予約管理表のテンプレートを無料で使う｜選ぶ前の確かめ方

予約管理表のテンプレートを無料で探していると、配布しているページは大量に見つかるのに、開いて中身を見ると自分の店の受け方には合っていない、ということが続きます。合わない理由は、表の形が業種ごとに違うのではなく、何を数えるために作った表なのかが違うからです。この記事では、無料で予約管理表を用意する方法を4種類に分け、それぞれの作り方と、表のままで足りる規模、そして表では足りなくなる境目を具体的な数で整理します。

予約管理表を無料で用意する方法は4つに分かれる

無料で予約管理表を用意する方法は4つです。1つ目は、配布されているExcelのテンプレートをダウンロードして使う方法です。書式を配っているサイトが多数あり、会議室の予約、来店の予約、貸出の管理など目的別に置かれています。開いてすぐ使えるのが利点で、列の構成が自分の運用と違えば直します。2つ目は、Googleスプレッドシートのテンプレートを使う方法です。ブラウザで開くだけで済み、複数の人が同時に開けます。

3つ目は、白紙から自分で作る方法です。手間はかかりますが、列の並びを自分の受け方にそろえられます。予約の受け方が特殊な業種では、配布されているテンプレートを直すより早いことがあります。4つ目は、予約システムの無料のプランを使う方法です。これは表ではありませんが、予約管理表を作る目的、つまり予約を記録して空きを把握することは同じ道具で満たせます。テンプレートを探している人の多くが、最終的にこの4つ目に移ります。

4つの違いは、費用ではなく手間の置き場所です。Excelのテンプレートは導入の手間が最小で、運用の手間が最大です。予約を受けるたびに人が行を足し、空きを目で確認します。予約システムは導入の手間が少しかかり、運用の手間がほぼ消えます。1か月に受ける予約が10件なら前者、100件なら後者が噛み合います。境目はおおよそ月30件あたりで、ここを超えると表の更新が追い付かなくなります。

無料のテンプレートを配っている解説でも、表の作成そのものより、そのあと何をするかが本題として扱われています。

本記事では、予約管理表をExcelで作成する方法やメリットを解説します。予約管理表におすすめなExcelの無料テンプレートも紹介するので、最後までご覧ください。 出典: form.run

テンプレートを探す前に決めておく3つの項目

テンプレートを比べる前に3つだけ決めます。1つ目は、その表を誰が見るかです。自分だけが見るのか、スタッフも見るのか、離れた場所から見るのかで、選ぶ形が変わります。自分だけならExcelで足ります。2人以上が同時に触るなら、同時編集ができる形が要ります。同じファイルをやり取りする運用は、上書きの事故が必ず起きます。

2つ目は、その表で何を数えたいかです。今日の来店の予定を並べたいのか、空いている枠を見たいのか、月の売上を集計したいのかで、表の形が変わります。来店の予定を並べるなら1行に1件の一覧の形、空き枠を見るなら縦に時間、横に日付を置く時間軸の形が向きます。この2つは同じ表では両立しにくく、多くのテンプレートはどちらかに寄っています。合わないと感じる原因はここにあります。

3つ目は、予約がどこから入ってくるかです。電話だけなら、受けた人が表に書くだけで済みます。電話とメールとSNSの3経路があるなら、表に書き写す作業が3回発生します。書き写しの途中で漏れると、予定にない来店が起きます。経路が2つを超える時点で、受ける入口を1つにそろえる方法を先に検討したほうが、表の作り込みより効きます。

この3つを決めると、選ぶ候補は自然に1つか2つに絞られます。順番を逆にして、テンプレートを10個ダウンロードして見比べると、どれも一長一短に見えて決まりません。決める順番は、誰が見るか、何を数えるか、どこから入るか、それからテンプレートです。

Excelのテンプレートを使う場合の作り方と直し方

Excelのテンプレートを使うときは、最初にシートを2枚に分けます。1枚目を予約の記録、2枚目を設定にします。記録のシートは1行に1件、設定のシートにメニュー名、所要時間、料金、スタッフ名を並べます。記録のシートのメニューの列を、設定のシートを参照する入力の規則にすると、手打ちの誤りが消えます。誤字のあるメニュー名が混ざると、月末の集計で別のものとして数えられます。

列の並びは、予約日、開始時刻、終了時刻、お客様の名前、電話番号、メニュー、担当、状態、備考の順が扱いやすい形です。終了時刻は開始時刻と所要時間から計算式で出します。状態の列には、確定、変更、取消、来店済み、無断キャンセルのいずれかを選ぶ形にします。この列があると、月末に無断キャンセルの件数を数えられます。数えられないと、対策を打ったかどうかも分かりません。

