シフト管理アプリを無料で使う｜少人数の店で足りるもの

シフト管理アプリを無料で探すと、おすすめとして並ぶ数が多いうえに、店長が使うものとスタッフ個人が使うものが同じ一覧に混ざっていて選べません。同じ「シフト管理アプリ」という言葉で呼ばれていても、自分の勤務を記録する道具と、複数人の勤務を組み立てる道具は別物です。この記事では無料で使えるものを4種類に分け、どの規模ならどれで足りるのか、有料に移る境目はどこかを具体的な数で整理します。

無料のシフト管理アプリは4つの種類に分かれる

1つ目は、スタッフ個人が自分のシフトを記録するアプリです。カレンダーに勤務の予定を入れ、時給を登録しておけば月の給与の見込みが出ます。店に導入するものではなく、働く人が自分の管理に使う道具です。無料のものが多く、スマートフォンだけで完結します。検索の結果でランキング形式の記事に並ぶのは、多くがこの種類です。

2つ目は、店長がシフトを組むためのアプリです。スタッフの希望を集めて、必要な人数を満たす表を作ります。希望の提出、作成、公開、変更の連絡までを1つの場所で扱います。無料で使える範囲があるものと、試用の期間だけ無料のものが混ざっています。3つ目は、勤怠管理のシステムに付いているシフトの機能です。打刻と連動し、労働時間の集計と給与の計算まで繋がります。人数が増えるほど効きますが、無料の範囲は限られます。

4つ目は、予約を受けるシステムに付いているシフトの機能です。予約を担当ごとに受ける業態では、シフトがそのまま受付の枠になります。誰が何時に出るかを登録すると、その時間だけ予約を受け付けられる形です。勤怠の集計や給与の計算は扱いませんが、予約とシフトが同じ場所にあるため、二重の入力が起きません。

4つの選び方は、シフトを何のために作っているかで決まります。給与の計算が目的なら3つ目、予約の受付が目的なら4つ目、単に人手の数をそろえたいだけなら2つ目です。スタッフ個人の管理は1つ目で、店が導入するものではありません。この区別をしないまま無料のアプリを比べると、機能の一覧を見ても判断ができません。

いまの方法を変えなくてよい場合

先に、変えなくてよい場合を書きます。スタッフが2人までで、勤務の曜日と時間が毎週同じなら、シフトの管理に道具は要りません。壁に貼った1枚の紙で足ります。変更も口頭で伝わり、記録も月末の勤務の日数だけで済みます。この状態で無料のアプリを入れると、入力の手間が増えるだけで、減る作業がありません。

同じように、すでにLINEのグループと表計算で回っていて、月に1回の調整で済んでいるなら、そのままで構いません。希望を出す人が3人までなら、グループに送られた希望を表に写す作業は10分ほどで終わります。アプリに移す理由が生まれるのは、希望を出す人が4人を超えて、写す作業が30分を超えたあたりからです。

紙の希望を集めて店長が手で組む形も、人数が少なければ有効です。紙は誰でも書けます。スマートフォンの操作に慣れていない方がいる職場では、アプリに移した途端に希望が出てこなくなることがあります。道具を変えると、提出する人の手間が変わります。提出が止まるくらいなら、紙のままのほうが回ります。

つまり、変える判断の軸は機能ではなく、いま誰の手が止まっているかです。店長の作業が長いなら作成の側を、スタッフの提出が遅いなら提出の側を変えます。両方が回っているなら、変える理由はありません。無料だからという理由だけで導入すると、使われないアプリが増えます。

スタッフ個人が使うアプリと、店長が使うアプリは別物

検索の結果で混ざりやすいのが、この2つです。スタッフ個人が使うアプリは、自分の勤務を入力して給与の見込みを出すことが中心です。店のシフトを配る機能はなく、店長が見ることもできません。一方で店長が使うアプリは、複数人の希望を集めて表を作り、全員に配ります。求める機能が正反対のため、同じ一覧に並んでいても比べる意味がありません。

紹介されている記事でも、この違いは前提として分けて扱われています。

そこで今回は、シフト管理アプリのおすすめ人気ランキングと、その選び方をご紹介します。無料のアプリはもちろん、シフトを共有できるものなど幅広いアプリがランクイン。シフトを効率的に管理し、働く日々を楽しくさせてくれるようなアプリをぜひ見つけてくださいね。 出典: my-best.com

店として導入するなら、見るのは店長が使う側です。確かめる点は、スタッフが自分の端末から希望を出せるか、作った表を配れるか、変更が全員に届くか、の3つです。このうち希望の提出ができないものは、結局LINEで集めることになり、二重の手間が残ります。配る機能がないものは、作った画面を撮って送る運用になります。

