Googleフォームで予約を受ける方法と、二重予約が起きる理由

Googleフォームを予約システムとして使えないか、という検討はとても自然なものです。 Googleアカウントがあれば追加の費用はかからず、フォームの作り方も難しくありません。 実際に、この形で予約を受けている店や教室は数多くあります。

一方で、しばらく使った人から必ず出てくる困りごとが1つあります。 同じ時間に2件の予約が入ってしまう、という事故です。 この記事では、Googleフォームで予約を受ける方法を押さえたうえで、なぜ二重予約が起きるのかを仕組みの側から説明します。 そのうえで、公式に用意されている設定でどこまで防げるのか、どこからは防げないのかを分けて示し、自分の仕事ならこのままでよいのかを判断できる状態を目指します。

Googleフォームを予約システムとして使うとはどういうことか

Googleフォームは、本来アンケートや申し込みを集めるための道具です。 これを予約に使う場合、次の3つを組み合わせることになります。

1つ目は、日時を選択式の質問にすることです。 「10月5日 14:00」のような選択肢を並べて、その中から選んでもらいます。 自由記述にすると候補の出し直しが発生するので、選択式が前提です。

2つ目は、回答の保存先をスプレッドシートにすることです。 送られた回答が表の形で並ぶので、日付順に並べ替えて当日の予約表として使えます。

3つ目は、回答があったときの通知を有効にすることです。 これを入れておかないと、自分でフォームを開くまで予約に気づけません。

この3つが揃えば、予約を受けるという目的は一応果たせます。 Googleフォームを予約に使う考え方については、次のように説明されています。

Googleフォームを利用することで、簡易的な予約システムを無料で作成することができます。Googleフォームの予約システムに不足を感じるようになったら、本格的で多機能な予約システム作りへとステップアップするとよいでしょう。 出典: yoyaku-package.com

「簡易的な」という言葉が示しているのは、予約を受けること自体はできても、予約に特有の判断は入っていないという点です。 この差がどこに出るのかを、以下で具体的に見ていきます。

Googleフォームで予約を受けるまでの手順の要点

作る手順そのものは短いものです。

フォームを新規で作り、タイトルと説明を書きます。 説明には店名、受付時間、所要時間、確定の連絡がいつ届くか、キャンセルの締め切り、当日の連絡先を並べます。

質問は4つあれば足ります。 お名前（漢字とカナ）、連絡先、希望の日時（選択式）、希望のメニュー（選択式）です。 初回か再訪かを聞く項目を足すと、準備が変わるので役に立ちます。

設定では、回答を1回に制限するかどうかと、送信後の確認メッセージを確かめます。 Googleのヘルプによると、回答を1回に制限する設定を使う場合、回答者はGoogleアカウントにログインする必要があります。 一般のお客さまを相手にするなら、ログインを求める形は離脱の原因になるため、基本は外しておくほうが無難です。

回答の保存先は、回答の画面から「回答の送信先を選択」でスプレッドシートを指定します。 新しいスプレッドシートを作るか、既存のものを選ぶかのどちらかです。 通知は、回答画面のその他のメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選びます。

最後に公開して、URLをSNSのプロフィールやサイトのボタン、Googleビジネスプロフィールに置きます。 ここまでで、フォームによる予約受付は動き始めます。

Googleフォームで予約を受けるメリット

この形を選ぶ理由は、はっきりしています。

第1に、費用がかからない点です。 Googleアカウントがあれば作れるので、開業直後で予約の件数が読めない時期に向いています。

第2に、今日のうちに始められる点です。 審査や契約がなく、作って公開すれば即日で受付が始まります。 チラシを配る直前、SNSで告知する直前に間に合わせたい場面では、この速さが効きます。

第3に、項目を自由に決められる点です。 予約に特化した仕組みでは、聞ける項目が決まっている場合があります。 フォームなら、持ち物、アレルギー、駐車場の要否など、自分の仕事に必要な質問を好きなだけ足せます。 Googleのヘルプによると、質問、説明、画像、動画などのコンテンツは最大300個まで追加でき、セクションは最大75個まで作れます。

