がないため、毎日オンとオフを手で切り替えることになります。第5に、誰から何時にかかってきたかの記録が、転送元には残りません。

5つ目は運用で効いてきます。転送先で着信履歴を見れば分かりますが、私用のiPhoneに転送している場合、仕事の着信と私用の着信が同じ履歴に混ざります。後から「あの問い合わせはいつだったか」を辿るのが難しくなります。

続かない理由の多くは第4です。転送を入れた最初の週は、取り逃しが減った実感があります。2週目の休みの日に、朝の8時と夜の21時に鳴る。3週目に、家族と食事をしている最中に鳴る。この段階でオフにして、そのまま戻らない。これがよくある終わり方です。始める前に、オフにする時刻を決めておくかどうかで結果が変わります。

複数人で受けたい、時間帯で分けたいときの選び方

iPhone単体の転送では届かない要望には、別の道があります。順に性格を書きます。

第1の道は、通信事業者が提供する上位の転送機能です。複数の番号を登録して順番に鳴らす形や、話し中のときだけ転送する形が用意されている場合があります。月額の利用料が発生する形が多く、対応の範囲は事業者ごとに違います。自分の契約で何ができるかを、事業者の料金ページで確かめます。

第2の道は、番号を扱うサービスを別に契約する形です。1つの番号を複数の端末で共有し、時間帯や担当者で振り分ける形が作れます。費用は掛かりますが、複数人で受ける前提なら転送の積み上げより整います。

第3の道は、留守番電話や応答の代行に任せる形です。出られない時間は録音か代行に回して、内容を後でまとめて確認します。鳴り続ける負担がなくなる代わりに、その場で予約を確定させることはできません。

第4の道が、電話以外の入口を1本増やす形です。これは転送とは方向が違いますが、実際に効くのはここです。予約の用件で掛かってくる電話が着信の大半を占める店では、空いている時間が外から見えて、その場で押さえられる窓口があるだけで着信が減ります。減った分だけ、転送のオンとオフを気にする場面も減ります。

どの道を選ぶかは、着信の中身で決まります。1週間の着信を、予約、予約の変更、道順や営業時間の問い合わせ、業者からの営業、その他に分けて数えます。予約と変更で7割を超えるなら、第4の道が最も効きます。問い合わせが多いなら、ホームページに答えを書くほうが早いです。営業電話が多いなら、そもそも転送する価値が小さくなります。予約の受付をどこまで自動にできるかは、できることに受付から来店後までの機能が並んでいるので、いま電話で処理している用件と突き合わせると判断しやすくなります。

固定電話から iPhone へ転送する場合の違い

店の固定電話にかかってきた分をiPhoneで受けたい場合は、設定する場所がiPhoneではありません。契約している回線の事業者が提供する転送の機能を、固定電話の側で申し込んで使います。手順も費用の考え方も、iPhoneの機能とは別物です。

違いを3点で押さえます。

第1に、申し込みが必要な場合があります。iPhoneの自動電話転送は設定画面から即座に使えますが、固定電話の転送は事業者への申し込みを経て使えるようになる形が一般的です。申し込みから使えるまでに日数が掛かることもあります。

第2に、月額の利用料が発生する形があります。iPhoneの側の機能は月額が無料で通話料だけが掛かる形が多いのに対し、固定電話の転送は月額の利用料と転送の通話料の両方が掛かる形があります。どちらも事業者と契約の種別で違うため、自分の契約の料金ページで確かめます。

第3に、できることの幅が広い場合があります。固定電話の転送では、複数の番号を登録して順に鳴らす形や、話し中のときだけ回す形、無応答が何回か続いたら回す形が用意されていることがあります。iPhone単体の転送にはない動きなので、複数人で受けたいならこちらを先に調べる価値があります。

注意したいのは、固定電話からの転送でも通話料の負担は受ける側に来るという点です。ここはiPhoneの側の転送と同じ構図です。固定電話から携帯電話への転送は単価が高くなりやすいため、着信が多い店では月の額が想定を超えます。

固定電話の転送とiPhoneの転送を二重に掛けるのは避けます。固定電話をiPhoneへ転送し、そのiPhoneをさらに別の番号へ転送すると、経路が2本になって通話料も2本分になります。動くかどうかも事業者の仕様に依存します。転送は1段までに留めるのが安全です。

転送がうまく動かないときの確認

設定したのに転送されない、という状況は珍しくありません。確認する順番を決めておくと早く片付きます。

第1に、スイッチが本当にオンになっているかを見ます。入力した番号を保存せずに画面を戻ると、オンにしたつもりで反映されていないことがあります。転送先の番号が画面に表示されているかどうかが判断の基準です。

