問診票の作り方｜紙で始めて後から移す

問診票の作り方で手が止まるのは、項目を考え始めたときです。聞きたいことを並べると2枚になり、削ると当日に聞き直すことになる。この行き来で何日も過ぎます。順番を決めれば、1時間ほどで形になります。この記事では、何のために作るのかを決めるところから、入れる項目、質問と選択肢の組み方、扱いに配慮が必要な項目の線引き、そして紙から画面に移す判断までを並べます。結論を先に置くと、問診票は聞き取りの紙ではなく、当日の施術を短く安全にするための紙です。

問診票が果たす3つの役目

作る前に、何のための紙なのかを決めます。役目は3つあり、どれを主にするかで項目が変わります。

1つめは、施術してよいかを判断する役目です。体調、服薬、過去の手術、妊娠の有無。ここは、その日の施術を避けるべきかどうかを決める材料です。有資格者が判断する範囲であり、迷う内容が書かれていたら施術を控える、または医療機関の受診を案内する判断になります。この役目を主にするなら、項目は短く、判断に直結するものだけに絞ります。

2つめは、施術の内容を合わせる役目です。困っている場所、いつから続いているか、どんな動きで痛むか、これまで受けた施術。ここが書かれていると、当日の聞き取りが短くなり、施術の時間が伸びます。

3つめは、次に繋げる役目です。連絡先、来店のきっかけ、希望する頻度。ここは施術そのものには使いませんが、案内を出す判断に使います。

3つの役目を1枚に全部詰めると、書く人が途中でやめます。どれが主で、どれを削ってよいかを先に決めます。初回の紙は1つめと2つめに絞って、3つめは予約を受けるときに聞く形に分けると、書く量が半分になります。

問診票の作り方に悩んでいませんか？ 出典: medical-grits.jp

最初に決める3つのこと

項目より先に決めることが3つあります。ここが決まっていないと、作った紙が使われません。

1つめは、誰が読むかです。施術する人が1人なら、書き方の癖に合わせて作れます。複数人が読むなら、誰が読んでも同じ意味に取れる言葉にする必要があります。「痛みの強さ」を自由に書かせると人によって解釈が変わるので、複数人が読む場合は段階で答えてもらう形にします。

2つめは、いつ書くかです。来店してから待合で書く形、予約のときに事前に書いてもらう形、施術中に聞き取りながら埋める形。この3つで作り方が変わります。待合で書く形は、書く時間が予約の枠を食います。5分かかる紙なら、1日10件で50分が待合の時間に消えます。

3つめは、どこに保管するかです。紙のまま綴じるのか、記録に写して紙は処分するのか。ここを決めていないと、名前と体調が書かれた紙が棚に溜まり続けます。保管する期間と場所を、作るときに同時に決めます。

この3つを決めたうえで、項目を並べ始めます。順番を逆にすると、書く量が多すぎる紙ができて、使われないまま棚に残ります。

必ず入れる8つの項目

業種によって変わる部分はありますが、共通して要るのは8つです。

1つめは、氏名と読み方です。呼び間違いを防ぐため、読み方の欄を付けます。2つめは、連絡先です。電話番号は必須で、連絡の取りやすい時間帯を1つ添えると、変更の連絡が付きやすくなります。3つめは、年齢または生年月日です。施術の強さを決める材料になります。

4つめは、いま困っている場所です。文で書かせるより、身体の図を載せて印を付けてもらう形のほうが速く、正確です。図を1つ入れるだけで、当日の聞き取りが短くなります。5つめは、症状がいつから続いているかです。「1週間以内」「1か月以内」「半年以上」のように段階で選ばせます。

6つめは、施術を避けるべき状態の確認です。発熱、妊娠の可能性、飲んでいる薬、直近の手術、医師から運動や施術を止められているかどうか。ここは「はい」「いいえ」で答えられる形にして、はいが付いた項目だけを口で確かめます。

7つめは、これまでに同じような施術を受けたことがあるかです。受けたことがある人には説明を短くでき、初めての人には丁寧に説明する判断ができます。8つめは、当日の希望です。強さの好み、避けてほしい場所、時間の制約。ここが書かれていると、施術中の確認が減ります。

