接客型の飲食店のリマインドの送り方｜何日前に、どの文面で出すか

席数の少ない飲食店では、1組の無断キャンセルがその日の売上を大きく削ります。仕込みも済んでいて、他の予約も断っているからです。だからリマインドを送る、という話になりますが、いつ送るか、どの道で送るか、何を書くかで効き方はまったく違います。ここでは、予約を受けてから当日までの間に何を出すのが妥当かを、時機、経路、文面、費用の4つに分けて整理します。結論から言えば、前日の夜に1本が基本で、予約から当日までが長い場合と、コースの締め切りがある場合には、その前に1本を足します。

リマインドの目的は、忘れを防ぐことだけではない

リマインドと聞くと「忘れている人に思い出させる連絡」と思われがちですが、飲食店で効いているのは別の2つです。

1つ目は、来られなくなった人に連絡させることです。予定が変わったことに本人は気付いていて、ただ店に言う機会がないまま当日になります。前日に連絡が届けば、その場で「行けなくなりました」と返せます。席が空いた事実が前日に分かれば、まだ埋める手が打てます。当日の19時に分かるのと前日の21時に分かるのでは、打てる手の数が違います。

2つ目は、人数と内容の変更を当日に持ち込ませないことです。4名で取った予約が3名になる、コースを単品に変えたい、という話は当日に言われるのが最悪の形です。仕入れの読みが崩れます。前日に確認の連絡が届けば、多くはその場で言ってもらえます。

忘れを防ぐ効果は3つ目です。実際に、予約を入れた日から当日までの間が2週間以上開いていると、日付を1日間違えて来る人が出ます。前日の確認はその取り違えを拾います。

この3つのうちどれを狙うかで、文面に入れるものが変わります。連絡させたいなら変更とキャンセルの道を目立たせる、内容を確かめたいなら予約の中身を全部並べる、という形です。

いつ送るか。前日の夜が基本で、例外が2つある

飲食店のリマインドは、前日の夜が基本形です。理由は単純で、翌日の予定を確認する時間帯だからです。夕方の早い時間は仕事や移動の途中で読み飛ばされ、深夜は通知が切られています。目安としては、前日の18時から21時の間に届く形が多く使われています。

例外の1つ目は、予約を受けた日から当日までが長い場合です。1か月以上先の記念日の予約は、前日だけでは足りません。予約を受けた直後に確認を1本、1週間前に1本、前日にもう1本という形にすると、日付の取り違えとうっかりが減ります。送りすぎのように見えますが、単価の高い予約ほどこの丁寧さは嫌われません。

例外の2つ目は、コースや食材の締め切りがある場合です。仕入れの締め切りが3日前なら、その前日、つまり4日前に1本出します。ここで人数とコースを確定させれば、締め切り後の変更交渉が減ります。

逆に、当日の朝に送るのは飲食店では効きにくい形です。朝に読んでも、店に連絡する時間が取れないまま夜になります。当日に出すなら、開店の2時間前あたりに、道順と席の場所だけを短く送るのが向いています。

予約からの日数で、送る本数を分ける

何本送るかを一律で決めると、どこかで過剰になります。予約を受けた日から当日までの日数で分けるのが現実的です。

・当日または翌日の予約は、予約直後の確認だけで足りる ・2日先から6日先の予約は、予約直後と前日の夜の2本 ・1週間先から3週間先の予約は、予約直後、前日の夜の2本を基本に、コースがあれば締め切り前に1本 ・1か月以上先の予約は、予約直後、1週間前、前日の夜の3本

この分け方の利点は、送る側が毎回考えなくてよいことです。予約が入った時点で、その予約に何本出すかが自動的に決まります。人が判断する形にすると、忙しい週は必ず抜けます。

どの道で送るか。4つの経路の性質が違う

送る道は主に4つあり、届く確率と手間が違います。

LINE。 友だちになっている相手には最も読まれます。通知が開かれやすく、返信もその場でできます。弱点は、友だちになっていない人には送れないこと、ブロックされると届かないことです。

メール。 予約の時点でアドレスを受け取っていれば全員に送れます。迷惑メールの扱いになる可能性があるため、店名を差出人の名前に入れ、件名に日付を入れます。開かれる率はLINEより落ちますが、届く範囲は広いです。

