パーソナルジムの予約台帳を紙からやめる｜移し替える順番と、残す情報

パーソナルジムの台帳を紙からやめようとして、途中で止まる店には共通点があります。台帳を1つのものとして丸ごと移そうとしていることです。ジムの台帳には、予約の枠、コースの残回数と期限、トレーニングの記録、初回に書いてもらった問診票という、性質の違う4つが混ざっています。この4つは移す難易度も、置くべき場所も、扱いの慎重さも違います。順番を決めずに始めると、いちばん重いものから手を付けてしまい、やり切る前に現場が紙へ戻ります。ここでは、何を先に移すかという順番から、残す情報の切り分けまでを整理します。

パーソナルジムの台帳は、1冊に見えて4つの帳簿が混ざっている

まず、いま何が1か所に書かれているのかを分解します。

・予約の枠。誰が、いつ、どのトレーナーと、何分の枠を使うか ・コースの残回数と有効期限。24回のうち何回消化したか、いつまでに使い切るか ・トレーニングの記録。その日の種目、重量、回数、休憩、客の反応 ・問診票。既往歴、服薬、手術歴、痛みのある部位、目的

美容室やサロンの台帳なら、上の2つと3つ目の簡略版で足ります。パーソナルジムが重いのは、3つ目と4つ目があるからです。トレーニングの記録は毎回積み上がり、量が多い。問診票には健康に関する情報が含まれます。

この4つを1冊に書いていると、探すときに全部を開くことになります。受付で残回数を確認したいだけなのに、問診票が載っているページを開く。トレーナーが前回の重量を見たいだけなのに、他の客の情報が見える。紙をやめる理由は、実は「持ち運びが面倒」ではなく、見たい情報だけを見る形にできないことのほうが大きい。

紙のままで困らないうちは、替えなくてよい

道具を替える話の前に、替えなくてよい条件を先に置きます。

会員が20名程度で、トレーナーが1人、店舗が1つ、予約が固定の曜日で回っている。この条件なら、紙の台帳で十分に回ります。むしろ、書き込みの自由度が高い分だけ紙のほうが速い。フォームの気づきを図で描き込めるのは紙の強みです。

替えたほうがよくなるのは、次のどれかが起きてからです。

・トレーナーが2人以上になり、担当を替わることが出てきた ・店舗が2つになり、両方に通う客が出てきた ・残回数の食い違いで、客と言い合いになったことがある ・予約の変更の連絡が、電話とLINEと対面に分かれている ・台帳を持ち帰って書いていて、翌日に店へ持ってくるのを忘れたことがある

替える理由が「なんとなく古いから」だと、移行の途中で必ず力尽きます。困っている場面を1つ挙げられないなら、まだそのときではありません。

移す順番は、軽いものから重いものへ

4つを同時に移そうとすると失敗します。順番は決まっています。

1. 予約の枠
2. コースの残回数と有効期限
3. トレーニングの記録
4. 問診票

軽いものから重いものへ、という順番です。予約の枠は、今日から先の予定だけを入れれば動き始めます。過去の予約を入れる必要はありません。残回数は、いまの数字だけを入れれば足ります。ここまでで、受付の仕事の大半は紙から離れます。

トレーニングの記録と問診票は、過去の分をどうするかという問題が付いてくるので、後回しにします。この2つを最初に手を付けると、入力の量に圧倒されて、予約のほうが手付かずのまま止まります。

**1と2だけを終わらせて、しばらく運用する。**これでいったん区切るのが現実的です。3と4は、そのあとで落ち着いて決めれば間に合います。

最初に移すのは、今日から先の予約だけ

予約の枠を移すときに決めることは3つです。

1つ目は、いつから新しい場所を正にするかです。日付を決めて、その日以降の予約は新しい場所にしか書かない。紙には書かない。両方に書く期間を作ると、必ずどちらかが漏れます。

