LINEでシフト管理を無料で回す方法｜向く店と限界の見極め

「line シフト 管理 無料」と調べる人は、すでにスタッフとのやりとりをLINEでしていて、シフトの希望の回収と表の作成と共有だけが手作業のまま残っている状態にいます。専用のアプリを入れるほどの人数ではないけれど、毎月の調整に半日かかっているという段階です。この記事では、LINEで無料でシフトを回す道を3つに分けて、それぞれ何人までなら回るのか、どこで行き詰まるのか、そして無料のままでも決めておくべき運用のルールまでを並べます。あわせて、シフトと予約の受付を分けて考える理由にも触れます。

「LINEで無料」と呼ばれるものは3種類ある

言葉が同じでも、指しているものが3つに分かれています。ここを分けないまま比べると、人数の上限や費用の話が噛み合いません。

1つ目は、普段使っている個人のLINEで回す形です。グループトークで希望を集め、ノートに表を貼り、変更は個別のトークで受ける、という運用です。追加の登録も費用も要りません。2つ目は、LINE WORKSを使う形です。仕事用に作られた別のサービスで、無料のプランがあります。トークの使い勝手はLINEに似せて作られていますが、管理者の機能や掲示板、カレンダーが付いています。2026年6月11日には、シフト表の作成と管理に特化したアプリの提供も始まりました。3つ目は、LINEと繋がる外部のシフト作成ツールを使う形です。シフトの作成はそのツールで行い、希望の回収と表の共有だけをLINEで送ります。

この3つは、増える手間の種類が違います。1つ目は導入の手間がゼロで、運用の手間が人数に比例して増えます。2つ目は最初にアカウントを作る手間があり、運用の手間は仕組みが引き受けます。3つ目はツールを覚える手間があり、表を作る作業そのものが自動になります。どれを選ぶかは、スタッフの人数と、毎月の調整にかけている時間で決まります。

個人のLINEのグループだけで回す方法

まず、追加の道具を入れない形を押さえます。手順は4つです。1つ目に、グループトークで希望の提出を呼びかけます。締切の日付と、書き方の形式を必ず添えます。形式を決めないと、返ってくる書き方が人によってばらつき、集計に時間がかかります。「9/1（月）終日可、9/2（火）17時以降、9/3（水）不可」のように、日付と可否と時間帯を並べる形を例として示します。

2つ目に、集まった希望を1か所に写します。グループトークの流れの中では上に流れてしまうため、ノートに表を作って貼るか、手元の表計算に写します。3つ目に、表を組んで、完成したものをノートに貼り直します。ノートは後から探せるため、トークに画像を流すだけの形より見返せます。4つ目に、変更の受付です。交代や欠勤の連絡は個別のトークに入ってくるため、入った時点でノートの表を書き換えます。

この形が回るのは、スタッフが5人までで、勤務の形が単純な場合です。理由は3つあります。1つ目は、希望の集計が手作業だからです。5人なら15分ですが、15人になると1時間を超えます。2つ目は、変更の履歴が残らないからです。誰がいつ交代を申し出たかがトークの流れに埋もれ、あとで確認できません。3つ目は、見落としが起きるからです。グループトークの通知を切っているスタッフには、貼り直した表が届いたことが伝わりません。「見ていない」という言葉が出始めたら、この形の限界が来ています。

LINE WORKSのシフト管理アプリでできること

2026年6月11日に、LINE WORKSと連携するシフト管理のアプリが提供を始めました。提供元の発表には、費用と提供の形が明記されています。

ビジネスコミュニケーションツール「LINE WORKS」や各種AI製品を提供するLINE WORKS株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：島岡 岳史）は、「LINE WORKS」と連携し、シフト表の作成・管理を効率化する「シフト管理」アプリβ版の提供を開始したことをお知らせいたします。 なお、本アプリは、「LINE WORKS」のアプリディレクトリ(※)に追加され、無料でご利用いただくことができます。 出典: line-works.com

できることは4つの方向に分かれています。1つ目は、希望シフトの受付です。各日程の必要人数と勤務時間を設定して、対象のメンバーへ一括で送れます。テンプレートを使った一括設定にも対応しているため、毎月同じ形で募集する店では入力の手間が減ります。提出の状況は管理の画面で確認できます。2つ目は、希望の提出です。スタッフは提出の画面で、希望の時間帯や勤務できない日を選ぶだけで済みます。過去に提出した希望を複製して再利用できると記載されています。