SMS。 電話番号だけで送れるので、アドレスを聞いていない店でも使えます。文字数の制限があり、1通ごとに費用がかかります。前日の1本だけSMSにする、という使い方が現実的です。

電話。 最も確実で、最も手間がかかります。予約の人数が多い日や、コースの内容が複雑な予約だけに絞って使う形です。営業時間中に人が電話をかける負担を考えると、全件に使うのは無理があります。

多くの店の現実解は、LINEを基本にして、友だちになっていない人にはメール、どちらも無い人には電話、という3段構えです。この振り分けを人が判断していると抜けるので、予約の仕組み側で自動的に振る形にしておくのが確実です。

LINEで送るとき、通数はどう数えられるのか

LINEを使う場合、費用の話が必ず出ます。運営元の説明はこうです。

LINE公式アカウントで1回に配信できるメッセージは最大3吹き出しまで、「メッセージを送った回数」×「送った友だちの数」を「通数」としてカウントします。また、さまざまなメッセージ機能がありますが、すべてのメッセージ配信が課金対象としてカウントされるわけではありません。LINEチャットの送受信や自動応答メッセージなどの機能は無料で活用できます。 出典: www.lycbiz.com

ここが分かれ目です。一対一のチャットの送受信と、あいさつメッセージや応答メッセージは通数として数えられません。一方で、Messaging APIのPush、Multicast、Broadcast、Narrowcastで送るものは数えられます。予約のリマインドを自動で出す仕組みは、この配信の側を使うのが普通なので、通数を消費する前提で見積もる必要があります。

料金プランは3つで、月額固定費と無料で配信できる通数が違います。コミュニケーションプランは月額0円で無料メッセージが200通、ライトプランは月額5,000円（税別）で5,000通、スタンダードプランは月額15,000円（税別）で30,000通です。追加のメッセージを配信できるのはスタンダードプランだけで、単価は3円（税別）からとされています。いずれも2026年9月時点の公開内容なので、契約の前に最新のページで確かめてください。

自分の店の通数を見積もる

数字を当てはめてみます。1日10組の予約が入る店で、1組に前日の1本だけ出すとします。1か月の予約は300組、配信は300通です。無料の枠が200通のプランでは足りず、ライトプランに上がる必要があります。

ここに販促の配信を足すとどうなるか。友だちが1,000人いる店が月に2回一斉配信をすると、それだけで2,000通です。リマインドの300通と合わせて2,300通なので、ライトプランの5,000通にはまだ収まります。

つまり、リマインドで通数が足りなくなる店は多くありません。枠を食うのは一斉配信です。逆に言えば、一斉配信を絞って、リマインドと来店後の連絡に通数を回すほうが、同じ費用で効きます。絞り込んだ配信なら送る相手の数が減るので、通数もその分だけ下がります。

文面に入れる項目は6つに固定する

リマインドの文面は、毎回考えるものではありません。入れる項目を決めて、値だけ差し替える形にします。飲食店で必要な項目は6つです。

・宛名と店名 ・日付、曜日、時間 ・人数と席の種類 ・コースや注文の内容 ・変更とキャンセルの連絡方法と締め切り ・店の場所の補足（入口が分かりにくい場合）

長くする必要はありません。むしろ長いほど読まれません。1つの通知で読み切れる分量、目安としては200字前後に収めます。

避けたいのは、確認を求める文言を曖昧にすることです。「ご都合が変わりましたらご連絡ください」だけでは動きません。「人数の変更は本日23時まで、当日の変更はお電話で」と、期限と方法を書きます。

そのまま使える文面の型

前日の夜に送る形。

「〇〇様、明日のご予約の確認です。9月28日（月）19時00分、4名、テーブル席、おまかせコースで承っております。人数の変更は本日23時まで、当日の変更とキャンセルはお電話でお願いいたします。お待ちしております。」

コースの締め切り前に送る形。

「〇〇様、10月5日（月）18時30分、6名のご予約について、コースの内容と人数の確定は10月2日（金）までにお願いしております。現在はおまかせコースで承っております。変更がなければこのままご用意いたします。」

