パーソナルジムの予約システムをどう選ぶか｜業態で変わる、外せない条件

パーソナルジムの予約システムを比べ始めると、どれも同じに見えてきます。空き時間を出して、予約を受けて、前日に連絡を送る。この3つはどの道具にもあります。それでも入れ替えた店から「思っていたのと違った」という声が出るのは、比べていた項目が、パーソナルジムで実際に詰まる場所とずれているからです。ここでは、この業態で外せない条件を1つずつ確かめる形で並べます。先に言っておくと、いまの道具のままでよい店も一定数あります。

まず、いまのやり方を変えなくてよい場合から確かめる

道具を探し始める前に、変えなくてよい条件に当てはまっていないかを見てください。次のどれかに当たるなら、いま使っているものを続けるほうが合理的です。

・トレーナーが1人で、週に受けるセッションが20コマ以下 ・会員のほぼ全員が毎週同じ曜日の同じ時刻に来ていて、予約の変更が月に数回しかない ・次回の予約をセッションの最後に必ずその場で取っていて、間の連絡がほとんど発生していない ・新規の問い合わせが月に数件で、そのすべてに手で返事ができている

この条件がそろっている店では、カレンダー1枚とメッセージのやり取りで十分に回ります。道具を入れても、入力する場所が1つ増えるだけで、手間は減りません。むしろ、月々の費用と設定の手間が純粋な負担になります。

変えるべき兆候は、次のようなものです。予約の変更が週に何度も入る。トレーナーが2人以上になって、誰がどの枠を持っているか把握しきれない。セッション中に連絡が来て返せない。残っている回数を聞かれて、すぐに答えられない。この段階に来ていれば、道具を探す理由があります。

パーソナルジムの予約が、他の予約業と違うところ

比べる軸を決める前に、この業態に固有の制約を言葉にしておきます。ここが曖昧なままだと、機能の多さで選んでしまいます。

1つ目は、枠が1人に専有されることです。席が複数ある業態なら、1つの枠に複数人が入りますが、パーソナルジムは1つの枠に1人です。その結果、当日に来ない人が出たときの損失が丸ごと残ります。

2つ目は、担当が固定されることです。会員は店ではなくトレーナーに付くので、予約の枠は担当ごとに持つことになります。同時に、トレーニングスペースや器具の数が別の上限として効きます。人と場所の2つの制約を、同時に表現する必要があります。

3つ目は、身体の情報を預かることです。既往歴、服薬、直近のけが。これらを知らずにセッションを組むことはできません。予約と同時にこの情報を集める流れを作れるかどうかで、当日の使い方が変わります。

4つ目は、対価を先に受け取ることが多いことです。コースや回数券で前払いを受けると、残っている回数と予約が結びついていないと数が合わなくなります。

この4つに応えられるかどうかが、パーソナルジムで道具を選ぶときの軸です。

道具は4つの出自に分かれる。混ぜて比べない

パーソナルジムで使われている予約の道具は、もともと何のために作られたかで性格が分かれます。出自が違うものを同じ表に並べて比べると、どれも一長一短に見えて決まりません。

1つ目は、大型のフィットネスクラブ向けの会員管理から来ているものです。入退館の記録、ロッカーの割り当て、会費の引き落としに強い一方、1対1の枠を細かく組む用途では設定が重くなりがちです。会員が数百人いる規模を前提にしているので、30人の店には過剰になることがあります。

2つ目は、美容室やサロンの予約から来ているものです。担当者ごとの枠、メニューごとの所要時間、前日の連絡といった機能が最初から整っています。パーソナルジムとの相性は悪くありませんが、器具や部屋の数を上限として扱う考え方が想定されていないことがあります。

3つ目は、汎用の日程調整の道具です。面談や打ち合わせの予約を想定して作られているので、軽くて設定が速い反面、会員の管理や回数の消化といった概念を持っていないことが多いです。

4つ目は、トレーニングの指導や食事の記録を扱うアプリに予約が付いているものです。指導の中身と予約が同じ場所にあるのは利点ですが、指導の仕組みが店のやり方と合わないと、両方を使いにくくなります。

自分の店がどの型を必要としているかを先に1つに決めてください。決めずに機能の数で比べると、使わない機能の分まで支払うことになります。

条件1、トレーナーと設備の両方を上限にできるか

これがこの業態で最も見落とされる条件です。トレーナーが3人いても、トレーニングのスペースが1組分しかなければ、同時に受けられるのは1組です。逆に、スペースが3組分あってもトレーナーが2人なら2組です。