3つ目は、シフト表の作成です。受け付けた希望をもとに表を作ります。希望や勤務の条件をもとにスタッフを自動で割り当てる機能もあります。ただし注記があり、勤務可能な時間や曜日といった条件は、スタッフごとに別途の設定が必要とされています。自動で割り当てたいのであれば、最初にこの設定を入れる作業が発生します。4つ目は、確認と共有です。作った表をトークルームを通じて対象のメンバーへ一括で共有できます。シフト交代の依頼や、他のスタッフの交代依頼への対応もこの画面から行えます。提出期限や当日のリマインドを通知する機能も付いています。

注意点が2つあります。1つは、β版であることです。発表では、正式版のリリースに向けて改善と機能強化を継続すると書かれています。もう1つは、管理担当者向けの画面がPCの表示のみ対応と注記されている点です。店にパソコンが無く、店長のスマートフォンだけで組みたい場合は、この点が引っかかります。

LINE WORKSの無料プランで足りるかどうか

シフト管理のアプリ自体は契約のプランを問わず無料ですが、土台となるLINE WORKSの側にプランがあります。2026年9月26日時点の料金ページでは、フリープランはユーザー数が30人まで、共有ストレージが合計5GBです。音声とビデオ通話と画面共有は4人までで最大60分、掲示板は10個まで、アドレス帳の顧客や取引先の登録は500件までと記載されています。管理者の機能は制限ありとされています。

有料のプランは2つあります。スタンダードは1ユーザーあたり月額450円（年額契約）または540円（月額契約）で、ユーザー数は無制限、ストレージは1TBです。アドバンストは1ユーザーあたり月額800円（年額契約）または960円（月額契約）で、メールとDriveが加わります。料金ページには、表示価格はすべて税抜き価格と注記されています。

判断の線は人数です。パートやアルバイトを含めて30人以内で収まる店なら、フリープランのままでシフト管理のアプリまで使えます。31人目が入る時点で、全員ぶんの有料化を検討することになります。仮に35人で年額契約のスタンダードに移ると、月額は15,750円（税抜）です。毎月のシフトの調整に4時間かかっているなら、時間の単価で見て見合うかどうかを計算できます。

もう1つ考えておくのは、スタッフ側の負担です。LINE WORKSは普段使っているLINEとは別のアプリです。インストールと初回のログインが必要で、スタッフの端末にアプリが1つ増えます。短期のアルバイトが多い店では、この一手間が定着の壁になります。入って2週間で辞める人にもインストールを求めるのかを、先に決めておきます。

LINEと繋がる無料のシフト作成ツール

3つ目の道は、シフトの作成に特化したツールを使い、共有と回収だけをLINEで行う形です。スタッフの側にアプリを入れさせずに済む点が、この形の強みです。たとえばシフぽちは、完全無料で、スタッフのアカウント登録が不要と案内されています。

アカウント登録は完全無料 今すぐ、ワンクリックで公平なシフトを。 シフト表の自動作成を、まずは実際に体験してください。メールアドレスだけで、すぐに始められます。 出典: shifpochi.com

仕組みは共通しています。管理者はツールの側で募集を作り、スタッフごとに専用のURLが発行されます。そのURLを普段のLINEで送れば、スタッフは受け取ったリンクを開いて出勤の可否を選ぶだけで済みます。回答はそのままシフトの自動生成に反映されます。完成した表も共有のリンクとして送れるため、個別のトークにもグループトークにも流せます。アプリのインストールやログインは不要と記載されています。

この形が向くのは、スタッフに新しいアプリを入れてもらうのが難しい店です。学生のアルバイトが多い店、外国籍のスタッフがいる店、短期の入れ替わりが多い現場では、リンクを1回開くだけで済む形のほうが回ります。反対に向かないのは、シフト以外の連絡もまとめたい場合です。このやり方ではシフトだけが専用のツールに入り、日々の連絡は今まで通りLINEに残ります。情報が2か所に分かれるため、「どこに書いたか」を探す手間が新しく生まれます。

無料で回すときに決めておく3つのルール

道具を無料のものにそろえても、決めごとが無ければ手間は減りません。最低限、3つを文字にして共有します。

1つ目は、締切です。「毎月20日までに翌月の希望を出す」のように、日付で決めます。締切を過ぎた希望は次の回に回す、という扱いまで決めておくと、催促の連絡が要らなくなります。2つ目は、変更の窓口です。交代や欠勤の連絡を、グループトークに流すのか、店長の個別のトークに送るのか、専用の場所に書くのかを1つに絞ります。窓口が2つ以上あると、伝えたつもりの連絡が抜けます。3つ目は、確定の合図です。表が確定したことをどう伝えるかを決めます。「ノートに貼った時点で確定」「共有のリンクを送った時点で確定」のどちらかにしておくと、「まだ変わるかもしれない」という曖昧さが消えます。