時間軸の形で空きを見たい場合は、別のシートに縦に30分刻みの時刻、横に1か月分の日付を置きます。記録のシートから条件付きの書式で色を塗る形にすると、二重の入力を減らせます。ただし、この仕組みを作るには関数の知識が要ります。作った本人しか直せない表になりやすく、引き継ぎで止まります。凝った作りにするほど、その表は属人的になります。

見やすさで効くのは、装飾ではなく行の高さと色の数です。色は3色までに抑えます。確定を白、変更を薄い黄、取消を灰色にするだけで判別できます。印刷して使う場合は、1日分が1枚に収まるように印刷の範囲を先に設定します。当日の朝に印刷して手元に置く運用は、電話が鳴ったときに紙で確認できるため、小さな店では今でも現実的な形です。

Googleスプレッドシートで作ると変わること

同じ表をGoogleスプレッドシートで作ると、3つ変わります。1つ目は、複数の人が同時に開いて編集できることです。受付の担当と店長が別の場所から同じ表を見られます。2つ目は、スマートフォンから開けることです。移動中に今日の予約を確認できます。3つ目は、変更の履歴が自動で残ることです。誰がいつどのセルを変えたかを後から追えるため、行が消えたときに戻せます。Excelを共有のフォルダに置く運用では、この3つが弱くなります。

容量の上限は実用の範囲では問題になりません。Googleのヘルプでは、スプレッドシートで作成したファイルの上限は1,000万セル、または18,278列（列ZZZ）までと記載されています。1行に1件で記録するなら、列を10本使っても100万件を超えるまで入ります。予約の記録で上限に当たることは、まず起きません。

注意したいのは共有の設定です。リンクを知っている全員が編集できる設定にすると、お客様の電話番号が入った表が外に出たときに取り返せません。共有はメールアドレスを指定して、必要な人だけに渡します。閲覧だけでよい人には閲覧の権限を渡します。予約管理表は個人情報が並ぶ表であるため、共有の範囲は月に一度見直します。

入力の手間を減らす形としては、Googleフォームと組み合わせる方法があります。フォームで受け付けた内容が、回答のシートに1行ずつ自動で入ります。電話で受けた分だけを手で足す運用になり、書き写しの回数が減ります。ただしフォームは送られた希望を受け取る仕組みで、空いている枠だけを見せる仕組みではありません。同じ時間に2件届くことは止まりません。

予約管理表に置く列と、置かない列

置く列は、予約の実行に必要なものだけにします。予約日、時刻、名前、電話番号、メニュー、担当、状態です。ここまでで当日の運営は回ります。加えて、来店回数と前回の来店日を置くと、常連の見分けがつきます。備考には、駐車場の希望や初回かどうかなど、当日に必要な一言だけを書きます。

置かない列も決めておきます。住所、生年月日、勤務先、家族構成は、予約の実行には不要です。必要になってから聞けば足ります。表に置くと、入力の手間が増えるうえ、漏れたときの影響が大きくなります。個人情報は、使う目的の範囲で必要なものだけを持つのが原則です。制度の考え方は個人情報保護委員会の案内に整理されており、店の規模にかかわらず当てはまります。

金額の列は、置き方で用途が変わります。予約の時点の予定の金額を置くと、その月の売上の見込みが出ます。来店後の実際の金額を置くと、集計になります。両方を並べると、予約から来店までの差、つまり追加で売れた分が見えます。ただし列が増えるほど入力が止まります。金額を入れるかどうかは、月末に何を見たいかで決めます。見ないなら置きません。

列の数は、上限を決めておくと表が長持ちします。10本を超えたら、どれかを消すか、別のシートに移します。列が横に伸びると、スマートフォンで見たときに右端まで到達できません。当日に見る列だけを左から順に並べ、集計に使う列は右に寄せる形にすると、画面の幅で困りません。

無料のテンプレートを使うメリットを整理する

メリットの1つ目は、費用がかからないことです。表計算のソフトがあれば、追加の支出がありません。開業の直前で支出を抑えたい時期には、この点が実際に効きます。2つ目は、自由に直せることです。列を足す、色を変える、計算式を入れる、といった変更を自分の判断でできます。仕組みを入れると、提供元が用意した項目の中で運用することになります。

