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Googleフォームで自動返信メールを設定する｜受付の作り方
2026年10月2日・Rizaflow編集部
Googleフォームで予約や問い合わせを受け始めると、最初に足りないと気づくのが自動返信です。送った側には控えが残らず、店側も受け取ったことを伝えられない。この状態が続くと「申し込めたか分からないので電話しました」という連絡が増えます。Googleフォームで自動返信メールを設定する方法は4通りあり、できることと上限がそれぞれ違います。順番に見ていけば、どれを選べばよいかはすぐ決まります。
自動返信で何が返るのかを、先に確かめる
設定の手順を追う前に、Googleフォームの標準機能で返るものが何かを押さえてください。ここを誤解したまま設定すると、想像していた文面と違うものが届きます。
標準機能で送られるのは「回答のコピー」です。フォームのタイトルと、質問と、その人が入力した答えが並んだ一覧が届きます。店からの挨拶文や、来店の案内や、持ち物の説明は入りません。差出人はフォームを持っているGoogleアカウントになり、件名はフォームのタイトルが元になります。
つまり標準機能は、控えを渡す仕組みです。案内文を届ける仕組みではありません。
この違いが分かれば、選び方は次のように整理できます。
・控えが届けば足りる場合は、標準機能で終わり ・店の言葉で案内を届けたい場合は、アドオンか自作の仕組みが必要 ・受け付けた順に枠を押さえるところまで自動にしたい場合は、フォームの外へ出る
予約の受付では、3つ目に行き着くことが多くなります。ただし最初の1件目から仕組みを組む必要はありません。件数が少ないうちは標準機能で始めて、手が回らなくなった時点で切り替えるのが早いです。
受け付けたことを返さないと、電話が増える
自動返信を後回しにしてよいかどうかは、その後に来る連絡の量で決まります。
申し込んだ人の側から見ると、送信ボタンを押したあとに残るのは画面の一言だけです。ブラウザを閉じたら何も残りません。日付を間違えていないか、送れたのか、返事はいつ来るのか。確かめる方法が無いので、心配になった人は電話をかけてきます。
この電話は、受付の手間として二重に効きます。1件の申し込みに対して、フォームの確認と、電話の応対の両方が発生するからです。施術中や接客中に鳴れば、その場の作業も止まります。
自動返信は、この確認の電話を止めるために置くものです。だから文面には「受け取りました」という事実を必ず入れます。逆に、文面が丁寧でも受け取った事実が読み取れないと、電話は止まりません。
自動返信を置く前に、いま来ている確認の電話が1日に何件あるかを数えておくと判断が早くなります。3日ぶん数えれば傾向は見えます。数えないまま設定すると、効いたかどうかが分からないままになります。
もうひとつ、届いたメールは記録としても働きます。日付や人数の行き違いが起きたとき、控えが両方の手元にあれば話が早く終わります。口頭と画面だけのやり取りだと、どちらの記憶が正しいかを争うことになります。
標準機能で回答のコピーを送る手順
いちばん手数が少ない方法です。追加の道具は要りません。手順は次の通りです。
- Googleフォームでフォームを開く
- 上部の「設定」を開く
- 「メールアドレスを収集する」で「確認済み」または「回答者からの入力」を選ぶ
- 「回答」の横の下向き矢印を開く
- 「回答のコピーを回答者に送信」で「リクエストされた場合」または「常に表示」を選ぶ
順番が大事です。メールアドレスを収集する設定を先に入れないと、回答のコピーを送る項目は選べません。送る宛先が決まっていないからです。
「リクエストされた場合」を選ぶと、フォームの下に控えを受け取るかどうかのチェック欄が出ます。チェックを入れた人にだけ届きます。「常に表示」を選ぶと、全員に届きます。予約の受付なら「常に表示」を選んでください。控えを望まない人はまずいませんし、チェックを入れ忘れた人から後で問い合わせが来ます。
なお、自動返信が届かない場合について、公式のヘルプは次のように書いています。
状況によっては、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があります。 出典: support.google.com
届いていないという連絡を受けたら、まず迷惑メールの箱を見てもらってください。フォームの設定を疑うより先に確かめる場所です。
「確認済み」と「回答者からの入力」を使い分ける
メールアドレスの集め方は2通りあり、性質がまったく違います。
「確認済み」を選ぶと、Googleアカウントに登録されているアドレスがそのまま記録されます。打ち間違いが起きません。その代わり、回答する人はGoogleアカウントでログインしている必要があります。