この3つを決めると、無料のままでも調整の時間が半分近くまで落ちます。道具を変える前に、まずここを文字にするほうが効きが早いです。反対に、ルールを決めないまま道具だけ変えると、新しい場所に同じ混乱が移ります。

希望の募集を1回で終わらせる文の書き方

無料の運用でいちばん時間を食うのは、希望の回収です。出てこない人に催促し、形式がばらついた回答を読み替え、抜けている日を聞き直す。この3つで1時間が消えます。防ぐ方法は、募集の文を作り置きしておくことです。入れる項目は5つです。

1つ目は対象の期間です。「10月1日から10月31日までの希望」と、始まりと終わりの日付を書きます。2つ目は締切です。「9月20日の23時まで」と、日付と時刻を書きます。時刻を書かないと、締切日の夜に届きます。3つ目は書き方の例です。「10/1 終日可／10/2 17時以降／10/3 不可」のように、実際の1行を見せます。例が無いと、人によって書き方が変わります。4つ目は出せる上限と下限です。「週3日以上、月20日まで」のような条件があるなら、募集の時点で書きます。あとから調整するより、出す前に制約を伝えたほうが往復が減ります。5つ目は、出さなかった場合の扱いです。「締切までに提出が無い場合は、前月と同じ希望として扱います」と書いておくと、催促の連絡が要らなくなります。

この5項目を1つの文にまとめて、毎月そのまま送ります。差し替えるのは日付だけです。シフト管理のアプリを使う場合も、テンプレートの一括設定に同じ内容を入れておけば、翌月は数回の操作で募集を出せます。募集の文を毎回その場で書いている店では、ここを作り置きに変えるだけで、月に30分は戻ってきます。

交代と欠勤の連絡を1か所に集める

シフトが確定したあとに起きる連絡は、2種類あります。事前に分かる交代の申し出と、当日の欠勤です。この2つを同じ場所で受けると、当日の急ぎの連絡が過去のやりとりに埋もれます。分けて置くのが基本です。

事前の交代は、記録が残る場所で受けます。グループトークのノートに交代の欄を作るか、シフト管理のアプリの交代依頼の機能を使います。誰が誰に代わるのかが文字で残るため、あとから給与の計算と突き合わせられます。口頭やその場の会話だけで済ませると、月末に食い違いが出ます。当日の欠勤は、いちばん早く届く場所で受けます。多くの店では店長への直接の連絡です。ここは記録より速さが優先されます。ただし、受けたあとに必ず記録の側へ書き写す、という一手を入れておきます。

決めておくと効くのが、連絡の期限です。「交代の申し出は3日前まで、それ以降は当日の欠勤として扱う」のように線を引きます。線が無いと、前日の夜に交代の相談が入り、その調整に夜の時間が取られます。期限を決めておけば、前日の相談は当日の欠勤の扱いになり、代わりを探す動きに即座に移れます。

もう1つ、代わりを探す順番も先に決めておきます。全員に一斉に声をかけるのか、近くに住んでいる人から順に聞くのか、入れる余裕がある人のリストを作っておくのか。この順番が決まっていれば、当日の朝に考える時間が要りません。無料の道具のままでも、この決めごとだけで対応の速さが変わります。

店舗が2つになったときに変わること

1店舗で回っていた形は、2店舗になると崩れます。理由は3つです。

1つ目は、スタッフが両方の店に入る場合があることです。片方の店の表だけを見ていると、同じ人を同じ時間に両方へ入れてしまいます。店ごとに別のグループで回していると、この重なりに気づけません。2つ目は、店長が2人になることです。誰が最終的に表を確定させるのかが曖昧になり、両方が調整を始めて二重に連絡が飛びます。3つ目は、比べられることです。片方の店で通っている運用が、もう片方では通らないことが出てきます。

対応の方向は2つです。1つは、人の割り振りを1か所で決める形にすることです。表を作る画面が店舗をまたいで見られるものを選ぶと、重なりを機械が弾きます。LINE WORKSのシフト管理のアプリは、店舗別の提出状況の表示に対応していると発表に記載されています。もう1つは、決める人を1人にすることです。店ごとの希望の回収は各店で行い、確定は1人が行う、という形にすると二重の連絡が消えます。

