Google Formsで日程調整をしてカレンダーに繋ぐ｜組み方と手間

「forms 日程 調整 カレンダー」で調べている人が知りたいのは、フォームで候補日を集めたあと、その結果をどうやってカレンダーに入れるかという部分です。フォームを作るところまでは誰でもできます。難しいのはその先で、集まった回答を見て日時を決め、カレンダーに予定を入れ、相手に確定の連絡を返すという作業が丸ごと人の手に残ります。この記事では、フォームで日程調整をする組み方を手順で追ったうえで、カレンダーに繋ぐ方法を3つに分け、どこまでがフォームの仕事で、どこから別の道具の仕事になるのかを線引きします。

フォームの日程調整は「候補を並べて選ばせる」仕組みしか持っていない

はじめに仕組みを押さえます。フォームで日程調整をするとき、実際に行われているのは次の3つだけです。作った側が候補の日時を選択肢として並べる。相手がその中から都合のよいものを選んで送信する。送信された内容が表の形で溜まる。ここまでです。

この仕組みの良いところは、相手が何をすればよいかで迷わないことです。選択肢をタップして送信するだけなので、案内の文章も短くて済みます。参加者が多い集まりの日程を決めるときは、これが最も速い方法になります。歓迎会や懇親会の日程調整にフォームが使われているのは、この単純さが理由です。

一方で、この仕組みには最初から入っていないものがあります。ひとつは空き枠の計算です。フォームは選択肢が何回選ばれたかを数えません。定員が3人の枠に10人が申し込んでも、フォームは10件の回答をそのまま受け取ります。もうひとつは、確定した予定をカレンダーに入れる動作です。回答が集まっても、カレンダーには何も起きません。

Microsoft Formsを使った日程調整を解説している記事も、この点をはっきり書いています。

ただし、カレンダー連携によって日程調整を自動化したい場合や、ダブルブッキングのリスクを避けたい場合、Microsoft Formsだけでは限界があります。 出典: inside.vivitlink.com

つまりフォームは、候補を集めるところまでを引き受ける道具です。集めた結果を誰がどうやって処理するかを決めないままフォームを配ると、回答の表を見ながら1件ずつ手で処理する作業が残ります。件数が少ないうちは気になりませんが、月に何十件も受けるなら、この作業時間がそのまま負担になります。

Google Formsで日程調整フォームを作る手順

Google Formsで作る場合の流れは次のとおりです。

第1段階はフォームの作成です。forms.google.com にアクセスして空白のフォームを開くか、Googleドライブの「新規」から「Google フォーム」を選びます。スプレッドシートの「ツール」から「新しいフォームを作成」を選ぶ方法もあり、この場合は回答が新しいシートに保存されます。あとで集計する予定があるなら、はじめからスプレッドシート側から作っておくと手間が減ります。

第2段階は質問の組み立てです。日程調整に必要な質問は多くありません。名前、連絡先、そして候補日時の選択です。候補日時はチェックボックス形式にして複数選べるようにすると、都合のつく日をすべて出してもらえます。ラジオボタンで1つだけ選ばせる形にすると、第一希望が重なったときに調整の余地が無くなります。参加の可否が微妙な人がいる集まりなら、「参加できる」「たぶん参加できる」「参加できない」の3段階にしておくと、当日の人数が読みやすくなります。

第3段階は公開と回収です。フォームを公開してリンクを配り、回答を集めます。回答は画面上でグラフとして見られますし、スプレッドシートに保存する設定にすれば表として扱えます。アドオンやApps Script、AppSheetを使って回答データを加工する道も用意されています。

第4段階が、この記事の本題である確定の作業です。集まった回答を見て日時を決め、カレンダーに予定を作り、相手に確定の連絡を送ります。Google Formsのヘルプに書かれている機能の一覧には、回答からカレンダーの予定を自動で作る機能の記載は見当たりません。ここは自分で仕組みを足すか、手で処理するかのどちらかになります。

締切の管理もここで決めておきます。フォームには回答の受付を止める操作がありますが、日時を指定して自動で締める運用は自分で決めるしかありません。「金曜の18時で締める」と本文に書いておき、その時刻に自分で受付を止めるのが確実です。

Microsoft Formsで作る場合に変わる点

Microsoft Formsでも考え方は同じです。違いは入口にあります。日程調整に使えるテンプレートが用意されているので、それを複製して中身を書き換える形が最短です。