「回答者からの入力」を選ぶと、その人が手で打ったアドレスが記録されます。誰でも回答できます。その代わり、打ち間違いがそのまま通ります。
店の受付でどちらを選ぶかは、来る人の層で決まります。仕事で使うアカウントを持っている人が相手なら「確認済み」で困りません。年齢の幅が広い相手、スマートフォンだけで済ませている相手が多いなら「回答者からの入力」にしてください。ログインを求めた時点で、そこで離れる人が出ます。
「回答者からの入力」を選んだ場合は、打ち間違いへの備えを入れておきます。確認用にもう一度入力させる欄を足す方法もありますが、入力の手間が増えるので、送信後の画面に「控えが届かない場合はこちらへ」と連絡先を書いておくほうが早く済みます。
アドオンで店の文面を届ける
標準機能では文面を作れないため、案内文を届けたい場合はアドオンを足します。フォームの画面から追加して、件名と本文を作り、回答の値を差し込む形です。
ここで注意が要るのが上限です。無料で使える範囲には送信数の制限があります。
アドオンを使用し自動返信メールの設定を行っている場合、メール送信数の制限がかかっている可能性があります。無料版では1日最大20件（※）しかフォームの回答をメールで送信できないため、それ以上の回答があったとしても自動返信を送ることはできません。 出典: tayori.com
1日に20件までという上限は、予約の受付では現実的な数字です。週末に申し込みが集中する店なら、土曜の午前で使い切ります。使い切ったあとは自動返信が止まり、送られなかったことに気づけません。
アドオンを選ぶときは、次の3点を追加の前に確かめてください。
・1日に送れる数の上限と、上限に達したときに通知があるか ・差出人のアドレスを店のものに変えられるか ・送信の記録が残り、後から届いたかどうかを確かめられるか
3つ目が無いものは、予約の受付には向きません。届いたかどうかを確かめられない通知は、無いのと同じ扱いになります。
Apps Scriptで自作するときに当たる上限
文面も送信の条件も自由にしたい場合は、Google Apps Scriptで書く方法があります。フォームが送信されたときに動く仕掛けを作って、自分でメールを送る形です。
自由度は高い一方で、Googleが定めた上限の中で動きます。公式に公開されている数字のうち、受付の仕組みに直接効くのは次の4つです。
・1日に送れるメールの宛先の数は、一般のGoogleアカウントで100件、Google Workspaceのアカウントで1,500件 ・1回のメールで指定できる宛先は50件まで ・1回の実行は6分まで ・自動で動かす仕掛けの合計の実行時間は、一般のアカウントで1日90分、Google Workspaceで1日6時間
1日100件という枠は、1件の予約に1通返すだけなら充分です。ただし、店への通知と本人への控えを両方送ると、1件で2通を使います。リマインドを前日に送る仕組みも足すと、さらに増えます。想定している件数の3倍で考えておくと、途中で止まりません。
もうひとつ気をつける点があります。自作した仕組みは、止まったときに誰にも知らせません。エラーの記録は管理の画面に残りますが、見に行かなければ気づけません。週に1回は実行の記録を開いて、失敗が並んでいないかを見る習慣が必要になります。
店への通知だけを自動にする
本人への返信より先に、店が気づける仕組みを入れたい場合もあります。こちらは設定が1か所で済みます。
フォームの「回答」を開き、その他のメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選びます。これで、回答が入ったときにフォームの持ち主へメールが届きます。
小さな店では、この通知だけで回っていることがあります。通知を見て、店から個別に返信する形です。件数が1日に数件なら、この形が一番確実です。文面を都度変えられるので、空いている枠を提示して選んでもらう流れも作れます。
ただし、この形は店が見た時点でしか動きません。定休日や夜間に入った申し込みは、翌営業日まで放置されます。その間に別の店で決めてしまう人が出ます。どこまで自動にするかは、この待ち時間をどれだけ許せるかで決めてください。
自動返信の文面に、必ず入れる4つ
自動返信の文面を作るときに落としやすい要素があります。次の4つは必ず入れてください。
1つ目は、受け取ったという事実です。「送信ありがとうございました」だけでは、届いたのかが伝わりません。「以下の内容で受け付けました」と書きます。
2つ目は、これが確定ではないという断りです。空き枠を確かめてから折り返す運用なら、そこを明記します。書かないと、来店の当日に「予約したはずだ」という食い違いが起きます。
