出勤表の作り方｜人数の少ない店でも崩れない形にする

出勤表の作り方で最初に迷うのは、どこまでを1枚に入れるかです。誰がいつ入るかだけを書けばよいのか、実際に何時から何時まで働いたかも同じ表に書くのか。ここを分けずに作り始めると、月末に給与の計算をする段になって、予定の数字と実際の数字が混ざった表が残ります。ここでは、予定と実績の切り分け、作る前に決める項目、エクセルでの具体的な手順、曜日や時間を自動で出す仕掛け、希望の集め方、そして人数の少ない店で崩れる場所を順に見ていきます。

出勤表は予定の表、出勤簿は実績の表。役割が違う

同じ「出勤表」という言葉が、2つの別のものを指して使われています。1つは、来月の誰がいつ入るかを決めた予定の表です。もう1つは、実際に何時に来て何時に帰ったかを残した実績の表です。

予定の表は、人の手配のために作ります。見る人はスタッフで、見たい情報は自分がいつ入るかと、その日に誰と一緒かです。実績の表は、給与の計算と記録のために作ります。見る人は店主か経理の担当で、見たい情報は労働した時間の合計と、休憩と、時間外の有無です。

この2つを1枚にまとめようとすると、必ずどちらかが使いにくくなります。予定の表に実績の列を足すと横に長くなり、スタッフが自分の予定を探せません。実績の表に予定を混ぜると、どちらの数字で給与を計算するのかが曖昧になります。分けて作り、集計のときだけ突き合わせる形が扱いやすいです。

記録の扱いにも差があります。労働基準法は、賃金の台帳や労働の時間に関する書類を一定の期間保存することを使用者に求めています。対象になる書類や保存の期間は、事業の形や時期によって扱いが変わるため、所管の窓口の案内で確かめてください。少なくとも、実績の表は消さずに残す前提で作る必要があります。予定の表は上書きしてもかまいませんが、実績の表を上書きすると後から確かめられなくなります。

作り始める前に決める6つのこと

表の形から作ると、あとで組み直すことになります。先に決める項目が6つあります。

1つ目は、期間の単位です。1か月を1枚にするのか、半月で切るのか、週で回すのか。飲食や小売では半月で組む店が多く、サロンや治療院では1か月で組む店が多いです。単位が短いほど希望を反映しやすく、単位が長いほど作る回数が減ります。

2つ目は、区切りの刻みです。30分刻みにするか15分刻みにするか。予約の枠が15分刻みの店で、出勤表を30分刻みで作ると、枠と人の配置がずれます。予約を受ける店は、予約の枠と同じ刻みにそろえるのが基本です。

3つ目は、必要な人数の決め方です。時間帯ごとに何人必要かを先に決めます。これが決まっていないと、希望を並べただけの表になり、足りているかどうかが判断できません。開店の準備に2人、昼の時間帯に3人、夕方に2人、といった形で数字にします。

4つ目は、記号の決め方です。早番、遅番、通し、休み、有給。記号は少ないほうが読み間違いが減ります。多くの店では5種類前後に収まります。記号ごとの開始と終了の時刻を別の表にまとめておき、記号を書けば時間が決まる形にします。

5つ目は、希望をいつまでに集めるかです。締め切りの日と、公開する日を決めます。締め切りが曖昧な店では、作り始めてから希望が届き、何度も組み直すことになります。

6つ目は、作る人と直す人です。作るのが店主で、当日の急な交代を誰が直すのか。直す権限が決まっていないと、紙に手書きの修正が入り、元の表と実態が離れます。

エクセルで作る手順は4つに分かれる

決めることが決まったら、表を作ります。手順は4つです。

1つ目は、枠組みを作ることです。1行にスタッフ、1列に日付を並べます。逆にすることもできますが、人数が少なく日数が多い店では、スタッフを縦に並べたほうが1画面に収まります。1行目に日付、2行目に曜日を置き、左端の列にスタッフの名前を並べます。

2つ目は、日付と曜日を自動で出すことです。開始の日付を1つだけ手で入れ、以降は前の日に1を足す式にします。曜日はTEXT関数で日付から出します。この形にしておくと、翌月の表は開始の日付を1つ書き換えるだけで作れます。曜日を手で打ち込む運用にすると、毎月ずれます。土日や祝日に色を付けるのは、WEEKDAY関数を条件にした条件付き書式で行います。

