グーグルで申し込みフォームを無料で作る｜集めた後の手間を先に見る

申し込みフォームを無料で作りたいと考えたとき、まず思い浮かぶのがグーグルのフォームです。アカウントがあればその日のうちに作れて、料金もかかりません。ただし作るところまでは早いぶん、集めた後の手間が残ります。控えの返信、重複した申し込みの扱い、日時の重なりの防止は、フォームの役目の外にあります。この記事では無料で作る手順と、公式に示されている機能の範囲を確かめ、集めた後に何が残るのか、どこで別の道具に移るのかを整理します。

グーグルのフォームで申し込みを受ける仕組み

グーグルのフォームは、質問を並べた画面を作り、送信された回答を集める道具です。公式の説明では、オンラインのアンケートやテストを作って他の人に送り、回答をその場で分析できることが示されています。文字、画像、動画を入れて整えられること、他の人と共同で編集できること、回答を表計算ソフトに自動で保存して図に起こせることも挙げられています。申し込みの受付に使う場合、この3つ目が中心になります。

回答が表計算ソフトに並ぶという作りは、申し込みの管理にそのまま効きます。届いた順に1行ずつ積み上がるため、名簿としてそのまま使えます。表計算ソフトの側で並べ替えや絞り込みができ、集計の式も入れられます。申し込みの内容を後から加工する前提なら、この形は扱いやすくなります。

公式のサービスの紹介ページでは、引いて落とす操作で項目を並べられること、回答をその場で図にして意思決定に使えること、電子メールや社会的な交流の場やサイトへの埋め込みで共有できること、前の回答によって次に見せる質問を変える流れを作れること、知識を確かめるテストを作れることが挙げられています。受け取ったデータを守る仕組みについても、送るときと保存するときの暗号化、独立した監査への対応が示されています。

無料で使える範囲については、解説でも次のように紹介されています。

Googleフォームは、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で直感的にフォームを作成できる大変便利なツールです。 出典: tayori.com

申し込みの受付に使う場合の位置づけは、受け取る箱です。誰が何を希望しているかを集めるところまでを担います。集めた後に何をするかは、使う側が決めて手を動かす部分になります。この線引きを最初に理解しておくと、後で困りません。

無料で申し込みフォームを作る手順

手順は5段階に分かれます。1段目は、聞く項目を決めることです。名前、連絡先、希望の内容が基本で、ここに申し込みの種類によって必要な項目を足します。項目を決める前に作り始めると、後から並べ替える作業が発生します。紙かメモに書き出してから作ると早く終わります。

2段目は、質問の形を選ぶことです。名前や連絡先は1行の記述、希望の内容は選択肢、要望は複数行の記述という形で選びます。選択肢で答えられるものを記述にすると、集計ができなくなります。逆に、選択肢に収まらないものを無理に選択肢にすると、その他の欄に書かれた内容が読みにくくなります。3段目は、必須の設定です。本当に必須のものだけに印を付けます。全部を必須にすると、埋められない項目に当たった時点で送信できず、そこで離脱します。

4段目は、回答を表計算ソフトに結び付けることです。届いた回答が1枚の表に並ぶ形にしておけば、後の集計と名簿の作成が楽になります。5段目は、公開の範囲を決めることです。リンクを知っている人だけが開ける形か、特定のアカウントに限る形かを選びます。誰でも開ける形にすると、いたずらの送信が入ることがあります。申し込みの性質に合わせて決めます。

公開する前に、自分で1件申し込んでみます。自分のスマートフォンから開いて、項目が画面に収まるか、選択肢が押しやすいか、送信のボタンが隠れていないかを確かめます。送信した後の画面に何が出るかも見ます。受け付けたことと、いつ返信するかが書かれていなければ、文面を足します。この確認を飛ばすと、案内は届いているのに申し込みが入らない状態になります。

サイトに埋め込む場合は、埋め込んだ後の見え方も確かめます。サイトの幅に対してフォームが狭く表示されたり、縦に長くなって見切れたりすることがあります。埋め込むより、フォームのURLにリンクを張るほうが崩れにくい場面もあります。どちらが良いかは、サイトの作りによります。

案内の入口をどこに作るかも、手順の一部です。フォームを作っただけでは申し込みは入りません。サイトのどのページから行けるようにするか、案内の文面にどう入れるか、社会的な交流の場に出すかを決めます。入口が1か所しかないと、そのページを見た人だけが申し込みます。トップのページ、料金のページ、よくある質問のページのそれぞれに入口を作ると、届く件数が変わります。電話での案内に使う場合は、URLが短くなるように整えておくと口で伝えられます。