第2に、電波の状態を確かめます。この機能は端末の中だけで完結せず、通信事業者の側に設定を伝える形で動きます。圏外や機内モードのまま操作すると反映されません。電波のある場所でオフにしてからもう一度オンにします。

第3に、入力した番号を確かめます。市外局番が抜けている、余分な記号が入っている、桁が足りない。この3つがよくある原因です。転送先が自分の別の端末なら、その端末から発信履歴を見て番号を確かめるのが確実です。

第4に、契約の側で使える状態かを確かめます。事業者や契約の種別によっては、転送の機能が標準では使えないことがあります。設定の項目自体が見つからない場合は、ここが原因である可能性が高いです。

第5に、実際にかけて試します。別の電話から自分の番号にかけて、転送先が鳴るかを見ます。この確認を飛ばして外出すると、転送されていないことに半日気づきません。設定を変えた日は必ず1回試す、という決めごとを置きます。

もう1つ、転送されているのに気づかない逆のパターンもあります。転送先を自分の私用のiPhoneにしていて、その端末が集中モードや消音になっている場合です。転送は正常に動いていても鳴りません。転送先の端末の通知の設定も合わせて確かめます。

2台持ちをやめるかどうかの判断

転送を調べる動機として多いのが、仕事用と私用の2台持ちをやめたいというものです。ここは費用だけで決めない方がよい部分です。

まとめる利点は3つあります。持ち歩く重さが減ること、充電する端末が1台で済むこと、そして着信を1か所で見られることです。

まとめる欠点も3つあります。第1に、仕事の着信と私用の着信が同じ履歴に混ざります。後から問い合わせの日時を辿るのが難しくなります。第2に、休みの日に仕事の電話だけを切る手段がなくなります。端末ごと切るしかありません。第3に、通話料が発生し続けます。転送は無料ではありません。

判断の目安を数字で置きます。1日の着信が5件以下で、休みの日にほとんど鳴らない番号なら、まとめても運用が回ります。1日に10件を超えるなら、混ざる負担が重くなります。この場合は2台のままにするか、番号を扱うサービスで仕事の番号を別に持つほうが整います。

もう1つの考え方として、まとめる方向を逆にする手もあります。仕事用の番号を自分のiPhoneに転送するのではなく、仕事用の番号にかかってきた予約の用件を電話以外で受ける形にして、電話そのものの役割を小さくする。こうすると2台持ちの片方が、ほとんど鳴らない番号になります。鳴らない端末は持ち歩かなくても困りません。

決め方としては、1週間の着信を数えてから選びます。数えずに転送を入れると、負担の大きさが分かるのは入れた後になります。数えるのは着信の回数、通話の長さ、時間帯、そして用件の内容です。この4つが分かれば、2台持ちを続けるかどうかも、転送を入れるかどうかも、迷わずに決まります。

着信の中身を1週間だけ数える

転送を入れるかどうかの判断も、やめるかどうかの判断も、着信の中身が分からないと決められません。数える作業は1週間で足ります。

用意するのは紙1枚です。日付、時刻、用件、通話の長さ、折り返したかどうかの5列を引きます。出られた電話も、出られなかった電話も、同じ紙に書きます。着信履歴からまとめて書き写すなら、1日の終わりに3分掛かるだけです。

用件は5つに分けます。新しい予約、予約の変更や取り消し、道順や営業時間などの問い合わせ、業者からの営業、その他。この分け方にしておくと、7日分を足したときに何を減らせるかが見えます。

数え終わったら3つの数字を出します。1日あたりの平均の着信件数、出られなかった件数の割合、そして予約と変更が占める割合です。

1日あたりの件数が3件以下なら、転送を入れるより留守番電話で足ります。掛けてきた方が用件を残せるようにして、決まった時刻にまとめて折り返す。これで取り逃しはほとんど埋まります。

出られなかった割合が3割を超えているなら、電話という入口そのものが詰まっています。転送で受ける場所を増やしても、施術中や運転中に出られないという事実は変わりません。入口を増やす方向に進みます。

予約と変更が7割を超えているなら、その用件は電話でなくても成立します。空き枠が見えて、その場で確定し、変更も取り消しもお客さま自身の操作で終わる窓口があれば、着信の7割がそこへ移ります。移った分だけ、転送のオンとオフを気にする場面が消えます。

営業電話が多いという結果が出た場合も、対処は転送ではありません。転送してまで受ける相手ではないので、番号を持ち歩く判断を見直す材料になります。

この1週間の記録は、後から効きます。何かを変えたあとに同じ紙をもう1週間つけると、減ったかどうかが数字で分かります。感覚で「減った気がする」と判断すると、続ける価値のない仕組みを抱え続けることになります。