スタッフ側の負担も見ておきます。専用のアプリを入れてもらう形は、機能が揃う代わりに、入れない人が必ず出ます。ブラウザで開けるURLを送る形なら、入れる手間がありません。少人数の店では、この差が定着するかどうかを分けます。無料の範囲を比べるより先に、スタッフが実際に使うかどうかを考えたほうが、外しません。

無料のシフト管理アプリを使うメリット

メリットの1つ目は、費用がかからないことです。スマートフォン向けのアプリは無料で使い始められるものが多く、導入の費用が発生しません。この点は解説でも利点として挙げられています。

パソコン向けのシフト管理システムは有料の場合がほとんどですが、スマホ向けシフト作成アプリの場合は無料で使い始めることができ、導入コストは0円。費用を気にせず気軽に取り組めるのは無料アプリならではのメリットです。 出典: rshift.jp

2つ目は、始めるまでが早いことです。契約の手続きや審査を待たずに、その日から使えます。来月のシフトを組む時期に間に合わせたい場合、この速さは実際に効きます。3つ目は、やめやすいことです。合わなければ消すだけで済み、解約の連絡が要りません。試す回数を増やせるため、自分の店に合う形を実測で見つけられます。

4つ目は、スマートフォンだけで完結することです。パソコンを開かずに、移動中や店の休憩中に希望の確認と修正ができます。少人数の店では、店長がパソコンの前に座る時間が限られています。5つ目は、スタッフが見る側の手間が小さいことです。貼り紙を見に行く必要がなくなり、自分の勤務をいつでも確認できます。確認の電話が減ります。

まとめて言えば、無料のアプリの価値は費用ではなく速さです。今月の困りごとを今月のうちに軽くできる点が、最大の利点です。ただしこの利点は、規模が小さいうちにだけ成り立ちます。人数が増えると、無料の範囲で足りない部分が先に見えてきます。

無料のアプリで起きるデメリットと、有料に移る境目

デメリットの1つ目は、人数の上限です。無料の範囲は登録できる人数で線が引かれていることが多く、5人や10人といった単位で有料に切り替わります。人を増やす月に、突然費用の判断が必要になります。2つ目は、労働時間の集計が限られることです。シフトを作れても、実際に働いた時間の記録と集計は別の仕組みが要ります。給与の計算まで繋げたい場合、無料の範囲では届かないことが多くなります。

3つ目は、記録の書き出しができない場合があることです。過去のシフトを別の形で残せないと、あとから労務の確認に使えません。4つ目は、提供が止まる可能性です。無料のアプリは、更新が止まったり配信が終わったりすることがあります。3年後も同じものを使える前提で運用を組むと、止まったときに移す作業が発生します。5つ目は、サポートが限られることです。無料の範囲では問い合わせの窓口が用意されていないこともあります。

有料に移る境目は4つです。1つ目は、スタッフが無料の上限の人数に達したとき。2つ目は、勤務の実績を集計して給与の計算に使いたくなったとき。3つ目は、店舗が2つ以上になり、人を行き来させる必要が出たとき。4つ目は、労務の確認のために過去の記録を出す必要が生じたときです。どれも、無料の範囲を工夫して回避できるものではありません。

逆に、境目に達していないのに有料へ移ると、使わない機能に費用を払うことになります。判断の材料は、いま何人でシフトを組んでいて、月に何時間かかっているかの2つです。作成に月3時間かかっているなら、減らせる時間と費用を比べられます。時間を測っていないなら、まず1か月だけ記録します。

選び方のポイントを6つに絞る

1つ目は、希望をスタッフ自身が入れられるかです。ここが自動になるかどうかで、店長の作業の大半が決まります。2つ目は、作ったシフトを配る方法です。アプリの中で見られるのか、URLで送れるのか、印刷できるのかを確かめます。印刷が要る職場は今もあります。3つ目は、変更の伝わり方です。急な交代が入ったときに、関係する人だけに通知が届く形が望ましく、全員に一斉に届くと見落とされます。

4つ目は、人数の上限と費用の段階です。いまの人数ではなく、1年後の人数で見ます。5つ目は、記録を書き出せるかです。過去3か月のシフトを表の形で出せると、労務の確認と振り返りに使えます。6つ目は、他の仕組みと繋がるかです。予約を担当ごとに受けている業態では、シフトと予約が別の場所にあると、同じ情報を2回入れることになります。