無料で使える範囲と上限

無料で使える範囲について、回答の数に上限が示されていない点が特徴です。解説でも次のように紹介されています。

1. 完全無料で利用可能：Googleアカウントがあれば、フォームの作成数や回答収集数に上限なく無料で利用できます。 出典: tayori.com

この点は、他のフォーム作成ツールと大きく違います。formrunの公式の料金ページを2026年9月27日時点で確かめると、無料のFREEプランは1フォームあたり月30件の回答、作れるフォームは1個、使える人数は1人です。Formzuの公式のページでは、無料のフリープランは広告の表示があり、保存できる件数は1フォームあたり100件です。件数と本数で線が引かれる形が一般的な中で、そこに上限が書かれていないのは強みになります。

ただし上限が無いことは、機能がそろっていることとは別です。件数を気にせず集められるかわりに、集めた後の処理は自分で組むことになります。申し込みの一覧を見て対応の済み未済を分ける機能、担当者を割り当てる機能、対応の記録を残す機能は、専用のフォーム作成ツールが持っている部分です。表計算ソフトの側に列を足して自分で管理する形でも回りますが、人数が増えると誰が触ったかが分からなくなります。

保存の扱いも確かめておきます。回答は自分のアカウントの中に残るため、アカウントを扱う人が変わるときに引き継ぎが必要になります。個人のアカウントで作ったフォームを、担当が変わったときにどう渡すかを決めておきます。会社としての申し込みを個人のアカウントで受けている状態は、後から困る形です。組織で使えるアカウントがあるなら、そちらで作ります。

広告の表示が無い点も、無料で使う場合の利点です。申し込みのページに他社の広告が並ばないため、法人の名前で案内を出す場合にも使えます。ただしURLは提供元のドメインになるため、自社のドメインで見せたい場合は別の手段が要ります。

集めた後に残る手作業

無料で申し込みを集めた後、手元に残る作業は4つあります。1つ目は、控えの返信です。申し込みを受けたことを伝える連絡を、誰かが送ることになります。2つ目は、重複した申し込みの確認です。同じ人が2回送った場合、どちらを残すかを判断します。3つ目は、日時の重なりの確認です。日時を選ばせる申し込みでは、同じ時間に2件届いているかを人が見ます。4つ目は、連絡先の整理です。次の案内を送るために、届いた情報を名簿にまとめます。

このうち最も重いのは1つ目です。控えの返信が無いと、申し込みをした側は届いたかどうかが分かりません。分からなければ、電話で確認を入れてきます。1日に1件か2件なら人が返信して回りますが、案内を出した翌日に10件届くと、その日の返信が夜まで残ります。返信が遅れるほど、確認の電話が増えます。控えの連絡は、その電話を消すための仕組みだと考えると位置づけが分かります。

回答のコピーを申し込んだ人に送る設定を使える場合もありますが、送られるのは回答の内容の写しです。こちらからの案内文や、次に何をしてほしいかを添えた文面を送りたい場合は、別の作りが要ります。案内文を含む控えを自動で送る仕組みは、専用のフォーム作成ツールでは有料のプランに含まれる機能として置かれていることが多くなっています。formrunの公式の料金ページでは、自動返信のメールと重複した回答の防止は、無料のFREEプランではなくBEGINNERプラン以上に含まれる機能として並んでいます。

3つ目の日時の重なりは、申し込みの内容によって致命的になります。フォームは送られた希望を受け取るだけなので、同じ時間に2件届くことを止められません。届いた後に人が確認して、片方に別の時間を案内することになります。件数が少ないうちは回りますが、1日に5件10件と届くようになると、この確認と連絡が受付の仕事の中心になります。日時を選ばせる申し込みでは、ここが分かれ目になります。

日時を選ばせる申し込みでは仕組みが変わる

来店、面談、相談、レッスンのように日時を選ばせる申し込みは、フォームだけでは収まりません。必要になるのは、埋まった時間を最初から選べなくする仕組みです。予約システムがこれを担います。空いている時間だけを見せて、選ばれた時点でその枠を閉じます。人が確認する手順が要らなくなるため、受付の手間が大きく変わります。