道具の多くは、担当者ごとに枠を持つ考え方を備えています。ところが、担当者とは別にもう1つの上限を置ける作りは、当たり前には用意されていません。担当者ごとの枠だけで運用すると、予約画面では3枠取れるのに、当日は誰かが待つ形になります。

確かめ方は具体的です。試用のときに、同じ時刻にトレーナー2人分の予約を入れてみて、3人目の予約が受け付けられるかどうかを見ます。受け付けられてしまうなら、その道具は同時刻の上限を持っていません。その場合、運用で見張ることになるので、トレーナーが増える予定があるなら別の候補を探すほうが安全です。

公開資料の機能一覧に、この扱いについての記載が見当たらないことはよくあります。無いと決めつけず、試用で実際に入れて確かめてください。

条件2、コースの残数を予約と同じ場所に持てるか

前払いのコースや回数券を扱っているなら、残数を予約と切り離さないことが条件になります。切り離すと、残り0回の人から予約が入り、当日に気づくという順番になります。

見るべき点は3つあります。残数を登録できるか。予約や来店の記録と連動して残数が減るか。減らした記録を取り消して戻せるか。3つ目が抜けている道具は意外にあり、間違えて減らしたときに手で直すことになります。

あわせて、会員自身が残数と期限を見られるかも確かめてください。ここが見えると、残り回数を尋ねる連絡がほぼ消えます。細かい仕様は説明文からは読み取りにくいので、できることのような一覧で扱いの範囲を確かめたうえで、試用で実際に減らして戻す操作までやってみてください。

条件3、毎週の固定枠を繰り返し登録できるか

パーソナルジムの会員には、毎週同じ時間に通う人が一定数います。この人たちの予約を毎回手で入れると、それだけで週に何十件かの作業になります。

確かめるのは2つです。繰り返しの予約をまとめて登録できるか。そして、そのうち1回だけを取り消して、その枠を他の人に開放できるか。後者ができない道具だと、休む連絡が来るたびに繰り返し予約そのものを崩すことになります。

さらに、繰り返しをいつまで続けるかを設定できると、来なくなった会員の枠が永遠に押さえられたままになることを防げます。期限を置かずに繰り返しを登録すると、退会した会員の枠が数か月にわたって埋まったままになり、他の人に開けられません。

実際の運用では、繰り返しの予約と都度の予約が同じ画面に並ぶかどうかも効きます。別の画面に分かれていると、その時間が空いているのかどうかを2か所で確かめることになり、確認の手間が倍になります。試用のときは、繰り返しで登録した枠が、都度予約の画面で埋まって見えるかを必ず確かめてください。

繰り返しの時間帯を後から変えられるかも見ておく価値があります。転職や異動で通える時間が変わる会員は必ず出ます。そのたびに登録を消して作り直す作りだと、月に何度かの作業が積み上がります。

条件4、問診で集める情報の扱いに耐えられるか

パーソナルジムの問診には、病歴や服薬の状況が含まれます。ここで法令上の線が1つあります。個人情報の保護に関する法律は、病歴を含む情報を要配慮個人情報として区分し、その取得に本人の同意を求めています。

個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

実務に落とすと、問診の画面で病歴を尋ねるなら、何のために使うかを示したうえで、同意を取る形にしておく必要があります。紙の問診票でも同じですが、予約の流れに組み込む場合は、同意の記録がどこに残るかを確かめておく価値があります。

道具を比べるときに見る点は3つです。予約と一緒に質問への回答を集められるか。集めた回答を予約の詳細から見られるか。誰がその回答を見られるかを絞れるか。3つ目は、委託のトレーナーが入っている店では特に効きます。詳しい扱いは所管の窓口の案内を確かめてください。

条件5、体験と通常のセッションを別の入口にできるか

初回の人は所要時間が長く、担当を店が割り振りたい場面があります。通常の会員は担当が決まっていて、枠の長さも決まっています。この2つを同じ入口で受けると、どちらかに合わせた設計になり、もう一方が窮屈になります。

確かめるのは、メニューごとに所要時間と受付の締め切りを別に置けるか、そして担当を選ばせるかどうかをメニューごとに変えられるかです。体験だけ担当を選ばせない、という設定ができると、割り振りの自由度が残ります。

体験の受付に、予約を受けた後で店から連絡する一手間を挟めるかも見ておくと、当日の準備が楽になります。予約が入った瞬間に確定する形と、店が承認してから確定する形の2つを、メニューごとに使い分けられると運用に幅が出ます。体験は承認制にして、会員の次回予約は即時に確定する。この組み合わせが、パーソナルジムでは最も自然に回ります。