テンプレートを選択すると、自分のフォームとして複製されます。複製後は、日程調整の内容に合わせてタイトルをわかりやすいものに変更しましょう。あわせて、質問文や項目の調整、選択肢に表示されている日時を実際の候補日に書き換えるなど、必要な編集を行います。 出典: inside.vivitlink.com

テンプレートを使うときの落とし穴は、選択肢に入っている日時をそのまま残してしまうことです。複製した時点の日付が入っているので、書き換えを忘れると過去の日付を選ばせるフォームが配られます。配る前に自分で一度回答してみると、この種の間違いはすぐ見つかります。

Microsoftの環境を使っている場合は、Teamsの中で回答を集めたり、Outlookのカレンダーと組み合わせたりする使い方も紹介されています。ただしこれも、候補を集める部分と予定を作る部分がつながっているわけではなく、人が間をつなぐ形が基本です。

組織のアカウントで作ると回答者の名前が自動で入る設定がある一方、外部の人に配るときは誰が回答したのか分からない設定になることもあります。社外の相手に配るなら、名前とメールアドレスを必ず質問として入れておきます。ここを省くと、誰の希望なのか分からない回答が混ざり、確認のメールを送る手間が増えます。

回答を集めたあとの作業が、いちばん時間を食う

フォームで日程調整をしたことがある人なら覚えがあるはずですが、時間を食うのは作る作業ではなく、集めたあとの作業です。内訳を並べると次のようになります。

回答の表を開いて、誰が何を選んだかを見る。全員が選んでいる日を探す。見つからない場合は、いちばん多く選ばれている日を選び、来られない人に個別で連絡する。決まった日時をカレンダーに予定として入れる。参加者全員に確定の連絡を送る。場所やオンラインのリンクを伝える。前日にリマインダーを送る。

この7つのうち、フォームが担当しているのは最初の1つだけです。残りは人が行います。1件あたり10分かかるとして、月に20件受けていれば200分です。しかも間に別の仕事が入るので、実際にはもっとかかります。

さらに厄介なのが、回答が集まっている最中に別の予定が入るケースです。フォームはカレンダーを見ていないので、自分が別の打ち合わせを入れた日時も、候補として選ばれ続けます。あとから「その日はもう埋まりました」と連絡することになり、調整がもう1往復増えます。日程調整の往復を減らすためにフォームを使ったのに、往復が戻ってくるという結果です。

一対一の日程調整でこれが起きるなら、フォームは向いていません。逆に、参加者が10人以上いる集まりで全員の都合を並べて見たいなら、この手間を払う価値はあります。判断の分かれ目は相手の人数です。

カレンダーに繋ぐ方法は3つある

フォームの回答をカレンダーに反映させる道は、大きく3つです。手間と続けやすさが違います。

1つ目は、手で入れる方法です。回答を見て、自分でカレンダーに予定を作ります。費用はかからず、覚えることもありません。件数が月に数件なら、これがいちばん確実です。欠点は、忘れることと、他の予定との重複を自分で見張ることです。

2つ目は、自動化の仕組みを自分で組む方法です。Google FormsならApps Scriptを書いて、回答が送信されたときにカレンダーへ予定を作る処理を動かせます。MicrosoftならPower Automateのような仕組みが同じ役割を果たします。回答が入った瞬間に予定ができるので、入れ忘れは無くなります。欠点は、作った人以外が直せないことです。仕様を変えたいとき、書いた人がいないと止まります。社内に書ける人がいて、その人が数年いる前提なら選べる道です。

3つ目は、日程調整や予約に特化した道具に置き換える方法です。この場合、カレンダーに繋ぐという作業そのものが無くなります。空いている時間だけが相手に見え、選ばれた瞬間に予定が入り、確定の連絡も自動で出ます。フォームで受けるのをやめる判断ですから置き換えの手間はかかりますが、その後の作業は毎回ゼロになります。

3つの比べ方を表にすると、選ぶ基準がはっきりします。

見る点	手で入れる	自分で自動化を組む	専用の道具に変える
最初の手間	なし	大きい	中くらい
毎回の手間	大きい	小さい	ほぼなし
二重予約の防止	人が見張る	組み方次第	仕組みで防ぐ
直せる人	誰でも	書いた人だけ	画面から誰でも
費用	なし	なし	月額がかかる
向く件数	月に数件	中くらい以上	継続して受けるなら

自動化を組む道を選ぶときは、動かなくなったときに誰が直すかを先に決めておきます。日程調整は止まると業務が止まる種類の処理なので、担当者が辞めたら直せないという状態は避けたいところです。