フォームで日時を受ける形を続ける場合、工夫で緩和はできます。時間帯を選択肢にして、その日の枠を並べる形です。ただし選択肢は自動で減らないため、埋まった時間を手で消していくことになります。1日に1回の作業なら回りますが、申し込みが夜に入ると、翌朝まで埋まった枠が選べる状態が残ります。第2希望と第3希望まで聞く形にすれば断りやすくなりますが、確認の連絡は残ります。

前日のリマインダーも、日時が絡む申し込みでは効きます。連絡なしの不来店は、忘れたことが原因の割合が高くなります。前日に連絡が届けば、来られない人は連絡してきます。この連絡を人が送る形だと、翌日の申し込みを一覧から拾って1件ずつ送る作業になります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形であれば、受け付けたところからリマインダーと御礼までが自動で続くため、この作業が要りません。

日時を選ばせる申し込みで、無料のまま続けられるかどうかの目安は、1日あたりの件数です。1日に1件か2件なら、フォームで受けて人が確認する形で回ります。5件を超えたあたりから、確認と連絡の作業が受付の手を取ります。10件になると、確認の漏れが出始めます。件数が増える見込みがあるなら、最初から予約の仕組みで受けるほうが、後の作業が少なくなります。どこまでを1か所で扱えるかはできることのページで確かめられます。

申し込みの種類ごとに聞く項目を変える

申し込みフォームは1本で足りることが少なく、種類ごとに聞く項目が変わります。体験や見学の申し込みなら、経験の有無と希望の日時が中心です。資料の請求なら、送る先の住所か電子メールの宛先だけで足ります。催しへの参加なら、人数と同伴者の有無が要ります。採用の応募なら、経歴と希望の職種が加わります。この4つを1本のフォームに詰め込むと、どの申し込みでも要らない項目が並ぶことになります。

分ける方法は2つあります。1つはフォームを種類ごとに作る形です。無料のフォームは作れる本数に制限が示されていないため、種類の数だけ作れます。案内のページからそれぞれのフォームへ行けるようにすれば、申し込む側は迷いません。もう1つは、1本のフォームの冒頭で用件を選ばせて、選ばれた用件によって次に見せる質問を変える形です。公式の紹介ページでも、前の回答によって関係のある質問を見せる流れを作れることが挙げられています。

どちらを選ぶかは、案内の入口の数で決まります。入口が種類ごとに分かれているなら、フォームも分けたほうが分かりやすくなります。案内のページが1枚で、そこから全部を受けるなら、1本にして分岐させる形が向きます。分岐を使う場合、分岐が増えるほど設定を確かめる手間が増えるため、用件は3つか4つまでにとどめます。

集計のしやすさも、分け方で変わります。フォームを分けると、回答が並ぶ表も分かれます。種類ごとの件数を数えるのは楽になりますが、全体の件数を出すには表を合わせる作業が要ります。1本にまとめると、1枚の表に全部が並ぶため、用件の列で絞り込めば種類ごとの件数も出ます。後から数字を見る前提なら、1本にまとめる形のほうが扱いやすくなります。

表計算ソフトの側で管理の形を作る

無料のフォームで申し込みを受ける場合、管理の形は表計算ソフトの側で作ります。届いた回答が並ぶ表に、対応のための列を追加する形です。追加する列は4つが基本です。対応の状態、担当者、対応した日、覚え書きです。この4つがあれば、誰が何をどこまでやったかが表の上で分かります。

対応の状態は、選択肢にそろえます。未対応、連絡済み、確定、取り消しの4つ程度で足ります。自由に書かせると、人によって書き方が変わって絞り込めなくなります。入力の規則の設定を使えば、決めた選択肢以外は入れられなくなります。状態の列で絞り込めば、未対応のものだけを並べられます。この一覧が朝に1回見られれば、対応の漏れは減ります。

条件に応じて色を変える設定も入れておきます。未対応のまま2日を超えた行に色が付くようにすれば、放置に気づけます。申し込みの日付と今日の日付を比べる式を条件にします。色は見るためだけに使い、計算には使いません。色を条件に集計すると、直したときに壊れやすくなります。

この形で気をつけるのは、フォームからの回答が入る行と、自分で足した列の関係です。新しい回答は表の一番下に追加されるため、足した列はその行では空のままになります。式を入れている列は、行が増えたときに式が引き継がれないことがあります。回答が入るたびに確かめる手間を避けたいなら、表の外に集計の欄を作り、そこから範囲を広めに指定する形にします。この設計を最初にしておかないと、数か月後に集計が合わなくなります。