受け付ける時間帯をメニューごとに変えられるかも確かめてください。体験を平日の昼だけに絞れば、混み合う夜の枠を会員に残せます。時間帯の制限をメニュー単位で置けない道具だと、店全体の営業時間でしか区切れず、この配り方ができません。

条件6、決済を必須にしない選択ができるか

パーソナルジムは、店頭での現金や銀行振込が残っている業態です。コースの支払いを分割にしている会員もいます。予約のたびにオンラインでの支払いを通す作りだと、既存の会員を移せません。

一方で、当日に来ない人が多い店では、前払いを取れることが助けになります。つまり、決済を使えるかどうかではなく、使うかどうかを店が選べるかが条件です。決済を必須にしない前提で、予約の受付から次の来店までを一続きにできる作りなら、いまの支払い方法を変えずに予約だけを移せます。

費用の比較をするときは、月額だけでなく決済の手数料も並べてください。決済を使う場合、その手数料が実質的な費用になります。金額の考え方は料金のように段階を分けて示しているページで確かめるのが確実で、公開されていない項目は問い合わせて確かめるほかありません。

条件7、営業時間の外と、無人の時間に耐えるか

早朝や深夜に枠を持つ店では、スタッフがいない時間に人が入ります。鍵や入館の仕組みが予約とつながっていないと、予約は入っているのに入れない、という事態が起きます。

確かめるのは、予約が確定したときに入館に必要な情報を自動で送れるか、そして予約が取り消されたときにその情報を無効にできるかです。後者ができないと、取り消した人がそのまま入れてしまいます。

鍵の仕組みと予約の道具が別の会社のものである場合、両者をつなぐ手立てがあるかどうかも見ておいてください。つなげない場合、予約が入るたびに手で暗証番号を送ることになり、早朝の枠を持つ意味が薄れます。つなげないなら、暗証番号を会員ごとに固定して、退会時にだけ変える形に運用を寄せるという選択もあります。仕組みで解けないところは、運用の形を変えて逃がすほうが早いことがあります。

この条件が要らない店も多いので、当てはまらないなら飛ばしてください。無人の時間帯を持たないなら、この項目で候補を狭める必要はありません。

条件8、会員全員への連絡を、同じ場所から出せるか

年末年始の休館、設備の入れ替えによる臨時休業、台風や大雪での急な休講。パーソナルジムでも、全員に同じ内容を一度に伝えたい場面は年に何度かあります。

このとき、予約の道具とは別に連絡の手段を持っていると、宛先の一覧を2か所で管理することになります。退会した人が連絡の一覧に残っていたり、入会したばかりの人が入っていなかったりという食い違いが必ず出ます。

確かめるのは3つです。会員の一覧に向けて一斉に送れるか。特定の日に予約が入っている人だけに絞って送れるか。送った内容が記録として残るか。2つ目は、急な休講のときに効きます。全員に送ると、その日に予約のない人まで不安にさせます。

あわせて、送る手段も見てください。電子メールだけなのか、ショートメッセージやメッセージアプリにも出せるのか。会員の年齢層によって、届く手段は変わります。早朝の枠を持つ店では、前日の夜に送るのか当日の朝に送るのかという時刻の設定も、実務では効いてきます。

掲載サイトと自店の予約ページは、役割が違う

パーソナルジムの集客では、体験を集める掲載サイトを併用している店があります。ここで混乱しやすいのが、掲載サイトの予約管理をそのまま店の予約管理にしてしまうことです。

掲載サイトは、まだ店を知らない人に届けるための場所です。そこから入ってくるのは、ほぼ体験の申し込みです。一方、自店の予約ページは、すでに通っている会員が次回を取るための場所です。この2つは、必要な機能も、見せたい情報も違います。

問題が起きるのは、枠を両方に出したときです。掲載サイト側で埋まった枠が自店側で空いたままになっていると、二重に予約が入ります。これを防ぐには、掲載サイトに出す枠と自店に出す枠を最初から分けるのが確実です。掲載サイト向けには、体験に使える時間だけを限定して出す。会員向けの枠は掲載サイトには出さない。この分け方なら、突き合わせの作業が要りません。

掲載サイトを解約できるかどうかで、必要な条件も変わります。解約しないなら、店側の道具は会員の管理に寄せればよく、予約ページの見栄えはそこまで重要になりません。解約するつもりなら、新しい人が最初に見る画面としての作りを確かめる必要があります。

費用は、月額の金額だけでは決まらない

比べるときに月額だけを並べると、後から差が出ます。パーソナルジムで実際にかかるのは、次の合計です。

・月々の利用料 ・初期の設定にかかる費用 ・前日の連絡をショートメッセージで送る場合の1通あたりの費用 ・オンラインで支払いを受ける場合の決済の手数料 ・掲載サイトを併用する場合の送客ごとの費用