この8つで、A4の紙1枚に収まります。収まらないなら、どれかが3つめの役目に属する項目です。予約を受けるときに聞く形へ動かします。

質問の作り方は、選択式を基本にする

質問の形は2つあります。選択式と自由記述です。基本は選択式で、自由記述は最後に1つだけにします。

自由記述が多い紙は、書く人の負担が大きく、空欄が増えます。空欄が増えると、当日に聞き直すことになり、紙を作った意味がなくなります。読む側の負担も大きく、字が読めないという問題も付いてきます。

選択式にすると、答えが揃い、後から数えられます。「どこで当院を知りましたか」を選択式にしておけば、月ごとにどの入口から来ているかが分かります。自由記述だと、集計するのに紙を1枚ずつ読む作業になります。

選択式にするときの形は3つです。1つだけ選ぶ形、いくつでも選ぶ形、段階で選ぶ形です。混ぜて使うときは、それぞれの欄の横に「1つだけ」「当てはまるものすべて」と書きます。書いていないと、1つだけ選ぶつもりの欄に複数の印が付きます。

段階で選ぶ形は、痛みの強さのように程度を聞くときに使います。段階の数は5つが扱いやすい範囲です。3つだと差が出ず、10段階にすると人によって基準が変わります。段階の両端に言葉を添えて、「1 まったく痛くない」「5 我慢できないほど痛い」と書くと、答えが揃います。

自由記述を1つだけ残す場所は、最後の「その他、伝えておきたいこと」です。ここに書かれる内容が最も役に立つ場面があります。選択式で拾えない事情は、この欄から出てきます。

選択肢の作り方で気をつける点

選択式にすると決めても、選択肢の作り方が悪いと答えが歪みます。気をつける点は4つです。

1つめは、漏れが無いことです。どれにも当てはまらない人が出ると、空欄になります。防ぐには「その他」を1つ置きます。ただし「その他」に印が集まる項目は、選択肢の設計が間違っています。月に1回、その他の数を見て、多い項目は選択肢を作り直します。

2つめは、重なりが無いことです。「1週間以内」「1か月以内」と並べると、5日の人はどちらにも当てはまります。「1週間以内」「1週間から1か月」「1か月から半年」「半年以上」のように、境目を明示します。

3つめは、並べる順番です。程度を聞く項目は、軽いほうから重いほうへ並べます。順番がばらばらだと、読み飛ばして真ん中に印を付ける人が出ます。

4つめは、言葉です。専門用語を選択肢に使うと、答えられません。「頸椎」ではなく「首」、「上肢」ではなく「腕」と書きます。読む側が専門用語で記録したいなら、紙は日常の言葉にして、記録するときに置き換えます。

この4つを守ったうえで、選択肢の数は1つの質問で7つまでに抑えます。それ以上並べると、上の3つしか読まれません。多くなる項目は、2つの質問に分けます。

業種ごとに変える項目

8つの基本の項目に、業種ごとの項目を足します。足す数は2つから4つに抑えます。

整体院や整骨院では、痛む動作を聞く項目を足します。「前に曲げると痛む」「振り向くと痛む」「朝起きたときが一番つらい」のように、動作で選ばせる形にします。痛む場所だけでは施術の方向が決まらないため、この1問が効きます。保険を扱う施術所では、負傷した日と原因を聞く欄が要ります。ここは保険の扱いに関わるため、書き方を専門家に確かめてから項目を固めます。

鍼灸院では、体質に関わる項目を足します。冷えやすいか、汗をかきやすいか、眠れているか。選択式で3問ほど並べると、施術の組み方が決まります。鍼を受けたことがあるかどうかも、説明の量を変える材料になります。

エステとリラクゼーションでは、肌や体質に関わる項目を足します。アレルギーの有無、使えない成分、日焼けの予定。使う製品によって確かめる項目が変わるため、扱う製品が増えたときに見直します。

ネイルとまつげのサロンでは、過去の施術で起きた不具合を聞く項目を足します。腫れた、かゆくなった、外れやすい。この1問で、当日に使う材料の判断が変わります。

歯科や医療機関では、服薬の内容と既往の確認が中心になります。飲んでいる薬の名前を正確に書くのは難しいため、手帳を持参してもらう案内を紙に1行入れると、当日に確かめられます。