第4に、データが手元に残る点です。 回答はスプレッドシートに並び、CSV形式でのダウンロードもできます。 あとから別の仕組みに移すときに、お客さまの一覧を持ち出せます。

この4つは、予約に特化した仕組みでも無料プランなら同じように得られるものもあります。 それでもフォームを選ぶ理由が残るのは、項目の自由度と、すでに使い慣れているという点です。

二重予約が起きる理由を仕組みから理解する

ここが本題です。 Googleフォームで予約を受けると、なぜ同じ時間に2件入るのか。

理由は1つです。 フォームは、送られてきた回答を受け取る道具であって、時間の在庫を持っていないからです。

予約に特化した仕組みは、内部に「10月5日14:00の枠は残り0」という在庫の考え方を持っています。 1件入れば在庫が0になり、その枠は候補から消えます。 フォームにはこの在庫がありません。 「10月5日 14:00」はただの選択肢の文字列で、何人がそれを選んだかを判断しません。 だから、2人が同じ選択肢を選んで送信すれば、2件とも受け付けられます。

しかも、この事故は「同時」でなくても起きます。 午前に1件入り、午後にもう1件入る場合も同じです。 午前の予約を受けたあと、こちらが手でその選択肢を消さないかぎり、その枠は開いたままです。 予約が入ってから選択肢を消すまでの時間が、そのまま事故の起きる窓になります。

夜に予約が入る仕事では、この窓が長くなります。 21時に1件入って、それに気づくのが翌朝9時なら、12時間ぶん開いたままです。 店を閉めているあいだにネットから予約を受けたい、という本来の目的と、手で選択肢を消さなければならないという制約が、ここで正面からぶつかります。

締め切りと回答数の上限は設定できる

Googleフォーム側にも、受付を止める仕組みは用意されています。

回答者は公開済みのフォームにアクセスできますが、回答の受け付けを停止することもできます。回答者に対して「このフォームは回答の受け付けを終了しました」というメッセージや、カスタム メッセージを表示できます。 出典: support.google.com

同じページには、終了日や回答数の上限を設定できることも書かれています。 公開済みのフォームの公開アイコンから「回答を受付中」をオフにできますし、「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時で締める形や、受け付ける回答数で締める形を選べます。

この設定が効くのは、定員が決まっている単発の催しです。 定員20名のワークショップなら、回答数の上限を20に設定すれば、21人目からは自動で締め切られます。 締め切りの日時も設定できるので、申込期限の管理も自動になります。

ただし、数えているのはフォーム全体の回答数です。 時間枠ごとの空きは数えていません。 1日に3つの枠がある日程で、14:00の枠だけを締め切る、という使い方はできません。 「その日はもう埋まった」という状態を表す方法が、フォームには無いのです。

この線引きを理解しておくと、フォームで足りるかどうかの判断がはっきりします。 定員を1つ数えるだけなら足ります。 枠ごとに在庫を持つ必要があるなら足りません。

リマインダーと確認メールの扱い

もう1つ、予約に特有の作業が残ります。

Googleフォームは、送信後に確認メッセージを画面に出せますが、お客さま宛に予約内容のメールを送る機能は標準では持っていません。 予約を受けた旨の連絡と、前日のリマインダーは、自分で送ることになります。

手で送る場合の手間を数えてみます。 1件あたり、確定の連絡に2分、前日のリマインダーに1分とすると3分です。 月に50件なら150分、つまり2時間30分です。 月に100件なら5時間になります。

リマインダーを省く選択もできますが、無断キャンセルはリマインダーの有無で大きく変わります。 前日に一度連絡が入るだけで、来店を忘れる人はかなり減ります。 リマインダーを送らない運用は、無断キャンセルによる売上の目減りを受け入れることと同じです。