このうち、3つ目と4つ目は件数に比例して増えます。月に200件の予約がある店では、1通あたりの費用が小さく見えても合計は無視できません。

料金は改定されます。比べるときは、いつ時点の金額なのか、税抜か税込かを必ず控えておいてください。公開されている情報だけでは分からない項目は、確かめられなかったものとして保留にして、後で問い合わせるのが安全です。他の道具との違いを並べたいときは他社との比較のような比較のページを出発点にすると、見る項目を漏らしにくくなります。

既存の会員を移すところが、いちばんの山になる

新しい道具を選ぶときに、多くの店が後回しにして苦労するのが移行です。パーソナルジムの場合、移すものが3つあります。

1つ目は、会員の情報です。氏名、連絡先、問診の内容。紙で持っているなら、入力の手間がそのまま作業量になります。50人の会員がいれば、1人5分でも4時間以上かかります。

2つ目は、残っている回数です。これを移し損ねると、会員から見て残数が消えたことになります。移す前に、全員分の残数を紙に書き出して、移した後に突き合わせてください。この突き合わせを飛ばすと、後から出てくる齟齬に根拠をもって答えられません。

3つ目は、先に入っている予約です。2か月先まで予約が入っている店では、その全部を新しい側に入れ直す必要があります。移行の日を、予約が薄い時期に置くと作業が減ります。

そして、会員への案内です。予約の取り方が変わることを、いつ、どう伝えるか。ここで手を抜くと、変わったことを知らない会員が古い方法で連絡してきて、二重の受付を続けることになります。

解約するときのことを、契約する前に確かめる

入れるときには誰も考えませんが、やめるときに何が残るかは先に確かめる価値があります。

見る点は3つです。会員の情報を書き出せる形式は何か。予約の履歴を持ち出せるか。やめた後、どのくらいの期間データが保持されるか。書き出せない道具を選ぶと、次に移るときに同じ入力作業をもう一度やることになります。

契約の期間についても確かめてください。年単位の契約になっているか、月ごとに解約できるか。最低の利用期間があるか。この条件は、入れる前でないと確かめようがありません。公開されている案内で分からないものは、よくある質問にまとまっていることもあるので、先に目を通しておくと問い合わせの回数が減ります。

試用の2週間で、実際の1週間をそのまま流す

試用ができる場合、機能を1つずつ触って確かめる使い方では、判断に届きません。実際に起きることを流してください。具体的には次のとおりです。

・今週の予約をそのまま入れる。固定の会員も、都度の会員も入れる ・そのうち1件を前日に取り消して、枠が戻るかを見る ・1件を別の日に振り替えて、会員への連絡がどう出るかを見る ・回数券を持っている会員を1人作り、消化と取り消しをやってみる ・トレーナーの立場で画面を開き、その人が見られる範囲を確かめる ・自分の携帯電話から、会員として予約を取ってみる

最後の1つが特に大事です。店の側の画面がよくできていても、会員が使う側が分かりにくければ、電話に戻ります。予約の入口がどう見えるかは、デモを見るで操作の流れを確かめられます。

入れて1か月で止まる店には、共通点がある

道具を選ぶ話とは別に、入れた後で止まる理由も知っておくと、選ぶときの見方が変わります。止まる店には、だいたい次のどれかが当てはまります。

1つ目は、設定を作り込みすぎたことです。メニューを15種類登録し、トレーナーごとに受けられるメニューを細かく分け、時間帯ごとに別の枠を置く。ここまでやると、状況が変わるたびに設定を直すことになり、直せる人が1人しかいないので、その人が忙しくなった時点で止まります。最初は、メニュー3種類と枠の長さ2種類くらいから始めるほうが続きます。

2つ目は、会員に伝えていないことです。新しい予約の取り方を案内しないまま切り替えると、会員は従来どおり連絡してきます。店は二重に受け付けることになり、やがて新しい側を使わなくなります。切り替えの案内は、セッションの最後に口頭で伝えるのが最も確実です。紙を渡すだけでは、ほとんど読まれません。

3つ目は、トレーナーが触らないことです。予約を見るのは店長だけ、という状態だと、当日の変更が店長を経由しないと反映されません。トレーナー全員が自分の予定を見られる状態にして、当日の記録は本人が付ける形にしないと、入力が1人に集まります。

設定を誰が持つかを、契約の前に決める

見落とされやすいのが、設定を触る人の問題です。枠の長さを変える、メニューを足す、休業日を入れる。こうした作業をできる人が店長1人だと、店長が休んだ日に何も変えられません。

