学習塾のリマインドの送り方｜何日前に、どの文面で出すか

体験授業の日に親子が来ない。保護者面談の枠を押さえたのに、当日になって「今日でしたか」と電話が入る。学習塾のリマインドは、送るかどうかではなく、いつ、どの手段で、何を書いて送るかで結果が変わります。この記事では、塾で起きる予約を3種類に分けたうえで、それぞれの送信日、手段の選び分け、そのまま使える文面の型、送っても来なかったときの手当てまでを順番に決められる形で並べます。

学習塾のリマインドは3種類に分けると設計できる

学習塾で「予約」と呼ばれているものは、実際には性質の違う3つが混ざっています。混ざったまま一律の文面を送っているから、必要な人に届かず、要らない人に届くという状態が生まれます。

1つ目は体験授業と入塾説明会です。相手はまだ塾生ではなく、連絡先も申し込みフォームに書かれたものだけです。他の塾の体験授業も並行して受けていることが多く、比較されている最中です。ここでの取りこぼしは、そのまま入塾数に響きます。

2つ目は保護者面談と三者面談です。相手はすでに塾生の保護者で、連絡先も把握できています。ただし仕事の都合で動きやすく、日程が決まってから実施までの間隔が2週間から1か月と長いのが特徴です。忘れられるというより、手帳に書かれないまま流れます。

3つ目は振替授業と補習です。欠席の連絡を受けた後に別の日を押さえる形が多く、決まってから実施までが数日しかありません。その代わり件数が多く、講師のシフトと教室の座席という限りある枠を使います。振替の無断欠席は、その枠を空のまま消費します。

この3つは、忘れられる理由も、忘れられたときの損も違います。体験授業は入塾の機会そのものを失います。面談は講師の待機時間を失います。振替は座席と講師の枠を失い、しかも他の生徒がその枠を使えませんでした。3種類を別々の連絡として扱うところから始めてください。

何日前に送るかは、決定から実施までの間隔で決める

送信日を決める基準は、実施日から逆算した日数だけでは足りません。申し込みや日程確定から実施日までの間隔を見て、その間隔の中に何回入れるかで考えます。

間隔が2週間を超える保護者面談なら、2回に分けます。1回目は日程が確定した直後の確認、2回目は前日です。確定直後の連絡は、リマインドというより日程の記録を相手の手元に残す作業です。ここでカレンダーに入れてもらえれば、前日の連絡は念押しで足ります。

間隔が3日から1週間の体験授業なら、申し込み直後の受付確認と、前日の案内の2回が基本です。前日は夕方から夜にかけて届くようにします。保護者が仕事を終えて携帯電話を見る時間に合わせると、返信も返ってきます。朝に送ると、通勤の合間に見て、そのまま忘れられます。

間隔が1日から2日の振替授業なら、押さえた直後の確認1回で十分なことが多いです。ただし小学生の振替だけは、当日の朝にもう1回入れる価値があります。保護者が送り出す側なので、朝の準備に間に合う時間帯に情報が届いているかどうかで結果が変わります。

前日と当日朝のどちらか1つを選ぶなら、前日を選んでください。当日朝に初めて知らせると、相手は予定を動かせません。前日なら、行けないという返信が来る余地があります。無断欠席が「事前のキャンセル」に変わるだけでも、枠を他に回せます。リマインドの目的は来てもらうことだけではなく、来られないことを早く知ることでもあります。

手段ごとの向き不向きを、費用と一緒に確かめる

送る手段は電話、ショートメッセージ、ライン、メールの4つが現実的な選択肢です。それぞれ、届く確率と、かかる手間と、費用の形が違います。

電話は確実に伝わりますが、塾の時間帯は授業中で、保護者の時間帯は勤務中です。互いに出られない時間が重なるため、折り返しの往復が発生します。件数が1日に数件を超えると、事務の時間を持っていかれます。体験授業の前日や、無断欠席の後追いのように、通じたときの価値が高い場面に絞ってください。