この6つのうち、少人数の店でいちばん効くのは1つ目と6つ目です。希望の提出が自動になると、集める作業が消えます。予約と繋がると、シフトを入れるだけで受付の枠が出来上がります。逆に、勤怠の集計や給与の計算は、人数が10人を超えるまでは手作業でも回ります。優先順位を付けずに機能の数で選ぶと、使わない機能に合わせて運用を変えることになります。

比べるときは、機能の一覧ではなく、自分の1か月の流れに当てて確かめます。希望を集める、組む、配る、変更する、記録を残すの5つを順に置いてみて、どこが自動になるかを数えます。3つ以上が自動になるなら移る価値があり、1つだけなら今のままで足ります。

よくある失敗を4つ挙げる

1つ目の失敗は、店長だけが使える形で導入することです。店長のスマートフォンにアプリが入っているだけの状態では、希望の提出は今までと同じ方法のままです。作業は減らず、入力する場所が1つ増えます。導入の初日に、全員が自分の端末から見られる状態にしておくことが要ります。

2つ目は、全員分の登録を後回しにすることです。一部の人だけをアプリに登録して、残りを紙で扱うと、2つの表を突き合わせる作業が生まれます。人数が少ないうちは気になりませんが、変更が入ると必ず食い違います。移すなら全員を同時に移します。

3つ目は、変更の履歴を残さないことです。誰がいつ交代したかが残らないと、月末に勤務の日数が合わなくなったときに追えません。上書きで運用すると、直前の状態に戻せません。履歴が残る形か、変更の連絡が記録として残る形を選びます。

4つ目は、予約の受付とシフトを別々に持つことです。担当を指名して受ける業態では、シフトが受付の枠そのものです。別の場所で管理していると、シフトを直したのに予約の枠が直っていない、という状態が起きます。この食い違いは、当日に担当が不在という形で表に出ます。お客様に謝ることになる失敗のうち、原因がここにあるものは少なくありません。

LINEと表計算で回している店が次に見る場所

いまLINEのグループで希望を集めて、表計算で組んでいる店は多くあります。この形の良い点は、全員が使い方を知っていることです。新しく入った人に教える手間がありません。悪い点は、希望が会話の中に流れていくことです。過去の発言を遡って探す時間がかかり、提出されていない人を見落とします。

移る前に試せることが2つあります。1つは、希望の提出を表に直接書いてもらう形です。表計算のファイルを共有して、自分の行に希望を書いてもらいます。これだけで、写す作業が消えます。2つ目は、提出の締め切りを決めて、締め切りの前日に自動で通知が届く形にすることです。提出が遅れる原因の多くは、忘れることです。

この2つで足りなくなるのは、人数が6人を超えたあたりからです。同じセルを2人が同時に触る、行を間違える、といった事故が増えます。ここまで来たら、希望の提出を専用の画面で受ける形に移す価値があります。移すときは、いまの表の列をそのまま再現しようとしないほうがうまくいきます。表の列は、表で扱うために増えたものが混ざっています。

移行の手順は、来月分を新しい形で作り、今月分は今のまま回す並行の1か月を置く形が安全です。新しい形で1か月組んでみて、提出が全員から出て、変更が伝わったなら移行は終わりです。出てこない人がいたなら、原因は道具ではなく伝え方です。その人に個別に手順を見せれば片付きます。

労務の決まりで外せない点

シフトを組む作業は、労務の決まりと直結します。勤務の時間、休憩、休日、割増の賃金には法令で定めがあり、シフトの組み方によって守れなくなることがあります。具体的な判断は、雇用の形と事業の規模によって変わるため、自己判断で結論を出さずに所管の窓口に確かめます。相談の窓口は労働基準監督署で、制度の案内は厚生労働省に置かれています。

アプリを選ぶときに関わるのは、記録が残るかどうかです。シフトの予定と、実際に働いた時間の記録は別のものです。予定だけを残していると、後から実績を確認できません。無料のアプリの多くは予定の管理までを扱うため、実績の記録は別に用意することになります。打刻の仕組みを持たない場合は、出勤と退勤の時刻を記録する方法を決めておきます。

もう1つ注意したいのは、シフトを直前に変えることの扱いです。いったん確定として配ったシフトを店の都合で減らす場合、賃金の扱いが問題になることがあります。減らす可能性がある運用にするなら、あらかじめ条件を決めて説明しておくほうが、後で揉めません。ここも判断は個別の事情によるため、窓口で確かめます。

アプリの機能としては、確定と仮の状態を分けられるかが効きます。まだ仮の段階のシフトを配ってしまうと、スタッフはそれを確定として受け取ります。仮の段階で共有するなら、仮であることが画面に出る形を選びます。表計算で運用している場合は、ファイル名か見出しに「仮」と入れる運用を決めておきます。