2つ目は、固定の予約をどう入れるかです。週2回、火曜と金曜の19時で通っている客が何人もいる場合、1件ずつ手で入れるのは大変です。繰り返しの予約をまとめて作れるかどうかは、道具を選ぶときに確認しておく価値があります。

3つ目は、トレーナーごとの枠をどう表すかです。パーソナルジムでは、同じ時間に別のトレーナーが別の客を見ていることがあります。紙の台帳では列を分けて書いていたはずで、その列の分け方をそのまま再現できるかを確かめてください。マシンの数ではなく、人の数で枠が決まるのがこの業態の特徴です。

移し終えたら、紙の台帳は捨てずに1か月は残しておいてください。過去の確認に使います。

残回数と有効期限は、予約と同じ場所に置く

コースの残回数は、パーソナルジムの台帳でいちばん揉める項目です。客は自分が何回残っているかを数えていますし、店は消化した回数を数えています。この2つがずれると、信頼の話になります。

ずれる原因ははっきりしています。**回数が減る場面が複数あるからです。**通常のセッション、当日キャンセルによる消化、体験から移行したときの端数、キャンペーンで付けた追加分。これが別々の場所に書かれていると、合計が合わなくなります。

残回数を置く場所として最も事故が少ないのは、予約と同じ場所です。予約が完了した時点で回数が減り、取り消されたら戻る。この動きが自動なら、数え間違いは起きません。予約は画面で、残回数は別のノート、という分け方をしていると、忙しい日に減らし忘れます。

有効期限も同じ場所に持ってください。期限が近づいたときに気づけるかどうかで、客からの印象がまったく変わります。期限切れの前に店から声がかかる店と、切れた後に客が気づく店では、次のコースを買うかどうかが変わります。

トレーニングの記録は、担当個人から店へ移す

3つ目に移すのがトレーニングの記録です。ここには、予約の移行とは違う難しさがあります。

紙で運用している店では、記録はトレーナーごとのノートに溜まっています。そのノートは持ち帰られ、書き方はトレーナーによって違います。この状態で困るのは、担当が替わったときです。代行に入ったトレーナーがノートを見られなければ、その日は前回の続きができません。前回と同じ重量から始めるのか、上げるのか、下げるのかが分かりません。

移すときに決めるのは、書く項目です。全部を自由記述にすると、後から誰も読めません。最低限、次を固定の欄にしてください。

・種目 ・重量 ・回数と設定数 ・その日の体調と、痛みの訴え ・次回の狙い

自由記述の欄は、これとは別に1つだけ置きます。フォームの癖や会話の内容は、そこに書きます。欄を分けるだけで、代わりに入るトレーナーが見る場所が決まります。

種目名の表記ゆれが、あとから効いてくる

小さく見えて、後で効いてくるのが種目名の書き方です。

ベンチプレス、ベンチ、BP、bench。同じ種目が4通りで書かれていると、3か月後に「この人はベンチをどこまで伸ばしたか」を見ようとしたときに追えません。紙の台帳では、書いた本人が読めればよかった。移した先では、他の人が読み、あとで並べ替えます。

対策は、よく使う種目を先に一覧にして、そこから選ぶ形にすることです。30種目くらい決めておけば、日常のセッションはほぼ賄えます。一覧に無いものだけ自由記述にします。

同じことが、部位の名前と、痛みの表現にも起きます。「腰が張る」「腰に違和感」「腰痛」は、書いた人には同じでも、並べたときに別物になります。頻繁に使う表現は、選択式にしておくほうが後で助かります。

移行の初日にここを決めないと、あとから全部を書き直すことになります。項目を決めるのは1時間の作業ですが、直すのは何十時間にもなります。

体組成の測定データを、記録につなぐ

多くのパーソナルジムでは、体組成計で測って、印字された紙を客に渡しています。この紙が客の手元にしか残らないと、店の側で推移を見られません。

測定の数値は、トレーニングの記録とは性質が違います。毎回取るものではなく、2週間や1か月ごとに取るものです。だから、毎回の記録の中に混ぜると埋もれます。別の欄を作って、測定日と一緒に並べるほうが見やすくなります。