3つ目は、いつ返事が来るかです。「1営業日以内にご連絡します」と書いておけば、その間の問い合わせは来ません。定休日がある店は、定休日を併記してください。
4つ目は、変更や取り消しの連絡先です。自動送信のアドレスに返信しても誰も読まない場合は、そのことを書いて別の窓口を案内します。
定休日や営業時間の外に入った申し込みを、どこまで自動で返すかも決めておきます。深夜に申し込んだ人に「1営業日以内に連絡します」と返るだけで、翌朝までの問い合わせは止まります。返す文面を時間帯で変える必要はありません。いつ返事が来るかが書いてあれば足ります。
文面の頭には、自動で送っていることを1行で書いておきます。人が打った文章だと思われると、細かい質問への返信として使われます。
送る文面の長さは、画面1つぶんに収める
文面を作れる形にすると、書きたいことが増えます。持ち物、駐車場、キャンセルの規定、初回の流れ。全部入れると、スマートフォンで数回スクロールする長さになります。
読まれるのは最初の画面に入っている範囲だけです。そこに、受け付けた事実と、いつ返事が来るかと、変更の連絡先を置きます。それ以外は、店のページへのリンクを1本置いて逃がしてください。長い説明を全員に送るより、必要な人がその場で開ける形のほうが読まれます。
季節の挨拶や長い前置きは削ります。自動で届くメールにそれが入っていると、かえって機械が書いた文章に見えます。
自動返信と一緒に、送信後の画面も直す
自動返信に気を取られて手を付け忘れるのが、送信ボタンを押した直後に出る画面です。初期の状態では「回答を記録しました」という一言しか出ません。
ここは編集できます。フォームの設定から、送信後に表示するメッセージを書き換えてください。入れるのは、自動返信が届くこと、届かない場合の連絡先、返事までの目安です。メールが迷惑メールの箱に落ちた人は、この画面しか手がかりがありません。
画面とメールで書いてあることを揃えるのも大事です。画面には「すぐに折り返します」と書いてあり、メールには「1営業日以内」と書いてあると、遅いと感じる人が出ます。文面を直すときは、両方を同時に直してください。
受付と確定を、言葉で分ける
フォームで受ける形には、構造上の弱点が1つあります。同じ枠に2人が申し込めてしまうことです。
フォームは、送信された内容を順に記録するだけの道具です。その時間が空いているかどうかは見ていません。だから、人気のある時間帯には申し込みが重なります。重なったことは、店が突き合わせるまで分かりません。
この弱点を運用でしのぐには、言葉を分けるのが確実です。フォームで受けるものを「申し込み」と呼び、店が返事をした時点で「予約」になると決めます。フォームの冒頭と自動返信の文面の両方に、同じ言葉で書きます。
うまくいっていない店では、この2つが同じ言葉になっています。「予約フォーム」と書いて受け、確定の連絡もせずに当日を待つ形です。この形は、重なったときに必ずもめます。先に申し込んだ人を優先するという説明は、後から申し込んだ人には通りません。
件数が増えて突き合わせが追いつかなくなったら、空き枠を見せて押さえる仕組みに移る時期です。
フォームで受け続けたときに出る上限
Googleフォーム自体にも、件数が増えたときに機能が働かなくなる線があります。公式のヘルプには、次の目安が書かれています。
・回答の概要が表示されないのは、回答が50,000件を超えている場合 ・スプレッドシートと同期されないのは、回答が100,000件を超えている場合 ・ダウンロードしたファイルが送信の日時で並ばないのは、回答が10,000件を超えている場合 ・質問や回答の個別の表示が出ないのは、回答が10,000件を超えている場合
小さな店が予約の受付で使う範囲では、当たる数字ではありません。ただ、1つのフォームを何年も使い続ける場合は10,000件に届きます。年度ごとにフォームを作り直すか、古い回答を別のファイルへ移す運用を決めておいてください。
フォームの中身にも上限があります。質問や説明などのコンテンツは1つのフォームに300個まで、セクションは75個までです。メニューを増やしていくと、この数に近づきます。
回答の受付を止める設定を、先に覚える
自動返信を整えたあとに必要になるのが、受付を止める方法です。満席になったとき、休業するとき、締切を過ぎたときに使います。
公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンを開き、「回答を受付中」をオフにします。オフにすると、開いた人には受付が終わった旨のメッセージが出ます。この文言は編集できるので、次にいつ受け付けるかを書いておくと問い合わせが減ります。
締切や上限を先に決めておくこともできます。「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時で締めるか、回答の数で締めるかを選びます。定員のあるイベントや教室では、この設定が効きます。