3つ目は、記号の入力を制限することです。データの入力規則で、決めた記号だけを選べるようにします。自由に打てる状態だと、「早」「早番」「A」が混在して、人数の集計が合わなくなります。

4つ目は、集計の行を作ることです。日付ごとの列の下に、その日の出勤する人数をCOUNTIF関数で数えます。時間帯ごとの人数を出したい場合は、記号ごとに数えてから足します。必要な人数と比べて足りない日が赤くなる条件付き書式を入れると、作りながら穴に気づけます。

この4つを済ませると、翌月からは開始の日付を書き換えて、記号を入れるだけになります。ここまで作るのにかかる時間は、慣れていれば2時間ほどです。関数に慣れていない場合は、配布されているテンプレートから始める形が早いです。

この記事では、エクセルでのシフト管理表の作り方やポイント、初心者にもわかりやすい関数の使い方を紹介します。システムを使ったシフト管理表の作成についても取り上げており、関連製品の資料請求にも対応しています。 出典: it-trend.jp

労働した時間を自動で出すための仕掛け

実績の表では、時間の計算をどこまで自動にするかで手間が変わります。手で電卓を使う運用は、件数が増えると必ず間違いが出ます。

まず、時刻の扱いを押さえます。エクセルは1日を1とする数値で時刻を持っているので、時刻の差はそのまま引き算で出ます。ただし、表示の形式を時刻のままにしておくと、合計が24時間を超えた時点で0時に戻って見えます。合計の欄は、24時間を超えても積み上がる表示の形式に変えておきます。

次に、休憩の扱いです。休憩の時間を固定にする店と、実際に取った時間を書く店があります。固定にするなら、勤務した時間の長さに応じて自動で引く式にします。実際の時間を書くなら、開始と終了の列を作って差を引きます。どちらでもかまいませんが、店の中で形を統一します。人によって扱いが違うと、給与の計算で揉めます。

深夜の時間帯をまたぐ勤務がある店では、終了の時刻が開始より小さくなります。単純な引き算では負の数になるので、終了が開始より小さい場合に1を足す条件を入れます。飲食や宿泊では避けられない処理なので、最初から入れておきます。

集計は、スタッフごとの合計と、日ごとの合計の両方を出します。スタッフごとの合計は給与の計算に使い、日ごとの合計は人の配置が適切だったかを見るのに使います。日ごとの合計と売上を並べると、人の手配が多すぎた日と足りなかった日が分かります。

希望の集め方で、作る時間の半分が決まる

出勤表を作る作業のうち、実際に時間がかかるのは組み合わせを考える部分ではなく、希望を集めて形を整える部分です。

紙で集める方法は、手軽ですが転記が必要になります。8人のスタッフから紙で受け取ると、8枚を見ながら1枚の表に写す作業が発生します。文字が読めない、提出が遅れる、書き方が人によって違う。ここで1時間が消えます。

入力の欄を1つ用意して、そこに各自が書き込む方法にすると、転記が消えます。クラウドの表計算に共有のファイルを作り、スタッフごとの行に希望を書いてもらう形です。締め切りの時刻を決めて、その時刻に写しを取って締めます。締めた後の変更は個別に受ける、と決めておけば、後から書き換えられる心配もありません。

希望の出し方も形を決めます。「できるだけ土日は休みたい」のような文章で出されると、判断が店側に戻ってきます。出してもらうのは、入れない日と、入れる時間帯の2つだけにします。優先したい事情がある場合は別に伝えてもらい、表には書かせません。

集まった希望をそのまま反映できないときの順番も、先に決めておきます。子どもの行事、通院、試験のように動かせない事情を優先し、それ以外は前月に希望が通らなかった人を優先する。この順番を紙に書いて共有しておくと、「なぜあの人だけ」という不満が出にくくなります。順番が明文化されていない店では、作る人が毎回説明することになります。