かといって、全員が何でも変えられる状態も困ります。トレーナーが自分の都合で枠を閉じてしまうと、店として受けられたはずの予約を逃します。

現実的な線は、権限を段階で分けることです。自分の予定を見て当日の記録を付ける人、自分の枠の開け閉めまでできる人、メニューと料金まで変えられる人。この3段階を持てる道具なら、規模が大きくなっても運用が破綻しません。

確かめ方は、試用のときにトレーナーの立場でログインして、何ができて何ができないかを実際に触ってみることです。説明文では「権限の設定に対応」と書かれていても、分け方の粒度は道具によってまったく違います。会員の連絡先や問診の内容まで全員に見えてしまう作りだと、委託のトレーナーが入っている店では使いにくくなります。

道具では解決しないことも、先に知っておく

予約システムを入れても変わらないことがあります。ここを期待して入れると、失望します。

予約の数そのものは増えません。道具は、来ようとした人を取りこぼさないようにするものであって、来る人を増やすものではありません。新しい会員をどう見つけるかは、道具の外の話です。

当日に来ない人も、ゼロにはなりません。前日の連絡で減らせる部分はありますが、減らせるのは忘れていた人だけです。行きたくなくなった人には効きません。

そして、担当トレーナーとの関係が切れた会員は、予約が取りやすくても戻りません。パーソナルジムで会員が続くかどうかを決めているのは、指導の中身と相性です。道具はそれを支えるだけです。

枠が足りない問題も解決しません。夜の時間帯に希望が集中している店で予約システムを入れると、取れないことが可視化されるだけです。取れない状態が画面に出ると、かえって不満が具体的になります。枠を増やすか、通う時間帯をずらしてもらうか、人を増やすか。この判断は道具の外にあります。

料金の考え方も変わりません。安い道具に替えても、セッションの単価が上がるわけではありません。月々3,000円の差を詰めることに時間をかけるより、その時間で1件の体験を受けるほうが、たいていは店の利益に効きます。比べる作業に何日もかけないことも、判断の1つです。

選ぶ前に、3つの数字を出しておく

最後に、比べる作業に入る前に数えておくとよい数字を挙げます。この3つがあれば、候補を絞る速度が上がります。

1つ目は、同じ時刻に物理的に受けられる最大の組数です。これが1なら、担当ごとの枠を持つ必要すらないかもしれません。

2つ目は、毎週同じ時間に通う会員の割合です。これが半分を超えているなら、繰り返しの登録ができることが最優先の条件になります。

3つ目は、前払いの残回数を持っている会員の人数と、その残回数の合計です。この数字が大きいなら、残数の扱いが条件の1つ目に上がります。

数字を出したうえで、条件に順位を付けてください。全部を満たす道具はありません。上位2つを満たすものの中から、費用と操作の分かりやすさで決める。この順番なら、比べる時間が何日も溶けることはありません。業態ごとの使われ方は業種ごとの使い方に並んでいるので、自分の店に近い形を先に見ておくと、条件の順位を付けやすくなります。

Q1. トレーナーが1人の店でも、予約システムは必要ですか？

週に受けるセッションが20コマ以下で、次回の予約をその場で取れていて、変更の連絡が月に数回しかないなら、カレンダーとメッセージで十分に回ります。入れる理由が出てくるのは、予約の変更が週に何度も入るようになったとき、トレーナーが2人以上になったとき、セッション中の連絡に返せなくなったときです。

Q2. 予約画面で、器具や部屋の数を上限にすることはできますか？

道具によって扱いが違うので、試用で確かめてください。同じ時刻にトレーナー2人分の予約を入れたうえで、3人目が受け付けられるかを見れば分かります。受け付けられてしまう場合、担当者ごとの枠しか持てない作りです。トレーナーを増やす予定があるなら、この点を先に確認しておくと後で困りません。

Q3. 問診で既往歴を聞く場合、何に気をつければよいですか？

病歴は個人情報保護法上の要配慮個人情報にあたり、取得にあたって本人の同意が必要とされています。何のために使うかを示したうえで同意を取る形にし、その記録がどこに残るかを確かめてください。あわせて、誰がその回答を見られるかを絞れるかも確認すると、委託のトレーナーが入っている店では安心です。

Q4. 既存の会員を新しい予約システムに移すとき、いちばん注意する点は何ですか？

残っている回数です。移し損ねると、会員から見れば残数が消えたことになります。移す前に全員分の残数を紙に書き出し、移した後に突き合わせてください。あわせて、先に入っている予約の入れ直しと、予約の取り方が変わることの案内も必要です。移行の日は、予約が薄い時期に置くと作業が減ります。