ショートメッセージは電話番号だけで送れて、開封率も高い手段です。ただし1通あたりの費用が発生し、長い文面を入れられません。日時と場所と持ち物を、短く並べる用途に向きます。

ラインは保護者の手元でいちばん見られている場所です。ただし塾として使うなら、個人のアカウントではなくLINE公式アカウントを使うことになり、料金の形を知っておく必要があります。

LINE公式アカウントで1回に配信できるメッセージは最大3吹き出しまで、「メッセージを送った回数」×「送った友だちの数」を「通数」としてカウントします。 出典: lycbiz.com

同じページでは、月額固定費が0円のコミュニケーションプランで無料メッセージが200通、月額5,000円（税別）のライトプランで5,000通と案内されています。ここで見落としやすいのは、課金される送信とされない送信の区別です。一斉配信は通数を消費しますが、LINEチャットの送受信、応答メッセージ、あいさつメッセージは課金対象として数えられないと明記されています。つまり、全員に同じ内容を配信する運用は通数を食い、個別のやりとりで返す運用は食いません。塾のリマインドは相手ごとに日時が違うので、一斉配信には本来向いていません。

メールは1通あたりの費用がかからず、長い文面と持ち物リストを入れられます。弱点は開封されないことです。ただしこれは件名で相当に変わります。「【○○塾】明日14時の体験授業について」のように、塾名と日時を件名に入れておけば、本文を開かなくても用が足ります。

そのまま使える文面の型を3つ用意する

文面は毎回考えないでください。型を3つ用意して、日時と名前だけを差し替える運用にします。考える時間をなくすことが、送り続けられる条件です。

体験授業の前日に送る型は、次の順番で組みます。塾名と挨拶、明日の日時、場所と入口の案内、持ち物、所要時間、保護者の同席の有無、当日に連絡が取れる電話番号、都合が悪くなった場合の連絡先。特に入口の案内と所要時間は、書いていないと当日に電話がかかってきます。雑居ビルの2階や3階にある教室なら、エレベーターを降りてどちらに進むかまで書いてください。

保護者面談の前日に送る型は、日時と所要時間に加えて、面談で話す内容の見出しを3つほど並べます。成績の推移、今後の講座の組み方、家庭での学習時間。これを先に出しておくと、保護者が聞きたいことを整理して来てくれるので、面談そのものが短く濃くなります。持ち物として、成績表や模試の結果を持参してほしい場合はここに書きます。

振替授業の確認に送る型は、いちばん短くします。日時、科目、担当講師、教室名。振替は回数が多いので、読む側の負担を減らすことを優先してください。

どの型にも、都合が悪くなったときの連絡方法を必ず入れます。ここを書かないと、行けない人は黙って来ません。返信の宛先が電話番号しかないと、電話をかけにくい人はそのまま消えます。フォームのURLやキャンセル用のリンクのように、声を出さずに済む経路を用意しておくと、事前の連絡が増えます。

送っても来なかったときに何をするか

リマインドを送っても来ないことはあります。そのときの手当てを決めておくと、無断欠席が次につながります。

体験授業に来なかった場合は、当日のうちに1回だけ連絡を入れます。責める文面にはしないでください。急に都合が悪くなることは普通にあります。日程を組み直せる旨と、次に空いている枠を2つか3つ示して終わります。ここで枠を示さずに「またご連絡ください」と書くと、そのまま終わります。

保護者面談に来なかった場合は、講師の待機時間が発生しています。ただし保護者に費用を請求する塾はほとんどありません。代わりに、次の面談を電話やオンラインでも受けられるようにしておくと、組み直しが早く済みます。

振替授業に来なかった場合は、回数の扱いを先に決めておく必要があります。振替の枠を消費したことにするのか、もう一度取り直せるのかを、入塾時の案内に書いておきます。その場の判断に任せると、講師ごとに違う答えを返してしまい、後で揉めます。