フォームで日程調整をするときの注意点

注意点は4つあります。どれも公開したあとに気づくと面倒なものです。

1つ目は二重予約です。同じ枠を何人が選んだかをフォームは数えません。先着で受け付けたい場合は、回答が入るたびに自分で確認して、埋まった選択肢を消す作業が必要です。消し忘れると、同じ時間に2件の申し込みが入ります。

2つ目は締切です。フォームには回答が締め切られる仕組みが自動では働きません。開いたままにしておくと、決まったあとに回答が届きます。本文に締切を書き、締切の時刻に受付を止める操作を自分で行います。

3つ目は個人情報の扱いです。名前、メールアドレス、電話番号を集めるなら、何のために使うのかを1行添えます。回答が入る表はリンクを知っている人が見られる設定になっていないかも確認します。共有の範囲を広くしたまま配ると、他の人の回答が見える状態になります。

4つ目は、届いたことが相手に伝わらない点です。フォームは送信された確認を画面に出しますが、控えのメールが自動で届く設定を入れないと、相手には「本当に送れたのか」が分かりません。不安な相手は電話をかけてきます。せっかく受付をフォームに寄せても、確認の電話が鳴るなら手間は減りません。回答のコピーを回答者に送る設定を入れておくのが最低限の対策です。

フォームが向く場面と、向かない場面

ここまでを踏まえて、向き不向きを整理します。

フォームが向くのは、相手が大勢で、日程を1つに決めたい場面です。歓迎会、勉強会、社内の会議、保護者への出席確認。全員の都合を一覧で見たいという要求に、フォームは素直に応えます。回数が年に数回で、担当者が1人なら、これ以上の道具は要りません。

フォームが向かないのは、相手が1人ずつ来て、それぞれ別の時間を押さえる場面です。お店の予約、面談、レッスン、相談の受付。この形では、空き枠の計算が毎回必要になります。フォームは枠を数えないので、その計算を人が引き受けることになります。件数が増えるほど、電話の代わりに確認の手間が増えるという逆転が起きます。

もうひとつ向かないのが、来てもらったあとにもう一度来てもらうことが売上になる仕事です。フォームは申し込みを受け取るところで終わるので、前日のリマインダー、来店後の御礼、次の予約の案内はすべて別に用意することになります。予約の受付から次の来店までを一続きにできる道具なら、この部分が標準で入っています。どこまでが標準機能なのかはできることで確認できます。

判断の順番としては、まず1か月に受ける件数を数えます。次に、その件数を人が処理したときの時間を計算します。最後に、その時間と道具の月額を並べます。月に200分を使っているなら、月額が数千円の道具でも計算は合います。プランごとの上限と金額は料金に一覧で出ています。

候補日の出し方で、返ってくる回答の質が変わる

フォームそのものよりも結果に効くのが、候補日の出し方です。ここを工夫するだけで、調整の往復がはっきり減ります。

候補は5つから8つに収めるのが扱いやすい範囲です。3つだと全員がだめだったときに次の往復が確実に発生します。逆に15も並べると、相手は選ぶのが面倒になって回答が遅れます。曜日と時間帯をずらして5つから8つ並べるのが、回答率と選びやすさの折り合いがつく範囲です。

並べる順番は日付の早い順にします。曜日や時間帯でまとめると、相手は自分の手帳と見比べる手間が増えます。表記も揃えます。「10月3日（金）14時から15時」のように、日付、曜日、開始と終了の時刻を全部書きます。曜日を省くと相手が手帳を開き直すことになり、回答が後回しになります。開始時刻だけ書いて終了時刻を書かないと、どのくらい時間を取られるのか分からないので、慎重な相手は答えを保留します。

所要時間も本文に書きます。30分の打ち合わせと2時間の打ち合わせでは、相手が空けられる枠が変わります。ここが書かれていないと、「この時間なら空いていますが、何分かかりますか」という質問が返ってきて、また1往復です。

締切も本文に書きます。「9月30日（水）18時までにご回答ください」と書くだけで、回答が集まる速さが変わります。締切が無いフォームは、忙しい相手の後回しの山に積まれます。

そして最後に、自分で一度回答してみます。過去の日付が残っていないか、必須の欄が多すぎないか、送信したあとに何が表示されるか。この確認を省いた結果として最も多いのが、複製したテンプレートの日付が残っていたという単純な間違いです。