当日の開店前に送る形。

「本日19時00分、4名でお待ちしております。店舗は〇〇ビルの2階、1階のエレベーター横の階段からもお上がりいただけます。ご到着が遅れる場合はお電話ください。」

3つとも、店の名前と日時と人数が最初の2行に入っている形です。通知の一覧に表示される先頭の部分で用件が分かるので、開かれなくても最低限は伝わります。

返信を求めるか、求めないか

リマインドに「ご返信ください」と書くかどうかは、店の体力で決めます。

返信を求める形は、確実です。返ってこない予約に電話をかければ、当日の空席をほぼ潰せます。ただし、返信の確認と未返信の追いかけに人の手が必要です。1日10組の予約で毎日これをやると、ホールの誰かの仕事が1つ増えます。

返信を求めない形は、手が空きます。届いた人が必要なときだけ返してくる形です。無断キャンセルの率は返信を求める形よりやや高くなりますが、店の作業は増えません。

現実的な折衷は、条件で分けることです。4名以上の予約、コースの予約、初めての来店にだけ返信を求め、常連の2名の予約には求めない。予約の情報が行として残っていれば、この振り分けは仕組み側で決められます。

無断キャンセルを減らす効果は、どこに出るか

リマインドの効果は、無断キャンセルの率だけでは測りきれません。実際に動くのは次の3つです。

前日までのキャンセルの件数が増える。 これは悪い数字ではありません。当日に空くより前日に空くほうが、まだ埋められます。前日キャンセルが増えて無断キャンセルが減っていれば、狙いどおりです。

人数の変更が前日に集まる。 当日の変更が減ると、仕入れの無駄が減ります。コースの店ではここが金額として効きます。

到着の遅れの連絡が入るようになる。 連絡の道が開いている状態になるので、遅れる人が事前に言ってきます。席を回す判断が早くなります。

数字を取るときは、リマインドを入れる前の3か月と、入れた後の3か月を比べます。1か月単位で見ると、天候や連休の影響でぶれます。

自動で出す形にするときの順番

リマインドを人が打っている店は、まずその作業を自動に移します。順番は決まっています。

最初に、予約が行として残る形にします。予約が紙の台帳やトークの履歴の中にある状態では、自動で送る相手を機械が特定できません。予約の受付から、前日のリマインド、来店後の御礼、次の来店の案内までを一続きにしておく形にすると、受付の情報がそのまま連絡の宛先になります。

次に、前日の1本だけを自動にします。ここで文面を固定し、送信の時刻を決めます。届いているかどうかを1週間見ます。

そのうえで、経路の振り分けを足します。LINEで届かない人にはメール、という順序を仕組みに入れます。

最後に、コースの締め切り前と当日の直前を足します。ここまで来ると、人が打つリマインドはゼロになります。

どこまで自動にできるかは道具によって違います。連絡の出し方はできることに整理してあり、費用の考え方は料金で確かめられます。業態ごとの組み方の違いは業種ごとの使い方に並べてあります。

送ってはいけない時間帯と頻度

リマインドは、送りすぎると逆に効かなくなります。通知が多い店だと認識されると、通知そのものを切られます。

時間帯については、深夜と早朝を避けます。目安として22時以降と9時より前は避ける店が多い形です。前日の夜に出す場合も、23時を過ぎるなら翌朝に回します。

頻度については、1つの予約に対して3本までが目安です。予約直後、締め切り前、前日の夜の3本で、それ以上は多すぎます。当日の直前を足すなら、締め切り前を外します。

販促の配信と混ぜないことも大事です。リマインドの中に季節のコースの宣伝を足すと、次からリマインドが宣伝として扱われます。案内は別の便で出します。

予約を受ける時点で、連絡先をどう取るか

リマインドが届かない理由の大半は、文面や時機ではなく、連絡先を持っていないことです。電話で受けた予約は電話番号しか残らず、店頭で受けた次回の約束は何も残りません。ここを直さないと、どんな文面を作っても届く相手が増えません。

予約の時点で受け取っておきたいのは、氏名、電話番号、連絡が付くもう1つの道の3つです。もう1つの道は、LINEの友だち登録かメールアドレスのどちらかで足ります。両方を求めると入力の途中で離脱が出るので、どちらか1つにします。

電話で受けた予約については、その場で「確認のご連絡を差し上げたいので」と伝えて聞くのが自然な形です。理由を添えずに番号やアドレスを求めると警戒されますが、確認の連絡のためだと分かれば断られません。