2店舗になった時点が、無料の道具から有料の道具への切り替えを検討するタイミングでもあります。1店舗で月に2時間だった調整が、2店舗では5時間になることは珍しくありません。人数が30人を超えていなければフリープランのままで進められますが、超えた場合の月額を先に計算しておくと、店を増やす判断の材料になります。

記録を残しておく理由

無料の運用で見落とされがちなのが、記録です。シフトは労働時間の記録と繋がるため、あとから確認を求められる場面があります。誰が何日の何時から何時まで働く予定だったか、実際に働いたか、交代があったかが辿れる形にしておくと、給与の計算でも、スタッフとの認識の違いが出たときにも役に立ちます。

グループトークで表の画像を流すだけの運用では、この記録が残りません。トークは時間が経つと遡りにくくなり、画像は検索に引っかかりません。無料で記録を残す方法は2つあります。1つは、確定した表を毎回ノートに貼り、月ごとに分けて残す形です。もう1つは、手元の表計算に月ごとのファイルを残す形です。どちらでもよいのですが、どちらか1つに決めて必ず残すことが大事です。

労働時間や休憩の扱い、割増の計算といった法令に関わる点は、判断を自分で確定させずに、所管の窓口や専門家に確かめる形にしておきます。制度は変わるため、記事や一般的な説明をそのまま当てるのは避けたほうがよい領域です。記録さえ残っていれば、確認を依頼するときにも話が早く進みます。

有料のシフト管理サービスと比べる前に見る点

無料で回す道を検討していると、有料の専用サービスの広告が目に入ります。比べるときに見る点は3つに絞れます。

1つ目は、自動で割り当てる機能が本当に使えるかどうかです。自動で組むには、スタッフごとの勤務可能な時間や曜日、連続で入れる上限といった条件を先に登録する必要があります。LINE WORKSのシフト管理のアプリでも、勤務の条件はスタッフごとに別途の設定が必要と注記されています。条件の登録に3時間かかるのであれば、毎月30分の作業を減らすために6か月間に相当する手間を先払いすることになります。入れ替わりが激しい店では、登録の作業が毎月発生して元が取れません。

2つ目は、打刻や給与の計算と繋がるかどうかです。シフトを組むだけの道具と、実際の勤務時間を記録して集計まで進む道具があります。給与の計算を手作業でやっている店では、後者のほうが減る時間が大きくなります。ただし勤務時間の記録は法令に関わる領域なので、集計の考え方は所管の窓口や専門家に確かめてから運用に乗せます。

3つ目は、スタッフの側の手間です。管理者がどれだけ楽になっても、スタッフが提出できなければ回りません。ログインが必要なのか、リンクを開くだけなのか、パスワードを忘れたときに誰が直すのか。ここを確かめずに導入すると、結果として店長が代理で入力する運用になり、手間が増えます。無料か有料かより、この3点目で決まる場面が多くあります。

シフトと予約は別の問題として分ける

シフトの調整に時間がかかっている店では、原因がシフトの側だけに無い場合があります。予約の受け方が固まっていないと、必要な人数が直前まで決まらず、シフトを何度も組み直すことになります。順序で言えば、予約の受付が先、シフトの確定が後です。

具体的には3つの点で繋がっています。1つ目は、予約の締切です。当日の受付を電話で受けている店では、その日の忙しさが当日まで読めません。前日までに予約が固まる形にすると、必要な人数が前日に決まります。2つ目は、枠の設計です。1人のスタッフが同時に受けられる件数を決めておかないと、予約が偏ります。偏った日にだけ人が足りず、他の日は余ります。3つ目は、無断のキャンセルです。キャンセルが読めない店では、余裕を持って人を入れることになり、人件費が膨らみます。前日の連絡を自動で送る形にすると、来られない連絡が早く届き、人の配置を直せます。

この3つはシフトのアプリでは解けません。予約を受ける側の仕組みで決まります。予約の受付と通知がどこまで自動になるのかを具体的に見るなら、できることのページのように、予約の受付から通知、御礼、次の来店の案内までが1つの流れとして並んでいる一覧を見ておくと、シフトを組む前提となる数字がいつ確定するのかが分かります。

表を確定させたあとに残る仕事として、周知の確認も決めておきます。送っただけでは見られたかどうかが分かりません。既読の印が付く道具であれば、付いていない人にだけ声をかけます。付かない道具であれば、確定の連絡に「確認したら一言返してください」と添えて、返ってこない人に翌日に聞きます。全員に確認の電話をかける形は続かないので、返ってこない人だけに絞るのが実務的です。