学習塾や語学教室のように、一定の期間と金額を超える継続的なサービスは、特定商取引法で書面の交付や中途解約についてのルールが定められた区分に入ることがあります。自分の教室の契約がそこに当てはまるかどうかは、消費者庁の案内と、地域の相談窓口で確かめてください。回数券や月謝の返金の扱いは、塾の判断だけで決められない部分があります。

体験授業のリマインドは、入塾の判断材料そのものになる

体験授業の前日に送る1通は、日程を思い出させるためだけの連絡ではありません。保護者はその文面を読んで、この塾の事務がしっかりしているかどうかを判断しています。塾を選ぶ側から見ると、授業の質は体験授業の1回では分かりません。分かるのは、連絡が丁寧かどうか、聞いたことに答えが返ってくるか、約束した時間が守られるかという部分です。

同じ日に3つの塾の体験授業を回る家庭は珍しくありません。そのとき、前日に日時と持ち物と入口の案内が届いた塾と、申し込みフォームの自動返信だけで終わった塾では、当日の入りやすさが違います。教室に着いてから「ここで合っていますか」と不安になった記憶は、授業の内容と一緒に残ります。

ここで効くのは、文面の丁寧さよりも情報の具体性です。「明日お待ちしております」だけの1行より、「14時開始、13時50分までにお越しください。ビルの3階、エレベーターを降りて右手が受付です。筆記用具と、お持ちであれば直近の模試の結果をご持参ください。所要時間は保護者への説明を含めて約90分です」のほうが、読んだ側の不安が消えます。

もう1つ入れておくと差が出るのは、当日その場で何が決まらないのかを先に伝えることです。体験授業の後に必ず入塾を決めさせられるのではないか、という警戒は保護者の側に常にあります。「当日に入塾を決めていただく必要はありません。ご家庭で検討していただく時間を取っていただけます」と1行書いておくだけで、来る側の心理的な負荷が下がります。来やすくすることは、押し込むことの反対です。

保護者と生徒のどちらに送るかは、学年で分ける

同じリマインドを保護者と生徒の両方に送ると、二重の連絡になって煩わしがられます。片方だけに送ると、届いていない側で行き違いが起きます。学年で線を引くのがいちばん揉めません。

小学生は保護者だけに送ります。送り出す判断も、送迎も、持ち物の用意も保護者が握っているためです。生徒本人の携帯電話を持っていない家庭も多く、本人宛の連絡は機能しません。文面も保護者に向けて書き、持ち物と迎えの時間を具体的に入れます。

中学生は保護者と本人の両方に送る価値があります。ただし内容を分けてください。保護者宛には日時と費用と持ち物、本人宛には日時と場所と科目だけを短く送ります。同じ文面を2人に送ると、本人が読まなくなります。部活の予定で来られない事情は本人が先に把握しているため、本人宛の1通が事前のキャンセルにつながる場面があります。

高校生は本人だけで足りることが多く、むしろ保護者に全部を流すと本人が嫌がります。ただし費用が発生する講座の追加や、面談の日程は保護者宛です。連絡の宛先を、内容で切り替える形にしてください。

この切り替えを人の頭で覚えておくのは無理があります。申し込みのフォームで保護者の連絡先と本人の連絡先を別の項目として受け取り、送る連絡の種類ごとに宛先を決めておけば、その場の判断が要らなくなります。誰に送るかを迷った記録は残りませんが、送り間違えた記録は保護者の側に残ります。

送信の時間帯を決めておく

同じ文面でも、届く時間帯で読まれ方が変わります。塾の連絡は保護者の生活時間に合わせるのが基本で、塾の都合のよい時間に送ると読まれません。

前日のリマインドは、夕方の18時から21時の間に届くようにします。仕事を終えて携帯電話を見る時間で、家族と予定を確認できる時間でもあります。この時間に送ると、都合が悪い場合の返信がその晩のうちに返ってきます。返信が返ってくる時間帯に送ることが、事前のキャンセルを増やす条件です。