人数が少ない店ほど、1人の予定変更で全体が崩れる

スタッフが3人の店と20人の店では、崩れ方が違います。人数が多い店は代わりを見つけやすく、人数が少ない店は1人抜けた時点で穴が空きます。

人数が少ない店で効く手は3つあります。1つ目は、穴が空いても回る最低の人数を決めておくことです。「この時間帯は1人でも回す」という線を先に引いておくと、当日の判断が速くなります。線が無いと、毎回全員に連絡して代わりを探すことになります。

2つ目は、店主が入る枠を最初から空けておくことです。すべての枠を埋めてから穴が空くと、店主が急に入ることになり、その日にやるはずだった作業が飛びます。最初から店主を予備として計算に入れておくと、崩れても仕事の順番が変わるだけで済みます。

3つ目は、交代の連絡の形を決めておくことです。誰に、どの手段で、いつまでに伝えるか。個別の連絡でやり取りすると、決まったのか決まっていないのかが分からなくなります。連絡の場所を1つに決めて、そこで決まったことを表に反映する担当を1人にします。

人数が少ない店では、予約の受け方と出勤表が直結します。担当が1人しかいない時間帯に、その担当を指名する予約が2件入れば、どちらかを断ることになります。出勤表と予約の枠が別の場所にあると、この衝突は予約を受けた後に気づきます。

よくある失敗を6つ並べる

現場で繰り返し起きる失敗を挙げます。どれも作り方を直せば防げます。

1つ目は、セルを結合してしまうことです。見た目は整いますが、並べ替えも絞り込みもできなくなり、集計の式も通らなくなります。出勤表では結合を使わないのが原則です。

2つ目は、月ごとにファイルを分けることです。1年分を見たいときに12個のファイルを開くことになります。シートを分けるか、1枚の表に日付の列で積み上げます。

3つ目は、記号を自由に打たせることです。集計が合わなくなる原因の大半がこれです。入力規則でリストから選ばせます。

4つ目は、公開した表を直接書き換えることです。公開した後に変更が入ると、スタッフが見た内容と違う表になります。変更があった日は、変更した日付と内容を残す欄を作り、上書きの履歴が分かる形にします。

5つ目は、必要な人数を決めずに希望を並べることです。足りているかどうかの判断ができないまま公開され、当日に足りないことに気づきます。

6つ目は、提出の締め切りを設けないことです。締め切りが無いと、作り始めてから希望が届き、何度も組み直すことになります。

エクセルで作る限界を感じたときは、専用の道具を検討する段階に入っています。そのときも、いま使っている表の形を持ったまま比べることが大事です。

エクセルを使うのも一つの方法ですが、もし「もっと簡単にできたら…」と感じていたら、無料ツールを試してみるのもおすすめです。以下の記事では迷っている方のために、無料で使えるシフト管理ツールもご紹介しています。必要に応じて比較してみてください。 出典: it-trend.jp

エクセルとクラウドと専用の道具、どこで分かれるか

出勤表を作る道具は3通りあります。向いている条件が違います。

エクセルが向いているのは、スタッフが10人までで、勤務の形が固定に近く、作る人が1人の店です。費用がかからず、列を自由に決められるのが強みです。弱みは、同時に触れないこと、スタッフのスマートフォンから見せる形を自分で作る必要があること、変更の履歴が残らないことです。

クラウドの表計算が向いているのは、スタッフが希望を自分で書き込む運用にしたい店です。転記が消え、スマートフォンから見られます。弱みはエクセルと同じで、同じセルを同時に書き換えたときの扱いと、履歴の追いにくさが残ります。

専用の道具が向いているのは、勤務の形が複数あり、希望の収集と組み合わせと集計を一続きで回したい店です。人件費の計算や、必要な人数との照合が自動で出ます。弱みは費用と、自分の店の勤務の形に道具の考え方が合うかどうかです。合わない道具を入れると、運用を道具に合わせて変えることになります。

選ぶときは、機能の数ではなく、いま人手で埋めている作業のどれが消えるかで見ます。転記に1時間かかっているなら、希望の収集が自動になる道具に価値があります。組み合わせを考える時間が長いなら、必要な人数との照合が自動になる道具に価値があります。両方とも短いなら、エクセルのままで足ります。