どの業種でも、足した項目を半年に1回見直します。使っていない項目が残っていると、書く人の時間だけを取ります。1問減らすごとに、書く時間が20秒ほど短くなります。

書いてもらえない紙の直し方

作ったのに空欄が多い、途中で止まっている。この状態には原因が4つあります。

1つめは、量です。質問が20問を超えると、途中で手が止まります。空欄が最後の3問に集まっている紙は、量が多すぎる合図です。後ろの項目から削ります。

2つめは、順番です。答えにくい項目が前にあると、そこで止まります。妊娠の可能性や服薬の確認を最初に持ってくると、来店した人が身構えます。答えやすい項目を前に、確認の項目を後ろにします。

3つめは、書く場所です。待合の椅子に座って、膝の上で書いてもらう形は書きにくく、字も崩れます。書く台を1つ用意するだけで、読める字が返ってきます。台を用意できないなら、硬い下敷きを紙と一緒に渡します。

4つめは、なぜ聞くのかが分からない項目です。理由が分からない質問は飛ばされます。項目の横に「施術の強さを決めるために伺います」と小さく書くだけで、記入率が変わります。特に年齢と服薬の欄は、理由を添えると空欄が減ります。

直すときは、1回に1か所だけ変えます。2か所以上を同時に変えると、どちらが効いたのか分かりません。1か月使って、空欄の多い項目を数えて、次の月に1か所直す。この繰り返しで、3か月ほどで空欄がほとんど無い紙になります。

そして、空欄のまま受け取ることを許します。全部埋まっていないと施術できない形にすると、受付で書き直しの時間が発生します。埋まっていない項目のうち、判断に必要なものだけを口で確かめる運用にしておけば、紙が完璧でなくても回ります。

扱いに配慮が必要な項目の線引き

問診票には、体調や病歴が書かれます。ここは個人の情報の中でも扱いに特に配慮が要る種類にあたります。

個人情報保護委員会の資料では、医療や介護に関わる事業者が扱う扱いに配慮が必要な情報の例として、次のようなものが挙げられています。

医療・介護関係事業者が取り扱う「要配慮個人情報」の具体的な内容としては、診療録等の診療記録や介護関係記録に記載された病歴、診療や調剤の過程で、患者の身体状況、病状、治療等について、医療従事者が知り得た診療情報や調剤情報、健康診断の結果及び保健指導の内容、障害（身体障害、知的障害、精神障害等）の事実、犯罪により害を被った事実などがあります。 出典: ppc.go.jp

同じ資料では、こうした情報を取得する際には原則としてあらかじめ本人の同意を得る必要があるとされています。一方で、本人が問診票に自分の身体の状況や病状を記載して受診を申し出る場面については、本人がその情報を取得されることを前提としていると考えられるため、書面や口頭で本人から直接適正に取得する場合は、その行為をもって同意があったものと解されるという整理が示されています。

これを踏まえると、問診票を作るときの実務は3つになります。1つめは、聞く項目を必要なものに絞ることです。施術の判断に使わない病歴を聞く理由はありません。2つめは、何のために使うのかを紙に書くことです。3つめは、保管と処分の決まりを作ることです。

聞かないほうがよい項目もあります。職業、勤務先、家族構成、収入。この4つは、施術の判断に使わない場面がほとんどです。使わない情報を預かると、保管の責任だけが増えます。預かっていない情報は漏れません。

事業の形によって求められる対応が変わる場面があるため、迷う項目がある場合は、個人情報保護委員会のページ（https://www.ppc.go.jp/）で公開されている資料を確かめるか、専門家に相談してください。

利用目的の書き方と、保管の決まり

紙の下に3行だけ書いておくと、後の説明が短くなります。書くのは利用目的、保管の期間、問い合わせ先です。

利用目的は、実際に使う範囲だけを書きます。「施術の内容を決めるため、および施術に関するご連絡のために使用します」で足ります。ここに「サービスのご案内のため」を加えるなら、実際に案内を出す場合だけにします。書いてあるのに出さないのは構いませんが、書いていないことをするのは避けます。