Googleのヘルプでは、通知のオプションを増やして回答者へフォローアップのメールを送るには、フォームの通知用アドオンを追加するよう案内されています。 アドオンで自動返信を足す道はありますが、提供元の更新が止まる可能性と、お客さまの連絡先が入るフォームに外部の部品を接続することの2点は、入れる前に考えておく必要があります。

Googleフォームの弱点をどう補うか

補い方は大きく3つです。

1つ目は、運用で補う方法です。 フォームの説明に「送信をもって予約確定ではありません。折り返しのご連絡で確定します」と明記し、こちらで空きを確認してから返信します。 二重予約は起きますが、確定前に調整できるので事故になりません。 フォームで受けるなら、これが最も現実的な運び方です。

2つ目は、アドオンや外部の道具で補う方法です。 自動返信、回答数の上限、選択肢の自動削除などを足せます。 ただし、月あたり数百円から数千円のものを2つ3つ重ねると、予約に特化した仕組みの月額と変わらない金額になります。

3つ目は、Googleの別の道具に替える方法です。 Googleカレンダーの予約スケジュールなら、空き枠の計算はカレンダーが行います。 次の段で、この2つの違いを整理します。

補い方を選ぶ基準は、手間の総量です。 毎日の手作業が10分を超えるようになったら、補うのではなく仕組みを替える段に入っています。

スプレッドシートで受付の状況を見えるようにする

フォームで受けると決めたなら、回答のスプレッドシートを予約台帳として育てるのが近道です。 工夫を3つ挙げます。

1つ目は、列を3つ足すことです。 確定の連絡を送ったか、来店したか、次回の予約を取ったかの3つです。 この3列があるだけで、連絡の漏れと無断キャンセルの数がその場でわかります。 月末にこの列を数えれば、無断キャンセルが何件で、いくら消えたかが出ます。

2つ目は、日付の列を日付として扱える形にすることです。 自由記述で受けた日時は文字列になるので並べ替えができません。 日付と時刻を別の選択式の質問にしておけば、そのまま並べ替えられます。 当日の行に色が付くよう条件付き書式を入れておくと、朝にシートを開くだけでその日の予定が見えます。

3つ目は、枠ごとの残数を数える欄を作ることです。 関数で同じ日時の回答数を数えて、上限に達した枠を色で示します。 これで「もう埋まっている枠」がひと目でわかるので、選択肢を消す作業を忘れにくくなります。 ただし、これはあくまで自分が気づくための仕掛けです。 お客さまが見ているフォームの選択肢は自動では消えないため、消す作業は残ります。

限界も書いておきます。 同じお客さまが3回来ても、シートには3行別々に並ぶだけで、その人の来店履歴にはなりません。 前回の内容や好みを引くには、名前で検索して自分でたどることになります。 履歴とメモが1人ずつまとまる形が要るようになったら、顧客管理を持つ仕組みへ移る段です。

フォームのURLをどこに置くか

予約フォームを作っても、URLの置き場所が少ないと予約は増えません。 置く場所は5つあります。

1つ目は、SNSのプロフィールです。 InstagramやXのプロフィール欄にリンクを置きます。 投稿の本文に書いても流れてしまうので、固定の場所に置くことが要です。

2つ目は、自分のサイトのボタンです。 スマホで開いたときに、下までスクロールしなくても見える位置に置きます。

3つ目は、Googleビジネスプロフィールです。 地図から店を見つけた人がそのまま予約できるようになります。 地域の名前で検索して来る人が多い仕事では、ここが一番効きます。

4つ目は、会計時に渡すカードです。 QRコードを印刷して渡せば、次回の予約をその場で取ってもらえます。

5つ目は、お客さまへのメールです。 来店の御礼を送るときに、次回の予約のリンクを添えます。

置くときに気をつける点が1つあります。 URLを変える可能性があるなら、印刷物に直接載せないことです。 自分のサイトに予約用のページを1つ作って、そこから飛ばす形にすれば、あとで仕組みを替えてもリンク先を差し替えるだけで済みます。