予約とシフトを別々に持つと起きること

担当を指名して予約を受ける業態では、シフトと予約は同じものを別の面から見ているだけです。スタッフAが火曜の10時から18時まで出るなら、その時間がAの予約を受け付けられる枠です。この2つを別々の場所で管理すると、必ず食い違いが生まれます。食い違いが出る場面は3つです。シフトを変えたとき、予約が入ったあとに交代したとき、休みを追加したときです。

1つ目は、シフトの表を直したのに、予約の受付の枠が前の状態のまま残る場合です。出ない日に予約が入ります。2つ目は、予約が入っている時間に別の人が入る交代をしたときです。お客様には元の担当の名前で控えが届いています。3つ目は、急な休みを入れたときに、その日の予約の確認が漏れる場合です。当日に担当がいない状態になります。

この3つを人の確認で防ぐには、変更のたびに2つの画面を突き合わせます。週に1回の変更なら回りますが、週に3回以上あると抜けます。抜けたときの影響はお客様に及ぶため、ここは仕組みで止めたい場所です。シフトを入れると受付の枠が自動で変わる形なら、突き合わせの作業そのものが消えます。

無料のシフト管理アプリを選ぶときに、この観点が抜けやすいのは、アプリの一覧が勤怠の側から作られているためです。人手の数を満たすことが目的の職場と、予約の枠を作ることが目的の職場では、必要な機能が違います。自分の店がどちらなのかを先に決めると、比べる対象が半分に減ります。

業種で変わるシフトの組み方

飲食店では、時間帯ごとに必要な人数が大きく変わります。昼の時間と夜の時間で必要な手が違い、どちらにも入れる人と片方だけの人が混ざります。この業態でシフトを組むときの中心は、時間帯ごとの必要人数を先に置き、そこに人を当てる形です。無料のアプリを選ぶなら、時間帯ごとの人数を設定できるかを確かめます。設定できないと、組んだあとに自分で数え直すことになります。

小売店では、開店から閉店までの人数がほぼ一定で、代わりに曜日による差が出ます。組む単位は1週間で、繰り返しの型を作っておけば毎月の作業は短くなります。前月の表を複製して日付だけを直す運用が回るため、道具に求める機能は複製と配布の2つで足ります。無料のアプリでも十分に扱える規模です。

美容室、整体、ネイルのように担当を指名する業態では、シフトが受付の枠と直結します。誰が出ているかが、お客様が選べる担当の一覧になります。ここでは人数をそろえることより、誰がいつ出るかを正確に公開することが重要になります。指名を受ける人が休む日に予約が入ると、お客様に連絡して日程を変えていただくことになります。組んだシフトが予約の画面にそのまま反映される形が、この業態では効きます。

教室やレッスンでは、担当する講師と開催の日程が一体になります。シフトを組むというより、開催の予定を先に決めて、担当を割り当てる順番です。無料のアプリで扱う場合は、シフトの表ではなく開催の一覧として作るほうが噛み合います。予約の受付と同じ場所に置けば、講師が決まった時点で申し込みを受け付けられます。

シフトを組む時間を実際に短くする手順

作成にかかる時間を短くする手順は決まっています。1つ目は、締め切りを固定することです。毎月同じ日に締め切ると、提出の遅れが減ります。締め切りの3日前と前日に通知が届く形にすれば、催促の連絡が消えます。催促は店長の時間を最も食う作業です。

2つ目は、繰り返しの型を作ることです。週の中で固定されている勤務を型として登録し、変わる部分だけを毎月入力します。ほとんどの店では、勤務の7割から8割が固定です。固定の部分を毎月入力し直しているなら、そこを型にするだけで作成の時間が半分近くまで下がります。

3つ目は、埋まらない枠を先に決めることです。人が足りない時間帯が毎月同じなら、その時間の営業の形を変えるか、その時間だけ受け付ける人を増やすかの判断になります。毎月同じ場所で悩んでいるなら、それはシフトの問題ではなく人員の問題です。道具を変えても解けません。

4つ目は、公開した後の変更の受け方を決めることです。交代の申し出をどこに出すか、誰が承認するか、承認されたらどう伝わるかを先に決めます。ここが決まっていないと、変更のたびに個別のやり取りが発生します。申し出と承認と通知が1つの場所で完結する形にすると、当日の確認が要らなくなります。

5つ目は、作成にかかった時間を測ることです。1か月目に120分かかっていた作業が、型を作った2か月目に60分になったなら、効果が数字で出ます。測っていないと、道具を変えた効果も分かりません。毎月の作業時間を1行だけ記録に残す習慣を付けると、次に何を変えるかの判断が早くなります。