入れる項目を増やしすぎないでください。体重、体脂肪率、筋肉量くらいに絞れば、入力は20秒で済みます。測定機器が出す項目を全部入れようとすると、誰も入力しなくなります。

測定の数値を客と共有するなら、どの形で渡すかも決めてください。紙を渡すのか、前回との差を文章で伝えるのか。数値だけ渡しても、客は読み方を知りません。

問診票には、病歴が含まれている

4つ目の問診票は、移す前に扱いを確認しておく必要があります。既往歴、手術の経験、服用している薬。これらは健康に関する情報であり、他の項目と同じ感覚で扱うものではありません。

個人情報保護法は、次のように定めています。

この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう 出典: laws.e-gov.go.jp

病歴がここに挙がっています。問診票に「高血圧で服薬中」「3年前に腰の手術」と書かれていれば、それは病歴に関する記載です。要配慮個人情報に当たる情報は、取得のときに本人の同意が原則として必要で、第三者への提供についても通常より制限が強くなります。

自店が書かせている項目のどれが該当するのかは、書かせ方によって変わります。整理のうえで判断が付かない場合は、個人情報保護委員会の窓口や専門家に確認してください。ここを曖昧にしたまま、便利だからという理由でどこにでも置ける形にするのは避けたほうがよい。

同意をどう取り、どこに残すか

問診票を紙で書いてもらっていた店は、同意の取り方も紙でした。用紙の下に一文があり、署名をもらっていたはずです。

移し替えるときに、この一文を落としてしまう店があります。入力の項目だけを移して、同意の欄を作らない。これをやると、以後に取得した分は同意の記録が残りません。

決めることは3つです。

・何のために取得するかを、客が読める場所に書く。安全にトレーニングを提供するため、という目的なら、そう書く ・同意をどう取るか。画面で確認してもらうのか、紙のままにするのか ・同意した記録をどこに残すか。いつ、誰が同意したかが後から出てくる形にする

紙のままにする、という判断も成り立ちます。問診票だけは紙で取り、鍵のかかる場所に保管し、トレーニングの記録と予約だけを移す。全部を一度に移す必要はありません。

過去の分を、どこまで遡って入れるか

移行で時間を食うのは、過去の記録の入力です。ここで手を止める店が多い。

現実的な線は、遡らないです。移行の日から先の記録だけを新しい場所に書き、それ以前は紙のまま残す。トレーニングの記録で本当に必要なのは直近の数回で、半年前の重量を見る場面はほとんどありません。

例外は2つあります。1つは、コースの残回数と有効期限です。これは現在の数字なので、全員分を入れる必要があります。もう1つは、問診票のうち、痛みや既往に関する部分です。安全に関わるので、現役の会員の分は移すか、紙の保管場所をトレーナー全員が分かる状態にしておいてください。

過去の予約の履歴は、入れなくて構いません。どのくらいの頻度で来ていたかは、新しい場所で3か月も動かせば十分に溜まります。

スプレッドシートで止めるという選択肢

紙をやめる先として、まずスプレッドシートを思い浮かべる店は多い。費用がかからず、誰でも触れて、好きな列を作れます。実際、会員が30名くらいまでなら、これで足りることがあります。

ただし、限界の来かたは決まっています。

1つ目は、同時に触ると壊れることです。受付にいる人が予約を書き込んでいるとき、別のトレーナーがスマートフォンから同じ行を編集すると、どちらかが消えます。ファイルの履歴から戻せますが、戻したことに気づくまでが遅れます。

2つ目は、客の側から何もできないことです。予約の変更を客が自分でできないので、連絡はすべて人が受けます。紙をやめた目的が「連絡の手間を減らすこと」だったなら、スプレッドシートでは半分しか解決しません。