人数と手間から道具を選ぶ

ここまでの3つの道を、選ぶ基準として並べ直します。

スタッフが5人までで、勤務の形が単純なら、普段のLINEのグループとノートで足ります。道具を増やす必要はありません。スタッフが6人から30人で、シフト以外の連絡もまとめたいなら、LINE WORKSのフリープランとシフト管理のアプリが噛み合います。費用は0円で、提出の状況の確認とリマインドまで仕組みが持ちます。ただしスタッフの端末にアプリが1つ増えます。スタッフに新しいアプリを入れてもらうのが難しいなら、LINEでリンクを送るだけで回る外部のツールが向きます。人数が31人を超え、店舗も複数になるなら、有料のプランを含めて検討する段階です。1ユーザーあたり月額450円（税抜、年額契約）から始まります。

どの道を選ぶ場合でも、判断の材料は同じです。毎月のシフトの調整に何時間かかっているか、そのうち希望の回収に何時間、表の作成に何時間、変更の対応に何時間かを分けて数えます。回収に時間がかかっているなら回収の仕組みを、表の作成に時間がかかっているなら自動で割り当てる機能を持つものを選びます。全部を一度に解こうとすると、機能が多くて使われないものを選びがちです。業態ごとに詰まる場所は違うため、同じ業態の店がどこから手を付けているかを見ておくと選びやすくなります。業種ごとの使い方のページのように、サロンや整体、教室といった業態別に受け方の型が並んでいる資料があれば、自分の店に近い型から始められます。

無料のままで残る手間と、その先の判断

無料の道具でシフトを回すと決めたあとにも、必ず残る手間が3つあります。1つ目は、希望の内容が矛盾したときの判断です。同じ日に3人が休みを希望したとき、誰を入れるかは仕組みが決められません。ここは人が決めます。2つ目は、当日の欠勤への対応です。朝に連絡が入ってから代わりを探す作業は、どの道具を使っても電話とトークで進みます。3つ目は、新しく入ったスタッフへの説明です。どの形で希望を出すのかを毎回伝える必要があります。

この3つが月にどれくらい発生しているかを数えると、有料に切り替える判断が数字で出ます。たとえば当日の欠勤への対応が月に4回あり、1回に30分かかっているなら、月120分です。この時間を減らせる機能が有料のプランにあるなら、費用と並べて比べられます。反対に、この3つが月に1回も起きていない店では、無料のままで困っていないということです。その場合は道具を変えず、予約の受け方の側に時間を使ったほうが売上に繋がります。

判断を先延ばしにしないための目安を1つ置くと、毎月の調整が3時間を超えたら道具を変える、という線です。3時間は年間で36時間になります。それだけの時間があれば、店の別の仕事が進みます。他社の仕組みと並べて費用を比べる段になったら、他社との比較のページのように、機能の差と月額が同じ表に載っているものを見ると、要らない機能に払っていないかを確かめられます。月額の内訳や上限を確かめたい場合は料金のページが早く、判断が付かない点が残るときはよくある質問に同じ疑問が載っていることも多いため、問い合わせる前に一度目を通しておくと話が早く進みます。実際の画面を触って決めたい場合はデモを見るから確かめられます。

Q1. LINEでシフト管理を完全に無料で回せますか？

普段のLINEのグループトークとノートだけでも回せます。スタッフが5人までで勤務の形が単純なら、これで足ります。人数が増えると希望の集計と変更の対応が手作業で膨らむため、LINE WORKSのシフト管理のアプリや、LINEにリンクを送って回収する外部の無料ツールに移る判断が出てきます。

Q2. LINE WORKSのシフト管理アプリは有料ですか？

2026年6月11日の発表では、契約のプランを問わず無料で利用できると記載されています。ただし土台となるLINE WORKSの側にプランがあり、フリープランはユーザー数30人まで、共有ストレージ5GBです。31人を超えると有料のプランを検討する段階になります。

Q3. スタッフに新しいアプリを入れてもらわずに済む方法はありますか？

あります。シフトの作成を外部のツールで行い、スタッフごとの専用のURLを普段のLINEで送る形です。スタッフはリンクを開いて出勤の可否を選ぶだけで、アカウントの登録もインストールも要りません。短期のアルバイトが多い店や入れ替わりが激しい現場に向きます。

Q4. シフトの調整に時間がかかる原因がシフト以外にあることもありますか？

あります。予約が直前まで固まらない店では、必要な人数が決まらずシフトを組み直すことになります。当日の電話受付を前日までの受付に寄せる、1人が同時に受けられる件数を決める、前日の連絡を自動で送るといった予約側の整え方で、組み直しの回数が減ります。