ただし、同時に複数の人が回答した場合は、上限を超えて受け付けられることがあります。定員をぴったり守りたい場合は、上限より少し手前で締めて、残りを店が調整してください。
台帳をスプレッドシートで持つときの注意
フォームの回答はスプレッドシートに流せます。そのまま台帳として使っている店も多くあります。
この形で困るのは、列の意味が後から変わることです。フォームの質問を足すと列が増え、削ると並びがずれます。数か月分の記録を見返したときに、同じ列に違う意味の値が入ることになります。
対処は2つあります。1つは、質問を足すときに列の順番を確かめて、末尾に足すことです。もう1つは、月ごとに別のファイルへ書き写して、そこでは列を変えないことです。
顧客の名前や連絡先を扱う点にも気をつけてください。共有の設定を開いたままにすると、リンクを知っている人が全員見られます。フォームを共同で編集できる人は、つながっているスプレッドシートも見られます。担当者が変わったときは、フォームとスプレッドシートの両方から権限を外してください。
差出人のアドレスを、店のものに見せる
自動返信を整えたあとに気になり始めるのが、差出人の表示です。標準機能で送ると、差出人はフォームを持っているGoogleアカウントになります。個人名のアカウントで作っていると、店の名前ではなく個人名で届きます。
受け取った側から見ると、これは不安の元になります。申し込んだ店の名前が出ていないメールは、迷惑メールだと思われて開かれないことがあります。店名で検索しても出てこないアドレスなら、なおさらです。
対処は3通りあります。
・店の名前でGoogleアカウントを1つ作り、フォームはそのアカウントで持つ ・Google Workspaceを契約して、独自ドメインのアドレスで持つ ・差出人を指定できるアドオンを使う
いちばん手早いのは1つ目です。アカウントの表示名を店の名前にしておけば、届いたメールの差出人欄に店名が出ます。フォームを作り直す手間はかかりますが、受付の窓口を個人のアカウントから切り離せるので、担当が変わったときの引き継ぎも楽になります。
独自ドメインのアドレスで送る形にすると、届く率そのものが変わります。店のサイトと同じドメインから届くメールは、受信側の仕組みに弾かれにくくなります。サイトを持っている店なら、この形を目指してください。
聞く項目を増やしすぎない
自動返信の設定より前に、フォームの項目を見直す価値があります。項目が多いフォームは、途中でやめる人が増えます。
予約の受付で最低限必要なのは、名前、連絡先、希望の日時、希望のメニューの4つです。ここから増やす場合は、その項目が無いと受け付けられないかを1つずつ考えてください。
よく足されているが、なくても回るものを挙げます。
・住所（出張や配送がなければ不要） ・生年月日（年齢の確認が要る施術以外は不要） ・どこで知ったか（聞きたい気持ちは分かるが、申し込みの場では後回しでよい） ・要望の自由記入欄（あってよいが、必須にしない）
聞かなかった項目は、返信のやり取りの中で聞けます。逆に、入力が長いことで離れた人には、もう聞けません。
項目の並び順も効きます。答えやすいものを先に置き、迷うものを後ろに置きます。日時の希望を先頭に置くと、空いているかどうかを考え込んで止まる人が出ます。名前と連絡先を先に入れてもらうほうが、最後まで進みます。
設定したら、自分で1件通してみる
設定を終えたあと、自分の手で1件申し込んでから公開してください。設定の画面を見ただけでは、届く文面の見た目は分かりません。
確かめる点は5つです。
1つ目は、届いたかどうかです。届かない場合は迷惑メールの箱も見ます。 2つ目は、差出人の表示です。店の名前になっているかを見ます。 3つ目は、件名です。何の件か分かる言葉になっているかを見ます。 4つ目は、スマートフォンで開いたときの見た目です。申し込む人の大半はスマートフォンで読みます。横に長い行が折り返されて読みにくくなっていないかを見ます。 5つ目は、返信したときにどこへ届くかです。自動送信のアドレスに返しても誰も読まない仕組みなら、そのことが文面に書かれているかを確かめます。
テストで入れた1件は、必ず消してください。消し忘れると、月末に数を数えたときに1件ずれます。スプレッドシートに流している場合は、そちらの行も消します。
公開したあとも、月に1回は自分で1件通す価値があります。フォームの仕様や差出人の扱いは静かに変わることがあり、届かなくなっていても誰も教えてくれません。
件数が増えたときに、最初に壊れる場所
フォームで受ける形は、件数が増えると決まった順番で壊れます。どこまで来たかを知っておくと、切り替える時期を見誤りません。