転送を入れる前に決めておく3つの境目

設定は2分で終わるので、決めごとのほうに時間を使います。

第1の境目は、時刻です。何時から何時まで転送を有効にするかを決めます。自動で切り替わらないので、決めた時刻に手で操作します。閉店の作業に「転送をオフにする」を1行足し、開店の作業に「転送をオンにする」を1行足す。紙に書いて貼ります。

第2の境目は、休みの日です。定休日に転送を入れるかどうかを決めます。入れないと決めたなら、留守番電話のメッセージを「明日10時以降に折り返します」という形にしておきます。時刻が入っているだけで、待つ側の不安が減ります。

第3の境目は、出られなかったときの扱いです。転送先で取れなかった着信をどうするか。折り返すのか、留守番電話に任せるのか。ここを決めていないと、着信履歴に残った番号を見ながら毎回悩むことになります。折り返すと決めたなら、折り返す時間帯も決めます。

3つを紙に書いたら、転送先の端末の側も整えます。着信音を私用の通知と分けられる範囲で分け、留守番電話の応答メッセージを店の名前で入れ直します。転送された電話に私用の応答メッセージが流れると、掛けた側は番号を間違えたと思って切ります。

3つの境目を決めた上で、1か月続けてみます。続かなかったなら、転送が合っていないというだけのことです。その場合に次に試すのは、転送の設定を細かくすることではなく、電話が鳴る理由を減らすほうです。

電話を転送する前に、鳴る理由を減らす

着信の大半が予約の用件なら、番号を持ち歩く前に手を打てます。

予約の受付ツールの中には、決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているものがあります。現金や振込で会計が完結している業態なら、決済の機能に費用を払う必要はありません。効くのは、空き枠が外から見えること、予約がその場で確定すること、そして変更と取り消しをお客さま自身の操作で行えることです。

この3つが揃うと、着信は目に見えて減ります。予約の電話が減り、変更の電話が減り、前日の確認の電話も自動の連絡で置き換わります。残るのは、道順の問い合わせと、どうしても話して決めたい相談だけです。そこまで減れば、転送を入れなくても留守番電話で回ります。

業種ごとの受け方の違いは業種ごとの使い方に12の分類で並んでおり、自分の業態に近い枠から当てはめられます。実物を見たいならデモを見るで予約ページと管理画面の両方をログインなしで触れる形が公開されています。費用の条件は料金に月の予約件数とスタッフ数の区切りで書かれており、無料のまま使える範囲も明示されています。他の予約システムと条件を揃えて比べるなら他社との比較に月払いの税込金額が同じ表に並んでいます。導入や乗り換えで気になる点はよくある質問に、設定に掛かる時間や並行運用の可否まで書かれています。

進め方としては、転送と入口の追加を同時にやらないほうが見極めが付きます。まず入口を1本増やして2週間置き、着信の記録を取り直す。それでも出られない電話が残るなら、そこで転送を入れる。順番を逆にすると、減ったのが入口のおかげなのか転送のおかげなのか分からなくなり、通話料を払い続ける理由が検証できなくなります。

転送は道具として有効ですが、鳴る回数を減らす道具ではありません。番号を持ち歩く負担を引き受ける覚悟と引き換えに、取り逃しを減らす仕組みです。負担のほうが重いと感じたなら、設定を工夫するより、鳴る理由そのものを削るほうが早く片付きます。

Q1. iPhoneで転送を設定すると、自分のiPhoneにも着信しますか？

着信しません。自動電話転送をオンにした時点で、かかってきた電話はすべて転送先へ流れます。着信履歴にも残らないため、誰からかかってきたかは転送先で確認することになります。自分で受けられなかったときだけ転送する、という条件付きの動作はこの機能では作れません。

Q2. 転送の通話料は誰が払うのですか？

転送する区間、つまり元の番号から転送先の番号までの通話料は、転送を設定した側の負担になります。かけてきた相手はかけた番号までの分を払うだけです。月額の利用料が無料でも通話料は別に発生する形が一般的なので、契約している事業者の料金ページで単価を確かめてから始めます。

Q3. 転送先は複数の番号を登録できますか？

iPhoneの自動電話転送で登録できる転送先は1件だけです。複数人で着信を分け合いたい場合や、話し中のときだけ別の番号へ回したい場合は、通信事業者が提供する上位の機能か、番号を扱うサービスを別に契約する形になります。対応の範囲は事業者ごとに違うので確認が必要です。

Q4. 時間帯によって転送を自動で切り替えられますか？

iPhoneの機能では自動の切り替えができません。開店時にオンにし、閉店時にオフにする操作を手で行うことになります。定休日も同じです。切り替えを忘れると休みの日も鳴り続けるため、開店と閉店の作業に1行ずつ足して紙に書いておく運用が現実的です。