3つ目は、通知が出ないことです。期限が近い人も、間隔が空いた人も、誰かが定期的に見に行かないと分かりません。見に行く仕事が毎週発生します。

4つ目は、権限を分けにくいことです。アルバイトのトレーナーに予約だけ見せて、問診票は見せない、という分け方が作りにくい。全員が全部を見られる状態のまま人を増やすのは、健康に関する情報を扱う店では避けたいところです。

スプレッドシートで止めるなら、上の4つが起きていないことを確認してから決めてください。起きているなら、そこが替えどきです。

店舗が2つになった日に、台帳の何が壊れるか

1店舗で回っている間は、台帳の置き方の粗さが表に出ません。2店舗目を出した瞬間に、いくつかが同時に壊れます。

まず、残回数がどちらの店のものか分からなくなることがあります。A店で買ったコースをB店で消化してよいのか。よいとするなら、消化した回数はどちらの台帳に記録されるのか。この取り決めが無いまま両方で受け付けると、合計が合わなくなります。

次に、トレーナーの枠の見え方です。A店に所属しているトレーナーがB店の応援に入る日、その人の枠は2つの台帳に分かれます。分かれていると、同じ時間に両方で予約が入ります。1対1の業態で二重予約が起きると、その場でどちらかを帰すことになります。

3つ目は、問診票がどちらにあるかです。客がB店に初めて来たとき、A店で書いた問診票をトレーナーが見られなければ、また書いてもらうことになります。2回書かせるのは、客にとって不信の材料です。

2店舗目を出す予定があるなら、1店舗のうちに「店をまたいで1人の会員を見られる形」にしておいてください。後から統合するのは、最初から統合しておくより何倍も手がかかります。

保管の期間と、退会した客の扱い

移し替えの話でほとんど検討されないのが、いつまで持つかです。

紙の台帳は、場所を取るのでいつか捨てます。データは場所を取らないので、放っておくとずっと残ります。残っている限り、漏れたときの被害の範囲になります。健康に関する記載を含む情報を、辞めた客の分まで何年も持ち続ける理由があるかどうかは、一度考えておく価値があります。

決めることは3つです。

・退会からどれくらい経ったら消すか。再入会の可能性を考えて3年、といった期間を決める ・何を消して、何を残すか。問診票は消し、来店の回数や売上のような数字だけ個人が分からない形で残す、という分け方ができます ・誰が消すか。年に1回、担当を決めて実施する

消すと決めたことを、客に伝える必要があるかどうかも確認してください。利用の目的や保管の期間をどこまで示すべきかは、扱っている情報の中身によって変わります。判断が付かない場合は専門家に当ててください。

客から「これまでの記録を見せてほしい」と言われたとき

退会するとき、あるいは別のジムへ移るときに、これまでのトレーニングの記録を求められることがあります。

紙の台帳で運用していると、これに応えるのは大変です。該当するページを探し、他の客の情報が写り込まないようにして、複製する。その場では出せないので後日になり、後日になると忘れます。

移し替えた後なら、その人の分だけを抜き出して渡せます。ここで決めておくのは、何をどの形で渡すかです。トレーニングの記録は渡し、店のメモは渡さない、という線を引いている店もあります。渡す範囲を決めておけば、求められたときに迷いません。

この求めに応じるかどうかを、店の裁量だけで決められるとは限りません。保有している個人データについて、本人からの求めにどう応じるべきかは法律に定めがあります。運用を決めるときに一度確認しておいてください。

二重管理をいつ終わらせるかを、先に決める

移行でいちばん危ないのは、紙と新しい場所の両方に書き続ける期間が延びることです。両方に書いている間は、仕事が増えているだけで、何も良くなっていません。

終わらせる日を、始める前に決めてください。2週間、と決めたら、その日以降は紙に書かない。書かないと決めても、慣れているほうへ手が伸びるので、紙の台帳を受付から物理的に移動させるくらいのことをしたほうが確実です。