無料のまま使い続けるための運用の決め事

無料の範囲で長く回している店には、共通の決め事があります。1つ目は、登録する人数を必要な人だけに絞ることです。辞めた人の登録を消さずに残すと、上限に早く到達します。月末に在籍の人数と登録の人数を突き合わせる習慣を付けると、無駄に上限を使いません。

2つ目は、過去の記録を定期的に手元へ書き出すことです。無料の範囲では保存できる期間に制限がある場合があり、古い月のシフトが見られなくなることがあります。月末に前月分を表の形で書き出して保管しておけば、労務の確認を求められたときに出せます。書き出しができない道具を選んだ場合は、画面を保存する運用を決めておきます。

3つ目は、連絡の手段を1つに決めることです。アプリの通知とLINEの両方で変更を流すと、どちらが最新か分からなくなります。変更の連絡はアプリだけ、緊急の当日の連絡は電話だけ、というように役割を分けます。決めた内容は、新しく入った人に最初に伝えます。

4つ目は、年に一度だけ道具を見直すことです。無料のアプリは更新が止まることがあり、気づかないまま使い続けると、ある月に急に開けなくなります。繁忙期を避けた時期に、いまの人数と目的に合っているかを確かめれば、突然の乗り換えを避けられます。見直しの時期を決めておくと、判断が後回しになりません。

少人数の店で噛み合う組み合わせ

スタッフが1人から10人ほどで、担当を指名して予約を受ける店なら、シフトと予約を同じ場所で持つ形が最も手間が少なくなります。シフトを曜日ごとと個別の日で設定し、そのままお客様が選べる枠になり、スタッフ本人が自分のシフトだけを編集できる形なら、店長が全員分を入力する必要がなくなります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている仕組みであれば、現金でいただく店でも余計な設定が要りません。どこまで含まれるかはできることのページに機能の一覧があります。

正直に書くと、この形には弱い点もあります。打刻と労働時間の集計、給与の計算までは扱いません。スタッフが10人を超えて、勤怠の集計に時間がかかるようになったら、勤怠の専用のシステムを別に併用する判断になります。電話でのサポートを用意していない場合もあるため、導入の設定を人に任せたい場合は向きません。人数と目的で選ぶ形が噛み合います。段階ごとに使える範囲は料金のページで確かめられます。

判断の順番としては、まずシフトを何のために作っているかを1行で書きます。予約の枠を作るためなら予約の側で持ち、給与の計算のためなら勤怠の側で持ちます。どちらでもなく人手の数をそろえるだけなら、無料のシフト作成のアプリで足ります。条件ごとの違いを並べて見たい場合は他社との比較のページが材料になり、業態ごとの実際の画面はデモを見るのページで触って確かめられます。

最後に、移すときの進め方です。来月分を新しい形で組み、今月分は今の方法で回す並行の期間を1か月置きます。並行の期間にスタッフ全員が自分の端末から見られる状態を作り、変更が届くかを1度試します。ここで全員から希望が出て、変更の通知が届いたなら、翌月から完全に切り替えます。導入の前に確かめたい細かい点はよくある質問のページに整理されているため、決める前に読んでおくと後戻りが起きません。

Q1. 無料のシフト管理アプリで何人まで足りますか？

無料の範囲は登録できる人数で線が引かれていることが多く、5人から10人あたりで有料に切り替わるものが一般的です。スタッフが上限に達したとき、勤務の実績を集計して給与の計算に使いたくなったときが、有料へ移る境目になります。

Q2. スタッフ向けのアプリと店長向けのアプリは何が違いますか？

スタッフ向けは自分の勤務を記録して給与の見込みを出す道具で、店のシフトを配る機能はありません。店長向けは複数人の希望を集めて表を作り、全員に配ります。店として導入するなら、希望の提出、配布、変更の通知の3つができるかを確かめます。

Q3. LINEと表計算での管理をやめる目安はいつですか？

希望を出す人が4人を超えて、写す作業に30分以上かかるようになった時点が目安です。同じセルを2人が同時に触る事故が増えるのは6人あたりからです。まずは表を共有して各自が自分の行に書く形を試し、それでも足りなければ移します。

Q4. シフトと予約は同じ仕組みで管理したほうがよいですか？

担当を指名して予約を受ける業態なら、同じ場所で持つほうが食い違いが起きません。別々に管理すると、シフトを変えたのに受付の枠が直っていない状態が生まれ、当日に担当が不在という形で表に出ます。勤怠の集計が必要なら、専用のシステムを併用します。