お客さまの情報の扱いで気をつけること

予約フォームには、名前と連絡先が必ず入ります。 仕事によっては、体の状態や希望する施術の内容まで入ります。 扱いを決めておかないと、あとで困ります。

第1に、誰がそのフォームとシートを見られるかを確かめます。 Googleのヘルプには、共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできると書かれています。 共同編集者を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方から個別に外す必要があります。

第2に、聞かない項目を決めます。 住所は出張や訪問の仕事でなければ要りません。 生年月日も、施術で必要な場合を除いて聞かないほうがよいです。 集めた情報は守る義務が生まれるので、要らないものは最初から集めないのが最も安全です。

第3に、何に使うかを書きます。 予約の確認と当日の連絡に使う、という一文をフォームの説明に入れておきます。 お知らせのメールを送る予定があるなら、その旨も書いて、受け取るかどうかを選べるようにします。

第4に、シートの置き場所です。 個人のGoogleアカウントのドライブに置いたまま、パソコンを家族と共用している場合は注意が要ります。 店の情報は店のアカウントに分ける、という整理だけでも事故は減ります。

Googleカレンダーの予約スケジュールとの違い

同じGoogleの道具でも、この2つは性質が違います。

Googleカレンダーの予約スケジュールは、自分のカレンダーの空き時間を予約ページとして公開する機能です。 カレンダーに予定が入っている時間は候補から消えるため、二重予約が起きにくくなります。 1日あたりの予約件数の上限や、予約と予約の間に空ける準備時間も設定できます。

ただし、無料で使える範囲には線があります。 Googleのヘルプでは、個人のGoogleアカウントとWorkspace Business Starterプランでは予約ページを1つだけ作れると書かれています。 複数の予約スケジュールの作成、リマインダーメールの自動送信、予約に対する支払いの受け付け、スパム予約を防ぐためのメールアドレス確認などは、対象のプランでのみ使える機能として一覧になっています。 リマインダーメールのテキストは編集できないとも明記されています。

作成できる場所にも制約があります。 AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは予約スケジュールを作成できないため、設定はパソコンで行うことになります。

使い分けの目安はこうなります。 聞きたい項目が多く、定員を1つ数えるだけならフォームです。 枠の空きを自動で管理したく、聞く項目は名前と連絡先で足りるなら予約スケジュールです。 どちらも足りないなら、予約に特化した仕組みを見る段です。

Googleフォームで足りる仕事、足りない仕事

足りるのは、次の条件に当たる仕事です。

単発の講座、ワークショップ、イベントの申し込みは、フォームがむしろ適しています。 定員を数えるだけで済み、聞きたい項目が多く、回答数の上限で自動的に締め切れます。

申し込みを受けてから、こちらで日程を決める仕事も足ります。 撮影、出張、見積りの相談のように、内容を聞いてから日程を相談する形なら、在庫の管理は要りません。

月の予約が20件までで、1人で営んでいる仕事も足ります。 手で選択肢を消す作業も、確定の連絡も、この件数なら回ります。

足りないのは、次の場合です。 第1に、時間枠ごとに空きを管理する必要がある場合です。 第2に、スタッフが2人以上いて指名を受ける場合です。 誰がどの枠に入るかを、フォームでは表せません。 第3に、リマインダーを自動で送りたい場合です。 第4に、来店の履歴や好みを1人ずつまとめて残したい場合です。 フォームの回答は3回来れば3行別々に並ぶだけで、その人の履歴にはなりません。 業種ごとにどこまでの受け方が必要になるかは業種ごとの使い方に整理されているので、自分の仕事に近い形を見てから判断すると外しません。

フォームで受けた予約を確定するまでの文面

フォームで受けるなら、折り返しの連絡が運用の中心になります。 毎回文を考えていると返信が遅れ、その間にお客さまは別の店を探します。 ひな型を3つ用意しておくと、返信は1件2分で終わります。

1つ目は、確定の連絡です。 「ご予約を承りました」「日時とメニュー」「所要時間」「当日の持ち物」「変更とキャンセルの締め切り」「当日の連絡先」の6つを並べます。 文章にせず、行を分けて並べるほうが読まれます。