店頭で次回の約束を取る場合は、予約の画面をその場で開いて入力するのが確実です。紙の控えを渡す形にすると、店側に記録が残りません。レジの横に予約の入力画面を開いておく店は、この取りこぼしが少ない形になります。

連絡先が取れている割合は、店として測れる数字です。今月の予約のうち、リマインドを出せる連絡先が付いている割合を数えると、多くの店で最初は6割前後から始まります。ここを9割まで上げるほうが、文面を練るより先に効きます。

グルメサイト経由の予約にもリマインドを出すか

飲食店の予約は、店の入口だけから入るわけではありません。グルメサイト、地図アプリ、電話、店頭からも入ります。このうちグルメサイト経由の予約には、店から直接連絡できないことがあります。連絡先が店に渡らない形で運用されている場合があるためです。

この場合の選択は2つです。1つは、そのサイトの管理画面が持っている連絡の機能を使う形です。もう1つは、来店の時点で連絡先を受け取り、次回からは店の入口に移ってもらう形です。

後者に寄せている店は、来店時にひと言添えています。「次回からはこちらから予約いただけます」と伝えて、予約の入口を案内する。この一手間で、次回の予約は店の入口から入り、リマインドも御礼も出せるようになります。

同じ来店数でも、入口によって手元に残る金額が違います。グルメサイト経由には掲載や送客の費用がかかり、店の入口から入った予約にはかかりません。リマインドを出せるかどうかは、その入口を移す動きとつながっています。

誰が確認して、誰が動くかを決める

リマインドを自動で出す形にしても、返ってきた連絡に人が動く必要があります。ここの担当を決めていない店では、返信が読まれないまま当日になります。

決めるのは3つです。返信を誰が見るか、変更が来たときに台帳を誰が直すか、未返信の予約を追いかけるかどうか。この3つを、開店前の準備の時間にひもづけるのが続く形です。「16時の準備のときに、翌日の予約と返信を確認する」という形にすると、忘れません。

見る場所が複数あると必ず抜けます。LINEのトーク、メールの受信箱、予約の管理画面の3か所に分かれていると、誰も全部を見ません。返ってきた連絡が予約の行に集まる形にしておくと、見る場所が1か所になります。

人が変わっても同じ動きになるように、手順は紙1枚に落としておきます。項目は、見る時刻、見る場所、変更があったときの直し方、電話をかける条件の4つで足ります。

常連と初めての人で、文面を変えるか

同じ文面を全員に出すのが基本ですが、2か所だけ分ける価値があります。

1つは、初めて来る人への案内です。店の場所が分かりにくい、入口が2階にある、駐車場が離れている、といった条件は初回の人に効きます。常連には不要なので、初回の予約にだけ場所の補足を足します。

もう1つは、久しぶりの人への言い方です。前回から半年以上開いている人に「いつもありがとうございます」と書くと、ずれた印象になります。ここは普通の確認の文面のままでよく、無理に親しさを出さないほうが自然です。

分けるための条件は、予約の記録があれば自動で判定できます。過去の来店の回数と最終の来店日が行として残っていれば、初回か常連かは機械が分けられます。人の記憶で分けようとすると、忙しい日に混ざります。

予約の直後に出す確認が、実は一番効く

前日のリマインドに目が行きがちですが、効き目が大きいのは予約を受けた直後の確認です。理由は3つあります。

1つ目は、間違いをその場で拾えることです。日付の指定を取り違えている、人数が1人ずれている、コースが違う、といった食い違いは予約の直後なら簡単に直ります。当日に発覚すると、席もコースも動かせません。

2つ目は、連絡の道が通っていることを確かめられることです。予約の直後に送ったものが届かなければ、その予約にはリマインドも届きません。前日になって気付くより、受けた時点で分かるほうが手が打てます。届かなかった予約だけを電話で追うなら、件数はごく少なく収まります。

3つ目は、店の連絡先が相手の履歴に残ることです。店から一度メッセージが届いていれば、来られなくなったときに返す先が分かります。何も届いていない相手は、電話をかけるか黙って来ないかの二択になります。