保管の期間は、いつまで持つのかを書きます。施術の記録として一定期間持つ必要があるなら、その期間を書きます。期間を決めていないと、何年分もの紙が棚に残ります。決めたら、処分する日を月の予定に入れます。

問い合わせ先は、電話番号を1つ書きます。書き直してほしい、削除してほしいという申し出の窓口です。書いていないと、その場にいた人が個別に判断することになります。

保管の場所は、施錠できる場所に決めます。受付の机の上に重ねて置く形は、次に来た人の目に触れます。紙を記録に写して処分する形にするなら、写す作業を当日の終わりに行い、写した紙をその日のうちに処分します。溜めると、写し忘れと紛失が同時に起きます。

そして、誰が読める情報なのかを決めます。施術する人と受付の人が読む必要があるなら、そこまで。それ以外の人が見られる場所には保管しません。小さい店でも、この線引きを1行書いておくと、人が増えたときに基準が残ります。

A4の1枚に収める組み方

項目が決まったら、紙の上の並べ方を決めます。ここで2枚になると、書く人が減ります。

上から下へ、答えやすい順に並べます。氏名と連絡先が先、次に困っている場所の図、次に症状の経過、次に施術を避けるべき状態の確認、最後に自由記述です。避けるべき状態の確認を最初に置くと、来店した人が緊張します。

身体の図は、右半分に配置して、左半分に文字の質問を並べます。図の大きさは名刺2枚分ほどで足ります。前と後ろの2つを並べると、印の位置が正確になります。

欄の高さは、書く人の字の大きさに合わせます。名前の欄が狭いと、はみ出して読めません。自由記述の欄は3行分を確保します。1行だと書いてもらえず、5行だと埋めなければいけない圧を与えます。

文字は、読める大きさを確保します。年齢の高い人が読むことを前提に、本文は10ポイント以上にします。小さくしてまで載せたい項目があるなら、それは載せなくてよい項目です。

印刷は、両面にしません。裏があることに気づかない人が出ます。1枚で収まらないなら、項目を削るか、予約を受けるときに聞く形へ動かします。紙の枚数を増やす選択は最後です。

紙で始めて、画面に移す判断

最初から画面で作ろうとすると、項目が決まる前に道具を選ぶことになります。紙で2か月ほど回して、項目を固めてから移すほうが早く終わります。

紙のままでよいのは3つの条件が揃っているときです。1日の来店が10件以下、書く人が待合で書ける余裕がある、そして紙の内容を後から集計する必要がない。この3つなら、紙が最も速い形です。

移したほうがよい合図は4つです。1つめは、待合で書く時間が予約の枠を押している場面です。5分の紙で1日10件なら、待合に50分が消えています。事前に書いてもらえれば、この時間が施術に回ります。

2つめは、字が読めない紙が出てくる場面です。読めない内容は使えず、当日に聞き直すことになります。入力の形にすれば、読めない問題は消えます。

3つめは、集計したい場面です。どの入口から来ているか、どの症状が多いか。紙を1枚ずつ数える作業は100枚を超えると現実的でなくなります。

4つめは、2回目以降の来店で書き直しが発生している場面です。前回の内容が残っていれば、変わった点だけを確かめれば済みます。毎回1枚を書かせている店は、ここで時間を使っています。

この4つのうち2つ以上が当てはまるなら、移す時期です。ただし移す前に、紙の項目を確定させておきます。項目が固まっていない状態で入力の画面を作ると、作り直しが発生します。

画面で作るときに見る3つの点

画面に移すと決めたら、道具を選びます。見る点は3つです。

1つめは、予約と同じ場所にあるかどうかです。予約を受ける仕組みとは別に入力の道具を用意すると、同じ人の情報が2か所に分かれます。予約の記録と問診の内容を突き合わせる作業が、毎回発生します。予約を受けた流れの中で問診の入力に進める形なら、この作業がゼロになります。