3つ目は、学習にかかる時間が短いことです。表計算を触ったことがあれば、説明を読まずに始められます。スタッフに教えるときも、画面を見せるだけで伝わります。4つ目は、他の作業と繋がることです。売上の集計、在庫の管理、シフトの表を同じファイルの別シートに置けます。1つのファイルで店の記録がまとまる形は、小さな規模では扱いやすい形です。

5つ目は、辞めるときに何も残らないことです。契約がないため、やめる手続きがありません。試しに1か月やってみて、合わなければ別の形に移れます。この身軽さは、受け方をまだ固めていない段階では利点になります。表で3か月運用して、困った点を書き出してから仕組みを選ぶ順番は、実際に噛み合う進め方です。

まとめて言えば、メリットは費用と自由度と手軽さの3つに集まります。件数が少なく、受ける人が1人で、経路が電話だけなら、無料のテンプレートで十分に回ります。逆に、この3つの条件のどれかが崩れると、メリットは急に薄くなります。崩れる順番は、たいてい件数からです。

無料のテンプレートで起きるデメリットと限界

デメリットの1つ目は、二重の予約が止まらないことです。表は入力を受け付けるだけで、埋まっている時間を拒否しません。電話の最中に空きを探して、隣の行を見誤ると、同じ時間に2件入ります。件数が増えるほど、この読み違えは増えます。2つ目は、営業時間外に予約を受けられないことです。表は自分で開いて書く仕組みなので、施術中と閉店後の連絡は取れません。取り逃した分は数にも残りません。

3つ目は、連絡が自動にならないことです。予約の控え、前日のリマインダー、来店後の御礼を送るには、毎回人がメールを書きます。1日2件なら回りますが、1日5件になると忙しい日に飛びます。リマインダーが飛んだ日に無断キャンセルが出るという順番は、実際によく起きます。4つ目は、お客様が自分で変更できないことです。日程の変更も取り消しも、すべて電話かメールで受け、人が表を直します。

5つ目は、探すのに時間がかかることです。3か月前に来た方の前回のメニューを調べるには、行を遡ります。名前が漢字と読みで混ざって入力されていると、検索でも出ません。6つ目は、壊れることです。行の並び替えを間に挟むと、計算式の参照がずれます。共有のフォルダに置いたファイルを2人が同時に開くと、片方の変更が消えます。

限界の見え方は件数に比例します。月30件までは表で回り、50件で入力が負担になり、100件を超えると空きの確認が追い付きません。スタッフが2人以上いる場合は、この数字がさらに下がります。担当ごとの空きを1つの表で見ると、列が増えて把握できなくなります。表のままで粘る判断をするなら、件数と人数の上限を先に決めておきます。

Googleフォームと組み合わせる方法と、その限界

無料のまま入力の手間を減らす形として、Googleフォームで希望を受け取り、スプレッドシートに自動で並べる方法があります。フォームには、名前、電話番号、メールアドレス、希望の日時を第1希望と第2希望、メニュー、初回かどうかを置きます。送信されると回答のシートに1行追加されます。あとは店側が空きを確認して、確定の連絡をします。この形にすると、営業時間外にも希望を受け取れるようになります。

この組み合わせの利点は、24時間受け付けられることと、書き写しが消えることです。電話でしか受けていなかった店が最初に試す形として、噛み合います。フォームのURLを地図の登録とSNSの案内に載せるだけで、入口が増えます。費用はかかりません。

限界は3つあります。1つ目は、確定の作業が人に残ることです。希望を受け取ってから、空きを見て、返信します。この往復に平均して1日かかると、その間に別の店で予約を決めてしまう方がいます。2つ目は、同じ時間に複数の希望が届くことです。フォームは埋まった枠を隠せないため、先着の判断を人がします。3つ目は、リマインダーが自動にならないことです。

つまりフォームは、入口を増やす手としては有効で、確定までの手間を減らす手にはなりません。1日あたりの希望が3件を超えると、返信の作業が新しい負担になります。ここまで来た店が次に見るのは、空いている枠だけを見せて、その場で確定する仕組みです。無料の範囲で試せるものがあるため、費用を理由に先送りする必要はありません。

お客様の情報を表で持つときの注意

予約管理表には、名前と電話番号が並びます。これは個人情報です。持つこと自体は問題ありませんが、扱いに決まりがあります。まず、何のために使うのかを決めて、その範囲で使います。予約の連絡のために取った電話番号を、別の目的で使うなら、あらためて同意が要ります。次に、外に漏れない置き方をします。共有のリンクを誰でも開ける設定にしない、社外の人に渡さない、退職した人のアクセスを外す、の3点です。