トレーナーが複数いる場合は、全員が同じ日に切り替える必要があります。1人だけ紙に書き続けると、その人の担当している客だけ情報が抜けます。切り替えの日は、全員が出勤している日に合わせてください。

移行の日に、誰が何をするかを決める

切り替えの日は、普段より人手が要ります。段取りを決めずに当日を迎えると、受付で行列ができて、その日のうちに紙へ戻ります。

決めておくのは4つです。

・入力を誰がやるか。固定の予約と残回数の入力は、営業時間外にまとめてやるほうが速い。営業しながら少しずつ入れると、入れた後に変更が入って合わなくなります ・入力の担当と、確認の担当を分けるか。残回数は数字なので、入れた人とは別の人が突き合わせると間違いが減ります ・客にいつ伝えるか。予約の取り方が変わるなら、切り替えの1週間前には伝えてください。当日に突然変わると、常連ほど戸惑います ・うまくいかなかったときにどうするか。当日に画面が使えなかった場合に備えて、紙のメモを1枚置いておく。使わずに済めばそれでよい

切り替えは、休業日の翌日から始めるのが楽です。休業日のうちに入力を終えられるうえ、直前の予約の変更が入らないからです。

紙に戻ってよい場面を、あえて残しておく

全部をやめる必要はありません。紙のほうが速い場面は確かにあります。

フォームの説明で体に線を引いて見せる、可動域の変化を図で描く、食事の相談でその場に書き出す。この種の作業は、画面より紙のほうが伝わります。書いたものを写真に撮って記録に添えれば、後から見返せます。

もう1つ、初回の問診を紙で取り続ける判断も成り立ちます。書きながら話を引き出せますし、健康に関する記載を含む用紙を、鍵のかかる場所で管理するという形は分かりやすい。

やめるべきなのは、同じ情報を2か所に書くことです。紙と画面のどちらにも残回数があり、どちらが正か決まっていない。この状態だけは作らないでください。紙を残すなら、紙にしか無いものを紙に置く。重なった瞬間に、台帳は信用できなくなります。

入力されなくなる原因は、入力する場所にある

移し替えたあと、しばらくして誰も書かなくなる。この失敗はよく起きます。原因は、やる気ではなく、書く場所です。

セッションの最中にトレーナーが持っているのは、多くの場合スマートフォンです。パソコンの前に座るのはセッションが終わってからで、その頃には次の客が来ています。**スマートフォンで、片手で、数十秒で入力できるか。**ここを満たしていない道具は、どれだけ機能が豊富でも使われません。

もう1つの原因は、入力する場所が予約と別になっていることです。予約の画面を開いて、別のアプリを開いて記録を書く。この一手間があるだけで、忙しい日には飛ばされます。予約を開いたらそのまま記録が書ける形になっているかどうかは、選ぶときに実際に触って確かめてください。

紙をやめると、何が測れるようになるか

台帳を移す目的は、探す手間を減らすことだけではありません。数えられるようになることのほうが、後から効きます。

紙の台帳では出せなかったものが、いくつも出せるようになります。

・会員ごとの来店の間隔。空き始めた客が分かる ・コースの消化のペース。期限内に終わらない人を早く見つけられる ・トレーナーごとの担当の本数と、時間帯の偏り ・取り消しの件数と、その連絡の時期

このうち、いちばん経営に効くのは来店の間隔です。パーソナルジムを辞める人は、突然辞めると言うのではなく、間隔が空いていって、そのまま来なくなります。間隔が延びた時点で気づければ、まだ手が打てます。紙の台帳をめくって全員分を確認するのは無理ですが、記録が残っていれば並べ替えるだけです。

台帳を替えても消えない仕事がある

期待しすぎないための注意点も書いておきます。道具を替えても、減らない仕事があります。

次回の日程を決める会話は減りません。むしろ、その場で画面を見ながら決めるので、トレーナーが空きを把握している必要があります。記録を書く時間もゼロにはなりません。選択式にすれば短くなりますが、その日に何をやったかを判断して残すのは人の仕事です。