直後の確認に入れるのは、日付、時間、人数、席、コース、変更の方法の6つで足ります。前日のリマインドとほぼ同じ内容で構いません。違うのは締め切りの書き方だけで、直後の確認では「人数の変更は前日まで承ります」と幅を持たせて書きます。

この1本は、自動で出せる形にしておけば店の手間になりません。予約が行として残っていれば、受付の完了と同時に送るだけです。

それでも来なかったときに、何を残すか

リマインドを出しても来ない組は残ります。ここで店がやるべきことは、取り立てではなく記録です。

記録として残すのは、予約の日、人数、連絡が付いたかどうか、当日に席を空けた時間の4つです。行として残しておくと、同じ相手が次に予約したときに分かります。2回続けて無断で来なかった相手には、次回はお電話で確認します、という扱いにしている店もあります。感情ではなく記録に基づく扱いなので、スタッフが判断に困りません。

金額を請求するかどうかは別の話です。コース料金を先に受け取る形にするか、キャンセルの料金を案内に書いておくかは、店の方針として先に決めておく必要があります。決めていない状態で当日に交渉すると、お互いに嫌な思いだけが残ります。金額に関わる線は、予約の画面と店の案内の両方に同じ文言で出しておきます。

もう一つ残すのは、その日に空いた席をどう埋めたかです。キャンセル待ちから埋まったのか、飛び込みで埋まったのか、空のままだったのか。この記録が3か月分たまると、キャンセル待ちの欄を置く価値があるかどうかが金額で分かります。

無断キャンセルをゼロにはできません。できるのは、前日までに連絡が来る形に寄せることと、空いた席を埋める道を用意しておくことです。

効果を測る4つの数字

リマインドの形が正しいかどうかは、次の4つで判断できます。

無断キャンセルの率。 予約の件数に対して、連絡なしで来なかった組の割合です。リマインドを入れる前と後で比べます。

当日の変更の件数。 人数の変更とキャンセルが当日に何件来ているか。ここが減っていれば、前日の確認が効いています。

リマインドが届かなかった件数。 LINEもメールも届かない予約が何件あるか。連絡先を予約の時点で取れていない証拠になります。

前日キャンセルからの再販率。 前日に空いた席を、当日までに何割埋められたか。キャンセル待ちの欄を置いている店では、この数字が上がります。

この4つは道具を変えても同じ形で測れます。仕組みを見比べるときの条件は他社との比較に並べてあり、細かい疑問はよくある質問で確かめられます。実際の画面での送り方はデモを見るから見られます。

数字を取り始めると、リマインドの本当の効き目が見えてきます。多くの店で最初に動くのは無断キャンセルの率ではなく、当日の変更の件数です。当日に来る連絡が前日に移るだけで、仕込みの読みと人の配置が安定します。その落ち着きが、結果として席の回りを良くします。

Q1. リマインドは何日前に送るのが一番効きますか？

前日の夜、18時から21時の間に届く形が基本です。翌日の予定を確認する時間帯なので、変更やキャンセルの連絡がその場で返ってきます。予約から当日までが1か月以上開く場合は1週間前にも1本、コースの締め切りがある場合は締め切りの前日にも1本足すと、当日の交渉が減ります。

Q2. LINEでリマインドを送ると、通数の費用はどのくらいかかりますか？

一対一のチャットや応答メッセージは通数として数えられませんが、自動で一斉に出すリマインドは配信として数えられます。1日10組の予約で前日の1本だけなら月300通ほどで、無料200通のプランでは足りず月額5,000円（税別）で5,000通のプランに収まる規模です。通数を食うのはリマインドより販促の一斉配信です。

Q3. リマインドに返信を求めたほうがよいですか？

全件に求めると、未返信を追いかける作業が毎日発生します。4名以上の予約、コースの予約、初めての来店にだけ返信を求め、常連の少人数の予約には求めない、という振り分けが現実的です。予約の情報が行として残っていれば、この条件分けは仕組み側で設定できます。

Q4. リマインドを入れても無断キャンセルが減りません。どこを見直せばよいですか？

まず届いているかを確かめてください。LINEをブロックされている、メールが迷惑メールに入っている、連絡先を受け取っていない予約がある、のどれかで届いていない場合があります。次に文面を見ます。変更とキャンセルの方法と期限が具体的に書かれていないと、来られない人が連絡する動きになりません。