避けたいのは深夜と早朝です。22時を過ぎてからの通知は、寝ている家庭を起こします。小学生のいる家庭は就寝が早く、夜遅い連絡は苦情の種になります。逆に朝の7時台は、支度と通勤で手が離せず、見ただけで忘れられます。

当日の朝に送る場合は、小学生の家庭に限り7時から8時の間が有効です。その日の支度に間に合う時間だからです。中学生と高校生は授業が終わる時間帯に近い、放課後の16時前後に届くほうが効きます。

送信の時間を固定すると、もう1つ利点が出ます。保護者の側に「この塾は前日の夜に連絡が来る」という予期が生まれ、連絡を待つようになります。予期が生まれると、来なかったときに保護者から問い合わせが入ります。連絡の習慣は、片方だけで成り立つものではありません。

手段を二重にするかどうかを決める

1つの手段で送るか、2つの手段で同じ内容を送るかは、塾の判断が分かれるところです。判断の基準は、届かなかったときの損の大きさです。

体験授業のように1件の価値が大きく、相手の連絡手段の好みも分からない場合は、二重にする価値があります。メールで詳しい案内を送り、ショートメッセージで日時と場所だけを短く送る組み合わせが実用的です。メールが迷惑メールの箱に入っていても、番号宛の1通は届きます。

振替授業のように件数が多く、相手が塾生の場合は、1つの手段に絞ります。二重に送ると、月に何十通も同じ話が届くことになり、読まれなくなります。読まれなくなった通知は、送っていないのと同じです。

二重にするときは、2つの文面で情報を食い違わせないことが条件です。片方の日時を直してもう片方を直し忘れると、相手はどちらが正しいのか分からず、結局電話をかけてきます。手作業で2つの手段を回している塾で、この食い違いはよく起きます。

もう1つ気をつけたいのは、返信の宛先を1つにしておくことです。メールで案内してショートメッセージでも送ったとき、返信がどちらに来るか分かりません。両方を見る運用が回らないなら、「ご連絡は塾の電話またはこちらのフォームへ」と返信先を明示してください。返信を受け取る場所が決まっていないリマインドは、送った側の手間だけを増やします。

効果は2つの数字で測る

リマインドを入れた後、効いたかどうかを感覚で判断すると続きません。見る数字を2つに絞ってください。

1つ目は、予約した件数のうち実際に来た件数の割合です。体験授業、面談、振替のそれぞれで別に数えます。塾によって水準は違うので、他の塾の数字と比べる必要はありません。先月と今月を比べれば足ります。リマインドの送信日を変えた月と、変えていない月を並べると、どこが効いたのかが見えます。

2つ目は、無断で来なかった件数と、事前に連絡があってキャンセルになった件数の比です。リマインドが効いているとき、この比は事前の連絡の側に寄っていきます。来た件数が変わらなくても、無断の欠席が事前の連絡に置き換わっていれば、講師の待機と座席の枠を先に回せているので改善です。来た件数だけを見ていると、この変化を見落とします。

この2つを数えるには、予約と結果を同じ場所に記録しておく必要があります。紙の予約表に来なかった人の印を付けるだけでも数えられますが、月末にまとめて数える作業が残ります。予約の受付と実績の記録が同じ画面にあると、数える作業そのものが消えます。

数字を見る間隔は月に1回で十分です。週ごとに見ると、季節と学年の事情で上下しているだけの変化を、施策の効果だと読み間違えます。定期試験の前と長期休みの間は、そもそも欠席の理由が違います。