回答を溜める表の作り方を決めておく

回答が溜まる表の形を先に決めておくと、確定の作業が速くなります。Google Formsならスプレッドシートに保存する設定にして、列の並びを整えます。

必要な列は5つです。回答した日時、名前、連絡先、選んだ候補、そして自分が書き込む「確定した日時」です。最後の列は自分用の欄で、確定させたらそこに日時を入れます。この1列があるだけで、誰に連絡済みで誰が未対応なのかが一目で分かります。件数が増えたときに取りこぼしを防ぐのは、記憶ではなくこの1列です。

候補を複数選べる形にしている場合、回答は1つのセルにカンマ区切りで入ります。集計したいときは、候補ごとに列を分けて、選ばれているかどうかを印で入れる形に直すと数えやすくなります。関数で数える形にしておけば、回答が増えるたびに自分で数え直す必要が無くなります。

もうひとつ用意しておきたいのが、確定の連絡に使う文面の型です。宛名、確定した日時、所要時間、場所またはオンラインのリンク、キャンセルや変更が必要なときの連絡先。この5つを並べた文面を1つ作っておき、日時だけ差し替えて送ります。毎回文章を考えると、1件あたり数分が積み上がります。

前日のリマインダーの文面も同じように用意します。当日の持ち物、行き方、遅れるときの連絡先。この3つが入っていれば、当日の問い合わせはほとんど無くなります。

日程調整に特化した道具との違いを知っておく

フォームの次の段として、日程調整に特化した道具があります。フォームとの違いは、カレンダーを見ているかどうかの一点です。

日程調整の道具は、自分のカレンダーの空きを読んで、空いている時間だけを相手に見せます。相手が選んだ瞬間に予定が入るので、候補を並べる作業も、確定の連絡も要りません。すでに埋まっている時間が候補に出ないので、後から「その日は埋まりました」と謝る往復も起きません。

一方で、日程調整の道具は「1つの予定を決める」ことに向いています。お店の予約のように、メニューごとに所要時間と料金が違い、担当者の指名があり、来店後の連絡まで必要な形になると、また足りない部分が出てきます。ここが予約システムとの境目です。

3つの道具の役割を分けると、次のようになります。フォームは大勢の都合を集めるための道具。日程調整の道具は1つの予定を往復なしで決めるための道具。予約システムは、1人ずつ来るお客様を継続して受け付けて、次の来店まで繋ぐための道具です。どれが上ということではなく、担当している範囲が違います。

自分の用途がどこにあるかは、次の2つの質問で決まります。相手は1人ずつ来るか、大勢まとめてか。受けたあとに、また来てもらう必要があるか。前者が「1人ずつ」で後者が「ある」なら、予約システムの範囲です。

移すと決めたときの段取りは3日で終わる

フォームでの受付から別の受け方に移すとき、段取りを決めておけば実作業は短く済みます。営業を止める必要もありません。

1日目は設定です。メニューの名前と所要時間と料金、受け付ける曜日と時間、受付を止める時間、キャンセルの期限を入れます。ここまではフォームを動かしたまま進められます。

2日目は自分でのテストです。お客様と同じ手順で予約を1件入れて、確認のメールが届くか、リマインダーが出るか、キャンセルや変更ができるかを見ます。ここで文面を自分の店の言葉に直します。「ご予約ありがとうございます」で終わっている文面に、駐車場の場所と当日の連絡先を書き添えるだけで、当日の電話が減ります。

3日目は差し替えです。サイト、SNSのプロフィール、メールの署名に置いてあるリンクを新しい予約ページに変えます。フォームはすぐ消さず、すでに届いている回答の処理が終わるまで残しておき、新規の受付だけ止めます。フォームの本文の先頭に「新しい予約ページはこちらです」と1行入れておけば、古いリンクを持っている人も迷いません。

その後の2週間は、毎日1件だけ自分で予約を入れて動きを見ます。届くはずのメールが届いていないことに気づくのが、最初のクレームのときになるのを防ぐためです。ここまでやっても、かかる時間は合計で数時間です。毎月の手作業が消えるなら、十分に元が取れる投資になります。

フォームのままで運用を持たせる3つの工夫

すぐに道具を変えられない事情があるなら、フォームのままで負担を下げる工夫があります。いずれも費用はかかりません。

1つ目は、候補の数を絞ることです。受け付けたい枠を自分の都合のよい時間だけに限って並べます。全部の空き時間を出すのではなく、たとえば火曜と木曜の午後だけを候補にします。受け付ける枠が少ないほど、重複の確認も、予定の入れ忘れも起きにくくなります。予約の取りやすさは下がりますが、確認の手間と取りこぼしは確実に減ります。