最初に壊れるのは、空き枠の把握です。申し込みを受けるたびに、その時間が空いているかを自分の頭か紙で確かめる形になります。1日に2件なら覚えていられますが、5件を超えると確かめる作業そのものが仕事になります。
次に壊れるのは、変更への対応です。日時を変えたいという連絡が来たとき、元の申し込みを探し、新しい時間が空いているかを見て、記録を書き換えます。この一連を人がやると、書き換え漏れが出ます。
3番目に壊れるのは、来ない人への対応です。前日のリマインドを手で送るのは、件数が増えるとまず止まります。止まると無断のキャンセルが増えます。
4番目に壊れるのは、来たあとの声かけです。御礼の連絡や次回の案内は、受付の作業が詰まると真っ先に省かれます。ここが止まると、新しく来た人が一度で終わります。
自動返信は1番目の手前にある工程です。だから、自動返信を整えた時点で受付が楽になった感覚は出ますが、件数が伸びれば1番目から順に手間が戻ってきます。いま自分が何番目にいるかを見てから、次の手を選んでください。
受付の道具を選び直すときに、見る場所
自動返信の設定を終えてもまだ手間が残るなら、受け方そのものを見直す段階です。見るべき点は4つに絞れます。
1つ目は、空き枠を見せて押さえられるかどうかです。ここが自動になると、重なりの突き合わせが消えます。
2つ目は、前日のリマインドと来店後の御礼まで自動で送れるかどうかです。受け付けたときだけ返る仕組みでは、来ない人と、来たあとに離れる人が減りません。
3つ目は、事前決済が要るかどうかです。現金や振込で完結している業種なら、決済込みの高い段階を選ぶ理由はありません。受付ツールの中には、決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしているものもあります。何が標準で使えるかはできることのページに機能の一覧があり、リマインダーと御礼メールの扱いも並んでいます。段階ごとの違いと上限の超え方は料金のページに書かれており、無料で使える範囲も確かめられます。
4つ目は、自分の業種で同じ形が回っているかどうかです。業種ごとの使い方のページには、占いや教室、整体、出張のような時間枠で受ける仕事ごとの組み立て方が並んでいます。実際の画面を触ってから決めたい場合はデモを見るから、店側の管理画面と客側の予約ページの両方をログインなしで開けます。他の受付ツールと同じ条件で並べた表は他社との比較のページにあり、どの段階で何が使えるかを公開情報だけで確かめられます。細かい挙動で迷ったときはよくある質問のページを先に見てください。
Googleフォームは、受付を始めるための道具としては優れています。無料で、すぐ作れて、誰でも回答できます。自動返信も設定1つで足せます。足りなくなるのは、枠の重なりと、来店までの連絡と、来たあとの声かけを人が抱え始めたときです。その時点で切り替えれば、フォームで受けた期間は無駄になりません。どの項目が手間になっているかを書き出してから、道具を選んでください。
Q1. Googleフォームの標準機能だけで、店の案内文を自動返信できますか？
できません。標準機能で送れるのは「回答のコピー」だけで、質問とその人の答えが並んだ一覧が届きます。件名はフォームのタイトルが元になり、本文に挨拶や来店の案内は入りません。店の言葉で案内を届けたい場合は、アドオンを足すか、Apps Scriptで自分で送る形にする必要があります。
Q2. 「確認済み」と「回答者からの入力」は、どちらを選べばよいですか？
来る人の層で決めてください。「確認済み」はGoogleアカウントのアドレスがそのまま記録されるので打ち間違いが起きませんが、回答する人はログインが必要です。「回答者からの入力」は誰でも回答できるかわりに、打ち間違いがそのまま通ります。幅広い年齢の方が申し込む店では、後者にしてログインの壁を作らないほうが取りこぼしが減ります。
Q3. 自動返信が届かないと言われたときは、どこを見ればよいですか？
最初に迷惑メールの箱を確かめてもらってください。公式のヘルプにも、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策で回答のコピーが届かない場合があると書かれています。そこに無ければ、メールアドレスを収集する設定が入っているか、アドオンの1日の送信上限に達していないか、入力されたアドレスに誤りがないかを順に見ます。
Q4. フォームで予約を受けると、同じ時間に2人が申し込めてしまいますか？
起こります。フォームは送信された内容を順に記録するだけで、その時間が空いているかは見ていないためです。運用でしのぐなら、フォームで受けるものを「申し込み」と呼び、店が返事をした時点で「予約」になると決めて、フォームと自動返信の両方に同じ言葉で書いてください。突き合わせが追いつかなくなったら、空き枠を見せて押さえる仕組みへ移る時期です。