初めて作る人が最短で1枚を仕上げる順番

関数に慣れていない人が、今日のうちに1枚を仕上げる順番を示します。完璧な形を目指すと途中で止まるので、まず動く表を作ってから足していきます。

最初に、日付と曜日と名前だけの枠を作ります。1行目に日付、2行目に曜日、A列にスタッフの名前。ここまでは式を1つも使いません。日付は開始の日を入れて右に引っ張れば連番になります。ここで10分です。

次に、記号の一覧を別のシートに作ります。早番は9時から15時、遅番は15時から21時、通しは9時から21時、休みは空欄。この対応を書いた小さな表を作るだけです。記号を決めるところで迷いがちですが、店で実際に使っている呼び方をそのまま使えば足ります。新しい呼び方を作ると、伝えるところから始めることになります。

そのうえで、記号を手で入れて1か月を埋めます。ここは自動化しません。組み合わせを考える作業は人がやるほうが早く、式で解こうとすると条件を書き出す作業のほうが重くなります。

埋め終わったら、日ごとの出勤する人数を数える行を1行足します。COUNTIF関数で、空欄でないセルの数を数えるだけです。必要な人数を別の行に書いておき、差が負になる日に色が付く条件付き書式を入れます。ここまでで穴が見えるようになります。

最後に、スタッフごとの合計の日数を右端に出します。これも数えるだけです。日数の偏りが見えると、希望の通し方が公平かどうかを確かめられます。

この順番なら、初めてでも1時間で1枚が仕上がります。時間の合計や人件費の計算は、翌月に足せば足ります。最初から全部を作ろうとして完成しないより、動く表を1枚持っているほうが現場は助かります。

見る人ごとに、出す形を変える

同じ出勤表でも、見る人によって必要な情報が違います。1枚で全員の用を満たそうとすると、どの立場の人にも読みにくい表になります。

スタッフが見たいのは、自分がいつ入るかと、その日に誰と一緒かの2つだけです。給与の計算に使う数字や、必要な人数との比較は要りません。スマートフォンで見る前提なら、列を絞った表示用のシートを作ります。画面の横幅に31列を並べると、指で横に動かし続けることになり、結果として見られません。自分の行だけを抜き出して縦に並べた形が読みやすくなります。

店主が見たいのは、穴が空いている時間帯と、人件費の見当です。日ごとの出勤する人数と、必要な人数との差が並んでいれば足ります。ここに各自の名前が細かく並んでいると、穴を探すのに時間がかかります。

経理の担当が見たいのは、スタッフごとの合計の時間と、時間外の有無です。日ごとの配置は関係ありません。

この3つを1枚でまとめるのは無理があるので、元の表を1つ持ち、そこから3つの見え方を作ります。エクセルなら、元の表を参照する形でシートを3枚作るだけです。作る手間は最初の1回だけで、翌月からは元の表を埋めれば3枚すべてが更新されます。

印刷する場合の設定も済ませておきます。1か月の表をそのまま印刷すると、文字が小さくなって現場で読めません。半月で切って2枚にするか、横に置いて印刷します。タイトルの行を各ページで繰り返す設定にしないと、2枚目に日付が出ません。

当日の変更を、表に戻す運用を決める

出勤表が実態と離れる最大の原因は、当日の変更が表に戻らないことです。急な欠勤、早上がり、頼まれた延長。この3つは毎月起きます。

戻らない理由は単純で、戻す担当が決まっていないからです。変更の連絡が個別のやり取りで飛び交い、その場では解決しますが、誰も表を直しません。月末になって、表の数字と実際の勤務が合わないことに気づきます。

決めることは3つです。1つ目は、変更を伝える場所を1つにすることです。個別の連絡で済ませると記録が残りません。全員が見る場所に書いてから、表に反映します。2つ目は、表を直す担当を1人に決めることです。全員が直せる状態にすると、誰かの変更が別の誰かに上書きされます。3つ目は、直す時機を決めることです。当日の終わりまでに直す、と決めておけば、翌日には正しい表になっています。

実績の表については、書き換えるのではなく追記する形にします。予定の時刻の隣に、実際の時刻の列を作り、違ったときだけそこに書きます。予定の列を書き換えてしまうと、当初の予定が分からなくなり、変更がどれだけ発生しているかを数えられなくなります。