2つ目は、日程変更のお願いです。 希望の枠が埋まっていた場合に使います。 「恐れ入りますが、ご希望のお時間は先にご予約が入っておりました」と事実を先に伝え、代わりの候補を2つか3つ出します。 候補を出さずに「別の日をお知らせください」と返すと、そこでやりとりが止まります。

3つ目は、前日のリマインダーです。 「明日のご予約のご案内」として、日時と場所、当日の連絡先だけを短く送ります。 長いメールは読まれないので、3行で足ります。

この3つを、メールの下書きに保存しておきます。 返信が早い店は、それだけで選ばれます。 逆に、確定の連絡が翌日になる運用は、予約を受ける機会そのものを減らします。 折り返しの連絡に追われるようになったら、確定が自動で返る仕組みへ移る合図です。

移る目安を数字で決める

最後に、フォームを続けるか替えるかを数字で決めます。

見る数字は3つです。 1つ目は、月の予約件数です。 50件を超えると、確定の連絡とリマインダーだけで月に2時間30分以上かかります。 2つ目は、二重予約が起きた回数です。 一度起きたら、次も起きます。 お客さまに謝って日程を変えてもらう負担は、金額に表れない損失です。 3つ目は、無断キャンセルの件数です。 月に3件あって、1件の単価が5,000円なら、月に1万5,000円が消えています。

この3つを金額に換算して、予約に特化した仕組みの月額と比べます。 自分の1時間を3,000円で見て、手作業が月2時間30分なら7,500円ぶんです。 無断キャンセルが1万5,000円なら、合わせて2万2,500円です。 月額がそれを下回るなら、替えたほうが手元に残る時間と金額は増えます。

替える先を選ぶときは、空き枠の自動計算、リマインダーの自動送信、お客さま自身でのキャンセル受付の3つが標準に入っているかを見ます。 この3つが有料の上位プランでしか使えない仕組みだと、移った意味が薄くなります。 どの機能がどのプランに入るかはできることの一覧と料金の表を突き合わせて確かめるのが確実です。 同じ使い方で各社の金額を並べた他社との比較の形で見比べると、判断にかかる時間が短くなります。

替える前に、実際の画面を触ってみることも勧められます。 お客さまが見る予約ページと、店側の管理画面の両方を触れるデモを見るのような場があれば、契約前に使い勝手がわかります。 フォームから移るときは、スプレッドシートの回答をCSVで書き出して、新しい仕組みに顧客として取り込むところから始めると、名簿を作り直す手間が省けます。

Q1. Googleフォームで予約システムは本当に作れますか？

作れます。日時を選択式にして、回答をスプレッドシートに保存し、回答時のメール通知を有効にすれば、予約を受けるところまでは動きます。ただしフォームは時間枠の空きを管理しないため、同じ時間に2件入る可能性が残ります。折り返しの連絡で確定する運用にするのが現実的です。

Q2. Googleフォームで定員を制限できますか？

できます。公開済みのフォームで「回答を受付中」をオフにできるほか、「終了日または回答数の上限を設定」から、締め切りの日時や受け付ける回答数の上限を設定できます。ただし数えているのはフォーム全体の回答数で、時間枠ごとの空きは数えられません。

Q3. Googleフォームから予約の確認メールを自動で送れますか？

標準の機能では送れません。送信後に画面へ確認メッセージを出すことはできますが、お客さま宛のメールは自分で送ることになります。自動返信を足したい場合は通知用のアドオンを追加する方法が案内されていますが、提供元の更新状況とデータの扱いを確かめてから入れてください。

Q4. GoogleフォームとGoogleカレンダーの予約スケジュールはどちらがよいですか？

聞きたい項目が多く、定員を1つ数えるだけならフォームが向きます。枠の空きを自動で管理したいなら予約スケジュールが向きます。ただし予約スケジュールは、個人のGoogleアカウントでは予約ページを1つしか作れず、リマインダーメールの自動送信は対象プランのみの機能です。