具体的な運用として、月に一度、共有の設定を開いて、アクセスできる人の一覧を確認します。スタッフが入れ替わった月は必ず見ます。パソコンを共用している場合は、ファイルを置く場所を分け、画面のロックを設定します。紙に印刷した当日の予定表は、営業が終わったら回収して処分します。印刷した紙が一番よく残ります。

バックアップも決めておきます。Googleスプレッドシートは変更の履歴が残りますが、ファイルそのものを誤って削除した場合は復元の手順が要ります。月に一度、別の場所に書き出して保管する運用にしておくと、事故のときに戻せます。Excelを1台のパソコンだけに置いている場合は、その1台が壊れた時点で予約の記録が全部消えます。

保存の期間も決めます。予約の記録は、売上の裏付けとして一定の期間は残します。一方で、来店が途絶えた方の連絡先を無期限に持ち続ける必要はありません。何年で消すかを決めて、年に一度整理します。整理の作業を予定に入れておかないと、行が増える一方になります。

表のままで足りる場合と、仕組みに移す境目

表のままで足りるのは、次の3つが同時に成り立つ場合です。1か月の予約が30件以下、予約を受ける人が1人、入ってくる経路が電話か対面だけ。この条件なら、無料のテンプレートで運用したほうが、費用も学習の時間もかかりません。仕組みを入れても、減る手間より設定の手間が大きくなります。

移る境目は4つのうちどれかに当たったときです。1つ目は、月の件数が50件を超えた月が2か月続いたとき。2つ目は、担当が2人以上になり、それぞれの空きを見る必要が出たとき。3つ目は、営業時間外の問い合わせを取り逃していると気づいたとき。4つ目は、無断キャンセルが月に2件以上出るようになったときです。どれも、表の作り込みでは解けません。

移るときに確かめる点は3つです。1つは、いま使っている表の内容を移せるかどうかです。顧客の一覧を書き出して読み込める仕組みなら、過去の記録を捨てずに済みます。2つ目は、無料のまま試せる範囲があるかどうかです。設定を入れて実際に1件受けてみないと、自分の受け方に合うかは分かりません。3つ目は、件数が増えたときに料金がどう変わるかです。

比較の材料としては、表と仕組みで手間がどこに移るかを並べると分かりやすくなります。表は入力と確認と連絡の3つが人の作業です。仕組みでは、入力はお客様が行い、確認は機械が行い、連絡は自動で送られます。人に残るのは、例外の対応と、当日の変更だけです。件数が同じでも、この違いが効いてくるのは経路と人数が増えたあとです。

業種ごとに変わる予約管理表の形

同じ予約管理表でも、業種によって必要な形が変わります。担当を指名する業種、つまり美容室、ネイル、整体、パーソナルトレーニングでは、担当ごとに空きが違います。1つの表で全員分の空きを見ようとすると、列が担当の数だけ増えます。3人いれば時間軸の表が3枚になり、当日の朝に3枚を見比べることになります。この業種では、担当の列を1本置いて1行1件の一覧で持ち、空きは別の方法で見るほうが実務に合います。

同じ時間に複数の方が入る業種、つまり教室、レッスン、見学会では、必要なのは定員の管理です。1行に1回の開催を置いて、定員と申込の人数の列を並べ、残りの枠を計算式で出す形が合います。1行1件の予約の一覧とは別に、開催の一覧を持つ二層の作りになります。無料のテンプレートで探すなら、予約表ではなく参加者の名簿の書式のほうが近い形をしています。

場所を貸す業種、つまりレンタルスペース、会議室、コート、スタジオでは、縦に時間、横に日付を置く時間軸の形が最も素直です。空いている時間を見せることが受付の中心になるため、一覧の形よりも枠の形が要ります。配布されている会議室の予約管理表の書式が、この形の代表です。1つの部屋ごとにシートを分けると、部屋が増えたときにシートが増えます。部屋の数が3を超えるなら、シートではなく列で分ける設計に変えます。

出張して施術する業種、つまり訪問の整体、出張の撮影、清掃では、移動の時間が枠に含まれます。所要時間の列だけでは足りず、移動の時間と住所の地区の列が要ります。次の予約を受けるときに、前の予約の場所から間に合うかを判断するためです。この判断を表で正確に行うのは難しく、地区ごとに受ける曜日を先に決めてしまう運用のほうが現実的です。