変更の件数を毎月数えておくと、手配の精度が上がります。月に10件を超える変更が起きている店は、希望の集め方か必要な人数の見積もりに無理があります。件数が見えていないと、毎月同じ苦労を繰り返すことになります。

出勤表と予約の枠が別々にあると、受付で衝突する

予約を受ける店では、出勤表は人の手配の表であると同時に、受けられる予約の上限を決める表です。ここが分かれていると、受付の現場で衝突が起きます。

起きる衝突は3つあります。1つ目は、出勤していない担当への予約が入ることです。2つ目は、担当が1人の時間帯に、その担当への予約が2件入ることです。3つ目は、出勤表を変更したのに予約の枠が変わらず、空いていない時間に予約が入ることです。

どれも、予約を受けた後に気づきます。気づいた時点で、お客様に連絡して時間を変えてもらうか、スタッフに急に出てもらうかの二択になります。どちらも1件あたり15分から30分の手間が発生し、月に数件でも重い負担になります。

決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている形の道具では、担当の出勤と予約の枠が同じ場所で扱われるため、出勤していない時間帯の枠がお客様の画面に出ません。出勤表を直せば受けられる枠が自動で変わるので、突き合わせる作業が消えます。どの作業が置き換わるのかはできることのページに項目ごとに並んでいるので、いま人手で確かめている部分と突き合わせると範囲が分かります。

道具を選ぶときに確かめる点は3つです。担当ごとの出勤の時間帯を登録できるか、その時間帯の外は予約の枠が出ない作りになっているか、当日の変更が予約の枠に即座に反映されるか。この3つが揃っていないと、出勤表を別に作って突き合わせる作業が残ります。項目ごとの違いを並べた他社との比較のページで、この3点の扱いを先に見ておくと判断が早くなります。

業態によって、必要な作りが変わります。担当の指名がある業態は担当ごとの枠、席が単位の業態は席の数、教室は定員。同じ出勤表でも、予約の枠との繋がり方が違います。業態ごとの受け方を整理した業種ごとの使い方のページで、自分の店に近い型を確かめてください。費用の目安は、担当の人数で料金がどう変わるかを並べた料金のページから当たれます。

始める順番としては、まずエクセルで予定の表と実績の表を分けて作り、1か月運用します。次に、その1か月で発生した「予約と出勤の衝突」の件数を数えます。この数が月5件を超えたら、道具を入れる判断材料が揃っています。画面の上で出勤と予約の枠が繋がるかは触ってみるのが早いので、デモを見るから担当の枠の出方を確かめてください。細かい仕様の疑問はよくある質問に並んでいる範囲から当たれます。

Q1. 出勤表と出勤簿は同じ表にまとめてよいですか？

分けて作ってください。出勤表は来月の予定を決める表で、見る人はスタッフです。出勤簿は実際に働いた時間を残す実績の表で、給与の計算と記録に使います。1枚にまとめると横に長くなってスタッフが自分の予定を探せず、給与の計算でどちらの数字を使うのかも曖昧になります。実績の表は上書きせずに残します。

Q2. エクセルで曜日を自動で表示させるにはどうすればよいですか？

開始の日付を1つだけ手で入れ、以降のセルは前の日に1を足す式にします。曜日はTEXT関数で日付から出します。この形にすると、翌月の表は開始の日付を書き換えるだけで作れます。土日に色を付けるのはWEEKDAY関数を条件にした条件付き書式で行います。曜日を手で打ち込む運用にすると毎月ずれます。

Q3. 希望の集め方で気をつける点はありますか？

出してもらう内容を、入れない日と入れる時間帯の2つに絞ります。文章で希望を書かせると判断が店側に戻ってきます。締め切りの日時を決めて、その時刻で締めた写しを取ります。あわせて、希望が重なったときの優先の順番を先に紙に書いて共有しておくと、公開した後の不満が出にくくなります。

Q4. 専用のツールに切り替える目安はありますか？

希望の転記に毎回1時間以上かかっている、勤務の形が3種類以上ある、予約と出勤の衝突が月に5件以上起きている、のいずれかに当てはまるときです。逆に、スタッフが10人までで勤務の形が固定に近く、作る人が1人なら、エクセルのままで足ります。機能の数ではなく、人手で埋めている作業がどれだけ消えるかで判断します。