複数の人で同じ表を見る場合は、編集できる人と見るだけの人を分けます。全員が編集できる状態だと、誤って行を消したときに誰が消したか追いにくくなります。見るだけの人には、絞り込んだ結果だけを別の表に出す形も使えます。人数が増えるほど、この取り決めの有無で事故の数が変わります。

集めた情報の扱いで気をつけること

申し込みフォームで集めるのは、名前と連絡先を含む個人の情報です。扱いについて、先に3つを決めておきます。1つ目は、何のために使うかを申し込む側に伝えることです。申し込みへの返信にだけ使うのか、今後の案内も送るのかを、フォームの画面に短く書いておきます。長い規約を全文載せると読む側の手が止まるため、1行か2行で書いて、詳しい内容は別のページに分けます。

2つ目は、誰が見られるかを決めることです。フォームの回答が並ぶ表を、社内の誰と共有するかです。共有の範囲を広く取ると楽ですが、必要のない人まで連絡先を見られる状態になります。対応する人だけに絞るほうが安全です。共有のリンクを誰でも開ける形にするのは避けます。

3つ目は、いつまで残すかです。申し込みの記録を無期限に残すのか、一定の期間で削除するのかを決めます。決めていないと、何年分もの連絡先が表に積み上がります。使わない情報を持ち続けることは、守る手間を増やすだけになります。年に1回、古い行を別の場所に移すか削除する取り決めにしておけば、表も軽くなります。

アカウントの扱いも、最初に決めます。個人のアカウントで作ったフォームは、そのアカウントを持つ人のものです。担当が変わったときに渡す手順を決めていないと、引き継げません。組織で使えるアカウントがあるなら、そちらで作ります。無い場合でも、共有の設定で別の人に編集の権限を渡しておけば、急に見られなくなる事態は避けられます。

添付のファイルを受け取る設定を使う場合は、容量の扱いも見ておきます。受け取ったファイルは作った人の保存の領域に積み上がります。画像や書類を多数受け取る申し込みでは、上限に近づくことがあります。受け取る必要がないなら、ファイルの項目は入れません。必要なら、受け取った後に別の場所へ移す手順を決めます。

他のフォーム作成ツールとの分かれ目

グーグルのフォームと、専用のフォーム作成ツールの分かれ目は3つあります。1つ目は、複数の人で対応するかどうかです。申し込みを1人で確認するなら、表計算ソフトに並ぶ形で足ります。2人以上で見る場合、誰が対応したかを記録する必要が出てきます。専用のツールは、申し込みの状態を分けて管理する作りを持っています。

2つ目は、控えの連絡を自動にするかどうかです。案内文を含む控えを自動で送りたいなら、それができる道具を選びます。3つ目は、見た目です。サイトの雰囲気に合わせた申し込みの画面にしたい場合、専用のツールのほうが調整の幅が広くなります。自社のドメインで見せられる形もあります。

この3つに当てはまらないなら、無料のままで続けて問題はありません。社内の申し込み、少人数の催し、1回だけの募集は、無料のフォームがいちばん早く用意できます。無理に有料のツールに移る理由はありません。判断を誤るのは、手作業が積み上がっていることに気づかないまま続ける場合です。控えの返信と重なりの確認に月に何時間を使っているかを一度数えれば、続けるか変えるかが決まります。

比べるときに、機能の数を数えるのはあまり役に立ちません。機能の一覧を横に並べると、多いものが良いように見えますが、使わない機能が100個あっても手間は減りません。効くのは、いま自分が手で動かしている作業がその道具で消えるかどうかです。控えの返信、重なりの確認、次の案内の3つのうち、いくつが自動になるかで判断します。各サービスの違いは他社との比較のページで確かめられます。

移るときの手間も見ておきます。フォームの項目を作り直す作業と、すでに集めた情報を移す作業が発生します。表計算ソフトに並んでいる情報は書き出しやすいため、移す側が取り込める形になっているかを確かめます。プランごとの内容は料金のページで並べて確かめられます。

申し込みの回答率を落とさない作り方

無料で作れることと、申し込みが入ることは別の話です。項目を増やすほど、途中でやめる人が増えます。名前と連絡先と用件だけで受け取れるなら、そこで止めます。住所、生年月日、勤務先は、申し込みを受けた後に聞ける項目です。受付の段階で全部を聞こうとすると、入力の途中で離れます。