2つめは、前回の内容を呼び出せるかどうかです。2回目以降の来店で、前回の答えが表示されて変わった点だけを直せる形なら、入力にかかる時間が大きく減ります。毎回まっさらな画面を出す形では、紙と同じ手間が残ります。

3つめは、書かれた内容が誰に見えるかを決められるかどうかです。体調や病歴が含まれるため、見られる人を絞れる形が要ります。ここが決められない道具は、人が増えたときに使えなくなります。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形なら、予約が入った時点で問診の入力の案内を出して、来店までに書いてもらえます。何をどこまで持てるかはできることで確かめられ、業種ごとの組み方は業種ごとの使い方に並んでいます。

紙を完全にやめる必要はありません。事前の入力を基本にして、入力ができない方には紙を渡す形にすると、どちらの人も受けられます。両方を持つときは、正しい方を画面と決めて、紙の内容を当日の終わりに写します。

予約と問診を繋げると、当日の時間が変わる

問診票を作る作業の本当の目的は、当日の流れを短くすることです。だから紙の出来より、いつ書かれるかのほうが効きます。

予約を受けた直後に入力の案内が届く形にすると、来店の前に書き終わります。来た人は受付で名前を伝えるだけで施術に入れます。待合で書いていた5分が消え、その分を施術に回せます。1日10件なら、1日で50分が生まれます。

もう1つ変わるのが、施術を控える判断の時期です。当日の待合で初めて内容を見ると、施術できないと分かった時点で枠が空きます。事前に見られていれば、前日に連絡して日程を変えられます。空いた枠に他の人を入れることもできます。訪問の業種や、1件に長い時間を取る業種では、この差が売上に直接効きます。

2回目以降はさらに軽くなります。前回の内容が残っていれば、「前回から変わった点はありますか」の1問で済みます。ここを毎回1枚書かせている店との差は、年間で数十時間になります。

道具を選ぶときに確かめる点は、予約の受け付けと問診の入力と前日の連絡が同じ場所から動くかどうかです。3つが別々の道具に分かれると、同じ人の情報を3か所で管理することになり、突き合わせの作業が残ります。他の仕組みとの違いは他社との比較に並べてあり、費用の形は料金で確かめられます。

実際の画面で、予約から問診の入力までを通して見たいならデモを見るが早く、判断に迷う点はよくある質問に近い状況の回答があります。

最後に1つ、作るときの順番だけもう一度置いておきます。何のための紙かを決める、項目を8つに絞る、選択式で組む、A4の1枚に収める、2か月使って項目を固める、それから画面に移す。この順で進めると、作り直しが1回で済みます。項目を固める前に道具から選ぶと、作った入力の画面を何度も直すことになります。

Q1. 問診票に必ず入れるべき項目は何ですか？

氏名と読み方、連絡先、年齢または生年月日、いま困っている場所、症状がいつから続いているか、施術を避けるべき状態の確認、同じような施術の経験、当日の希望の8つです。困っている場所は身体の図に印を付けてもらう形にすると、当日の聞き取りが短くなります。この8つでA4の1枚に収まります。

Q2. 問診票の質問は選択式と自由記述のどちらが良いですか？

選択式を基本にして、自由記述は最後の「その他、伝えておきたいこと」だけにします。自由記述が多いと空欄が増え、当日に聞き直すことになります。程度を聞く項目は5段階にして、両端に「まったく痛くない」「我慢できないほど痛い」のような言葉を添えると答えが揃います。

Q3. 問診票で病歴を聞くときに気をつけることは何ですか？

病歴は扱いに特に配慮が要る情報にあたるため、施術の判断に使う項目だけに絞ります。紙の下に利用目的、保管の期間、問い合わせ先の3行を書き、施錠できる場所に保管します。職業や勤務先、家族構成のように施術の判断に使わない項目は聞かないほうが、預かる責任が増えません。

Q4. 紙の問診票から画面での入力に移すべきタイミングはいつですか？

待合で書く時間が予約の枠を押している、字が読めない紙が出てくる、内容を集計したい、2回目以降も毎回書き直しが発生している。この4つのうち2つ以上が当てはまったときです。ただし移す前に紙で2か月ほど回して項目を固めておくと、入力の画面を作り直す手間が省けます。