2つ目は、受け付ける時間帯を1日1回にまとめることです。回答が入るたびに対応するのをやめて、毎日決まった時刻に溜まった回答をまとめて処理します。1件ずつ対応すると、そのたびに手が止まって元の仕事に戻るのに時間がかかります。まとめて処理すれば、同じ件数でも半分の時間で終わります。処理の時刻を本文に書いておけば、返事が遅いという印象も避けられます。

3つ目は、確定の連絡と前日のリマインダーを定型文にすることです。文面を考える時間がゼロになり、書き漏れも無くなります。メールの下書きとして保存しておき、日時だけ差し替えて送ります。

フォームの本文に書いておくと効く一文もあります。「この時間で確定ではありません。折り返しのご連絡で確定します」という断りです。フォームで送信した時点で予約が取れたと思う人は必ずいます。あとで「その時間は埋まっていました」と伝えると、相手には約束を破られたように見えます。確定の手順を先に書いておけば、この行き違いは起きません。受付の仕組みが不完全であること自体は、書いて伝えれば信頼を損ねません。黙っておくと損ねます。

この3つを入れると、月に受けられる件数の上限は上がります。ただし上限があることは変わりません。工夫で回せる範囲を超えたら、受け方そのものを変える判断に移ります。目安としては、確定の連絡や前日の連絡を忘れたことが月に1回でもあれば、その運用はもう件数に追いついていないと考えてよいところです。

相手が1人ずつ来るなら、受け方そのものを変えたほうが早い

フォームを使い続けるか、別の受け方にするかを決める基準は1つに絞れます。予約が「1人ずつ、別の時間に」入ってくるかどうかです。

大勢の都合を1つの日に合わせるのがフォームの得意分野で、そこでは今後も強いままです。しかし1人ずつ違う時間を押さえる形になった瞬間に、フォームは道具として合わなくなります。空き枠の計算、重複の防止、締切の管理、確定の連絡、前日のリマインダー。この5つはどれも、1人ずつ受けるときに必要で、フォームが担当していない部分です。

受け方を変えると決めたら、比べる相手を間違えないことが肝心です。無料プランの金額だけを並べると、リマインダーが上位プランでしか使えない道具と、最初から使える道具が同じ値段に見えます。同じ使い方で揃えて並べた表は他社との比較にあります。実際の画面を見ないと判断できない場合は、お客様側の予約ページと店側の管理画面の両方を触れるデモを見るから確かめるのが手早いです。

業種によって、必要になる設定は違います。教室のように同じ時間に複数人を受け入れる形、整体のようにメニューで所要時間が変わる形、相談のようにオンラインと対面が混ざる形で、組み方は別々です。業種ごとの組み方は業種ごとの使い方に分けて書かれています。

最後に、いま使っているフォームをすぐ捨てる必要はありません。イベントや集まりの日程調整にはフォームを残し、1人ずつ来る予約だけを別の受け方に移す。この使い分けが、いちばん無駄が少ない形です。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている道具なら、現金や振込で完結しているお店が決済込みの高いプランを契約する必要もありません。切り替えの条件や解約の扱いで気になる点があれば、よくある質問に条件が書かれています。

Q1. Google Formsの回答からカレンダーの予定を自動で作れますか？

公式ヘルプの機能の一覧には、回答からカレンダーの予定を自動で作る機能の記載は見当たりません。Apps Scriptを書いて自分で処理を組めば実現できますが、書いた人以外が直せなくなる点は先に決めておく必要があります。手で入れるか、予約に特化した道具に変えるかが現実的な選択です。

Q2. フォームで先着順の受付をすると二重予約は防げますか？

防げません。フォームは選択肢が何回選ばれたかを数えないため、定員を超えても回答をそのまま受け取ります。先着で受けるなら、回答が入るたびに埋まった選択肢を自分で消す作業が必要です。消し忘れると同じ時間に複数の申し込みが入ります。

Q3. Microsoft FormsとGoogle Formsのどちらが日程調整に向きますか？

どちらも候補を並べて選ばせる仕組みは同じです。Microsoft Formsは日程調整のテンプレートを複製して始められる点が手早く、Google Formsは回答をスプレッドシートで扱いやすい点が便利です。社内で使っているアカウントに合わせて選ぶのが結局いちばん早く終わります。

Q4. フォームでの日程調整をやめるかどうかは何で判断すればよいですか？

相手が1人ずつ別の時間に来るかどうかで判断します。大勢の都合を1つの日に合わせるならフォームで十分です。1人ずつ受けるなら、空き枠の計算と重複の防止と前日の連絡が毎回必要になるため、予約に特化した道具のほうが手間が少なくなります。