項目の順番も効きます。答えやすい項目を先に並べると、書き始めた人が最後まで進みます。名前と連絡先を上に、希望の内容や相談したいことを下に並べる順番が基本です。最初の項目でいきなり長い文章を求めると、そこで止まります。項目が多くなるときは、画面を分ける設定を使います。1枚に10項目が並ぶより、5項目の画面が2枚のほうが進みます。

答え方の案内も入れておきます。電話番号をどの形で入れるか、希望の日時をどう書くかを、項目の説明の欄に1行で添えます。案内が無いと、人によって書き方が変わり、受け取った側で読み替える手間が出ます。選択肢にできる部分は選択肢にします。入力する側の手間が減り、受け取った側の集計もそろいます。

送信した後の画面は、最後に整えます。送信できたのかどうかが分からない画面だと、同じ内容が2回届きます。受け付けたことと、いつ返信するかを書いておけば、二重の送信と確認の電話が減ります。控えの連絡を送る仕組みがあるなら、その旨も書いておきます。申し込みの入口で決まるのは件数ですが、この後始末で決まるのは手間の量です。実際の画面の動きはデモを見るから確かめられますし、導入の前に出やすい疑問はよくある質問にまとまっています。

無料で始めて、どこで切り替えるか

無料のフォームで申し込みを受け始めるのは、ほとんどの場合で正しい順番です。費用がかからず、その日のうちに公開できます。実際に申し込みが入るかどうかは、作ってみるまで分かりません。入らなければ、料金を払う判断そのものが要りません。まず無料で作って、入口を案内して、届いた件数を見ます。

切り替える合図は3つあります。1つ目は、控えの返信が追い付かなくなったときです。届いてから返すまでに半日以上かかる日が続いたら、自動にする時機です。2つ目は、確認する人が2人以上になったときです。誰が対応したかが分からない状態は、対応の漏れと二重の連絡を生みます。3つ目は、日時の重なりを確認する作業が毎日発生するようになったときです。この3つのどれかが起きたら、道具を替える判断をします。

替える先は、いま手で動かしている作業によって変わります。控えの返信と対応の記録が中心なら専用のフォーム作成ツール、日時の重なりと前日の連絡が中心なら予約システムです。この2つは別の道具で、どちらが良いというものではありません。自分の申し込みに日時が絡むかどうかで決まります。日時が絡まない申し込みに予約システムを使うと、要らない設定が増えます。

判断の順番をもう一度並べると、こうなります。日時を選ばせるかどうかで種類を決め、1日あたりの件数で無料のまま続けられるかを見て、確認する人数で道具を替えるかを決め、控えの連絡を自動にするかで最後のプランを決めます。この順番で見れば、比較の記事を何本読んでも決まらなかった判断が短く終わります。決められないのは選択肢が多いからではなく、自分の条件を数字にしていないからです。業種ごとの受け方の違いは業種ごとの使い方のページで確かめられます。

Q1. グーグルのフォームで申し込みを受けるのは本当に無料ですか？

アカウントがあれば無料で使えます。解説では、フォームの作成数や回答の収集数に上限なく無料で利用できると紹介されています。formrunの無料のプランが1フォームあたり月30件、Formzuの無料のプランが1フォームあたり100件の保存であることと比べると、件数の面では制限がありません。

Q2. 申し込みを受けたときの控えのメールは自動で送れますか？

回答の内容の写しを送る設定はありますが、こちらからの案内文を含む控えを送りたい場合は別の仕組みが要ります。formrunの公式の料金ページでは、自動返信のメールは無料のプランではなく月額2,980円（税抜、年間契約）のプラン以上に含まれる機能として並んでいます。無料のまま使う場合、控えの返信は人が送ることになります。

Q3. 日時を選んでもらう申し込みにも使えますか？

使えますが、同じ時間に2件届くことは止められません。届いた後に人が確認して、片方に別の時間を案内することになります。1日に1件か2件なら回りますが、5件を超えると確認と連絡が受付の仕事の中心になります。日時が絡む申し込みが増える見込みなら、予約の仕組みで受けるほうが手間が少なくなります。

Q4. 無料のフォームから別のツールに移る合図は何ですか？

3つあります。控えの返信が半日以上遅れる日が続いたとき、申し込みを確認する人が2人以上になったとき、日時の重なりを確認する作業が毎日発生するようになったときです。移る先は、控えの返信と対応の記録が中心なら専用のフォーム作成ツール、日時の重なりと前日の連絡が中心なら予約システムです。