連絡先の集め方と扱いで気をつけること

リマインドを送るには連絡先が必要で、連絡先を持つと管理の責任が生まれます。ここを雑にしたまま件数を増やすと、後から直すのが大変になります。

まず、申し込みの時点で「連絡に使う手段」を相手に選ばせてください。メールとラインと電話のどれで連絡してよいかを1問聞くだけで、届かない連絡が減ります。保護者の携帯電話の番号と、生徒本人の番号を分けて持つことも大切です。中学生以上は本人に直接送ったほうが伝わる場面があり、保護者に送るべき内容と混ぜてはいけない場面もあります。

次に、連絡先を1か所に集めます。講師の個人の携帯電話に残っている連絡先は、その講師が辞めた時点で失われます。教室の名簿と、申し込みフォームの回答と、ラインの友だち一覧に情報が散っている状態も同じです。どこを見れば最新の連絡先が分かるのかを1つに決めてください。

最後に、送った記録を残します。誰にいつ何を送ったかが残っていないと、来なかった相手に「連絡しましたか」と聞かれたときに答えられません。送信の履歴と開封の記録が残る仕組みにしておくと、この会話が事実の確認で終わります。個人情報の扱いについての考え方は個人情報保護委員会が案内を出しています。

定期試験と長期休みでは、リマインドの中身を変える

学習塾の予定は、学校の暦に合わせて形が変わります。同じ文面を1年中使い回すと、時期によって噛み合わなくなります。

定期試験の2週間前から試験の当日までは、生徒の予定が学校側の都合で動きます。部活の休止期間、放課後の補習、提出物の締切が重なり、塾に来る時刻をずらしたいという連絡が増えます。この時期のリマインドには、日時と場所に加えて「時間をずらしたい場合の連絡先と締切」を1行入れてください。連絡の窓口が文面の中にあると、生徒が保護者を介さずに自分で相談してきます。当日の直前に空席が出るより、前日のうちに枠を動かせるほうが講師の手が空きません。

長期休みの講習は、逆に予定が塾側の都合で決まります。1日に2コマや3コマと入る日があり、生徒は自分が何日の何時に来るのかを把握しきれません。この時期は、前日のリマインドを翌日の全コマを並べた形にします。1コマずつ別の通知を送ると、1日に3通届いて読まれなくなります。日をまとめて1通にするのが、読ませる形です。

入試の直前期は、また別の配慮が必要になります。受験学年の生徒は、模試や出願の手続きと塾の予定が重なって動きます。この時期の連絡は、来る日の確認よりも「持ってくるもの」と「終わる時刻」の比重が上がります。面接の練習や過去問の演習は、終わる時刻が読みにくく、保護者の迎えの予定と直結するからです。終了の見込み時刻を文面に入れておくと、当日の問い合わせの電話が目に見えて減ります。受験学年だけは別の型を用意する価値があります。

新学期に入る直前は、時間割の変更の案内と時期が重なります。変更の案内とリマインドを同じ通知に混ぜると、どちらも読み流されます。時間割の変更は変更だけの1通で送り、リマインドは日程だけを扱ってください。文面の型を時期ごとに3つ持っておけば、作り直す手間はかかりません。

リマインドを送らない予約を決めておく

送る対象を増やすほど効くという考え方は、途中で行き止まりになります。送る必要のない予約にまで通知が届くと、相手は通知そのものを読まなくなります。効かせるには、送らない範囲を先に決めるほうが早いです。

送らなくてよいのは、毎週同じ曜日の同じ時刻に固定されている通常授業です。週1回の通塾が習慣になっている生徒に前日の確認を送っても、来る割合は変わりません。むしろ毎週届く通知が背景に沈み、体験授業や面談の大事な1通も同じ扱いで飛ばされます。固定の通常授業は、休講と教室の変更があったときだけ連絡する形にしてください。

申し込みから実施までが当日か翌日の予約も、送る意味が薄いです。申し込んだ記憶が新しいうちに実施日が来るため、忘れることがありません。この場合は受付の確認を1通出して終わりにします。