減るのは、探す時間と、突き合わせる時間です。残回数を数え直す、予約の変更の連絡を拾い集める、前回の重量をノートから探す。この3つが消えるだけで、1日あたりで見れば小さくても、月で見るとまとまった時間になります。

替える前に、いま何にどれだけ時間を使っているかを1週間だけ記録してください。記録しておかないと、替えた後に良くなったのかどうかが分かりません。感覚で「楽になった気がする」と言うだけでは、次の判断に使えません。

予約と記録を、同じ場所に置くかどうか

ここまでの話は、結局のところ「4つの帳簿をいくつの場所に分けるか」という問題に集約されます。全部を別々の道具に置けば、それぞれは使いやすくても、行き来する手間が毎日発生します。全部を1か所に置ければ楽ですが、その1か所が問診票を安全に扱える作りになっている必要があります。

予約の受付ツールがどこまで扱えるかは、道具によって違います。扱える範囲はできることに一覧があります。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、予約を開いたところから記録と次回の案内までが繋がります。

ジムと美容室と治療院では、台帳に残す項目が違います。自店に近い形がどう組まれているかは業種ごとの使い方を見ると分かります。入力の速さは触らないと判断できないので、デモを見るで実際の画面を確かめてください。スマートフォンで片手で書けるかどうかは、説明を読むより速く分かります。

費用の形は移行を決める前に見ておいてください。会員の人数で変わるのか、トレーナーの人数で変わるのかによって、店が育ったときの負担が違います。条件は料金にあります。すでに何かを使っていて替えるかどうかを迷っているなら、他社との比較に違いが整理されています。移行のときによく出る疑問はよくある質問にまとまっているので、始める前に一度目を通しておくと、途中で止まる理由が減ります。

紙をやめるかどうかの判断は、道具の良し悪しよりやり切れる順番を組めるかどうかで決まります。予約と残回数だけを移して、そこで一度止まる。記録と問診票は、落ち着いてから決める。この2段構えにしておけば、途中で紙へ戻ることはほとんどありません。

Q1. 紙の台帳から移すとき、何から手を付ければよいですか？

今日から先の予約の枠が最初です。次にコースの残回数と有効期限。この2つを移せば受付の仕事の大半が紙から離れます。トレーニングの記録と問診票は、過去の分をどうするかという問題が付いてくるので後回しにしてください。4つを同時に移そうとすると入力の量に圧倒されて、予約が手付かずのまま止まります。

Q2. 過去のトレーニング記録は、どこまで遡って入力すべきですか？

基本は遡らなくて構いません。移行した日から先の記録だけを新しい場所に書き、それ以前は紙のまま保管してください。実際に見返すのは直近の数回です。例外はコースの残回数と有効期限で、これは現在の数字なので全員分を入れる必要があります。痛みや既往に関する情報も、安全に関わるので現役の会員の分は確認できる状態にしてください。

Q3. 問診票に書いてもらう既往歴や服薬の情報は、特別な扱いが必要ですか？

個人情報保護法は病歴を要配慮個人情報の例として挙げており、取得のときの同意や第三者提供の扱いが通常より慎重になります。自店が書かせている項目のどれが該当するかは書かせ方によって変わるので、個人情報保護委員会の窓口や専門家に確認してください。問診票だけは紙で取り、予約と記録を移す、という段階的な進め方も成り立ちます。

Q4. 移し替えた後、トレーナーが入力してくれません。どうすればよいですか？

原因は多くの場合、入力する場所にあります。セッション中に手元にあるのはスマートフォンで、片手で数十秒で書けなければ使われません。予約の画面と記録の画面が別の道具に分かれていることも原因になります。予約を開いたらそのまま記録が書ける形になっているか、選ぶ段階で実際に触って確かめてください。