表を作ったあとに毎月見る3つの数字

表を作る目的は、当日を回すことだけではありません。月末に3つの数字を出せる形にしておくと、受け方を直す材料になります。1つ目は、用意した枠のうち何割が埋まったかです。月に100枠用意して60件入ったなら6割です。この数字が5割を下回っているなら、集客より先に営業時間と枠の置き方を見直します。逆に9割を超えているなら、料金を上げるか、枠を増やすかの判断の時期です。

2つ目は、無断キャンセルと当日の取消の件数です。状態の列に記録していれば、数えるだけで出ます。月に2件を超えているなら、前日の連絡が届いていないことがほとんどです。連絡を人が送っている場合、送れなかった日を思い出すのは難しいため、送信の記録が残る形にしておくと原因が特定できます。件数が分かれば、キャンセルの条件を伝える場所を増やす、という対策の効果も測れます。

3つ目は、初めて来た方のうち2回目に来た割合です。名前と来店回数の列があれば出せます。この割合が2割を下回っているなら、施術ではなく次の予約を決める場所が無いことが多くなります。施術の直後に次の日程を決める、来店の翌日に御礼を送る、という2つを足すだけで動く数字です。無料の表で運用している場合、この集計は月末に手で行うことになります。手で行うのが続かないなら、自動で集計される形に移す理由がそこにあります。

この3つを見る習慣を付けると、表を直す優先順位が自分で決まります。逆に数字を見ずに表の見た目だけを整え続けると、作業が増えるのに結果が変わらない状態になります。列を足すかどうかを迷ったときは、その列が3つの数字のどれかを出すために必要かで判断します。必要でなければ足しません。

予約の記録を1か所に集めると何が変わるか

予約管理表を作る本来の目的は、記録を残すことではなく、空きを把握して次の来店に繋げることです。表を無料で用意する方法は複数ありますが、どの方法でも、記録が2か所に分かれた時点で目的から外れます。電話の予約を表に、ネットの予約を別の画面に、顧客の履歴を紙のカルテに分けて持つと、当日の朝に3つを開くことになります。

1か所に集まると変わるのは3つです。1つ目は、空きの判断が1画面で終わることです。2つ目は、前回の内容がその場で出ることです。3つ目は、連絡が自動で送れることです。予約の完了、前日のリマインダー、来店後の御礼が自動で届くと、無断キャンセルと再来の数が動きます。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形なら、現金でいただく店でも余計な設定が要りません。含まれる機能の範囲はできることのページに一覧があります。

無料のテンプレートから移るときに気になるのは費用です。月の件数とスタッフの人数で段階が分かれる形が一般的で、どの段階で何が使えるかは料金のページで確かめられます。表と仕組みの違いを条件ごとに見比べたい場合は他社との比較のページが判断の材料になります。実際の画面を触ってから決めたい場合はデモを見るのページで、お客様が見る予約ページと店側の管理画面の両方を確かめられます。

進め方としては、いま使っている表を捨てずに、1か月だけ並行させる形が安全です。予約は仕組みで受け、表は今まで通り手元に残します。1か月たって表を開かなくなっていれば、移行は終わっています。表を開き続けているなら、足りない項目があるということなので、その項目を書き出してから判断します。導入の前に確かめたい点はよくある質問のページに整理されているため、決める前に一度通して読んでおくと、移ったあとの手戻りが起きません。

Q1. 予約管理表のテンプレートは無料のままで足りますか？

1か月の予約が30件以下、受ける人が1人、経路が電話か対面だけ、という3つが同時に成り立つなら無料のテンプレートで足ります。件数が50件を超えた月が2か月続いたとき、担当が2人以上になったときが、仕組みに移る目安です。

Q2. ExcelとGoogleスプレッドシートはどちらがおすすめですか？

1人で使うならExcel、2人以上が同時に見るならGoogleスプレッドシートです。スプレッドシートは同時編集、スマートフォンからの閲覧、変更の履歴が標準で使えます。上限は1,000万セルまたは18,278列なので、予約の記録で容量に困ることはありません。

Q3. 予約管理表に置く列は何が必要ですか？

予約日、開始時刻、終了時刻、名前、電話番号、メニュー、担当、状態、備考の9本で当日の運営は回ります。住所や生年月日は予約の実行に不要なので置きません。列が10本を超えたら、スマートフォンで右端まで見えなくなるため整理します。

Q4. 無料の表で二重予約を防ぐ方法はありますか？

表そのものでは防げません。埋まった時間の入力を拒否する仕組みがないためです。条件付きの書式で色を塗れば気づきやすくなりますが、電話中の読み違えは残ります。確実に止めるには、埋まった枠を最初から選べなくする予約の仕組みが必要です。