逆に必ず送るのは、申し込みから3日以上空いた予約、保護者の同席が必要な予約、講師を1名専任で押さえる予約です。この3つは、来なかったときに埋め合わせがききません。通知を絞る作業は、この3つに人手と注意を集めるためのものです。送る範囲を決めたら、その判断を紙に1行で書き残してください。担当者が替わったときに、また全部に送る形へ戻ります。

予約の受け方を変えると、リマインドは作業から外れる

ここまでの手順を人の手で回すと、事務の担当者が毎日カレンダーを見て、名簿から連絡先を引き、文面を作って送ることになります。件数が1日に10件を超えたあたりから、送り忘れが出ます。送り忘れは、忙しい日に限って起きます。

予約の受付をフォームに寄せると、この作業の形が変わります。申し込みの時点で連絡先と希望日時が構造化された形で入るため、受付の確認、前日のリマインド、当日の御礼までを、日時を基準に自動で出せるようになります。塾側がやることは、文面の型を最初に作ることと、送信日を決めることだけになります。

予約の受付ツールを選ぶときは、予約を受ける機能だけを見ないでください。リマインダーが標準で付いているか、文面を自分で編集できるか、差し込みの項目に科目や担当講師を入れられるか、送信の履歴が残るか。この4点で使い勝手が分かれます。予約を受けた後の連絡まで含めて何ができるかはできることのページで一覧になっています。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りなら、体験授業の申し込みから入塾までの連絡が1本の流れに乗ります。

費用の考え方も、件数で見ておくと判断が早くなります。月あたりの予約件数とスタッフの人数で段階が分かれる料金の形が一般的で、無料の範囲で始めて件数が増えてから上げる方法が取れるものもあります。具体的な段階は料金のページで確かめてください。他の予約システムとの違いを機能ごとに並べたものは他社との比較にまとまっています。

導入を決める前に、実際の画面を触っておくことをすすめます。保護者が見る予約ページと、塾側の管理画面の両方を、登録せずに操作できるデモを見るが公開されています。学習塾のように「予約」の中身が体験授業と面談と振替に分かれる業種で、どの形に当てはめるかは業種ごとの使い方に業種別の例があります。導入の手順や解約の条件についての質問はよくある質問に集めてあります。

Q1. 学習塾のリマインドは何日前に送るのが正解ですか？

決定から実施までの間隔で変わります。2週間以上先の保護者面談は、日程が確定した直後と前日の2回に分けます。3日から1週間先の体験授業は、申し込み直後と前日の2回です。1日から2日先の振替授業は、押さえた直後の1回で足ります。前日と当日朝のどちらか1つなら前日を選んでください。前日なら、行けないという返信が返ってくる余地が残ります。

Q2. ラインでリマインドを送ると費用はかかりますか？

LINE公式アカウントの場合、一斉配信は「送った回数×送った友だちの数」で通数を消費し、月額0円のプランでは200通までと案内されています。一方でLINEチャットの送受信、応答メッセージ、あいさつメッセージは課金対象として数えられません。塾のリマインドは相手ごとに日時が違うため、一斉配信ではなく個別の連絡として送る形が費用の面でも合っています。

Q3. リマインドを送っても来なかった生徒には何と連絡すればよいですか？

責める文面は避けて、当日のうちに1回だけ送ります。急に都合が悪くなることは普通にあるという前提で書き、日程を組み直せることと、次に空いている枠を2つか3つ具体的に示して終えます。「またご連絡ください」で終えると、そのまま連絡は来ません。枠を示すところまでが1通の役目です。

Q4. リマインドの文面は毎回作り直したほうがよいですか？

作り直さないでください。体験授業の前日、保護者面談の前日、振替授業の確認の3つの型を用意し、日時と名前と担当講師だけを差し替える運用にします。毎回考える形にすると、忙しい日に送り忘れが出ます。どの型にも、都合が悪くなったときの連絡方法を必ず入れてください。ここが無いと、行けない人は黙って来なくなります。